學(xué)校會(huì)議室管理制度

學(xué)校會(huì)議室管理制度學(xué)校會(huì)議室管理制度

第一章總則

第一條本制度旨在規(guī)范學(xué)校會(huì)議室的使用、管理和維護(hù)，確保會(huì)議的順利進(jìn)行，提高會(huì)議效率，保障學(xué)校教育教學(xué)和行政管理工作需要。

第二條本制度適用于學(xué)校范圍內(nèi)所有會(huì)議室的管理和使用。

第三條會(huì)議室管理應(yīng)遵循統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級(jí)負(fù)責(zé)、合理安排、高效利用的原則。

第四條學(xué)校設(shè)立會(huì)議室管理部門，負(fù)責(zé)會(huì)議室的日常管理、維護(hù)及服務(wù)工作。

第五條會(huì)議室使用應(yīng)遵循以下原則：

1.公正、公平、公開，優(yōu)先保障學(xué)校重要會(huì)議及緊急會(huì)議需求；

2.提前預(yù)約，統(tǒng)籌安排，避免資源浪費(fèi)；

3.確保會(huì)議內(nèi)容保密，遵守國家有關(guān)保密法律法規(guī)；

4.愛護(hù)會(huì)議設(shè)備，保持會(huì)議室整潔。

第六條本制度自發(fā)布之日起實(shí)施，原有相關(guān)規(guī)定與本制度不符的，以本制度為準(zhǔn)。如有未盡事宜，由學(xué)校會(huì)議室管理部門負(fù)責(zé)解釋。

第二章會(huì)議流程

一、會(huì)議預(yù)約

1.用戶需提前三個(gè)工作日向會(huì)議室管理部門提交會(huì)議預(yù)約申請(qǐng)，填寫《會(huì)議室預(yù)約申請(qǐng)表》，明確會(huì)議主題、時(shí)間、參會(huì)人數(shù)、會(huì)議設(shè)備需求等信息。

2.會(huì)議室管理部門收到申請(qǐng)后，根據(jù)會(huì)議室使用原則及實(shí)際情況進(jìn)行審核，并在兩個(gè)工作日內(nèi)給予答復(fù)。

3.會(huì)議預(yù)約成功后，申請(qǐng)人需在會(huì)議開始前30分鐘到達(dá)會(huì)議室，進(jìn)行現(xiàn)場確認(rèn)。

二、會(huì)議準(zhǔn)備

1.申請(qǐng)人負(fù)責(zé)組織會(huì)議簽到、發(fā)放會(huì)議資料、布置會(huì)議室環(huán)境等工作。

2.會(huì)議主持人負(fù)責(zé)準(zhǔn)備會(huì)議議程、發(fā)言稿等相關(guān)材料，并在會(huì)議開始前15分鐘檢查會(huì)議設(shè)備是否正常運(yùn)行。

3.會(huì)議室管理部門負(fù)責(zé)提供會(huì)議所需設(shè)備、茶水等服務(wù)。

三、會(huì)議進(jìn)行

1.會(huì)議主持人應(yīng)嚴(yán)格按照會(huì)議議程組織會(huì)議，確保會(huì)議內(nèi)容全面、深入。

2.與會(huì)人員應(yīng)按時(shí)到場，遵守會(huì)議紀(jì)律，積極參與討論，并按照會(huì)議議程發(fā)言。

3.會(huì)議期間，會(huì)議室管理部門負(fù)責(zé)保障會(huì)議設(shè)備正常運(yùn)行，并根據(jù)需要提供會(huì)務(wù)服務(wù)。

四、會(huì)議記錄

1.會(huì)議記錄人員應(yīng)詳細(xì)記錄會(huì)議議程、與會(huì)人員發(fā)言、討論結(jié)果等內(nèi)容。

2.會(huì)議記錄應(yīng)在會(huì)議結(jié)束后三個(gè)工作日內(nèi)整理完畢，并由會(huì)議主持人審閱、簽字確認(rèn)。

3.會(huì)議記錄需歸檔保存，以便日后查閱。

五、會(huì)議結(jié)束

1.會(huì)議結(jié)束后，申請(qǐng)人負(fù)責(zé)組織與會(huì)人員離場，并確保會(huì)議室整潔。

2.會(huì)議室管理部門對(duì)會(huì)議室進(jìn)行設(shè)備檢查、環(huán)境整理，確保會(huì)議室恢復(fù)原狀。

六、會(huì)議延期與取消

1.如需延期或取消會(huì)議，申請(qǐng)人應(yīng)至少提前一個(gè)工作日通知會(huì)議室管理部門。

2.會(huì)議室管理部門根據(jù)實(shí)際情況調(diào)整會(huì)議室安排，并及時(shí)通知其他預(yù)約單位或個(gè)人。

3.會(huì)議延期或取消次數(shù)過多，將影響申請(qǐng)人在一定時(shí)期內(nèi)的會(huì)議室預(yù)約權(quán)限。

第三章會(huì)議紀(jì)要的跟蹤落實(shí)

一、會(huì)議紀(jì)要的整理與發(fā)布

1.會(huì)議紀(jì)要由會(huì)議記錄人員負(fù)責(zé)整理，確保內(nèi)容準(zhǔn)確、完整。

2.會(huì)議紀(jì)要應(yīng)包括會(huì)議主題、時(shí)間、地點(diǎn)、與會(huì)人員、主要議程、討論結(jié)果、決策事項(xiàng)等。

3.會(huì)議紀(jì)要經(jīng)會(huì)議主持人審閱、簽字確認(rèn)后，由會(huì)議室管理部門在規(guī)定時(shí)間內(nèi)發(fā)布給相關(guān)人員。

二、會(huì)議決策的跟蹤

1.會(huì)議紀(jì)要中明確的決策事項(xiàng)，應(yīng)明確責(zé)任部門、責(zé)任人和完成時(shí)限。

2.責(zé)任部門應(yīng)及時(shí)制定具體實(shí)施方案，責(zé)任人負(fù)責(zé)監(jiān)督執(zhí)行進(jìn)度。

3.會(huì)議室管理部門應(yīng)定期跟蹤會(huì)議決策的落實(shí)情況，并向會(huì)議主持人匯報(bào)。

三、會(huì)議紀(jì)要的歸檔與查閱

1.會(huì)議紀(jì)要整理完畢后，應(yīng)按照學(xué)校檔案管理規(guī)定進(jìn)行歸檔保存。

2.需要查閱會(huì)議紀(jì)要的人員，可通過會(huì)議室管理部門進(jìn)行申請(qǐng)，經(jīng)審批后進(jìn)行查閱。

3.會(huì)議紀(jì)要的歸檔和查閱應(yīng)嚴(yán)格遵守保密制度，確保會(huì)議內(nèi)容的保密性。

四、會(huì)議紀(jì)要的反饋與改進(jìn)

1.與會(huì)人員應(yīng)認(rèn)真閱讀會(huì)議紀(jì)要，并對(duì)會(huì)議決策的執(zhí)行提出意見和建議。

2.會(huì)議室管理部門負(fù)責(zé)收集反饋意見，及時(shí)與責(zé)任部門溝通，推動(dòng)會(huì)議決策的改進(jìn)和優(yōu)化。

3.對(duì)于重大問題的決策，應(yīng)根據(jù)實(shí)際情況組織專題會(huì)議進(jìn)行研究，確保決策的科學(xué)性和有效性。

五、會(huì)議紀(jì)要的考核與應(yīng)用

1.會(huì)議紀(jì)要的落實(shí)情況將作為部門及個(gè)人績效考核的依據(jù)之一。

2.對(duì)于會(huì)議決策執(zhí)行不力的部門和個(gè)人，將按照學(xué)校相關(guān)規(guī)定給予相應(yīng)處理。

3.會(huì)議室管理部門應(yīng)不斷總結(jié)經(jīng)驗(yàn)，完善會(huì)議紀(jì)要跟蹤落實(shí)機(jī)制，提高會(huì)議決策的執(zhí)行效率。

第四章會(huì)議室管理規(guī)定

一、會(huì)議室使用規(guī)范

1.會(huì)議室使用應(yīng)嚴(yán)格按照預(yù)約時(shí)間進(jìn)行，不得提前或超時(shí)使用。

2.使用會(huì)議室時(shí)，應(yīng)愛護(hù)室內(nèi)設(shè)施，保持環(huán)境整潔，禁止吸煙、亂丟雜物等不文明行為。

3.會(huì)議室內(nèi)禁止大聲喧嘩，影響其他會(huì)議室或辦公區(qū)域。

4.嚴(yán)禁在會(huì)議室內(nèi)進(jìn)行與會(huì)議無關(guān)的活動(dòng)。

二、會(huì)議室設(shè)備管理

1.會(huì)議室設(shè)備由會(huì)議室管理部門負(fù)責(zé)維護(hù)和管理，使用人員應(yīng)按照操作規(guī)程正確使用。

2.如發(fā)現(xiàn)設(shè)備故障或損壞，應(yīng)立即向會(huì)議室管理部門報(bào)告，不得擅自處理。

3.會(huì)議室管理部門定期對(duì)設(shè)備進(jìn)行檢查、保養(yǎng)，確保設(shè)備正常運(yùn)行。

三、會(huì)議室安全管理

1.會(huì)議室管理部門應(yīng)加強(qiáng)會(huì)議室安全檢查，確保消防設(shè)施、安全通道等符合規(guī)定。

2.會(huì)議期間，與會(huì)人員應(yīng)遵守安全規(guī)定，不得攜帶易燃、易爆等危險(xiǎn)物品進(jìn)入會(huì)議室。

3.會(huì)議室內(nèi)應(yīng)保持通風(fēng)，確?？諝赓|(zhì)量，預(yù)防疾病傳播。

四、會(huì)議室衛(wèi)生管理

1.會(huì)議室管理部門負(fù)責(zé)會(huì)議室的日常清潔工作，保持室內(nèi)環(huán)境整潔。

2.使用會(huì)議室的單位或個(gè)人，應(yīng)在會(huì)議結(jié)束后及時(shí)清理垃圾，保持會(huì)議室衛(wèi)生。

3.遇有污染或損壞，應(yīng)立即通知會(huì)議室管理部門進(jìn)行清理和維修。

五、會(huì)議室預(yù)約管理

1.會(huì)議室預(yù)約采用先到先得的原則，特殊情況可根據(jù)學(xué)校工作重點(diǎn)進(jìn)行適當(dāng)調(diào)整。

2.預(yù)約成功后，如需變更或取消會(huì)議，應(yīng)及時(shí)通知會(huì)議室管理部門，以免影響其他單位或個(gè)人的使用。

3.會(huì)議室管理部門有權(quán)對(duì)預(yù)約情況進(jìn)行調(diào)整，以保證學(xué)校重要會(huì)議的順利進(jìn)行。

六、違規(guī)處理

1.對(duì)違反會(huì)議室管理規(guī)定的單位或個(gè)人，會(huì)議室管理部門有權(quán)進(jìn)行制止，并視情節(jié)輕重給予相應(yīng)處理。

2.嚴(yán)重違反規(guī)定的，將取消其在一定時(shí)期內(nèi)的會(huì)議室預(yù)約資格，并通報(bào)相關(guān)部門。

3.造成的損失或損害，應(yīng)按照學(xué)校相關(guān)規(guī)定承擔(dān)相應(yīng)責(zé)任。

第五章附則

1.本