合同臺賬管理制度

合同臺賬管理制度第一章總則第一條為規(guī)范企業(yè)合同管理，加強合同臺賬的建設(shè)與管理，加強對合同的監(jiān)督和掌控，提升合同管理的效率和責(zé)任，訂立本制度。第二條本制度適用于公司全部與外部單位簽訂的合同，包含但不限于銷售合同、采購合同、服務(wù)合同等。第三條本制度與相關(guān)法律法規(guī)相全都，合同臺賬應(yīng)當(dāng)依照真實、準(zhǔn)確、完整、有效、便于查詢和統(tǒng)計的原則進(jìn)行管理。第二章合同臺賬的建設(shè)與管理第四條公司設(shè)立合同臺賬，負(fù)責(zé)記錄和管理全部簽訂的合同。合同臺賬應(yīng)當(dāng)包含以下信息：合同名稱、合同編號、合同類型、簽訂日期、執(zhí)行期限、對方單位信息、合同金額、付款方式、履行進(jìn)度等。第五條合同簽訂后，合同相關(guān)信息應(yīng)及時錄入合同臺賬，并進(jìn)行核對。相關(guān)人員應(yīng)妥當(dāng)保管原始合同文件、更改協(xié)議等，確保合同臺賬與原始文件的全都性。第六條合同臺賬應(yīng)定期進(jìn)行更新與維護(hù)，確保合同信息的準(zhǔn)確性和完整性。合同更改、停止、到期等情況應(yīng)及時在合同臺賬中進(jìn)行記錄，并與實際操作相全都。第七條公司應(yīng)建立相關(guān)的合同管理制度和操作流程，明確合同的審批、簽訂、履行和更改等環(huán)節(jié)的責(zé)任人和權(quán)限，確保合同管理的規(guī)范性和有效性。第八條公司應(yīng)建立合同審核機制，對于涉及重點金額、緊要性的合同，應(yīng)經(jīng)過審計、法務(wù)、財務(wù)等部門的專業(yè)審核，并獲得相關(guān)部門的看法。第九條合同履行過程中，相關(guān)部門應(yīng)加強合同執(zhí)行的管理與監(jiān)督，確保合同的履行依照商定進(jìn)行，并及時跟蹤履行進(jìn)度，做好相關(guān)記錄。第十條公司應(yīng)建立合同風(fēng)險管理制度，對于可能引發(fā)法律糾紛、產(chǎn)生重點經(jīng)濟(jì)風(fēng)險的合同，應(yīng)進(jìn)行風(fēng)險評估與掌控，并訂立相應(yīng)的應(yīng)對策略。第三章合同臺賬的使用和歸檔第十一條合同臺賬應(yīng)設(shè)立合同臺賬管理員，負(fù)責(zé)合同臺賬的維護(hù)、更新和查詢。管理員應(yīng)具備相關(guān)合同管理知識和經(jīng)驗。第十二條公司相關(guān)部門依據(jù)業(yè)務(wù)需要，有權(quán)訪問和查詢合同臺賬的信息，但對于敏感信息應(yīng)加以保密。第十三條合同臺賬的查詢應(yīng)當(dāng)方便、快捷?？梢酝ㄟ^內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)、特地訪問系統(tǒng)等方式進(jìn)行查詢。查詢使用應(yīng)進(jìn)行記錄，確保查詢行為的可查性。第十四條合同履行完畢后，合同臺賬應(yīng)進(jìn)行歸檔管理。歸檔后的合同應(yīng)標(biāo)明歸檔日期、責(zé)任人等信息，并妥當(dāng)保管相關(guān)文件，確保合同信息的安全與完整。第十五條合同歸檔文件的保管期限應(yīng)依照國家相關(guān)法律法規(guī)規(guī)定執(zhí)行。在保管期限屆滿后，公司應(yīng)按規(guī)定進(jìn)行文件銷毀或移交，確保文件安全和合規(guī)。第四章監(jiān)督與責(zé)任第十六條公司應(yīng)建立合同管理的監(jiān)督機制，對于合同管理中存在的問題和不規(guī)范行為，應(yīng)及時進(jìn)行整改和追責(zé)。第十七條公司高層管理人員應(yīng)對合同管理工作負(fù)總責(zé)，確保合同管理制度的貫徹執(zhí)行，對合同管理工作進(jìn)行定期檢查和評估，并提出改進(jìn)看法和建議。第十八條公司應(yīng)加強對員工的培訓(xùn)與教育，提高員工對于合同管理的意識和本領(lǐng)，確保合同管理規(guī)范和制度的有效性。第十九條對于嚴(yán)重違反合同管理規(guī)定的人員，公司有權(quán)采取相應(yīng)的紀(jì)律處分措施，包含但不限于警告、記過、降職、辭退等，并可以追究相關(guān)責(zé)任。第五章附則第二十條本制度由公司負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)解釋和執(zhí)行，如有需要可以依據(jù)實際情況進(jìn)行適當(dāng)?shù)男薷暮屯晟?。修改和完善后的制度?yīng)及時通知和培訓(xùn)相關(guān)人員。第二十一條本制度自發(fā)布之日起正式執(zhí)行，并于公司內(nèi)部進(jìn)行宣傳和推廣