學(xué)生社團會議管理制度

學(xué)生社團會議管理制度第一章總則

第一條目的與依據(jù)：為保證學(xué)生社團（以下簡稱“社團”）會議的有序、高效進行，依據(jù)我國相關(guān)法律法規(guī)及學(xué)校的管理規(guī)定，特制定本會議管理制度。

第二條適用范圍：本制度適用于社團召開的各類會員大會、常務(wù)會議、臨時會議等。

第三條基本原則：

1.會議應(yīng)堅持公開、公平、公正的原則；

2.會議應(yīng)遵循民主集中制的原則，充分發(fā)揚民主，確保決策的科學(xué)性；

3.會議應(yīng)注重實效，提高工作效率，縮短會議時間；

4.會議應(yīng)尊重與會人員的意見和建議。

第四條會議類別：

1.會員大會：為社團最高權(quán)力機構(gòu)，每年至少召開一次；

2.常務(wù)會議：負責(zé)處理社團日常事務(wù)，每月至少召開一次；

3.臨時會議：根據(jù)工作需要，可隨時召開。

第五條與會人員：

1.會員大會：全體會員均有權(quán)參加；

2.常務(wù)會議：社團正、副會長，各部門負責(zé)人及其他相關(guān)人員參加；

3.臨時會議：根據(jù)會議議題，由主持人指定相關(guān)人員參加。

第六條會議通知：

1.會議通知應(yīng)明確會議時間、地點、議程等內(nèi)容；

2.會議通知應(yīng)提前至少三天發(fā)出，緊急會議可適當(dāng)縮短通知時間；

3.會議通知應(yīng)采用書面形式，并通過適當(dāng)方式確保與會人員收到。

第七條會議紀律：

1.與會人員應(yīng)按時參加會議，不得遲到、早退；

2.與會人員應(yīng)遵守會議紀律，保持會場秩序，不得隨意離場；

3.與會人員應(yīng)尊重他人發(fā)言，不得打斷他人發(fā)言或進行人身攻擊；

4.與會人員應(yīng)保守會議秘密，不得泄露會議內(nèi)容。

第八條制度修訂：本制度如有未盡事宜，可根據(jù)實際情況予以修訂。修訂程序按照學(xué)校相關(guān)規(guī)定執(zhí)行。

第九條施行日期：本制度自頒布之日起施行。原有相關(guān)規(guī)定與本制度不符的，以本制度為準。

第二章會議流程

第十條會議籌備：

1.確定會議主題：根據(jù)社團工作需要，明確會議的主題和目標(biāo)。

2.制定會議議程：列出會議的主要議題，明確每個議題的討論時間和負責(zé)人。

3.安排會議時間、地點：選擇合適的會議時間和場地，確保與會人員能夠參加。

4.發(fā)送會議通知：將會議時間、地點、議程等信息通知到與會人員。

第十一條會議簽到：

1.會議開始前，設(shè)置簽到臺，由專人負責(zé)與會人員的簽到工作。

2.簽到表應(yīng)記錄與會人員的姓名、簽到時間等信息。

3.簽到情況作為考核與會人員出勤情況的重要依據(jù)。

第十二條會議開場：

1.會議主持人宣布會議開始，并介紹會議主題、議程等內(nèi)容。

2.會議主持人邀請與會人員發(fā)言，依次進行議題討論。

第十三條議題討論：

1.每個議題的討論應(yīng)按照議程進行，由議題負責(zé)人主導(dǎo)討論。

2.與會人員應(yīng)圍繞議題展開充分討論，提出建議和意見。

3.討論過程中，主持人應(yīng)確保討論有序進行，避免偏離主題。

第十四條決策與表決：

1.對于需要決策的議題，應(yīng)在討論結(jié)束后進行表決。

2.表決方式可以采用口頭表決、舉手表決或投票表決。

3.表決結(jié)果由會議主持人宣布，并記錄在會議紀要中。

第十五條會議總結(jié)：

1.會議接近尾聲時，主持人應(yīng)對會議進行總結(jié)，概括討論成果。

2.對于未解決的問題，主持人應(yīng)提出解決方案或下一步工作計劃。

第十六條會議閉幕：

1.會議主持人宣布會議閉幕，并對與會人員的積極參與表示感謝。

2.與會人員整理會場，保持環(huán)境衛(wèi)生。

第十七條會議記錄：

1.指定專人負責(zé)會議記錄，記錄會議討論過程、表決結(jié)果等重要信息。

2.會議記錄應(yīng)真實、客觀、全面，作為會議紀要的編寫依據(jù)。

第十八條會議反饋：

1.會議結(jié)束后，與會人員可以向會議組織者反饋會議效果，提出改進意見。

2.會議組織者應(yīng)認真對待反饋意見，不斷優(yōu)化會議流程。

第三章會議紀要的跟蹤落實

第十九條會議紀要的編寫與發(fā)布：

1.會議紀要應(yīng)在會議結(jié)束后盡快編寫，由專人負責(zé)。

2.會議紀要應(yīng)包括會議基本信息、討論內(nèi)容、表決結(jié)果、下一步行動計劃等內(nèi)容。

3.會議紀要編寫完成后，應(yīng)由會議主持人審核，確保準確無誤。

4.會議紀要經(jīng)審核通過后，應(yīng)及時發(fā)布給所有與會人員，并抄送相關(guān)部門。

第二十條會議紀要的執(zhí)行與監(jiān)督：

1.與會人員應(yīng)按照會議紀要中的行動計劃執(zhí)行任務(wù)，確保會議決策得到落實。

2.社團應(yīng)設(shè)立監(jiān)督機制，對會議紀要中提出的任務(wù)進行跟蹤監(jiān)督。

3.各任務(wù)負責(zé)人應(yīng)定期向會議主持人報告任務(wù)進展情況。

第二十一條任務(wù)進展反饋：

1.任務(wù)負責(zé)人應(yīng)在規(guī)定時間內(nèi)向會議主持人提供任務(wù)進展的書面報告。

2.會議主持人應(yīng)定期檢查任務(wù)進展情況，對存在的問題及時協(xié)調(diào)解決。

3.對于未能按時完成的任務(wù)，應(yīng)分析原因，制定整改措施，并重新設(shè)定完成時間。

第二十二條會議紀要的更新與歸檔：

1.根據(jù)任務(wù)進展情況，會議紀要應(yīng)進行實時更新，以反映最新的執(zhí)行狀態(tài)。

2.更新的會議紀要應(yīng)再次發(fā)布給相關(guān)人員，確保信息的一致性。

3.會議紀要應(yīng)在任務(wù)完成后進行歸檔，作為社團工作歷史的記錄。

第二十三條責(zé)任追究與激勵機制：

1.對于未按會議紀要執(zhí)行或執(zhí)行不力的個人或部門，應(yīng)視情況追究責(zé)任。

2.社團應(yīng)建立激勵機制，對于按會議紀要完成任務(wù)的個人或部門給予表彰或獎勵。

3.通過責(zé)任追究與激勵機制的建立，促進會議紀要的有效執(zhí)行。

第二十四條持續(xù)改進：

1.社團應(yīng)定期對會議紀要的執(zhí)行情況進行回顧，總結(jié)經(jīng)驗教訓(xùn)。

2.根據(jù)回顧結(jié)果，對會議管理制度進行持續(xù)改進，提高會議效率和管理水平。

3.通過不斷的實踐與改進，形成社團內(nèi)部高效、有序的工作氛圍。

第四章會議室管理規(guī)定

第二十五條會議室預(yù)訂：

1.會議室使用前需提前預(yù)訂，預(yù)訂時應(yīng)提供會議主題、時間、參會人數(shù)等信息。

2.會議室預(yù)訂需經(jīng)社團負責(zé)人批準，確保會議室合理使用。

3.預(yù)訂成功后，預(yù)訂人應(yīng)按時使用會議室，如需取消或更改，應(yīng)提前通知管理員。

第二十六條會議室配置：

1.會議室應(yīng)配置必要的設(shè)施，如會議桌椅、投影儀、音響設(shè)備等。

2.確保會議室內(nèi)的設(shè)施正常運行，定期檢查和維護。

3.會議室應(yīng)保持整潔，提供良好的會議環(huán)境。

第二十七條會議室使用規(guī)范：

1.與會人員應(yīng)愛護會議室設(shè)施，不得隨意損壞或搬離。

2.會議期間，與會人員應(yīng)保持安靜，遵守會議紀律。

3.會議室內(nèi)禁止吸煙、進食，保持衛(wèi)生。

第二十八條會議室安全與保密：

1.會議室使用期間，應(yīng)確保消防安全，了解消防設(shè)施位置及使用方法。

2.會議室內(nèi)重要文件、資料應(yīng)妥善保管，防止泄露。

3.保密會議需采取措施，如設(shè)置保密提示牌、限制出入人員等。

第二十九條會議室清潔與維護：

1.會議結(jié)束后，與會人員應(yīng)協(xié)助清理會議室，保持環(huán)境整潔。

2.社團應(yīng)定期對會議室進行清潔和維護，確保設(shè)施完好。

3.發(fā)現(xiàn)會議室設(shè)施損壞，應(yīng)及時報修，以免影響下次會議使用。

第三十條會議室管理責(zé)任：

1.社團應(yīng)指定專人負責(zé)會議室的管理工作，確保會議室的正常使用。

2.管理員應(yīng)定期檢查會議室使用情況，及時發(fā)現(xiàn)問題并解決。

3.對于違反會議室管理規(guī)定的行為，管理員有權(quán)制止并報告社團負責(zé)人。

第五章附則

第三十一條適用范圍補充：

本管理制度適用于社團所有會議，包括線上和線下會議。特殊情況下，可根據(jù)實際情況適當(dāng)調(diào)整。

第三十二條解釋權(quán)：

本管理制度的解釋權(quán)歸社團負責(zé)人所有。

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