辦公會議題征集管理制度

辦公會議題征集管理制度第一章總則

為確保辦公會議的高效、有序進(jìn)行，提高會議質(zhì)量，明確會議議題的征集、篩選與提報流程，特制定本管理制度。

一、目的與原則

1.本制度旨在規(guī)范會議議題的征集、篩選與提報工作，確保會議內(nèi)容緊密圍繞公司戰(zhàn)略目標(biāo)和中心工作，提高決策效率。

2.會議議題應(yīng)遵循重要性、緊急性、可行性和效益性原則，確保議題具有實(shí)際操作價值和決策意義。

二、適用范圍

1.本制度適用于公司內(nèi)部各類辦公會議，包括但不限于總經(jīng)理辦公會議、部門例會等。

2.本制度適用于會議議題的征集、篩選、提報、審議和反饋等環(huán)節(jié)。

三、責(zé)任主體

1.會議議題征集工作由會議組織部門負(fù)責(zé)，相關(guān)部門應(yīng)積極配合。

2.各部門負(fù)責(zé)人對本部門提交的會議議題負(fù)總責(zé)，確保議題質(zhì)量。

四、議題分類

1.會議議題分為例行議題和非常規(guī)議題。

例行議題：定期召開的會議，如部門例會、總經(jīng)理辦公會議等。

非常規(guī)議題：根據(jù)工作需要臨時召開的會議，如專題研討會、項(xiàng)目評審會等。

2.各部門應(yīng)按照議題分類，合理規(guī)劃會議議題的提交時間和內(nèi)容。

五、議題征集與篩選

1.會議組織部門應(yīng)提前發(fā)布會議議題征集通知，明確議題提交截止時間、要求和格式。

2.各部門應(yīng)按照通知要求，結(jié)合本部門工作實(shí)際，積極提交議題。

3.會議組織部門負(fù)責(zé)對征集到的議題進(jìn)行篩選，確保會議議程的合理性和高效性。

六、議題提報

1.提報議題時應(yīng)明確議題名稱、議題背景、議題內(nèi)容、預(yù)期目標(biāo)、建議解決方案等。

2.提報議題時應(yīng)附上相關(guān)資料，如研究報告、數(shù)據(jù)分析、政策文件等，以支持議題審議。

七、制度修訂

1.本管理制度根據(jù)公司業(yè)務(wù)發(fā)展和實(shí)際需要，適時進(jìn)行修訂。

2.修訂后的管理制度應(yīng)廣泛征求各部門意見，并經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)審批后發(fā)布實(shí)施。

本章節(jié)僅為辦公會議題征集管理制度的第一章總則，后續(xù)章節(jié)將圍繞會議流程、會議紀(jì)要的跟蹤落實(shí)、會議室管理規(guī)定等方面進(jìn)行詳細(xì)闡述。

第二章會議流程

一、會議籌備

1.會議組織部門根據(jù)公司工作計劃和業(yè)務(wù)需求，確定會議主題、時間、地點(diǎn)和參會人員。

2.會議組織部門提前發(fā)布會議通知，明確會議目的、議程、參會人員、準(zhǔn)備材料等。

3.各部門接到會議通知后，應(yīng)及時準(zhǔn)備相關(guān)材料，確保議題內(nèi)容的完整性和準(zhǔn)確性。

二、會議議程設(shè)置

1.會議組織部門根據(jù)征集到的議題，制定會議議程，并報請公司領(lǐng)導(dǎo)審批。

2.會議議程應(yīng)包括議題名稱、議題負(fù)責(zé)人、討論時間等，以確保會議的有序進(jìn)行。

3.會議議程應(yīng)在會議召開前至少3個工作日發(fā)送給參會人員，以便大家提前了解會議內(nèi)容。

三、會議召開

1.會議主持人應(yīng)按照會議議程，組織參會人員逐項(xiàng)討論議題。

2.討論過程中，議題負(fù)責(zé)人需對議題進(jìn)行詳細(xì)闡述，其他參會人員可就議題提問、發(fā)表意見。

3.會議主持人應(yīng)確保討論充分、民主，同時控制好會議時間，避免議題拖延。

四、會議決策

1.會議討論結(jié)束后，主持人應(yīng)對議題進(jìn)行總結(jié)，明確決策結(jié)果。

2.對于重大決策事項(xiàng)，應(yīng)進(jìn)行表決，表決結(jié)果需超過參會人員的半數(shù)同意方可通過。

3.會議決策結(jié)果應(yīng)及時記錄，并由會議紀(jì)要負(fù)責(zé)人整理會議紀(jì)要。

五、會議紀(jì)要整理與發(fā)布

1.會議紀(jì)要負(fù)責(zé)人應(yīng)在會議結(jié)束后3個工作日內(nèi)完成會議紀(jì)要的整理。

2.會議紀(jì)要應(yīng)包括會議時間、地點(diǎn)、參會人員、討論議題、決策結(jié)果等內(nèi)容。

3.會議紀(jì)要需經(jīng)會議主持人審核后，發(fā)送給參會人員，并抄送相關(guān)部門。

六、會議跟蹤與落實(shí)

1.各部門應(yīng)根據(jù)會議紀(jì)要中的決策內(nèi)容，制定具體實(shí)施方案，明確責(zé)任人、完成時限等。

2.會議組織部門負(fù)責(zé)對會議決策的落實(shí)情況進(jìn)行跟蹤，及時了解進(jìn)展，協(xié)調(diào)解決問題。

3.對于未按期完成的議題，會議組織部門應(yīng)督促相關(guān)部門加快進(jìn)度，確保會議決策的落實(shí)。

本章節(jié)詳細(xì)闡述了會議流程的各個階段，從會議籌備、議程設(shè)置、會議召開、決策、紀(jì)要整理與發(fā)布，到會議跟蹤與落實(shí)，旨在確保會議的高效、有序進(jìn)行。后續(xù)章節(jié)將繼續(xù)對會議紀(jì)要的跟蹤落實(shí)、會議室管理規(guī)定等方面進(jìn)行論述。

第三章會議紀(jì)要的跟蹤落實(shí)

一、會議紀(jì)要的審批與發(fā)布

1.會議紀(jì)要完成后，應(yīng)由會議主持人進(jìn)行審核，確保紀(jì)要內(nèi)容準(zhǔn)確、完整。

2.審核通過的會議紀(jì)要應(yīng)及時發(fā)布，并明確要求各部門按照紀(jì)要內(nèi)容執(zhí)行。

3.會議紀(jì)要發(fā)布后，應(yīng)通過公司內(nèi)部通訊系統(tǒng)或公告欄等方式，確保所有相關(guān)人員均能查閱。

二、責(zé)任分解與任務(wù)分配

1.各部門應(yīng)根據(jù)會議紀(jì)要中的決策內(nèi)容，將任務(wù)分解到具體責(zé)任人。

2.任務(wù)分配應(yīng)明確工作目標(biāo)、完成標(biāo)準(zhǔn)、時間節(jié)點(diǎn)和驗(yàn)收流程。

3.責(zé)任人應(yīng)主動承擔(dān)起任務(wù)，確保按時按質(zhì)完成。

三、執(zhí)行進(jìn)度監(jiān)控

1.會議組織部門應(yīng)建立會議決策執(zhí)行進(jìn)度監(jiān)控機(jī)制，定期跟蹤各項(xiàng)工作進(jìn)展。

2.進(jìn)度監(jiān)控應(yīng)包括但不限于現(xiàn)場檢查、報告審查、進(jìn)度更新會議等方式。

3.對于執(zhí)行過程中出現(xiàn)的問題，應(yīng)及時協(xié)調(diào)相關(guān)部門解決，確保工作順利進(jìn)行。

四、問題反饋與處理

1.各責(zé)任人在執(zhí)行過程中遇到問題，應(yīng)及時向會議組織部門反饋。

2.會議組織部門應(yīng)對反饋問題進(jìn)行分類、評估，并提出解決方案。

3.對于重大問題，應(yīng)及時上報公司領(lǐng)導(dǎo)，尋求支持與指導(dǎo)。

五、會議決策落實(shí)評估

1.會議決策執(zhí)行完畢后，會議組織部門應(yīng)組織相關(guān)部門對執(zhí)行情況進(jìn)行評估。

2.評估內(nèi)容包括決策落實(shí)效果、問題解決情況、改進(jìn)措施等。

3.評估結(jié)果作為各部門工作績效考核的依據(jù)之一，促進(jìn)會議決策的貫徹落實(shí)。

六、持續(xù)改進(jìn)與優(yōu)化

1.會議組織部門應(yīng)定期總結(jié)會議紀(jì)要跟蹤落實(shí)的經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)，查找不足，不斷優(yōu)化工作流程。

2.針對存在的問題，制定相應(yīng)的改進(jìn)措施，提高會議決策執(zhí)行效率。

3.通過持續(xù)改進(jìn)，提升公司整體管理水平，確保會議決策的有效性和執(zhí)行力。

本章重點(diǎn)闡述了會議紀(jì)要的跟蹤落實(shí)工作，從審批發(fā)布、責(zé)任分解、進(jìn)度監(jiān)控、問題反饋、落實(shí)評估和持續(xù)改進(jìn)等方面，旨在強(qiáng)化會議決策的執(zhí)行力度，確保公司各項(xiàng)工作的高效推進(jìn)。后續(xù)章節(jié)將對會議室管理規(guī)定進(jìn)行論述。

第四章會議室管理規(guī)定

一、會議室預(yù)訂

1.會議室預(yù)訂采用預(yù)約制度，各部門需提前向行政管理部門提交會議室申請。

2.申請內(nèi)容包括會議時間、會議主題、參會人數(shù)、所需設(shè)備等。

3.行政管理部門根據(jù)申請情況進(jìn)行統(tǒng)籌安排，確保會議室資源合理分配。

二、會議室使用規(guī)范

1.會議室內(nèi)應(yīng)保持安靜、整潔，嚴(yán)禁吸煙、進(jìn)食。

2.會議期間，參會人員應(yīng)關(guān)閉手機(jī)或調(diào)至靜音狀態(tài)，避免影響會議進(jìn)行。

3.會議室內(nèi)設(shè)備使用完畢后，應(yīng)恢復(fù)原狀，關(guān)閉電源，確保設(shè)備安全。

三、會議室設(shè)備管理

1.行政管理部門負(fù)責(zé)會議室設(shè)備的日常維護(hù)、保養(yǎng)，確保設(shè)備正常運(yùn)行。

2.各部門在使用會議室設(shè)備時，應(yīng)遵循操作規(guī)程，不得隨意損壞或私自帶走設(shè)備。

3.如發(fā)現(xiàn)設(shè)備故障，應(yīng)及時向行政管理部門報修，以便盡快修復(fù)。

四、會議室環(huán)境衛(wèi)生

1.行政管理部門負(fù)責(zé)會議室的清潔工作，確保會議室內(nèi)環(huán)境衛(wèi)生。

2.會議結(jié)束后，參會人員應(yīng)將產(chǎn)生的垃圾帶走，保持會議室整潔。

3.定期對會議室進(jìn)行消毒、通風(fēng)，為參會人員提供良好的會議環(huán)境。

五、會議室安全管理

1.會議室應(yīng)安裝消防設(shè)施，并定期檢查，確保安全。

2.會議期間，參會人員應(yīng)遵守安全規(guī)定，不得在會議室內(nèi)存放易燃、易爆等危險物品。

3.行政管理部門應(yīng)定期對會議室進(jìn)行安全巡查，排除安全隱患。

六、會議室資源優(yōu)化

1.行政管理部門應(yīng)定期評估會議室使用情況，合理調(diào)整會議室布局和設(shè)備配置。

2.鼓勵采用視頻會議等現(xiàn)代化手段，提高會議室使用效率，節(jié)約成本。

3.通過優(yōu)化會議室資源，為公司各類會議提供高效、便捷的服務(wù)。

本章主要闡述了會議室管理規(guī)定，包括會議室預(yù)訂、使用規(guī)范、設(shè)備管理、環(huán)境衛(wèi)生、安全管理和資源優(yōu)化等方面，旨在為公司各類會議提供良好的硬件環(huán)境和服務(wù)保障。后續(xù)章節(jié)將為附則部分。

第五章附則

一、本管理制度自發(fā)布之日起施行，原有相關(guān)規(guī)定與本管理制度不符的，以本管理制度為準(zhǔn)。

二、本管理制度的解釋權(quán)歸公司行政管理部門所有。

三、各部門可根據(jù)本管理制度，結(jié)