淺談中小醫(yī)藥流通企業(yè)成本管理

醫(yī)藥流通企業(yè)在國家實行兩票制以來，以規(guī)范藥品流通、控制藥品成本為目標，作為上游生產(chǎn)廠家和下游終端客戶的中間銷售環(huán)節(jié)，藥品毛利率持續(xù)降低，對于銷售環(huán)節(jié)的成本控制尤為重要。合理控制日常費用是提高企業(yè)盈利空間的重要途徑之一。除人員工資外，物流配送費用、銷售人員出差費用、辦公費（易耗品）、招待費用等是醫(yī)藥流通企業(yè)的主要費用構(gòu)成，專業(yè)、科學(xué)控制這類費用，是企業(yè)財務(wù)控制的重點。一、企業(yè)成本管理的重要性在這特殊時期，企業(yè)發(fā)展受到大環(huán)境的影響，經(jīng)營異常困難。越是在這困難中，企業(yè)越需要高水平的管理，成本的管理是竟爭的基礎(chǔ)，成本的有效控制有助于降低企業(yè)經(jīng)營風(fēng)險。對企業(yè)目前管理中出現(xiàn)的問題進行研究，找到問題，分析制定對應(yīng)的措施，規(guī)避企業(yè)不利影響，提高企業(yè)管理成效。我國中小企業(yè)的普遍特點，規(guī)模小、管理權(quán)集中度高、市場占有率低、融資能力低、高級專業(yè)人員少等，導(dǎo)致中小企業(yè)走不遠的主要原因。二、中小醫(yī)藥流通企業(yè)成本管理存在的問題（一）企業(yè)缺乏完善的成本管理制度和有效執(zhí)行力企業(yè)成本控制制度不健全，執(zhí)行力無章可循，流程混亂。有的企業(yè)制定了成本制度，而未嚴格執(zhí)行，制度流于形式。特別是很多民營企業(yè)，成本管理非常隨意，高層管理者獨斷，讓財務(wù)人員無力執(zhí)行財務(wù)制度，造成制度形同虛設(shè)。財務(wù)人員成為公司服務(wù)員，無原則無執(zhí)行力，更別談影響力，在這樣的公司環(huán)境下，財務(wù)人員如同機械般的工作，專業(yè)提升受限，不能更好發(fā)揮財務(wù)監(jiān)控。（二）員工財務(wù)意識淡薄，重視度不夠部分中小企業(yè)財務(wù)制度形同虛設(shè)，員工未按正規(guī)的財務(wù)流程進行審批，導(dǎo)致很多員工無法理解相關(guān)財務(wù)要求，執(zhí)行到位非常困難。在日常業(yè)務(wù)發(fā)生時，就算財務(wù)人員多次培訓(xùn)和強調(diào)費用注意事項，比如在洽談業(yè)務(wù)時，發(fā)票開具要求要作為洽談業(yè)務(wù)內(nèi)容中的一部分，比如什么時間開票、開什么類型發(fā)票、出差乘車方式規(guī)定、出差票據(jù)要求等，員工們都不能一一做到，他們總以各種理由解釋，管理者又以業(yè)務(wù)為重而忽略這些財務(wù)細節(jié)，導(dǎo)致員工更無財務(wù)管控意識。日常工作中總是反復(fù)出現(xiàn)類似問題，財務(wù)人員無力處理，最終造成財務(wù)不規(guī)范，也達不到控制目的。（三）費用控制方法不科學(xué)-以MZY醫(yī)藥商貿(mào)公司為例MZY醫(yī)藥商貿(mào)公司成立于2003年5月，主要經(jīng)營藥品批發(fā)及配送，擁有終端客戶5000余家，具備獨立運輸部門和一支比較專業(yè)的銷售隊伍。質(zhì)量管控較好，財務(wù)核算及管控力量薄弱。企業(yè)三地辦公，財務(wù)審批流程采用原始手工填寫及審核，造成報銷不及時、財務(wù)操作不規(guī)范的原因之一。日常財務(wù)管控細節(jié)，經(jīng)營者以業(yè)務(wù)為主，要求財務(wù)部不得增添銷售部財務(wù)細節(jié)要求，把更多精力投入業(yè)務(wù)中。銷售部不配合財務(wù)規(guī)范的推廣及要求。而公司主營業(yè)務(wù)是藥品批發(fā)，費用發(fā)生的主要部門也是銷售部，造成銷售部對財務(wù)監(jiān)管環(huán)節(jié)的薄弱，更有恃無恐。費用控制不科學(xué)，不能有效控制費用真實性和合理性。主要方面如下：1.車輛管理公司擁有一支運輸隊伍，配備30多車商務(wù)車和藥品運輸專用車，在公司車輛不能合理分配時，也有私車公用的情況。在車輛使用中主要費用來源于是日常加油費和維修費。公司日常進行藥品配送，加油費和車輛維修費發(fā)生頻繁，其真實性、合理性如何甄別，如何控制車輛加油實實在在用在了業(yè)務(wù)車輛中，如何清晰維修費的真實性和有效使用，這些財務(wù)監(jiān)控都是很有難度。2.差旅費管理差旅費標準不統(tǒng)一，出差票據(jù)不完善，時常無火車票等情況。出差時間不合理、工作計劃零亂、頻繁往來到同一區(qū)域客戶、出差交通工具不合理、打車時有發(fā)生和黑車無票的情況。差旅費報銷流程不規(guī)范，銷售人員未按財務(wù)要求粘貼票據(jù)及填寫報銷單進行審批報銷流程。3.易耗品管理易耗品包含辦公用品、贈送客戶禮品等管理。易耗品價格不一，是否全面入賬管理，存放位置混亂，效期管理不到位，禮品鄰用后核銷不到位。4.招待費管理招待費用在商品流通企業(yè)重大費用之一，無論小到贈送水果、點心牛奶，大到星級酒店用餐、住宿等。如果無標準、無計劃、無審批這塊費用控制難度很大。日常出現(xiàn)在不合理的情況：人均消費過高、金額小的接待無正規(guī)票據(jù)、參與接待人員過多、同一客戶頻繁接待等。三、應(yīng)對中小醫(yī)藥流通企業(yè)成本管理問題的建議（一）完善企業(yè)成本管理制度，提高執(zhí)行力企業(yè)成本管理制度要具備完善體系，根據(jù)企業(yè)實際經(jīng)營情況，制定專業(yè)、科學(xué)、規(guī)范的成本管理制度。在管理實施中，對創(chuàng)新管理、專業(yè)管理與實際情況相結(jié)合，提高適用性、高效性，減少因制度因素對經(jīng)營管理的不利影響。提高執(zhí)行力，不隨意違背制度，做到實踐與制度一致。公司高層大力支持并遵守財務(wù)規(guī)章，做到有原則、有執(zhí)行力。（二）提高員工財務(wù)控制意識提高企業(yè)員工財務(wù)意識，加強財務(wù)知識培訓(xùn)，讓全體員工認識成本控制需要全員參與，才能達到最終的管理目標。讓員工掌握成本控制方法和原理。全體人員上下一心重視財務(wù)成本管理，方能為公司長遠發(fā)展做好準備。（三）成本管理方法成本管理不僅依賴公司財務(wù)制度健全和員工職責(zé)意識，還需要專業(yè)的財務(wù)人員監(jiān)督方法。1.車輛管理車輛加油費由駕駛?cè)藛T根據(jù)車輛使用需求加油，根據(jù)加油發(fā)票報銷費用。如果就這樣簡單操作管理，對于車輛加油費的真實性和合理性控制是遠遠不夠。車輛加油費可由專人統(tǒng)計數(shù)據(jù)管理，首先辦理加油卡，由公司統(tǒng)一結(jié)算，減少駕駛?cè)藛T多次報銷的財務(wù)流程，節(jié)約人力成本。其次每日統(tǒng)計車輛里程數(shù)和行程路線，了解車輛使用情況，更細化加油費使用是否真實合理。最后，每月匯總車輛油費金額和里程數(shù)，換算單位里程用量，核效合理性。車輛修費用管理。車輛維修一般有兩種情況，一種是自然損壞、另一種是意外事故損壞。車輛維修也不是簡單地根據(jù)維修發(fā)票來報銷，車輛損壞做到事前報備，根據(jù)損壞部件及現(xiàn)場拍照并附上損壞情況及原因在第一時間報備上級主管，然后由專人監(jiān)督維修，維修地點由公司兩名以上人員在指定車輛維修點監(jiān)督維修情況，將每輛車維修記錄獨立裝訂成冊以備查驗。車輛調(diào)度使用配備專人管理，車輛使用前和使用后都需要檢查交接，以保行駛安全和責(zé)任明確。2.差旅費管理出差標準有制度，每個公司財務(wù)制度中都應(yīng)有明確的出差標準，根據(jù)人員級別、區(qū)域設(shè)定標準。標準中一般有交通工具指定和標準金額指定。交通工具，一般出差都要求乘坐公共交通工具，特別情況需要打車和私車公用的情況，需要提前報備。出差很容易讓人忽視的問題是出差時間合理性安排，一般情況財務(wù)人員對出差的交通工具及住宿費標準都有標準可判斷，但對出差時間合理性判斷就需要熟悉業(yè)務(wù)，了解工作內(nèi)容方可判斷，這就需要部門領(lǐng)導(dǎo)對部門出差費用監(jiān)管得力，不得以公事出差的名義去游玩，增加人力成本和出差費用。出差前的申請?zhí)峤痪惋@得很重要，出差申請寫明出差事務(wù)及時間、出差費用等，從出差申請可以辨別出差原因是否正常。由于出差人員個人工作安排失誤，導(dǎo)致重復(fù)出差到同一客戶，這種情況的出差費用分配方式也有所不同。同一區(qū)域出差，地點零星、復(fù)雜，審核人員辨別難度大，要求出差人員以定位方式報備，以作為審核出差費用的依據(jù)。根據(jù)出差費用統(tǒng)計匯總分析，判斷偏遠區(qū)域客戶的科學(xué)管理，是以兩地重復(fù)往返，還是在當(dāng)?shù)仄赣脴I(yè)務(wù)員負責(zé)當(dāng)?shù)貥I(yè)務(wù)，減少往返交通費等更合適呢。出差費用中票據(jù)管理的重要性，如今稅務(wù)政策對交通票據(jù)可進行進項稅抵扣及住宿費開具增值稅專用發(fā)票進項稅額抵扣，為公司節(jié)稅起到控制效果，也是成本控制方法之一。3.易耗品管理易耗品管理在購買前進行采購申請審批，包含數(shù)量、金額、用途、使用部門等，有計劃性采購，避免存量過多或者過少。易耗品采購入庫，入庫時清點數(shù)量，檢查質(zhì)量，注明有效期，登記入冊，雙人管理，一人管賬，一人管物。領(lǐng)用時，填寫領(lǐng)用申請單，金額較大的易耗品審批權(quán)限給予明確。易耗品領(lǐng)用后，后續(xù)追蹤同樣重要，如小禮品領(lǐng)用了，是否如實送到客戶手中。如何管控，一般情況下由兩人共同執(zhí)行，相互監(jiān)督。易耗品每月定期進行盤點，實盤數(shù)與賬表是否相符，有效期的物品是否到近效期，加強領(lǐng)用管理，合理控制費用。4.招待費用管理招待費管理做到事前、事中、事后控制。公司制定一套科學(xué)合理的招待管理體系，將客戶分為ABC級客戶，制定每級客戶招待標準；對參加接待人數(shù)和客戶人數(shù)的比例的規(guī)定；接待客戶地點指定等要求。負責(zé)接待人員在事前將接待計劃報備部門主管和財務(wù)人員審批，主要報備內(nèi)容：參加人員、客戶人數(shù)、招待客戶方式、時間、地點、計劃消費金額等項目。在接待過程中對費用控制合理性，如酒、禮品等價格不一，注意細節(jié)，不盲目消費。招待中發(fā)生每一筆費用，對應(yīng)發(fā)票開具要求完整，部分零星客戶贈送水果、牛奶、點心