《文書與檔案管理》課件-第五章 文書檔案歸檔

第五章文書檔案歸檔任務一文書整理歸檔概述2018年伊始，海天集團公司辦公室主任將一大疊散亂的文件材料交給張珊，并對張珊說：“該這些是我們公司去年一年積累的文件材料。你近期的主要工作就是整理好這些文件，按照要求要在6月底前歸檔移交給檔案室?！睆埳好鎸@有幾尺厚的“文山”無從下手，在大學時也從沒有親自整理過，只好再去找老鄭請教。老鄭交給她一份《海天集團公司文書整理歸檔制度》，笑著說：“你去仔細看看這個制度，慢慢試著做做吧。需要時再來找我吧！”經(jīng)過對這個制度的學習研究，王瑾對文件整理工作有了清晰的思路，自信地拿起工具開始整理文件。案例導入1.依據(jù)情景資料，張珊應該怎樣一步步整理去年的文件？

2.搜集文件整理的資料，歸納形成意見。任務驅動1文書整理歸檔概念、意義2文書整理歸檔范圍3文書整理歸檔原則CONTENTSCONTENTS5任務實訓4文書整理歸檔質量要求（1）文書整理歸檔概念文書整理歸檔是機關文書部門將已經(jīng)辦理完畢、具有一定查考利用價值的文件材料，按照它們在形成過程中的聯(lián)系和一定的規(guī)律，以“件”為單位，分類整理，并進行裝盒、歸檔的過程。1文書整理歸檔概念、意義含義：◆整理歸檔已經(jīng)辦理完畢的文書◆整理歸檔具有查考利用價值的文書◆文書歸檔前的科學整理（2）文書整理歸檔意義1文書整理歸檔概述◆為檔案工作奠定堅實的基礎◆便于檔案的查找和利用◆便于文書檔案的保管（1）文書整理歸檔指導思想文書整理歸檔的重點應該是：以本機關單位直接產(chǎn)生的文書為主，著重歸檔整理記載和反映本機關主要職能活動的、具有重要的長遠查考價值的文書。2文書整理歸檔范圍（2）文書整理歸檔范圍2006年9月19日，國家檔案局《機關文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限規(guī)定》，正確界定文件材料歸檔范圍，準確劃分檔案保管期限，使所保存的檔案既能反映機關主要職能活動情況，維護其歷史面貌，又便于保管和利用。（1）遵循文書形成的自然規(guī)律（2）保持文書之間的歷史聯(lián)系3文書整理歸檔原則（3）嚴格區(qū)分文書的不同價值（4）便于文書保管和查找利用4文書整理歸檔質量要求（1）應完整齊全地整理歸檔文書材料（2）應嚴格準確地界定文書材料的保管期限（3）歸檔文件所用材料要符合檔案保護要求整理歸檔文件所使用的書寫材料、紙張、裝訂材料等應符合檔案保護的要求。

1.收集經(jīng)過判斷的需要歸檔與不需要歸檔的文件材料，仔細比對，認真判讀它們之間的不同，形成文字材料。。

2.參觀檔案室，翻閱已經(jīng)整理完整的歸檔文件，了解案卷的整理情況，體會歸檔文書整理的質量要求，寫一份總結材料。4任務實訓任務二文書整理歸檔方法和步驟

（編制分類方案類目）2018年伊始，海天集團公司辦公室主任將一大疊散亂的文件材料交給張珊，并對張珊說：“該這些是我們公司去年一年積累的文件材料。你近期的主要工作就是整理好這些文件，按照要求要在6月底前歸檔移交給檔案室?！睆埳好鎸@有幾尺厚的“文山”無從下手，在大學時也從沒有親自整理過，只好再去找老鄭請教。老鄭交給她一份《海天集團公司文書整理歸檔制度》，笑著說：“你去仔細看看這個制度，慢慢試著做做吧。需要時再來找我吧！”經(jīng)過對這個制度的學習研究，王瑾對文件整理工作有了清晰的思路，自信地拿起工具開始整理文件。案例導入1.依據(jù)情景資料，張珊應該如何準備整理去年的文件？

2.搜集文件整理的資料，歸納形成意見。任務驅動1常用分類法2復式分類法3編制分類方案類目CONTENTSCONTENTS4任務實訓文書整理歸檔文書常用的分類方法有三種：年度分類法（保管期限分類法）、組織機構和問題分類法1常用分類法（1）年度分類法就是按文書形成的自然年度或專業(yè)年度分成各個類別。這種分類法簡便易行，且同現(xiàn)行機關的文書處理制度也相吻合。（2）組織機構分類法文書工作人員可直接采用各個組織機構的名稱（即機關部門的名稱）作為類名，將文件材料進行劃分。（3）問題分類法文書工作人員還可按照工作性質及有關不同的事項將文書進行劃分。復式分類法（二級分類或三級分類）：單純采用一種分類方法的情況是比較少用的，較多的是講幾種方法結合使用，形成復式分類。2復式分類法（1）二級分類

◆年度-組織機構分類法

◆組織機構-年度分類法

◆年度-問題分類法

◆問題-年度分類法復式分類法（二級分類或三級分類）：單純采用一種分類方法的情況是比較少用的，較多的是講幾種方法結合使用，進行復式分類。2復式分類法（2）三級分類

◆保管期限—年度—機構（推薦使用）◆年度—機構—保管期限◆年度—問題—保管期限◆保管期限—年度—問題◆年度—保管期限—機構◆年度—保管期限—問題分類方案類目是文書整理歸檔的計劃。是文書部門在文書沒有形成之前，根據(jù)最近兩年機關工作活動的規(guī)律及當年的工作計劃，在研究機關的工作性質、職權范圍、內(nèi)部組織機構及分工情況的基礎上，預測下年度可能形成的文書，并按照文書整理的原則和方法，擬制出歸檔文書的類別與條目。3編制分類方案類目條目的編制要求準確、細致，符合實際，在文字表述上要簡明扼要。例文見：下一頁3編制分類方案類目

某某高校文字整理歸檔分類方案類目

機構—問題—保管期限一、教務處1——1教育工作計劃定期1——2教育工作總結永久1——3教育工作進展情況定期1——4教育工作報告永久1——52009年度招生情況定期二、宣傳部2——1上級機關有關指導宣傳工作的文件材料永久2——2宣傳工作計劃、總結定期2——3宣傳工作會議材料永久2——4宣傳工作進展情況定期2——5宣傳工作經(jīng)驗材料定期三、組織部3——1上級機關有關指導組織工作的文件材料永久3——2組織工作計劃、總結定期3——3組織工作報告永久3——4下級機關上報的有關組織工作的材料定期3——5組織工作進展情況……海天集團公司下設獨立子公司鯤鵬科技有限公司，公司主要從事軟件設計。公司成立之初為適應市場需要不斷調整公司內(nèi)設機構，從最初的3個部門，調整為6個，又從6個縮減為4個。隨著公司市場占有率不斷擴大，近年來公司內(nèi)設機構一直穩(wěn)定為7個。依據(jù)專業(yè)知識分析，如果需要對公司檔案進行整理，最不適宜使用的分類方法是什么？為什么？任務驅動4任務實訓任務三文書整理歸檔方法和步驟

（整理步驟）張珊在掌握文書檔案分類方案目錄編制后便著手整理公司文書檔案，在整理過程中感覺理論與實踐操作有較大差距，如：歸檔文件中的“件”判斷、“件”的排列等一系列問題，讓張珊的推進速度變得很慢。案例導入1.依據(jù)情景資料，如果讓你告訴張珊如何判斷“件”？如何排列“件”？你怎么說。

2.搜集文件整理的資料，歸納形成意見。任務驅動1初步整理2系統(tǒng)整理3移交、排架CONTENTSCONTENTS4任務實訓（1）依據(jù)分類方案類目做好平時的組卷工作（2）組卷時，注意“件”判定、整理、排列、“件”裝訂、“件”編頁號1初步整理◆“件”判定■一般以“每份文件”為一件?！鎏厥馇闆r：文件的正本與定稿為一件；正文與附件為一件；正文與文件處理單為一件；復制件與原件作為一件；轉發(fā)文與被轉發(fā)文為一件；報表、圖冊、名冊等按本來的裝訂方式一冊或一本為一件；來文與復文可作為一件，也可分別為一件。簡報、周報等材料一期為一件；會議紀要、會議記錄一般一次會議為一件，會議記錄一年一

本的，一本為一件；（1）依據(jù)分類方案類目做好平時的組卷工作（2）組卷時，注意“件”判定、整理、排列、“件”裝訂、“件”編頁號1初步整理◆“件”整理■去除文件上易銹蝕的金屬物。最主要的工作是除去普通的訂書釘、回形針、大頭針等，防止時間長了生銹。

◆“件”排列特殊的“件”內(nèi)排序，順序如下：正本在前，定稿在后；正文在前，附件在后；原件在前，復制件在后；轉發(fā)文在前，被轉發(fā)文在后；復文在前，來文在后；漢文本在前，少數(shù)民族文字在后；中文本在前，外文在后。有文件處理單的，可放在最前面作為首頁。（1）依據(jù)分類方案類目做好平時的組卷工作（2）組卷時，注意“件”判定、整理、排列、“件”裝訂、“件”編頁號1初步整理◆“件”裝訂■線裝：三孔一線或直角裝訂頁數(shù)較少的，使用“直角”裝訂或“縫紉機”軋邊裝訂；文件較厚的，使用“三孔一線”裝訂。

◆“件”的編號

全宗號

年度

件號機構或問題保管期限

頁數(shù)16mm45mm45mm45mm45mm45mm第二年6月份移交前，對平時組卷進行系統(tǒng)整理。2系統(tǒng)整理1.檢查調整2.盒內(nèi)文件排列原則：時間結合事由的原則3.盒內(nèi)文件編號4.填寫歸