物業(yè)公司檔案管理規(guī)定（標(biāo)準(zhǔn)版）

物業(yè)公司檔案管理規(guī)定（公司內(nèi)部協(xié)議書、合同模板）甲方：**單位或個(gè)人乙方：**單位或個(gè)人簽訂日期：**年**月**日簽訂地點(diǎn)：**省**市**地物業(yè)公司檔案管理規(guī)定

物業(yè)公司檔案管理規(guī)定(十二)

(一)總則公司實(shí)行"統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo),各負(fù)其責(zé)。

分級(jí)歸檔,集中管理"的原則。

公司的檔案是公司全體員工在日常工作中直接形成,能反映公司日?；顒?dòng),業(yè)務(wù)往來,重要事項(xiàng)、歷史沿革、人員變化等重要的各種資料。

其特點(diǎn)是有重要保存價(jià)值。

包括計(jì)算機(jī)文字、書面文稿、圖紙、圖表、照片、聲像等資料。

在工作中形成的具有保存、查考價(jià)值的各種信息載體的項(xiàng)目資料均要立卷、歸檔。

公司的所有工作人員應(yīng)嚴(yán)格按照規(guī)定,定期向本部門移交,在一個(gè)工作周期內(nèi)自己經(jīng)手的各種檔案資料。

任何人不得據(jù)為己有。

(二)管理機(jī)構(gòu)和崗位職責(zé)公司的檔案管理工作為總經(jīng)理負(fù)責(zé)制。

公司設(shè)立檔案室,行政人事部門負(fù)責(zé)公司檔案的集中管理工作。

辦公室定期到各部門,復(fù)制各部門計(jì)算機(jī)內(nèi)所形成的文字資料和圖片資料。

每個(gè)年度的一月份,到各部門指導(dǎo)督促催辦檔案的立卷歸檔和上繳保管工作。

各部門的經(jīng)理為本部門檔案管理的負(fù)責(zé)人,各部門指定一名工作人員為兼職檔案員,經(jīng)辦本部門檔案的管理工作。

行政人事的檔案管理職責(zé)是,掌握國家有關(guān)的檔案法規(guī)、規(guī)定、政策的動(dòng)態(tài),做好信息的傳達(dá)工作,根據(jù)國家有關(guān)的檔案法規(guī)、規(guī)定、政策變化和公司領(lǐng)導(dǎo)的指示及時(shí)調(diào)整公司的管理制度;

檢查、指導(dǎo)和督促各部門的檔案工作,組織對(duì)有關(guān)人員的培訓(xùn)。

檔案的編目工作均由辦公室按照檔案編目要求統(tǒng)一進(jìn)行。

保證檔案的齊全完整,并使每個(gè)部門的檔案在公司檔案管理體系中形成一個(gè)有機(jī)的整體。

(三)歸檔范圍

1、各類請(qǐng)示,報(bào)告,會(huì)議紀(jì)要。

2、意向書、協(xié)議書、項(xiàng)目申請(qǐng)書,3、重要的治談和會(huì)議記錄、備忘錄,

4、開發(fā)項(xiàng)目機(jī)會(huì)性分析可行性研究報(bào)告

5、公司資信變動(dòng)情況,

6、外出考察、調(diào)查培訓(xùn)等活動(dòng)中形成及收集的材料(包影像資料),

7、企業(yè)負(fù)責(zé)人,名單,及人選情況,

8、合同、章程,

9、向上級(jí)單位上報(bào)的報(bào)告書及批復(fù),

10、有關(guān)部門出具的證明制將:

11、營業(yè)合法證件(包括企業(yè)負(fù)責(zé)人證件),

12、營業(yè)執(zhí)照和營業(yè)證書內(nèi)容文稿,

13、企業(yè)代碼證書等。

14、與重要的客戶來往的信件、函電,

15、歷年工作總結(jié),

16、年度預(yù)算報(bào)告;

(四)立卷程序根據(jù)"誰辦誰立卷"的原則,項(xiàng)目協(xié)議、合同簽訂或重要的文檔資料形成后,經(jīng)辦人要建立檔案材料收集袋,隨時(shí)積累材料。

對(duì)每年年度內(nèi)各部門形成的文件材料立卷、歸檔,上交辦公室后,辦公室按照文件的重要程度應(yīng)劃分永久、長期、短期保管期限。

(五)管理與利用

1、公司辦公室應(yīng)建立檔案的統(tǒng)計(jì)登記表,完善借閱制度。

對(duì)檔案的收進(jìn)、移出、保管、利用等隋況進(jìn)行精確的統(tǒng)計(jì)并注意收集檔案的利用效果。

2、檔案存放案卷的箱柜必須堅(jiān)固,并有防盜、防潮防高溫、防蟲鼠、防潮、肺塵等設(shè)施。

定期檢查檔案曲保管情況,對(duì)破損或變質(zhì)的檔案應(yīng)及時(shí)修補(bǔ)和復(fù)制。

3、檔案管理人員調(diào)動(dòng)工作時(shí),應(yīng)在離職前辦理交接手續(xù)

4、辦公室根據(jù)工作需要,編日常管理與查詢系統(tǒng),編制各種必要的目錄、卡片、索引等檢索工具,力求查找方便,調(diào)卷迅速準(zhǔn)確,積極為一線部門提供服務(wù)。

5、檔案的移交、鑒定與銷毀各部門凡以公司名義行文所形成的檔案應(yīng)在第二年的上半年向公司檔案室移交,交接取方根據(jù)移交目錄清點(diǎn)核對(duì),并履行簽字蓋章手續(xù)。

移交目錄一式兩份,交接雙方各執(zhí)一份。

各部門在人員發(fā)生變化時(shí),應(yīng)及時(shí)辦理檔案移交手續(xù)。

按照工作移交的有關(guān)規(guī)定,列出清單,部門經(jīng)理作為監(jiān)交人,負(fù)責(zé)清點(diǎn)核對(duì)檔案的移交工作。

辦公室應(yīng)根據(jù)保管期限的規(guī)定,定期對(duì)已超過保管期限的檔案進(jìn)行鑒定。

鑒定檔案應(yīng)在本單位主管領(lǐng)導(dǎo)主持下,由檔案部門和有關(guān)業(yè)務(wù)部門組成的鑒定小組共同進(jìn)行。

鑒定結(jié)束后應(yīng)自本單位領(lǐng)導(dǎo)提出鑒定報(bào)告。

經(jīng)過鑒定失去保存價(jià)值的檔案,要登記造冊(cè),經(jīng)本單位領(lǐng)導(dǎo)審批后方可銷毀。

銷毀檔案應(yīng)指定兩人負(fù)責(zé)監(jiān)銷,監(jiān)銷人要在銷毀清冊(cè)簽字。

(六)考核與獎(jiǎng)懲對(duì)于將材料散存在個(gè)人手中,歸為已有,不按要求立卷、歸檔、上交者,辦公室應(yīng)寫出書面報(bào)告,上報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)做出處理意見。

對(duì)于丟失、銷毀、出賣、私自攜帶出公司者,將視情節(jié)輕重,給子處理,問題嚴(yán)重的,按照《中華人民共和國檔案法"》有關(guān)規(guī)定處理。

對(duì)于完成好的部門和個(gè)人,公司將予以表彰和獎(jiǎng)勵(lì)。

(七)其它其它檔案,參照國家檔案局頒發(fā)的有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。

本范文文章系精心整理，難免有不足之處，歡迎批評(píng)指正。當(dāng)我準(zhǔn)備簽署合同或協(xié)議時(shí)，我會(huì)格外小心，確保自己不會(huì)落入一些常見的陷阱之中。下面是我總結(jié)的一些注意事項(xiàng)，以及如何避免這些坑的方法：###簽署合同、協(xié)議注意事項(xiàng)1.**核實(shí)對(duì)方身份與資質(zhì)**：-在簽署任何合同之前，我會(huì)先驗(yàn)證對(duì)方的身份和主體資格。如果對(duì)方是個(gè)人，我會(huì)要求查看身份證件，并保留復(fù)印件。如果是公司，則需查詢其工商注冊(cè)信息，以確保該公司確實(shí)存在且處于正常運(yùn)營狀態(tài)。2.**審查合同內(nèi)容**：-我會(huì)仔細(xì)審閱合同中的每一個(gè)條款，尤其是那些關(guān)于付款條件、交付時(shí)間、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、違約責(zé)任和爭議解決機(jī)制的部分。我會(huì)確保這些條款清晰明確，并且符合我的期望和需求。3.**關(guān)注細(xì)節(jié)**：-我會(huì)特別留意合同中的小字條款，因?yàn)檫@些地方往往隱藏著重要的信息。例如，一些隱含的責(zé)任轉(zhuǎn)移、自動(dòng)續(xù)簽條款或是不利的法律選擇條款等。4.**違約責(zé)任**：-我會(huì)檢查合同中關(guān)于違約責(zé)任的規(guī)定，包括違約金、賠償金以及其他可能的懲罰措施。這些條款應(yīng)該公平合理，既不過分嚴(yán)厲也不過于寬松。5.**保密條款**：-如果合同涉及到商業(yè)秘密或敏感信息，我會(huì)確保有適當(dāng)?shù)谋Ｃ軈f(xié)議來保護(hù)這些信息的安全。6.**知識(shí)產(chǎn)權(quán)歸屬**：-對(duì)于涉及創(chuàng)新作品或技術(shù)開發(fā)的合同，我會(huì)確保知識(shí)產(chǎn)權(quán)的歸屬得到明確說明。7.**簽署過程**：-我會(huì)在沒有空白行的地方簽名，以防止他人添加額外內(nèi)容。我還會(huì)使用不易擦除的墨水簽字筆來簽字，避免簽字被篡改。8.**明確日期**：-我會(huì)在合同上清楚地標(biāo)明簽署日期，這對(duì)于確定合同的有效期限和訴訟時(shí)效至關(guān)重要。###常見的套路及解決方案1.**虛假宣傳**：-**解決方案**：在簽訂合同之前，我會(huì)調(diào)查產(chǎn)品或服務(wù)的真實(shí)情況，比較廣告宣傳與實(shí)際情況的差異。2.**價(jià)格欺詐**：-**解決方案**：我會(huì)比較市場價(jià)格，確保折扣的真實(shí)性，并且了解合同中的定價(jià)策略。3.**質(zhì)量問題**：-**解決方案**：我會(huì)要求提供質(zhì)量保證書或樣品，并在合同中明確質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)和驗(yàn)收流程。4.**售后服務(wù)不到位**：-**解決方案**：在合同中詳細(xì)規(guī)定售后服務(wù)條款，包括維修、退換貨等服務(wù)的承諾。5.**附加費(fèi)用**：-**解決方