文件控制管理程序

文件控制管理程序XXX有限公司文件編號：程序文件版本：文件控制管理程序頁碼：1/14目錄1、目的2、范圍3、相關文件4、職責5、工作程序6、報告和記錄受控狀態(tài)受文部門修改履歷日期修改碼頁次修改單號修改內(nèi)容簡述修改人備注XXX有限公司編號文件控制管理程序版本A第2頁共14頁編制/日期審核/日期批準/日期1.目的對質量體系有關的文件，進行控制管理，確保有關場所使用的文件，均為有效版本。2.范圍適用于本公司與質量體系有關文件的控制管理，包括電子媒體的文件。3.相關文件無4.職責4.1總經(jīng)理負責質量手冊的批準和發(fā)布。4.2管理者代表負責除質量方針目標、質量手冊以外的批準及發(fā)布。4.3各部門主管負責本部門編制和提供的文件的審核。4.4各部門經(jīng)辦人員負責各類文件的編制、收集（包括外來）文件和統(tǒng)計。并指定兼職資料員，負責保管好本部門收到的文件，做好文件清單的記錄。4.5行政辦公室負責文件的文檔登記、保管、借用、更改、回收和銷毀（包括外來文件）等管理工作。5.工作程序5.1行政辦公室負責制訂文件控制管理程序，相關部門程序要求實施。5.2文件控制的流程。文件發(fā)放辦公室文件歸檔辦公室文件批準特定的或部門主觀領導文件發(fā)放辦公室文件歸檔辦公室文件批準特定的或部門主觀領導文件審核授權部門負責起草或更改文件指定授權部門 作廢回收處理有關只能部門或辦公室使用部門或使用者按規(guī)定評審、修訂、申請相關部門作廢回收處理有關只能部門或辦公室使用部門或使用者按規(guī)定評審、修訂、申請相關部門5.3文件的分類5.3.1質量手冊---是本公司質量體系描述的綱領性文件。5.3.2程序文件---是本公司各過程中，質量的作業(yè)技術活動應遵循的途徑和方法。5.3.3其他管理性和技術性文件（第三層次文件）---如管理性的有：規(guī)章制度、管理辦理、各種管理標準、工作計劃、記錄和報告的表示等；技術性的有：產(chǎn)品圖紙、產(chǎn)品標準、工藝文件和標準、檢驗和檢測規(guī)范、作業(yè)指導書、操作法規(guī)等。5.3.4外來文件等---國標、國家和行業(yè)的標準、國家和地方的法律法規(guī)、適用法規(guī)和標準，顧客提供的工程規(guī)范等，被本公司收集引用的文件。5.4文件的編寫導則5.4.1本公司的各類文件都必須有：標題、編號、擬（編）寫人、審核人、批準人的簽名方為有效。文件必須要有版本、修改碼和目錄及最新狀態(tài)清單。外來文件被采用必須要有提供部門領導的認可簽名。4-1-1表示）表示質量手冊企業(yè)代號5.4.4.2手冊的結構（1）手冊由概述部分、正文部分和附錄三部分組成。A.概述部分：封面、目錄及最新狀態(tài)清單、批準實施令、修改履歷、手冊的管理和說明、術語、企業(yè)概況等。B.正文部分：按IATF16949-2016版的標準敘述五大部分（一個要求四個過程的體系控制要求。正文的每個部分應具有以下結構：1）.目的---采用本過程的目的；2）.適用范圍---本過程在體系中適用的領域；3）.職責---完成本過程實施控制所設計的責任者；4）.程序概要---本過程實施控制的主要活動內(nèi)容；5）.支持性文件---對本過程實施控制活動的具體的遵循途徑的文件。C.附錄：1.質量記錄一覽表。2.本手冊各章節(jié)月標準各章節(jié)的對照表。3.程序文件清單等。（2）手冊每頁的題頭格式WS威索公司質量手冊編號WS/QM-XX（章節(jié)號）（名稱）修改碼5.4.4.3手冊編寫時的注意事項：A.應明確質量體系建立的標準依據(jù)。B.應明確質量體系覆蓋的產(chǎn)品范圍。C.應闡明體系所包含的管理過程及過程之間的相互作用和關系。D.按標準要求，本公司體系所要刪減的細節(jié)及其合理性的說明（僅限第七章）。5.4.5程序文件的編寫5.4.5.1程序文件的編號方法WS/QPX——X表示程序文件所屬部分中的次序表示程序文件屬五大部分中的哪一部分表示程序文件企業(yè)代號4-1-2文件控制管理程序版本：A第4頁共14頁5.4.5.2程序文件的結構（1）目的---采用本程序的目的。（2）范圍---該程序所包含活動的領域。（3）相關文件---該程序所引用的設計的文件。（4）職責---該程序所設計的責任者。（5）工作程序---該車工女婿質量活動所應遵循的途徑。（6）記錄和報告---該程序活動實施后所證實的見證記錄。（7）附件：（需要時）5.4.5.3程序文件的首頁格式和續(xù)頁格式（1）首頁格式威索公司編號WS/QPX-X（XXXX程序）版本編制/日期審核/日期批準日期（2）續(xù)頁格式：（編號）（程序文件）版本：A5.4.5.4程序文件編寫時的注意事項：A.規(guī)定的職責在質量活動中都應有體現(xiàn)。B.每項活動的各個環(huán)節(jié)都應有人承擔責任。C.所有活動都可有驗證有效性的方法，都應有記錄。D.活動的描述要體現(xiàn)5W1H（為什么、做什么、怎么做、何地做、誰來做）注意邏輯性和可操作性。5.4.6其他管理和技術文件（即第三層次文件）的編寫5.4.6.1本公司已有的管理和技術文件一般繼續(xù)延用已規(guī)定的編制及編號方法，只要與本導則不矛盾，也繼續(xù)采用，文件保持原狀態(tài)，不重新編寫。5.4.6.2出于實施質量管理體系而要新增的第三層次管理和技術文件時，或已有的第三層次文件需要新修訂時可用如下規(guī)定。A.文件編號方法WSXX-------XX該文件的順序號文件屬性（技術的用JS，管理的用GL）企業(yè)代號B.文件的結構（一）主題和適用范圍（二）工作內(nèi)容和要求（三）應用的表示和必要的記錄5.4.6.3文件的首頁和續(xù)頁格式（1）首頁格式：文件標號WS/XX——XX編制/日期修改碼審核/日期批準/日期4-1-3WS/QP-1文件控制管理程序版本：A第5頁共14頁（B）逐頁格式：修改碼：（編號）（文件名稱）版本：A5.5文件的控制5.5.1各類文件的版序和狀態(tài)控制5.5.1.1為了文件的有效性進行識別，必須實行版序控制。即對質量手冊、程序文件及其他管理性和技術性文件都要標明版本。版本以大寫英文字母A、B、C、D---表示。修改碼以版本號和修改次序號（以小寫英文字母a、b、c、d---表示）相接個來表示。如Aa、Ab、Ac、Ba、Bb、Bc以此類推。這樣的修改碼既體現(xiàn)了版本，又體現(xiàn)了修改次序。文件第一次發(fā)布尚未有修改時以Ao、Bo、Co----表示。文件如有封面，封面和文件上只需表示版本，不標修改碼。修改碼只在文件的修改履歷上和修改通知單及最新狀態(tài)氫彈上表示。裝可大大簡化更改文件中的工作，又能節(jié)約紙張。5.5.1.2文件的目錄和最新狀態(tài)清單控制。a.每份文件入檔前由編制部門編寫文件目錄，以便查閱，并編制“最新狀態(tài)清單”b.每份文件一經(jīng)舊該，必須在“最新狀態(tài)清單”中得到反映，不斷地更新“最新狀態(tài)清單”c.“最新狀態(tài)清單”的編制，可視不同的文件而頂，可作單獨一個文件編制，也可綜合匯編，或根據(jù)目錄的編寫。“最新狀態(tài)清單“和目錄放在一起是最簡單的方法。能做到一目了然。和目錄放在一起時可采用的表示如下：序號文件名稱（或章節(jié)）編號頁次版號/修改次序12345612345.5.2文件的歸檔和保管控制5.5.2.1所有文件和資料在形成正式稿后交辦公室入檔（經(jīng)審核、批準以后，均需按規(guī)定的分工到辦公室辦理入檔手續(xù)）。辦公室應立即使辦理登記，記錄在“文件入檔登記表“（WS/QP4-1-01）。文件和資料的提供部門對其正確性負責。5.5.2.2所有入檔的文件和資料均為受控文件，經(jīng)登記的原版文件和資料存放在檔案料柜中作出標識，不外借和外發(fā)。發(fā)給文件時均制作復印件發(fā)放。5.5.2.3入檔的原版文件保管部門（辦公室）必須分門別類，排列整齊。做到查找方便，防止誤用和錯用。并必須存放于防霉、防潮、防盜、防火等安全良好的櫥柜內(nèi)，以免損壞。并由專人負責。保管人員應負責日常檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時處理。5.5.2.4因工作需要，需臨時借閱文件和資料的人員，需經(jīng)保管部門負責人批準，填寫“文件和記錄（查）閱單“（WS/QP44-1-02）在規(guī)定的期限內(nèi)歸還，到期不還的由辦公室文件管理員收回。4-1-5WS/QP-1文件控制管理程序版本：A第6頁共14頁5.5.2.5電子媒體形式的文件，歸檔和保管方式相同，并視情況必要時。需制作備份，以免丟失。5.5.2.6文件按“受控“和”非受控“二大方式控制。除”質量手冊“向顧客提供時作為“非受控”文件發(fā)放外，其余文件都屬“受控”文件。非受控文件發(fā)放時也應登記。5.5.2.7需特別存檔的文件，必須保存十五年。在任何情況下不得銷毀。5.5.3文件的領用和發(fā)放控制5.5.3.1文件按領用或規(guī)定進行發(fā)放時，入檔保管部門必須在“文件發(fā)放/收回登記表”（WS/QP4-1-03）上作記錄，并在發(fā)放的文件上蓋上“受控”或“非受控”紅色印章，在印章上寫上發(fā)放部門的代碼，以便必要時文件追溯。其形式如下：非受控第XX號受非受控第XX號受控第XX號5.5.3.2程序文件發(fā)放給各部門的以“程序文件”的合訂本發(fā)放。給需要的崗位或個人，以單行本發(fā)放。其他文件根據(jù)實際需要發(fā)放。做到需要的地方一定要有文件，且必須保證所有使用文件的場所，均為最新有效版本。要確保文件的清晰、整潔和完好。任何人不得在文件上亂改亂涂。使用部門，應有在用文件的清單（也可用WS/QP4-4-01表示作記錄）。5.5.3.3所有文件不得自行復印。如出現(xiàn)黑色“受控”、“非受控”印章的文件肯定是復印的，均為非法文件，出現(xiàn)問題由復印者負責。管理部門和領導如有發(fā)現(xiàn)，要及時沒收，必要時要追究責任。5.5.4文件的更改，收回和銷毀的控制5.5.4.1文件需要更改時，更改者用填寫“文件更改通知單”（WS/QP4-1-04）由原制訂文件的部門進行更改，審核和批準。]5.5.4.2文件的更改每次應標識其“修改碼”，方法按本程序第5.5.1.1條實施。5.5.4.3如修改的內(nèi)容，對其他文件產(chǎn)生影響時，應同時及時進行修改。5.5.4.4所有被更改的原文件必須從使用處全部收回，同時按規(guī)定發(fā)放更改后經(jīng)批準的新文件，以確保文件的唯一有效版本。5.5.4.5收回舊文件時，應作好記錄，記錄在原“文件發(fā)放/收回登記表的收回一欄內(nèi)，并在收回文件的每頁上加蓋“作廢”紅章“，以免混用或錯用。如需要保留一份留作參考的，則需在文件上加蓋”保留“紅印章，并附條寫明保留原因，隔離存放，防止非預期使用。5.5.4.6收回舊文件應與銷毀，相關部門在銷毀時填寫“文件和記錄銷毀申請單“（WS/QP4-1-04）。5.5.4.7“質量手冊”設為‘更改履歷“頁。故所有質量手冊內(nèi)容的修改均應在此”更改履歷“頁上作出記錄，并在文件的‘最新狀態(tài)清單”上也得到體現(xiàn)。并在此兩單上有修改碼表示次數(shù)，便于修改的追溯。5.5.4.8在每個程序文件前也設置一個同樣的封面和修改頁（WS/QP4-1-05），該文件的每次修改均應在該頁上作出記錄。程序文件的最新狀態(tài)清單，也應在程序文件匯編目錄上得到反映。方法同5.5.1.2。4-1-6WS/QP-1文件控制管理程序版本：A第7頁共14頁5.5.5外來文件的控制5.5.5.1外來文件出各相關部門收集提供。包括國家標準、國際標準、各類檢驗規(guī)程、設備校準規(guī)程、有關的管理和技術文件等。提供時用識別其可用性和有效性，并經(jīng)部門領導認可入檔。5.5.5.2提供的部門應跟蹤外來文件的有效本本及時更新，控制管理納入本程序管理軌道。5.5.5.3當顧客提供工程規(guī)程時，必須按顧客的時間計劃，及時進行評審。并在不超過兩個星期內(nèi)，進行分發(fā)和實施。同時更新所有相關文件。保存每項更改在試生產(chǎn)中實施的日期的舊路，記錄在“工程規(guī)范更改和實施記錄”（WS/QP4-1-07）上。5.5.6文件的評審和再批準5.5.6.1各級文件的管理人員，應隨時檢查文件的有效性，并確保文件的清晰，整潔和完好，不得亂涂、亂改、亂畫。5.5.6.2每年年底或年初，由管理者代表組織各部門文件管理人員對文件進行依次全面評審，以確定文件是否需要更新，需經(jīng)再次批準（按5.5.4條執(zhí)行）6.記錄和報告6.1文件入檔登記表（WS/QP4-1-01）6.2文件和記錄借（查）閱單（WS/QP4-1-02）6.3文件發(fā)放/收回登記表（WS/QP4-1-03）6.4文件更改通知單（WS/QP4-1-04）6.5文件和記錄銷毀申請單（WS/QP4-1-05）6.6封面和修改頁（WS/QP4-1-06）6.7工程規(guī)范更改和實施記錄（WS/QP4-1-07）4-1-7文件入檔登記單WS/QP4-1-01序號文件名稱文件編號版本總頁數(shù)生效期提供部門提交人接受人日期備注1234567891011121314XXX有限公司文件借（查）閱單WS/AP4-1-02借（查）閱人部門借（查）閱人姓名借（查）閱人日期部門負責人主管（副）總經(jīng)理審批借（查）閱內(nèi)容：借（查）閱原因：調(diào)卷情況：文件密級歸還日期備注：調(diào)卷人：4-1-8文件發(fā)放/收回登記表WS/QP4-