企業(yè)檔案工作規(guī)范

企業(yè)檔案工作規(guī)范

1范圍

本標(biāo)準(zhǔn)確定了企業(yè)檔案工作原則、組織和制度要求，給出了企業(yè)檔案工作業(yè)務(wù)工作、檔

案信息化建設(shè)、檔案工作設(shè)施設(shè)備配置等方面的方法與技術(shù)指南。

本標(biāo)準(zhǔn)適用于在大中型工業(yè)企業(yè)，其他類型企業(yè)及事業(yè)單位可參照使用。

2規(guī)范性引用文件

下列文件中的條款通過本標(biāo)準(zhǔn)的引用而成為本標(biāo)準(zhǔn)的條款。凡是注日期的引用文件，其

隨后所有的修改單（不包括勘誤的內(nèi)容）或修訂版均不適用于本標(biāo)準(zhǔn)，然而，鼓勵根據(jù)本標(biāo)

準(zhǔn)達(dá)成協(xié)議的各方研究是否可使用這些文件的最新版本。凡是不注日期的引用文件，其最新

版本適用于本標(biāo)準(zhǔn)。

ISO15489《信息與文獻(xiàn)、文件管理》

GB/T17678.1—1999《CAD電子文件光盤存儲、歸檔與檔案管理要求》

GB/T11822—2000《科學(xué)技術(shù)檔案案卷構(gòu)成的一般要求》

GB/T11821—2002《照片檔案管理規(guī)范》

GB/T18894—2002《電子文件歸檔與管理規(guī)范》

DA/T12—94《全宗卷規(guī)范》

DA/T13—94《檔號編制規(guī)則》

DA/T15—95《磁性載體檔案管理與保護(hù)規(guī)范》

DA/T18—1999《檔案著錄規(guī)則》

DA/T1—2000《檔案工作基本術(shù)語》

DA/T22—2000《歸檔文件整理規(guī)則》

DA/T28—2002《國家重大建設(shè)項(xiàng)目文件歸檔要求與檔案整理規(guī)范》

DA/T31—2005《紙質(zhì)檔案數(shù)字化技術(shù)規(guī)范》

DA/T32—2005《公務(wù)電子郵件歸檔與管理規(guī)則》

JGJ25—2000《檔案館建筑設(shè)計(jì)規(guī)范》

3術(shù)語與定義

DA/T1-2000確立的以及下列術(shù)語和定義適用于本標(biāo)準(zhǔn)。

3.1

企業(yè)檔案businessarchives

企業(yè)在研發(fā)、生產(chǎn)、經(jīng)營和管理活動中形成的有保存價值的各種形式的文件。

3.2

企業(yè)檔案工作businessarchiveswork

企業(yè)履行檔案管理職責(zé)過程中的行為和活動。

3.3

三納入threeincorporation

將檔案工作納入企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)工作議事日程；納入企業(yè)規(guī)章制度及工作流程；納入企業(yè)有關(guān)

人員的經(jīng)濟(jì)責(zé)任制或崗位責(zé)任制。

3.4

四參力口fourparticipations

企業(yè)檔案部門或檔案人員參加產(chǎn)品鑒定；科研課題審定；基建項(xiàng)目驗(yàn)收；設(shè)備開箱驗(yàn)收

或引進(jìn)項(xiàng)目接收，負(fù)責(zé)檢查歸檔的文件材料齊全、完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)。

3.5

四同步foursynchronizations

企業(yè)下達(dá)項(xiàng)目計(jì)劃任務(wù)與提出項(xiàng)目文件材料的歸檔要求同步；檢查項(xiàng)目計(jì)劃進(jìn)度與檢查

項(xiàng)目文件材料積累情況同步；驗(yàn)收、鑒定項(xiàng)目成果與驗(yàn)收、鑒定項(xiàng)目文件材料歸檔情況同步;

項(xiàng)目總結(jié)與項(xiàng)目文件材料完成歸檔同步。

3.6

檔案信息化archivaIinformationisation

運(yùn)用現(xiàn)代信息技術(shù)為主對檔案信息資源進(jìn)行處置、管理和提供利用。

4檔案工作原則

4.1企業(yè)檔案是企業(yè)資產(chǎn)的重要組成部分，企業(yè)檔案工作是企業(yè)生產(chǎn)、經(jīng)營和管理的基礎(chǔ)工

作。企業(yè)檔案工作應(yīng)以統(tǒng)一管理為原則，堅(jiān)持資源整合和資源開發(fā)。

4.2企業(yè)應(yīng)在各項(xiàng)工作和活動中建立健全文件材料歸檔和檔案管理工作，為企業(yè)生產(chǎn)、經(jīng)營、

管理和持續(xù)發(fā)展提供有效服務(wù)，滿足企業(yè)各項(xiàng)活動在證據(jù)、責(zé)任和信息等方面的需要。

4.3企業(yè)檔案管理的方法與技術(shù)應(yīng)適應(yīng)企業(yè)生產(chǎn)、經(jīng)營和管理發(fā)展的需要，并以檔案管理信

息化為發(fā)展方向。

5檔案工作體制

5.1組織系統(tǒng)

企業(yè)應(yīng)建立分管檔案工作領(lǐng)導(dǎo)、各部門和項(xiàng)目負(fù)責(zé)人的檔案工作領(lǐng)導(dǎo)體系和以檔案部門

為核心、各專職和兼職檔案人員為基礎(chǔ)的檔案管理工作網(wǎng)絡(luò)。

5.1.1檔案工作領(lǐng)導(dǎo)

確定分管檔案工作的企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)；確定各部門、各項(xiàng)目主管檔案工作的負(fù)責(zé)人；確定檔案

部門的負(fù)責(zé)人。

5.1.2檔案部門

根據(jù)企業(yè)規(guī)模和檔案工作實(shí)際需要設(shè)置檔案部門。檔案部門統(tǒng)一管理企業(yè)各類檔案，行

使對企業(yè)檔案工作的監(jiān)督、指導(dǎo)、檢查職能。

大型企業(yè)應(yīng)設(shè)立具有獨(dú)立職能的檔案機(jī)構(gòu)。

5.1.3檔案人員

根據(jù)工作需要在檔案部門配備專職檔案人員，在各部門、各項(xiàng)目管理部門配備專職或兼

職檔案人員。

5.2工作職責(zé)

企業(yè)應(yīng)對檔案工作職責(zé)進(jìn)行劃分，明確企業(yè)、檔案部門、檔案工作領(lǐng)導(dǎo)、檔案人員和文

件形成者責(zé)任。

5.2.1企業(yè)職責(zé)

5.2.1.1建立健全檔案工作規(guī)章制度，將檔案工作納入企業(yè)發(fā)展規(guī)劃和工作計(jì)劃。

5.2.1.2將文件形成、積累和歸檔要求納入各部門、項(xiàng)目及工作職責(zé)和有關(guān)人員崗位職責(zé)，

并對分管領(lǐng)導(dǎo)、部門領(lǐng)導(dǎo)及有關(guān)人員進(jìn)行考核。

5.2.1.3維護(hù)和確保檔案真實(shí)、安全，預(yù)防突發(fā)事變及災(zāi)害的發(fā)生，并隨技術(shù)進(jìn)步為檔案工作

持續(xù)發(fā)展提供技術(shù)和設(shè)施、設(shè)備保障。

5.2.1.4在企業(yè)資產(chǎn)與產(chǎn)權(quán)變動時，同時提出所涉及檔案的處置要求。

5.2.1.5按規(guī)定向相應(yīng)單位移交檔案。

5.2.2檔案部門職責(zé)

5.2.2.1貫徹國家有關(guān)檔案工作法律、法規(guī)和方針政策，制定本企業(yè)文件材料歸檔和檔案整

理、保管、利用、鑒定、銷毀、移交等有關(guān)規(guī)章制度。

5.2.2.2統(tǒng)籌規(guī)劃和負(fù)責(zé)本企業(yè)檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計(jì)和提供利用工作。

5.2.2.3指導(dǎo)本企業(yè)各部門、項(xiàng)目及專項(xiàng)工作文件材料的形成、積累、整理及歸檔工作。

5.2.2.4監(jiān)督、指導(dǎo)、檢查本企業(yè)所屬機(jī)構(gòu)（含境外機(jī)構(gòu)）的檔案工作。

5.3崗位職責(zé)

5.3.1分管檔案工作的企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)，統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)本企業(yè)的檔案工作，負(fù)責(zé)審查批準(zhǔn)檔案工作規(guī)劃、

計(jì)劃，對企業(yè)依法開展檔案工作負(fù)總責(zé)。

5.3.2各部門或項(xiàng)目檔案工作的負(fù)責(zé)人，負(fù)責(zé)審核本部門或項(xiàng)目檔案工作計(jì)劃，對本部門或

項(xiàng)目歸檔文件材料的齊全、完整、準(zhǔn)確負(fù)責(zé)。

5.3.3文件形成者應(yīng)對歸檔文件材料的準(zhǔn)確性、有效性負(fù)責(zé)，并按規(guī)定向本部門或項(xiàng)目專兼

職檔案人員移交。

5.3.4各部門、項(xiàng)目及專項(xiàng)工作的專兼職檔案人員負(fù)責(zé)收集、整理本部門或項(xiàng)目歸檔的文件

材料，并按要求做好文件材料的移交工作，對文件材料的歸檔質(zhì)量負(fù)責(zé)。

5.3.5檔案部門的檔案人員，負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、保管、統(tǒng)計(jì)、鑒定、提供利用工作，

監(jiān)督、指導(dǎo)各部門和項(xiàng)目文件材料的歸檔工作，對所屬單位檔案工作進(jìn)行監(jiān)督、指導(dǎo)與檢查,

對檔案管理工作質(zhì)量負(fù)責(zé)。

5.4人員要求

企業(yè)應(yīng)配備遵紀(jì)守法、忠于職守、具有檔案專業(yè)及相關(guān)專業(yè)知識的人員從事檔案工作。

檔案人員應(yīng)保持相對穩(wěn)定，符合專業(yè)技術(shù)或管理人員要求。

5.4.1檔案人員的配備應(yīng)與企業(yè)生產(chǎn)、經(jīng)營、管理和發(fā)展需要相適應(yīng)。

5.4.2檔案人員應(yīng)具備大專以上或同等學(xué)識水平。

5.4.3檔案部門負(fù)責(zé)人應(yīng)具有中級以上專業(yè)技術(shù)職稱或大學(xué)本科以上學(xué)歷或同等學(xué)識水平。

5.4.4檔案人員應(yīng)定期進(jìn)行在職培訓(xùn)。

6檔案工作制度

6.1檔案工作制度體系

企業(yè)檔案工作制度體系由工作規(guī)章、管理制度、業(yè)務(wù)標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范組成。

6.1.1工作規(guī)章

企業(yè)應(yīng)將文件材料收集、歸檔及檔案管理要求納入到企業(yè)相關(guān)的管理制度中，同時將企

業(yè)檔案工作規(guī)定、檔案工作責(zé)任追究制度、檔案管理應(yīng)急預(yù)案等作為企業(yè)管理制度的重要組

成部分。

6.1.1.1企業(yè)在制定產(chǎn)品開發(fā)、科研管理、設(shè)備管理、基建工程管理等制度中應(yīng)提出相應(yīng)的文

件材料收集、歸檔及檔案管理要求。

6.1.1.2檔案工作規(guī)定是企業(yè)檔案工作的基本要求。其主要內(nèi)容應(yīng)包括：檔案工作原則及管理

體制，文件材料的形成、積累與歸檔要求，檔案收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計(jì)、利用要求,

資產(chǎn)與產(chǎn)權(quán)變動檔案的處置原則，解釋權(quán)限等，規(guī)定中應(yīng)明確體現(xiàn)“三納入”、“四參加”、“四

同步”的要求。

6.1.1.3檔案工作責(zé)任追究制度應(yīng)對相關(guān)崗位和人員違反文件材料收集、歸檔及檔案管理要

求，發(fā)生檔案泄密、造成檔案損毀等行為提出責(zé)任追究和處罰措施。既可單獨(dú)制定，也可納

入到相關(guān)的管理制度中。

6.1.1.4檔案管理應(yīng)急預(yù)案，對可能發(fā)生的突發(fā)事件和自然災(zāi)害制定檔案搶救應(yīng)急措施，

包括組織結(jié)構(gòu)、搶救方法、搶救程序和轉(zhuǎn)移地點(diǎn)。

6.1.2管理制度

根據(jù)檔案工作各環(huán)節(jié)需要，制定相關(guān)制度。其中文件材料歸檔、鑒定銷毀、保密、利用、移

交、電子文件管理、科技檔案補(bǔ)充更新等制度等需要其它部門配合檔案部門貫徹實(shí)施；檔案

保管、統(tǒng)計(jì)，檔案管理系統(tǒng)操作，庫房管理等制度主要是檔案部門和檔案人員貫徹實(shí)施。

6.1.2.1文件材料歸檔制度主要包括歸檔范圍、歸檔時間、歸檔要求以及控制歸檔質(zhì)量的措

施。

6.1.2.2鑒定銷毀制度應(yīng)明確鑒定工作的組織及職責(zé)、鑒定方法、鑒定時間和銷毀要求。

6.1.2.3保密制度應(yīng)明確檔案形成者、檔案管理者、檔案利用者承擔(dān)保密的責(zé)任。

6.1.2.4利用制度應(yīng)明確檔案提供利用的方式、方法，規(guī)定查（借）閱檔案的權(quán)限和審批手

續(xù)，提出接待查（借）檔案的要求。

6.1.2.5移交制度應(yīng)規(guī)定檔案移交范圍、移交對象、移交內(nèi)容、移交程序及手續(xù)。

6.1.2.6電子文件管理制度應(yīng)對本企業(yè)計(jì)算機(jī)應(yīng)用系統(tǒng)中形成的電子文件、數(shù)據(jù)庫提出歸檔、

管理和利用要求。

6.1.2.7科技檔案補(bǔ)充更新制度應(yīng)明確科技檔案補(bǔ)充更新原則，補(bǔ)充更新程序和方式、違規(guī)

處罰原則。

6.1.2.8檔案保管制度應(yīng)包括保管工作原則、各門類檔案保管條件，特殊載體檔案保管方式,

檔案進(jìn)、出庫房要求；對受損檔案的處置原則和要求。

6.1.2.9檔案統(tǒng)計(jì)制度應(yīng)包括統(tǒng)計(jì)內(nèi)容、統(tǒng)計(jì)要求，并提出對統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析。

6.1.2.10檔案管理系統(tǒng)操作制度應(yīng)明確檔案管理系統(tǒng)操作人員的職責(zé)、檔案管理系統(tǒng)軟件、

硬件的操作要求。

6.1.2.11庫房管理制度應(yīng)明確庫房管理員職責(zé)、庫房管理要求，進(jìn)出庫房要求。

6.1.3業(yè)務(wù)標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范

根據(jù)檔案業(yè)務(wù)需要，提出技術(shù)和操作要求。

6.1.3.1檔案整理規(guī)則應(yīng)明確整理原則、整理方法、檔號編制要求，和檔案裝具要求等。

6.1.3.2檔案分類標(biāo)準(zhǔn)應(yīng)明確分類依據(jù)、類別符號、類目范圍。

6.1.3.3各門類檔案管理標(biāo)準(zhǔn)應(yīng)明確不同載體、不同類別的檔案收集、整理操作程序和保管

條件。

6.2檔案工作制度制訂程序

6.2.1企業(yè)應(yīng)依據(jù)國家檔案法律法規(guī)及標(biāo)準(zhǔn)要求，結(jié)合本企業(yè)實(shí)際，提出制訂檔案工作制度

方案，并將檔案工作制度的制訂程序納入到企業(yè)規(guī)章制度的制訂程序中。

6.2.2企業(yè)檔案部門負(fù)責(zé)企業(yè)檔案工作制度的制訂和修訂工作，審核后報企業(yè)批準(zhǔn)發(fā)布實(shí)

施。

6.2.3根據(jù)有關(guān)規(guī)章和標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范的調(diào)整，并結(jié)合本企業(yè)實(shí)際需要，依程序?qū)n案工作制度進(jìn)

行補(bǔ)充和修訂。

7檔案工作業(yè)務(wù)

7.1文件材料的形成、積累

7.1.1文件材料形成時應(yīng)使用符合檔案要求的載體和記錄方法。

7.1.2文件形成者應(yīng)隨時積累自身形成的文件材料。

7.2文件材料的歸檔

企業(yè)應(yīng)推行部門、項(xiàng)目及專項(xiàng)工作的文件材料整理、歸檔責(zé)任制。根據(jù)歸檔范圍、按照歸檔

要求、在規(guī)定的時間內(nèi)由各部門、項(xiàng)目及專項(xiàng)工作對文件材料整理后向企業(yè)檔案部門歸檔。

7.2.1歸檔范圍

企業(yè)各種活動中形成的具有保存價值的不同形式、載體的文件材料應(yīng)列入歸檔范圍。（參見附

錄C）

7.2.1.1本企業(yè)內(nèi)部形成的文件材料。

7.2.1.2本企業(yè)引進(jìn)項(xiàng)目、外購設(shè)備等帶來的文件材料。

7.2.1.3本企業(yè)派出機(jī)構(gòu)（包括境外機(jī)構(gòu)）應(yīng)報本企業(yè)的文件材料。7.2.1.4本企業(yè)所屬單位

（包括投資的全資、控股、參股企業(yè)）應(yīng)向本企業(yè)提交的文件材料。

7.2.1.5本企業(yè)參與的合作項(xiàng)目，合作單位按要求應(yīng)向本企業(yè)提交的文件材料。

7.2.1.6本企業(yè)執(zhí)行、辦理的外來文件材料。

7.2.2歸檔時間

根據(jù)文件材料形成特點(diǎn)確定歸檔時間。

7.2.2.1黨群工作、行政管理工作、經(jīng)營管理工作、生產(chǎn)技術(shù)管理工作中形成的文件材料一

般應(yīng)在辦理完畢后的第二年上半年歸檔。

7.2.2.2產(chǎn)品生產(chǎn)或業(yè)務(wù)開發(fā)、科研課題、基建項(xiàng)目文件材料在其項(xiàng)目鑒定、竣工后或財務(wù)

決算后三個月內(nèi)歸檔，周期長的可分階段、單項(xiàng)歸檔。

7.2.2.3外購設(shè)備儀器或引進(jìn)項(xiàng)目的文件材料在開箱驗(yàn)收或接收后即時登記，安裝調(diào)試后歸

檔。

7.2.2.4會計(jì)文件材料在會計(jì)年度終了后由會計(jì)部門整理歸檔，保管一年后向檔案部門移交。

7.2.2.5電子文件邏輯歸檔實(shí)時進(jìn)行，物理歸檔應(yīng)與相應(yīng)門類或內(nèi)容的其他載體歸檔時間一

致。

7.2.2.6磁帶、照片及底片、膠片、實(shí)物等形式的文件材料應(yīng)在工作結(jié)束后及時歸檔，或與

相應(yīng)內(nèi)容的其它載體歸檔時間一致。

7.2.2.7更新、補(bǔ)充的文件材料；企業(yè)內(nèi)部機(jī)構(gòu)變動和職工調(diào)動、離崗時留在部門或個人手

中的文件材料；企業(yè)產(chǎn)權(quán)變動過程中形成的文件材料；其他臨時活動中形成的文件材料等，

應(yīng)做到隨時歸檔。

7.2.3歸檔要求

7.2.3.1歸檔的文件材料應(yīng)齊全、完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)，其制成材料應(yīng)有益于長久保存。

7.2.3.2歸檔的文件材料應(yīng)為原件。因故無原件的可將具有憑證作用的文件材料歸檔。

7.2.3.3非紙質(zhì)文件材料應(yīng)與其文字說明一并歸檔。外文（或少數(shù)民族文字）材料若有漢譯

文的應(yīng)與漢譯文一并歸檔，無譯文的要譯出標(biāo)題后歸檔。

7.2.3.4歸檔的文件材料一般一式一份。重要的、利用頻繁的和有專門需要的可適當(dāng)增加份

數(shù)。

7.2.3.5兩個以上單位合作完成的項(xiàng)目，在無合同、協(xié)議要求情形下，主辦單位保存全套文

件材料，協(xié)辦單位保存與承擔(dān)任務(wù)相關(guān)的正本文件。

7.2.3.6文件材料歸檔時，由承辦部門填寫歸檔材料移交清冊。

重要項(xiàng)目文件材料歸檔時應(yīng)由項(xiàng)目管理部門編寫歸檔說明，并經(jīng)項(xiàng)目負(fù)責(zé)人審核簽字。

7.3收集工作

企業(yè)應(yīng)做好歸檔范圍內(nèi)文件材料的接收和有關(guān)檔案資料的收集。

7.3.1歸檔范圍內(nèi)文件材料的接收

7.3.1.1承辦部門將核對無誤的《檔案移交（接收）登記表》（參見附錄A圖A1）隨同歸檔文

件一起向檔案部門移交。

7.3.1.2檔案部門接收檔案時，要認(rèn)真核對《檔案移交（接收）登記表》，并檢查整理質(zhì)量。

移交清冊雙方各保留一份。

7.3.2有關(guān)檔案資料的收集

7.3.2.1應(yīng)接收所屬單位因產(chǎn)權(quán)變動無規(guī)定接收單位卻有保存價值的檔案。

7.3.2.2根據(jù)管理權(quán)限接收無法人資格的所屬單位的檔案。

7.3.2.3根據(jù)企業(yè)需要，收集宣傳報道本單位的新聞資料。

7.3.2.4根據(jù)研發(fā)、市場競爭等需要，收集可供分析研究的資料。

7.3.2.5根據(jù)企業(yè)歷史研究需要，向社會、離退休人員收集、征集的檔案資料。

7.4整理工作

企業(yè)應(yīng)按照一定原則和標(biāo)準(zhǔn)對文件材料和檔案進(jìn)行整理。

7.4.1文件材料整理

7.4.1.1文件材料整理應(yīng)遵循文件材料形成規(guī)律，保持其有機(jī)聯(lián)系，并符合有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范要

求。

7.4.1.2文件材料一般按事由結(jié)合時間或文件的重要程度排列。

具有成套性特點(diǎn)的文件材料按項(xiàng)目、專業(yè)等分階段或過程排列。

圖文并存的文件材料按文字在前，圖樣在后次序排列。

7.4.1.3不同載體形式的文件材料應(yīng)分別排列。

7.4.1.4非紙質(zhì)載體應(yīng)編寫時間、地點(diǎn)、事由、人物等文字說明。

7.4.1.5根據(jù)需要填寫相應(yīng)目錄、備考表等。

7.4.2檔案整理

7.4.2.1企業(yè)應(yīng)以本企業(yè)全部檔案為對象，依據(jù)企業(yè)管理職能，結(jié)合檔案形成特點(diǎn)，制定統(tǒng)

一的分類方案。

7.4.2.2分類方案應(yīng)保持相對穩(wěn)定性和可擴(kuò)充性，同時附分類說明。分類層次不宜過多，一

般為三級。

7.4.2.3根據(jù)分類方案設(shè)定類別符號?？刹捎脻h字或阿拉伯?dāng)?shù)字或英文字母或拼音字母或其

中兩種混合方法設(shè)定類別代號。

7.4.2.4明確全宗內(nèi)檔案排列方法。全宗內(nèi)檔案按分類方案分別集中、歸類，類內(nèi)檔案按類

目條款順序依次排列。

7.4.2.5根據(jù)分類方案擬定檔號編制方案。檔號應(yīng)指代單一，具有唯一性。

檔號可采用全宗號一一分類號（或項(xiàng)目代號或目錄號）一一案卷號（或件號或盤、盒、張?zhí)枺?/p>

結(jié)構(gòu)。

7.4.2.6全宗號由企業(yè)根據(jù)本企業(yè)產(chǎn)權(quán)變更情況自行設(shè)定。需向國家檔案館移交的檔案，其

全宗號由該檔案館另定。企業(yè)可對所屬單位的檔案設(shè)定全宗號。

7.4.2.7分類號是根據(jù)分類方案設(shè)定的類別符號。

項(xiàng)目代號是指檔案所反映的產(chǎn)品、工程、課題、設(shè)備的代字或代號。目錄號是指檔案分類目

錄號。

7.4.2.8案卷號是根據(jù)排列要求編制的案卷順序流水號。

件號是根據(jù)排列要求編制的文件順序流水號。

盤、盒、張?zhí)柺欠羌堎|(zhì)載體檔案排列的順序流水號。

7.4.2.9紙質(zhì)檔案應(yīng)與對應(yīng)的非紙質(zhì)載體檔案設(shè)立互見號。

互見號是反映同一內(nèi)容其它載體的檔案保管單位的檔號。

7.4.2.10根據(jù)需要填寫檔案盒封面、脊背。

7.4.3全宗卷

全宗卷是檔案部門在管理某一全宗過程中形成的，能夠說明該全宗歷史情況的有關(guān)文件材料

所組成的專門案卷。

7.4.3.1檔案部門應(yīng)對企業(yè)每個全宗檔案建立全宗卷。

7.4.3.2全宗卷的主要內(nèi)容有：檔案收集工作中形成的接收、移交目錄、記錄、說明；檔案

整理過程中形成的分類、檔號編制方案、說明；檔案鑒定工作中形成的檔案鑒定委員會（組）

名單、保管期限表、鑒定意見、銷毀檔案的請示與批復(fù)、銷毀清冊；檔案保管工作中形成的

安全記錄、重點(diǎn)檔案的保護(hù)措施、受損檔案的搶救與修復(fù)情況；檔案統(tǒng)計(jì)工作中形成的反映

檔案收進(jìn)、移出情況、檔案利用情況、館藏檔案基本情況等管理臺賬；檔案利用工作中形成

的全宗指南（介紹）、利用權(quán)限說明、檔案利用典型實(shí)例等；檔案信息化工作中形成的軟件說

明、操作手冊、數(shù)字檔案館（室）和檔案數(shù)字化情況說明等。

7.5保管工作

企業(yè)應(yīng)采取有效措施對檔案進(jìn)行安全保管。

7.5.1檔案的保管

保管工作應(yīng)以預(yù)防為主，防治結(jié)合，確保檔案完整與安全。

7.5.1.1檔案入庫前應(yīng)去污、消毒、去酸。

7.5.1.2對一些不利于檔案保管的紙制材料和字跡，應(yīng)以復(fù)印或加膜等方式保護(hù)。對一些不

利于檔案保護(hù)的包裝物應(yīng)去除。

7.5.1.3重要檔案應(yīng)考慮異地備份保存。

7.5.1.4底圖應(yīng)存放在底圖柜中，不易折疊。

7.5.1.5磁帶、錄音帶、錄像帶等磁性材料應(yīng)存在防磁柜中。

7.5.1.6光盤、縮微膠片和底片應(yīng)存放于專用的裝具內(nèi)。

7.5.1.7及時補(bǔ)救或修復(fù)受損的檔案。

7.5.2庫房管理

7.5.2.1庫房管理要采取防火、防盜、防光、防有害氣體、防潮、防高溫、防塵、防蟲等措

施。區(qū)分載體控制庫房溫度和相對濕度。

7.5.2.2庫房應(yīng)保持衛(wèi)生清潔。堅(jiān)持溫濕度登記（登記表參見附錄A圖A2）,溫、濕度應(yīng)符合

各類載體的保管要求。

7.5.2.3定期檢查庫房設(shè)備運(yùn)轉(zhuǎn)情況，及時排查隱患。

7.5.2.4定期清理核對庫藏檔案，做到賬物相符。庫藏檔案發(fā)生變化時應(yīng)記錄說明。

7.6鑒定工作

企業(yè)應(yīng)成立由主管領(lǐng)導(dǎo)、專業(yè)技術(shù)人員和檔案人員組成的檔案鑒定委員會（或小組），負(fù)

責(zé)對文件材料價值和到期檔案的鑒定。

7.6.1文件材料價值的鑒定

7.6.1.1從企業(yè)、國家和社會角度判斷文件材料對現(xiàn)實(shí)和今后工作的依據(jù)、參考價值以及對

歷史研究的價值。

7.6.1.2參照本規(guī)范制定本企業(yè)文件材料歸檔范圍與保管期限表。（參見附錄C）

7.6.1.3保管期限一般分永久、長期、短期。

永久，30年以上

長期，10以上至30年以下（含30年）

短期，10年（含10年）以下

7.6.2到期檔案的鑒定

7.6.2.1企業(yè)檔案鑒定委員會（組）應(yīng)對已滿保管期限的檔案進(jìn)行鑒定。其中已無保存價值

的應(yīng)進(jìn)行審核，需繼續(xù)保存的應(yīng)重新劃定保管期限。

7.6.2.2保管期滿確無保存價值的檔案應(yīng)登記造冊（銷毀清冊參見附錄A圖A3）,經(jīng)企業(yè)法

人代表批準(zhǔn)后進(jìn)行銷毀。

銷毀清冊永久保存。

7.6.2.3檔案銷毀必須實(shí)行兩人以上監(jiān)銷。

7.7統(tǒng)計(jì)工作

檔案部門應(yīng)對檔案管理、利用、檔案人員等有關(guān)情況進(jìn)行日常統(tǒng)計(jì)，并按要求填報有關(guān)

報表。

7.7.1統(tǒng)計(jì)工作應(yīng)做到統(tǒng)計(jì)數(shù)字準(zhǔn)確無誤，統(tǒng)計(jì)資料按時報送，統(tǒng)計(jì)活動符合規(guī)范。

7.7.2日常統(tǒng)計(jì)工作要有臺賬，主要內(nèi)容包括：檔案館藏情況統(tǒng)計(jì)；檔案利用情況統(tǒng)計(jì)；檔

案人員情況統(tǒng)計(jì)；檔案設(shè)施、設(shè)備情況統(tǒng)計(jì)；檔案銷毀情況統(tǒng)計(jì)等。

7.7.3及時、準(zhǔn)確地填報本企業(yè)檔案工作年報及有關(guān)統(tǒng)計(jì)報表。

7.8利用工作

檔案管理部門應(yīng)及時有效地提供檔案，并大力開發(fā)檔案信息資源為企業(yè)各項(xiàng)工作服務(wù)。

7.8.1根據(jù)保密規(guī)定和知識產(chǎn)權(quán)管理要求，設(shè)定利用者權(quán)限。超越權(quán)限的利用必須按相關(guān)規(guī)

定審批。

7.8.2利用檔案應(yīng)按規(guī)定登記（借閱登記表參見附錄A圖A4）。利用效果突出的應(yīng)進(jìn)行登記。

（利用效果登記表參見附錄A圖A5）

7.8.3可采用直接查閱、電話調(diào)閱、網(wǎng)上查閱等方式提供利用原件、復(fù)制件、縮微件和電子

版本檔案。

7.8.4編制多種檢索工具滿足利用者需要。

7.8.5檔案管理部門應(yīng)結(jié)合企業(yè)生產(chǎn)和發(fā)展需要，開發(fā)檔案信息資源為企業(yè)各項(xiàng)工作服務(wù)。

7.8.5.1對檔案信息進(jìn)行分類匯總，形成專題匯編，如規(guī)章制度匯編、專題文件匯編、榮譽(yù)

證書集等。

7.8.5.2對檔案信息進(jìn)行綜合整理，形成專題材料，如大事記、年鑒、組織沿革、產(chǎn)品性能

比較、設(shè)備的更新?lián)Q代、市場的變化等。

7.8.5.3對檔案信息進(jìn)行分析研究，形成有一定深度的編研成果，如歷年生產(chǎn)經(jīng)營指標(biāo)統(tǒng)計(jì)

分析、重大事故原因研究分析、企業(yè)史志等。

7.8.6舉辦檔案陳列或展覽，通過檔案展示企業(yè)業(yè)績和形象。

8檔案信息化

8.1檔案信息化的目標(biāo)和原則

8.1.1檔案信息化的總目標(biāo)是檔案管理現(xiàn)代化、檔案信息數(shù)字化，檔案利用網(wǎng)絡(luò)化。實(shí)現(xiàn)檔

案管理系統(tǒng)與企業(yè)各信息系統(tǒng)銜接。

8.1.2檔案信息化原則是堅(jiān)持技術(shù)與管理并重，以技術(shù)促進(jìn)管理更新，以管理統(tǒng)領(lǐng)技術(shù)應(yīng)用。

8.2電子文件的歸檔

8.2.1企業(yè)各信息系統(tǒng)生成的文本、圖形、圖像電子文件歸檔范圍應(yīng)參照紙質(zhì)文件歸檔范圍

確定。音頻、視頻、多媒體電子文件及數(shù)據(jù)、數(shù)據(jù)庫的歸檔范圍可根據(jù)需要確定。

8.2.2企業(yè)各信息系統(tǒng)所形成的電子文件的元數(shù)據(jù)、背景信息，以及生成非通用電子文件格

式的軟件等應(yīng)與電子文件一并歸檔。

8.2.3歸檔的電子文件數(shù)據(jù)格式應(yīng)易于識讀、遷移。

通用電子文件格式主要有:

電子文件類型推薦數(shù)據(jù)格式

文本PDF、XML、TXT、RTF、CEB

圖像、照片TIFF、JPEG、PDF、DWG

音頻MP3、WAV

視頻MPEG-2>MPEG-4>AVI

數(shù)據(jù)庫與光盤數(shù)據(jù)表DBF、XML

圖形DXF、SVG、DWF

網(wǎng)頁HTML、XML

8.2.4電子文件歸檔采用物理歸檔和邏輯歸檔兩種方式。

8.2.4.1物理歸檔是把計(jì)算機(jī)及其網(wǎng)絡(luò)上的電子文件集中傳輸至獨(dú)立的或可脫機(jī)保存的載

體上后，向檔案部門移交。有網(wǎng)絡(luò)傳輸和介質(zhì)傳遞兩種方式。網(wǎng)絡(luò)傳輸既可實(shí)時進(jìn)行，也可

定期完成。介質(zhì)傳遞宜定期完成。

8.2.4.2邏輯歸檔是在計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)上進(jìn)行，不改變原存儲方式和位置而實(shí)現(xiàn)電子文件向檔案

部門的移交。邏輯歸檔應(yīng)實(shí)時進(jìn)行，并定期進(jìn)行物理歸檔。

8.2.5電子文件必須經(jīng)鑒定、整理、審核后才可以歸檔。

8.2.6加密的電子文件歸檔時應(yīng)解密，必須加密歸檔的電子文件應(yīng)與其解密軟件和說明文件

一并歸檔。

8.2.7電子文件的真實(shí)性、完整性、安全性和可識別性，歸檔前由形成部門負(fù)責(zé)，歸檔后由

檔案部門負(fù)責(zé)。

8.3非電子檔案的數(shù)字化

企業(yè)應(yīng)根據(jù)本企業(yè)檔案保管和利用的實(shí)際需要，逐步對非電子檔案實(shí)施數(shù)字化。

8.3.1紙質(zhì)檔案和照片檔案數(shù)字化的要求：掃描分辨率參數(shù)大小的選擇，以掃描后的圖像清

晰、完整、不影響圖像的利用效果為準(zhǔn)；采用黑白二值模式掃描的圖像文件，一般采用TIFF(G4)

格式存儲；采用灰度模式和彩色模式掃描的文件，一般采用JPEG格式存儲；提供網(wǎng)絡(luò)查詢的

掃描圖像，也可存儲為PDF或CEB或其他格式。

掃描后的圖像文件應(yīng)與紙質(zhì)或照片檔案檔號對應(yīng)。

8.3.2聲像檔案數(shù)字化的要求：音頻檔案數(shù)字化形成的電子文件格式應(yīng)為MP3或WAV,視頻

檔案數(shù)字化形成的電子文件格式應(yīng)為MPEG或AVE

數(shù)字化生成的電子文件應(yīng)與聲像檔案檔號對應(yīng)。

8.4網(wǎng)絡(luò)服務(wù)與業(yè)務(wù)系統(tǒng)

檔案部門應(yīng)為企業(yè)各項(xiàng)工作提供檔案信息網(wǎng)上利用服務(wù)。

8.4.1建立庫(室)藏全部檔案的案卷級目錄數(shù)據(jù)庫，逐步建立文件級目錄數(shù)據(jù)庫。

8.4.2利用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，將數(shù)字化后的非電子檔案和各信息系統(tǒng)中歸檔的電子文件根據(jù)利用權(quán)

限及時有效地提供利用。

8.4.3堅(jiān)持涉密檔案管理系統(tǒng)與互聯(lián)網(wǎng)物理隔離，非涉密檔案管理系統(tǒng)可與互聯(lián)網(wǎng)絡(luò)邏輯隔

離。

8.4.4檔案管理系統(tǒng)應(yīng)采取身份認(rèn)證、權(quán)限控制、加裝防火墻等安全保密措施。

8.4.5檔案管理系統(tǒng)服務(wù)器必須采取雙機(jī)備份等可靠的備份措施。

8.4.6企業(yè)各業(yè)務(wù)系統(tǒng)的開發(fā)與實(shí)施應(yīng)有檔案部門的參與。各業(yè)務(wù)系統(tǒng)應(yīng)有生成電子文件自

動歸檔功能的模塊或接口。（各業(yè)務(wù)系統(tǒng)與檔案管理系統(tǒng)的關(guān)系參見附錄B）

8.5檔案管理系統(tǒng)軟件的要求

檔案管理系統(tǒng)軟件的配置應(yīng)滿足本企業(yè)的實(shí)際工作需要，并適應(yīng)本企業(yè)信息化建設(shè)發(fā)展

需要。

8.5.1應(yīng)具備數(shù)據(jù)管理、整理編目、檢索查詢、數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)、安全保密、系統(tǒng)維護(hù)等基本功能,

并能輔助實(shí)體檔案管理及根據(jù)需求增擴(kuò)其他相應(yīng)功能。

8.5.2應(yīng)與各信息系統(tǒng)之間銜接，并能接收和兼容各信息系統(tǒng)生成的電子文件。

8.5.3與企業(yè)信息化建設(shè)相適應(yīng)，可逐步從單機(jī)版向網(wǎng)絡(luò)版發(fā)展。

8.6電子檔案的安全與保存

8.6.1電子檔案可參照紙質(zhì)檔案的分類、整理。

8.6.2電子檔案應(yīng)存儲到脫機(jī)載體上。

8.6.3本標(biāo)準(zhǔn)推薦采用的載體，按優(yōu)先順序依次為：只讀光盤、一次寫光盤、磁帶、可擦寫

光盤、硬磁盤、閃存等。

8.6.4脫機(jī)存儲電子檔案的載體或裝具上應(yīng)貼有注明載體序號、全宗號、類別號、密級、保

管期限、存入日期等內(nèi)容的標(biāo)簽，電子檔案載體應(yīng)設(shè)置成禁止寫操作的狀態(tài)。

8.6.5存儲在脫機(jī)載體上的電子檔案應(yīng)一式三套，一套封存保管，一套異地保管，一套提供

利用。

8.6.6存儲在脫機(jī)載體上的電子檔案保管除應(yīng)符合紙質(zhì)檔案的要求外，還應(yīng)符合下列條件：

a）歸檔載體應(yīng)作防寫處理。避免擦、戈U、觸摸記錄涂層。

b）單片載體應(yīng)裝盒，豎立存放，且避免擠壓。

c）存放時應(yīng)遠(yuǎn)離強(qiáng)磁場、強(qiáng)熱源，并與有害氣體隔離。

d）環(huán)境溫度選定范圍：17℃~20℃；相對濕度選定范圍：35%?45%。

8.6.7存儲電子檔案的磁性載體每滿2年、光盤每滿4年應(yīng)進(jìn)行一次抽樣機(jī)讀檢驗(yàn)，抽樣率

不低于10%,如發(fā)現(xiàn)問題應(yīng)及時采取恢復(fù)措施。

8.6.8對磁性載體上的電子檔案，應(yīng)每4年轉(zhuǎn)存一次。原載體同時保留，時間不少于4年。

8.6.9超過保管期限的電子檔案的鑒定和銷毀，按照紙質(zhì)檔案的有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。對確認(rèn)銷毀

的電子檔案應(yīng)有銷毀文件目錄存檔。

9檔案工作設(shè)施、設(shè)備配置

根據(jù)檔案工作需要，配置設(shè)施、設(shè)備。

9.1設(shè)施要求

企業(yè)應(yīng)合理配置檔案庫房、閱覽室、辦公室、檔案業(yè)務(wù)和技術(shù)用房、陳列室等檔案工作

用房。至少應(yīng)做到庫房專用。

檔案工作用房應(yīng)集中設(shè)置在企業(yè)管理工作區(qū)域內(nèi)。

9.1.1檔案庫房

9.1.1.1檔案庫房應(yīng)遠(yuǎn)離存有易燃易爆物品等不安全的場所，不適宜設(shè)置在地下樓層或頂

層。

9.1.1.2檔案庫房樓面應(yīng)滿足檔案及其裝具的的承重要求，

9.1.1.3檔案庫房符合防火、防盜、防高溫、防潮濕、防光、防塵、防蟲、防有害氣體等有

關(guān)要求，庫房照明應(yīng)采用冷光源熒光燈。

9.1.1.4檔案庫房面積應(yīng)滿足檔案工作發(fā)展的需要,留有存儲空間。

設(shè)立檔案館的庫房應(yīng)滿足今后二十年檔案存儲需要。

9.1.1.5檔案館建筑應(yīng)符合有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)要求。

9.1.2閱覽室

閱覽室是供利用者查閱檔案的場所，應(yīng)緊鄰辦公室和檔案庫房，環(huán)境應(yīng)安靜舒適，照明

良好。

9.1.3辦公室

辦公室應(yīng)滿足檔案人員的工作、學(xué)習(xí)等需要。

9.1.4檔案業(yè)務(wù)和技術(shù)用房

檔案業(yè)務(wù)和技術(shù)用房應(yīng)滿足接收、整理、修復(fù)檔案的實(shí)際需要。

獨(dú)立的檔案管理樓宇或檔案館，可視工作需要設(shè)立檔案接收、整理、裱糊、消毒、復(fù)印、

數(shù)字化、縮微以及安全監(jiān)控等用房。

9.1.5陳列室（展覽室）

陳列室（展覽室）是展示企業(yè)歷史和發(fā)展的窗口，企業(yè)可根據(jù)實(shí)際需要設(shè)立。

陳列室（展覽室）應(yīng)設(shè)置在適于觀覽的場所。

9.2設(shè)備要求

企業(yè)應(yīng)配置滿足工作需要的檔案裝具、庫房保護(hù)設(shè)備、日常管理設(shè)備。

9.2.1檔案裝具

9.2.1.1檔案柜架應(yīng)牢固，具有防火、防盜、防塵作用。

有條件的可采用密集架。

9.2.1.2磁性載體檔案宜采用防磁柜存放，其它非紙質(zhì)載體檔案應(yīng)保存在專用柜、架、盒中。

9.2.1.3檔案的卷盒、卷夾應(yīng)采用無酸制品，其規(guī)格、式樣和質(zhì)量符合國家相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)。

9.2.2庫房保護(hù)設(shè)備

9.2.2.1檔案庫房應(yīng)配置滅火器材、溫濕度監(jiān)控儀、防光窗簾、防盜門窗等必要的設(shè)備。

9.2.2.2根據(jù)庫房管理需要配備空調(diào)機(jī)、去濕機(jī)、加濕器等設(shè)備。

9.2.2.3獨(dú)立的檔案管理樓宇或檔案館還應(yīng)配置自動報警、自動滅火、溫濕度自動調(diào)控等設(shè)

備。

9.2.3日常管理設(shè)備

9.2.3.1檔案整理所需要的裝訂機(jī)、打印機(jī)等設(shè)備。

9.2.3.2庫房管理需要的除塵器、消毒柜、去濕機(jī)、加濕機(jī)、去酸等設(shè)備。

9.2.3.3檔案修復(fù)、利用需要的照相機(jī)、攝像機(jī)、復(fù)印機(jī)、閱讀機(jī)、裱糊機(jī)等設(shè)備。

9.2.3.4現(xiàn)代化管理需要的計(jì)算機(jī)、掃描儀、光盤刻錄機(jī)等設(shè)備。

9.2.3.5根據(jù)需要配備CAD繪圖儀、工程圖紙復(fù)印機(jī)、縮微機(jī)、縮微閱讀復(fù)印機(jī)。

-

一250

檔案移交（接收）登記表

1

頁

（接局）保管

畫00序號題名年度文號或圖號備注

Z期限

lA數(shù)

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,20~100.20-203010一20..30

接收入’簽名,___________

移交人_________________

-

297

溫濕度記錄表

&

,33.庫別_______________年________月

溫

日時天相對0時天溫相對

、

度￡

期間氣濕度期間氣度濕度

117

_

218_

_

3^_

19_

_

_

420_

_

_

521_

622

7234

2

2

=

8242

3

X

9257

1026

_

1127_

_

1228_

_

_

1329_

_

_

_

1430_

_

_

1531_

_

16_

_

.16X10=160

210

圖A2溫濕度登記表

5

一

0

2

清

毀

檔

_

_

_

_

_

_

準(zhǔn)

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