進銷存管理系統(tǒng)實施手冊運作體系文件

i6/lntfi進銷存管理系統(tǒng)

實施手冊運作體系文件

文件編號：NG-i6/Inti/進銷存

起草部門：客戶支持中心

撰稿人：__________________

發(fā)版日期：2002年11月30日

版本標(biāo)識：L0版

杭州新中大軟件有限公司

文件內(nèi)部使用

目錄

第一部分進銷存業(yè)務(wù)管理項目實施前準(zhǔn)備..........................................3

第二部分進銷存業(yè)務(wù)管理項目需求調(diào)研.............................................7

第三部分解決方案設(shè)計...........................................................9

第四部分運行與維護.............................................................11

第五部分項目驗收階段..........................................................13

第一部分進銷存業(yè)務(wù)管理項目實施前準(zhǔn)備

1.目的

1.1確定項目的范圍、目標(biāo)和方法。

1.2確定項目的工作計劃。

1.3進行項目的總動員及確定項目組織

1.4確定重要必備文檔。

2.工作程序

2.1確定項目的范圍、目標(biāo)和方法：

*項目的實施范圍：目標(biāo)，里程碑，成功因素

*項目的實施方法：管理，環(huán)境，其他業(yè)務(wù)需求

*特別技術(shù)外理策略：重點的、關(guān)鍵的技術(shù)處理策略、

*項目的實施政策，風(fēng)險和假設(shè)

*驗收標(biāo)準(zhǔn)和需求改變管理

2.2確定項目的工作計劃：

統(tǒng)一規(guī)劃，模塊分步分階段實施

2.3項目實施前的動員和培訓(xùn)

2.3.1管理層培訓(xùn)班

培訓(xùn)對象：決策層、重要行政管理層

培訓(xùn)內(nèi)容：項目的目的及意義、討論項目的階段計劃、項目需要的管理層相關(guān)配合工作、

項目成員組需要的權(quán)力、項目成員組需要調(diào)用的資源

培訓(xùn)目標(biāo)：確定項目組織結(jié)構(gòu)、項目成員組及其權(quán)力

培訓(xùn)流程：

關(guān)鍵檢查點：項目實施組《通知》相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)的簽收；

準(zhǔn)備的培訓(xùn)環(huán)境確認(rèn)

培訓(xùn)紀(jì)要的相關(guān)與會領(lǐng)導(dǎo)確認(rèn)

2.3.2項目實施組織一項目實施組織機構(gòu)確定

項目組織的目的：建立一套完善的組織機構(gòu)來領(lǐng)導(dǎo)與執(zhí)行項目的實施，確定組織結(jié)構(gòu)及

相應(yīng)的職責(zé)，保證系統(tǒng)實施過程的順利高效進行。

項目組織結(jié)構(gòu)框架：

@根據(jù)項目實施和組織關(guān)系：

客戶方新中大公司

項目實施和組織關(guān)系

整合的項目實施組織機構(gòu):

2.3.3項目實施動員大會

會議對象：項目實施的所有參與人員

會議內(nèi)容：項目的目的及意義、討論項目的階段計劃、項目需要的相關(guān)配合工作、

項目成員組的權(quán)力、項目成員組需要調(diào)用的資源

會議工作流程：

關(guān)鍵檢查點：項目實施組《通知》相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)的簽收；

準(zhǔn)備的會議環(huán)境確認(rèn)

會議紀(jì)要的相關(guān)與會領(lǐng)導(dǎo)確認(rèn)

2.4確定項目實施的階段計劃

2.4.1方法：必須完成什么？（What）項目參與成員？（Who）執(zhí)行方式？（How）

期限？（When）所需要的成本？（Howmuch）所需要的資源？

2.4.2階段：初步確定項目實施階段，可以按照WBS：WorkBreakdownStructure等方

法進行

階段工作主題具體內(nèi)容

第一階段

第二階段

第三階段

2.4.3項目實施計劃甘特圖；可以采用MSProject等工具編制項目實施進度控制表，標(biāo)明

項目進度的時間、進度、里程碑等內(nèi)容，如：

階段標(biāo)志第1段第2段第3段第4段第5段第6段第7段第8段第9段第10段

項目準(zhǔn)備

項目調(diào)研■■

項目規(guī)劃

基礎(chǔ)培訓(xùn)1

項

基礎(chǔ)數(shù)據(jù)組織

目

初始數(shù)據(jù)險收

上■

操作培訓(xùn)

線

軟件正式上線

并行階段

報表出具■

項目驗收

3.控制表單

i6_intfi_00_01001：

i6_intfi_0001002：

i6_intfi_00_01003：

i6_intfi_00_01004；

i6_intfi0001005：

i6_intfi_00_01006：

i6_intfi_00_01007：

i6_intfi_00_01008：

i6intfi0001009：

第二部分進銷存業(yè)務(wù)管理項目需求調(diào)研

1.目的

1.1確定階段調(diào)研內(nèi)容

1.2克服調(diào)研障礙、獲得充分調(diào)研

1.3確定業(yè)務(wù)現(xiàn)狀與期望報告

2.工作程序

2.1調(diào)研的內(nèi)容

2.1.1公司（集團）組織結(jié)構(gòu)調(diào)研

內(nèi)容：描述公司（集團）的組織組成，包括分子公司、部門隸屬關(guān)系

工具：畫出公司（集團）樹狀組織結(jié)構(gòu)圖

方法：請對方出示、協(xié)助分析

2.1.2公司（集團）資本結(jié)構(gòu)調(diào)研

內(nèi)容：描述公司（集團）的內(nèi)外資本投資結(jié)構(gòu)關(guān)系

工具：畫出公司（集團）樹狀資本結(jié)構(gòu)圖

方法：請對方出示、協(xié)助分析

2.1.3公司（集團）信息化環(huán)境調(diào)研

內(nèi)容：描述公司現(xiàn)有的信息系統(tǒng)軟硬件環(huán)境與計劃采用的新環(huán)境

工具：記錄到相應(yīng)的調(diào)研清單列表中

方法：請對方出示、協(xié)助分析

2.1.4公司（集團）全面進銷存業(yè)務(wù)管理政策與組織信息方式調(diào)研

內(nèi)容：描述公司采用的進銷存制度，以及需要綜合提供與分類提供的相關(guān)信息

工具：記錄到相應(yīng)的調(diào)研清單列表中

方法：請對方出示、協(xié)助分析

2.1.5公司（集團）進銷存業(yè)務(wù)管理機構(gòu)組織調(diào)研

內(nèi)容：描述公司（集團）進銷存業(yè)務(wù)管理部門內(nèi)部的組織結(jié)構(gòu)關(guān)系

工具：畫出公司（集團）進銷存業(yè)務(wù)管理部門的樹狀組織結(jié)構(gòu)圖

方法：請對方出示、協(xié)助分析

2.1.6公司（集團）進銷存業(yè)務(wù)管理機構(gòu)業(yè)務(wù)流程調(diào)研

內(nèi)容：描述公司（集團）進銷存業(yè)務(wù)管理部門的業(yè)務(wù)處理與單據(jù)傳遞流程

工具：畫出公司（集團）進銷存業(yè)務(wù)管理工作業(yè)務(wù)流程圖

方法：請對方出示、協(xié)助分析

2.2調(diào)研的方法技巧

2.2.1采用關(guān)鍵崗位問答調(diào)研表

方法技巧：盡可能采用選擇與判斷方式

盡可能降低客戶對問題的分析難度

在確定性較差時采用多崗位調(diào)研，再經(jīng)過討論等進行統(tǒng)一

可以采用個別座談會方式進行

2.2.2采用問題討論會

2.3修改并確定業(yè)務(wù)現(xiàn)狀與期望報告

根據(jù)各種調(diào)研表單匯總產(chǎn)生調(diào)研情況匯總報告，以確定項目的實施方案：包括業(yè)務(wù)

流程重組方案、網(wǎng)絡(luò)與系統(tǒng)集成方案、軟件實現(xiàn)方案、操作培訓(xùn)方案、系統(tǒng)安全

與維護管理方案等。

3.控制表單

表單：i6_intfi_02_00001.

i6_intfi_02_00002.

i6_intfi_02_00003.

i6intfi0200004、

i6_intfi_02_00005.

i6_intfi_02_00006.

i6intfi0200007>

i6_intfi_02_00008.

i6_intfi_02_00009.

i6intfi0200010.

i6_intfi_02_00011.

i6_intfi_02_00012.

第三部分解決方案設(shè)計

1.目的

1.1研究客戶需求的應(yīng)注實現(xiàn)可能

1.2把系統(tǒng)應(yīng)用各方面實現(xiàn)的最佳方法集合編制成書面的實現(xiàn)方案

1.3最終使項目的應(yīng)用實現(xiàn)完全可控

2.工作程序

2.1客戶需求定義與企業(yè)建模要領(lǐng)

2.1.1客戶需求定義的核心內(nèi)容是流程定義、效用定義、數(shù)據(jù)定義。

2.1.1.1流程定義：所謂流程定義就是要確定哪些業(yè)務(wù)流程、哪些流程環(huán)節(jié)需要計算機

化。

2.LL2效用定義：所謂效民定義就是要確定哪些部門、哪些崗位、哪些工作職責(zé)、哪

些工作步驟需要計算機化。

2.1.1.3數(shù)據(jù)定義：所謂數(shù)據(jù)定義就是要確定哪些業(yè)務(wù)單據(jù)需要計算機輸入、哪些業(yè)務(wù)

報表需要計算機輸出，這其中包括了輸入輸出的詳細(xì)內(nèi)容。

2.1.1企業(yè)建模要領(lǐng)

企業(yè)管理模型體現(xiàn)為組織結(jié)構(gòu)、業(yè)務(wù)流程、業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)，相應(yīng)的建模活動稱之為組

織建模、流程建模、數(shù)據(jù)建模。

2.1.1.1組織建模：組織建模按部門、崗位、職責(zé)、工作步驟方式展開，其目的是描

述員工的本職工作。

2.1.1.2流程建模：業(yè)務(wù)流程描述了企業(yè)與客戶和提供商、企業(yè)內(nèi)部部門之間、員工

之間的業(yè)務(wù)往來情況以及員工本職工作進行的具體過程，包括了銷售流程、庫存

管理流程、采購流程、報銷流程、付款流程。

2.1.1.3數(shù)據(jù)建模：數(shù)據(jù)建模主要描述業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)（單據(jù)與報表）的內(nèi)容及其間的關(guān)系。

2.2根據(jù)客戶管理需求確定業(yè)務(wù)流程重組方案

2.2.1業(yè)務(wù)流程重組的依據(jù)：根據(jù)現(xiàn)代企業(yè)管理信息系統(tǒng)的質(zhì)量要求（相關(guān)性、可靠

性、實時性/集成性、安全性等），同時依據(jù)價值工程分析法，依據(jù)管理會計與財

務(wù)會計全面整合的要求進行設(shè)計。

2.2.2業(yè)務(wù)流程重組的內(nèi)容：包括進銷存業(yè)務(wù)管理作業(yè)流程的重構(gòu)，重新確定進銷存業(yè)

務(wù)管理的必要崗位，根據(jù)崗位重新安排角色分工。

2.3根據(jù)客戶管理需求確定網(wǎng)絡(luò)與系統(tǒng)集成方案

2.3.1網(wǎng)絡(luò)與系統(tǒng)集成方案設(shè)計的依據(jù)：數(shù)據(jù)存量大小、客戶端操作總數(shù)量與并發(fā)數(shù)

量、客戶的網(wǎng)絡(luò)與數(shù)據(jù)安全要求、客戶的投資預(yù)期、客戶應(yīng)用的業(yè)務(wù)需求

2.3.2網(wǎng)絡(luò)與系統(tǒng)集成方案設(shè)計的內(nèi)容：數(shù)據(jù)庫服務(wù)器設(shè)計、客戶端操作系統(tǒng)配置、

網(wǎng)絡(luò)聯(lián)接方案設(shè)計、打印方案設(shè)計、網(wǎng)絡(luò)安全設(shè)計、數(shù)據(jù)安全與備份方案設(shè)計

2.3.3網(wǎng)絡(luò)與系統(tǒng)集成方案設(shè)計的方法：綜合考慮客戶的各方面需求、提供各種需求

的備選方案、與客戶一起座談與討論，最終確定全面解決方案的幾種備選方案，并

由客戶自主選一確定

2.4根據(jù)客戶管理需求確定軟件實現(xiàn)方案

2.4.1軟件實現(xiàn)方案的內(nèi)容：整理原倉庫物料余額、庫位余額表、月末結(jié)存表、批號

余額表、銷售產(chǎn)品價格列表、提供商報價、銷售計劃、采購計劃；

提出軟件應(yīng)用基礎(chǔ)編碼方案、新舊產(chǎn)品大類對照表、新舊物料對照表、新舊倉庫對

照表、新舊庫位對照表、崗位操作手冊、特殊業(yè)務(wù)操作手冊

2.4.2軟件實現(xiàn)方案的設(shè)計：根據(jù)對原有進銷存業(yè)務(wù)管理系統(tǒng)和管理層對進銷存業(yè)務(wù)

管理信息系統(tǒng)期望的調(diào)研,明確進銷存業(yè)務(wù)管理的需求，分析軟件的對照實現(xiàn)辦法

與備選方案，再經(jīng)與項目實施小組、與管理層的討論,由管理層確定最終的實現(xiàn)方

案；確定方案之前要求對所有方案全部在軟件中個別測試講驗證通過。

2.5根據(jù)客戶管理需求確定培訓(xùn)實施方案

2.5.1培訓(xùn)實施方案的內(nèi)容：計算機操作基礎(chǔ)培訓(xùn)、軟件操作入門培訓(xùn)、軟件操作提

高與特殊業(yè)務(wù)培訓(xùn)、進銷存業(yè)務(wù)管理領(lǐng)導(dǎo)培訓(xùn)、系統(tǒng)管理員培訓(xùn)。

2.5.2培訓(xùn)實施方案的設(shè)計：編制培訓(xùn)計劃，包括確定培訓(xùn)內(nèi)容、培訓(xùn)時間、培訓(xùn)地點、

培訓(xùn)資料、培訓(xùn)設(shè)備、培訓(xùn)對象（參與人員）；培訓(xùn)應(yīng)該隨著項目進度與時具進,

可以采用甘特圖方式進行培訓(xùn)項目進程控制。

2.6根據(jù)客戶管理需求確定系統(tǒng)管理與維護方案

2.6.1系統(tǒng)管理與維護方案的內(nèi)容：主要是與客戶一起制定各種制度、職責(zé)與規(guī)范,

按崗位分包括一般操作人員職責(zé)規(guī)范、系統(tǒng)管理員操作職責(zé)規(guī)范；按軟件操作級

別業(yè)務(wù)操作職責(zé)規(guī)范、系統(tǒng)與網(wǎng)絡(luò)安全防范制度等。

2.6.2系統(tǒng)管理與維護方案的設(shè)計：協(xié)助進銷存業(yè)務(wù)管理與信息系統(tǒng)管理的主管部門、

討論會等方式，新中大提供參考資料，一般由客戶方負(fù)責(zé)確定起草人,形成討論稿,

最終經(jīng)會議或主要負(fù)責(zé)人討論確定。

3.控制表單

表單：

培訓(xùn)

i6_intfi_01_00001.

i6_intfi01_00002.

i6_intfi_01_00003

i6intfi0100004、

第四部分運行與維護

1.目的

1.1明確工作目標(biāo)與階段可控

1.2工作內(nèi)容明確與責(zé)任落實

1.3問題便于追索與可控

2.工作程序

2.1基礎(chǔ)培訓(xùn)階段

2.1.1基礎(chǔ)培訓(xùn)的內(nèi)容：主要包括操作系統(tǒng)、字處理操作等的計算機基礎(chǔ)知識培訓(xùn)；

新中大軟件的基本概念、操作風(fēng)格、軟件基本操作流程等的基礎(chǔ)性培訓(xùn)

2.1.2培訓(xùn)的方式：建議采取集中培訓(xùn)，找固定的電算化多媒體培訓(xùn)教室進行，集中授

課

2.2基礎(chǔ)數(shù)據(jù)建立階段

2.2.1基礎(chǔ)數(shù)據(jù)建立內(nèi)容：二要把軟件的基礎(chǔ)設(shè)置內(nèi)容按管理的規(guī)劃要求實現(xiàn)，同時按

規(guī)劃的要求對基礎(chǔ)編碼數(shù)據(jù)全部輸入軟件系統(tǒng)，并進行全面校驗與核對

2.2.2基礎(chǔ)數(shù)據(jù)建立的要求：全面嚴(yán)格地貫徹系統(tǒng)規(guī)劃的內(nèi)容，并在實踐中對遇到的問

題進行充分的研討與分析后找到合適的方法處理

2.3初始化完成確認(rèn)階段

2.3.1初始化完成確認(rèn)的內(nèi)容：包括基礎(chǔ)數(shù)據(jù)的編制規(guī)范、內(nèi)容的全面性與完整性,

編碼方案包括地區(qū)、部門、產(chǎn)品大類、客戶類型、提供商類型；編碼規(guī)則包括部

門編碼、人員編碼、往來單位（內(nèi)部組織、提供商編碼、客戶編碼）編碼、產(chǎn)品

大類編碼、物料主文件編碼、地區(qū)編碼、倉庫編碼、庫位編碼、國家編碼、省轄

市編碼、市編碼等；將確定編碼方案及編碼規(guī)則所有基礎(chǔ)數(shù)據(jù)錄入到《基礎(chǔ)數(shù)據(jù)》;

還包括其它的一些基礎(chǔ)數(shù)據(jù)如計量單位、質(zhì)量等級、結(jié)算方式等；庫存管理初始

化的正確性與完整性；具體庫存初始化包括倉庫設(shè)置、庫位設(shè)置、庫存選項設(shè)置、

物料初始、倉庫初始、庫位初始、批號初始、跌價準(zhǔn)備等；庫存基礎(chǔ)數(shù)據(jù)還包括

銷售管理初始化的正確性與完整性；具體銷售初始化包括：銷售選項設(shè)置、產(chǎn)品

價格初始、客戶產(chǎn)品折率初始、地區(qū)產(chǎn)品扣率初始等，銷售的基礎(chǔ)數(shù)據(jù)還包括銷

售發(fā)票類型設(shè)置、銷售根據(jù)模板設(shè)置、客戶類型設(shè)置、費用項目設(shè)置、退貨原因

設(shè)置等；采購管理初始化的正確性與完整性；具體采購初始化包括采購選項設(shè)置、

提供商（某物料）報價；采購的基礎(chǔ)數(shù)據(jù)還包括采購?fù)素浽?、提供商類型、?/p>

購發(fā)票類型、采購根據(jù)模板設(shè)置。

2.3.2初始化完成確認(rèn)的方法：對所有完成的初始數(shù)據(jù)首先打印成紙質(zhì)材料，采用交叉

檢驗法，進行全面的勾對校驗；對檢驗的內(nèi)容不正確部分進行修正，對疑問部分再

行討論，尋求合理的解決途徑；最終需要客戶方對打印成紙質(zhì)材料進行簽字確認(rèn)

2.4日常操作培訓(xùn)

2.1.1日常操作培訓(xùn)的內(nèi)容：按崗位編寫具體業(yè)務(wù)的操作手冊，然后對操作人員按崗位

進行培訓(xùn)組織與實施

2.L2培訓(xùn)的方式：建議采取分崗位集中培訓(xùn)，找固定的電算化多媒體培訓(xùn)教室進行,

集中授課，根據(jù)公司業(yè)務(wù)實踐進行練習(xí)，進行集中指導(dǎo)

2.5運行過程中問題反饋與處理

2.5.1運行過程中的問題：包括原先規(guī)劃沒有預(yù)見的管理需求與業(yè)務(wù)處理辦法；客戶

對原來確認(rèn)的管理需求突然要求項目組對實現(xiàn)方法進行重大變更；軟件中存在的

效用不足、不穩(wěn)定或錯誤等等。

2.5.2運行過程中軟件問題的反饋：對于軟件問題，應(yīng)盡快尋找變通解決辦法，同時盡

快與當(dāng)?shù)胤种C構(gòu)服務(wù)部聯(lián)系，確認(rèn)是否為軟件問題，確認(rèn)為軟件問題后，按

IS09000體系的要求及時反饋給客戶支持中心，對特別重大問題，可以提交比較詳

細(xì)的問題報告直接傳遞到客戶支持中心經(jīng)理或產(chǎn)品經(jīng)理，以獲得最快的解決辦

法。

2.5.3運行過程中管理需求調(diào)整的處理：包括原有設(shè)計中沒有充分的考慮或者客戶需

求突然變化（有充分理由）；首先尋找軟件層的解決辦法，進行處理；如果通過軟

件上的操作處理還沒有找到處理辦法，考慮是否可以暫時采取數(shù)據(jù)庫中對數(shù)據(jù)調(diào)

整進行解決。

2.6上線完成

2.6.1：上線完成檢驗的標(biāo)準(zhǔn)：對于進銷存業(yè)務(wù)管理主要是第一個月的運行結(jié)果主要

是報表能夠順利提供

2.6.2：上線完成檢驗的方法：能夠及時提供各種進銷存業(yè)務(wù)報表，并且把進銷存業(yè)務(wù)

報表與手工報表進行對比,檢查數(shù)據(jù)的一致性。

2.6.3：上線完成總結(jié)報告：對于整個i6項目而言，一般也稱階段性總結(jié)報告

3.控制表單

表單：基礎(chǔ)數(shù)據(jù)

i6_intfi_03_00001.