油站罐區(qū)防火堤整改工程信息及文控管理措施

油站罐區(qū)防火堤整改工程信息及文控管理措施1.1信息管理措施1.1.1成立以項目總工程師為主管的信息文控部，負責(zé)信息及文控管理。技術(shù)、質(zhì)量、施工、采購、經(jīng)營等部門協(xié)調(diào)配合，以快速、準確傳遞信息、文件，優(yōu)質(zhì)為用戶服務(wù)。1.1.2建立、健全信息及文控管理制度，保證信息及文件的搜集、整理、傳遞、反饋、實施等環(huán)節(jié)流程暢通、及時準確，明確責(zé)任，落實執(zhí)行結(jié)果。1.1.3項目部各部門配備臺式或筆記本電腦，并組建局域網(wǎng)，方便信息傳遞和采集。1.1.4施工項目部設(shè)專人收集氣象信息資料，和當?shù)貧庀笈_(站)建立便捷的聯(lián)系方式，定期收集中、長期氣象信息，每天收集當天和短期氣象預(yù)報，監(jiān)測施工區(qū)域氣象參數(shù)的變化，為合理安排施工創(chuàng)造條件。1.1.5與業(yè)主代表、監(jiān)理公司等建立良好的工作聯(lián)系，及時收集業(yè)主提供材料的規(guī)格、出廠及到貨時間等資料以及業(yè)主、監(jiān)理對本標段施工情況的評價，有問題及時反饋，以便整改。1.1.6了解沿線其它兄弟單位的施工情況，如有較先進的施工技術(shù)和方法及時組織學(xué)習(xí)并結(jié)合自己的情況借鑒應(yīng)用。1.1.7充分了解掌握設(shè)備維修保養(yǎng)計劃、設(shè)備現(xiàn)狀和施工進度計劃之間的關(guān)系，合理安排設(shè)備的調(diào)配、使用和保養(yǎng)。1.1.8及時掌握物資采購及到貨信息，保障施工的順利進行。1.1.9嚴格質(zhì)量、技術(shù)信息的匯總與處理，保證施工質(zhì)量。1.1.10建立回訪和為用戶服務(wù)制度，以定期或不定期的進行回訪用戶，并寫出回訪記錄，出現(xiàn)質(zhì)量問題，及時整改，直到業(yè)主滿意為止。1.1.11凡屬用戶來信、來函、來電、來訪請求服務(wù)的信息，應(yīng)及時登記并按規(guī)定及時傳遞、反饋和處理，否則將追究責(zé)任人的責(zé)任。1.2文控管理措施1.2.1文件的簽收與管理1、文件的簽收1)紙質(zhì)或其它類型有形的文件：對從業(yè)主、監(jiān)理及其它相關(guān)單位和部門接收來的文件資料與信息、上級主管部門來文以及內(nèi)部上報的有關(guān)文件、資料等，由綜合部統(tǒng)一簽收、拆封、分發(fā)。簽收時認真核對來件數(shù)量，嚴格登記(全標題目、密級、文件編號、收文號、來文單位、收文時間、件數(shù)等)，填寫好《文件收、發(fā)文登記表》。2)電子郵件、光盤或其存儲介質(zhì)的電子文檔要在收文后進行確認，核實數(shù)量、內(nèi)容、版本號和其它相關(guān)內(nèi)容。2、文件的辦理來件的辦理由綜合部根據(jù)來件內(nèi)容填寫《文件(資料)處理單》，送主管領(lǐng)導(dǎo)批示，根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)批示轉(zhuǎn)有關(guān)人員或有關(guān)業(yè)務(wù)部門閱辦。在分轉(zhuǎn)文件時，綜合部要嚴格履行文件交接登記簽收手續(xù)，認真填寫《文件收、發(fā)文登記表》。辦文期間，綜合部要負責(zé)催辦、督查和上報。3、文件的保管1)紙質(zhì)或其它有形文件：對業(yè)主和監(jiān)理的重要文件材料、信函、往來的傳真件，全部由綜合部負責(zé)分類登記、復(fù)印、發(fā)送、接收和存檔。對專業(yè)技術(shù)文件由使用其文件的人員暫行保管，但要嚴格辦理借閱手續(xù)，工程結(jié)束不再使用時返還項目部綜合部。2)電子信息文檔：在電腦中建立分類的文件夾，專門用于存放相應(yīng)的電子文檔，同時保存好原件。1.2.2文件的發(fā)放與管理1、信函的發(fā)放施工單位至其它單位的所有信函，由各專業(yè)部門人員用統(tǒng)一的發(fā)文稿紙起草，附上統(tǒng)一印制的《文件審簽單》，將審簽單上需要填寫的欄目寫清楚(主辦部門、擬稿人、擬文日期、文件全標題、主送單位、抄送單位)，經(jīng)專業(yè)負責(zé)人簽字批準，再交綜合部。需要有關(guān)業(yè)務(wù)人員會簽的文件由主辦部門負責(zé)會簽完畢后送綜合部，綜合部交項目部經(jīng)理簽發(fā)后，進行統(tǒng)一編號，填寫《文件(資料)編碼表》，送達其它單位文控人員簽收審批，并填寫《文件收、發(fā)文登記表》。2、文件資料發(fā)放1)對向業(yè)主等部門提交的技術(shù)文件和管理文件，信息保障部統(tǒng)一送達業(yè)主。送達時，填寫《文件收、發(fā)文登記表》，認真填寫好日期、編號、題目、版次、份數(shù)等內(nèi)容，業(yè)主文控人員簽字認可。2)業(yè)主文控人員簽收后的《文件收、發(fā)文登記表》及遞交文件的一份副本由綜合部分別存檔備查。3)業(yè)主在合同規(guī)定期限內(nèi)返還我方文件，要填寫《文件收、發(fā)文登記表》，如有修改再返回文件編制部門修改，修改完再按以上程序送達業(yè)主審批，直至批準為止。3、電子文檔的發(fā)放1)以電子郵件形式傳遞的文件，在發(fā)放后要及時進行確認，可以通過電話、傳真或其它形式進行。2)以其它存儲介質(zhì)發(fā)放的文件，同有形文件發(fā)放方式相同，填寫《文件收、發(fā)文登記表》。4、文件、資料的狀態(tài)標識1)對業(yè)主批準的技術(shù)文件和管理文件都要進行狀態(tài)標識，其狀態(tài)標識分：有效版本、作廢版本。對有效版本和作廢版本分別加蓋印章標識，對一般資料只進行收發(fā)文登記備查。2)凡作廢文件或失效的文件資料需存檔保留的均要加蓋“作廢留用”進行標識。3)綜合部根據(jù)主管部門提供的發(fā)文范圍，確定發(fā)放份數(shù)，填寫《文件收、發(fā)文登記表》，將正式的加蓋了文件受控標識的有效版本文件發(fā)至所需要的部門，并在新版文件發(fā)放的同時，收回舊版文件并加蓋作廢印章，確保文件執(zhí)行部門掌握文件的有效版本。4)電子文檔以外存儲器形式存儲時，要在外殼顯著部位做好標識，注明為有效版本和作廢版本；在計算機內(nèi)的文件要分別建立有效版本文件夾和廢止版本文件夾。1.2.3文件資料的借閱和復(fù)制1、借閱文件資料須填寫《文件借閱登記表》，用完即時送還綜合部保管。借閱保密的管理文件和技術(shù)文件(資料)，須經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)批準。2、文件資料的復(fù)制須填寫《復(fù)印材料單》，由主管部門領(lǐng)導(dǎo)批準。1.2.4文件資料遺失／損壞的處理遺失或損壞文件資料，責(zé)任人要即時上報，進行復(fù)制修補，必要時，按公司有關(guān)文件執(zhí)行，追究當事人的責(zé)任。1.2.5文件資料歸檔和保管1、綜合部按業(yè)主的要求，在項目結(jié)束時，向業(yè)主提交所有的原始資料，同時，將準備的所有資料的副本歸檔。在提交業(yè)主和歸檔時均要辦理移交手續(xù)，填寫《文件(資料)移交登記表》。2、文件資料保管：按檔案管理要求，由專人對文件進行分類保存。對于電子文檔進行定期的備份，以避免資料的意外丟失。1.2.6有關(guān)施工技術(shù)文件資料的交接處理交接處理的施工技術(shù)文件資料主要有：報告、計劃、計算書、信函、規(guī)范、程序、圖紙、竣工資料、微縮膠片、聲像資料、圖片等。1、信函所有信函、信件都要上交復(fù)印件。2、圖片和聲像資料工程照片和聲像資料按業(yè)主要求，照片的底片為業(yè)主的財產(chǎn)，工程竣工時交業(yè)主歸檔。作為竣工資料的錄像帶(聲像資料)，按業(yè)主規(guī)定的數(shù)量復(fù)制移交。3、業(yè)主批準證明所有有關(guān)工程中的變更或簽證都必須有業(yè)主的批準簽字。4、需要業(yè)主審查批準的文件施工單位要準備完整的文件目錄，列出詳細的文件號，按時上交。5、業(yè)主答復(fù)時間業(yè)主對承包商上交且要