咨詢會議管理制度

咨詢會議管理制度第一章總則

一、為加強會議管理，提高會議效率，確保會議質(zhì)量，制定本制度。

二、本制度適用于公司內(nèi)部各類咨詢會議的管理，包括但不限于定期會議、臨時會議、項目會議等。

三、會議應當堅持以下原則：

1.精簡、高效、務實；

2.重視會議準備，明確會議目的；

3.尊重與會人員，充分發(fā)揚民主；

4.做好會議記錄，確保會議決策的落實。

四、會議組織者負責會議的籌備、組織和實施，確保會議的順利進行。

五、與會人員應積極參與會議討論，遵守會議紀律，按時參加會議，不得無故缺席、遲到或早退。

六、會議內(nèi)容應當保密，與會人員未經(jīng)允許，不得泄露會議內(nèi)容。

七、會議紀要應真實、準確、完整地記錄會議內(nèi)容，明確會議決策和責任分工。

八、會議組織者和與會人員應按照本制度規(guī)定，共同維護會議秩序，確保會議效果。

九、本制度由公司行政管理部門負責解釋和監(jiān)督實施。

十、本制度的修改和廢止，由公司董事會決定。

第二章會議流程

一、會議籌備

1.確定會議主題和目的，明確會議類型，如工作總結(jié)會、項目討論會等。

2.擬定會議議程，包括會議議題、時間分配、發(fā)言人等。

3.確定與會人員，邀請相關人員參加會議，并根據(jù)需要設定參會角色，如主持人、記錄人、發(fā)言人等。

4.安排會議時間和地點，確保會議室容納與會人員，并提前做好會議室預約。

5.發(fā)送會議通知，明確會議時間、地點、議程等內(nèi)容，要求與會人員做好會前準備。

二、會議簽到

1.會議開始前，與會人員需在簽到表上簽到，確認參會。

2.會議組織者應統(tǒng)計簽到情況，確保與會人員到齊。

三、會議主持

1.會議主持人負責主持會議，按照議程進行。

2.主持人應引導與會人員圍繞會議主題展開討論，確保會議內(nèi)容緊扣議題。

3.控制會議時間，避免議題拖延或跑題。

四、會議討論

1.與會人員應充分發(fā)表意見，積極參與討論。

2.遵循會議紀律，尊重他人意見，不隨意打斷他人發(fā)言。

3.討論過程中，如有分歧，主持人應引導雙方充分溝通，達成共識。

五、會議決策

1.會議討論結(jié)束后，主持人應總結(jié)討論成果，形成會議決策。

2.會議決策應明確具體，有可操作性，明確責任人和完成時限。

六、會議記錄

1.會議記錄人負責記錄會議內(nèi)容，包括會議主題、討論要點、決策結(jié)果等。

2.會議記錄應真實、準確、完整，便于后續(xù)跟蹤和落實。

七、會議總結(jié)

1.會議結(jié)束時，主持人應對會議進行簡要總結(jié)，強調(diào)會議成果和下一步工作要求。

2.與會人員應了解會議紀要內(nèi)容，確保會議決策的落實。

八、會議資料的整理與歸檔

1.會議結(jié)束后，會議組織者應整理會議紀要、簽到表等相關資料。

2.將會議紀要發(fā)送給與會人員，并按照公司規(guī)定進行歸檔。

第三章會議紀要的跟蹤落實

一、會議紀要的編制與發(fā)布

1.會議記錄人應在會議結(jié)束后24小時內(nèi)完成會議紀要的初稿，并提交給會議主持人審核。

2.會議主持人應在收到會議紀要初稿后的48小時內(nèi)完成審核，確保紀要內(nèi)容準確無誤。

3.審核通過的會議紀要應盡快發(fā)送給所有與會人員，并抄送相關利益相關者。

4.會議紀要應明確記錄會議決策、責任人和完成時限，以便跟蹤執(zhí)行情況。

二、會議決策的執(zhí)行與跟蹤

1.責任人應按照會議紀要的要求，制定具體執(zhí)行計劃，并按計劃推進工作。

2.會議組織者或指定的人員應定期檢查會議決策的執(zhí)行情況，確保各項工作按時完成。

3.對于執(zhí)行過程中遇到的問題，責任人應及時反饋給會議組織者，并尋求解決方案。

4.會議組織者應協(xié)調(diào)資源，幫助責任人解決執(zhí)行中的難題，確保會議決策的順利實施。

三、會議紀要的更新與反饋

1.若會議決策在執(zhí)行過程中發(fā)生變化，會議紀要應及時更新，并通知所有相關人員。

2.責任人應定期向會議組織者匯報工作進展，會議組織者匯總后向公司管理層報告。

3.會議紀要的更新和執(zhí)行情況應作為下一次會議的參考資料，以便于監(jiān)督和評估。

四、會議決策的評估與總結(jié)

1.在會議決策規(guī)定的完成時限到期后，會議組織者應組織相關人員對決策執(zhí)行情況進行評估。

2.評估內(nèi)容包括決策實施的效果、存在的問題、改進措施等，并對責任人的工作成效進行評價。

3.根據(jù)評估結(jié)果，總結(jié)經(jīng)驗教訓，為今后類似會議提供借鑒。

4.對于未按期完成的會議決策，應分析原因，制定整改措施，并追究相關責任人的責任。

五、會議紀要的歸檔與利用

1.會議紀要及其執(zhí)行情況應作為公司知識管理的一部分，進行長期歸檔保存。

2.公司應建立會議紀要數(shù)據(jù)庫，便于查詢和利用，提高決策效率。

3.定期對會議紀要進行整理和分析，為公司管理和決策提供支持。

第四章會議室管理規(guī)定

一、會議室預約與使用

1.會議室使用實行預約制度，由會議組織者提前向行政管理部門預約。

2.預約時應提供會議主題、參會人數(shù)、使用時間等信息，以便行政管理部門合理安排。

3.會議組織者應按照預約時間使用會議室，如需變更或取消預約，應提前通知行政管理部門。

4.會議室使用期間，與會人員應保持室內(nèi)整潔，愛護設備設施，遵守會議室的各項規(guī)定。

二、會議室配置與維護

1.行政管理部門應定期檢查會議室設施，確保設備正常運行，滿足會議需求。

2.會議室應配備必要的會議設備，如投影儀、音響、白板等。

3.會議室的布局應根據(jù)會議類型進行調(diào)整，以適應不同的會議需求。

4.定期對會議室進行清潔和保養(yǎng)，確保會議室環(huán)境整潔、舒適。

三、會議室安全管理

1.會議室使用期間，與會人員應關注安全事項，如消防設施、緊急疏散通道等。

2.禁止在會議室吸煙、進食，避免造成安全隱患。

3.會議結(jié)束后，會議組織者應確保關閉所有設備電源，鎖好門窗，確保會議室安全。

四、會議室服務與支持

1.行政管理部門應提供專業(yè)的會議服務，包括會場布置、設備調(diào)試、茶水服務等。

2.會議期間，行政管理部門應確保會議室所需物資充足，及時響應會議需求。

3.對于重要會議，行政管理部門可提供專門的會議支持，如速記、翻譯等。

五、會議室使用費用結(jié)算

1.會議室使用費用根據(jù)公司規(guī)定進行核算，由會議組織者承擔。

2.會議組織者應在會議結(jié)束后，按照實際使用情況與行政管理部門進行費用結(jié)算。

3.行政管理部門應定期公布會議室使用費用，提高透明度。

六、會議室管理與改進

1.行政管理部門應不斷收集會議室使用反饋，改進會議室管理措施。

2.定期組織培訓，提高會議服務人員的業(yè)務水平和服務質(zhì)量。

3.積極采納合理建議，優(yōu)化會議室資源配置，提升會議室使用效率。

第五章附則

一、本