省公司會議室管理制度

省公司會議室管理制度第一章總則

第一條省公司會議室管理制度（以下簡稱“制度”）旨在規(guī)范公司會議室的使用、管理和維護(hù)，保證會議的順利進(jìn)行，提高會議效率，加強(qiáng)公司內(nèi)部溝通與協(xié)作。

第二條本制度適用于公司內(nèi)部各類會議，包括但不限于：董事會、總經(jīng)理辦公會、部門例會、項(xiàng)目協(xié)調(diào)會等。

第三條本制度遵循公平、公正、公開的原則，確保會議室資源得到合理分配和有效利用。

第四條會議室管理責(zé)任部門為公司行政部，負(fù)責(zé)會議室的預(yù)訂、協(xié)調(diào)、維護(hù)及監(jiān)督執(zhí)行本制度。

第五條會議室使用遵循“先申請、先安排”的原則，各部門應(yīng)提前做好會議計劃，盡量避免臨時性會議。

第六條會議室使用應(yīng)嚴(yán)格按照會議流程進(jìn)行，確保會議的嚴(yán)肅性和高效性。

第七條與會人員應(yīng)遵守會議紀(jì)律，保持會議室整潔，愛護(hù)會議設(shè)備，如有損壞，應(yīng)照價賠償。

第八條本制度自發(fā)布之日起實(shí)施，原有相關(guān)規(guī)定與本制度不符的，以本制度為準(zhǔn)。如有未盡事宜，可根據(jù)實(shí)際情況予以補(bǔ)充。

第九條本制度的解釋權(quán)歸省公司行政部所有。如有爭議，可向行政部提出申訴，由行政部負(fù)責(zé)協(xié)調(diào)解決。

第二章會議流程

第十條會議籌備

（一）會議發(fā)起人應(yīng)提前明確會議目的、議題、參會人員、時間、地點(diǎn)等信息，并向行政部提交會議申請。

（二）行政部在收到會議申請后，對會議相關(guān)信息進(jìn)行審核，確認(rèn)無沖突后，安排會議室，并在會議系統(tǒng)上進(jìn)行預(yù)訂。

（三）會議發(fā)起人應(yīng)在會議前至少1天將會議通知及會議材料發(fā)送給與會人員。

第十一條會議召開

（一）會議主持人應(yīng)提前到達(dá)會議室，檢查會議設(shè)備是否正常運(yùn)行，確保會議環(huán)境整潔。

（二）會議開始時，會議主持人應(yīng)宣布會議紀(jì)律，明確會議議題和議程。

（三）會議期間，與會人員應(yīng)集中注意力，積極參與討論，遵守會議紀(jì)律，不得隨意離席或接打電話。

（四）會議主持人應(yīng)確保會議按照既定議程進(jìn)行，控制好會議時間，避免跑題。

第十二條會議紀(jì)要

（一）會議紀(jì)要由會議主持人指定專人負(fù)責(zé)記錄，記錄內(nèi)容包括：會議時間、地點(diǎn)、主持人、與會人員、議題、討論結(jié)果等。

（二）會議紀(jì)要應(yīng)在會議結(jié)束后1天內(nèi)完成初稿，并發(fā)送給會議主持人及與會人員審核。

（三）會議紀(jì)要經(jīng)審核確認(rèn)無誤后，由會議主持人簽字，并在會議紀(jì)要上注明分發(fā)范圍。

第十三條會議決策執(zhí)行

（一）會議決策事項(xiàng)應(yīng)明確責(zé)任部門、責(zé)任人及完成時限。

（二）責(zé)任部門應(yīng)根據(jù)會議決策，制定具體實(shí)施方案，并報行政部備案。

（三）行政部負(fù)責(zé)對會議決策的執(zhí)行情況進(jìn)行跟蹤、督促和檢查，確保決策落實(shí)。

第十四條會議總結(jié)

（一）會議結(jié)束后，會議主持人應(yīng)組織對本次會議的效果進(jìn)行評估，總結(jié)經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)，并提出改進(jìn)措施。

（二）會議總結(jié)應(yīng)在會議結(jié)束后1周內(nèi)完成，由會議主持人提交給行政部備案。

第三章會議紀(jì)要的跟蹤落實(shí)

第十五條跟蹤落實(shí)責(zé)任

（一）會議紀(jì)要中明確的各項(xiàng)決策和任務(wù)，應(yīng)明確責(zé)任部門和責(zé)任人，確保每一項(xiàng)工作都有人負(fù)責(zé)。

（二）責(zé)任部門應(yīng)指定專人對會議紀(jì)要中的任務(wù)進(jìn)行跟進(jìn)，并及時向行政部報告進(jìn)展情況。

（三）行政部應(yīng)對會議紀(jì)要的執(zhí)行情況進(jìn)行定期檢查，確保各項(xiàng)決策得到有效落實(shí)。

第十六條跟蹤落實(shí)流程

（一）會議紀(jì)要發(fā)布后，責(zé)任部門應(yīng)根據(jù)任務(wù)要求和完成時限，制定詳細(xì)的執(zhí)行計劃。

（二）執(zhí)行過程中，責(zé)任部門應(yīng)定期召開內(nèi)部會議，討論解決執(zhí)行過程中遇到的問題，并及時調(diào)整執(zhí)行策略。

（三）責(zé)任部門在完成任務(wù)后，應(yīng)將執(zhí)行結(jié)果以書面形式報告給行政部。

第十七條跟蹤落實(shí)監(jiān)督

（一）行政部應(yīng)建立健全會議紀(jì)要執(zhí)行監(jiān)督機(jī)制，對會議決策的執(zhí)行情況進(jìn)行實(shí)時監(jiān)控。

（二）行政部應(yīng)定期向公司領(lǐng)導(dǎo)層匯報會議紀(jì)要的執(zhí)行情況，對未按期完成的任務(wù)進(jìn)行分析，并提出整改措施。

（三）對執(zhí)行不力的部門或個人，行政部有權(quán)進(jìn)行通報批評，并視情節(jié)嚴(yán)重程度，提請公司領(lǐng)導(dǎo)層給予相應(yīng)的處罰。

第十八條跟蹤落實(shí)評估

（一）行政部應(yīng)定期對會議紀(jì)要的執(zhí)行效果進(jìn)行評估，總結(jié)成功經(jīng)驗(yàn)和存在的問題。

（二）評估結(jié)果將作為對公司各部門績效考核的依據(jù)之一，對執(zhí)行效果良好的部門和個人給予表彰和獎勵。

（三）針對評估中發(fā)現(xiàn)的問題，行政部應(yīng)組織相關(guān)部門進(jìn)行改進(jìn)，不斷完善會議紀(jì)要跟蹤落實(shí)機(jī)制。

第十九條持續(xù)改進(jìn)

（一）公司應(yīng)鼓勵各部門積極提出會議紀(jì)要執(zhí)行過程中的改進(jìn)意見和建議。

（二）行政部負(fù)責(zé)收集和整理改進(jìn)意見和建議，組織相關(guān)部門進(jìn)行討論，并將可行的改進(jìn)措施納入會議管理制度。

（三）通過持續(xù)改進(jìn)，不斷提高會議紀(jì)要的執(zhí)行效率和公司整體管理水平。

第四章會議室管理規(guī)定

第二十條會議室預(yù)訂

（一）各部門需使用會議室時，應(yīng)提前向行政部提交會議室預(yù)訂申請，明確會議時間、參會人數(shù)等信息。

（二）行政部根據(jù)會議室預(yù)訂申請，合理安排會議室，并在會議系統(tǒng)上進(jìn)行預(yù)訂確認(rèn)。

（三）會議室預(yù)訂遵循“先申請、先安排”的原則，已確認(rèn)的會議室預(yù)訂不得隨意更改或取消，確需更改或取消的，應(yīng)提前告知行政部。

第二十一條會議室設(shè)備管理

（一）會議室內(nèi)的設(shè)備應(yīng)由行政部負(fù)責(zé)統(tǒng)一管理和維護(hù)，確保設(shè)備正常運(yùn)行。

（二）與會人員應(yīng)愛護(hù)會議室設(shè)備，按照操作規(guī)程正確使用，不得擅自拆卸或更改設(shè)備設(shè)置。

（三）如會議室設(shè)備出現(xiàn)故障，應(yīng)及時報告行政部，由行政部聯(lián)系專業(yè)人員維修。

第二十二條會議室環(huán)境與秩序

（一）會議室應(yīng)保持整潔、安靜，嚴(yán)禁在會議室吸煙、進(jìn)食或大聲喧嘩。

（二）會議室內(nèi)不得隨意張貼或懸掛物品，不得擅自移動或損壞會議室內(nèi)的設(shè)施。

（三）與會人員應(yīng)按時參加會議，遵守會議紀(jì)律，手機(jī)等通訊工具應(yīng)關(guān)閉或調(diào)至靜音狀態(tài)。

第二十三條會議室安全

（一）會議室使用期間，應(yīng)確保消防通道暢通，消防設(shè)施正常。

（二）會議室內(nèi)嚴(yán)禁存放易燃、易爆等危險物品。

（三）行政部應(yīng)定期對會議室進(jìn)行安全檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時整改。

第二十四條會議室使用后處理

（一）會議結(jié)束后，與會人員應(yīng)將座椅歸位，關(guān)閉會議室內(nèi)的設(shè)備、燈光及空調(diào)等。

（二）如會議室內(nèi)有廢棄物或垃圾，應(yīng)自行清理干凈。

（三）行政部負(fù)責(zé)對會議室使用情況進(jìn)行檢查，確保會議室恢復(fù)至預(yù)訂狀態(tài)。

第五章附則

（由于篇幅限制，第五章附則的內(nèi)容在此不展開，可根據(jù)實(shí)際需求進(jìn)行補(bǔ)充。）

第五章附則