雕塑協(xié)會(huì)會(huì)議管理制度

雕塑協(xié)會(huì)會(huì)議管理制度第一章總則

一、為了加強(qiáng)雕塑協(xié)會(huì)會(huì)議管理，提高會(huì)議效率，確保會(huì)議質(zhì)量，根據(jù)國(guó)家有關(guān)法律法規(guī)及雕塑協(xié)會(huì)章程，特制定本制度。

二、本制度適用于雕塑協(xié)會(huì)組織的一切會(huì)議，包括但不限于會(huì)員大會(huì)、理事會(huì)、常務(wù)理事會(huì)、專業(yè)委員會(huì)會(huì)議等。

三、會(huì)議的召開應(yīng)當(dāng)遵循民主集中制原則，充分發(fā)揚(yáng)民主，保證與會(huì)人員的合法權(quán)益。

四、會(huì)議應(yīng)當(dāng)注重實(shí)效，提高工作效率，減少會(huì)議數(shù)量，縮短會(huì)議時(shí)間，嚴(yán)格控制會(huì)議規(guī)模。

五、會(huì)議的組織者和參與者應(yīng)當(dāng)嚴(yán)格遵守會(huì)議紀(jì)律，保持會(huì)議秩序，尊重他人的發(fā)言權(quán)，認(rèn)真履行職責(zé)。

六、會(huì)議內(nèi)容應(yīng)當(dāng)符合雕塑協(xié)會(huì)的宗旨和業(yè)務(wù)范圍，禁止涉及違法違規(guī)、損害國(guó)家利益、社會(huì)公共利益和他人合法權(quán)益的事項(xiàng)。

七、會(huì)議的組織者應(yīng)當(dāng)提前做好會(huì)議準(zhǔn)備工作，包括會(huì)議通知、會(huì)議議程、會(huì)議材料等，確保會(huì)議的順利進(jìn)行。

八、會(huì)議紀(jì)要的編寫、報(bào)送和審批按照本制度第三章的規(guī)定執(zhí)行。

九、本制度的解釋權(quán)歸雕塑協(xié)會(huì)理事會(huì)所有。

十、本制度自發(fā)布之日起實(shí)施，原有相關(guān)規(guī)定與本制度不符的，按照本制度執(zhí)行。如需對(duì)本制度進(jìn)行修訂，由理事會(huì)提出，經(jīng)會(huì)員大會(huì)審議通過(guò)后實(shí)施。

第二章會(huì)議流程

一、會(huì)議籌備

1.確定會(huì)議主題和目的，明確會(huì)議類型、規(guī)模、時(shí)間、地點(diǎn)等要素。

2.擬定會(huì)議議程，包括會(huì)議議題、報(bào)告人、討論時(shí)間等，并根據(jù)需要制定會(huì)議日程。

3.發(fā)送會(huì)議通知，明確會(huì)議時(shí)間、地點(diǎn)、議程、參會(huì)人員、注意事項(xiàng)等，通知方式包括但不限于短信、郵件、電話等。

4.準(zhǔn)備會(huì)議材料，包括會(huì)議議程、報(bào)告稿、相關(guān)文件等，并提前分發(fā)給與會(huì)人員。

二、會(huì)議簽到

1.設(shè)立會(huì)議簽到臺(tái)，安排專人負(fù)責(zé)簽到工作。

2.與會(huì)人員應(yīng)在規(guī)定時(shí)間內(nèi)到達(dá)會(huì)場(chǎng)簽到，簽到時(shí)需出示有效證件。

3.簽到人員應(yīng)及時(shí)更新參會(huì)人員名單，確保與會(huì)人員準(zhǔn)確無(wú)誤。

三、會(huì)議開幕

1.主持人宣布會(huì)議開始，介紹與會(huì)人員、會(huì)議議程和注意事項(xiàng)。

2.會(huì)議主持人應(yīng)確保會(huì)議按照既定議程進(jìn)行，維護(hù)會(huì)議秩序。

四、會(huì)議議程執(zhí)行

1.報(bào)告人按照議程進(jìn)行報(bào)告，報(bào)告內(nèi)容應(yīng)簡(jiǎn)明扼要，突出重點(diǎn)。

2.與會(huì)人員針對(duì)報(bào)告內(nèi)容進(jìn)行充分討論，提出建議和意見。

3.會(huì)議主持人根據(jù)討論情況，總結(jié)各方意見，形成會(huì)議決議。

五、會(huì)議閉幕

1.會(huì)議主持人對(duì)會(huì)議進(jìn)行總結(jié)，對(duì)與會(huì)人員的發(fā)言和貢獻(xiàn)表示感謝。

2.宣讀會(huì)議決議，征求與會(huì)人員意見，如無(wú)異議，則予以通過(guò)。

3.主持人宣布會(huì)議閉幕，與會(huì)人員有序離場(chǎng)。

六、會(huì)議記錄

1.指定專人負(fù)責(zé)會(huì)議記錄，確保記錄準(zhǔn)確、完整。

2.會(huì)議記錄應(yīng)包括會(huì)議時(shí)間、地點(diǎn)、議程、與會(huì)人員、討論內(nèi)容、決議等。

3.會(huì)議結(jié)束后，及時(shí)整理會(huì)議記錄，形成會(huì)議紀(jì)要。

七、會(huì)議紀(jì)要審批

1.會(huì)議紀(jì)要應(yīng)報(bào)送會(huì)議組織者審批，審批通過(guò)后，分發(fā)給與會(huì)人員。

2.與會(huì)人員對(duì)會(huì)議紀(jì)要有異議的，可在規(guī)定時(shí)間內(nèi)提出，由會(huì)議組織者進(jìn)行核實(shí)和處理。

八、會(huì)議資料的歸檔

1.會(huì)議結(jié)束后，將會(huì)議通知、會(huì)議議程、會(huì)議材料、會(huì)議紀(jì)要等資料進(jìn)行整理歸檔。

2.歸檔資料應(yīng)按照規(guī)定保存期限進(jìn)行保存，以備查閱。

第三章會(huì)議紀(jì)要的跟蹤落實(shí)

一、會(huì)議紀(jì)要的發(fā)布與傳達(dá)

1.會(huì)議紀(jì)要經(jīng)審批通過(guò)后，由會(huì)議組織者負(fù)責(zé)發(fā)布。

2.會(huì)議紀(jì)要應(yīng)通過(guò)協(xié)會(huì)官方網(wǎng)站、郵件、微信群等多種渠道傳達(dá)給所有與會(huì)人員，確保每位成員都能及時(shí)了解會(huì)議內(nèi)容和決議。

3.對(duì)于未參加會(huì)議的人員，應(yīng)通過(guò)個(gè)別通知的方式，確保他們了解會(huì)議紀(jì)要的內(nèi)容。

二、會(huì)議決議的責(zé)任分配

1.會(huì)議紀(jì)要中應(yīng)明確各項(xiàng)決議的責(zé)任人，確保每項(xiàng)工作都有人負(fù)責(zé)。

2.責(zé)任人應(yīng)在會(huì)議紀(jì)要發(fā)布后的規(guī)定時(shí)間內(nèi)確認(rèn)接收到任務(wù)，并報(bào)告初步的工作計(jì)劃和時(shí)間表。

3.如有需要，會(huì)議組織者應(yīng)協(xié)助責(zé)任人解決執(zhí)行過(guò)程中遇到的問題。

三、會(huì)議決議的執(zhí)行監(jiān)督

1.會(huì)議組織者應(yīng)定期檢查會(huì)議決議的執(zhí)行情況，確保各項(xiàng)工作按照既定計(jì)劃推進(jìn)。

2.責(zé)任人應(yīng)定期向會(huì)議組織者匯報(bào)工作進(jìn)展，遇到的問題及解決方案。

3.對(duì)于未能按時(shí)完成或執(zhí)行過(guò)程中出現(xiàn)重大問題的，會(huì)議組織者應(yīng)及時(shí)采取措施，調(diào)整工作計(jì)劃，并追究相關(guān)責(zé)任。

四、會(huì)議決議的反饋與評(píng)估

1.責(zé)任人完成工作任務(wù)后，應(yīng)向會(huì)議組織者提供工作總結(jié)和效果評(píng)估報(bào)告。

2.會(huì)議組織者應(yīng)根據(jù)反饋結(jié)果，評(píng)估會(huì)議決議的實(shí)施效果，并提出改進(jìn)措施。

3.對(duì)于成功的經(jīng)驗(yàn)，應(yīng)予以總結(jié)并在協(xié)會(huì)內(nèi)部推廣；對(duì)于存在的問題，應(yīng)分析原因，制定改進(jìn)方案。

五、會(huì)議紀(jì)要的歸檔與查閱

1.會(huì)議紀(jì)要的電子版和紙質(zhì)版應(yīng)分別歸檔，便于長(zhǎng)期保存和查閱。

2.與會(huì)人員有權(quán)查閱會(huì)議紀(jì)要和相關(guān)資料，會(huì)議組織者應(yīng)提供必要的便利。

3.對(duì)于涉及敏感信息或保密內(nèi)容的會(huì)議紀(jì)要，應(yīng)嚴(yán)格按照保密規(guī)定進(jìn)行管理。

六、會(huì)議紀(jì)要的持續(xù)改進(jìn)

1.會(huì)議組織者應(yīng)定期收集與會(huì)人員對(duì)會(huì)議紀(jì)要和執(zhí)行情況的意見和建議。

2.根據(jù)反饋，不斷完善會(huì)議紀(jì)要的格式和內(nèi)容，提高會(huì)議決議的執(zhí)行效率。

3.通過(guò)持續(xù)改進(jìn)，提升協(xié)會(huì)會(huì)議管理的整體水平。

第四章會(huì)議室管理規(guī)定

一、會(huì)議室預(yù)訂

1.會(huì)議室預(yù)訂采用預(yù)約制度，需提前向會(huì)議室管理部門提交申請(qǐng)。

2.申請(qǐng)書中應(yīng)明確會(huì)議主題、時(shí)間、參會(huì)人數(shù)等信息，以便管理部門合理安排會(huì)議室。

3.管理部門應(yīng)在收到申請(qǐng)后及時(shí)回復(fù)，確認(rèn)會(huì)議室預(yù)訂情況。

二、會(huì)議室布置

1.會(huì)議室布置應(yīng)根據(jù)會(huì)議類型和參會(huì)人數(shù)進(jìn)行合理安排，確保舒適、實(shí)用的會(huì)議環(huán)境。

2.布置內(nèi)容包括但不限于座椅、音響、投影儀、白板等設(shè)施，以滿足會(huì)議需求。

3.會(huì)議室內(nèi)應(yīng)保持干凈整潔，禁止在會(huì)議室內(nèi)進(jìn)食。

三、會(huì)議室使用

1.會(huì)議室內(nèi)禁止吸煙，嚴(yán)禁使用明火。

2.與會(huì)人員應(yīng)愛護(hù)會(huì)議室設(shè)施，使用完畢后，確保設(shè)施歸位，關(guān)閉電源。

3.會(huì)議室內(nèi)應(yīng)保持安靜，不得大聲喧嘩，以免影響其他會(huì)議室的正常使用。

四、會(huì)議室設(shè)備管理

1.定期對(duì)會(huì)議室設(shè)備進(jìn)行檢查、維護(hù)，確保設(shè)備處于良好狀態(tài)。

2.如會(huì)議室設(shè)備出現(xiàn)故障，應(yīng)及時(shí)報(bào)告管理部門，以便及時(shí)維修。

3.管理部門應(yīng)建立設(shè)備使用登記制度，記錄設(shè)備使用情況，為維修和更換提供依據(jù)。

五、會(huì)議室安全

1.會(huì)議室應(yīng)配備必要的消防設(shè)施，并定期檢查，確保其正常使用。

2.與會(huì)人員應(yīng)了解會(huì)議室安全出口位置，掌握消防設(shè)施的使用方法。

3.管理部門應(yīng)制定應(yīng)急預(yù)案，針對(duì)突發(fā)事件，確保與會(huì)人員的人身安全。

六、會(huì)議室清潔與維護(hù)

1.定期對(duì)會(huì)議室進(jìn)行清潔，保持環(huán)境整潔。

2.管理部門應(yīng)監(jiān)督會(huì)議室使用后的清理工作，確保會(huì)議室恢復(fù)原狀。

3.遇到污染或損壞情況，應(yīng)及時(shí)處理，并追究相關(guān)責(zé)任。

七、會(huì)議室費(fèi)用管理

1.會(huì)議室使用過(guò)程中產(chǎn)生的費(fèi)用，如水電、設(shè)備損耗等，由管理部門負(fù)責(zé)核算。

2.根據(jù)實(shí)際情況，合理制定會(huì)議室使用收費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)，并向與會(huì)人員公示。

3.會(huì)議結(jié)束后，管理部門應(yīng)按照規(guī)定向相關(guān)部門報(bào)銷會(huì)議室使用費(fèi)用。

第五章附則

一、本制度的解釋權(quán)歸雕塑協(xié)