公司跟單員手冊

XX公司跟單員手冊

一O跟單員的定義：（什么是跟單員？）

跟單員是指在企業(yè)運作過程中，以客戶訂單為依據(jù)，跟蹤產(chǎn)品，跟蹤服務(wù)運作流

向的專職人員。（不能兼職，替代）

所有圍繞著訂單去工作，對出貨交期負責(zé)的人，都是跟單員。

二O跟單員的工作界定：

跟單員廣泛存在于訂單型生產(chǎn)企業(yè)和進出口外貿(mào)企業(yè)中，跟單員的工作性質(zhì)與特

點隨企業(yè)的規(guī)模與性質(zhì)而有所區(qū)別，但跟單員總的來說是作為業(yè)務(wù)跟單與生產(chǎn)跟

單而存在的。

1.業(yè)務(wù)跟單：對客戶進行跟進。尤其是己對本公司的產(chǎn)品己有了興趣，有購買

意向的人進行跟進。以締結(jié)業(yè)務(wù)，簽訂合同為目標(biāo)的一系列活動。對外叫業(yè)務(wù)員

or業(yè)務(wù)助理。

2.生產(chǎn)跟單：對已接來的訂單進行生產(chǎn)安排。對生產(chǎn)進度進行跟蹤，按期將貨

物送到客戶手中。對內(nèi)叫：業(yè)務(wù)經(jīng)理。「生產(chǎn)主管or總經(jīng)理助理。不管是外貿(mào)公

司的跟單員，還是工廠企業(yè)里的跟單員，他們基本職責(zé)都是由“業(yè)務(wù)跟單〃和“生

產(chǎn)跟單〃兩部分構(gòu)成。

三。跟單員的工作定位：（工作性質(zhì)）

跟單員是業(yè)務(wù)員。他的工作不僅僅是被動的接受訂單，而是要主動的進行業(yè)務(wù)開

拓，對準(zhǔn)客戶實施推銷跟進，以達成訂單為目標(biāo)，既進行業(yè)務(wù)跟單。因此，跟單

員要：

（1）尋找客戶：通過各種途徑尋找新客戶，跟蹤老客戶。

（2）設(shè)定目標(biāo)：主要客戶和待開發(fā)的客戶。我們的工作著重點及分配的工作時

間。

（3）傳播信息：將企業(yè)產(chǎn)品的信息傳播出去。

（4）推銷產(chǎn)品：主動與客戶接洽，展示產(chǎn)品，為獲取訂單為目的。

（5）提供服務(wù)：產(chǎn)品的售后服務(wù)，及對客戶的服務(wù)。

（6）收集信息：收集市場信息，進行市場考察。

（7）分配產(chǎn)品：產(chǎn)品短缺時先分配給主要客戶。

跟單員是業(yè)務(wù)助理；跟單員在許多時候扮演業(yè)務(wù)經(jīng)理助理的角色，他們協(xié)助業(yè)務(wù)

經(jīng)理接待，管理，跟進客戶，因此跟單員要：

（1）函電的回復(fù)：

（2）計算報價單

（3）驗簽訂單

（4）填對帳表

（5）目錄，樣品的寄送與登記

（6）客戶檔案的管理

（7）客戶來訪接待

（8）主管交辦事項的處理

（9）與相關(guān)部門的業(yè)務(wù)聯(lián)系

跟單員是協(xié)調(diào)員：跟單員對客戶所訂產(chǎn)品的交貨進行跟蹤，即進行生產(chǎn)跟蹤。跟

蹤的要點是生產(chǎn)進度，貨物報關(guān)，裝運等。因此，在小企業(yè)中，跟單員身兼數(shù)職，

既是內(nèi)勤員，又是生產(chǎn)計劃員，物控員，還可能是采購員。在大企業(yè)，則代表企

業(yè)的業(yè)務(wù)部門向生產(chǎn)制造部門催單要貨，跟蹤出貨。

四。跟單員的工作特點：

跟單員的工作幾乎涉及的企業(yè)的每一個環(huán)節(jié)，從銷售，生產(chǎn)，物料，財務(wù)，人事

到總務(wù)都會有跟單員的身影出現(xiàn)。特點是：復(fù)雜的，全方位的。

1.責(zé)任大。跟單員的工作是建立在訂單與客戶上的，因為訂單是企業(yè)的生命,

客戶是企業(yè)的上帝，失去訂單與客戶將危及到企業(yè)的生存。做好訂單與客戶的工

作責(zé)任重大。

2.溝通，協(xié)調(diào)：跟單員工作涉及各部門。跟單員與客戶，與計劃部門，生產(chǎn)部

門等許多部門的工作是一種溝通與協(xié)調(diào)。都是在完成訂單的前提下而進行的與人

溝通的工作。溝通，協(xié)調(diào)能力特別重要。

3.做好客戶的參謀：跟單員掌握著大量的客戶資料，對他們的需求比較熟悉。

同時也了解工廠的生產(chǎn)情況，因此對客戶的訂單可以提出意見，以利于客戶的訂

貨。

4.工作節(jié)奏多變，快速：面對的客戶來自五湖四海，他們的工作方式，作息時

間，工作節(jié)奏各不相同，因此，跟單員的工作節(jié)奏應(yīng)是多變的。另外，客戶的需

求是多樣的。有時客戶的訂單是小批量的，但卻要及時出貨。這就要求外面跟單

員的工作效率是快速的。

5.工作是綜合性的：跟單員工作涉及企業(yè)所有部門，由此決定了其工作的綜合

性。對外執(zhí)行的是銷售人員的職責(zé)。對內(nèi)執(zhí)行的是生產(chǎn)管理協(xié)調(diào)。所以跟單員必

須熟悉進出口貿(mào)易的實務(wù)和工廠的生產(chǎn)運作流程。

五。跟單員的主導(dǎo)意識：

什么是主導(dǎo)意識？就是全局觀念

你要對所處的環(huán)境，擔(dān)負的任務(wù)及產(chǎn)生的結(jié)果有深刻的了解，這樣你去做你的工

作的主導(dǎo)意識就會很強。舉例：足球隊，每個隊員有自己的位置，但如只顧自己

的位置，這一定是個很差的球隊。這就要有全局觀念：要不失球，要進攻，要戰(zhàn)

勝對方，要進球。

作為跟單員的跟單工作也同樣如此，不是我將訂單下了就沒事了，你們?nèi)绾紊a(chǎn)?

何時完成？出來的產(chǎn)品怎樣？與我無關(guān)，那就不能做好跟單員工作。你就沒有主

導(dǎo)意識。

有責(zé)：全局意識，責(zé)任感，市一切負起責(zé)任。

有方：有辦法，有主意，遇到問題有解決的能力

有效：有效率，有結(jié)果。

目標(biāo)要達到:所有工作以最終結(jié)果，最終目標(biāo)作為我們的指導(dǎo)思想。最終失敗了，

就沒什么好說的。

總之，主導(dǎo)意識的你心中要裝著大目標(biāo)，要有全局觀念，每個人的工作只是整個

工作鏈中的一個部分。而不是以某一個人，一個部門來評定。因此，在你的工作

中，你心中要把別人（工作環(huán)節(jié)涉及到的人）看成是自己的部下。（不是說你就

是領(lǐng)導(dǎo)，而是要給他們布置任務(wù)，明確目標(biāo)，提供條件。你的目標(biāo)很明確：就是

對最終結(jié)果負責(zé)。

六。跟單員的素質(zhì)要求：（跟單員的訓(xùn)練）

跟單員的工作性質(zhì)與特點決定了其從業(yè)的素質(zhì)要求：

（1）分析能力。分析出客戶的特點及產(chǎn)品的價格構(gòu)成，以利于報價。

（2）預(yù)測能力。能預(yù)測出客戶的需求，企業(yè)的生產(chǎn)能力及物料的供應(yīng)情況，便

于接單，生產(chǎn)及交貨的安排。

（3）表達能力。善于用文字和語言與客戶溝通。

（4）專業(yè)知識。對所跟單的產(chǎn)品要熟悉。了解產(chǎn)品的原材料特點，來源及成分。

知道產(chǎn)品的特點，款式，質(zhì)量。便于和客戶及生產(chǎn)人員的溝通。

（5）與人共事的能力。與各部門的人員打成一片，使其自覺完成客戶訂單。

（6）人際關(guān)系處理的能力。處理好與客戶，與上級，與同事，與外單位人員的

關(guān)系。通過他們來完成自己想要做的事。

（7）法律知識。了解合同法，票據(jù)法，經(jīng)濟法等與跟單工作有關(guān)的法律知識。

做到知法，守法，懂法，用法。

（8）談判能力。有口才，有技巧。

（9）管理與推銷能力。對外推銷高手。對內(nèi)管理行家。

（10）物流知識。了解運輸，裝卸搬運，保管，配送，報關(guān)等知識。

七.跟單員的工作內(nèi)容及知識，技能要求：

跟單員的工作內(nèi)容主要有：外貿(mào)業(yè)務(wù)跟單，物料采購跟單，生產(chǎn)過程跟單，貨物

運輸跟單及客戶聯(lián)絡(luò)跟蹤（客戶接待）。

1.出口貨物跟單；（外貿(mào)業(yè)務(wù)跟進）了解基本外貿(mào)知識：（談判，報價，接單,

簽合同等等）?；A(chǔ)外語及函電往來。

2.物料采購跟單。（業(yè)務(wù)跟進）懂營銷，懂產(chǎn)品。（物料，性能，使用，保養(yǎng)）

3.生產(chǎn)過程跟單（生產(chǎn)進度跟進）懂生產(chǎn)，懂管理，懂溝通c

4.貨物運輸跟單（出貨跟進）貨物運輸知識，（運輸工具，方法，配柜）及了解

報關(guān)知識。

5.客戶聯(lián)絡(luò)跟蹤（客戶接待）：了解對客戶的管理，懂國際禮儀知識：

八.跟單員工作的重要性：

企業(yè)之生存與發(fā)展都是以訂單為主線的。跟單工作是一個企業(yè)的主生命線和管理

制高點。而作為訂單的跟進者一一跟單員的工作跨越了企業(yè)運作的每個環(huán)節(jié)，它

是企業(yè)內(nèi)各部門之間及企業(yè)與客戶之間相互聯(lián)系的中心區(qū)紐卻松梁，是一個企業(yè)

的窗口利門戶。從圖表我們可以更清楚地得到論證：

跟單員工作部門關(guān)聯(lián)圖：（P。4）

跟單員：對外：業(yè)務(wù)部門（國內(nèi)，國外貿(mào)易部，）

客戶（國內(nèi)，國外客戶，外貿(mào)公司，中間商）

運輸（海運，空運，汽運，鐵路運輸，集裝箱，快遞公司）

政府/金融（海關(guān)，銀巷，稅務(wù)，商檢，保險）

對內(nèi)：計劃/物料（生產(chǎn)計劃，物料進度，報價）

制造部門（生產(chǎn)進度，樣品制造）

技術(shù)/品管（產(chǎn)品規(guī)格，新品開發(fā)，估價，產(chǎn)品標(biāo)準(zhǔn)）

財務(wù)/資財（出貨管制，成品倉，準(zhǔn)確報價，包裝防護，匯率結(jié)算）

行政部門（派車，放行，報關(guān)，船務(wù)）

跟單員工作流程關(guān)聯(lián)圖：（P。5）

客戶一一訂單處理中心一一訂單一一訂單處理中心一一生產(chǎn)部門一一生產(chǎn)計劃

一一采購部

（庫存查詢）

（出貨傳票）

一一供應(yīng)商一一進料一一倉庫一一生產(chǎn)轉(zhuǎn)換一一倉庫一一出庫

第二部分

外貿(mào)業(yè)務(wù)跟單

本章要點：接單與審單

進出口貨物的基本程序

外貿(mào)業(yè)務(wù)主要就是進行貨物的進出口交易。我們分別來了解一下出口貨物跟單和

進口貨物跟單的基本程序及跟單員所要做的工作。

貨物的出口交易有二種形式，一種通過外貿(mào)公司出口，另一種是自營出口。跟單

員對出口貨物的跟單工作主要有：接單，跟進生產(chǎn)，出貨跟蹤，制單結(jié)匯等。

一.接單：接單也即合同的簽定，訂單的取得。合同的書面形式并不限于某種特

定的格式。任何載明雙方當(dāng)事人名稱，標(biāo)的物的質(zhì)量，數(shù)量，價格，交貨和支付

等交易條件的書面文件，包括買賣雙方為達成交易而交換的信件，電報或電傳,

都足以構(gòu)成書面合同。

1.下單方式：客戶下單的方式有：通過電話，F(xiàn)ax,Email或書面合同等方式。

2.接單的途徑：交易會，出訪，出國參展，邀請客戶來訪，利用我們的網(wǎng)站，

等等。

3.接單的形式：在出口貿(mào)易中，跟單員接的單沒有特定的限制，最常見的是：

(1)合同：(CONTRACT)合同有銷貨合同(SALESCONTRACT)和購貨合同

(PURCHASECONTRACT)。前者由賣方草擬，后者由買方草秋。

(2)確認書；(CONFIRMATION)它比合同要簡化些。對異議，仲裁，不可抗

力等條款都不列入。它也有銷貨確認書(SALESCONFIRMATION)和購貨確認書

(PURCHASECONFIRMATION)。這種格式的合同一般適用于成交金額不大，批

次較多的輕工商品，日用品，土特產(chǎn)等。而合同用的比較正規(guī)。機潛設(shè)備，大棕

貿(mào)易的進出口。

還有協(xié)議書，意向書，訂單和委托訂單等。要提的是，客戶從國外直接發(fā)來的訂

單或委托訂單，我們收到后要回復(fù)，不能置之不理，否則算默認。

4.接單的程序：接單的程序可分為詢盤，發(fā)盤，還盤和接受四個環(huán)節(jié)。

(1)詢盤：(INQUIRY)又叫詢價。

(2)發(fā)盤：(OFFER)又叫發(fā)價。是買方或賣方向?qū)Ψ教岢龈黜椊灰讞l件，并

愿意按照這些條件達成交易，訂立合同的一種確定的表示。在實際業(yè)務(wù)中，發(fā)盤

通常是一方在收到對方的詢盤后作出的。

(3)還盤：(COUNTER-OFFER)又叫還價。

(4)接受(ACCEPTANCE)買方或賣方同意對方在發(fā)盤中提出的各項交易條件，

并愿意按這些條件達成交易，訂立合同的一種確定的表示。

二.審單：即審核合同

1.審單內(nèi)容：

確認產(chǎn)品名稱，規(guī)格，質(zhì)量，數(shù)量，單價，價格條款，總額，付款方式，包裝要

求，交貨期，交貨方式。

2.審單方法：

(1)產(chǎn)品名稱，規(guī)格：

審查時產(chǎn)品代碼是不是自身的產(chǎn)品？與我們的產(chǎn)品資料能否對上號？

有很多公司和企業(yè)產(chǎn)品名稱的代碼同時也代表了規(guī)格。

(2)質(zhì)量:

也稱品質(zhì)。是貨物的外觀形態(tài)和內(nèi)在質(zhì)量的綜合。在國際貨物買賣中，貨物的品

質(zhì)不僅是主要交易條件，也是我們跟單員進行審單的首要條件。

（3）數(shù)量：

應(yīng)審查貨物的數(shù)量是否可以及時備妥，其計量單位，重量以及約數(shù)有何規(guī)定。

約數(shù)：如合同數(shù)量前加〃約〃，可使交貨數(shù)量有適當(dāng)?shù)臋C動。國際上對約字的含義

解釋不一。有的認為是2。5%,有的認為是5%。按《跟單信用證統(tǒng)一慣例》，

信用證上如規(guī)定約字，應(yīng)允許有不超過10%的增減幅度。

（4）單價，總額的審查：

1.客戶下單有的會將單價標(biāo)出，我們要對照我們的報價表審查是否對？總額有

沒有加錯？新客戶下單，要查看我們給他的報價。

2.通常我們以美元為結(jié)算貨幣，但也有以其它幣種的。要注意的是要用在國際

上流通的硬貨幣。（英鎊，港幣，歐元）

（5）價格條款的審查：

出口貨物的單價條款，也稱價格術(shù)語，常用的有：

FOB船上交貨價（指裝運港的價格條件）

C&F（FreightorCarriagePaidto.....）運費付至指定目地的交貨

CIF成本+保險費+運費（指目的港）價格

常用的FOBCFRQF幾種價格的換算及公式介紹如下：

（1）FOB價格換算為其它價：

CFR價:FOB價+運費

FOB價+運費

CIF價=---------------

1-保險費率X投保加成

（2）CFR價格換算為其它價：

FOB價:CFR價-運費

CFR價

CIF價=

1-保險費率X投保加成

（3）QF價格換算為其它價：

FOB價=CIF價X（1-投保加成X保險費率）-運費

CFR價:CIF價X（1-投保加成X保險費率）

（6）付款方式審查：

L付款方式是否能接受？LC,付定金，等等。

2.支付的貨幣能否接受？

（7）包裝要求的審查：

1.工廠的產(chǎn)品本身有自己的包裝，展示給客戶能否接受？

2.客戶提供的包裝（彩印，尺寸）我們能否做？

3.客戶提供的包裝資料是否齊全？（內(nèi)包裝，外包裝，標(biāo)簽，說明書）

內(nèi)包裝：普合，白合，彩合，吸塑

外包裝：紙箱，木箱，桶裝，編織袋。最主要是唆頭印刷。

（8）交貨期的審查

（1）跟單員應(yīng)審查交貨期是否合理，公司是否能及時籌備到貨物,并裝船送達。

交貨期一般應(yīng)規(guī)定一個期限，而不是某個具體日期。期限有長有短?？梢允?

周，3周，或一個月，二個月，一個季度或更長。

（9）交貨方式的審查：

運輸主要有海運，陸運，空運，郵寄等等。

注：如運費由客戶支付，客戶決定交貨方式。如我們付費，盡量用海運。如報的

價是連同海運價，而客戶要求空運（趕銷售），我們可要求客戶承擔(dān)多出部分

的費用。

關(guān)于樣品：

要獲取訂單，備好樣品是很重要的一步。

1.寄目錄，樣本:

2.準(zhǔn)備樣品。

（1）工廠現(xiàn)有的款式

（2）新款

（3）客戶來樣。

要領(lǐng)：無論老品，新品，還是客戶來樣，樣品都要寄給客人進行確認。特別是新

品可能要反復(fù)修改幾次。跟單員一定要保存好最終的確認樣品，以免客人在下單

時找不到確認樣。在國際貿(mào)易中，憑樣品成交的比重很大。作為跟單員，我們要

做到：

（1）有完整的產(chǎn)品資料，主動進行宣傳。

（2）新品的成本，價格要進行核算。

（3）新品的制作要留有實樣。

（4）客戶的來樣要保存好原樣。

三.形式發(fā)票：PROFORMAINVOICE

買方為了向其本國當(dāng)局申請進口許可證或核批外匯，在未成交前要求出口方將擬

出售成交的商品名稱，規(guī)格，價格等條件開立的一份參考性發(fā)票。這種發(fā)票在成

交后不能代替正式發(fā)票使用，對雙方都無最終約束力。為了區(qū)別于正式發(fā)票，它

必須明顯表明“形式發(fā)票〃字樣。形式發(fā)票上一般要顯示訂單的相關(guān)信息。（收

貨人，合同號，形式發(fā)票號，開出日期）。產(chǎn)品信息（品名，數(shù)量，價格，交

貨期）。合同條款（價格條款，付款方法）。此外，提供我們的銀行資料以便

客戶開證或匯款。

注意幾點：

1.單價條款要明確（FOB,CFR,CIF）

2.交期要明確

3.付款條件要明確（LQTT）

四.出口貨物跟單的基本程序：

出口貨物跟單是跟單員對履行合同的跟進。它以貨，證，船，款為中心，包括備

貨，催證，改證，租船訂倉，（報關(guān)，報驗，裝船），制單，結(jié)匯等環(huán)節(jié)。我們將

這些程序概括為：

⑴.籌備貨物：按訂單及信用證的要求，按時，按質(zhì)，按量地備好貨物。

（2）.催審單證；大多數(shù)的支付方式是L/C。對安全收匯有保障，因它是銀行信用。

只要所裝運貨物與信用證條款一致，銀行保證付款。跟單員應(yīng)對以L/C為支付方

式的合同進行催證，審核和修改的跟蹤工作。

催證：貨物快完成時，要催證。

審證：審證是銀行和公司的共同職責(zé)，但在范圍和內(nèi)容上有所不同。銀行從政策

面上，開證的國家有無貿(mào)易往來？開證行的資信？公司審開證人和受益人對否？

L/C的貨物和金額與合同是否相同？裝期？特別條款？

改證：審證后發(fā)現(xiàn)問題是常事。包裝上，總金額，效期，包括拼寫錯誤。要求對

方修改，一份L/C,可能有幾處問題，我們要一一指出，一次性修改。

（3）.訂倉裝船：貨物備妥，L/C沒問題后，我們就要進入到出貨裝柜，租船訂倉和

裝船的階段。按CFR和QF成交的，我們負責(zé)租船訂倉和裝船的手續(xù)。首先：

出貨裝柜：（P。28）跟單員在出貨前三四天就要聯(lián)系出貨裝柜事。這當(dāng)中要做

的工作有貨柜選擇，制作裝箱單，跟蹤裝柜等。

A.貨柜選擇：（P。29）根據(jù)貨物的不同而選擇不同的貨柜。常用的有：2（X29

-30立方/17.5噸40'58-61立方/22.5噸40'H68-71立方/27.5噸

B.制作裝箱單：（P。30）裝箱單著重表現(xiàn)貨物的包裝情況。應(yīng)包括出貨的品

名規(guī)格，數(shù)量，箱數(shù)，毛凈重，包裝尺碼，總體積，箱號，陵頭等。

C.跟蹤裝柜：（P。31）出貨前一天通知有關(guān)人員并確定出貨數(shù)量的準(zhǔn)確性。

協(xié)助生產(chǎn)部門安排好人員裝柜。貨柜到廠后，跟單員要監(jiān)裝，指導(dǎo)貨物的擺放。

如一個柜內(nèi)有幾種貨，每一規(guī)格的產(chǎn)品要留一二箱放于貨柜尾部用于海關(guān)查貨用。

（4）制單結(jié)匯；是出口貨物跟單的最后一個環(huán)節(jié)。

A.制單：貨物裝船后，跟單員要及時按L/C,合同或其它單據(jù)的內(nèi)容制作各種單

據(jù)。

要在L/C的有效期內(nèi)將單據(jù)送交銀行。

出口單據(jù)主要有：匯票，發(fā)票，海關(guān)發(fā)票，提單，裝箱單，產(chǎn)地證，商檢證，保

險單等。

B.結(jié)匯:如按L/C的規(guī)定制作了單據(jù)，并及時送交了銀行，我們就可及時收到貨款

了。

單據(jù)要求：正確，完整，及時，簡明，整潔

五.進口貨物跟單的基本程序：

（1）就是跟進進口合同的履行。其程序為：租船訂倉，申請開證，催交裝運，

辦理保險，商檢報關(guān)及接貨驗收等。

第三講

物料采購及物料進倉跟蹤

這一章里，我們要掌握：物料采購跟單的基本要求

物料采購跟單的原因

物料采購跟單的流程

物料采購跟單的方法策略

物料采購跟單是指跟單員按采購訂單所載明的物料，品名，規(guī)格，數(shù)量及交期更

進行跟蹤。目的：滿足企業(yè)生產(chǎn)活動對物料的需求，在必要的時候，獲得必要的

物料，避免停工待料?<>

一.采購跟單的基本要求：適當(dāng)?shù)慕回洉r間，適當(dāng)?shù)慕回涃|(zhì)量，適當(dāng)?shù)慕回浀攸c，

適當(dāng)?shù)慕回洈?shù)量及適當(dāng)?shù)慕回泝r格。（適時，適質(zhì)，適地，適量，適價）

二.物料采購跟單的原因：

以下原因造成我們要對物料進行跟催：

（1）供應(yīng)商方面的原因：由于供應(yīng)商方面的原因造成交貨不及時，而使我們必

須跟單的原因有：超過產(chǎn)能的接單和超過技術(shù)水準(zhǔn)的接單。制程管理不良，質(zhì)量

管理不充分而造成不良品的增多。來自低工資的員工工作效率低，完不成。等原

因。

（2）企業(yè)方面的原因：供應(yīng)商的選定有誤，對他的產(chǎn)能和技術(shù)調(diào)查不足。所要

求的品質(zhì)沒說清楚。價格的決定很勉強。進度的掌握和督促不力。下訂單到過遠

的地方。

（3）溝通方面的原因：信息交換不及時。

三.物料采購跟單流程：

（1）制作訂購單：

跟單員接到所需部門的請購單，要制成訂購單傳給供應(yīng)商。制訂購單時注意：審

查請購單。熟悉訂購的物料，價格確認，確認質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)。確認物料需求量，制定

訂單說明書，發(fā)出訂購單。（制作采購單P。26）,將要采購的物料名稱，規(guī)格

型號，數(shù)量，價格。交期等要求表達清楚。采購單經(jīng)審核無誤后發(fā)給供應(yīng)商，并

要求供應(yīng)商簽字回傳。

（2）訂單跟蹤

對長期合作的，信譽好的供應(yīng)商可以不進行跟蹤。跟蹤加工工藝，跟蹤原材料，

跟蹤加工過程，跟蹤組裝總測，跟蹤包裝入庫。

（3）物料檢驗

確定檢驗日期，通知檢驗人員，進行物料檢驗，處理檢驗問題

⑷物料進倉

協(xié)調(diào)送貨，協(xié)調(diào)接受，通知送貨，物料入庫，處理接受問題

四.物料采購跟單的方法策略：

催單的目的是使供應(yīng)商在必要的時候送達所采購的物料，使企業(yè)的經(jīng)營成本降低。

1.催單的方法：

⑴按訂單跟催。按訂單預(yù)定的進料日期提前一定時間進行跟催。

有：聯(lián)單法：將訂購單按日期順序排列好，提前一定時間進行跟催。

統(tǒng)計法：將訂購單統(tǒng)計成報表，提前一定時間進行跟催。

跟催箱：制作一個31格的跟催箱，將訂購單依照日期順序放入跟催箱，每天跟

催相應(yīng)的訂單。

（2）定期跟催。于每周固定時間，將要跟催的訂單整理好，打印成報表定期統(tǒng)

一跟催。

第四講

生產(chǎn)跟蹤：（生產(chǎn)過程跟單）

本章要掌握：生產(chǎn)過程跟單的基本要求

生產(chǎn)過程跟單的流程

生產(chǎn)過程跟單主要是了解企業(yè)的生產(chǎn)進度能否滿足定單的交貨期，產(chǎn)品是否按訂

單生產(chǎn)，因此跟單員要深入企業(yè)的生產(chǎn)車間查驗產(chǎn)品的質(zhì)量與生產(chǎn)進度，發(fā)現(xiàn)問

題要及時處理。因為生產(chǎn)過程跟單的基本要求是使企業(yè)能按訂單即時交貨及按訂

單約定的質(zhì)量交貨。所以我們要深入到生產(chǎn)線，查看進度，查看質(zhì)量。

一.生產(chǎn)過程跟單的基本要求：

1按時交貨：要使生產(chǎn)進度與訂單交貨期相吻合，做到不提前也不推遲。按時交

貨跟單的要點：

2按質(zhì)交貨：生產(chǎn)出來的產(chǎn)品符合訂單的質(zhì)量要求。

二.生產(chǎn)過程跟單的流程：

1.下達生產(chǎn)通知書。

跟單員接到客戶訂單后，應(yīng)將其轉(zhuǎn)化為生產(chǎn)通知單。通知單要明確客戶所訂產(chǎn)品

的名稱，規(guī)格型號，數(shù)量，包裝要求，交貨期等。

2.分析生產(chǎn)能力

生產(chǎn)通知單下達后，要分析企業(yè)的生產(chǎn)能力。能否按期，按質(zhì)地交貨。如不能應(yīng)

采取什么措施？要不要外包？

3.制定生產(chǎn)計劃：

生產(chǎn)計劃的制定及實施關(guān)系著生產(chǎn)管理及交貨的成敗。跟單員要協(xié)助生管人員將

訂單及時轉(zhuǎn)化為生產(chǎn)通知單。

4.跟蹤生產(chǎn)進度

（1）生產(chǎn)進度控制流程：

（2）生產(chǎn)進度控制作業(yè)程序

（3）生產(chǎn)進度控制重點：

A.實際進度與計劃進度發(fā)生差異，要找原因。通常有下列原因：

1.原計劃錯誤

2.機器設(shè)備有故障

3.材料沒跟上。

4.不良率和報廢率過高

5.臨時工作或特急訂單的影響。

6.前制程延誤的累積

7.員工工作情緒低落，缺勤或流動率高

（4）跟蹤生產(chǎn)進度的表單：

有：生產(chǎn)日報表，生產(chǎn)進度差異分析表，生產(chǎn)進度控制表，生產(chǎn)異常處理表，生

產(chǎn)線進度跟蹤表。

5.交期延誤：

如是工廠原因，要通知客戶，取得同意后方可出貨。如不同意，一是協(xié)商，我們

可承擔(dān)部分費用將貨出去。二就只好取消訂單了。

6.我們再提一下有關(guān)訂單的更改問題：

客戶對己下的訂單因市場變化會有更改，有數(shù)量上的，（或增加，或減少）。有

包裝上的。（彩印，或白合）。有交期的變更。（或提前，或推遲）。接到客戶

要求變更，首先要看改什么？能否接收？如我們的貨已生產(chǎn)的差不多了，己收尾,

就不可能再更改了。如還沒按排，問題不大。如已按排了部份，要進行協(xié)商。比

如數(shù)量要減，我們己按原數(shù)量采購了材料，通用的問題不大。但如是專用的，客

戶要承擔(dān)部份費用。對交期：如要提前，我們要根據(jù)實際情況說。如要推遲，時

間短，問題不大，但如要延遲很長，那倉儲費，損耗費要承擔(dān)。

第五講

貨物運輸跟單

本章要點：出口貨物的跟單流程

進口貨物的跟單流程

集裝箱貨物運輸?shù)母鷨瘟鞒?/p>

貨運單證的繕制

貨物的通關(guān)與報關(guān)

貨物運輸主要有海運，空運，鐵路，，陸運，集裝箱。出口貨物使用最廣泛的是

海運和集裝箱運輸。跟單員的主要工作是制作貨運單據(jù)，協(xié)助報關(guān)員進行貨物的

通關(guān)與報關(guān)。

貨物運輸跟單流程：

跟單流程隨貨物運輸方式的不同而有所區(qū)別。我國進出口貨物運輸?shù)姆绞酱蠖嗖?/p>

用海運，并用集裝箱為承載容器。這里我們講三種貨物運輸?shù)母鷨瘟鞒蹋?/p>

1.海運出口貨物的跟單流程：視貿(mào)易條件的不同而不同，F(xiàn)OB成交，出口方

不要租船訂倉。CNF二CFR出口方不要辦保險。QF出口方要租船訂倉還要辦保險。

我們出口都希望用CIF成交。

（1）報驗：收到LC或貨款，審核無誤后，貨也備好，向商檢機構(gòu)申報。

（2）租船訂倉：與船公司或貨代聯(lián)系。

（3）辦保險：CIF價，我們要投保

（4）貨物集港：出口單位要在船公司通知的時間內(nèi)將貨物發(fā)運到港區(qū)內(nèi)的指定

貨場或倉庫。

（5）報關(guān)：貨物集港后，我們應(yīng)在裝船前24小時向海關(guān)辦理申報手續(xù)。

（6）裝船：憑蓋有海關(guān)放行章的裝貨單，貨物可裝船。

（7）發(fā)裝船通知：貨物裝船后，即向收貨人發(fā)裝船通知。內(nèi)容包括：LC或SC

號，品名，數(shù)量，金額，船名，開航日期等。

（8）支付運費：

（9）退關(guān)：已完成報關(guān)手續(xù)放行的貨物，因特別情況，如無艙位，貨短少。不

能裝船，要向海關(guān)申報退回，退關(guān)貨物應(yīng)在運輸工具結(jié)關(guān)之前或自退運之日起三

天內(nèi)辦理手續(xù)。

2.海運進口貨物的跟單流程：

也視貿(mào)易條件不同而有不同。CIFCFR條件進口，由出口方租船訂艙。我們進口

貨物大都按FOB貿(mào)易條件進口。我們自己安排船。跟