大小會(huì)議室管理制度

大小會(huì)議室管理制度第一章總則

為確保會(huì)議的效率與效果，規(guī)范會(huì)議的組織與管理，加強(qiáng)會(huì)議資源的合理使用，特制定本管理制度。本制度適用于大小會(huì)議室的管理與使用，適用于公司內(nèi)部各類會(huì)議，旨在通過明確流程與責(zé)任，提升會(huì)議質(zhì)量，保障信息流暢，促進(jìn)決策實(shí)施。

一、目的與原則

1.本管理制度旨在建立高效、有序的會(huì)議環(huán)境，確保會(huì)議時(shí)間得到充分利用，提高會(huì)議決策的執(zhí)行力。

2.會(huì)議應(yīng)遵循公開、公平、高效、節(jié)約的原則，提倡精簡(jiǎn)、務(wù)實(shí)、高效的會(huì)風(fēng)。

二、適用范圍

1.本制度適用于公司內(nèi)部各類大小會(huì)議室的使用與管理。

2.本制度適用于公司各部門組織的各類會(huì)議，包括但不限于：工作例會(huì)、專題會(huì)、協(xié)調(diào)會(huì)、培訓(xùn)會(huì)等。

三、會(huì)議分類

1.按照會(huì)議的性質(zhì)和內(nèi)容，會(huì)議分為：例行會(huì)議、專題會(huì)議、臨時(shí)會(huì)議。

2.按照參會(huì)人員范圍，會(huì)議分為：全體會(huì)議、部門會(huì)議、小組會(huì)議。

四、責(zé)任分工

1.會(huì)議的組織與管理由會(huì)議主持人負(fù)責(zé)，會(huì)議主持人應(yīng)確保會(huì)議的順利進(jìn)行，并對(duì)會(huì)議效果負(fù)責(zé)。

2.會(huì)議室的預(yù)定、布置、設(shè)備調(diào)試等后勤保障工作由行政部門負(fù)責(zé)。

3.會(huì)議紀(jì)要的編寫、整理、分發(fā)、跟蹤落實(shí)等工作由會(huì)議記錄人負(fù)責(zé)。

五、會(huì)議紀(jì)律

1.與會(huì)人員應(yīng)按時(shí)參加會(huì)議，如有特殊情況不能參加，應(yīng)提前向會(huì)議主持人請(qǐng)假。

2.會(huì)議期間，與會(huì)人員應(yīng)關(guān)閉手機(jī)或?qū)⑵湔{(diào)至靜音狀態(tài)，保持會(huì)場(chǎng)安靜、整潔。

3.會(huì)議期間，與會(huì)人員應(yīng)遵守會(huì)議紀(jì)律，不得隨意離場(chǎng)、喧嘩、打斷他人發(fā)言。

4.會(huì)議內(nèi)容涉及公司內(nèi)部信息，與會(huì)人員應(yīng)嚴(yán)格遵守保密規(guī)定，不得泄露會(huì)議內(nèi)容。

第二章會(huì)議流程

為確保會(huì)議的順利進(jìn)行，提高會(huì)議效率，明確會(huì)議各階段任務(wù)，特制定以下會(huì)議流程。

一、會(huì)議籌備

1.確定會(huì)議主題：會(huì)議主持人根據(jù)工作需要，明確會(huì)議主題，制定會(huì)議議程。

2.召集與會(huì)人員：會(huì)議主持人根據(jù)會(huì)議主題和議程，確定與會(huì)人員名單，并通過郵件、電話等方式通知與會(huì)人員。

3.預(yù)定會(huì)議室：行政部門根據(jù)會(huì)議需求，預(yù)定合適的會(huì)議室，并負(fù)責(zé)會(huì)議設(shè)備的調(diào)試和布置。

4.準(zhǔn)備會(huì)議材料：會(huì)議主持人負(fù)責(zé)整理會(huì)議所需的相關(guān)材料，提前發(fā)送給與會(huì)人員，以便于會(huì)前預(yù)習(xí)。

二、會(huì)議召開

1.會(huì)議簽到：與會(huì)人員應(yīng)在會(huì)議開始前5分鐘到達(dá)會(huì)議室，進(jìn)行簽到，會(huì)議記錄人負(fù)責(zé)記錄與會(huì)人員出勤情況。

2.會(huì)議主持人開場(chǎng)：會(huì)議主持人簡(jiǎn)要介紹會(huì)議主題、議程和目的，明確會(huì)議紀(jì)律。

3.各部門匯報(bào)與討論：按照會(huì)議議程，各部門負(fù)責(zé)人進(jìn)行工作匯報(bào)和議題討論。

4.會(huì)議決策：針對(duì)會(huì)議議題，與會(huì)人員進(jìn)行充分討論，形成決策。

三、會(huì)議總結(jié)

1.會(huì)議主持人總結(jié)：會(huì)議主持人對(duì)本次會(huì)議的討論成果、決策事項(xiàng)進(jìn)行總結(jié)，明確責(zé)任人和完成時(shí)限。

2.會(huì)議記錄：會(huì)議記錄人整理會(huì)議內(nèi)容，編寫會(huì)議紀(jì)要，確保記錄準(zhǔn)確、完整。

3.會(huì)議反饋：與會(huì)人員對(duì)會(huì)議效果、組織等方面提出意見和建議，以提高會(huì)議質(zhì)量。

四、會(huì)議結(jié)束

1.會(huì)議主持人宣布散會(huì)：會(huì)議主持人對(duì)本次會(huì)議進(jìn)行簡(jiǎn)要總結(jié)，宣布散會(huì)。

2.會(huì)議記錄人整理會(huì)議紀(jì)要：會(huì)議記錄人在會(huì)議結(jié)束后24小時(shí)內(nèi)，將會(huì)議紀(jì)要整理完畢，發(fā)送給與會(huì)人員。

3.會(huì)議室整理：行政部門負(fù)責(zé)會(huì)議后的場(chǎng)地整理，確保會(huì)議室整潔、設(shè)備完好。

第三章會(huì)議紀(jì)要的跟蹤落實(shí)

為確保會(huì)議決策的有效執(zhí)行，加強(qiáng)會(huì)議成果的轉(zhuǎn)化，提高工作效能，本章對(duì)會(huì)議紀(jì)要的跟蹤落實(shí)進(jìn)行詳細(xì)規(guī)定。

一、會(huì)議紀(jì)要的編制與發(fā)布

1.會(huì)議記錄人應(yīng)在會(huì)議結(jié)束后24小時(shí)內(nèi)完成會(huì)議紀(jì)要的編制，確保紀(jì)要內(nèi)容準(zhǔn)確、完整、條理清晰。

2.會(huì)議紀(jì)要應(yīng)包括以下內(nèi)容：會(huì)議時(shí)間、地點(diǎn)、主持人、與會(huì)人員、主要議題、討論情況、決策事項(xiàng)、責(zé)任人和完成時(shí)限等。

3.會(huì)議紀(jì)要編制完成后，由會(huì)議主持人審核批準(zhǔn)，然后通過郵件、公司內(nèi)部通訊系統(tǒng)等方式發(fā)布給與會(huì)人員及相關(guān)人員。

二、會(huì)議紀(jì)要的執(zhí)行與跟蹤

1.責(zé)任人根據(jù)會(huì)議紀(jì)要中的決策事項(xiàng)，制定具體實(shí)施方案，并按照完成時(shí)限推進(jìn)工作。

2.會(huì)議記錄人應(yīng)定期對(duì)會(huì)議紀(jì)要中的決策事項(xiàng)進(jìn)行跟蹤，了解執(zhí)行進(jìn)度，協(xié)助解決執(zhí)行過程中出現(xiàn)的問題。

3.如遇特殊情況導(dǎo)致決策事項(xiàng)無法按期完成，責(zé)任人應(yīng)主動(dòng)向會(huì)議主持人匯報(bào)，說明原因，并提出解決方案。

三、會(huì)議紀(jì)要的反饋與評(píng)估

1.責(zé)任人在完成決策事項(xiàng)后，應(yīng)及時(shí)向會(huì)議主持人反饋執(zhí)行結(jié)果。

2.會(huì)議主持人對(duì)執(zhí)行結(jié)果進(jìn)行評(píng)估，對(duì)未按期完成的決策事項(xiàng)進(jìn)行分析，找出原因，制定整改措施。

3.行政部門應(yīng)定期收集會(huì)議紀(jì)要的執(zhí)行情況，對(duì)會(huì)議效果進(jìn)行評(píng)估，以提高會(huì)議管理質(zhì)量。

四、會(huì)議紀(jì)要的歸檔與查閱

1.會(huì)議紀(jì)要應(yīng)按照公司檔案管理規(guī)定進(jìn)行歸檔，確保資料的完整性和可追溯性。

2.公司員工可根據(jù)工作需要查閱會(huì)議紀(jì)要，了解會(huì)議決策內(nèi)容，提高工作效率。

3.會(huì)議紀(jì)要的查閱應(yīng)遵循公司保密制度，不得泄露公司內(nèi)部信息。

第四章會(huì)議室管理規(guī)定

為合理利用會(huì)議室資源，提高會(huì)議室使用效率，確保會(huì)議的順利進(jìn)行，特制定以下會(huì)議室管理規(guī)定。

一、會(huì)議室預(yù)定

1.會(huì)議室預(yù)定采取先到先得的原則，各部門需提前至少1個(gè)工作日向行政部門提出會(huì)議室預(yù)定申請(qǐng)。

2.預(yù)定時(shí)需提供會(huì)議時(shí)間、參會(huì)人數(shù)、會(huì)議主題等信息，以便行政部門進(jìn)行會(huì)議室安排和設(shè)備調(diào)試。

3.若遇緊急會(huì)議，各部門應(yīng)及時(shí)與行政部門溝通，行政部門將根據(jù)實(shí)際情況予以協(xié)調(diào)安排。

二、會(huì)議室使用

1.會(huì)議室內(nèi)應(yīng)保持安靜、整潔，嚴(yán)禁吸煙、進(jìn)食。

2.會(huì)議期間，與會(huì)人員應(yīng)愛護(hù)會(huì)議室設(shè)施，不得隨意移動(dòng)設(shè)備，若需調(diào)整，應(yīng)聯(lián)系行政部門協(xié)助。

3.會(huì)議結(jié)束后，與會(huì)人員應(yīng)將座椅歸位，關(guān)閉投影儀、音響等設(shè)備，確保會(huì)議室整潔。

三、會(huì)議室設(shè)備管理

1.行政部門負(fù)責(zé)會(huì)議室設(shè)備的日常維護(hù)與管理，確保設(shè)備正常運(yùn)行。

2.若會(huì)議設(shè)備出現(xiàn)故障，行政部門應(yīng)及時(shí)聯(lián)系維修人員進(jìn)行維修，以免影響會(huì)議進(jìn)行。

3.與會(huì)人員在會(huì)議開始前應(yīng)熟悉設(shè)備操作，如遇問題，可向行政部門求助。

四、會(huì)議室安全與保密

1.會(huì)議室應(yīng)定期進(jìn)行安全檢查，確保消防設(shè)施、疏散通道等符合安全要求。

2.會(huì)議室內(nèi)不得存放貴重物品，與會(huì)人員應(yīng)妥善保管個(gè)人物品。

3.會(huì)議內(nèi)容涉及公司內(nèi)部信息，與會(huì)人員應(yīng)遵守保密規(guī)定，不得泄露會(huì)議內(nèi)容。

五、會(huì)議室維護(hù)與優(yōu)化

1.行政部門應(yīng)定期對(duì)會(huì)議室進(jìn)行清潔、保養(yǎng)，確保會(huì)議室環(huán)境整潔、舒適。

2.根據(jù)會(huì)議需求，行政部門可對(duì)會(huì)議室進(jìn)行布局調(diào)整、設(shè)備更新等優(yōu)化措施。

3.鼓勵(lì)各部門對(duì)會(huì)議室管理提出意見和建議，共同提升會(huì)議室使用體驗(yàn)。

第五章附則

為確保本管理制度的貫徹執(zhí)行，特制定以下附則：