會議項目計劃管理制度

會議項目計劃管理制度第一章總則

一、目的與依據(jù)

為加強會議項目計劃管理，提高會議效率，確保會議質(zhì)量，根據(jù)我國相關(guān)法律法規(guī)及公司規(guī)章制度，特制定本管理制度。

二、適用范圍

本管理制度適用于公司各類會議項目計劃的制定、執(zhí)行、監(jiān)控和評估。

三、基本原則

1.會議項目計劃應(yīng)遵循目標(biāo)明確、重點突出、務(wù)實高效的原則。

2.會議項目計劃應(yīng)確保各部門、各層級之間的溝通與協(xié)調(diào)。

3.會議項目計劃應(yīng)注重會前準備、會中執(zhí)行和會后總結(jié)，形成閉環(huán)管理。

四、會議類型

1.定期會議：按照公司規(guī)定的時間、周期和議程召開的會議。

2.臨時會議：根據(jù)工作需要，臨時召集的會議。

3.專題會議：針對特定主題或問題召開的會議。

五、責(zé)任主體

1.會議項目計劃的制定、執(zhí)行、監(jiān)控和評估由會議主辦部門負責(zé)。

2.各參會部門應(yīng)積極參與會議項目計劃，確保會議目標(biāo)的實現(xiàn)。

六、保密原則

1.會議項目計劃及相關(guān)資料應(yīng)嚴格按照公司保密規(guī)定進行管理。

2.與會人員應(yīng)遵守保密紀律，不得泄露會議內(nèi)容。

七、持續(xù)改進

本管理制度應(yīng)根據(jù)公司業(yè)務(wù)發(fā)展及管理需要，不斷進行修訂和完善，以提高會議項目計劃管理的科學(xué)性和有效性。

第二章會議流程

一、會議籌備

1.確定會議主題：根據(jù)公司業(yè)務(wù)發(fā)展需要，明確會議主題，確保會議目標(biāo)具有針對性和實用性。

2.制定會議議程：列出會議主要議題、討論重點及預(yù)計時間安排，確保會議內(nèi)容充實、有序進行。

3.確定參會人員：根據(jù)會議主題和議程，邀請相關(guān)部門和人員參會，并明確參會人員的角色和職責(zé)。

4.會議通知：提前向參會人員發(fā)送會議通知，包括會議時間、地點、議程等，并提供相關(guān)會議資料。

二、會前準備

1.會議場地：根據(jù)參會人數(shù)和會議需求，選擇合適的會議室，并提前進行布置。

2.會議設(shè)備：檢查會議所需設(shè)備（如投影儀、音響、白板等）是否齊全、正常運行。

3.會議資料：準備會議所需的相關(guān)文件、報告、數(shù)據(jù)等資料，并確保資料準確、完整。

4.參會人員準備：要求參會人員提前閱讀會議資料，做好準備發(fā)言和討論。

三、會議進行

1.會議簽到：會議開始前進行簽到，確保參會人員準時到場。

2.會議主持人：由主持人宣布會議開始，介紹會議主題、議程和參會人員，明確會議紀律。

3.議題討論：按照議程逐項進行議題討論，鼓勵參會人員積極發(fā)言，充分表達意見和建議。

4.會議記錄：指定專人負責(zé)會議記錄，記錄會議內(nèi)容、結(jié)論和待辦事項。

5.時間控制：主持人應(yīng)控制好每個議題的討論時間，確保會議按照議程進行。

四、會議總結(jié)

1.結(jié)論匯總：對會議討論的議題進行總結(jié)，形成明確的結(jié)論和行動計劃。

2.待辦事項分配：根據(jù)會議結(jié)論，明確各項待辦事項的責(zé)任人和完成期限。

3.會議紀要：整理會議記錄，形成會議紀要，包括會議主題、議程、討論內(nèi)容、結(jié)論和待辦事項等。

五、會后落實

1.會議紀要分發(fā)：將會議紀要發(fā)送給所有參會人員，以便了解會議內(nèi)容和后續(xù)工作安排。

2.待辦事項跟蹤：會議主辦部門應(yīng)定期跟蹤待辦事項的完成情況，確保會議成果得以落實。

3.反饋與評估：收集參會人員對會議的意見和建議，對會議效果進行評估，為下次會議提供改進方向。

第三章會議紀要的跟蹤落實

一、會議紀要的編制與發(fā)布

1.會議紀要應(yīng)在會議結(jié)束后24小時內(nèi)完成初稿，并由會議主持人審核確認。

2.會議紀要應(yīng)準確反映會議內(nèi)容，明確記錄各議題的討論結(jié)果、決策事項和責(zé)任分配。

3.會議紀要經(jīng)審核無誤后，由會議主辦部門在48小時內(nèi)發(fā)布給所有參會人員及相關(guān)部門。

二、會議紀要的內(nèi)容要求

1.會議紀要應(yīng)包括會議基本信息，如會議主題、時間、地點、參會人員等。

2.對于每個議題，應(yīng)詳細記錄討論過程、主要觀點、決策結(jié)果及后續(xù)行動計劃。

3.會議紀要應(yīng)突出重點，條理清晰，便于閱讀和理解。

三、會議紀要的跟進執(zhí)行

1.會議主辦部門應(yīng)指定專人負責(zé)會議紀要的跟蹤落實工作。

2.跟蹤執(zhí)行過程中，責(zé)任人應(yīng)按照會議紀要的要求，按時完成待辦事項。

3.會議主辦部門應(yīng)定期組織檢查，確保會議決策和行動計劃得到有效實施。

四、溝通協(xié)調(diào)與問題解決

1.在會議紀要執(zhí)行過程中，如遇到問題或困難，責(zé)任人應(yīng)及時與會議主辦部門溝通，尋求解決方案。

2.會議主辦部門應(yīng)積極協(xié)調(diào)相關(guān)部門，推動問題的解決，確保會議紀要的執(zhí)行不受影響。

五、會議紀要的歸檔與管理

1.會議紀要應(yīng)作為公司重要檔案進行保存，按照規(guī)定年限進行歸檔。

2.會議紀要的電子版和紙質(zhì)版均需妥善保管，便于日后查詢和審計。

六、反饋與改進

1.會議主辦部門應(yīng)定期收集參會人員對會議紀要執(zhí)行情況的反饋，了解執(zhí)行過程中的優(yōu)點和不足。

2.根據(jù)反饋意見，會議主辦部門應(yīng)不斷優(yōu)化會議紀要的編制、發(fā)布和跟蹤落實流程，提高會議管理效率。

七、考核與問責(zé)

1.公司應(yīng)對會議紀要的執(zhí)行情況進行考核，確保各部門、各責(zé)任人按照會議決策履行職責(zé)。

2.對于未按要求完成待辦事項的責(zé)任人，公司應(yīng)視情況采取相應(yīng)的問責(zé)措施，以強化會議紀要的權(quán)威性和執(zhí)行力。

第四章會議室管理規(guī)定

一、會議室預(yù)訂

1.會議室預(yù)訂采用預(yù)約制度，各部門需提前向行政管理部門提交會議室預(yù)訂申請。

2.預(yù)訂申請應(yīng)包括會議時間、預(yù)計參會人數(shù)、會議類型等信息，以便行政管理部門合理分配會議室資源。

3.行政管理部門應(yīng)在收到預(yù)訂申請后48小時內(nèi)予以答復(fù)，確認會議室是否預(yù)訂成功。

二、會議室使用規(guī)范

1.會議室使用應(yīng)遵循“先預(yù)訂、先使用”的原則。

2.會議室使用期間，參會人員應(yīng)保持室內(nèi)整潔，愛護公物，不得在室內(nèi)吸煙、進食。

3.會議室內(nèi)嚴禁私拉亂接電源線、網(wǎng)絡(luò)線等，確保會議室設(shè)備安全。

三、會議室設(shè)備管理

1.行政管理部門應(yīng)定期檢查會議室設(shè)備，確保設(shè)備正常運行。

2.會議室內(nèi)設(shè)備使用前，使用人員應(yīng)先進行功能檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時報修。

3.會議結(jié)束后，使用人員應(yīng)將設(shè)備恢復(fù)至初始狀態(tài)，并關(guān)閉電源，避免設(shè)備長時間待機。

四、會議室環(huán)境衛(wèi)生

1.行政管理部門應(yīng)定期對會議室進行清潔、消毒，保持室內(nèi)環(huán)境衛(wèi)生。

2.會議室內(nèi)應(yīng)配備足量的垃圾桶，便于參會人員丟棄廢棄物。

3.參會人員應(yīng)自覺保持會議室環(huán)境衛(wèi)生，不得在室內(nèi)亂丟雜物。

五、會議室安全與保密

1.會議室應(yīng)配備必要的安全設(shè)施，如消防器材、緊急疏散指示等。

2.會議室內(nèi)不得存放涉密文件，確保會議信息安全。

3.參會人員應(yīng)遵守會議保密規(guī)定，不得泄露會議內(nèi)容。

六、會議室使用費用結(jié)算

1.各部門使用會議室產(chǎn)生的費用，如茶水、設(shè)備租賃等，由使用部門承擔(dān)。

2.行政管理部門應(yīng)定期公布會議室使用費用，便于各部門了解和核對。

3.使用部門應(yīng)在規(guī)定時間內(nèi)完成會議室費用的結(jié)算。

七、會議室管理持續(xù)改進

1.行政管理部門應(yīng)定期收集各部門對會議室管理的意見和建議，不斷優(yōu)化會議室管理規(guī)定。

2.根據(jù)公司業(yè)務(wù)發(fā)展需求，適時調(diào)整會議室資源配置，提高會議室使用效率。

3.強化會議室管理制度的宣貫和培訓(xùn)，確保各部門、各員工熟悉并遵守相關(guān)規(guī)定。

第五章附則

一、本管理制度自發(fā)布之日起實施，原有相關(guān)規(guī)