會議接待服務(wù)管理制度

會議接待服務(wù)管理制度第一章總則

為確保會議的高效有序進(jìn)行，提高會議質(zhì)量，明確會議接待服務(wù)的管理職責(zé)，制定本管理制度。

一、目的與原則

1.本制度旨在規(guī)范會議接待服務(wù)工作，保障會議順利進(jìn)行，提高會議效率，促進(jìn)信息溝通，確保會議決策的及時準(zhǔn)確傳達(dá)。

2.會議接待服務(wù)應(yīng)遵循高效、務(wù)實(shí)、節(jié)儉、周到的原則，努力提高會議服務(wù)質(zhì)量，為參會人員創(chuàng)造良好的會議環(huán)境。

二、適用范圍

1.本制度適用于公司內(nèi)部各類會議的接待服務(wù)工作。

2.本制度所稱會議，包括但不限于公司董事會、監(jiān)事會、總經(jīng)理辦公會、部門例會、專題研討會等。

三、會議接待服務(wù)管理部門

1.會議接待服務(wù)工作由公司行政管理部門負(fù)責(zé)，具體職責(zé)如下：

a)負(fù)責(zé)制定會議接待服務(wù)規(guī)范及工作流程；

b)負(fù)責(zé)會議場地、設(shè)施、物資的預(yù)定、籌備和保障；

c)負(fù)責(zé)會議期間的服務(wù)工作，包括會場布置、參會人員接待、會議期間服務(wù)等；

d)負(fù)責(zé)會議紀(jì)要的跟蹤落實(shí)及歸檔工作；

e)負(fù)責(zé)對會議接待服務(wù)工作的總結(jié)與改進(jìn)。

四、參會人員職責(zé)

1.參會人員應(yīng)遵守會議紀(jì)律，按時參加會議，積極參與討論，尊重他人意見，保守會議秘密。

2.參會人員應(yīng)按照會議通知要求，提前做好會議準(zhǔn)備工作，包括但不限于提交會議材料、準(zhǔn)備發(fā)言稿等。

五、會議接待服務(wù)工作人員要求

1.會議接待服務(wù)工作人員應(yīng)具備良好的職業(yè)素養(yǎng)，嚴(yán)格遵守工作紀(jì)律，服從管理，認(rèn)真履行職責(zé)。

2.會議接待服務(wù)工作人員應(yīng)掌握必要的業(yè)務(wù)知識和技能，提高自身服務(wù)意識，為參會人員提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)。

六、制度修訂與解釋

1.本制度如有未盡事宜，可根據(jù)實(shí)際情況予以修訂。

2.本制度的解釋權(quán)歸公司行政管理部門所有。

第二章會議流程

一、會議籌備

1.確定會議主題：根據(jù)公司工作計(jì)劃或業(yè)務(wù)需要，明確會議主題，確保會議目標(biāo)清晰。

2.制定會議方案：包括會議時間、地點(diǎn)、參會人員、會議議程等，報(bào)請相關(guān)負(fù)責(zé)人審批。

3.發(fā)送會議通知：在會議召開前，向參會人員發(fā)送會議通知，明確會議主題、時間、地點(diǎn)、議程等內(nèi)容，并要求參會人員做好相關(guān)準(zhǔn)備工作。

4.籌備會議材料：整理會議所需的各類材料，包括會議議程、發(fā)言稿、參考資料等，并提前分發(fā)至參會人員。

二、會議召開

1.會前簽到：會議接待服務(wù)工作人員負(fù)責(zé)參會人員的簽到工作，確保簽到表準(zhǔn)確無誤。

2.會場布置：根據(jù)會議性質(zhì)和參會人數(shù)，合理布置會場，包括座位安排、投影設(shè)備、話筒等。

3.會議開幕：由會議主持人宣布會議開始，介紹參會人員，明確會議議程和目標(biāo)。

4.會議議程執(zhí)行：按照會議議程安排，逐一進(jìn)行會議議題的討論，確保會議內(nèi)容充實(shí)、有序。

三、會議期間服務(wù)

1.記錄會議內(nèi)容：指定專人負(fù)責(zé)記錄會議討論情況，確保會議紀(jì)要準(zhǔn)確、完整。

2.會間休息：根據(jù)會議時長和參會人員需求，安排合適的休息時間，提供茶水、點(diǎn)心等服務(wù)。

3.答疑解惑：會議期間，會議接待服務(wù)工作人員應(yīng)隨時關(guān)注參會人員的需求，解答疑問，確保會議順利進(jìn)行。

四、會議閉幕

1.總結(jié)發(fā)言：會議主持人對會議討論情況進(jìn)行總結(jié)，明確會議成果和后續(xù)工作安排。

2.會議閉幕：由會議主持人宣布會議閉幕，感謝參會人員的積極參與。

五、會議紀(jì)要整理與發(fā)布

1.會議紀(jì)要整理：在會議結(jié)束后，及時整理會議紀(jì)要，包括會議主題、議程、討論情況、決策結(jié)果等。

2.會議紀(jì)要審批：將整理好的會議紀(jì)要提交給相關(guān)負(fù)責(zé)人審批。

3.發(fā)布會議紀(jì)要：審批通過后，將會議紀(jì)要發(fā)送給參會人員，確保會議決策的及時傳達(dá)和落實(shí)。

六、會議評估與改進(jìn)

1.收集會議反饋：會議結(jié)束后，向參會人員收集會議反饋，了解會議效果和改進(jìn)空間。

2.分析總結(jié)：對會議籌備、召開、服務(wù)等環(huán)節(jié)進(jìn)行總結(jié)，分析存在的問題和不足。

3.改進(jìn)措施：針對存在的問題，制定相應(yīng)的改進(jìn)措施，以提高會議質(zhì)量和效果。

第三章會議紀(jì)要的跟蹤落實(shí)

一、會議紀(jì)要的發(fā)布與傳達(dá)

1.會議紀(jì)要經(jīng)審批通過后，應(yīng)盡快通過公司內(nèi)部郵件系統(tǒng)、公告欄或?qū)Ｓ脮h管理系統(tǒng)向全體參會人員及相關(guān)部門發(fā)布。

2.對于重要會議紀(jì)要，應(yīng)確保參會人員收到并閱讀，必要時可采取口頭通知或電話確認(rèn)的方式，確保信息傳達(dá)無誤。

二、會議決策任務(wù)的分配與執(zhí)行

1.會議紀(jì)要中明確的決策和任務(wù)，應(yīng)按照責(zé)任部門和個人進(jìn)行分解，明確任務(wù)目標(biāo)、完成標(biāo)準(zhǔn)和時限。

2.各責(zé)任部門和人員應(yīng)按照會議紀(jì)要的要求，制定具體的執(zhí)行計(jì)劃，并立即著手實(shí)施。

三、跟蹤監(jiān)督與進(jìn)度反饋

1.行政管理部門應(yīng)設(shè)立專門的崗位或指派專人負(fù)責(zé)會議決策的跟蹤監(jiān)督，定期檢查任務(wù)執(zhí)行情況。

2.責(zé)任部門在執(zhí)行過程中，應(yīng)定期向行政管理部門報(bào)告進(jìn)度，遇到問題應(yīng)及時溝通，尋求解決方案。

3.對于未能按時完成的任務(wù)，應(yīng)詳細(xì)記錄原因，并提出相應(yīng)的整改措施。

四、會議紀(jì)要落實(shí)的評估與總結(jié)

1.任務(wù)完成后，行政管理部門應(yīng)組織對會議紀(jì)要落實(shí)情況進(jìn)行評估，包括任務(wù)完成質(zhì)量、時效性等方面。

2.根據(jù)評估結(jié)果，總結(jié)經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)，對于執(zhí)行效果好的做法予以推廣，對于存在的問題制定改進(jìn)措施。

五、會議紀(jì)要的歸檔與管理

1.會議紀(jì)要應(yīng)按照公司檔案管理規(guī)定進(jìn)行歸檔，確保資料的安全和可追溯性。

2.行政管理部門應(yīng)建立會議紀(jì)要管理檔案，便于查詢和利用歷史會議紀(jì)要，為今后的決策提供參考。

六、會議紀(jì)要落實(shí)的激勵機(jī)制

1.對于會議決策執(zhí)行效果好、貢獻(xiàn)突出的部門和個人，公司應(yīng)給予適當(dāng)?shù)谋碚煤酮剟睢?/p>

2.通過建立激勵機(jī)制，鼓勵全體員工積極參與會議決策的執(zhí)行，提高公司整體的執(zhí)行力和工作效率。

第四章會議室管理規(guī)定

一、會議室預(yù)訂

1.會議室預(yù)訂采用預(yù)約制度，由行政管理部門負(fù)責(zé)統(tǒng)一管理。

2.需要使用會議室的部門或個人，應(yīng)提前向行政管理部門提交會議室申請，明確會議時間、參會人數(shù)、所需設(shè)備等。

3.行政管理部門根據(jù)申請情況進(jìn)行統(tǒng)籌安排，確保會議室使用合理、高效。

二、會議室配置與維護(hù)

1.會議室應(yīng)配置必要的會議設(shè)施，如投影儀、音響、話筒、白板等，以滿足不同類型會議的需求。

2.定期對會議室設(shè)施進(jìn)行檢查、維護(hù)，確保設(shè)備正常運(yùn)行。

3.會議室布置應(yīng)簡潔、大方，符合公司形象。

三、會議室使用規(guī)范

1.會議室內(nèi)禁止吸煙、進(jìn)食，保持環(huán)境衛(wèi)生。

2.使用會議室時，應(yīng)愛護(hù)公物，遵守設(shè)備操作規(guī)程，不得隨意損壞或私自帶走會議設(shè)施。

3.會議結(jié)束后，使用部門或個人應(yīng)負(fù)責(zé)將會議室恢復(fù)原狀，關(guān)閉電源，確保門窗關(guān)閉。

四、會議室安全管理

1.會議室使用期間，應(yīng)確保消防安全通道暢通，消防設(shè)施完好。

2.會議室內(nèi)應(yīng)配備必要的消防器材，并進(jìn)行定期檢查。

3.使用會議室時，如發(fā)現(xiàn)安全隱患，應(yīng)立即向行政管理部門報(bào)告并采取相應(yīng)措施。

五、會議室服務(wù)與管理

1.行政管理部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)會議室的管理和服務(wù)工作，確保會議室使用有序、高效。

2.會議期間，會議室管理員應(yīng)做好會務(wù)服務(wù)，包括但不限于會場布置、茶水供應(yīng)、設(shè)備調(diào)試等。

3.會議室管理員應(yīng)記錄會議室使用情況，定期進(jìn)行統(tǒng)計(jì)和分析，為會議室管理提供參考。

六、會議室改進(jìn)與優(yōu)化

1.定期收集會議室使用反饋，了解會議室在設(shè)施、服務(wù)等方面的不足。

2.根據(jù)反饋意見，對會議室進(jìn)行改進(jìn)和優(yōu)化，提高會議室使用滿意度。

3.不斷探索新技術(shù)、新方