會(huì)議服務(wù)室管理制度

會(huì)議服務(wù)室管理制度第一章總則

一、為加強(qiáng)會(huì)議服務(wù)室的管理，確保會(huì)議的順利進(jìn)行，提高會(huì)議效率，根據(jù)公司相關(guān)規(guī)定，特制定本管理制度。

二、本管理制度適用于公司內(nèi)部各類會(huì)議的服務(wù)與管理工作。

三、會(huì)議服務(wù)室的管理目標(biāo)：

1.確保會(huì)議環(huán)境整潔、安靜、舒適，為參會(huì)人員提供良好的會(huì)議條件。

2.提高會(huì)議服務(wù)質(zhì)量和效率，滿足會(huì)議組織者和參會(huì)人員的需求。

3.規(guī)范會(huì)議服務(wù)流程，確保會(huì)議有序進(jìn)行。

四、會(huì)議服務(wù)室的管理原則：

1.統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級(jí)負(fù)責(zé)：會(huì)議服務(wù)室管理工作在公司總經(jīng)理的領(lǐng)導(dǎo)下，由相關(guān)部門負(fù)責(zé)人具體負(fù)責(zé)。

2.專業(yè)化管理：會(huì)議服務(wù)室工作人員應(yīng)具備一定的專業(yè)知識(shí)和技能，以提高會(huì)議服務(wù)質(zhì)量。

3.規(guī)范操作：嚴(yán)格按照本管理制度及公司相關(guān)規(guī)定，規(guī)范會(huì)議服務(wù)流程，確保會(huì)議順利進(jìn)行。

4.效率優(yōu)先：以提高會(huì)議效率為目標(biāo)，合理配置資源，確保會(huì)議服務(wù)的高效運(yùn)作。

五、本管理制度自發(fā)布之日起實(shí)施，如有未盡事宜，可根據(jù)實(shí)際情況予以補(bǔ)充、修改。公司各部門應(yīng)嚴(yán)格遵守本管理制度，共同維護(hù)會(huì)議服務(wù)室的正常運(yùn)行。

第二章會(huì)議流程

一、會(huì)議籌備

1.會(huì)議組織者根據(jù)會(huì)議主題、目的和參會(huì)人員，確定會(huì)議時(shí)間、地點(diǎn)、議程等，并在會(huì)議前至少三天通知相關(guān)部門及人員。

2.會(huì)議組織者負(fù)責(zé)準(zhǔn)備會(huì)議所需資料、設(shè)備、場(chǎng)地布置等，確保會(huì)議環(huán)境整潔、安靜、舒適。

3.會(huì)議組織者應(yīng)提前檢查會(huì)議設(shè)備，如投影儀、音響、話筒等，確保設(shè)備正常運(yùn)行。

二、會(huì)議簽到

1.會(huì)議開(kāi)始前，會(huì)議服務(wù)室工作人員應(yīng)提前到達(dá)現(xiàn)場(chǎng)，設(shè)置簽到臺(tái)，準(zhǔn)備簽到表、參會(huì)人員名單等。

2.參會(huì)人員應(yīng)在會(huì)議開(kāi)始前15分鐘到達(dá)會(huì)議現(xiàn)場(chǎng)，進(jìn)行簽到。會(huì)議服務(wù)室工作人員應(yīng)核對(duì)參會(huì)人員身份，確保簽到信息準(zhǔn)確無(wú)誤。

3.會(huì)議組織者應(yīng)在會(huì)議開(kāi)始前5分鐘，向參會(huì)人員通報(bào)會(huì)議主題、議程及注意事項(xiàng)。

三、會(huì)議進(jìn)行

1.會(huì)議主持人按照議程主持會(huì)議，確保會(huì)議有序進(jìn)行。

2.會(huì)議期間，參會(huì)人員應(yīng)保持會(huì)場(chǎng)安靜，不隨意離場(chǎng)，如有緊急事項(xiàng)需離場(chǎng)，應(yīng)向會(huì)議組織者請(qǐng)假。

3.會(huì)議記錄員應(yīng)認(rèn)真記錄會(huì)議內(nèi)容，包括討論重點(diǎn)、決策結(jié)果等，以便會(huì)后形成會(huì)議紀(jì)要。

四、會(huì)議決策

1.會(huì)議決策事項(xiàng)應(yīng)充分討論，確保參會(huì)人員充分發(fā)表意見(jiàn)。

2.會(huì)議主持人根據(jù)討論情況，總結(jié)各方意見(jiàn)，形成決策建議。

3.會(huì)議決策需經(jīng)參會(huì)人員表決，超過(guò)半數(shù)同意即可通過(guò)。

五、會(huì)議總結(jié)

1.會(huì)議結(jié)束后，會(huì)議組織者應(yīng)對(duì)會(huì)議進(jìn)行簡(jiǎn)要總結(jié)，強(qiáng)調(diào)會(huì)議成果、共識(shí)及下一步工作安排。

2.會(huì)議記錄員根據(jù)會(huì)議內(nèi)容，整理形成會(huì)議紀(jì)要，并在會(huì)議結(jié)束后24小時(shí)內(nèi)發(fā)送給參會(huì)人員。

六、會(huì)議反饋

1.參會(huì)人員對(duì)會(huì)議內(nèi)容、組織、服務(wù)等如有意見(jiàn)或建議，可向會(huì)議組織者反饋。

2.會(huì)議組織者應(yīng)認(rèn)真對(duì)待反饋意見(jiàn)，及時(shí)改進(jìn)會(huì)議組織和服務(wù)工作，提高會(huì)議質(zhì)量。

第三章會(huì)議紀(jì)要的跟蹤落實(shí)

一、會(huì)議紀(jì)要的編制與審批

1.會(huì)議結(jié)束后，會(huì)議記錄員應(yīng)根據(jù)會(huì)議內(nèi)容及時(shí)編制會(huì)議紀(jì)要，確保紀(jì)要內(nèi)容準(zhǔn)確、完整、清晰。

2.會(huì)議紀(jì)要應(yīng)包括以下內(nèi)容：會(huì)議主題、時(shí)間、地點(diǎn)、參會(huì)人員、討論重點(diǎn)、決策結(jié)果、下一步工作安排等。

3.會(huì)議紀(jì)要編制完成后，應(yīng)提交給會(huì)議組織者進(jìn)行審批。會(huì)議組織者審批通過(guò)后，將會(huì)議紀(jì)要發(fā)送給參會(huì)人員。

二、會(huì)議紀(jì)要的發(fā)布與傳閱

1.審批通過(guò)的會(huì)議紀(jì)要應(yīng)在會(huì)議結(jié)束后24小時(shí)內(nèi)發(fā)送給參會(huì)人員，確保相關(guān)人員了解會(huì)議內(nèi)容。

2.會(huì)議紀(jì)要可通過(guò)公司內(nèi)部郵件系統(tǒng)、OA系統(tǒng)等途徑進(jìn)行發(fā)布與傳閱。

3.參會(huì)人員收到會(huì)議紀(jì)要后，應(yīng)及時(shí)查看并確認(rèn)收到。如有異議或疑問(wèn)，可向會(huì)議組織者提出。

三、會(huì)議決策的跟蹤與落實(shí)

1.會(huì)議紀(jì)要中明確的決策事項(xiàng)，相關(guān)部門及人員應(yīng)按照要求及時(shí)推進(jìn)，確保決策的落實(shí)。

2.會(huì)議組織者應(yīng)對(duì)決策事項(xiàng)的推進(jìn)情況進(jìn)行跟蹤，了解實(shí)施進(jìn)度，確保工作順利進(jìn)行。

3.對(duì)于推進(jìn)過(guò)程中出現(xiàn)的問(wèn)題和困難，相關(guān)部門應(yīng)及時(shí)向會(huì)議組織者反饋，尋求支持與協(xié)助。

四、會(huì)議紀(jì)要的歸檔與查閱

1.會(huì)議紀(jì)要應(yīng)按照公司檔案管理規(guī)定進(jìn)行歸檔，以備日后查閱。

2.會(huì)議紀(jì)要的歸檔可采用電子檔案和紙質(zhì)檔案兩種形式，確保資料的安全與完整。

3.公司員工可根據(jù)工作需要，申請(qǐng)查閱相關(guān)會(huì)議紀(jì)要。會(huì)議組織者應(yīng)提供便利，確保員工能夠及時(shí)獲取所需信息。

五、會(huì)議紀(jì)要的監(jiān)督與評(píng)估

1.會(huì)議組織者應(yīng)定期對(duì)會(huì)議紀(jì)要的執(zhí)行情況進(jìn)行監(jiān)督，確保決策事項(xiàng)得到有效落實(shí)。

2.對(duì)于未按期完成的決策事項(xiàng)，會(huì)議組織者應(yīng)了解原因，督促相關(guān)部門采取措施，確保工作進(jìn)度。

3.公司可定期對(duì)會(huì)議紀(jì)要的落實(shí)情況進(jìn)行評(píng)估，總結(jié)經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)，不斷優(yōu)化會(huì)議管理流程，提高會(huì)議效果。

第四章會(huì)議室管理規(guī)定

一、會(huì)議室預(yù)訂

1.公司各部門需使用會(huì)議室時(shí)，應(yīng)提前向會(huì)議服務(wù)室提出預(yù)訂申請(qǐng)，明確會(huì)議時(shí)間、地點(diǎn)、參會(huì)人數(shù)等信息。

2.會(huì)議服務(wù)室根據(jù)預(yù)訂申請(qǐng)，合理安排會(huì)議室，并在預(yù)訂確認(rèn)后通知申請(qǐng)部門。

3.遇有緊急會(huì)議，會(huì)議服務(wù)室應(yīng)優(yōu)先安排空閑會(huì)議室，確保會(huì)議順利進(jìn)行。

二、會(huì)議室使用

1.會(huì)議室使用部門應(yīng)按照預(yù)訂時(shí)間準(zhǔn)時(shí)使用會(huì)議室，并在會(huì)議結(jié)束后及時(shí)歸還。

2.使用會(huì)議室時(shí)，應(yīng)保持室內(nèi)整潔，愛(ài)護(hù)會(huì)議設(shè)備，不得隨意挪動(dòng)或損壞。

3.如需調(diào)整會(huì)議室布局、增加設(shè)備等，應(yīng)提前與會(huì)議服務(wù)室溝通，確保會(huì)議需求得到滿足。

三、會(huì)議室設(shè)備管理

1.會(huì)議服務(wù)室負(fù)責(zé)會(huì)議室設(shè)備的日常維護(hù)和管理，確保設(shè)備正常運(yùn)行。

2.使用會(huì)議室時(shí)，如遇設(shè)備故障，應(yīng)及時(shí)向會(huì)議服務(wù)室報(bào)告，以便及時(shí)維修。

3.會(huì)議服務(wù)室定期對(duì)會(huì)議室設(shè)備進(jìn)行檢查，及時(shí)更新、更換損壞設(shè)備。

四、會(huì)議室環(huán)境衛(wèi)生

1.會(huì)議服務(wù)室負(fù)責(zé)會(huì)議室的衛(wèi)生清潔工作，確保會(huì)議室環(huán)境整潔、舒適。

2.使用會(huì)議室時(shí)，禁止吸煙、進(jìn)食，保持室內(nèi)衛(wèi)生。

3.會(huì)議結(jié)束后，使用部門應(yīng)配合會(huì)議服務(wù)室清理會(huì)議室，確保場(chǎng)地衛(wèi)生。

五、會(huì)議室安全管理

1.會(huì)議室使用期間，使用部門應(yīng)遵守公司安全規(guī)定，確保參會(huì)人員安全。

2.會(huì)議服務(wù)室負(fù)責(zé)檢查會(huì)議室的安全設(shè)施，如消防器材、安全通道等，確保設(shè)施完好。

3.遇有突發(fā)事件，使用部門應(yīng)立即啟動(dòng)應(yīng)急預(yù)案，確保人員安全。

六、會(huì)議室資源優(yōu)化配置

1.會(huì)議服務(wù)室根據(jù)公司各部門會(huì)議需求，合理調(diào)整會(huì)議室資源，提高使用效率。

2.鼓勵(lì)部門內(nèi)部共享會(huì)議室資源，減少閑置時(shí)間，降低會(huì)議成本。

3.定期對(duì)會(huì)議室使用情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析，為會(huì)議室管理提供決策依據(jù)。

第五章附則

一、本