客房部會議管理制度

客房部會議管理制度第一章總則

一、目的

為確保客房部各項工作順利進行，提高工作效率，加強部門內(nèi)部溝通與協(xié)作，制定本會議管理制度。

二、適用范圍

本制度適用于客房部所有會議，包括但不限于部門例會、專題協(xié)調(diào)會、培訓會等。

三、會議原則

1.高效性：會議應圍繞主題進行，注重實效，提高工作效率。

2.嚴謹性：會議內(nèi)容應嚴謹、客觀，避免空泛、虛假。

3.民主性：鼓勵與會人員積極發(fā)言，充分表達意見和建議。

4.積極性：與會人員應按時參加，積極參與，共同推進工作。

四、會議分類

1.例會：定期召開，總結(jié)前期工作，安排下一階段工作。

2.專題會：針對特定問題或項目，組織相關(guān)人員參加。

3.培訓會：提高員工業(yè)務技能和綜合素質(zhì)，提升部門整體水平。

五、會議組織

1.會議主持人：由部門負責人或指定人員擔任。

2.會議記錄人：由部門文員或指定人員擔任。

3.會議通知：提前發(fā)送會議通知，明確會議時間、地點、議程等內(nèi)容。

4.會議資料：會議前，相關(guān)部門需準備相關(guān)資料，并在會議開始前送達與會人員。

六、會議紀律

1.會議期間，與會人員應保持手機靜音，避免影響會議進程。

2.與會人員應遵守會議時間，按時參加，不得遲到、早退。

3.會議期間，與會人員應保持會場秩序，不得隨意走動、喧嘩。

4.會議內(nèi)容涉及機密時，與會人員應嚴格保密，不得泄露。

5.會議結(jié)束后，與會人員應按照會議紀要要求，認真落實各項工作。

七、本制度的解釋權(quán)歸客房部所有，自發(fā)布之日起實施。如有未盡事宜，客房部可根據(jù)實際情況予以調(diào)整。

第二章會議流程

一、會議籌備

1.確定會議主題：根據(jù)部門工作需要，明確會議主題，確保會議內(nèi)容具有針對性和實用性。

2.制定會議議程：列出會議主要議題，明確討論重點，合理分配時間。

3.確定與會人員：根據(jù)會議主題和議程，邀請相關(guān)部門和人員參加。

4.發(fā)送會議通知：提前發(fā)送會議通知，包括會議時間、地點、議程等內(nèi)容，提醒與會人員做好參會準備。

5.準備會議資料：相關(guān)部門需在會議前準備相關(guān)資料，包括報告、數(shù)據(jù)、圖表等，并在會議開始前送達與會人員。

二、會議召開

1.會議簽到：會議開始前，與會人員需簽到，確保會議出席情況。

2.會議主持人開場：主持人簡要介紹會議主題、議程和與會人員，明確會議目的和要求。

3.會議報告：相關(guān)部門負責人或指定人員對會議議題進行報告，詳細闡述工作進展、問題及解決方案等。

4.討論與發(fā)言：與會人員針對報告內(nèi)容進行討論，提出意見和建議。

5.總結(jié)與決策：會議主持人對討論情況進行總結(jié)，形成決策或指導意見。

三、會議記錄

1.會議記錄人負責記錄會議內(nèi)容，包括議題、討論情況、決策等。

2.記錄要真實、準確、全面，確保不遺漏重要信息。

3.會議結(jié)束后，會議記錄人整理會議紀要，并于會議結(jié)束后1個工作日內(nèi)發(fā)送給與會人員。

四、會議結(jié)束

1.會議主持人對會議進行簡要總結(jié)，強調(diào)會議決策和下一步工作要求。

2.與會人員確認會議紀要內(nèi)容，如有異議，可提出修改意見。

3.會議結(jié)束后，與會人員按照會議紀要要求，落實各項工作。

五、會議反饋

1.會議結(jié)束后，與會人員應將會議決策和部署傳達至相關(guān)人員。

2.部門負責人對會議決策的執(zhí)行情況進行跟蹤，確保工作落實。

3.定期對會議效果進行評估，不斷優(yōu)化會議流程，提高會議質(zhì)量。

第三章會議紀要的跟蹤落實

一、會議紀要的編制與發(fā)布

1.會議紀要由會議記錄人負責編制，內(nèi)容包括會議主題、時間、地點、與會人員、討論事項、決策及行動計劃等。

2.會議紀要應簡潔明了，條理清晰，便于理解和執(zhí)行。

3.會議紀要編制完成后，需經(jīng)會議主持人審核確認，確保內(nèi)容的準確性和完整性。

4.會議紀要應在會議結(jié)束后1個工作日內(nèi)發(fā)送給所有與會人員，并根據(jù)需要抄送相關(guān)部門和人員。

二、會議決策的分解與責任分配

1.會議紀要中明確的行動計劃和決策事項應進行分解，明確責任人和完成時限。

2.部門負責人應根據(jù)會議紀要，將任務分配給相應的人員，確保每一項決策都有人負責執(zhí)行。

3.責任人應清楚了解自己的任務要求，并在規(guī)定時間內(nèi)完成。

三、會議紀要的執(zhí)行跟蹤

1.部門負責人或指定人員負責對會議紀要的執(zhí)行情況進行定期跟蹤。

2.跟蹤方式包括但不限于現(xiàn)場檢查、進度報告、會議匯報等，確保各項工作按計劃推進。

3.對于執(zhí)行中遇到的問題和困難，應及時反饋給相關(guān)部門和人員，共同尋找解決方案。

四、執(zhí)行結(jié)果的評價與反饋

1.任務完成后，責任人應向會議主持人或部門負責人匯報執(zhí)行結(jié)果。

2.部門負責人應對執(zhí)行結(jié)果進行評價，對于未按期完成或完成質(zhì)量不高的情況，應查明原因，制定改進措施。

3.評價結(jié)果可作為員工績效考核的依據(jù)，激勵員工積極參與會議決策的執(zhí)行。

五、會議紀要的歸檔與管理

1.會議紀要應作為部門重要文件進行歸檔，以備后續(xù)查詢和審計。

2.會議紀要的歸檔應按照公司的文件管理規(guī)定進行，確保信息安全。

3.需要時，可根據(jù)權(quán)限提供會議紀要的查閱服務，便于相關(guān)人員了解會議內(nèi)容和決策執(zhí)行情況。

第四章會議室管理規(guī)定

一、會議室預訂

1.會議室使用需提前預訂，預訂時應提供會議主題、時間、參會人數(shù)等信息。

2.預訂者需通過規(guī)定的預訂渠道進行預訂，確保會議室使用的合理安排。

3.預訂成功后，預訂者應遵守預訂時間，不得無故取消或變更，如確需變更，應提前通知相關(guān)部門。

二、會議室配置

1.會議室應配備必要的會議設(shè)施，如投影儀、音響、白板、會議桌椅等。

2.會議室設(shè)施應定期檢查和維護，確保設(shè)備正常運行，滿足會議需求。

3.會議室應根據(jù)參會人數(shù)和會議類型進行布局調(diào)整，確保舒適、便捷的會議環(huán)境。

三、會議室使用規(guī)范

1.會議室內(nèi)禁止吸煙、進食，保持環(huán)境衛(wèi)生。

2.會議期間，與會人員應保持手機靜音，如有緊急事項，請在會場外接聽電話。

3.愛護會議室設(shè)施，使用完畢后，請將設(shè)備歸位，關(guān)閉電源，確保消防安全。

4.未經(jīng)允許，不得隨意攜帶會議室設(shè)備外出。

四、會議室清潔與維護

1.會議室使用結(jié)束后，使用部門應負責清理會場，保持環(huán)境整潔。

2.定期對會議室進行深度清潔，確保會議室衛(wèi)生狀況良好。

3.若會議室設(shè)施出現(xiàn)故障，應及時報修，并跟進維修進度，確保會議室正常使用。

五、會議室安全管理

1.會議室使用期間，與會人員應遵守安全規(guī)定，確保人身安全。

2.會議室出入口應保持暢通，禁止堆放雜物，確保緊急情況下人員疏散。

3.保密會議需在會議室門口設(shè)置提示牌，提醒與會人員注意保密。

六、會議室資源優(yōu)化

1.鼓勵部門共享會議室資源，提高會議室利用率。

2.定期評估會議室使用情況，根據(jù)實際需求調(diào)整會議室配置和布局。

3.提倡綠色會議，減少會議過程中的資源浪費，提高環(huán)保意識。

第五章附則

一、本制度