校團委會議管理制度

校團委會議管理制度第一章總則

一、校團委會議管理制度旨在加強會議的組織與管理，確保會議的效率與效果，促進團隊協作和決策的貫徹執(zhí)行。

二、本制度適用于校團委召開的各類會議，包括但不限于全體會議、專題會議、工作例會等。

三、會議應遵循以下原則：

1.議題明確：會議議題應具有針對性和實用性，與會人員需提前準備相關材料，確保會議效果。

2.講求效率：會議應嚴格控制時間，避免拖延，確保議題得到充分討論。

3.尊重發(fā)言：會議中，與會人員應保持禮貌，尊重他人發(fā)言，不得打斷他人講話。

4.保密原則：會議內容涉及學校機密和敏感事項，與會人員需保守秘密，不得泄露。

5.決策執(zhí)行：會議形成的決議和任務，相關人員應按時完成，確保決策的貫徹執(zhí)行。

四、會議的組織與管理應遵循本制度的相關規(guī)定，如有特殊情況下需調整會議安排，由會議主持人或負責人決定。

五、校團委會議管理制度由校團委負責解釋和修訂，自頒布之日起實施。與會人員應嚴格遵守本制度，共同維護會議秩序，提高會議質量。

第二章會議流程

一、會議籌備

1.確定議題：會議主持人或負責人根據工作需要，提前確定會議主題和議題，并向相關人員征集意見和建議。

2.發(fā)送通知：會議籌備人員應至少提前3天向與會人員發(fā)送會議通知，包括會議時間、地點、議題、參會人員等內容。

3.準備材料：會議主持人或負責人應組織相關人員準備會議所需材料，并于會前至少1天發(fā)送給與會人員，以便提前了解會議內容。

二、會議召開

1.會議簽到：與會人員應在會議開始前15分鐘到達會場，進行簽到，確保會議的準時開始。

2.會議主持人宣布會議開始，并介紹會議主題、議題和議程安排。

3.議題討論：會議按照議程逐項進行討論，與會人員針對議題充分發(fā)表意見，提出建議和解決方案。

4.決策形成：會議主持人根據討論情況，組織與會人員進行表決或決策，形成會議決議。

三、會議記錄

1.會議記錄人應認真記錄會議內容，包括議題討論、決策結果、任務分配等。

2.會議記錄應在會議結束后1天內整理完畢，并發(fā)送給會議主持人或負責人審核。

四、會議總結

1.會議主持人應在會議結束前對本次會議進行總結，強調會議決議和任務分配。

2.與會人員應認真聽取會議總結，并對會議效果進行評價，提出改進意見。

五、會議資料的歸檔

1.會議結束后，會議籌備人員應將會議通知、會議議程、會議記錄等相關資料進行歸檔，以備查閱。

2.歸檔資料應按照規(guī)定保存期限進行保存，確保資料的完整性和安全性。

六、會議后續(xù)工作

1.與會人員應按照會議決議和任務分配，按時完成相關工作。

2.會議主持人或負責人應對會議決議的執(zhí)行情況進行跟蹤和督促，確保決策的貫徹落實。

第三章會議紀要的跟蹤落實

一、會議紀要的編制與發(fā)布

1.會議紀要應準確反映會議內容，明確記錄會議決議、討論重點、任務分配及責任人員。

2.會議紀要由會議記錄人負責編制，經會議主持人或負責人審核后發(fā)布。

3.會議紀要應在會議結束后2個工作日內完成編制，并盡快發(fā)送給所有與會人員。

二、任務分配與責任明確

1.會議紀要中應明確每項任務的責任人、完成期限及質量要求。

2.責任人應清晰了解自己的任務要求，并主動承擔起責任，確保任務按時按質完成。

三、跟蹤監(jiān)督與進度反饋

1.會議主持人或負責人應對會議決議的執(zhí)行情況進行定期跟蹤監(jiān)督。

2.責任人應定期向會議主持人或負責人匯報任務進度，及時反饋遇到的問題和困難。

3.會議主持人或負責人在接到進度反饋后，應協助解決問題，確保會議決議順利實施。

四、評估與總結

1.任務完成后，責任人應提交任務完成報告，包括任務執(zhí)行過程、成果展示、經驗總結等。

2.會議主持人或負責人應對任務完成情況進行評估，總結經驗教訓，并提出改進措施。

3.評估結果將作為相關人員工作考核的依據之一。

五、信息共享與經驗交流

1.會議紀要及任務完成情況應在校團委內部進行共享，促進團隊間的經驗交流和協作。

2.定期組織會議紀要執(zhí)行情況交流會，討論執(zhí)行過程中遇到的問題和解決方法，提高團隊整體執(zhí)行能力。

六、改進措施與持續(xù)優(yōu)化

1.根據會議紀要執(zhí)行情況，不斷優(yōu)化會議管理制度，提高會議決策的執(zhí)行效率。

2.針對執(zhí)行過程中發(fā)現的問題，及時調整管理措施，確保會議紀要的跟蹤落實更加高效。

第四章會議室管理規(guī)定

一、會議室預訂

1.會議室使用需提前預訂，預訂人需向會議室管理部門提交申請，包括會議時間、參會人數、所需設備等信息。

2.會議室管理部門根據預訂申請進行統籌安排，確保會議室合理使用。

3.預訂人應在會議開始前15分鐘到達會議室，進行現場確認和準備工作。

二、會議室使用規(guī)范

1.會議室內應保持安靜、整潔，與會人員應遵守會議室管理規(guī)定，不得在會議室內吸煙、進食。

2.會議室內設備使用應遵循操作規(guī)范，不得隨意損壞或更改設置。

3.會議結束后，與會人員應將座椅歸位，關閉電源，清理垃圾，保持會議室整潔。

三、會議室設備管理

1.會議室管理部門負責設備的日常維護和保養(yǎng)，確保設備正常運行。

2.如遇設備故障，應及時報告會議室管理部門，以便及時修復。

3.與會人員應愛護設備，合理使用，避免因操作不當導致設備損壞。

四、會議室安全與保密

1.會議室應采取必要的安全措施，如防火、防盜等，確保會議安全進行。

2.會議室內涉及學校機密和敏感事項，與會人員需嚴格遵守保密規(guī)定，不得泄露。

3.會議結束后，會議資料應妥善保管，防止丟失或泄露。

五、會議室服務與支持

1.會議室管理部門應提供必要的服務與支持，如茶水、投影儀等，確保會議順利進行。

2.遇特殊情況，會議室管理部門可根據需求提供額外服務，如臨時增加設備、調整會議室布局等。

3.會議室管理部門應定期收集與會人員的意見和建議，不斷改進會議室管理服務工作。

六、違規(guī)處理

1.對違反會議室管理規(guī)定的行為，會議室管理部門有權進行制止，并根據情節(jié)嚴重程度給予相應處罰。

2.如造成設備損壞或丟失，責任人應承擔相應責任和賠償。

3.會議室管理部門應建立健全投訴舉報機制，及