財務管理中心業(yè)務管理規(guī)范

PAGEPAGE12財務管理中心業(yè)務管理規(guī)范為了加強公司財務管理,規(guī)范公司經濟活動行為,確保公司財務管理工作健康有序進行,依據《中華人民共和國會計法》、《會計準則》等法律法規(guī)和公司的各項規(guī)章制度，特制定本業(yè)務管理規(guī)范。一、機構設置及人員管理規(guī)范二、貨幣資金管理規(guī)范三、管理性支出管理規(guī)范四、會計核算工作規(guī)范五、會計檔案管理規(guī)范機構設置及人員管理規(guī)范一、公司設置財務管理中心，負責公司本級會計核算和財務管理管理，負責并直接管理各項目公司的融資和各項目公司間的資金調度等事宜。二、財務管理中心定員6人，設財務管理中心總經理1人，會計核算部經理1人、會計1人、出納1人，資金管理部經理1人、會計1人。所有會計人員均由公司選聘確定。三、財務管理中心根據業(yè)務需要對各項目公司委派會計人員2--3名，負責辦理相應項目的帳目核算、資金回籠、資金支付計劃限額內的資金支付。四、財務管理中心工作由董事長分管，業(yè)務人員的工資、獎金、福利等支出由公司負責支付。五、人員職責1、財務管理中心總經理負責制定公司財務管理規(guī)劃并負責組織實施；負責公司財務分析與預算管理方案的審核及實施督導；負責公司資金、資產管理方案的審核及實施督導；負責公司稅務、審計管理方案的審核及實施督導；負責公司財務核算管理方案的審核及實施督導；負責公司總體運營成本計劃的審核及監(jiān)控；負責組織公司重大財務管理投訴事件與事故的調查處理；負責所轄部門人員聘用的審核及工作分工；負責審核所轄部門的年度、月度預算；負責集團公司范圍內資金的綜合管理與調度。完成上級臨時交辦的其他工作。2、會計核算部經理制定公司會計核算管理辦法；負責公司財務預算、會計核算、稅務管理工作；負責稅務局、工商局、財政局等外部業(yè)務部門的關系維護；負責會計檔案管理，為其他部門做好服務保障工作；負責所屬項目公司會計核算的業(yè)務指導；負責所屬項目公司財務報告匯總編制及數據分析的組織工作；負責組織并參與現金盤點及銀行帳目核對簽認，保證資金安全；完成領導交辦的臨時任務。3、資金管理部經理負責制定公司資金管理制度；負責制定公司項目投資、融資計劃，以及財務風險評估、指導、跟蹤和控制；負責監(jiān)督和預測公司現金流量，統(tǒng)籌管理運作資金并進行有效的風險控制；確定和監(jiān)督公司負債和資本結構，提出項目資本運作方案；提出項目融資方案；完成領導交辦的臨時任務。4、會計核算部會計負責日常費用審核、會計核算、財務分析工作，并定期制作財務報表；負責稅務部門業(yè)務對接及稅務資料編制報送；負責集團公司所屬財務報告的匯總編制及數據分析。負責會計檔案管理，為其他部門做好服務保障工作；完成領導交辦的臨時任務5、資金管理部會計負責最新金融政策等信息的采集；負責落實公司投、融資計劃；負責公司所屬項目公司月度資金計劃及執(zhí)行情況的匯總、分析；負責融資資料的歸集、整理、上報；負責辦理信貸批復文件要求落實的前提條件；負責貸后管理報表的編制與報送；完成領導交辦的臨時任務。6、會計核算部出納負責辦理公司日常業(yè)務收支結算，資金業(yè)務日清月結、保證資金安全；負責公司現金及銀行日記帳的帳冊登記；負責集團公司所屬資金日報表的匯總；完成領導交辦的臨時任務。六、會計人員職業(yè)道德1、熱愛本職工作，努力鉆研業(yè)務，熟悉財經法律、規(guī)范和公司的各項內部管理規(guī)定，使自己的知識和技能滿足所從事工作的要求。2、樹立良好的職業(yè)品質和嚴謹的工作作風，堅持貫徹“預見性、準確性、及時性、公正性、服務性”的工作原則，秉承“團結向上、朝氣蓬勃、開拓創(chuàng)新、快樂工作”的團隊精神，努力提高工作效率和工作質量。3、實事求是、客觀公正，按照規(guī)定的程序和要求進行會計工作，保證會計業(yè)務合法合規(guī)和所會計信息真實、準確、及時、完整。5、嚴守公司商業(yè)秘密。除法律規(guī)定和公司領導同意外，不得私自向外界提供或者泄露本單位的會計信息。貨幣資金管理規(guī)范一、現金1、現金使用范圍員工工資、津貼、獎金；員工出差借支差旅費；業(yè)務人員借支備用金；費用報銷；結算起點（2000元）以下的零星支出；公司總裁批準的其他開支。除上述內容外，財務人員支付款項，應當以支票支付。2、現金收支業(yè)務必須通過出納人員辦理。3、出納人員根據審核無誤的現金收付款憑證及業(yè)務發(fā)生的順序，及時登記“現金日記賬”，做到日清月結、賬款相符，嚴禁白條抵充庫存現金。4、財務主管人員對出納庫存現金隨時進行抽查，檢查是否相符并做好抽查記錄。5、公司員工因工作需要借用現金，需填寫《資金使用審批單》。由用款人填寫審批單、中心總經理簽字同意，公司總裁審批，財務管理中心總經理簽字后，由出納付款。一般情況下，業(yè)務發(fā)生后七日內報賬，歸還借款；特殊情況下（事先告知財務主管）十日內報賬、還款，逾期無特殊原因按欠款金額日收取1‰資金占用費。二、銀行存款1、任何單位和個人不得以任何理由出租、出借銀行帳戶。2、嚴禁簽發(fā)空頭支票、遠期支票。3、出納人員根據審核無誤的銀行收付款憑證及業(yè)務發(fā)生的順序，及時登記“銀行存款日記賬”，做到日清月結。每月與銀行核對帳目，形成對帳單；若核對不符，及時查明未達帳項并做出原因分析。3、銀行帳戶印鑒的使用實行印章分管并用制。財務專用章由財務中心總經理保管或授權會計保管，法定代表人印鑒由出納負責保管。財務印章必須保存在安全地方，并且經常檢查，非保管人員不得使用，非經主管財務的領導同意，不得攜章外出。財務印章使用必須基于發(fā)生真實的、合法的、手續(xù)完備的公司業(yè)務，加蓋財務印章時，應加蓋于規(guī)定位置。4、支票由出納保管。業(yè)務需要領用支票時，須按規(guī)定的程序履行審批手續(xù)后，由出納人員簽發(fā)，必須填列日期、收款人、用途、金額或使用限額等內容，并由領用人在“領用支票登記簿”上簽名后領取。三、備用金1、定額備用金對經常發(fā)生業(yè)務的單位或部門，可采用定額備用金的方法，核定限額，循環(huán)使用，無業(yè)務變更或人員變動不收回備用金。2、一次性備用金職工因公出差、零星采購或辦理其他業(yè)務時，可借支備用金，報賬即予以歸還。3、備用金的管理原則是限額借款，按時歸還，誰借誰清，前帳不清，后賬不借。4、單筆借支5000元以上大額備用金需提前1天通知財務管理中心。四、資金計劃資金的收付按收支兩條線的原則辦理，支出統(tǒng)一實行計劃管理，公司各部門、各項目公司在計劃內辦理款項的支付。1、公司各部門、各項目公司在每月3日前提出資金使用計劃。****公司（部門）年月份資金使用計劃單位：萬元序號業(yè)務類別單位名稱業(yè)務內容應付金額計劃支付金額備注1工程款25小計6材料款789小計10銷售費用1112小計13稅金14貸款利息15管理費合計2、每月5日，財務管理中心形成匯總表祥泰實業(yè)公司資金使用計劃匯總單位：萬元序號用款單位項目應付金額計劃支出項目及金額核定金額工程款材料款銷售費用管理性支出還貸款利息稅金其它合計1祥泰麒麟閣2祥泰新河灣3森林河灣4源泰物業(yè)5公司本級合計3、祥泰實業(yè)公司召開資金分析會，分管領導簽批使用額度。4、每月10日前下傳各項目公司（部門）執(zhí)行各項目公司（部門）在批準后的資金使用計劃限額內，統(tǒng)籌安排相應項目的資金支出，結合相應付款流程辦理資金的支付，保證業(yè)務運轉正常。月末各公司財務部編制本月資金執(zhí)行情況表，并分析資金計劃執(zhí)行情況。五、資金調度1、公司日常的資金調度由財務管理中心總經理批準。2、各項目公司資金原則上不得用于非項目占用或外借。特殊事項的辦理，必須經實業(yè)公司分管領導批準，完善付款手續(xù)、確保資金安全，并按15%收取資金占用費。六、融資財務管理中心根據公司批準的年度項目開發(fā)計劃、投資估算和資金結余情況編制項目融資計劃（融資規(guī)模為當年度實際投入的65%），根據項目公司提供的項目證照形成融資材料。七、銷售回款嚴格執(zhí)行銷售合約，建立銷售回款責任制，明確三個責任主體（開發(fā)部、營銷部、財務部），促進銷售資金回籠，提高資金利用率。1、一次性付款由營銷中心配合，依據合同約定的時間收款。2、按揭付款銷售部門在按銀行要求收集客戶資料齊全后，及時將按揭資料傳遞給財務管理中心委派的財務人員，由財務管理中心委派的財務人員協(xié)調按揭業(yè)務銀行，保證在銀行認可資料齊全的情況下三周內按揭款到帳。（項目公司開發(fā)部負責協(xié)調房管部門、營銷中心協(xié)調客戶）管理性支出管理規(guī)范管理性支出報銷按誰經辦誰負責的原則辦理。管理性支出的列支，實行一支筆簽字制。財務會計部對公司經濟業(yè)務內容及過程有知情權，審核時發(fā)現弄虛作假者，拒絕報銷，并報告公司總裁作出處理。一、辦公類用具的購置1、日常消耗類辦公用品綜合管理中心憑公司分管領導簽批的《辦公用品申購單》辦理款項的借支；購買后，憑發(fā)票和辦公用品管理人員的點收憑據及時辦理報銷手續(xù)。2、2000元以下、可以多次周轉使用的物品，作為低值易耗品管理。需購置低值易耗品的部門，必須先由本部門提出申請、中心總經理簽認、公司總裁審批后統(tǒng)一由綜合管理中心購買、登記并管理，由使用部門（或個人）保管，財務管理中心根據有關規(guī)定進行低值易耗品核算。3、凡價值在2000元以上，使用年限在2年以上的辦公用具，作為固定資產管理，堅持“先批后買”的原則，在年度購置計劃內購置。先由使用部門提出申請、中心總經理簽認、公司總裁審批、財務管理中心審核后方可購買。購置的固定資產，統(tǒng)一由辦公室登記并管理，由使用部門（或個人）保管，財務管理中心根據有關規(guī)定進行固定資產核算。二、差旅費公司員工出差的生活、住宿按公司綜合管理中心制定的標準執(zhí)行。出差的員工憑《出差審批表》辦理差旅費的借支和報銷。三、業(yè)務招待費公司外事招待業(yè)務，堅持定額控制、厲行節(jié)約、先請示后招待的原則。由經辦人員填寫《招待費審批單》，經領導簽字批準后到財務借支，《招待費審批單》是費用列支的憑據之一；未及時審批的，應電話請示領導，招待后的2日內補全審批手續(xù)，憑經領導簽批的《招待申請單》和合規(guī)的發(fā)票辦理報銷手續(xù)，無審批手續(xù)或審批不全者財務管理中心不予報銷。四、車輛使用費汽車車輛維修、保養(yǎng)前，須填寫車輛保養(yǎng)維修申請書，憑審批后的申請書到財務辦理款項的借支。沒有經過批準的車輛保養(yǎng)維修，財務管理中心不予受理。日常油料消耗由綜合管理中心購買加油卡，采用百公里耗油標準和行駛公里綜合控制。五、各中心、各項目公司單筆非生產性支出超過20000元，須報詳泰實業(yè)公司財務管理中心審批；單筆管理性支出超過50000元，須報祥泰實業(yè)公司總裁審批；經批準后，項目公司財務辦理支付。會計核算工作規(guī)范一、、會計核算內容各單位發(fā)生的下列事項，應當及時辦理會計手續(xù)、進行會計核算：1、款項的收付；2、財物的收發(fā)、增減和使用；3、債權債務的發(fā)生和結算；4、資本增減；5、收入、支出、費用、成本的計算；6、財務成果的計算和處理；7、其他需要辦理會計手續(xù)、進行會計核算的事項。二、會計核算內容注意事項1、各單位不得偽造、變造會計憑證和會計賬簿，不得設置賬外賬，不得報送虛假會計報表。2、會計憑證、會計賬簿、會計報表、會計軟件、電子數據記錄和其他會計資料，應當建立檔案，妥善保管。會計檔案管理按照相關規(guī)定執(zhí)行。3、各種會計資料除必須用復寫紙?zhí)讓懙囊酝猓坏檬褂靡淄噬膱A珠筆、鉛筆進行簽名、記錄、制單、登賬。除按規(guī)定應使用紅色墨水外，不得用紅色墨水記錄會計資料。各種會計資料中的簽名除會計軟件允許直接生成的外，其他簽名均不得打印生成，應當由經辦人簽名或蓋章。第一節(jié)填制會計憑證一、會計憑證的分類會計憑證分為原始憑證和記賬憑證。原始憑證是在經濟業(yè)務發(fā)生時取得或填制的,用以證明經濟業(yè)務的發(fā)生或完成情況的書面證明,它是會計核算的原始依據。記賬憑證是會計人員根據審核后的原始憑證進行歸類、整理，并確定會計分錄而編制的憑證，是直接憑以登賬的依據。記賬憑證記載的是會計信息，從原始憑證到記賬憑證是經濟信息轉換成會計信息的過程，是一種質的飛躍。二、原始憑證（一）原始憑證的基本要求1、在辦理每一項經濟業(yè)務時，必須取得或者填制原始憑證，并及時送交會計機構。2、原始憑證的內容必須具備：憑證的名稱；填制憑證的日期；填制憑證單位名稱或者填制人姓名；經辦人員的簽名或者蓋章；接受憑證單位名稱；經濟業(yè)務內容；數量、單價和金額。3、原始憑證印章必須齊全：從外單位取得的原始憑證，必須蓋有填制單位財務專用章或發(fā)票專用章；從個人取得的原始憑證，必須有填制人員的簽名或者蓋章；自制原始憑證必須有經辦單位領導人或者其指定的人員簽名或者蓋章；對外開出的原始憑證，必須加蓋本單位財務專用章或發(fā)票專用章。4、對外經濟業(yè)務取得的發(fā)票必須符合規(guī)定。取得的行政事業(yè)性收費收據必須是財政部門核發(fā)的統(tǒng)一收據。取得的外單位自制收據，除經國家財政稅務機關認可的特殊行業(yè)外，其他均不得作為進入成本費用的原始憑證。資金往來收據、作廢發(fā)票、超過規(guī)定使用期的發(fā)票不得作為進入成本費用的依據。5、原始憑證記錄要真實，計算要準確。憑證名稱與經濟業(yè)務內容相符。憑證填制日期與經濟業(yè)務發(fā)生的日期相符；經濟業(yè)務與合同、協(xié)議、訂貨單、物資申請計劃等相符。品種、數量、單價填制正確，大寫和小寫金額相符；購買實物或需確認的原始憑證，必須有驗收證明或確認證明。支付款項的原始憑證，必須有收款單位和收款人的收款證明。6、一式幾聯(lián)的原始憑證，應當注明各聯(lián)的用途，只能以一聯(lián)作為報銷憑證，規(guī)定了報銷聯(lián)的，只能以報銷聯(lián)報銷。需手工填開的一式幾聯(lián)的發(fā)票和收據，必須用雙面復寫紙（發(fā)票和收據本身具備復寫紙功能的除外）套寫，并連續(xù)編號。作廢時應當加蓋“作廢”戳記，連同存根一起保存，不得撕毀。7、原始憑證發(fā)生錯誤，不準涂改、挖補、刮擦或消除字跡。應當由開出單位重開或者更正，更正處應當加蓋開出單位的公章。8、發(fā)生銷貨退回的，除填制退貨發(fā)票外，還必須有退貨驗收證明；退款時，必須取得對方的收款收據或者匯款銀行的憑證，不得以退貨發(fā)票代替收據。9、職工借款憑據，必須附在記賬憑證之后。收回借款時，應當另開收據，不得退還原借款借據。內部其他單位職工到本單位出差時的臨時借款，應征得借款人所在單位負責人或會計主管的同意后，由借款人用復寫紙?zhí)顚懸皇饺萁杩罱钃?，交審批人審批（必須用復寫紙簽批），簽批時應注明借款人所在單位同意人的意見。借款借據“付款單位”聯(lián)由付款單位做記賬附件，“收款單位”聯(lián)隨轉賬通知書轉借款人所在單位記賬。10、經上級有關部門批準的經濟業(yè)務，應當將批準文件作為原始憑證附件。如果批準文件需要單獨歸檔的，應當在憑證上注明批準機關名稱、日期和文件字號。11、如果一張原始憑證所列支出需要幾個單位共同負擔的，應按照其他單位負擔的部分給對方填制“原始憑證分割單”進行結算。分割單的內容應包括原始憑證的名稱、編號、金額及所依附的記賬憑證編號，填制原始憑證單位的名稱和日期，填制“原始憑證分割單”的單位名稱、財務專用章、填制日期、分擔金額、會計主管、經辦人的簽章，各分割單的內容、數量、金額應與原始憑證相符。12、相關經濟業(yè)務需要參見其他記賬憑證及所附原始憑證的，應在參見憑證上注明被參見的憑證年月、種類及編號。13、內部、關聯(lián)單位間轉賬開出轉賬通知書應記錄業(yè)務所屬年月、對方單位名稱、經濟業(yè)務摘要、轉賬金額、列賬科目、借貸方向、所附附件張數、會計主管、制證人、填開日期。通知書上填制單位名稱處須加蓋財務專用章，會計主管應審核發(fā)出的列賬通知書及附件并在會計主管欄蓋章。直接往來單位轉賬通知書應一式兩份，留存一份，發(fā)出通知一份。14、各種銀行結算憑證必須按規(guī)定填制和取得。發(fā)票和票據必須按規(guī)定保管、登記、使用、檢查，發(fā)票和票據應建立專門的登記簿記載簽發(fā)使用情況。根據中國人民銀行的有關規(guī)定，填寫票據和結算憑證，必須做到標準化、規(guī)范化，要要素齊全、數字正確、字跡清晰、不錯漏、不潦草，防止涂改。（1）中文大寫金額數字應用正楷或行書填寫，如壹、貳、叁、肆、伍、陸、柒、捌、玖、拾、佰、仟、萬、億、元、角、分、零、整（正）等字樣。不得用一、二（兩）、三、四、五、六、七、八、九、十、念、毛、另（或０）填寫，不得自造簡化字。（2）中文大寫金額數字到“元”為止的，在“元”之后，應寫“整”（或“正”）字，在“角”之后，可以不寫“整”（或“正”）字。大寫金額數字有“分”的，“分”后面不寫“整”（或“正”）字。（3）中文大寫金額數字前應標明“人民幣”字樣，大寫金額數字應緊接“人民幣”字樣填寫，不得留有空白。大寫金額數字前未印“人民幣”字樣的，應加填“人民幣”三字。在票據和結算憑證大寫金額欄內不得預印固定的“仟、佰、拾、萬、仟、伯、拾、元、角、分”字樣。（4）阿拉伯小寫金額數字中有“0”時，中文大寫應按照漢語語言規(guī)律、金額數字構成和防止涂改的要求進行書寫。舉例如下：①阿拉伯數字中間有“O”時，中文大寫金額要寫“零”字。如￥1，409．50，應寫成人民幣壹仟肆佰零玖元伍角。②阿拉伯數字中間連續(xù)有幾個“0”時，中文大寫金額中間可以只寫一個“零”字。如￥6,007.14，應寫成人民幣陸仟零柒元壹角肆分。③阿拉伯金額數字萬位或元位是“0”，或者數字中間連續(xù)有幾個“0”，萬位、元位也是“0’，但千位、角位不是“0”時，中文大寫金額中可以只寫一個零字，也可以不寫“零”④阿拉伯金額數字角位是“0”，而分位不是“0”時，中文大寫金額“元”后面應寫“零”字。如￥16,409.02，應寫成人民幣壹萬陸仟肆佰零玖元零貳分；又如￥325.04，應寫成人民幣叁佰貳拾伍元零肆分。（5）阿拉伯小寫金額數字前面，均應填寫入民幣符號“￥”。阿拉伯小寫金額數字要認真填寫，不得連寫分辨不清。（6）票據的出票日期必須使用中文大寫。為防止變造票據的出稟日期，在填寫月、日時，月為壹、貳和壹拾的，日為壹至玖和壹拾、貳拾和叁拾的，應在其前加“零”；日為抬壹至拾玖的，應在其前加“壹”。如1月15日，應寫成零壹月壹拾伍日。再如10月20日，應寫成零壹拾月零貳拾日。票據出票日期使用小寫填寫的，銀行將不予受理。大寫日期未按要求規(guī)范填寫的，銀行可予受理，但由此造成損失的，由出票入自行承擔。（7）簽發(fā)支票應使用墨汁或碳素墨水填寫，未按規(guī)定填寫，被涂改冒領的，由出票人負責。支票的大小寫金額和收款人不得更改。其他事項，原記載人可以更改，更改時應由原記載人在更改處簽章證明。15、不得簽發(fā)空頭支票或故意簽發(fā)與預留印鑒、密碼不符的支票，不得簽發(fā)遠期支票；授權補記支票必須記載出票日期、用途、限額，不準以空白支票交給他人做信用抵押，授權補記支票領用必須有會計機構負責人、會計主管和單位領導的簽批意見，并建立單獨的登記簿落實補記事項及責任；支票須按順序號簽發(fā)，領票人要在支票存根和支票使用登記簿簽章；支票作廢時，應連同存根及時加蓋“作廢”戳記，作為記賬憑證附件和下一張支票存根粘貼在一起，以便于核對。原則上每張有效的支票存根均應單獨編制一張記賬憑證，記賬憑證上應列示該支票的編號，已開出支票退回另開的應在記賬憑證上注明重新開出支票的編號。16、同類經濟業(yè)務的原始憑證數量較多時，需要單獨裝訂保管的，應在憑證后附原始憑證匯總表，原始憑證匯總表應注明單獨裝訂的原始憑證編號，匯總日期、經濟業(yè)務內容、數量、金額及其合計數、匯制人簽章、匯總原始憑證的張數，同時在單獨裝訂的原始憑證封面注明記賬憑證年月、編號、列賬摘要、列賬科目、列賬金額。單獨裝訂的原始憑證應與該月記賬憑證一起保管。17、工資、獎金等發(fā)放單，作為原始憑證保管。職工工資、獎金等原則上由本人簽字領取。特殊情況時可由財務管理中心確認后方可代領，代領人應留下身份證明，在簽字處簽章并注明代領。委托金融機構代發(fā)時，可不由個人簽章，但應編制委托發(fā)放表，金融機構簽章之后的代發(fā)清單應附在支付憑證下作為附件。（二）原始憑證的粘貼原始憑證均應在粘貼簿（橫向A4紙）上逐張順序均勻粘貼，同類性質的單據，盡量貼在一起；粘貼原始憑證時，從粘貼簿的右下角開始向上按列逐張順序粘貼，一列粘滿后再往左從底邊向上逐張順序粘貼，以此類推。粘貼要求整體平整，票據之間至少應參差5mm，票據邊緣不得超出粘貼簿邊緣，票據大于粘貼簿的應逐張折疊在粘貼簿邊緣內，折疊時應考慮便于翻閱和裝訂；所有粘貼簿均正面朝上粘貼，裝訂線內、報銷信息欄和簽批欄不得粘貼單據。（三）原始憑證的審核及處理1、會計人員應以有關規(guī)章、制度以及計劃、合同等為依據，對原始憑證進行審核。2、原始憑證記載內容應真實，與客觀情況相符。3、原始憑證內容應填寫齊全。單位名稱、計量單位、數量、單價和金額填寫準確；文字和數字填寫清楚；憑證中無不規(guī)范的改動。4、審批手續(xù)必須完備。受理購買實物、支付費用的原始憑證，除有支票存根或銀行匯款單外，還必須取得對方的收據、發(fā)票等，同時有經辦人、驗收人、業(yè)務主管簽章，并注明用途；各種借款，必須按規(guī)定履行審批手續(xù)；報銷購買圖書、食品、辦公用品等無明細的發(fā)票時，必須附有經辦人員驗收后按實填制的與發(fā)票總額相符的明細表；購買原材料配件等物資須有內容完整、字跡清晰、交料人、收料人、業(yè)務人員簽章齊全的收料點驗單。5、對于因特殊情況遺失的原始憑證，應取得原開出單位蓋有公章的證明，并注明原來憑證的編號、內容數量和金額等，由經辦單位領導人和會計機構負責人、會計主管人員批準后，才能代作原始憑證。如果確實無法取得證明的，如火車、輪船、飛機票等，應由當事人寫明詳細情況由經辦單位領導人和會計機構負責人、會計主管人員簽署明確意見后，代作原始憑證。三、記賬憑證（一）記賬憑證的基本要求1、會計人員應根據審核無誤的原始憑證填制記賬憑證。記賬憑證均應用公司統(tǒng)一規(guī)定的財務軟件生成。2、實業(yè)公司統(tǒng)一使用記賬憑證一類，采用橫向A5紙（或A4紙一半）打印。3、記賬憑證可以根據每一張原始憑證填制，或者根據若干張同類原始憑證匯總填制，也可以根據原始憑證匯總表填制，但不得將不同內容和類別的原始憑證匯總填制在一張記賬憑證上。4、記賬憑證摘要必須清楚、簡明扼要，起始字必須是收、付、轉、列、計提、預提、攤銷、結轉、購、更正、訂正、調整、注銷等，內容要與附件相符，不能照抄。往來業(yè)務、借款和報銷業(yè)務的憑證應具備對方單位名稱或個人的所屬部門及姓名，向銀行提取現金需注明原因。5、收支結轉、費用預提攤銷應注明期間。6、除結賬和更正錯誤的記賬憑證可以不附原始憑證外，其他記賬憑證必須附有原始憑證。如果一張原始憑證涉及幾張記賬憑證，可以把原始憑證附在一張主要的記賬憑證后面，并在其他記賬憑證上注明附有該原始憑證的記賬憑證的編號或者附原始憑證復印件。7、經濟合同等重要原始憑證需單獨保管時，或原始憑證數量較多需單獨裝訂時，應在記賬憑證的附件張數下注明原始憑證另存情況，同時在單獨存放的原始憑證上注明記賬憑證的時間、種類、編號等。8、所附原始憑證張數的計算應以全部原始憑證（不含“粘貼簿”）的自然張數計算。9、填制完畢的記賬憑證應交審核人員審核，審核發(fā)現記賬憑證填制錯誤應退回制證人員重新填制；經確認無誤后在記賬憑證上蓋章。10、出納人員根據審核無誤的憑證辦理收付款手續(xù)，檢點現金或支票入庫；分別在相應的憑證上蓋“現金收訖”、“現金付訖”、“銀行收訖”或“銀行付訖”章。（二）記賬憑證差錯的更正1、在記賬前發(fā)現填制的記賬憑證有誤，應當重新填制。2、已經記賬的記賬憑證，在當年內發(fā)現錯誤時，應用負數填寫一張與原內容相同的記賬憑證，在摘要欄注明“注銷某月某日某號憑證”字樣，同時再用正數重新填制一張正確的記賬憑證，注明“訂正某月某日某號憑證”字樣。如果會計科目沒有錯誤，只是金額錯誤，也可以將正確數字與錯誤數字之間的差額，另編一張調整的記賬憑證，調增金額用正數，調減金額用負數。3、發(fā)現以前年度記賬憑證有錯誤的，應當填制一張更正的記賬憑證。4、收、付款憑證原則上不能出現負數，非現金和銀行存款科目錯誤的用轉賬憑證進行更正，已做收付的款項發(fā)生退回應分別編制付款、收款憑證。5、為保證發(fā)生額的準確性，沖回成本費用類科目和損益科目時，原則上以紅字在原借貸方調整。（三）記賬憑證保管會計機構、會計人員要妥善保管會計憑證。1、會計憑證應當及時傳遞，不得積壓。2、會計憑證填制、登記完畢后，應當按照分類和編號順序保管，不得散亂丟失。3、記賬憑證應當按照編號順序連同所附的原始憑證折疊整齊，壓實平整，在每月會計業(yè)務處理完畢后一月內裝訂成冊。4、憑證封面上注明單位名稱、年度、月份和起訖日期、憑證種類、起訖號碼、附件張數、保管期限，裝訂人、財務主管應在憑證封面蓋章。5、記賬憑證及原始憑證不得外借，其他單位如因特殊原因需要使用時，經本單位會計機構負責人、會計主管人員批準，可以復制。向外單位提供的憑證復制件，應當在專設的登記簿上登記，并由提供人員和收取人員共同簽名或者蓋章。第二節(jié)登記會計賬簿一、會計賬簿種類會計賬簿主要包括總賬、明細賬、日記賬和其他輔助性賬簿。二、會計賬簿的基本內容會計賬簿的基本內容包括封面、扉頁和賬頁。（一）賬簿封面應標明：單位全稱、賬簿名稱、會計年度、冊數等項目。（二）賬簿扉頁應當附啟用表，并列明賬戶目錄。1、啟用表的內容包括：啟用日期、賬簿頁數、記賬人員和會計機構負責人、會計主管人員姓名，并加蓋名章和單位公章。2、記賬人員或者會計機構負責人、會計主管人員調動工作時，應當注明交接日期、接辦人員或者監(jiān)交人員姓名，并由交接雙方人員簽名或者蓋章。（三）已啟用的賬簿應貼印花并在印花稅票上劃線注銷。三、總賬總賬可用財務軟件生成的一級科目余額表替代，每月打印一次，按年裝訂成冊，裝訂時編寫總頁次，保管期限同總賬保管期限。四、明細賬及輔助賬（一）財務軟件生成的賬頁統(tǒng)一按年度用橫向A4紙雙面打印，賬頁每面排版應一致，不可顛倒，賬頁左側預留裝訂線位置。（二）各種打印賬簿應在年報審定后一月內裝訂完畢。五、日記賬（一）現金、銀行存款日記賬采用訂本式賬簿，各單位必須根據記賬憑證每日逐筆順序登記。訂本式賬簿啟用時填寫啟用表項目并從第一頁到最后一頁順序編定頁數，不得跳頁、缺號。（二）現金日記賬第一頁右上角應注明現金庫存限額，每日現金余額不得超過庫存限額。銀行存款日記賬右上角應注明戶名全稱（有簡稱應同時注明簡稱）、開戶行名稱、賬號。（三）一本銀行存款日記賬原則上只登記一個銀行賬戶賬目。若部分銀行賬戶業(yè)務發(fā)生較少，可用一本銀行存款日記賬登記多個銀行賬戶賬目，各賬戶記錄應分開，并在啟用表記事欄中注明多個銀行賬戶共用一本日記賬的情況，注明各賬戶的起止頁碼，同時在各賬戶起頁右上角應注明戶名全稱（有簡稱應同時注明簡稱）、開戶行名稱、賬號，登記時從各賬戶起始頁起按頁次順序登記。（四）每月末銀行存款日記賬余額應與銀行對賬單進行核對，核對余額不一致的，應當查明原因，編制“銀行存款余額調節(jié)表”。銀行對賬單應每月打印，裝訂在每月最后一張銀行憑證之后，有銀行存款余額調節(jié)表的應附在各月銀行對賬單之后。銀行對賬單和銀行存款余額調節(jié)表應復印一份根據銀行存款日記賬的設置按年分冊順序裝訂以備查對。（五）手工登記日記賬的基本要求1、必須按照規(guī)定及時登記，登記時按照業(yè)務日期順序登記。2、登記時應按記賬憑證日期、編號、摘要、金額和其他有關資料逐項登記，不得漏記、錯記或重記。3、登賬字跡清晰、工整，不得潦草。書寫的文字和數字上面要留有適當空格，不要寫滿格，一般應占格距的二分之一。4、按頁次順序連續(xù)登記，不得跳行、隔頁。如果發(fā)生跳行、隔頁，應用紅色墨水從空行、空頁的左下角第一列起處至右上角最末一列止處劃斜線注銷，或者注明“此行空白”、“此頁空白”字樣，并由記賬人員蓋章。5、結賬（1）日結采用一行兩線，月結采用兩行三線，同時日結月結采用三行四線。劃線應使用紅色水筆，線條應平順細膩，從結賬行左側第一列起處至右側最后一列止處。除12月末的“本年累計”行下面所劃線為紅雙線外，其余結賬所劃線均為單紅線。（2）單獨日結應結出本日借貸方發(fā)生額和本日余額。在摘要列蓋“本日合計”章，借貸方向列標明余額方向，余額列登記本日余額。（3）單獨月結應順序結出本月借貸方發(fā)生額、年累借貸方發(fā)生額，本月發(fā)生額行摘要列蓋“本月合計”印章，年累發(fā)生額行摘要列蓋“本年累計”印章。年累發(fā)生額行借貸方向列標明余額方向，余額列登記期末余額。（4）同時日結月結的應順序結出本日借貸方發(fā)生額、本月借貸方發(fā)生額、年累借貸方發(fā)生額，本日發(fā)生額行摘要列蓋“本日合計章”、本月發(fā)生額行摘要列蓋“本月合計”印章，年累發(fā)生額行摘要列蓋“本年累計”印章。（5）沒有余額的賬戶，應當在結賬最后一行借貸方向列內標明“平”字，并在余額欄內用“-0-”表示，“0”應標在“元”所對應列。（6）結賬行日期列、憑證類型及編號列、對方科目列均留空白。（7）本日發(fā)生額合計根據本日各筆業(yè)務相加結出，本月發(fā)生額合計根據本月各日合計相加結出，本年發(fā)生額累計根據本月發(fā)生額合計加上月本年累計發(fā)生額結出。（8）結賬時應根據期初余額、本日借貸方發(fā)生額、本月借貸方發(fā)生額、本年借貸方發(fā)生額累計對期末余額進行檢驗。（9）日結、月結后賬頁能連續(xù)登記的，應在結賬最后一行的下一行繼續(xù)次日或次月的賬目登記，不能連續(xù)登記的，應分不同情況在次頁第一行開始后續(xù)賬目登記或過次頁結賬之后開始后續(xù)賬目登記。（10）賬簿年結之后有余額的賬戶應在最后一次結賬之頁的最后一行結轉下年，空行劃斜線注銷，在結轉下年行摘要列內蓋“結轉下年”章，借貸方向列注明“借”或“貸”，余額列內填寫結轉下年的期末余額。（11）新的會計年度根據上年結轉數開設賬簿的，應在賬簿第一頁第一行摘要欄內蓋“上年結轉”章，借貸方向列注明“借”或“貸”，余額列內填寫上年結轉的期末余額。（12）賬簿過次頁、承前頁。①每月結賬的賬頁登記到最后一行不能完全結出“本月合計”和“本年累計”的，應結轉下頁，在最后一行摘要列內蓋“過次頁”章，過次頁行應當結出本月已登記的借貸方發(fā)生額合計及過次頁時的余額，標明余額方向。過次頁行上面留有空行的應按前述方法注銷。在次頁的第一行摘要列內蓋“承前頁”章，登記上頁結轉的借貸方發(fā)生額、借貸方向、余額。過次頁、承前頁行日期列、憑證類型及編號列、對方科目列均留空白。②需日結賬頁登記到最后一行不能日結時，應結轉下頁繼續(xù)登記，在最后一行摘要列內蓋“過次頁”章，過次頁行應當結出本日已登記的借貸方發(fā)生額及過次頁時的余額，標明余額方向。在次頁的第一行摘要列內蓋“承前頁”章，登記上頁結轉的借貸方發(fā)生額、借貸方向、余額。過次頁、承前頁行日期列、憑證類型及編號列、對方科目列均留空白。③需日結賬頁登記到最后一行能日結時，應進行結出“本日合計”，下頁第一行開始登記次日及以后賬目。④需日結并同時需要月結賬頁登記到最后一行不能完全結出“本日合計”、“本月合計”和“本年累計”的，應結轉下頁結賬，在最后一行摘要列內蓋“過次頁”章，過次頁行應當結出本日已登記的借貸方發(fā)生額合計及過次頁時的余額，標明余額方向。過次頁行上面留有空行的應按前述方法注銷。在次頁的第一行摘要列內蓋“承前頁”章，登記上頁結轉的借貸方發(fā)生額、借貸方向、余額。過次頁、承前頁行日期列、憑證類型及編號列、對方科目列均留空白。在次頁二、三、四行結出“本日合計”、“本月合計”和“本年累計”。6、賬簿記錄差錯更正（1）手工登記賬簿記錄發(fā)生錯誤，不準涂改、挖補、刮擦或者用藥水消除字跡，不準重新抄寫，應當將錯誤的文字或者數字劃雙紅線注銷，但必須使原有字跡仍可辨認，然后在劃線上方填寫正確的文字或者數字，并由記賬人員在更正處蓋章。對于錯誤的數字，應當全部劃雙紅線更正，不得只更正其中的錯誤數字。對于文字錯誤，可只劃去錯誤的部分。（2）由于重復登記記賬憑證而使賬簿記錄發(fā)生錯誤，應當將此行全部劃雙紅線注銷。（3）由于漏記而使賬簿記錄順序發(fā)生錯誤，發(fā)現時后續(xù)記錄已經登記，未結賬的應將漏記憑證在發(fā)現后予以補充登記，已結賬的應注銷結賬行，補記之后重新結賬。若漏記僅涉及一頁記錄，應在此頁左下角空白處注明漏記補記情況；若漏記涉及兩頁及兩頁以上記錄，應在應記頁和補記頁同時注明漏記補記情況。（4）根據編制錯誤的記賬憑證登記而使賬簿記錄發(fā)生錯誤的，應在發(fā)現錯誤時編制更正的記賬憑證，并根據更正后的記賬憑證登記賬簿，原有登記記錄不得注銷、修改。7、檢查（1）現金必須日清日結，每日結出當日發(fā)生額和余額，每日業(yè)務終了清查庫存現金，確保賬實相符，發(fā)現差異應及時查明原因，進行處理。（2）銀行存款應做到日清月結，每日結出各賬戶余額，月末與銀行對賬單相互核對，若不相符，應編制銀行存款余額調節(jié)表。（3）會計機構負責人、會計主管人員必須不定期對庫存現金、有價證券、銀行對賬單和現金日記賬、銀行存款日記賬進行抽查核對，每月不少于2次，會計機構負責人、會計主管人員應在抽查記錄和抽查日日記賬余額欄外蓋章，根據抽查情況填制《現金抽查盤點表》。發(fā)現問題要及時處理。六、對賬記賬之后應及時對賬。如果遇到特殊情況，如有關人員調動辦理調動手續(xù)前或發(fā)生非常事件后，也應及時對賬，保證賬證相符、賬賬相符、賬實相符。1、賬證核對。核對會計賬簿記錄與原始憑證、記賬憑證的時間、憑證字號、內容、金額是否一致，記賬方向是否相符。2、賬賬核對。核對不同會計賬簿之間的賬簿記錄是否相符，包括：總賬有關賬戶的余額核對，總賬與明細賬核對，總賬與日記賬核對，會計部門的財產物資明細賬與財產物資保管和使用部門的有關明細賬核對等。3、賬實核對。核對會計賬簿記錄與財產等實有數額是否相符。包括：現金日記賬賬面余額與現金實際庫存數相核對；銀行存款日記賬賬面余額定期與銀行對賬單相核對，不相符時應編制銀行存款余額調節(jié)表；各種財物明細賬賬面余額與財物實存數額相核對；各種應收、應付款明細賬賬面余額與有關債務、債權單位或者個人核對等。第三節(jié)編制財務會計報告一、編制財務會計報告基本要求財務會計報告，是指企業(yè)對外提供的反映企業(yè)某一特定日期財務狀況和某一會計期間經營成果、現金流量的文件。編制財務會計報告基本要求有：（一）各單位應當以持續(xù)經營為基礎，根據實際發(fā)生的交易和事項，按照有關規(guī)定進行確認和計量，在此基礎上編制財務報表。（二）編制財務報告必須符合《企業(yè)會計準則》的規(guī)定以及報表編制統(tǒng)一要求。（三）各單位對外報送的財務報告應當符合國家及所報送單位規(guī)定的格式和要求。單位內部管理報表，統(tǒng)一按公司規(guī)定的格式和要求填報。二、財務報告內容（一）財務報告分為年度、月度財務報告。（二）財務報告包括會計報表及其說明。會計報表包括會計報表主表、會計報表附表、會計報表附注、財務情況專項說明等。三、會計報表的編制（一）各單位必須根據登記完整、核對無誤的會計賬簿記錄和其他有關資料編制會計報表，做到數字真實、計算準確、內容完整、說明清楚。科目明細表要按明細科目實際發(fā)生日期和實際內容進行填列，有動態(tài)的賬戶按最后一筆業(yè)務發(fā)生的日期填列。科目明細表不能合并填列。（二）各報表匯總（合并）單位必須根據審核無誤的全部所屬單位的報表，編制出匯總（合并）報表，不得隱瞞。所有基層報表編制單位向上一級報表合并或匯總單位上報決算時，必須同時上報正確的科目余額表和賬套。上一級合并或匯總單位負有審核責任，要督促和指導所屬單位自審自查，并逐單位審核科目余額表、明細賬和報表的勾稽關系，決不允許出現賬表不符或合并抵銷不正確的情況。匯總（合并）報表按匯總（合并）期間裝訂，納入匯總（合并）范圍的分戶報表應裝訂在匯總（合并）報表之后，匯總（合并）報表封面應注明匯總（合并）單位、期間、簽章；封面后應有目錄，列明納入匯總（合并）范圍的單位及分戶報表的頁次。（三）各單位應在規(guī)定時間內按規(guī)定編報月份、季度、年度會計報表，不得為了趕編會計報表而提前結賬，不得任意估計數字，嚴禁弄虛作假。表內各項目，包括補充資料，都應填寫齊全。（四）任何人不得篡改或者授意、指使、強令他人篡改會計報表的有關數字。（五））會計報表之間、會計報表各項目之間，凡有對應關系的數字，應當相互一致。本期會計報表與上期會計報表之間有關的數字應當相互銜接。如果不同會計年度會計報表中各項目的內容和核算方法有變更的，應當在年度會計報表中加以說明。（六）報表匯總（合并）工作底稿應按會計報表期間打印并裝訂存檔。四、會計報表附注和財務情況說明書的編制（一）各會計主體均應按照《企業(yè)會計準則》和公司總部的有關規(guī)定，依據完整的會計報表及其他計劃、統(tǒng)計資料等，認真編寫財務情況說明書和會計報表附注，做到項目齊全，內容完整。（二）會計報表附注是為了便于會計報表使用者理解會計報表的內容而對會計報表的編制基礎、編制依據、編制原則和方法及主要項目等所作的解釋。它是對會計報表的補充說明，是財務決算報告的重要組成部分。（三）財務情況說明書，又稱“財務狀況說明書”，是指企業(yè)在一定時期內對財務、成本計劃的執(zhí)行情況，損益形成和增減的原因進行分析總結所形成的文字材料，是財務報表的補充說明，也是財務報告的重要組成部分。財務情況說明書主要內容應包括：1、分析企業(yè)經營情況及主營業(yè)務收入、成本、費用情況2、利潤實現、分配及企業(yè)虧損情況3、資金增減和周轉情況4、對企業(yè)財務狀況、經營成果和現金流量有重大影響的事項5、企業(yè)本年科技投入和支出情況。6、針對本年度企業(yè)經營管理中存在的問題，下年度擬采取的改進管理和提高經營業(yè)績的具體措施，以及業(yè)務發(fā)展計劃等。7、各單位總結和評價本單位財務狀況及經營成果的財務指標應包括上級單位規(guī)定的各種指標。五、財務報告的打印與報送（一）各單位應按規(guī)定期限報送所編制的財務報告。（二）各單位內部管理報表和對外報送的報表，應分別裝訂，分類歸檔。（三）財務報告應當按照會計報表封面、目錄、封面信息、會計報表、會計報表附注、財務情況說明書的順序裝訂成冊，加蓋公章。封面上應當注明：單位名稱，財務報告所屬年度、季度、月度，送出日期，并由單位法定代表人、總會計師、會計機構負責人、會計主管人員簽字并蓋章、編表人簽字。4、根據規(guī)定應當對財務報告進行審計的，編制單位應當先行委托注冊會計師進行審計，并將注冊會計師出具的審計報告按照規(guī)定的期限一并報送。會計檔案管理規(guī)范一、會計檔案工作內容會計檔案收集整理、會計檔案歸檔、會計檔案保管利用二、會計檔案的收集、整理（一）各單位每年形成的會計檔案，由財務會計部門指定專人按照歸檔要求，負責整理立卷、裝訂成冊、編制會計檔案保管清冊。這項工作要列入財務會計部門的職責范圍、有關人員的崗位責任制和會計基礎工作標準化的內容進行考核。（二）各單位每年形成的會計檔案，在會計年度終了后，可暫由本單位財務會計部門保管一年（出納人員不得兼管會計檔案），期滿后，由財務會計部門和經辦人編造清冊向檔案部門移交，一般要求在每年六月底前交接完畢。對于施工年限超過一年的工程項目，可在項目竣工決算后將檔案交存檔案部門。財務會計部門不得自行封包保存，檔案部門必須按期接受，不得推諉、拒絕。（三）財務會計部門向檔案部門移交的會計檔案，必須符合鐵道部財務司公布的《會計基礎工作標準化考核管理辦法》中的有關要求。（四）會計檔案的立卷整理，應遵循財務工作的規(guī)律，當會計年度終了后，按照會計憑證，會計帳簿，會計報表等分別進行整理，裝訂成冊，組成保管單位，一本憑證、帳簿、一個年度的財務報告為一個保管單位，各種會計檔案的整理要求是：1、會計憑證的整理（1）將記賬憑證及所附原始單據粘貼在“會計憑證粘貼單”上，粘貼時張與張之間要均勻、整齊。對超過卷紙規(guī)格的大型原始憑證和匯總表的等應折疊擺放，與卷皮規(guī)格大小相同的中型原始憑證應壓摞擺放；小型憑證可以仿魚鱗式由上到下，有左到右依次擺開壓頁擺放，按時間和順序號將貼滿憑證的“會計憑證粘貼單”、匯總憑證、其它原始憑證整理成冊，加上“會計憑證”封面，并填齊封面各項內容。（2）會計憑證裝定時，要剔除憑證上的金屬物和空白頁。裝訂后要求整齊、牢固、美觀，不掉頁、不壓字、不串頁、不倒置，便于翻閱。（3）銀行對賬單及銀行存款余額調節(jié)表應當附在月末最后一張銀行收款或銀行付款憑證后面一并裝訂。（4）對于數量過多的原始憑證，如：計工表、考勤表、收費票據、材料收支小票、產品銷售料單等可單獨裝訂保管，在封面上注明所屬記賬憑證日期、編號、種類、保管期限，同時在記賬憑證上注明“附件另訂”和原始憑證名稱及編號。（5）各種涉外經濟合同、協(xié)議、存出保證金收據等重要原始憑證，應單獨組成保管單位，并在有關的記賬憑證和單獨裝訂的原始憑證上注明日期、編號、名稱、數量、保管期限及其去向，由立卷人簽字蓋章。（6）鐵路征購土地、拆遷補償、轉證契約等原始憑證，由施工或購地單位單獨組卷，歸入地畝檔案，施工或購地單位保存復印件，并注明原件存放地點，交接收單位永久保存。購地等憑證交接時要填寫移交清冊和目錄辦理正式移交手續(xù)，并將移交清冊和目錄存入雙方檔案室。（7）工資支付單如形成數量少可與記賬憑證裝訂在一起，如形成數量較多應與憑證分開組卷、按月裝訂，裝訂后每冊要編頁號，并在封面上標明立卷部門、案卷內容、年度、月份、經手人和財務主管人員簽字蓋章。2、會計賬簿的整理（1）會計賬簿按銀行存款日記賬、現金日記賬、總帳（或流轉額表）、明細帳、輔助賬分別整理立卷，組成保管單位。（2）訂本式賬簿以一本為一個保管單位，活頁式賬簿在整理時去掉空白頁，按科目順序整理成冊，對賬目較多的科目，應按科目分開裝訂組卷。裝訂后賬簿要加裝封面、封底和扉頁，并填齊扉頁和封面的各項內容。（3）計算機生成的總賬、明細賬、輔助賬等都應單獨組卷并加裝封面和扉頁，封面應標明：單位全程、賬簿名稱、會計年度、冊數等，扉頁應列明科目索引表及賬簿使用登記表。（4）賬簿內賬頁排列順序是：銀行、現金日記賬按自然形成日期；總帳、明細帳按會計科目。（5）除有特殊規(guī)定外，各種賬簿不得跨年度使用。賬簿裝訂后應依次在每頁裝訂線一側上角編頁號，空白賬頁不編號。每冊賬簿單獨編一個流水號，編號可用號碼機打印，也可用碳素或藍黑鋼筆編寫。3、財務報告（決算）的整理（1）財務報告按本單位、隸屬單位和月、季、年度分別整理，有關財務報告說明與分析應與報表一并組卷裝訂。（2）本單位月、季度財務報告較薄的，可以分別合并組卷裝訂。下屬不同單位上報的財務報告，也可合并組卷裝訂成冊。（3）合并組卷的財務報告應在案卷標題中注明月、季及合并組卷的單位名稱（可用規(guī)范的簡稱）。（4）凡歸檔的財務報告（決算）及文字說明，均應存原始件，不得使用圓珠筆及藍色雙面復寫紙、壓感紙或復印件。（5）各類會計報表，應編寫頁碼、其方法與賬簿相同。（四）會計憑證、賬簿、財務報告等會計檔案整理裝盒時，應附“備考表”，說明卷內張數、存在問題及立卷人姓名、立卷時間等（備考表式樣見附錄五）。（五）財務會計部門在保管會計檔案期間，要編制會計檔案保管清冊，一年期滿后，與會計檔案一并移交檔案部門永久保存（保管清冊及目錄見附錄二—A、B）.（六）各級財務會計部門向檔案部門移交會計檔案時，其案卷質量、手續(xù)必須符合本《細則》的要求，如達不到要求，財務會計部門應在檔案部門指導下重新整理，合格后再向檔案部門移交。三、會計檔案的歸檔（一）會計檔案是指會計憑證、會計賬簿和財務報告等會計核算專業(yè)材料，具體包括：1、會計憑證類：原始憑證，記賬憑證，匯總憑證，其它會計憑證。2、會計賬簿類：總帳，明細賬，日記賬，固定資產卡片，輔助賬，其它會計賬簿。3、財務報告類：月度、季度、年度財務報告，包括會計報表、附表、附注及文字說明，其它財務報告。4、其它類：會計檔案移交清冊，會計檔案保管清冊，會計檔案銷毀清冊，銀行存款余額調節(jié)表，銀行對賬單，其它應當保存的會計核算專業(yè)資料。5、各單位除了收集本單位的財務報告（決算）外，還應收集所屬單位的年度、季度財務報告（決算），但保管期限應有所不同。（二）檔案整理1、每卷歸檔文件均要在案卷封面右下側加蓋“會計檔案歸檔卷位戳”，具體填法是：（1）“年度”為該卷形成的年度，用阿拉伯數字填寫。（2）“保管期限”為該卷內容針對的保管期限。（3）“類別”按憑證、年度報表、季度報表、工資支付單、庫存現金日記賬、銀行存款日記賬、總帳、明細賬、輔助賬、會計檔案保管、移交、銷毀清冊等填寫。（4）“會計處理號”為財務會計部門保管會計檔案時編制的順序號。（5）“全宗號”為上級檔案部門為本單位所確定的全宗號。（6）“卷號”為案卷流水號。（7）歸檔卷位戳加蓋的位置是：憑證、報表及檔案保管、移交、銷毀清冊等蓋在案卷封面右下側，賬本蓋在扉頁右下側。如案卷封面已印有歸檔卷位戳記各項內容，可不加蓋歸檔卷位戳記，但各項內容應填寫清楚。2、會計檔案一律用盒裝，以盒為保管單位，一盒為一卷。根據案卷的厚度可分別裝入厚度為20、30、40、50毫米檔案盒內。為保護檔案，案卷裝入盒內應留有適當的余量（會計檔案盒及其封面式樣見附錄五A、B）（1）會計檔案盒脊背各項內容填法與歸檔卷位戳相同。（2）會計檔案脊背“單位”欄內，除加蓋單位名稱外，還應蓋印立卷部門名稱。3、編制案卷目錄為方便借閱，各級檔案部門應編制案卷目錄。填寫要求：（1）“年度”為該案卷內容形成的年度。（2）“案卷號”為該案卷流水號。（3）“案卷內容”為該案卷具體內容。（4）“案卷張數”為該案卷實際總張數。（5）“存放位置”為該案卷存放的庫房和框架編號。（6）案卷目錄應按案卷排列上架的順序填寫，并將一個年度內的一個部門或一個保管期限的案卷目錄分別裝訂，編上張?zhí)枴０妇砟夸浹b訂成冊后，一冊編一個流水號（即案卷目錄號）。4、編制會計檔案案卷目錄索引為便于查找會計檔案案卷目錄，需要編制案卷目錄索引，以揭示每類會計檔案數量、所在張次及案卷起至號。（1）會計檔案按年度——立卷部門——保管期限——種類排列的可填附錄七A。按保管期限——年度——立卷部門——種類排列的可填附錄七B。（2）會計檔案案卷目錄索引，應放在案卷目錄的前面，與案卷目錄一并裝訂。5、編寫會計檔案歸檔說明每年在完成會計檔案歸檔任務后，應編寫歸檔說明，放在案卷目錄索引前面，與案件目錄一起裝訂，其內容應包括：（1）年度內哪些財務會計部門已歸檔，哪些部門應歸檔但尚未歸檔及其原因。（2）年度內會計檔案的歸檔數量，按保管期限和種類劃分各多少卷。已歸檔的檔案是否齊全、完整。（3）已歸檔案卷質量情況。（4）會計檔案分類排列上架情況。（5）會計檔案損壞情況。（6）會計檔案銷毀及留存情況。（7）屬于保管期限內的檔案而誤銷情況。（8）其他需要說明的問題。6、會計檔案的分類排列上架，可采用以下兩種方法。（1）一個年度一個會計部門內的會計檔案按保管期限長短編一個案卷流水號，即按年度—立卷部門—種類排列。（2）按會計檔案的不同保管期限排列，一個年度的會計檔案先分開保管期限，一個保管期限內按不同會計部門編一個流水號。即按保管期限—年度—立卷部門—種類排列。7、會計檔案保管期限分為永久、定期兩類，定期保管期限分為3年、5年、15年、25年四種。會計檔案保管期限，從會計年度終了后的第一天算起。四、會計檔案的保管利用（一）各單位保管的會計檔案必須精細科學管理，做到妥善保管、排列系統(tǒng)、存放有序、查找方便，原則上應將會計檔案設庫房保管，并切實執(zhí)行安全保密制度，注意做好防火、防盜、防光防有害氣體、防潮、防溫、防蟲、防塵等工作，嚴防損毀、散失和泄密。（二）各單位要建立會計檔案定期檢查制度，注意發(fā)現可疑情況和發(fā)生意外事故，要及時向單位領導和上級主管部門匯報。（三）建立健全會計檔案借閱、復制登記制度。會計檔案除本單位財務會計部門有權查閱外，其他部門或外單位查閱要經財務會計中心總經理或主管領導批準后辦理登記手續(xù)方可查閱。會計檔案原則上不得借出