董事會議題管理制度

董事會議題管理制度第一章總則

為確保公司董事會議事效率，提高決策質(zhì)量，明確會議議題的管理程序，特制定本管理制度。

一、本制度適用于公司董事會及其下設(shè)專業(yè)委員會的各類會議，包括但不限于定期會議、臨時會議及特別會議。

二、董事會會議議題應(yīng)遵循以下原則：

1.符合公司戰(zhàn)略發(fā)展方向，緊密圍繞公司核心業(yè)務(wù)；

2.具有重要性和緊迫性，涉及公司重大決策、重大事項(xiàng)及重要人事變動；

3.議題提交前應(yīng)充分調(diào)查研究，確保議題的準(zhǔn)確性和可行性；

4.議題涉及的相關(guān)資料、數(shù)據(jù)和信息應(yīng)真實(shí)、完整、準(zhǔn)確。

三、董事會秘書處負(fù)責(zé)會議議題的收集、整理、篩選和報送工作，確保會議議題的質(zhì)量和效率。

四、會議議題的提交、審批、討論和決策流程應(yīng)遵循本管理制度的規(guī)定，任何單位和個人不得擅自變更。

五、本管理制度所稱“重大決策”、“重大事項(xiàng)”和“重要人事變動”，參照公司相關(guān)制度及法律法規(guī)的規(guī)定執(zhí)行。

六、本管理制度自發(fā)布之日起實(shí)施，如有未盡事宜，可根據(jù)實(shí)際情況予以修訂。

七、本管理制度最終解釋權(quán)歸公司董事會所有。

第二章會議流程

一、會議議題的征集與篩選

1.董事會秘書處定期向公司各部門、各層級管理人員征集會議議題。

2.各部門及管理人員根據(jù)公司戰(zhàn)略發(fā)展需要，結(jié)合實(shí)際工作中遇到的重大問題和決策需求，提交議題。

3.董事會秘書處對征集到的議題進(jìn)行初步篩選，確保議題符合總則中規(guī)定的原則。

4.對于涉及多個部門或重大利益的議題，董事會秘書處可組織相關(guān)部門進(jìn)行協(xié)調(diào)，形成統(tǒng)一意見。

二、會議議題的審批與確定

1.董事會秘書處將篩選后的議題及相關(guān)資料提交給董事長或董事會專業(yè)委員會進(jìn)行審批。

2.董事長或?qū)I(yè)委員會根據(jù)議題的重要性、緊急性和可行性進(jìn)行審批，確定會議議題。

3.董事會秘書處將審批通過的議題列入會議議程，并通知相關(guān)部門準(zhǔn)備會議材料。

三、會議通知與材料準(zhǔn)備

1.董事會秘書處負(fù)責(zé)向董事、監(jiān)事及相關(guān)人員發(fā)送會議通知，通知應(yīng)包括會議時間、地點(diǎn)、議程等內(nèi)容。

2.各議題負(fù)責(zé)人按照會議議程準(zhǔn)備相關(guān)材料，包括但不限于議題背景、分析報告、決策建議等，并于會議前提交給董事會秘書處。

四、會議召開與討論

1.會議主持人按照議程順序組織議題討論，各議題負(fù)責(zé)人對議題進(jìn)行詳細(xì)匯報。

2.董事、監(jiān)事及列席人員圍繞議題展開討論，提出建議和意見。

3.會議主持人根據(jù)討論情況，總結(jié)各方意見，形成決策建議。

五、會議決策與表決

1.會議主持人將決策建議提交給董事會進(jìn)行表決。

2.表決方式按照公司章程及有關(guān)規(guī)定執(zhí)行，可采用舉手、投票等方式。

3.表決結(jié)果由董事會秘書處記錄，并在會議紀(jì)要中予以體現(xiàn)。

六、會議紀(jì)要的編寫與發(fā)布

1.董事會秘書處負(fù)責(zé)編寫會議紀(jì)要，內(nèi)容包括會議議程、討論情況、表決結(jié)果等。

2.會議紀(jì)要經(jīng)董事長審閱后，發(fā)送給各位董事、監(jiān)事及相關(guān)人員。

3.董事會秘書處對會議紀(jì)要進(jìn)行歸檔管理，并根據(jù)需要向相關(guān)部門通報會議決策。

七、會議流程的監(jiān)督與評估

1.董事會秘書處對會議流程的執(zhí)行情況進(jìn)行監(jiān)督，確保會議高效、規(guī)范進(jìn)行。

2.定期對會議流程進(jìn)行評估，根據(jù)實(shí)際情況調(diào)整和優(yōu)化流程，以提高會議效率。

第三章會議紀(jì)要的跟蹤落實(shí)

一、會議紀(jì)要的審批與發(fā)布

1.會議紀(jì)要完成后，由董事會秘書處提交給董事長審批。

2.董事長審批通過后，會議紀(jì)要正式發(fā)布，并分發(fā)給所有董事、監(jiān)事及相關(guān)人員。

3.董事會秘書處負(fù)責(zé)確保會議紀(jì)要的及時發(fā)布，并對發(fā)布情況進(jìn)行記錄。

二、會議決策的執(zhí)行與監(jiān)督

1.各部門和相關(guān)人員根據(jù)會議紀(jì)要中的決策內(nèi)容，制定具體的執(zhí)行計劃和時間表。

2.董事會秘書處負(fù)責(zé)對決策執(zhí)行的進(jìn)度進(jìn)行跟蹤，定期向董事長報告執(zhí)行情況。

3.對于執(zhí)行過程中出現(xiàn)的問題和困難，相關(guān)部門應(yīng)及時上報，并由董事會秘書處協(xié)調(diào)解決。

三、決策結(jié)果的反饋與評估

1.決策執(zhí)行完畢后，執(zhí)行部門應(yīng)向董事會提供執(zhí)行結(jié)果報告。

2.董事會秘書處組織對決策執(zhí)行結(jié)果的評估，評估內(nèi)容包括決策的實(shí)施效果、對公司的積極影響等。

3.評估結(jié)果作為今后決策的重要參考，對于執(zhí)行不力的情況，應(yīng)分析原因并追究責(zé)任。

四、會議紀(jì)要的歸檔與管理

1.董事會秘書處負(fù)責(zé)對會議紀(jì)要進(jìn)行歸檔，確保資料的完整性和可追溯性。

2.會議紀(jì)要的歸檔應(yīng)按照公司檔案管理的規(guī)定執(zhí)行，確保信息安全。

3.對于涉及公司商業(yè)秘密的會議紀(jì)要，應(yīng)嚴(yán)格按照保密規(guī)定進(jìn)行管理。

五、后續(xù)行動的跟進(jìn)與協(xié)調(diào)

1.董事會秘書處根據(jù)會議紀(jì)要中的后續(xù)行動要求，督促相關(guān)部門按時完成。

2.對于需要跨部門協(xié)作的后續(xù)行動，董事會秘書處負(fù)責(zé)協(xié)調(diào)，確保各項(xiàng)行動的順利進(jìn)行。

3.對于重大決策的后續(xù)行動，董事會秘書處應(yīng)定期向董事會匯報進(jìn)展情況。

六、持續(xù)改進(jìn)與優(yōu)化

1.董事會秘書處定期收集董事、監(jiān)事及各部門對會議紀(jì)要跟蹤落實(shí)的意見和建議。

2.根據(jù)反饋情況，對會議紀(jì)要跟蹤落實(shí)流程進(jìn)行持續(xù)改進(jìn)和優(yōu)化，提高決策執(zhí)行效率。

3.定期對會議紀(jì)要跟蹤落實(shí)情況進(jìn)行總結(jié)，形成報告，為董事會決策提供支持。

第四章會議室管理規(guī)定

一、會議室預(yù)訂與使用

1.會議室預(yù)訂：各部門需提前向董事會秘書處預(yù)訂會議室，并提供會議時間、參會人數(shù)等信息。

-董事會秘書處負(fù)責(zé)統(tǒng)籌安排會議室，確保會議需求得到滿足。

-遇有緊急會議，董事會秘書處可根據(jù)實(shí)際情況調(diào)整會議室預(yù)訂順序。

2.會議室使用：會議開始前，相關(guān)部門應(yīng)確保會議室設(shè)備、設(shè)施正常運(yùn)行，會議所需材料準(zhǔn)備齊全。

二、會議室設(shè)備與管理

1.會議室設(shè)備：包括但不限于投影儀、音響設(shè)備、白板、會議電話等。

-各部門應(yīng)定期檢查會議室設(shè)備，確保設(shè)備正常運(yùn)行。

-如設(shè)備出現(xiàn)故障，應(yīng)及時報修，并通知董事會秘書處。

2.會議室管理：會議室管理員負(fù)責(zé)會議室的日常管理，包括衛(wèi)生、設(shè)備維護(hù)等。

三、會議室保密與安全

1.保密要求：會議期間，參會人員應(yīng)嚴(yán)格遵守保密規(guī)定，不得泄露會議內(nèi)容。

-會議室應(yīng)配置必要的保密設(shè)施，如隔音設(shè)備、監(jiān)控設(shè)備等。

2.安全要求：會議室應(yīng)保持消防安全通道暢通，消防設(shè)施齊全，定期進(jìn)行安全檢查。

四、會議室服務(wù)與支持

1.會前準(zhǔn)備：董事會秘書處負(fù)責(zé)協(xié)調(diào)會前準(zhǔn)備工作，包括會議室布置、設(shè)備調(diào)試等。

2.會中服務(wù)：會議室管理員應(yīng)確保會議期間設(shè)備運(yùn)行正常，提供必要的會務(wù)支持。

3.會后整理：會議結(jié)束后，相關(guān)部門應(yīng)負(fù)責(zé)整理會議室，確保會議室恢復(fù)原狀。

五、會議室資源優(yōu)化與調(diào)整

1.定期評估：董事會秘書處定期評估會議室使用情況，根據(jù)實(shí)際需求調(diào)整會議室資源配置。

2.提高利用率：通過優(yōu)化會議安排、共享會議室資源等措施，提高會議室利用率。

3.節(jié)約成本：合理利用會議室資源，降低會議成本，提高公司運(yùn)營效率。

第五章附則

一、本管理制度自發(fā)布之日起