海南大學(xué)會議費(fèi)管理制度

海南大學(xué)會議費(fèi)管理制度第一章總則

第一條目的與依據(jù)：為加強(qiáng)海南大學(xué)會議費(fèi)管理，規(guī)范會議活動，提高工作效率，確保會議質(zhì)量，根據(jù)《中華人民共和國財政違法行為處罰條例》及學(xué)校的相關(guān)規(guī)定，特制定本制度。

第二條適用范圍：本制度適用于海南大學(xué)校內(nèi)召開的各類工作會議，包括但不限于教學(xué)研討會、行政辦公會、學(xué)術(shù)交流會和各類領(lǐng)導(dǎo)小組會議。

第三條會議分類：

-一類會議：全校性重大會議，如年度工作會、教代會等；

-二類會議：院（系）、部門舉辦的常規(guī)性會議；

-三類會議：項(xiàng)目組、課題組等小型專題會議。

第四條管理原則：

-勤儉節(jié)約：合理安排會議規(guī)模，嚴(yán)格控制會議費(fèi)用，提倡節(jié)儉辦會；

-務(wù)實(shí)高效：會議內(nèi)容要務(wù)實(shí)，注重解決實(shí)際問題，提高會議效率；

-權(quán)責(zé)明確：會議組織者和參與者要明確各自職責(zé)，確保會議效果。

第五條責(zé)任機(jī)構(gòu)：

-會議管理部門：負(fù)責(zé)全校會議的統(tǒng)籌、協(xié)調(diào)和監(jiān)督工作；

-財務(wù)部門：負(fù)責(zé)會議經(jīng)費(fèi)的審批、報銷和審計工作；

-各部門、院（系）：負(fù)責(zé)本部門、院（系）召開的會議管理工作。

第六條違規(guī)處理：違反本制度規(guī)定的，將按照學(xué)校相關(guān)管理規(guī)定予以處理，情節(jié)嚴(yán)重者，將依法追究責(zé)任。

第七條制度修訂：本制度如有變更，由學(xué)校會議管理部門提出，經(jīng)學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后予以公告實(shí)施。

第二章會議流程

第八條會議籌備：

-會議策劃：明確會議目的、議題、參與人員、時間、地點(diǎn)和預(yù)算；

-會議通知：提前向參會人員發(fā)送會議通知，內(nèi)容包括會議主題、時間、地點(diǎn)、議程及參會要求；

-會議材料準(zhǔn)備：整理會議議題相關(guān)的背景資料、報告、數(shù)據(jù)等，并于會前分發(fā)給參會人員；

-會議場地預(yù)定：根據(jù)會議規(guī)模、設(shè)備需求等選擇合適的會議室，并確保會議設(shè)施齊全、運(yùn)行正常。

第九條會議召開：

-開幕式：由會議主持人宣布會議開始，介紹參會嘉賓，說明會議目的和議程安排；

-會議議程：按照既定議程逐項(xiàng)進(jìn)行，每個議題由相關(guān)負(fù)責(zé)人進(jìn)行報告或討論；

-討論與交流：參會人員就會議議題展開討論，充分發(fā)表意見，形成共識；

-總結(jié)發(fā)言：會議主持人對討論成果進(jìn)行總結(jié)，明確下一步工作計劃和責(zé)任分工。

第十條會議記錄：

-記錄員：指定專人負(fù)責(zé)記錄會議內(nèi)容，確保記錄真實(shí)、準(zhǔn)確、完整；

-記錄內(nèi)容：包括會議主題、時間、地點(diǎn)、參會人員、主要議題、討論結(jié)果和決定事項(xiàng)等；

-會議紀(jì)要：會議結(jié)束后，整理會議記錄，形成會議紀(jì)要，并于規(guī)定時間內(nèi)發(fā)送給參會人員。

第十一條會議閉幕：

-閉幕式：會議主持人對會議成果進(jìn)行簡要回顧，對參會人員表示感謝；

-會議資料歸檔：將會議通知、會議紀(jì)要、會議材料等相關(guān)資料進(jìn)行整理歸檔；

-會后工作落實(shí)：參會人員根據(jù)會議決定事項(xiàng)，及時推進(jìn)相關(guān)工作。

第十二條會議延期與取消：

-如遇特殊情況，需延期或取消會議，應(yīng)提前通知參會人員，并說明原因；

-會議延期或取消的決定，由會議組織者負(fù)責(zé)通知相關(guān)部門和人員，確保信息暢通。

第十三條會議評估：

-會后組織者應(yīng)收集參會人員的意見和建議，對會議效果進(jìn)行評估；

-根據(jù)評估結(jié)果，對會議組織、議程設(shè)置等方面進(jìn)行改進(jìn)，以提高會議質(zhì)量。

第三章會議紀(jì)要的跟蹤落實(shí)

第十四條會議紀(jì)要的編制與發(fā)布：

-會議紀(jì)要應(yīng)在會議結(jié)束后盡快編制完成，確保內(nèi)容準(zhǔn)確、完整；

-會議紀(jì)要應(yīng)明確記錄會議的決策、任務(wù)分配、責(zé)任人和完成時限；

-會議紀(jì)要由會議組織者審核后，及時通過電子郵件、內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)平臺等方式發(fā)布給所有參會人員及相關(guān)部門。

第十五條任務(wù)分解與責(zé)任落實(shí)：

-根據(jù)會議紀(jì)要，將決策和任務(wù)分解為具體的行動項(xiàng)，明確每項(xiàng)任務(wù)的責(zé)任人；

-責(zé)任人應(yīng)清楚了解自己的任務(wù)要求、完成標(biāo)準(zhǔn)和時限，并立即著手開展工作；

-會議組織者應(yīng)跟蹤任務(wù)的執(zhí)行情況，定期檢查和督促責(zé)任人按計劃完成任務(wù)。

第十六條進(jìn)度報告與協(xié)調(diào)：

-責(zé)任人需定期向會議組織者報告任務(wù)進(jìn)展情況，遇到問題及時溝通協(xié)調(diào)；

-會議組織者應(yīng)建立任務(wù)進(jìn)度跟蹤機(jī)制，對執(zhí)行過程中出現(xiàn)的問題提供支持和協(xié)助；

-對于跨部門或需要協(xié)調(diào)的任務(wù)，會議組織者應(yīng)負(fù)責(zé)協(xié)調(diào)相關(guān)部門，確保工作順利進(jìn)行。

第十七條會議紀(jì)要的更新與反饋：

-如任務(wù)執(zhí)行過程中出現(xiàn)重大調(diào)整或變化，應(yīng)及時更新會議紀(jì)要，并通知相關(guān)人員；

-會議組織者應(yīng)定期收集任務(wù)完成的反饋信息，評估任務(wù)執(zhí)行效果；

-根據(jù)反饋信息和實(shí)際情況，對后續(xù)工作計劃進(jìn)行必要的調(diào)整和優(yōu)化。

第十八條跟蹤結(jié)果的評估與應(yīng)用：

-任務(wù)完成后，會議組織者應(yīng)對任務(wù)完成情況進(jìn)行評估，包括成果質(zhì)量、時效性等方面；

-評估結(jié)果將作為對責(zé)任人和相關(guān)部門工作績效的參考，以及對未來會議改進(jìn)的依據(jù)；

-對于未能按期完成或完成質(zhì)量不高的任務(wù)，應(yīng)分析原因，采取改進(jìn)措施，并追究相關(guān)責(zé)任。

第十九條會議紀(jì)要的歸檔與查閱：

-會議紀(jì)要及其相關(guān)的任務(wù)執(zhí)行記錄應(yīng)定期歸檔，便于后續(xù)查詢和追溯；

-歸檔資料應(yīng)按照學(xué)校檔案管理規(guī)定進(jìn)行管理，確保資料的安全性和保密性；

-需要查閱會議紀(jì)要和相關(guān)資料時，應(yīng)按照規(guī)定的程序進(jìn)行申請和借閱。

第四章會議室管理規(guī)定

第二十條會議室預(yù)訂：

-會議室預(yù)訂采用預(yù)約制度，由各部門或會議組織者提前向會議室管理部門提出申請；

-預(yù)訂時應(yīng)提供會議名稱、時間、參會人數(shù)等信息，并明確所需的會議設(shè)施和服務(wù)；

-會議室管理部門負(fù)責(zé)審核預(yù)訂申請，合理安排會議室的使用，避免沖突。

第二十一條會議室配置與維護(hù)：

-會議室應(yīng)配備必要的設(shè)施，包括但不限于投影儀、音響設(shè)備、白板、網(wǎng)絡(luò)連接等；

-定期對會議室設(shè)施進(jìn)行檢查和維護(hù)，確保設(shè)備正常運(yùn)行，滿足會議需求；

-會議室管理部門應(yīng)建立設(shè)施故障的快速響應(yīng)機(jī)制，及時修復(fù)或更換損壞的設(shè)備。

第二十二條會議室使用規(guī)范：

-使用會議室時，應(yīng)遵守會議紀(jì)律，保持安靜，不得在會議室內(nèi)吸煙、進(jìn)食；

-會議結(jié)束后，使用部門或個人應(yīng)負(fù)責(zé)清理會議室，恢復(fù)原狀，確保環(huán)境衛(wèi)生；

-嚴(yán)禁在會議室內(nèi)進(jìn)行非法活動或違反學(xué)校規(guī)章制度的行為。

第二十三條會議室安全與保密：

-會議室管理部門應(yīng)確保會議室的安全，包括消防安全和財產(chǎn)安全；

-對于涉及敏感信息或需要保密的會議，應(yīng)采取相應(yīng)的保密措施，防止信息泄露；

-會議參與者應(yīng)遵守保密規(guī)定，不得擅自記錄、傳播會議內(nèi)容。

第二十四條會議室開放時間：

-會議室的開放時間由會議室管理部門根據(jù)實(shí)際情況制定，并在學(xué)校內(nèi)部公示；

-特殊情況下，需要延長會議室使用時間，應(yīng)提前向會議室管理部門申請，經(jīng)批準(zhǔn)后方可執(zhí)行。

第二十五條違規(guī)處理：

-違反會議室管理規(guī)定的，會議室管理部門有權(quán)取消其預(yù)訂資格，并視情節(jié)嚴(yán)重程度給予相應(yīng)的處罰；

-因個人或部門原因造成會議室設(shè)施損壞的，應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)的賠償責(zé)任；

-對于嚴(yán)重違反規(guī)定的行為，將按照學(xué)校的相關(guān)規(guī)定進(jìn)行紀(jì)律處分。

第二十六條管理與監(jiān)督：

-會議室管理部門應(yīng)建立健全會議室管理制度，定期對會議室使用情況進(jìn)行監(jiān)督和檢查；

-鼓勵師生員工對會議室的管理和使用提出意見和建議，不斷優(yōu)化會議室的管理服務(wù)水平。

第五章附則

第二十