煤礦協(xié)調會會議管理制度

煤礦協(xié)調會會議管理制度第一章總則

為確保煤礦協(xié)調會的高效、有序進行，提高會議質量，明確會議目的，制定本會議管理制度。本制度適用于煤礦協(xié)調會會議的組織、召開、管理及監(jiān)督，適用于會議所有參與人員。

一、會議宗旨

煤礦協(xié)調會旨在加強各部門之間的溝通與協(xié)作，研究解決煤礦生產、安全、技術等方面的重大問題，提高煤礦管理水平，確保煤礦安全生產。

二、會議原則

1.集中精力，突出重點，提高效率。

2.會前充分準備，會中認真討論，會后及時落實。

3.尊重事實，客觀公正，充分發(fā)揚民主。

4.保密原則，會議內容、決議等僅限于會議參與者及相關部門。

三、會議類型

1.定期會議：按照規(guī)定的時間、周期召開，如周例會、月例會等。

2.臨時會議：根據工作需要，隨時召開。

四、參會人員

1.會議主持人：由煤礦領導或指定人員擔任，負責主持會議。

2.與會人員：包括各部門負責人、相關人員及特邀專家等。

3.記錄人：由會議組織部門指定，負責記錄會議內容、整理會議紀要。

五、會議紀律

1.會議期間，與會人員應保持手機靜音或關機，不得隨意離場。

2.會議內容、決議等應嚴格遵守保密制度，不得泄露給無關人員。

3.與會人員應準時參加會議，如有特殊情況不能參加，需提前向會議主持人請假。

六、本會議管理制度自發(fā)布之日起實施，如有未盡事宜，可根據實際情況予以調整。各部門應認真貫徹執(zhí)行本制度，共同維護會議秩序，提高會議效果。

第二章會議流程

為確保煤礦協(xié)調會會議的順利進行，提高會議效率，明確會議各階段任務，以下為會議流程的具體規(guī)定：

一、會議籌備

1.會議組織部門根據工作需要，確定會議主題、時間、地點、參會人員等，并在會議召開前至少3個工作日發(fā)出會議通知，明確會議議程、目的及要求。

2.與會人員收到會議通知后，需在規(guī)定時間內反饋參會情況，如有特殊情況不能參加，應提前向會議主持人請假。

3.會議組織部門負責收集、整理會議所需資料，并在會議召開前至少1個工作日送達與會人員。

二、會議議程

1.會議主持人宣布會議開始，介紹與會人員，明確會議主題、議程和預期目標。

2.依照會議議程，各部門負責人或相關人員匯報工作進展、存在問題及建議。

3.與會人員針對匯報內容展開討論，提出意見和建議。

4.會議主持人對討論進行總結，形成會議決議。

三、會議決策

1.會議主持人根據討論情況，組織與會人員進行表決或決策。

2.表決或決策結果需記錄在案，并由記錄人整理入會議紀要。

3.會議決議應明確責任部門、責任人、完成時限等，確保決策的落實。

四、會議總結

1.會議主持人對本次會議進行總結，強調會議決議的落實及下一步工作要求。

2.與會人員對會議效果進行評價，提出改進意見。

3.會議組織部門收集、整理會議評價，為不斷提高會議質量提供參考。

五、會議結束

1.會議主持人宣布會議結束，記錄人整理會議紀要，并在會議結束后1個工作日內發(fā)送給與會人員。

2.會議組織部門負責監(jiān)督、檢查會議決議的落實情況，并及時向煤礦領導匯報。

六、會議延期或取消

1.如遇特殊情況，會議組織部門可根據實際情況申請延期或取消會議。

2.延期或取消會議的通知需提前至少1個工作日發(fā)出，確保與會人員及時調整工作安排。

本章規(guī)定自發(fā)布之日起實施，各部門應嚴格按照會議流程執(zhí)行，共同維護會議的嚴肅性和高效性。

第三章會議紀要的跟蹤落實

為確保煤礦協(xié)調會會議決議的有效執(zhí)行，加強對會議紀要的跟蹤落實，制定以下規(guī)定：

一、會議紀要的編制與發(fā)布

1.會議結束后，記錄人應在24小時內完成會議紀要的初稿，包括會議議程、主要討論內容、決議事項等，并提交給會議主持人審核。

2.會議主持人應在收到會議紀要初稿后的2個工作日內完成審核，并提出修改意見。

3.記錄人根據審核意見進行修改，形成正式會議紀要，并在會議結束后的3個工作日內發(fā)送給所有與會人員及相關部門。

二、會議決議的分解與責任落實

1.會議紀要中明確的決議事項應分解為具體任務，明確責任部門、責任人和完成時限。

2.責任部門應根據分解的任務制定詳細的執(zhí)行計劃，并報會議組織部門備案。

3.會議組織部門負責跟蹤督促各責任部門按照計劃執(zhí)行決議，并及時匯報執(zhí)行進度。

三、執(zhí)行情況的反饋與監(jiān)督

1.責任部門應在任務完成后及時向會議組織部門反饋執(zhí)行情況，包括完成的任務、存在的問題及改進措施。

2.會議組織部門定期匯總各責任部門的執(zhí)行情況，并向煤礦領導報告，確保會議決議得到有效落實。

3.對于未按期完成的任務，會議組織部門應查明原因，督促責任部門采取措施，盡快完成。

四、會議紀要的歸檔與查閱

1.會議紀要應作為煤礦協(xié)調會的重要文件進行歸檔，保存期限至少為3年。

2.會議紀要歸檔后，應建立查閱制度，便于相關人員查詢、了解會議內容。

3.涉及保密內容的會議紀要，查閱時應嚴格按照保密規(guī)定執(zhí)行。

五、會議紀要的跟蹤落實評價

1.定期對會議紀要的跟蹤落實情況進行評價，分析存在的問題，提出改進措施。

2.會議組織部門應結合評價結果，不斷完善會議紀要跟蹤落實機制，提高會議決議的執(zhí)行效率。

本章規(guī)定自發(fā)布之日起實施，各部門應高度重視會議紀要的跟蹤落實，確保會議決議得到有效執(zhí)行，促進煤礦協(xié)調會作用的發(fā)揮。

第四章會議室管理規(guī)定

為確保煤礦協(xié)調會會議室的正常使用，提供良好的會議環(huán)境，制定以下會議室管理規(guī)定：

一、會議室預訂

1.各部門需使用會議室時，應提前向會議組織部門提交會議室預訂申請，明確會議時間、參會人數等信息。

2.會議組織部門根據預訂申請，統(tǒng)籌安排會議室使用，確保會議需求得到滿足。

3.如遇特殊情況需要調整會議室預訂，各部門應及時通知會議組織部門，以便做好相應調整。

二、會議室布置

1.會議室布置應簡潔、大方，符合會議主題。

2.會議組織部門負責安排會議室的座位、音響、投影等設備，確保設備正常運行。

3.會議前，會議組織部門應檢查會議室衛(wèi)生、設施設備等，確保會議環(huán)境整潔、舒適。

三、會議室使用

1.會議期間，與會人員應遵守會議室規(guī)定，保持安靜，不隨意走動。

2.愛護會議室設施設備，不得擅自調整或損壞。

3.會議結束后，各部門應負責清理會議室，將座椅歸位，關閉電源、水源等，確保會議室恢復原狀。

四、會議室設備管理

1.會議組織部門定期檢查會議室設施設備，發(fā)現問題及時報修，確保設備正常運行。

2.會議室設備使用過程中，如有損壞，責任部門需承擔維修或賠償責任。

3.會議組織部門建立會議室設備使用臺賬，記錄設備使用、維修等情況，為設備管理提供依據。

五、會議室安全管理

1.會議室使用期間，應確保消防通道暢通，消防設施設備完好。

2.會議組織部門定期進行安全檢查，排除安全隱患。

3.與會人員應遵守會議室安全規(guī)定，遇到緊急情況時，按照應急預案進行疏散。

本章規(guī)定自發(fā)布之日起實施，各部門應嚴格遵守會議室管理規(guī)定，共同維護會議室的秩序和設施，為煤礦協(xié)調會提供良好的會議環(huán)境。

第五章附則

為確保煤礦協(xié)調會會議管理制度的有效實施，特制定以下附則：

一、本管理制度由會議組織部門負責解釋。

二、本管理制度自發(fā)布之日