國(guó)企集團(tuán)會(huì)議管理制度

國(guó)企集團(tuán)會(huì)議管理制度第一章總則

第一條目的與依據(jù)

本制度旨在規(guī)范國(guó)企集團(tuán)會(huì)議的組織、召開、記錄及后續(xù)落實(shí)，提高決策效率與執(zhí)行力，保證集團(tuán)各項(xiàng)業(yè)務(wù)順利進(jìn)行。本制度依據(jù)《中華人民共和國(guó)公司法》、《企業(yè)內(nèi)部控制基本規(guī)范》以及集團(tuán)相關(guān)規(guī)章制度制定。

第二條適用范圍

本制度適用于國(guó)企集團(tuán)總部及下屬子公司召開的各類會(huì)議，包括但不限于董事會(huì)、總經(jīng)理辦公會(huì)、專題協(xié)調(diào)會(huì)等。

第三條會(huì)議分類

根據(jù)會(huì)議的性質(zhì)和內(nèi)容，將會(huì)議分為以下幾類：

1.決策性會(huì)議：對(duì)集團(tuán)重大事項(xiàng)進(jìn)行討論、決策的會(huì)議；

2.報(bào)告性會(huì)議：對(duì)階段性工作、項(xiàng)目進(jìn)展等進(jìn)行匯報(bào)、交流的會(huì)議；

3.協(xié)調(diào)性會(huì)議：解決跨部門、跨子公司之間協(xié)作問題的會(huì)議；

4.培訓(xùn)與研討會(huì)議：針對(duì)員工能力提升、業(yè)務(wù)探討的會(huì)議。

第四條會(huì)議原則

1.精簡(jiǎn)高效：會(huì)議應(yīng)注重實(shí)效，減少形式主義，嚴(yán)格控制會(huì)議時(shí)間；

2.議題明確：會(huì)議議題應(yīng)提前準(zhǔn)備，明確討論目標(biāo)和預(yù)期成果；

3.保密原則：會(huì)議內(nèi)容涉及敏感信息，參會(huì)人員需遵守保密規(guī)定；

4.公平公正：會(huì)議討論過程中，充分發(fā)揚(yáng)民主，尊重不同意見。

第五條責(zé)任追究

參會(huì)人員應(yīng)嚴(yán)格遵守會(huì)議紀(jì)律，如有違反，將按照集團(tuán)相關(guān)規(guī)章制度追究責(zé)任。

第六條制度修訂

本制度根據(jù)集團(tuán)業(yè)務(wù)發(fā)展需要，適時(shí)進(jìn)行修訂。修訂后的制度經(jīng)集團(tuán)董事會(huì)審議通過后生效。

第二章會(huì)議流程

一、會(huì)議籌備

1.會(huì)議發(fā)起：會(huì)議發(fā)起人應(yīng)根據(jù)業(yè)務(wù)需要，明確會(huì)議目的、議題、參會(huì)人員等，向會(huì)議管理部門提交會(huì)議申請(qǐng)；

2.會(huì)議審批：會(huì)議管理部門收到申請(qǐng)后，進(jìn)行初步審查，報(bào)請(qǐng)相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批；

3.會(huì)議通知：會(huì)議審批通過后，會(huì)議管理部門負(fù)責(zé)通知參會(huì)人員，并在會(huì)議通知中明確會(huì)議時(shí)間、地點(diǎn)、議程等；

4.會(huì)議資料準(zhǔn)備：會(huì)議發(fā)起人應(yīng)提前準(zhǔn)備會(huì)議所需的相關(guān)資料，并在會(huì)議前送達(dá)會(huì)議管理部門。

二、會(huì)議召開

1.會(huì)議簽到：參會(huì)人員應(yīng)在會(huì)議開始前進(jìn)行簽到，會(huì)議管理部門負(fù)責(zé)統(tǒng)計(jì)簽到情況；

2.會(huì)議主持：主持人負(fù)責(zé)組織會(huì)議，按照議程逐項(xiàng)進(jìn)行討論；

3.會(huì)議記錄：會(huì)議管理部門指定專人負(fù)責(zé)記錄會(huì)議內(nèi)容，包括議題討論、決策結(jié)果等；

4.會(huì)議發(fā)言：參會(huì)人員應(yīng)按照會(huì)議議程積極發(fā)言，提出建議和意見。

三、會(huì)議決策

1.討論表決：會(huì)議主持人根據(jù)討論情況，組織參會(huì)人員進(jìn)行表決；

2.決策記錄：會(huì)議管理部門將表決結(jié)果及決策內(nèi)容記錄在案；

3.決策公示：會(huì)議決策結(jié)果在集團(tuán)內(nèi)部進(jìn)行公示，接受監(jiān)督。

四、會(huì)議總結(jié)

1.會(huì)議總結(jié)：會(huì)議結(jié)束后，主持人對(duì)會(huì)議進(jìn)行簡(jiǎn)要總結(jié)，強(qiáng)調(diào)決策事項(xiàng)和落實(shí)要求；

2.會(huì)議紀(jì)要：會(huì)議管理部門根據(jù)會(huì)議記錄整理會(huì)議紀(jì)要，并在會(huì)議結(jié)束后的一定時(shí)間內(nèi)發(fā)送給參會(huì)人員；

3.跟進(jìn)落實(shí)：會(huì)議發(fā)起人負(fù)責(zé)跟進(jìn)會(huì)議決策的落實(shí)情況，并及時(shí)向會(huì)議管理部門反饋。

五、會(huì)議評(píng)估

1.會(huì)議效果評(píng)估：會(huì)議結(jié)束后，會(huì)議管理部門組織對(duì)會(huì)議效果進(jìn)行評(píng)估，收集參會(huì)人員的意見和建議；

2.會(huì)議改進(jìn)：根據(jù)評(píng)估結(jié)果，對(duì)會(huì)議流程、組織等方面進(jìn)行持續(xù)改進(jìn)，以提高會(huì)議質(zhì)量。

第三章會(huì)議紀(jì)要的跟蹤落實(shí)

一、會(huì)議紀(jì)要的編制與發(fā)布

1.會(huì)議紀(jì)要的編制：會(huì)議結(jié)束后，由指定的會(huì)議記錄人負(fù)責(zé)整理會(huì)議內(nèi)容，編制會(huì)議紀(jì)要。紀(jì)要應(yīng)詳細(xì)記錄會(huì)議的議題、討論要點(diǎn)、決策結(jié)果及責(zé)任分配等；

2.會(huì)議紀(jì)要的審核：會(huì)議紀(jì)要編制完成后，需提交給會(huì)議主持人或相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行審核，確保紀(jì)要內(nèi)容的準(zhǔn)確性和完整性；

3.會(huì)議紀(jì)要的發(fā)布：審核通過的會(huì)議紀(jì)要應(yīng)在規(guī)定時(shí)間內(nèi)通過郵件、內(nèi)部信息系統(tǒng)等渠道發(fā)送給所有參會(huì)人員及相關(guān)部門。

二、會(huì)議決策的分解與執(zhí)行

1.決策分解：會(huì)議紀(jì)要中明確的決策事項(xiàng)需分解為具體的行動(dòng)計(jì)劃，明確責(zé)任單位、責(zé)任人、完成時(shí)限等；

2.任務(wù)執(zhí)行：各責(zé)任單位及責(zé)任人應(yīng)按照分解后的行動(dòng)計(jì)劃認(rèn)真執(zhí)行，確保決策事項(xiàng)的落實(shí)；

3.進(jìn)度反饋：責(zé)任人需定期向會(huì)議發(fā)起人及會(huì)議管理部門反饋任務(wù)執(zhí)行進(jìn)度，確保會(huì)議決策的及時(shí)跟進(jìn)。

三、會(huì)議紀(jì)要的跟蹤與監(jiān)督

1.跟蹤機(jī)制：建立會(huì)議紀(jì)要跟蹤機(jī)制，對(duì)會(huì)議決策的執(zhí)行情況進(jìn)行定期檢查；

2.責(zé)任追究：對(duì)于未按期完成或執(zhí)行不力的決策事項(xiàng)，追究相關(guān)責(zé)任人的責(zé)任；

3.改進(jìn)措施：針對(duì)跟蹤過程中發(fā)現(xiàn)的問題，及時(shí)采取改進(jìn)措施，確保會(huì)議決策的順利實(shí)施。

四、會(huì)議紀(jì)要的歸檔與查閱

1.歸檔管理：會(huì)議紀(jì)要應(yīng)按照集團(tuán)檔案管理制度進(jìn)行歸檔，便于日后查閱；

2.查閱權(quán)限：設(shè)置會(huì)議紀(jì)要的查閱權(quán)限，確保信息安全，同時(shí)方便相關(guān)人員查閱；

3.信息共享：在確保信息安全的前提下，促進(jìn)會(huì)議紀(jì)要信息的跨部門、跨子公司共享，提高工作效率。

五、會(huì)議紀(jì)要的評(píng)估與優(yōu)化

1.定期評(píng)估：對(duì)會(huì)議紀(jì)要的編制、發(fā)布、執(zhí)行等環(huán)節(jié)進(jìn)行定期評(píng)估，查找存在的問題；

2.持續(xù)優(yōu)化：根據(jù)評(píng)估結(jié)果，不斷優(yōu)化會(huì)議紀(jì)要的管理流程，提高會(huì)議決策的落實(shí)效率。

第四章會(huì)議室管理規(guī)定

一、會(huì)議室預(yù)訂

1.預(yù)訂流程：需使用會(huì)議室的部門或個(gè)人，應(yīng)提前向會(huì)議室管理部門提交會(huì)議室預(yù)訂申請(qǐng)，明確會(huì)議時(shí)間、參會(huì)人數(shù)、所需設(shè)備等；

2.審批權(quán)限：會(huì)議室管理部門負(fù)責(zé)審批會(huì)議室預(yù)訂申請(qǐng)，根據(jù)會(huì)議室使用情況及申請(qǐng)優(yōu)先級(jí)進(jìn)行合理安排；

3.預(yù)訂公示：會(huì)議室管理部門定期發(fā)布會(huì)議室預(yù)訂情況，以便各部門了解會(huì)議室的使用狀況。

二、會(huì)議室配置

1.基礎(chǔ)設(shè)施：會(huì)議室應(yīng)配備必要的基礎(chǔ)設(shè)施，如會(huì)議桌椅、投影儀、音響設(shè)備等；

2.技術(shù)支持：會(huì)議室管理部門負(fù)責(zé)保障會(huì)議期間的技術(shù)支持，確保設(shè)備正常運(yùn)行；

3.環(huán)境布置：會(huì)議室應(yīng)保持干凈整潔，根據(jù)會(huì)議性質(zhì)進(jìn)行適當(dāng)?shù)沫h(huán)境布置。

三、會(huì)議室使用

1.使用規(guī)范：會(huì)議召開期間，參會(huì)人員應(yīng)遵守會(huì)議室使用規(guī)范，愛護(hù)公共設(shè)施；

2.會(huì)議服務(wù)：會(huì)議室管理部門提供會(huì)議服務(wù)，如茶水、文具等，確保會(huì)議順利進(jìn)行；

3.安全保障：會(huì)議期間，會(huì)議室管理部門負(fù)責(zé)確保會(huì)議安全，包括信息安全、消防安全等。

四、會(huì)議室維護(hù)

1.定期檢查：會(huì)議室管理部門定期對(duì)會(huì)議室設(shè)備進(jìn)行檢查、維護(hù)，確保設(shè)備處于良好狀態(tài)；

2.報(bào)修制度：發(fā)現(xiàn)會(huì)議室設(shè)備損壞或故障，應(yīng)及時(shí)向會(huì)議室管理部門報(bào)修，盡快恢復(fù)設(shè)備正常使用；

3.更新改造：根據(jù)會(huì)議室使用需求，適時(shí)對(duì)會(huì)議室進(jìn)行更新改造，提升會(huì)議室功能。

五、會(huì)議室管理評(píng)價(jià)

1.評(píng)價(jià)機(jī)制：建立會(huì)議室管理評(píng)價(jià)機(jī)制，收集各部門對(duì)會(huì)議室管理的意見和建議；

2.持續(xù)改進(jìn)：根據(jù)評(píng)價(jià)結(jié)果，不斷優(yōu)化會(huì)議室管理規(guī)定，提高會(huì)議室使用效率；

3.獎(jiǎng)懲措施：對(duì)會(huì)議室管理工作中表現(xiàn)突出的部門或個(gè)人給予表彰，對(duì)違反規(guī)定的部門或個(gè)人進(jìn)行相應(yīng)處罰。

第五章