DA-T13-2022檔號編制規(guī)則

DA/T13—2022

檔號編制規(guī)則

1范圍

本文件規(guī)定了檔號的結構編制原則和編制方法

、。

本文件適用于檔案館室編制檔號

()。

2規(guī)范性引用文件

本文件沒有規(guī)范性引用文件

。

3術語和定義

下列術語和定義適用于本文件

。

31

.

代碼code

一個或一組有序的易于計算機和人識別與處理的數(shù)字字母漢字及其他符號

、、、。

32

.

檔號referencecode

以字符形式賦予檔案的一組唯一代碼用于反映固定和識別檔案排列順序

,、。

來源定義有修改

[:DA/T1—2000,5.12,]

33

.

全宗號fondsnumber

檔案所屬全宗的代碼

。

34

.

類別號seriesnumber

按照分類方案賦予全宗內(nèi)各層級檔案類別的代碼

。

35

.

檔案門類代碼archivalcategorycode

檔案所屬門類的代碼

。

注檔案門類代碼是一級類別號如文書檔案代碼科技檔案代碼等

:,、。

36

.

項目號projectnumber

產(chǎn)品工程課題設備等不同類別項目檔案的代碼

、、、。

37

.

目錄號cataloguenumber

全宗內(nèi)案卷所屬目錄的代碼

。

38

.

案卷號filenumber

案卷排列的順序代碼

。

21

DA/T13—2022

注按組或冊整理的檔案可用組號或冊號

:。

39

.

件號itemnumber

歸檔的文件排列的順序代碼

。

310

.

頁號pagenumber

案卷內(nèi)文件每頁排列的順序代碼

。

4檔號編制原則和要求

41唯一性原則

.

檔案館室內(nèi)檔號應指代單一不同編號對象應賦予不同代碼一個代碼只表示一個編號對象

()。,。

42一致性原則

.

檔號結構應與館室藏檔案的整理分類體系保持一致

()。

43穩(wěn)定性原則

.

檔號一經(jīng)確定不應隨意改變

,。

44擴充性原則

.

檔號應預留遞增容量以便適應館室藏檔案擴充的需要

,()。

45簡單性原則

.

檔號力求簡短明了減少代碼差錯以提高處理效率

、,。

46適用性原則

.

檔號的編制宜適應不同的技術環(huán)境

。

5檔號的構成元素

檔號構成的元素包括

:

全宗號

a)。

類別號

b)。

一級類別號檔案門類代碼

———();

二級及三級類別號

———;

項目號

———;

目錄號

———;

年度

———;

保管期限代碼

———;

機構問題代碼

———/。

案卷號組號冊號

c)//。

件號頁號

d)/。

22

DA/T13—2022

6按卷整理檔案的檔號結構

61結構

.

611按卷整理的檔號結構應為

..:

全宗號類別號案卷號組號冊號件號頁號

--//-/

即

×××-×××-×××-×××

件號頁號

/

案卷號組號冊號

//

類別號

全宗號

612按卷整理的檔號結構中類別號的構成元素包括一級類別號檔案門類代碼二級及三級類別

..,()、

號目錄號項目號年度保管期限代碼其結構按相關規(guī)定或根據(jù)實際需要確定

、、、、。。

示例1

:

檔案門類代碼二級類別號年度保管期限代碼

···

即

×××·×××·×××·×××

保管期限代碼

年度

二級類別號

檔案門類代碼

示例2

:

檔案門類代碼項目號

·

即

×××·×××

項目號

檔案門類代碼

示例3

:

檔案門類代碼二級類別號三級類別號年度

···

即

×××·×××·×××·×××

年度

三級類別號

二級類別號

檔案門類代碼

613結構說明

..

不代表各代碼所占的位數(shù)中左邊為上位代碼右邊為下位代碼連寫時上下位

“×××”。6.1.1,,、

代碼之間用連接號短橫線相隔中的各元素均屬類別號為同級代碼同級代碼之間用間

“-”()。6.1.2,,

隔號相隔連接號和間隔號各占半個字位置上下居中

“·”。,。

62元素的選用

.

621全宗號一級類別號檔案門類代碼案卷號組號冊號為必選項不應省略

..、()、//,。

23

DA/T13—2022

622二級及三級類別號目錄號項目號年度保管期限代碼件號頁號為可選項可根據(jù)實際需要

..、、、、、/,

選擇使用

。

7按件整理檔案的檔號結構

71結構

.

711按件整理的檔號結構應為

..:

全宗號類別號件號

--

即

×××-×××-×××

件號

類別號

全宗號

712按件整理的檔號結構中類別號的構成元素包括一級類別號檔案門類代碼二級及三級類別

..,()、

號年度保管期限代碼機構問題代碼其結構按相關規(guī)定或根據(jù)實際需要確定

、、、/。。

示例1

:

檔案門類代碼二級類別號年度保管期限代碼機構問題代碼

····/

即

×××·×××·×××·×××·×××

機構問題代碼

/

保管期限代碼

年度

二級類別號

檔案門類代碼

示例2

:

檔案門類代碼年度保管期限代碼機構問題代碼

···/

即

×××·×××·×××·×××

機構問題代碼

/

保管期限代碼

年度

檔案門類代碼

示例3

:

檔案門類代碼保管期限代碼年度

··

即

×××·×××·×××

年度

保管期限代碼

檔案門類代碼

713結構說明

..

不代表各代碼所占的位數(shù)結構中左邊為上位代碼右邊為下位代碼連寫時上

“×××”。7.1.1,,、

下位代碼之間用連接號短橫線相隔中的各元素均屬類別號為同級代碼同級代碼之間

“-”()。7.1.2,,

用間隔號相隔連接號和間隔號各占半個字位置上下居中

“·”。,。

24

DA/T13—2022

72元素的選用

.

721全宗號一級類別號檔案門類代碼年度保管期限代碼件號為必選項不應省略

..、()、、、,。

722二級及三級類別號機構問題代碼為可選項可根據(jù)實際需要選擇使用

..、/,。

8檔號的編制方法

81全宗號的編制方法

.

811一般采用位代碼標識全宗號其中第位用大寫漢語拼音字母標識全宗屬性后位用阿拉

..4。1,3

伯數(shù)字標識順序號

。

812在同一個檔案館室內(nèi)全宗屬性代碼不應重復

..(),。

813在同一個全宗屬性內(nèi)按排列次序流水編制全宗順序號不應有重號

..。。

示例1某省檔案館藏新民主主義革命歷史檔案第號全宗標識為

:,“”。

13X013

示例2某市檔案館藏舊政權檔案第號全宗標識為

:,“”。

4J004

示例3某省檔案館藏第號全宗可標識為

:,“”。

123R123

示例4某省檔案館藏已撤銷的某地行署號全宗可標識為

:003,“D003”。

82檔案門類代碼的編制方法

.

821采用位大寫漢語拼音字母標識檔案門類代碼

..2。

示例機關檔案門類代碼標識為文書科技人事會計專業(yè)照片錄音

::“WS”、“KJ”、“RS”、“KU”、“ZY”、“ZP”、“LY”、

錄像業(yè)務數(shù)據(jù)公務電子郵件網(wǎng)頁信息社交媒體實物檔案

“LX”、“SJ”、“YJ”、“WY”、“MT”、“SW”。

822在同一個檔案館室內(nèi)或一個全宗內(nèi)不應有重復的檔案門類代碼

..(),。

83二級及三級類別號的編制方法

.

831二級及三級類別號的設置應科學簡潔根據(jù)實際情況可擴展至四級

..、。,。

832采用大寫漢語拼音字母阿拉伯數(shù)字或二者的組合編制二級及三級類別號不應有重號

..、,。

示例行政許可檔案中登記注冊檔案中的注冊類檔案標識為

:,“XK·ZC·01”。

84項目號的編制方法

.

采用項目課題設備儀器等的代號或型號標識項目號

、、。

85年度的編制方法

.

采用位阿拉伯數(shù)字標識文件檔案的形成年度

4()。

86保管期限代碼的編制方法

.

采用大寫漢語拼音字母或大寫漢語拼音字母與阿拉伯數(shù)字的組合標識保管期限以代碼標識

。“Y”

永久以代碼年限標識定期

;“D”+。

示例保管期限為定期年的標識為

:30“D30”。

87機構/問題代碼的編制方法

.

采用大寫漢語拼音字母阿拉伯數(shù)字或漢字標識機構問題

、/。

示例1采用漢字辦公室標識辦公室

:“”。

示例2采用代碼標識黨務類

:“003”。

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DA/T13—2022

88案卷號/組號/冊號的編制方法

.

881采用阿拉伯數(shù)字標識案卷號組號冊號檔案館室應按照實際數(shù)量確定案卷號組號冊號

..//。()//

的位數(shù)

。

882應在案卷號組號冊號前最低一級檔號構成元素下按照排列次序流水編制案卷號組號冊號

..////,

不應有重號

。

89件號的編制方法

.

891采用阿拉伯數(shù)字標識件號檔案館室應按照實際數(shù)量確定件號的位數(shù)

..。()。

892應在件號前最低一級檔號構成元素下按照排列次序流水編制件號不應有重號

..,。

810頁號的編制方法

.

8101采用阿拉伯數(shù)字標識頁號檔案館室應按照實際數(shù)量確定頁號的位數(shù)

..。()。

8102應從卷內(nèi)首頁檔案開始按排列次序流水編制頁號不應有重號空白頁不編制頁號

..,。。

811檔號編制示例

.

為便于理解檔號的使用方法方便操作附錄給出了檔號編制的具體示例

,,A。

26

DA/T13—2022

附錄A

資料性附錄

()

檔號編制示例

A1按卷整理的檔號編制示例

.

示例1

:····

J019-ZYJCCC2019D30-001-001

說明為全宗號為檔案門類代碼專業(yè)檔案為二級類別號稅務稽查為三級類別號查處類

:J019,ZY(),JC(),CC(),

為年度為保管期限代碼為案卷號為件號

,,,。

2019D30001001

示例2

:J019-KU·01·2017-001-001

說明為全宗號為檔案門類代碼會計檔案為二級類別號會計憑證為年度

:J019,KU(),01(),2017,

為案卷號為件號

001,001。

示例3

:A002-RS-001-002

說明為全宗號為檔案門類代碼人事檔案為案卷號為件號

:A002,RS(),001,002。

示例4

:X032-KJ·KY·01-003

說明為全宗號為檔案門類代碼科技檔案為二級類別號科研檔案為項目

:X032;KJ(),KY(),01

號為案卷號

,003。

示例5

:X032-KJ·JJ·02-005-054

說明為全宗號為檔案門類代碼科技檔案為二級類別號基建檔案為項目號

:X032;KJ(),JJ(),02,

為案卷號為頁號

005,054。

示例6

:K021-ZP·2019·D30-025-005

說明為全宗號為檔案門類代碼照片為年度為保管期限代碼為組號

:K021,ZP(),2019,D30,025,

為件號

005。

示例7

:C038-001-002-003

說明為全宗號為目錄號為案卷號為件號

:C038,001,002,003。

A2按件整理的檔號編制示例

.

示例1

:A439-WS·2015·D30·003-005

說明為全宗號為檔案門類代碼文書為年度為保管期限代碼為問題

:A439,WS(),2015,D30,003

代碼黨務為件號

(),005。

示例2辦公室

:Z109-WS·2011·Y·-0001

說明為全宗號為檔案門類代碼文書為年度為保管期限代碼辦公室為機構

:Z109,WS(),2011,Y,

代碼為件號

,0001。

示例3

:Z008-WS·2019·Y-037

說明為全宗號為檔案門類代碼文書為年度為保管期限代碼為件號

:Z008,WS(),2019,Y,037。

示例4

:J019-LY·2019·Y-001

說明為全宗號為檔案門類代碼錄音檔案為年度為保管期限代碼為

:J019,LY(),2019,Y,001

件號

。

27

DA/T13—2022

示例5

:C015-WY·TZGG·2019·D10-00001

說明為全宗號為檔案門類代碼網(wǎng)頁為二級類別號通知公告為年

:C015,WY(),TZGG(),2019

度為保管期限代碼為件號

,D10,00001。

示例6

:B168-SW·2015·Y-001

說明為全宗號為檔案門類代碼實物為年度為保管期限代碼為件號

:B168,SW(),2015,Y,001。

28

DA/T13—2022

參考文獻

文書檔案案卷格式

[1]GB/T9705—2008

照片檔案管理規(guī)范

[2]GB/T11821—2002

科學技術檔案案卷構成的一般要求

[3]GB/T11822—2008

電子文件歸檔與電子檔案管理規(guī)范

[4]GB/T18894—2016

檔案工作基本術語

[5]DA/T1—2000

明清檔案檔號編制規(guī)則

[6]DA/T9—94

全宗卷規(guī)范

[7]DA/T12—2012

歸檔文件整理規(guī)則

[8]DA/T22—2015

原始地質資料立卷歸檔規(guī)則

[9]DA/T41—2008

企業(yè)檔案工作規(guī)范

[10]DA/T42—2009

數(shù)碼照片歸檔與管理規(guī)范

[11]DA/T50—2014

城市軌道交通工程文件歸檔要求與檔案分類規(guī)范

[12]DA/T66—2017

錄音錄像檔案管理規(guī)范

[13]DA/T78—2019

證券業(yè)務檔案管理規(guī)范

[14]DA/T79—2019

政府網(wǎng)站網(wǎng)頁歸檔指南

[15]DA/T80—2019

企業(yè)文件材料歸檔范圍和檔案保管期限規(guī)定國家檔案局令第號

[16].10.

機關檔案管理規(guī)定國家檔案局令第號

[17].13.

數(shù)字檔案室建設指南檔辦發(fā)號

[18].〔2014〕4.

29

ICS01.140.20

CCSA14

中華人民共和國檔案行業(yè)標準

/—

DAT132022

代替

DA/T13—94

檔號編制規(guī)則

Compilationrulesforreferencecodes

2022-04-07發(fā)布2022-07-01實施

國家檔案局發(fā)布

19

DA/T13—2022

檔號編制規(guī)則

1范圍

本文件規(guī)定了檔號的結構編制原則和編制方法

、。

本文件適用于檔案館室編制檔號

()。

2規(guī)范性引用文件

本文件沒有規(guī)范性引用文件

。

3術語和定義

下列術語和定義適用于本文件

。

31

.

代碼code

一個或一組有序的易于計算機和人識別與處理的數(shù)字字母漢字及其他符號

、、、。

32

.

檔號referencecode

以字符形式賦予檔案的一組唯一代碼用于反映固定和識別檔案排列順序

,、。

來源定義有修改

[:DA/T1—2000,5.12,]

33

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全宗號fondsnumber

檔案所屬全宗的代碼

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34

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