第7章-會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)概述

第7章采購(gòu)與應(yīng)付款管理

▅7.1采購(gòu)與應(yīng)付款管理概述

▅7.2采購(gòu)與應(yīng)付款管理的內(nèi)部結(jié)構(gòu)分析

▅7.3采購(gòu)與應(yīng)付款管理的初始設(shè)置

▅7.4采購(gòu)與應(yīng)付款管理日常業(yè)務(wù)處理

▅7.5采購(gòu)與應(yīng)付款管理期末業(yè)務(wù)處理

會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)

采購(gòu)環(huán)節(jié)不論對(duì)工業(yè)企業(yè)或商業(yè)企業(yè)都是企業(yè)價(jià)值實(shí)現(xiàn)的開(kāi)始，采購(gòu)成本的大小對(duì)企業(yè)最終的利潤(rùn)有直接的影響，同時(shí)由采購(gòu)業(yè)務(wù)引起的應(yīng)付賬款或預(yù)付賬款的管理對(duì)企業(yè)來(lái)說(shuō)也是至關(guān)重要的。因此，不論是對(duì)這個(gè)環(huán)節(jié)的管理或核算都是企業(yè)會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)的重要構(gòu)成部分。采購(gòu)管理與應(yīng)付款管理聯(lián)系緊密，通過(guò)采購(gòu)管理與應(yīng)付款管理的聯(lián)合使用，能夠?qū)崿F(xiàn)業(yè)務(wù)與財(cái)務(wù)的一體化處理，實(shí)現(xiàn)對(duì)企業(yè)物流、資金流和信息流的全面管理與核算。9/23/20242第7章會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)7.1采購(gòu)與應(yīng)付款管理概述對(duì)于工業(yè)或商業(yè)企業(yè)來(lái)說(shuō)，采購(gòu)是企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)的首要環(huán)節(jié)，企業(yè)通過(guò)采購(gòu)材料或商品而開(kāi)始生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)。企業(yè)的采購(gòu)是從訂單開(kāi)始的，訂單是企業(yè)根據(jù)產(chǎn)品的市場(chǎng)銷售狀況或客戶的需求和庫(kù)存的情況而產(chǎn)生的。企業(yè)一方面為了減少資金的占用，另一方面為了減少經(jīng)營(yíng)的風(fēng)險(xiǎn)和存儲(chǔ)的成本，把庫(kù)存壓倒最低，達(dá)到目前所說(shuō)的“0”庫(kù)存。所以，企業(yè)不是盲目的進(jìn)行采購(gòu)，采購(gòu)什么、采購(gòu)多少完全由市場(chǎng)的需求來(lái)決定。具體的作法是企業(yè)根據(jù)市場(chǎng)的需求生成生產(chǎn)訂單，根據(jù)生產(chǎn)訂單與庫(kù)存的情況及管理要求，生成采購(gòu)計(jì)劃。9/23/20243第7章會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)7.1采購(gòu)與應(yīng)付款管理概述有些商業(yè)企業(yè)它的庫(kù)存完全由供應(yīng)商來(lái)決定，只要庫(kù)存達(dá)到最低，供應(yīng)商立即補(bǔ)充。由于計(jì)算機(jī)及網(wǎng)絡(luò)技術(shù)在企業(yè)管理中的應(yīng)用，企業(yè)內(nèi)部各種信息的共享程度越來(lái)越高，這種產(chǎn)生采購(gòu)訂單的模式，已經(jīng)得到許多企業(yè)的共識(shí)和采用。在這一章我們將從采購(gòu)訂單如何形成開(kāi)始介紹企業(yè)一個(gè)完整采購(gòu)活動(dòng)是如何進(jìn)行管理和核算的。采購(gòu)活動(dòng)的最后環(huán)節(jié)是資金的結(jié)算，企業(yè)可以通過(guò)現(xiàn)付、預(yù)付和應(yīng)付的方式進(jìn)行資金的結(jié)算。而結(jié)算過(guò)程中，結(jié)算方式選擇、結(jié)算時(shí)間、結(jié)算多少、結(jié)算對(duì)象等，將是企業(yè)非常關(guān)注的問(wèn)題，尤其對(duì)應(yīng)付賬款和預(yù)付賬款的管理，因?yàn)檫@涉及到企業(yè)的資產(chǎn)流失的問(wèn)題。9/23/20244第7章會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)7.1.1采購(gòu)和應(yīng)付款核算概述

采購(gòu)活動(dòng)是企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)的開(kāi)始，對(duì)采購(gòu)活動(dòng)的核算不同類型的企業(yè)會(huì)有一定的區(qū)別。這種區(qū)別表現(xiàn)在：第一，科目使用的不同，第二，核算方法使用的不同。如：許多工業(yè)企業(yè)按計(jì)劃成本核算，采用了“材料成本差異”這個(gè)科目，核算采購(gòu)的實(shí)際成本和計(jì)劃成本的差異，以達(dá)到控制采購(gòu)成本的目的。在采購(gòu)核算中，一要核算材料采購(gòu)或商品采購(gòu)的采購(gòu)成本，在此請(qǐng)注意對(duì)于采購(gòu)過(guò)程中運(yùn)雜費(fèi)的處理，工業(yè)企業(yè)運(yùn)雜費(fèi)直接計(jì)入采購(gòu)成本，商業(yè)企業(yè)運(yùn)雜費(fèi)計(jì)入營(yíng)業(yè)費(fèi)用；二要核算采購(gòu)過(guò)程中產(chǎn)生的稅金；三要核算采購(gòu)活動(dòng)中產(chǎn)生的運(yùn)雜費(fèi)；四要核算采購(gòu)過(guò)程產(chǎn)生的往來(lái)款項(xiàng)。下面以工業(yè)企業(yè)為例，簡(jiǎn)單介紹一下企業(yè)對(duì)采購(gòu)活動(dòng)的核算。9/23/20245第7章會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)7.1.1采購(gòu)和應(yīng)付款核算概述1．按實(shí)際成本計(jì)價(jià)進(jìn)行核算按實(shí)際成本計(jì)價(jià)進(jìn)行核算時(shí)，企業(yè)要設(shè)置如下賬戶：（1）“原材料”賬戶：反映和監(jiān)督各種原材料的收入、發(fā)出和結(jié)存的情況，期末的借方余額反映各種原材料的實(shí)際成本。（2）“在途物資”賬戶：反映和監(jiān)督企業(yè)采購(gòu)物資的結(jié)算和入庫(kù)情況，期末借方余額反映已經(jīng)付款，但尚未驗(yàn)收入庫(kù)的在途物資。（3）“應(yīng)付賬款”賬戶：核算企業(yè)因購(gòu)買(mǎi)商品、材料或接受勞務(wù)供應(yīng)等而應(yīng)付給供應(yīng)單位的款項(xiàng)，期末的貸方余額，表示尚未支付的應(yīng)付賬款的數(shù)額。9/23/20246第7章會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)7.1.1采購(gòu)和應(yīng)付款核算概述（4）“應(yīng)付票據(jù)”賬戶：應(yīng)付票據(jù)是指企業(yè)開(kāi)出并承諾一定時(shí)期后，支付一定款額給持票人的一種書(shū)面證明。企業(yè)在采購(gòu)活動(dòng)中，往往開(kāi)出應(yīng)付票據(jù)給供應(yīng)單位。“應(yīng)付票據(jù)”賬戶對(duì)“應(yīng)付票據(jù)”的開(kāi)出和償還進(jìn)行核算。（5）“預(yù)付賬款”賬戶：核算企業(yè)由于購(gòu)進(jìn)貨物、接受勞務(wù)而預(yù)付給供應(yīng)方款項(xiàng)所產(chǎn)生的企業(yè)短期債權(quán)，期末借方余額反映企業(yè)已經(jīng)預(yù)付但尚未結(jié)算的款項(xiàng)。（6）“應(yīng)交稅費(fèi)----應(yīng)交增值稅----進(jìn)項(xiàng)稅額”賬戶：此賬戶核算企業(yè)在采購(gòu)活動(dòng)中，發(fā)生的增值稅的進(jìn)項(xiàng)稅。9/23/20247第7章會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)7.1.1采購(gòu)和應(yīng)付款核算概述企業(yè)由于材料的采購(gòu)地點(diǎn)和結(jié)算方式的不同，材料的入庫(kù)時(shí)間和貨款的支付時(shí)間可能不一致。這樣在賬務(wù)處理上，存在幾種可能：（1）結(jié)算憑證和發(fā)票等單據(jù)同時(shí)到達(dá)。企業(yè)應(yīng)根據(jù)結(jié)算憑證、發(fā)票賬單等憑證在支付貨款后，借記“在途物資”賬戶，借記“應(yīng)交稅費(fèi)----應(yīng)交增值稅----進(jìn)項(xiàng)稅額”，貸記“銀行存款”賬戶，材料驗(yàn)收入庫(kù)后，根據(jù)收料單等憑證，借記“原材料”賬戶、貸記“在途物資”賬戶；若尚未付款，則貸記“應(yīng)付賬款”或“應(yīng)付票據(jù)”賬戶。9/23/20248第7章會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)7.1.1采購(gòu)和應(yīng)付款核算概述（2）支付貨款或已開(kāi)出商業(yè)承兌匯票，但材料未到或尚未驗(yàn)收入庫(kù)。企業(yè)應(yīng)根據(jù)結(jié)算憑證、發(fā)票等單據(jù)，借記“在途物資”賬戶、借記“應(yīng)交稅費(fèi)----應(yīng)交增值稅----進(jìn)項(xiàng)稅額”，貸記“銀行存款”或“應(yīng)付票據(jù)”等賬戶；待材料收到后，再根據(jù)收料單，借記“原材料”賬戶，貸記“在途物資”賬戶。（3）材料已到，結(jié)算憑證未到，貨款尚未支付。由于一般在短時(shí)間內(nèi)發(fā)票就可能到達(dá)，為了簡(jiǎn)化核算手續(xù)，在月份內(nèi)可以暫時(shí)不進(jìn)行總分類核算，只將收到的材料登記材料明細(xì)賬。月末時(shí)，對(duì)于那些結(jié)算憑證和發(fā)票尚未到達(dá)的可以按合同價(jià)格或計(jì)劃價(jià)格暫估入賬，借記“原材料”，貸記“應(yīng)付賬款”；下月初，用紅字做同樣的憑證，予以沖回，以便下月付款或開(kāi)出商業(yè)承兌匯票時(shí)，按正常程序進(jìn)行賬務(wù)處理。9/23/20249第7章會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)7.1.1采購(gòu)和應(yīng)付款核算概述（4）用預(yù)付貨款的方式采購(gòu)材料。根據(jù)有關(guān)規(guī)定預(yù)付材料貨款時(shí)，借記“預(yù)付賬款”，貸記“銀行存款”；已經(jīng)預(yù)付貨款的材料到達(dá)時(shí)，根據(jù)發(fā)票賬單所列金額，借記“在途物資”或“原材料”、借記“應(yīng)交稅費(fèi)----應(yīng)交增值稅----進(jìn)項(xiàng)稅額”，貸記“預(yù)付賬款”。對(duì)于預(yù)付貨款不足的，可用“銀行存款”補(bǔ)付或做“應(yīng)付賬款”處理。9/23/202410第7章會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)7.1.1采購(gòu)和應(yīng)付款核算概述2．計(jì)劃成本計(jì)價(jià)進(jìn)行核算按計(jì)劃成本計(jì)價(jià)進(jìn)行核算，除了要設(shè)置“原材料”、“材料采購(gòu)”、“應(yīng)付賬款”、“應(yīng)付票據(jù)”、“預(yù)付賬款”、“應(yīng)交稅費(fèi)----應(yīng)交增值稅----進(jìn)項(xiàng)稅額”外，還要設(shè)置“材料成本差異”賬戶。這個(gè)賬戶用來(lái)核算企業(yè)各種材料的實(shí)際成本和計(jì)劃成本之間的差額。借方登記材料實(shí)際成本大于計(jì)劃成本的差異額（超支額），貸方登記材料實(shí)際成本小于計(jì)劃成本的差異額（節(jié)約額）。在此種核算方法下，“原材料”賬戶是按計(jì)劃成本核算入庫(kù)的各種材料。9/23/202411第7章會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)7.1.1采購(gòu)和應(yīng)付款核算概述賬務(wù)處理與按實(shí)際成本計(jì)價(jià)不同的是：對(duì)根據(jù)結(jié)算憑證和發(fā)票等單據(jù)付款或開(kāi)出商業(yè)承兌匯票，且已驗(yàn)收入庫(kù)的材料，按計(jì)劃成本借記“原材料”，按實(shí)際成本貸記“材料采購(gòu)”，按實(shí)際成本與計(jì)劃成本的差額結(jié)轉(zhuǎn)成本差異，借記或貸記“材料成本差異”。9/23/202412第7章會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)7.1.2采購(gòu)與應(yīng)付款管理的控制內(nèi)容1．采購(gòu)量的控制企業(yè)為了增強(qiáng)市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)力，減少經(jīng)營(yíng)的風(fēng)險(xiǎn)，把庫(kù)存壓到最低，就是目前所說(shuō)的“0”庫(kù)存，以減少占用的資金和庫(kù)存的存儲(chǔ)成本。因此，對(duì)采購(gòu)的量一定要加以控制，要根據(jù)市場(chǎng)需求的情況進(jìn)行生產(chǎn)，根據(jù)生產(chǎn)和庫(kù)存的情況進(jìn)行采購(gòu)，決不能盲目地進(jìn)行采購(gòu)。2．采購(gòu)成本的控制采購(gòu)成本的控制對(duì)企業(yè)也是非常重要的。一些大型的工業(yè)企業(yè)采用按計(jì)劃成本的核算方法對(duì)采購(gòu)環(huán)節(jié)的成本加以控制。目前，有一些大型的企業(yè)利用電子商務(wù)作為工具在網(wǎng)上進(jìn)行統(tǒng)一的采購(gòu)，由于采購(gòu)的量大，可以降低采購(gòu)的價(jià)格，從而降低采購(gòu)成本；同時(shí)，又避免了下級(jí)單位的黑箱操作。不同的企業(yè)對(duì)采購(gòu)成本的控制有不同的方法。9/23/202413第7章會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)7.1.2采購(gòu)與應(yīng)付款管理的控制內(nèi)容3．資金流的控制

在采購(gòu)?fù)瓿蓵r(shí)，必然要與供應(yīng)商進(jìn)行結(jié)算。第一，結(jié)算方式、結(jié)算時(shí)間的選擇，對(duì)于市場(chǎng)越來(lái)越規(guī)范的今天非常重要，因?yàn)榭梢誀?zhēng)取到供應(yīng)商對(duì)所售商品折扣，以降低采購(gòu)成本。第二，正確確定結(jié)算的金額。當(dāng)企業(yè)采購(gòu)活動(dòng)頻繁時(shí)，與供應(yīng)商的結(jié)算，可能稍一疏忽就會(huì)出錯(cuò)，尤其在手工方式下。如果企業(yè)是按訂單進(jìn)行采購(gòu)的，結(jié)算金額應(yīng)該與采購(gòu)訂單上的金額一致。第三，注意應(yīng)付賬款和預(yù)付賬款的管理，定期與供應(yīng)商對(duì)賬，以防作弊。4．物流的控制入庫(kù)的材料的品種、數(shù)量等應(yīng)該與訂單上的相一致，同時(shí)為了滿足企業(yè)生產(chǎn)的需要應(yīng)當(dāng)密切注意采購(gòu)計(jì)劃的完成情況，以免生產(chǎn)缺料現(xiàn)象的產(chǎn)生。9/23/202414第7章會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)7.1.3采購(gòu)與應(yīng)付款管理主要內(nèi)容9/23/202415第7章會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)1．采購(gòu)與應(yīng)付款管理的目標(biāo)采購(gòu)是企業(yè)采購(gòu)部門(mén)根據(jù)由企業(yè)的生產(chǎn)訂單、庫(kù)存情況和管理需要而確定的物料需求計(jì)劃，通過(guò)市場(chǎng)采購(gòu)、加工訂制等各種渠道，取得企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)所需要的各種物資的經(jīng)濟(jì)活動(dòng)。無(wú)論是工業(yè)企業(yè)還是商業(yè)企業(yè)，采購(gòu)業(yè)務(wù)的狀況都會(huì)影響到企業(yè)的整體運(yùn)營(yíng)狀況。過(guò)多的庫(kù)存，會(huì)使企業(yè)產(chǎn)生下列不良影響：（1）產(chǎn)生額外的庫(kù)存管理費(fèi)用，如：倉(cāng)庫(kù)租賃費(fèi)、保險(xiǎn)費(fèi)等。7.1.3采購(gòu)與應(yīng)付款管理主要內(nèi)容9/23/202416第7章會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)（2）造成資本的僵化，使周轉(zhuǎn)資金緊張。（3）過(guò)多的庫(kù)存，會(huì)因陳舊而變成廢料，或削價(jià)出售，導(dǎo)致收益的惡化。雖然庫(kù)存產(chǎn)生問(wèn)題的原因可能來(lái)自生產(chǎn)過(guò)程，但是管理不善的采購(gòu)作業(yè)所導(dǎo)致的生產(chǎn)缺料或物料過(guò)甚仍會(huì)造成企業(yè)無(wú)法計(jì)算的損失。由采購(gòu)引起的預(yù)付和應(yīng)付賬款的管理對(duì)企業(yè)非常重要，管理不善的話，會(huì)導(dǎo)致企業(yè)資產(chǎn)的流失。因此，采購(gòu)與應(yīng)付款管理追求的目標(biāo)是：密切供應(yīng)商關(guān)系，保障供給，降低采購(gòu)成本，預(yù)測(cè)采購(gòu)資金需求；正確管理與核算供應(yīng)商的往來(lái)款項(xiàng)，包括應(yīng)付款項(xiàng)和預(yù)付款項(xiàng)。7.1.3采購(gòu)與應(yīng)付款管理主要內(nèi)容9/23/202417第7章會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)2．采購(gòu)與應(yīng)付款管理系統(tǒng)的主要功能（1）根據(jù)生產(chǎn)訂單、庫(kù)存情況和管理的需要產(chǎn)生采購(gòu)訂單。（2）通過(guò)采購(gòu)訂單與實(shí)際入庫(kù)單的對(duì)比，動(dòng)態(tài)掌握采購(gòu)訂單執(zhí)行情況。（3）處理采購(gòu)入庫(kù)單、采購(gòu)發(fā)票，并根據(jù)采購(gòu)發(fā)票確認(rèn)采購(gòu)入庫(kù)成本，以便于財(cái)務(wù)部門(mén)及時(shí)掌握存貨采購(gòu)成本。7.1.3采購(gòu)與應(yīng)付款管理主要內(nèi)容9/23/202418第7章會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)（4）與“庫(kù)存管理”一起使用可以隨時(shí)掌握存貨的現(xiàn)存量信息，從而減少盲目采購(gòu)，避免庫(kù)存積壓。（5）處理各種采購(gòu)活動(dòng)產(chǎn)生的付款單，以隨時(shí)掌握采購(gòu)業(yè)務(wù)的付款情況。（6）形成各種與供應(yīng)商的往來(lái)賬。（7）對(duì)應(yīng)付賬款進(jìn)行賬齡分析。（8）形成各種會(huì)計(jì)憑證，傳遞給總賬系統(tǒng)。9/23/202419第7章會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)采購(gòu)與應(yīng)付款管理是企業(yè)計(jì)算機(jī)會(huì)計(jì)系統(tǒng)中比較復(fù)雜的子系統(tǒng)。在采購(gòu)與應(yīng)付款管理中，存在物流和資金流兩條線，如何保證這兩條線相聯(lián)系，正確形成與供應(yīng)商的往來(lái)賬，是這個(gè)系統(tǒng)的關(guān)鍵。在這里我們以用友財(cái)務(wù)ERP-U8V10.1管理軟件為例進(jìn)行介紹。7.2采購(gòu)與應(yīng)付款管理的內(nèi)部結(jié)構(gòu)分析9/23/202420第7章會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)1．采購(gòu)與應(yīng)付款管理的業(yè)務(wù)流程采購(gòu)管理系統(tǒng)與應(yīng)付款管理系統(tǒng)要處理的主要業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)包括：（1）采購(gòu)訂貨：系統(tǒng)根據(jù)需求規(guī)劃、產(chǎn)品結(jié)構(gòu)信息、存貨管理系統(tǒng)提供的庫(kù)存信息及事先約定的管理要求，形成采購(gòu)訂貨單，這主要對(duì)工業(yè)企業(yè)而言。對(duì)一般的商業(yè)企業(yè)，采購(gòu)訂單直接在此輸入。然后，系統(tǒng)可根據(jù)采購(gòu)訂單對(duì)采購(gòu)訂貨業(yè)務(wù)做各種分析。（2）采購(gòu)入庫(kù)：采購(gòu)的實(shí)際入庫(kù)單在此錄入，通過(guò)采購(gòu)訂單與采購(gòu)入庫(kù)單的比較來(lái)反映采購(gòu)訂貨的實(shí)際執(zhí)行情況，從而把采購(gòu)訂貨業(yè)務(wù)和采購(gòu)入庫(kù)業(yè)務(wù)相聯(lián)系，同時(shí)系統(tǒng)可依據(jù)采購(gòu)入庫(kù)單，對(duì)采購(gòu)入庫(kù)業(yè)務(wù)做各種統(tǒng)計(jì)分析。采購(gòu)與應(yīng)付款管理的業(yè)務(wù)流程及特點(diǎn)9/23/202421第7章會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)（3）對(duì)采購(gòu)發(fā)票的處理：采購(gòu)發(fā)票在此錄入，通過(guò)采購(gòu)入庫(kù)單與采購(gòu)發(fā)票的比較，把采購(gòu)入庫(kù)業(yè)務(wù)與采購(gòu)發(fā)票業(yè)務(wù)聯(lián)系在一起，也把物流與資金流聯(lián)系在一起，在此稱為“采購(gòu)結(jié)算”。通過(guò)“采購(gòu)結(jié)算”，系統(tǒng)能夠反映票到貨未到或貨到票未到存貨的明細(xì)情況。同時(shí)系統(tǒng)可依據(jù)采購(gòu)發(fā)票對(duì)采購(gòu)業(yè)務(wù)進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析和形成對(duì)供應(yīng)商的往來(lái)賬，并生成記賬憑證轉(zhuǎn)總賬系統(tǒng)。（4）對(duì)付款業(yè)務(wù)的處理：采購(gòu)付款單在此錄入，通過(guò)采購(gòu)發(fā)票與付款單的核銷，更新與供應(yīng)商的往來(lái)賬，同時(shí)把采購(gòu)發(fā)票業(yè)務(wù)與采購(gòu)付款業(yè)務(wù)聯(lián)系在一起，并可生成記賬憑證轉(zhuǎn)總賬系統(tǒng)。采購(gòu)與應(yīng)付款管理的業(yè)務(wù)流程及特點(diǎn)9/23/202422第7章會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)對(duì)于不同企業(yè)，采購(gòu)與應(yīng)付業(yè)務(wù)存在許多不同的情況，如：有些是貨先到票后到，有些是票先到貨后到，有些是款先付，有些是款后付，有些正常采購(gòu)業(yè)務(wù)，有些是委托代銷的采購(gòu)業(yè)務(wù)等等。我們?cè)谶@里講述的這種采購(gòu)與應(yīng)付業(yè)務(wù)的處理模式，已經(jīng)考慮到了采購(gòu)與應(yīng)付業(yè)務(wù)存在的許多情況，也許有些個(gè)別的問(wèn)題解決不了。這種處理模式本身也有缺點(diǎn)，也許有更好的處理模式。采購(gòu)與應(yīng)付款管理的業(yè)務(wù)流程及特點(diǎn)9/23/202423圖7.1采購(gòu)與應(yīng)付款管理業(yè)務(wù)流程圖9/23/202424第7章會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)2．采購(gòu)與應(yīng)付款管理的特點(diǎn)

企業(yè)的采購(gòu)活動(dòng)牽涉到企業(yè)內(nèi)部和外部的部門(mén)較多；企業(yè)采購(gòu)與結(jié)算方式靈活多樣并且實(shí)時(shí)性要求高；采購(gòu)業(yè)務(wù)處理過(guò)程中需要經(jīng)常查詢賬務(wù)和庫(kù)存的有關(guān)數(shù)據(jù)。而且從目前企業(yè)的管理要求看，此子系統(tǒng)應(yīng)該更著重企業(yè)采購(gòu)計(jì)劃的準(zhǔn)確制定和采購(gòu)資金需求準(zhǔn)確預(yù)測(cè)。采購(gòu)業(yè)務(wù)處理的這些特點(diǎn)決定了采購(gòu)與應(yīng)付款管理應(yīng)具有如下特點(diǎn)：（1）數(shù)據(jù)量大采購(gòu)與應(yīng)付款管理的業(yè)務(wù)流程及特點(diǎn)9/23/202425第7章會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)2．采購(gòu)與應(yīng)付款管理的特點(diǎn)

企業(yè)的采購(gòu)活動(dòng)牽涉到企業(yè)內(nèi)部和外部的部門(mén)較多；企業(yè)采購(gòu)與結(jié)算方式靈活多樣并且實(shí)時(shí)性要求高；采購(gòu)業(yè)務(wù)處理過(guò)程中需要經(jīng)常查詢賬務(wù)和庫(kù)存的有關(guān)數(shù)據(jù)。而且從目前企業(yè)的管理要求看，此子系統(tǒng)應(yīng)該更著重企業(yè)采購(gòu)計(jì)劃的準(zhǔn)確制定和采購(gòu)資金需求準(zhǔn)確預(yù)測(cè)。采購(gòu)業(yè)務(wù)處理的這些特點(diǎn)決定了采購(gòu)與應(yīng)付款管理應(yīng)具有如下特點(diǎn)：（1）數(shù)據(jù)量大采購(gòu)與應(yīng)付子系統(tǒng)的數(shù)據(jù)量大，一是由于采購(gòu)的商品品種較多，涉及的供應(yīng)商多；二是由于采購(gòu)的批次較多，尤其是目前的情況下，企業(yè)為了減少庫(kù)存，采取量少多進(jìn)的方法。盡管采購(gòu)與應(yīng)付子系統(tǒng)的數(shù)據(jù)對(duì)于某些企業(yè)可能比銷售與應(yīng)收系統(tǒng)的數(shù)據(jù)可能要少，如：商業(yè)企業(yè)零售或批發(fā)企業(yè)。但對(duì)于某些工業(yè)企業(yè)也許情況不是這樣，如：生產(chǎn)汽車(chē)、飛機(jī)的企業(yè)。（2）日常數(shù)據(jù)處理頻繁且實(shí)時(shí)性要求高企業(yè)的采購(gòu)活動(dòng)是企業(yè)經(jīng)常性業(yè)務(wù)，一般來(lái)說(shuō)企業(yè)每天都會(huì)有一定數(shù)量的采購(gòu)業(yè)務(wù)和貨款結(jié)算業(yè)務(wù)需要處理。采購(gòu)業(yè)務(wù)直接影響企業(yè)的生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)，必須實(shí)時(shí)加以反映。同樣，與供應(yīng)商結(jié)算的數(shù)據(jù)，也應(yīng)如此。（3）業(yè)務(wù)處理復(fù)雜且可靠性要求高在市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)條件下，企業(yè)的采購(gòu)方式和貨款的結(jié)算方式是很靈活多樣的。僅付款方式就有：錢(qián)貨兩清、延期付款、分期付款、預(yù)付貨款等多種方式。結(jié)算有現(xiàn)金、銀行支票、銀行匯票、商業(yè)票據(jù)等多種方式。采購(gòu)過(guò)程有：票先到貨后到、貨先到票后到，票貨同時(shí)到達(dá)。所有這些業(yè)務(wù)處理和核算既涉及到錢(qián)也涉及到物還涉及到稅的合理計(jì)算，容不得任何錯(cuò)誤。因此采購(gòu)與應(yīng)付款管理需要處理的業(yè)務(wù)復(fù)雜且系統(tǒng)處理的可靠性要求很高。（4）與其他會(huì)計(jì)子系統(tǒng)的數(shù)據(jù)交換較多采購(gòu)與應(yīng)付子系統(tǒng)、庫(kù)存管理、存貨核算和總賬系統(tǒng)相聯(lián)系。采購(gòu)訂單來(lái)自采購(gòu)計(jì)劃子系統(tǒng)；采購(gòu)入庫(kù)時(shí)，數(shù)據(jù)要傳遞到庫(kù)存管理子系統(tǒng)，更新庫(kù)存數(shù)據(jù)；對(duì)采購(gòu)發(fā)票進(jìn)行處理時(shí)，數(shù)據(jù)要傳遞到存貨核算子系統(tǒng)，并生成憑證傳遞到總賬系統(tǒng)；付款結(jié)算時(shí)，要生成憑證傳遞到總賬系統(tǒng)。因此，采購(gòu)與應(yīng)付款管理的每一筆業(yè)務(wù)的處理都要與庫(kù)存管理、存貨核算和賬務(wù)處理系統(tǒng)進(jìn)行密切的、實(shí)時(shí)的數(shù)據(jù)交換。采購(gòu)與應(yīng)付款管理的業(yè)務(wù)流程及特點(diǎn)9/23/202426第7章會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)采購(gòu)與應(yīng)付子系統(tǒng)的數(shù)據(jù)量大，一是由于采購(gòu)的商品品種較多，涉及的供應(yīng)商多；二是由于采購(gòu)的批次較多，尤其是目前的情況下，企業(yè)為了減少庫(kù)存，采取量少多進(jìn)的方法。盡管采購(gòu)與應(yīng)付子系統(tǒng)的數(shù)據(jù)對(duì)于某些企業(yè)可能比銷售與應(yīng)收系統(tǒng)的數(shù)據(jù)可能要少，如：商業(yè)企業(yè)零售或批發(fā)企業(yè)。但對(duì)于某些工業(yè)企業(yè)也許情況不是這樣，如：生產(chǎn)汽車(chē)、飛機(jī)的企業(yè)。（2）日常數(shù)據(jù)處理頻繁且實(shí)時(shí)性要求高企業(yè)的采購(gòu)活動(dòng)是企業(yè)經(jīng)常性業(yè)務(wù)，一般來(lái)說(shuō)企業(yè)每天都會(huì)有一定數(shù)量的采購(gòu)業(yè)務(wù)和貨款結(jié)算業(yè)務(wù)需要處理。采購(gòu)與應(yīng)付款管理的業(yè)務(wù)流程及特點(diǎn)9/23/202427第7章會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)

采購(gòu)業(yè)務(wù)直接影響企業(yè)的生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)，必須實(shí)時(shí)加以反映。同樣，與供應(yīng)商結(jié)算的數(shù)據(jù)，也應(yīng)如此。（3）業(yè)務(wù)處理復(fù)雜且可靠性要求高在市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)條件下，企業(yè)的采購(gòu)方式和貨款的結(jié)算方式是很靈活多樣的。僅付款方式就有：錢(qián)貨兩清、延期付款、分期付款、預(yù)付貨款等多種方式。結(jié)算有現(xiàn)金、銀行支票、銀行匯票、商業(yè)票據(jù)等多種方式。采購(gòu)過(guò)程有：票先到貨后到、貨先到票后到，票貨同時(shí)到達(dá)。采購(gòu)與應(yīng)付款管理的業(yè)務(wù)流程及特點(diǎn)9/23/202428第7章會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)

所有這些業(yè)務(wù)處理和核算既涉及到錢(qián)也涉及到物還涉及到稅的合理計(jì)算，容不得任何錯(cuò)誤。因此采購(gòu)與應(yīng)付款管理需要處理的業(yè)務(wù)復(fù)雜且系統(tǒng)處理的可靠性要求很高。（4）與其他會(huì)計(jì)子系統(tǒng)的數(shù)據(jù)交換較多采購(gòu)與應(yīng)付子系統(tǒng)、庫(kù)存管理、存貨核算和總賬系統(tǒng)相聯(lián)系。采購(gòu)訂單來(lái)自采購(gòu)計(jì)劃子系統(tǒng)；采購(gòu)入庫(kù)時(shí)，數(shù)據(jù)要傳遞到庫(kù)存管理子系統(tǒng)，更新庫(kù)存數(shù)據(jù)；對(duì)采購(gòu)發(fā)票進(jìn)行處理時(shí)，數(shù)據(jù)要傳遞到存貨核算子系統(tǒng)，并生成憑證傳遞到總賬系統(tǒng)；付款結(jié)算時(shí)，要生成憑證傳遞到總賬系統(tǒng)。因此，采購(gòu)與應(yīng)付款管理的每一筆業(yè)務(wù)的處理都要與庫(kù)存管理、存貨核算和賬務(wù)處理系統(tǒng)進(jìn)行密切的、實(shí)時(shí)的數(shù)據(jù)交換。采購(gòu)與應(yīng)付款管理的業(yè)務(wù)流程及特點(diǎn)9/23/202429第7章會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)1．采購(gòu)與應(yīng)付款管理的內(nèi)部數(shù)據(jù)流程采購(gòu)與應(yīng)付款管理與其它子系統(tǒng)一樣接受的數(shù)據(jù)有兩類：第一類是反映各種業(yè)務(wù)發(fā)生的業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)，可以說(shuō)是動(dòng)態(tài)數(shù)據(jù)，包括：采購(gòu)訂單、采購(gòu)發(fā)票、入庫(kù)單和付款單等。各種單據(jù)直接輸入或經(jīng)過(guò)其他方式形成后，首先存入各自的臨時(shí)文件，待審核確認(rèn)后，在分別存入各自正式的文件中，這樣做的目的是為了保證各種業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)的安全可靠。臨時(shí)文件中的采購(gòu)發(fā)票數(shù)據(jù)與付款單數(shù)據(jù)經(jīng)審核確認(rèn)后更新應(yīng)付賬款文件。第二類是基礎(chǔ)數(shù)據(jù)，包括：關(guān)于供應(yīng)商、人員、部門(mén)、結(jié)算方式、付款條件、存貨、產(chǎn)品結(jié)構(gòu)、稅率等的基本信息，可以說(shuō)是靜態(tài)數(shù)據(jù)。這類數(shù)據(jù)輸入后，直接存入各種基礎(chǔ)信息文件。7.2.2采購(gòu)與應(yīng)付款管理的數(shù)據(jù)流程9/23/202430第7章會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)采購(gòu)與應(yīng)付款管理對(duì)各種文件進(jìn)行相應(yīng)的數(shù)據(jù)處理。第一，系統(tǒng)根據(jù)生產(chǎn)訂單數(shù)據(jù)、產(chǎn)品結(jié)構(gòu)數(shù)據(jù)和存貨管理子系統(tǒng)中的庫(kù)存余額文件，生成采購(gòu)訂單。第二，系統(tǒng)對(duì)采購(gòu)訂單、采購(gòu)發(fā)票、入庫(kù)單、付款單和應(yīng)付賬款文件中的數(shù)據(jù)進(jìn)行各種比較和統(tǒng)計(jì)分析處理后，輸出滿足用戶需要的各種統(tǒng)計(jì)報(bào)表；第三，采購(gòu)發(fā)票和入庫(kù)單文件中的數(shù)據(jù)要傳遞到庫(kù)存管理和存貨核算子系統(tǒng)；第四，系統(tǒng)依據(jù)要采購(gòu)發(fā)票、入庫(kù)單和付款單文件中的數(shù)據(jù)生成記賬憑證文件，然后再傳遞到總賬系統(tǒng)。7.2.2采購(gòu)與應(yīng)付款管理的數(shù)據(jù)流程9/23/202431第7章會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)2．采購(gòu)與應(yīng)付款管理和其他系統(tǒng)之間的關(guān)系采購(gòu)與應(yīng)付款管理中錄入的采購(gòu)訂單、采購(gòu)到貨單傳遞到庫(kù)存管理系統(tǒng)中生成采購(gòu)入庫(kù)單并將入庫(kù)情況反饋給采購(gòu)與應(yīng)付款管理，采購(gòu)管理與應(yīng)付款管理可以根據(jù)庫(kù)存管理系統(tǒng)的采購(gòu)入庫(kù)單生成采購(gòu)發(fā)票并根據(jù)庫(kù)存管理系統(tǒng)的采購(gòu)入庫(kù)單進(jìn)行采購(gòu)結(jié)算。經(jīng)過(guò)采購(gòu)與應(yīng)付款管理結(jié)算的入庫(kù)單傳遞到存貨核算系統(tǒng)中登記存貨明細(xì)賬；對(duì)沒(méi)有結(jié)算的入庫(kù)單存貨系統(tǒng)進(jìn)行暫估處理。7.2.2采購(gòu)與應(yīng)付款管理的數(shù)據(jù)流程9/23/202432第7章會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)采購(gòu)與應(yīng)付款管理中采購(gòu)發(fā)票記賬、應(yīng)付款核銷等業(yè)務(wù)生成的記賬憑證傳遞到賬務(wù)處理子系統(tǒng)，在賬務(wù)處理子系統(tǒng)中可進(jìn)行查詢、審核和記賬操作。采購(gòu)與應(yīng)付款管理處理直運(yùn)業(yè)務(wù)時(shí)，銷售管理與應(yīng)收款管理中的銷售訂單會(huì)傳遞到采購(gòu)與應(yīng)付款管理之中生成采購(gòu)訂單；直運(yùn)采購(gòu)發(fā)票、采購(gòu)結(jié)算單傳遞到存貨核算系統(tǒng)中登記存貨明細(xì)表，存貨核算系統(tǒng)為采購(gòu)與應(yīng)付款管理系統(tǒng)提供采購(gòu)成本。銷售管理與應(yīng)收款管理中的應(yīng)收款與采購(gòu)與應(yīng)付款管理中的應(yīng)付款之間可以進(jìn)行轉(zhuǎn)賬處理。7.2.2采購(gòu)與應(yīng)付款管理的數(shù)據(jù)流程9/23/202433第7章會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)3.采購(gòu)與應(yīng)付款管理系統(tǒng)數(shù)據(jù)流程圖采購(gòu)管理系統(tǒng)數(shù)據(jù)流程：7.2.2采購(gòu)與應(yīng)付款管理的數(shù)據(jù)流程9/23/202434圖7-2采購(gòu)與應(yīng)付款管理數(shù)據(jù)流程圖7.2.2采購(gòu)與應(yīng)付款管理的數(shù)據(jù)流程9/23/202435第7章會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)采購(gòu)與應(yīng)付款管理主要的數(shù)據(jù)文件有三類。第一類是存放訂購(gòu)、采購(gòu)、付款和入庫(kù)業(yè)務(wù)及其結(jié)果的數(shù)據(jù)，包括：采購(gòu)訂單文件、采購(gòu)發(fā)票文件、入庫(kù)單文件、付款單文件、應(yīng)付賬款文件、記賬憑證文件等。第二類是存放各種基礎(chǔ)數(shù)據(jù)，如：存放產(chǎn)品結(jié)構(gòu)、供應(yīng)商、人員、部門(mén)、結(jié)算方式、付款條件、存貨、稅率等基本信息的各種文件。第三類是存放數(shù)據(jù)處理方式及其它一些基本設(shè)置的數(shù)據(jù)，如：以何種方式生成記賬憑證的數(shù)據(jù)。這里主要介紹前兩類數(shù)據(jù)文件的作用和結(jié)構(gòu)。1．主數(shù)據(jù)庫(kù)文件（1）采購(gòu)發(fā)票文件、入庫(kù)單文件、付款單文件、應(yīng)付賬款文件是采購(gòu)與應(yīng)付子系統(tǒng)最基本的幾個(gè)數(shù)據(jù)庫(kù)文件。采購(gòu)發(fā)票文件用來(lái)存放每一張采購(gòu)發(fā)票上的詳細(xì)信息，企業(yè)依據(jù)這些信息與供應(yīng)商進(jìn)行結(jié)算。采購(gòu)發(fā)票文件大致包括如下內(nèi)容：發(fā)票類型

原始發(fā)票號(hào)

供應(yīng)商編碼

稅率

稅額總未含稅金額

采購(gòu)部門(mén)

采購(gòu)人員

付款條件

費(fèi)用存貨編碼

數(shù)量

未含稅單價(jià)等（2）付款單文件用來(lái)存放每一張付款單上的詳細(xì)信息，它大致包括如下內(nèi)容：原始付款單號(hào)

供應(yīng)商編碼

結(jié)算方式

經(jīng)手人代碼

金額

結(jié)算科目

銀行賬號(hào)

幣種等（3）應(yīng)付賬款文件用來(lái)存放與每一供應(yīng)商結(jié)算的余額，可能是應(yīng)付賬款，也可能是預(yù)付賬款，它大致包括如下內(nèi)容：供應(yīng)商編碼

金額

余額方向入庫(kù)單文件的內(nèi)容在庫(kù)存管理子系統(tǒng)中進(jìn)行講述。2．輔助數(shù)據(jù)庫(kù)文件輔助數(shù)據(jù)庫(kù)文件主要用來(lái)存放采購(gòu)訂單形成、采購(gòu)與應(yīng)付業(yè)務(wù)管理和進(jìn)行分析統(tǒng)計(jì)所需要的輔助信息，它中存放的數(shù)據(jù)是對(duì)主數(shù)據(jù)庫(kù)中存放數(shù)據(jù)的一種說(shuō)明。采購(gòu)與應(yīng)付款管理的輔助數(shù)據(jù)庫(kù)文件主要有產(chǎn)品結(jié)構(gòu)文件、供應(yīng)商資料文件、部門(mén)資料文件、人員資料文件、存貨資料文件、結(jié)算方式文件、付款條件文件等。產(chǎn)品結(jié)構(gòu)文件主要的內(nèi)容有：產(chǎn)品編碼、下一級(jí)產(chǎn)品編碼、下一級(jí)產(chǎn)品數(shù)量、存放倉(cāng)庫(kù)等；供應(yīng)商資料文件的主要內(nèi)容有：供應(yīng)商編碼、供應(yīng)商名稱、銀行賬號(hào)、電話、郵編、地址等等。為了用戶管理的需要，此數(shù)據(jù)庫(kù)還要預(yù)留一些空間給用戶。3．記賬憑證文件此文件用來(lái)存放依據(jù)采購(gòu)與應(yīng)付業(yè)務(wù)生成的記賬憑證，此數(shù)據(jù)庫(kù)文件的內(nèi)容與總賬系統(tǒng)的記賬憑證文件的內(nèi)容一致。4．其他數(shù)據(jù)庫(kù)文件采購(gòu)與應(yīng)付款管理還存在一些其他的數(shù)據(jù)庫(kù)文件。如：生成憑證的科目設(shè)置文件。7.2.3采購(gòu)與應(yīng)付款管理的數(shù)據(jù)文件9/23/202436第7章會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)

采購(gòu)與應(yīng)付款管理主要的數(shù)據(jù)文件有三類。第一類是存放訂購(gòu)、采購(gòu)、付款和入庫(kù)業(yè)務(wù)及其結(jié)果的數(shù)據(jù)，包括：采購(gòu)訂單文件、采購(gòu)發(fā)票文件、入庫(kù)單文件、付款單文件、應(yīng)付賬款文件、記賬憑證文件等。第二類是存放各種基礎(chǔ)數(shù)據(jù)，如：存放產(chǎn)品結(jié)構(gòu)、供應(yīng)商、人員、部門(mén)、結(jié)算方式、付款條件、存貨、稅率等基本信息的各種文件。第三類是存放數(shù)據(jù)處理方式及其它一些基本設(shè)置的數(shù)據(jù)，如：以何種方式生成記賬憑證的數(shù)據(jù)。這里主要介紹前兩類數(shù)據(jù)文件的作用和結(jié)構(gòu)。7.2.3采購(gòu)與應(yīng)付款管理的數(shù)據(jù)文件9/23/202437第7章會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)1．主數(shù)據(jù)庫(kù)文件（1）采購(gòu)發(fā)票文件、入庫(kù)單文件、付款單文件、應(yīng)付賬款文件是采購(gòu)與應(yīng)付子系統(tǒng)最基本的幾個(gè)數(shù)據(jù)庫(kù)文件。采購(gòu)發(fā)票文件用來(lái)存放每一張采購(gòu)發(fā)票上的詳細(xì)信息，企業(yè)依據(jù)這些信息與供應(yīng)商進(jìn)行結(jié)算。采購(gòu)發(fā)票文件大致包括如下內(nèi)容：發(fā)票類型

原始發(fā)票號(hào)

供應(yīng)商編碼

稅率

稅額總未含稅金額

采購(gòu)部門(mén)

采購(gòu)人員

付款條件

費(fèi)用存貨編碼

數(shù)量

未含稅單價(jià)等7.2.3采購(gòu)與應(yīng)付款管理的數(shù)據(jù)文件9/23/202438第7章會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)（2）付款單文件用來(lái)存放每一張付款單上的詳細(xì)信息，它大致包括如下內(nèi)容：原始付款單號(hào)

供應(yīng)商編碼

結(jié)算方式

經(jīng)手人代碼

金額

結(jié)算科目

銀行賬號(hào)

幣種等（3）應(yīng)付賬款文件用來(lái)存放與每一供應(yīng)商結(jié)算的余額，可能是應(yīng)付賬款，也可能是預(yù)付賬款，它大致包括如下內(nèi)容：供應(yīng)商編碼

金額

余額方向入庫(kù)單文件的內(nèi)容在庫(kù)存管理子系統(tǒng)中進(jìn)行講述。7.2.3采購(gòu)與應(yīng)付款管理的數(shù)據(jù)文件9/23/202439第7章會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)2．輔助數(shù)據(jù)庫(kù)文件輔助數(shù)據(jù)庫(kù)文件主要用來(lái)存放采購(gòu)訂單形成、采購(gòu)與應(yīng)付業(yè)務(wù)管理和進(jìn)行分析統(tǒng)計(jì)所需要的輔助信息，它中存放的數(shù)據(jù)是對(duì)主數(shù)據(jù)庫(kù)中存放數(shù)據(jù)的一種說(shuō)明。采購(gòu)與應(yīng)付款管理的輔助數(shù)據(jù)庫(kù)文件主要有產(chǎn)品結(jié)構(gòu)文件、供應(yīng)商資料文件、部門(mén)資料文件、人員資料文件、存貨資料文件、結(jié)算方式文件、付款條件文件等。產(chǎn)品結(jié)構(gòu)文件主要的內(nèi)容有：產(chǎn)品編碼、下一級(jí)產(chǎn)品編碼、下一級(jí)產(chǎn)品數(shù)量、存放倉(cāng)庫(kù)等；供應(yīng)商資料文件的主要內(nèi)容有：供應(yīng)商編碼、供應(yīng)商名稱、銀行賬號(hào)、電話、郵編、地址等等。為了用戶管理的需要，此數(shù)據(jù)庫(kù)還要預(yù)留一些空間給用戶。7.2.3采購(gòu)與應(yīng)付款管理的數(shù)據(jù)文件9/23/202440第7章會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)3．記賬憑證文件此文件用來(lái)存放依據(jù)采購(gòu)與應(yīng)付業(yè)務(wù)生成的記賬憑證，此數(shù)據(jù)庫(kù)文件的內(nèi)容與總賬系統(tǒng)的記賬憑證文件的內(nèi)容一致。4．其他數(shù)據(jù)庫(kù)文件采購(gòu)與應(yīng)付款管理還存在一些其他的數(shù)據(jù)庫(kù)文件。如：生成憑證的科目設(shè)置文件。7.2.3采購(gòu)與應(yīng)付款管理的數(shù)據(jù)文件9/23/202441第7章會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)采購(gòu)與應(yīng)付款管理的最主要的編碼是供應(yīng)商代碼。供應(yīng)商代碼是對(duì)每一個(gè)供應(yīng)商進(jìn)行編碼。編碼的原則是供應(yīng)商代碼與供應(yīng)商一一對(duì)應(yīng)，即每一供應(yīng)商對(duì)應(yīng)唯一的代碼。有了供應(yīng)商代碼就可以快速、方便的輸入、查詢和修改每一供應(yīng)商數(shù)據(jù)。供應(yīng)商代碼一般采用群碼方式進(jìn)行編碼，以便根據(jù)采購(gòu)及往來(lái)賬管理和提供各種采購(gòu)信息的需要進(jìn)行分類、匯總等處理。例如供應(yīng)商代碼一般應(yīng)該包括供應(yīng)商所屬國(guó)家、地區(qū)、供應(yīng)商單位性質(zhì)等部分，以便分地區(qū)、分供應(yīng)商單位性質(zhì)進(jìn)行分類統(tǒng)計(jì)。7.2.4采購(gòu)與應(yīng)付款管理的編碼9/23/202442第7章會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)供應(yīng)商代碼設(shè)計(jì)時(shí)，既要考慮方便使用，也要具有一定的擴(kuò)展性，以便為企業(yè)將來(lái)的發(fā)展留有一定的余地。采購(gòu)與應(yīng)付子系統(tǒng)使用的另一個(gè)基本代碼是存貨代碼。由于該代碼是系統(tǒng)的基本代碼，因此存貨產(chǎn)品代碼一般在平臺(tái)基礎(chǔ)編碼的存貨檔案中設(shè)置，采購(gòu)與應(yīng)付子系統(tǒng)需要使用存貨代碼時(shí)從存貨檔案中調(diào)用以便保證代碼的一致性。7.2.4采購(gòu)與應(yīng)付款管理的編碼9/23/202443第7章會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)1．系統(tǒng)初始設(shè)置采購(gòu)與應(yīng)付款管理初始設(shè)置的主要作用是為軟件的日常使用建立一個(gè)基礎(chǔ)，其中包括：初始建賬、初始數(shù)據(jù)錄入和基礎(chǔ)資料的建立。這些基礎(chǔ)資料包括：產(chǎn)品結(jié)構(gòu)資料、供應(yīng)商資料、與采購(gòu)業(yè)務(wù)有關(guān)的公共碼表和與采購(gòu)業(yè)務(wù)相關(guān)的結(jié)算方式、付款方式等。這些公共碼表有采購(gòu)部門(mén)、采購(gòu)人員等。除了利用這些基礎(chǔ)資料進(jìn)行方便、快速的輸入外，更重要的作用是作為各種數(shù)據(jù)分類統(tǒng)計(jì)的分類依據(jù)。

7.2.5采購(gòu)與應(yīng)付款管理的功能結(jié)構(gòu)9/23/202444第7章會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)2．業(yè)務(wù)單據(jù)輸入采購(gòu)與應(yīng)付款管理需要輸入的原始單據(jù)有：采購(gòu)訂單、采購(gòu)入庫(kù)單、采購(gòu)發(fā)票、付款單和退貨單等。這幾個(gè)單據(jù)盡管是分別輸入的，但它們之間是有關(guān)系的，也正是這種關(guān)系把采購(gòu)與應(yīng)付子系統(tǒng)的各業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)聯(lián)系在了一起。另外，對(duì)輸入的各種業(yè)務(wù)單據(jù)可根據(jù)用戶的要求，按條件進(jìn)行查詢。7.2.5采購(gòu)與應(yīng)付款管理的功能結(jié)構(gòu)9/23/202445第7章會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)3．業(yè)務(wù)處理它包括采購(gòu)訂單生成、采購(gòu)結(jié)算和往來(lái)賬核銷三個(gè)功能。采購(gòu)訂單生成是系統(tǒng)根據(jù)生產(chǎn)訂單、產(chǎn)品的結(jié)構(gòu)資料、庫(kù)存余額信息及企業(yè)的管理要求，最終生產(chǎn)采購(gòu)訂單。采購(gòu)結(jié)算功能把采購(gòu)入庫(kù)單和采購(gòu)發(fā)票聯(lián)系在一起，通過(guò)比較入庫(kù)單數(shù)據(jù)和發(fā)票數(shù)據(jù)，反映兩者的差異，也就是反映資金流與物流之間的差異。往來(lái)賬核銷功能把采購(gòu)發(fā)票和付款單聯(lián)系在一起，通過(guò)比較采購(gòu)發(fā)票數(shù)據(jù)和付款單數(shù)據(jù)，形成正確的與供應(yīng)商之間的往來(lái)賬。7.2.5采購(gòu)與應(yīng)付款管理的功能結(jié)構(gòu)9/23/202446第7章會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)4．報(bào)表輸出此功能可以輸出用戶需要的各種報(bào)表，其中包括對(duì)訂購(gòu)情況、采購(gòu)情況、入庫(kù)情況、結(jié)算情況、貨到票未到情況、票到貨未到情況、采購(gòu)費(fèi)用發(fā)生的情況、增值稅抵扣情況、與供應(yīng)商的往來(lái)賬和賬齡分析情況等的統(tǒng)計(jì)分析表。對(duì)于一般的報(bào)表都可以打印，還可以以多種格式輸出到文件中，以便進(jìn)行其它的處理，如：可以以文本格式或EXCEL格式輸出到文件中。另外，對(duì)報(bào)表的格式用戶可以進(jìn)行靈活的定義。7.2.5采購(gòu)與應(yīng)付款管理的功能結(jié)構(gòu)9/23/202447第7章會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)5．轉(zhuǎn)賬處理轉(zhuǎn)賬處理功能的基本目的是根據(jù)輸入的業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)生成記賬憑證，以便進(jìn)行有關(guān)的賬務(wù)處理。由于采購(gòu)與應(yīng)付的會(huì)計(jì)核算科目與結(jié)算和交易方式有明確的對(duì)應(yīng)關(guān)系，因此，可依據(jù)結(jié)算方式、交易方式，在記賬憑證設(shè)置時(shí)，設(shè)置對(duì)應(yīng)科目來(lái)完成；記賬憑證可依據(jù)采購(gòu)發(fā)票和付款單等原始憑證手工確認(rèn)來(lái)生成并傳遞到總賬系統(tǒng)。7.2.5采購(gòu)與應(yīng)付款管理的功能結(jié)構(gòu)9/23/202448第7章會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)7.2.5采購(gòu)與應(yīng)付款管理的功能結(jié)構(gòu)9/23/202449第7章會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)采購(gòu)與應(yīng)付款管理的初始設(shè)置是為用戶在計(jì)算機(jī)上處理自己企業(yè)的采購(gòu)與應(yīng)付業(yè)務(wù)準(zhǔn)備一個(gè)適宜的運(yùn)行環(huán)境，使通用的采購(gòu)與應(yīng)付業(yè)務(wù)管理系統(tǒng)能夠適應(yīng)本企業(yè)采購(gòu)與應(yīng)付業(yè)務(wù)的管理需要，同時(shí)，可在企業(yè)的經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)處理發(fā)生變化時(shí)對(duì)已有的設(shè)置進(jìn)行修改以便適應(yīng)企業(yè)的這種變化。系統(tǒng)的初始設(shè)置主要有：7.3采購(gòu)與應(yīng)付款管理的初始設(shè)置9/23/202450第7章會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)7.3.1賬套建立此處初始建賬的作用與其它系統(tǒng)是一樣的，即為系統(tǒng)今后日常數(shù)據(jù)處理的需要，建立各種數(shù)據(jù)庫(kù)文件的結(jié)構(gòu)。因此，初始建賬非常重要，一旦設(shè)置錯(cuò)誤，將影響系統(tǒng)的日常處理。而且，設(shè)置時(shí)要考慮到企業(yè)將來(lái)的業(yè)務(wù)發(fā)展。如：初始建賬時(shí)，要設(shè)置供應(yīng)商、存貨等檔案信息，設(shè)置信息在初始建賬中一旦確定并在后續(xù)日常處理中啟用后將無(wú)法修改。7.3.1賬套建立9/23/202451第7章會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)7.3.2基礎(chǔ)檔案信息設(shè)置1．供應(yīng)商檔案設(shè)置此功能設(shè)置有關(guān)供應(yīng)商的檔案信息，以便對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行管理。這些信息包括：供應(yīng)商代碼、供應(yīng)商名稱、電話、地址、付款條件、信用情況等，其中前兩項(xiàng)是最重要的。一般來(lái)說(shuō)供應(yīng)商代碼一經(jīng)設(shè)置并使用應(yīng)該既不允許刪除也不允許修改，只允許增加新的供應(yīng)商單位。7.3.2基礎(chǔ)檔案信息設(shè)置9/23/202452第7章會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)2．采購(gòu)部門(mén)和采購(gòu)人員檔案設(shè)置采購(gòu)部門(mén)和采購(gòu)人員檔案設(shè)置是對(duì)涉及采購(gòu)業(yè)務(wù)的企業(yè)各部門(mén)和負(fù)責(zé)采購(gòu)業(yè)務(wù)的個(gè)人進(jìn)行編碼，以便在采購(gòu)業(yè)務(wù)中明確責(zé)任單位和責(zé)任人，并可按采購(gòu)部門(mén)和人員對(duì)采購(gòu)業(yè)務(wù)進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析。為了保證數(shù)據(jù)的一致性，采購(gòu)部門(mén)和采購(gòu)人員的編碼一旦設(shè)定并被使用應(yīng)該既不允許刪除也不允許修改。除編碼以外的其它內(nèi)容應(yīng)該允許修改。7.3.2基礎(chǔ)檔案信息設(shè)置9/23/202453第7章會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)3．存貨分類設(shè)置存貨分類用于設(shè)置存貨分類編碼、名稱等。一般來(lái)說(shuō)，工業(yè)企業(yè)的存貨分類可以分為三類：材料、產(chǎn)成品、應(yīng)稅勞務(wù)等；商業(yè)企業(yè)的存貨分類的一般可以分為兩類：商品、應(yīng)稅勞務(wù)。4．計(jì)量單位設(shè)置用于設(shè)置對(duì)存貨的計(jì)量單位組和計(jì)量單位信息。未使用的計(jì)量單位的類別可隨時(shí)修改；已被存貨檔案引用的計(jì)量單位所在的計(jì)量單位組的類別不能修改。7.3.2基礎(chǔ)檔案信息設(shè)置9/23/202454第7章會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)5．存貨檔案設(shè)置實(shí)現(xiàn)對(duì)存貨檔案的設(shè)立和管理，隨同發(fā)票一起開(kāi)具的采購(gòu)費(fèi)用等也應(yīng)設(shè)置在存貨檔案中。用戶可以根據(jù)業(yè)務(wù)的需要方便地增加、修改、刪除、查詢、打印存貨檔案。存貨檔案設(shè)置中還包含增值稅稅率設(shè)置，以便在處理采購(gòu)業(yè)務(wù)時(shí)選擇對(duì)應(yīng)的稅率由系統(tǒng)自動(dòng)計(jì)算對(duì)應(yīng)的進(jìn)項(xiàng)稅額。6．結(jié)算方式設(shè)置企業(yè)支付貨款的結(jié)算方式主要有：現(xiàn)金、支票、匯兌、銀行匯票、商業(yè)匯票、銀行本票、托收承付和委托收款等。由于不同的結(jié)算方式管理要求不同，如對(duì)支票等需要登記支票號(hào)以便加強(qiáng)對(duì)支票的管理和進(jìn)行銀行對(duì)賬。對(duì)應(yīng)的會(huì)計(jì)科目也可能不同，因此一般依據(jù)結(jié)算方式設(shè)置對(duì)應(yīng)的會(huì)計(jì)科目，以便系統(tǒng)能夠生成相應(yīng)的記賬憑證。7.3.2基礎(chǔ)檔案信息設(shè)置9/23/202455第7章會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)7．付款條件設(shè)置供應(yīng)商采用賒銷方式進(jìn)行銷售時(shí)為了促使客戶及時(shí)支付貨款，當(dāng)客戶能夠在一定的期限內(nèi)付款時(shí)，供應(yīng)商可以給客戶一定的折扣。付款條件通常表示為5/10，2/20，n/30，它的意思是客戶在10天內(nèi)償還貨款，可得到5％的折扣，只付原價(jià)的95％的貨款；在20天內(nèi)償還貨款，可得到2％的折扣，只要付原價(jià)的98％的貨款；在30天內(nèi)償還貨款，則須按照全額支付貨款；在30天以后償還貨款，則不僅要按全額支付貨款，還可能要支付延期付款利息或違約金。為了處理這種業(yè)務(wù)需要進(jìn)行付款條件的設(shè)置。付款條件主要設(shè)置折扣有效期限、對(duì)應(yīng)折扣率和應(yīng)付賬款的到期天數(shù)。7.3.2基礎(chǔ)檔案信息設(shè)置9/23/202456第7章會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)8．倉(cāng)庫(kù)檔案存貨一般是用倉(cāng)庫(kù)來(lái)保管的，啟用采購(gòu)與應(yīng)付款管理應(yīng)首先對(duì)倉(cāng)庫(kù)檔案進(jìn)行管理。由于倉(cāng)庫(kù)記錄在使用后，所屬部門(mén)不可修改，因此用戶應(yīng)先輸入部門(mén)檔案后，方可輸入倉(cāng)庫(kù)檔案，以便所屬部門(mén)的錄入。

9．收發(fā)類別收發(fā)類別設(shè)置，是為了用戶對(duì)材料的出入庫(kù)情況進(jìn)行分類匯總統(tǒng)計(jì)而設(shè)置的，表示材料的出入庫(kù)類型，用戶可根據(jù)各本單位的實(shí)際需要進(jìn)行設(shè)置。7.3.2基礎(chǔ)檔案信息設(shè)置9/23/202457第7章會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)10．產(chǎn)品結(jié)構(gòu)檔案設(shè)置此功能設(shè)置某一產(chǎn)品所包含下一級(jí)產(chǎn)品的信息，如：產(chǎn)品編碼，下一級(jí)產(chǎn)品編碼、數(shù)量、存放倉(cāng)庫(kù)等信息。11．采購(gòu)類型采購(gòu)類型是由用戶根據(jù)企業(yè)需要自行設(shè)定的項(xiàng)目，用戶在填制采購(gòu)入庫(kù)單等單據(jù)時(shí)，會(huì)涉及到采購(gòu)類型選擇。采購(gòu)類型不分級(jí)次，企業(yè)可以根據(jù)實(shí)際需要進(jìn)行設(shè)立。例如：從國(guó)外購(gòu)進(jìn)、國(guó)內(nèi)純購(gòu)進(jìn)、從省外購(gòu)進(jìn)、從本地購(gòu)進(jìn)、從生產(chǎn)廠家購(gòu)進(jìn)，從批發(fā)企業(yè)購(gòu)進(jìn)、為生產(chǎn)采購(gòu)、為委托加工采購(gòu)、為在建工程采購(gòu)等等。7.3.2基礎(chǔ)檔案信息設(shè)置9/23/202458第7章會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)7.3.3采購(gòu)管理系統(tǒng)的初始設(shè)置7.3.3采購(gòu)管理系統(tǒng)的初始設(shè)置1．期初記賬期初記賬是將采購(gòu)期初數(shù)據(jù)記入有關(guān)采購(gòu)賬；期初記賬后，期初數(shù)據(jù)不能增加、修改，除非取消期初記賬。賬簿都應(yīng)有期初數(shù)據(jù)，以保證其數(shù)據(jù)的連貫性。用戶在初次使用采購(gòu)管理系統(tǒng)時(shí)，應(yīng)輸入期初數(shù)據(jù)。如果系統(tǒng)中已有上年的數(shù)據(jù)，不允許取消期初記賬。期初數(shù)據(jù)包括：包括期初暫估入庫(kù)、期初代管掛賬確認(rèn)單、期初在途存貨、期初受托代銷商品。

9/23/202459第7章會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)7.3.3采購(gòu)管理系統(tǒng)的初始設(shè)置2．系統(tǒng)選項(xiàng)設(shè)置（1）超訂單到貨及入庫(kù)控制。企業(yè)如允許超訂單到貨入庫(kù)可以選擇超訂單到貨及入庫(kù)控制選項(xiàng)，此時(shí)到貨入庫(kù)數(shù)量可超訂單數(shù)量，但不能超過(guò)訂單數(shù)量入庫(kù)上限，即訂單數(shù)量*（1+入庫(kù)超額上限），入庫(kù)上限在存貨檔案中設(shè)置。（2）最高進(jìn)價(jià)控制。企業(yè)如需進(jìn)行最高進(jìn)價(jià)控制可設(shè)置最高進(jìn)價(jià)控制口令，控制采購(gòu)價(jià)格的上限，限制業(yè)務(wù)員的權(quán)限。當(dāng)填制采購(gòu)單據(jù)超過(guò)最高進(jìn)價(jià)，系統(tǒng)提示并要求輸入控制口令，口令不正確不能保存采購(gòu)單據(jù)。9/23/202460第7章會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)7.3.3采購(gòu)管理系統(tǒng)的初始設(shè)置

最高進(jìn)價(jià)針對(duì)本幣含稅單價(jià)或本幣無(wú)稅單價(jià)：當(dāng)單據(jù)中的價(jià)格標(biāo)識(shí)＝含稅時(shí)，最高進(jìn)價(jià)就是針對(duì)本幣含稅單價(jià)，進(jìn)行最高進(jìn)價(jià)控制時(shí)，用本幣含稅單價(jià)與最高進(jìn)價(jià)比較；當(dāng)單據(jù)中的價(jià)格標(biāo)識(shí)＝無(wú)稅時(shí)，最高進(jìn)價(jià)就是針對(duì)本幣無(wú)稅單價(jià)，進(jìn)行最高進(jìn)價(jià)控制時(shí)，用本幣無(wú)稅單價(jià)與最高進(jìn)價(jià)比較。9/23/202461第7章會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)7.3.4應(yīng)付款管理系統(tǒng)的初始設(shè)置7.3.4應(yīng)付款管理系統(tǒng)的初始設(shè)置1．會(huì)計(jì)科目設(shè)置（1）基本科目設(shè)置。即對(duì)會(huì)計(jì)核算使用的基本科目進(jìn)行設(shè)置，若用戶未在單據(jù)中指定科目，且控制科目設(shè)置與產(chǎn)品科目設(shè)置中沒(méi)有明細(xì)科目的設(shè)置，則系統(tǒng)制單依據(jù)制單規(guī)則取基本科目設(shè)置中的科目設(shè)置。基本科目是指應(yīng)付款管理系統(tǒng)憑證制單所需要的會(huì)計(jì)科目，主要包括：應(yīng)付科目、預(yù)付科目、采購(gòu)科目、稅金科目等。如：核算應(yīng)付款的科目設(shè)置為“應(yīng)付賬款”。注意“應(yīng)付賬款”科目必須是按“供應(yīng)商”輔助核算的科目。核算進(jìn)項(xiàng)稅的科目設(shè)置為“應(yīng)交稅費(fèi)----應(yīng)交增值稅----進(jìn)項(xiàng)稅額”。（2）控制科目設(shè)置。即進(jìn)行應(yīng)付科目、預(yù)付科目的設(shè)置?？刂瓶颇渴侵冈趹?yīng)付款管理系統(tǒng)中帶有供應(yīng)商往來(lái)輔助核算的科目。如：核算預(yù)付款的科目設(shè)置為“預(yù)付賬款”?？刂瓶颇靠砂垂?yīng)商分類、地區(qū)分類、按采購(gòu)類型、按存貨分類進(jìn)行控制科目的設(shè)置。

（3）產(chǎn)品科目設(shè)置：進(jìn)行采購(gòu)科目、應(yīng)交增值稅科目設(shè)置。如：核算存貨采購(gòu)的科目設(shè)置為“材料采購(gòu)”。若產(chǎn)品科目沒(méi)有輸入，則系統(tǒng)取基本科目設(shè)置中采購(gòu)科目、稅金科目。如果按存貨分類進(jìn)行科目設(shè)置，則可按存貨分類+稅率進(jìn)行科目的設(shè)置。

（4）結(jié)算方式科目設(shè)置：進(jìn)行結(jié)算方式、幣種、科目的設(shè)置。設(shè)置不同結(jié)算方式對(duì)應(yīng)的科目，如：“現(xiàn)金”結(jié)算方式對(duì)應(yīng)的科目應(yīng)設(shè)置為“庫(kù)存現(xiàn)金”，“支票”結(jié)算方式應(yīng)設(shè)置為“銀行存款”。對(duì)于現(xiàn)結(jié)的發(fā)票及收付款單，系統(tǒng)依據(jù)單據(jù)上的結(jié)算方式查找對(duì)應(yīng)的結(jié)算科目，系統(tǒng)制單時(shí)自動(dòng)帶出，若未輸入，則錄入相應(yīng)單據(jù)時(shí)需手工輸入憑證科目。

2．賬齡區(qū)間設(shè)置為了對(duì)應(yīng)付賬款進(jìn)行賬齡分析，首先應(yīng)在此設(shè)置賬齡區(qū)間，主要設(shè)置各賬齡區(qū)間的天數(shù)。賬齡區(qū)間設(shè)置指用戶定義賬期內(nèi)應(yīng)付賬款或付款時(shí)間間隔的功能，其作用是便于用戶根據(jù)自己定義的賬款時(shí)間間隔，進(jìn)行賬期內(nèi)應(yīng)付賬款或付款的賬齡查詢和賬齡分析，清楚了解在一定期間內(nèi)所發(fā)生的應(yīng)付款、付款情況。3．逾期賬齡區(qū)間設(shè)置逾期賬齡區(qū)間設(shè)置指用戶定義應(yīng)付賬款或付款時(shí)間間隔的功能，設(shè)置逾期賬齡區(qū)間是便于用戶根據(jù)自己定義的賬款時(shí)間間隔，進(jìn)行逾期應(yīng)付賬款或付款的賬齡查詢和賬齡分析，清楚了解在一定期間內(nèi)所發(fā)生的應(yīng)付款、付款情況。4．系統(tǒng)選項(xiàng)設(shè)置（1）受控科目制單方式。應(yīng)付款管理系統(tǒng)提供兩種制單方式：明細(xì)到供應(yīng)商、明細(xì)到單據(jù)的方式。明細(xì)到供應(yīng)商：當(dāng)將一個(gè)供應(yīng)商的多筆業(yè)務(wù)合并生成一張憑證時(shí)，如果核算這多筆業(yè)務(wù)的控制科目相同，系統(tǒng)將自動(dòng)將其合并成一條分錄。這種方式的目的是用戶可以在總賬系統(tǒng)中能夠根據(jù)供應(yīng)商來(lái)查詢其詳細(xì)信息。明細(xì)到單據(jù)：當(dāng)用戶將一個(gè)供應(yīng)商的多筆業(yè)務(wù)合并生成一張憑證時(shí)，系統(tǒng)會(huì)將每一筆業(yè)務(wù)形成一條分錄。這種方式的目的是用戶在總賬系統(tǒng)中也能查看到每個(gè)供應(yīng)商的每筆業(yè)務(wù)的詳細(xì)情況。（2）應(yīng)付款核銷方式。核銷即付款沖銷應(yīng)付款的操作，應(yīng)付款管理系統(tǒng)提供兩種應(yīng)付款的沖銷方式，即按單據(jù)、按存貨（產(chǎn)品）兩種方式。按單據(jù)核銷：系統(tǒng)將滿足條件的未結(jié)算單據(jù)全部列出，由用戶選擇要結(jié)算的單據(jù)，根據(jù)用戶所選擇的單據(jù)進(jìn)行核銷。按存貨核銷：系統(tǒng)將滿足條件的未結(jié)算單據(jù)按存貨列出，由用戶選擇要結(jié)算的存貨，根據(jù)用戶所選擇的存貨進(jìn)行核銷。5．期初余額錄入用戶需要將正式啟用賬套前的所有應(yīng)付業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)錄入到系統(tǒng)中，作為期初建賬的數(shù)據(jù)，系統(tǒng)即可對(duì)其進(jìn)行管理，這樣既保證了數(shù)據(jù)的連續(xù)性又保證了數(shù)據(jù)的完整性。當(dāng)初次使用應(yīng)付款管理系統(tǒng)時(shí)，要將上期未處理完全的單據(jù)都錄入到應(yīng)付款管理系統(tǒng)，以便于以后的處理。當(dāng)進(jìn)入第二年度處理時(shí)，系統(tǒng)自動(dòng)將上年度未處理完全的單據(jù)轉(zhuǎn)成為下一年度的期初余額。在下一年度的第一個(gè)會(huì)計(jì)期間里，可進(jìn)行期初余額的調(diào)整。期初數(shù)據(jù)通過(guò)各類期初單據(jù)輸入到系統(tǒng)中，需錄入的期初單據(jù)包括：期初采購(gòu)發(fā)票、期初應(yīng)付單、期初預(yù)付單和期初票據(jù)。期初采購(gòu)發(fā)票是指還未核銷的應(yīng)付賬款，在應(yīng)付款管理系統(tǒng)中以發(fā)票的形式列示，已核銷部分金額不顯示。期初應(yīng)付單是指還未結(jié)算的其他應(yīng)付單，在應(yīng)付款管理系統(tǒng)中以應(yīng)付單的形式列示，已核銷部分金額不顯示。期初預(yù)付單是指提前支付的供應(yīng)商款項(xiàng)，在系統(tǒng)中以付款單的形式列示。期初票據(jù)是指還未結(jié)算的票據(jù)。9/23/202462第7章會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)7.3.4應(yīng)付款管理系統(tǒng)的初始設(shè)置7.3.4應(yīng)付款管理系統(tǒng)的初始設(shè)置1．會(huì)計(jì)科目設(shè)置（1）基本科目設(shè)置。即對(duì)會(huì)計(jì)核算使用的基本科目進(jìn)行設(shè)置，若用戶未在單據(jù)中指定科目，且控制科目設(shè)置與產(chǎn)品科目設(shè)置中沒(méi)有明細(xì)科目的設(shè)置，則系統(tǒng)制單依據(jù)制單規(guī)則取基本科目設(shè)置中的科目設(shè)置?；究颇渴侵笐?yīng)付款管理系統(tǒng)憑證制單所需要的會(huì)計(jì)科目，主要包括：應(yīng)付科目、預(yù)付科目、采購(gòu)科目、稅金科目等。如：核算應(yīng)付款的科目設(shè)置為“應(yīng)付賬款”。注意“應(yīng)付賬款”科目必須是按“供應(yīng)商”輔助核算的科目。核算進(jìn)項(xiàng)稅的科目設(shè)置為“應(yīng)交稅費(fèi)----應(yīng)交增值稅----進(jìn)項(xiàng)稅額”。9/23/202463第7章會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)7.3.4應(yīng)付款管理系統(tǒng)的初始設(shè)置（2）控制科目設(shè)置。即進(jìn)行應(yīng)付科目、預(yù)付科目的設(shè)置?？刂瓶颇渴侵冈趹?yīng)付款管理系統(tǒng)中帶有供應(yīng)商往來(lái)輔助核算的科目。如：核算預(yù)付款的科目設(shè)置為“預(yù)付賬款”?？刂瓶颇靠砂垂?yīng)商分類、地區(qū)分類、按采購(gòu)類型、按存貨分類進(jìn)行控制科目的設(shè)置。

（3）產(chǎn)品科目設(shè)置：進(jìn)行采購(gòu)科目、應(yīng)交增值稅科目設(shè)置。如：核算存貨采購(gòu)的科目設(shè)置為“材料采購(gòu)”。若產(chǎn)品科目沒(méi)有輸入，則系統(tǒng)取基本科目設(shè)置中采購(gòu)科目、稅金科目。如果按存貨分類進(jìn)行科目設(shè)置，則可按存貨分類+稅率進(jìn)行科目的設(shè)置。

9/23/202464第7章會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)7.3.4應(yīng)付款管理系統(tǒng)的初始設(shè)置（4）結(jié)算方式科目設(shè)置：進(jìn)行結(jié)算方式、幣種、科目的設(shè)置。設(shè)置不同結(jié)算方式對(duì)應(yīng)的科目，如：“現(xiàn)金”結(jié)算方式對(duì)應(yīng)的科目應(yīng)設(shè)置為“庫(kù)存現(xiàn)金”，“支票”結(jié)算方式應(yīng)設(shè)置為“銀行存款”。對(duì)于現(xiàn)結(jié)的發(fā)票及收付款單，系統(tǒng)依據(jù)單據(jù)上的結(jié)算方式查找對(duì)應(yīng)的結(jié)算科目，系統(tǒng)制單時(shí)自動(dòng)帶出，若未輸入，則錄入相應(yīng)單據(jù)時(shí)需手工輸入憑證科目。

9/23/202465第7章會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)7.3.4應(yīng)付款管理系統(tǒng)的初始設(shè)置2．賬齡區(qū)間設(shè)置為了對(duì)應(yīng)付賬款進(jìn)行賬齡分析，首先應(yīng)在此設(shè)置賬齡區(qū)間，主要設(shè)置各賬齡區(qū)間的天數(shù)。賬齡區(qū)間設(shè)置指用戶定義賬期內(nèi)應(yīng)付賬款或付款時(shí)間間隔的功能，其作用是便于用戶根據(jù)自己定義的賬款時(shí)間間隔，進(jìn)行賬期內(nèi)應(yīng)付賬款或付款的賬齡查詢和賬齡分析，清楚了解在一定期間內(nèi)所發(fā)生的應(yīng)付款、付款情況。3．逾期賬齡區(qū)間設(shè)置逾期賬齡區(qū)間設(shè)置指用戶定義應(yīng)付賬款或付款時(shí)間間隔的功能，設(shè)置逾期賬齡區(qū)間是便于用戶根據(jù)自己定義的賬款時(shí)間間隔，進(jìn)行逾期應(yīng)付賬款或付款的賬齡查詢和賬齡分析，清楚了解在一定期間內(nèi)所發(fā)生的應(yīng)付款、付款情況。9/23/202466第7章會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)7.3.4應(yīng)付款管理系統(tǒng)的初始設(shè)置4．系統(tǒng)選項(xiàng)設(shè)置（1）受控科目制單方式。應(yīng)付款管理系統(tǒng)提供兩種制單方式：明細(xì)到供應(yīng)商、明細(xì)到單據(jù)的方式。明細(xì)到供應(yīng)商：當(dāng)將一個(gè)供應(yīng)商的多筆業(yè)務(wù)合并生成一張憑證時(shí)，如果核算這多筆業(yè)務(wù)的控制科目相同，系統(tǒng)將自動(dòng)將其合并成一條分錄。這種方式的目的是用戶可以在總賬系統(tǒng)中能夠根據(jù)供應(yīng)商來(lái)查詢其詳細(xì)信息。明細(xì)到單據(jù)：當(dāng)用戶將一個(gè)供應(yīng)商的多筆業(yè)務(wù)合并生成一張憑證時(shí)，系統(tǒng)會(huì)將每一筆業(yè)務(wù)形成一條分錄。這種方式的目的是用戶在總賬系統(tǒng)中也能查看到每個(gè)供應(yīng)商的每筆業(yè)務(wù)的詳細(xì)情況。9/23/202467第7章會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)7.3.4應(yīng)付款管理系統(tǒng)的初始設(shè)置（2）應(yīng)付款核銷方式。核銷即付款沖銷應(yīng)付款的操作，應(yīng)付款管理系統(tǒng)提供兩種應(yīng)付款的沖銷方式，即按單據(jù)、按存貨（產(chǎn)品）兩種方式。按單據(jù)核銷：系統(tǒng)將滿足條件的未結(jié)算單據(jù)全部列出，由用戶選擇要結(jié)算的單據(jù)，根據(jù)用戶所選擇的單據(jù)進(jìn)行核銷。按存貨核銷：系統(tǒng)將滿足條件的未結(jié)算單據(jù)按存貨列出，由用戶選擇要結(jié)算的存貨，根據(jù)用戶所選擇的存貨進(jìn)行核銷。9/23/202468第7章會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)7.3.4應(yīng)付款管理系統(tǒng)的初始設(shè)置5．期初余額錄入用戶需要將正式啟用賬套前的所有應(yīng)付業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)錄入到系統(tǒng)中，作為期初建賬的數(shù)據(jù)，系統(tǒng)即可對(duì)其進(jìn)行管理，這樣既保證了數(shù)據(jù)的連續(xù)性又保證了數(shù)據(jù)的完整性。當(dāng)初次使用應(yīng)付款管理系統(tǒng)時(shí)，要將上期未處理完全的單據(jù)都錄入到應(yīng)付款管理系統(tǒng)，以便于以后的處理。當(dāng)進(jìn)入第二年度處理時(shí)，系統(tǒng)自動(dòng)將上年度未處理完全的單據(jù)轉(zhuǎn)成為下一年度的期初余額。在下一年度的第一個(gè)會(huì)計(jì)期間里，可進(jìn)行期初余額的調(diào)整。9/23/202469第7章會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)7.3.4應(yīng)付款管理系統(tǒng)的初始設(shè)置期初數(shù)據(jù)通過(guò)各類期初單據(jù)輸入到系統(tǒng)中，需錄入的期初單據(jù)包括：期初采購(gòu)發(fā)票、期初應(yīng)付單、期初預(yù)付單和期初票據(jù)。期初采購(gòu)發(fā)票是指還未核銷的應(yīng)付賬款，在應(yīng)付款管理系統(tǒng)中以發(fā)票的形式列示，已核銷部分金額不顯示。期初應(yīng)付單是指還未結(jié)算的其他應(yīng)付單，在應(yīng)付款管理系統(tǒng)中以應(yīng)付單的形式列示，已核銷部分金額不顯示。期初預(yù)付單是指提前支付的供應(yīng)商款項(xiàng)，在系統(tǒng)中以付款單的形式列示。期初票據(jù)是指還未結(jié)算的票據(jù)。9/23/202470第7章會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)7.4采購(gòu)與應(yīng)付款管理日常業(yè)務(wù)處理采購(gòu)管理系統(tǒng)提供的日常業(yè)務(wù)處理內(nèi)容主要包括：提供請(qǐng)購(gòu)、采購(gòu)訂貨、采購(gòu)到貨、采購(gòu)入庫(kù)、采購(gòu)開(kāi)票以及采購(gòu)結(jié)算。應(yīng)付款管理系統(tǒng)提供的日常業(yè)務(wù)處理內(nèi)容主要包括：提供應(yīng)付單據(jù)處理、付款單據(jù)處理、核銷處理、轉(zhuǎn)賬處理以及制單處理。9/23/202471第7章會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)7.4.1采購(gòu)管理系統(tǒng)的日常業(yè)務(wù)處理7.4.1采購(gòu)管理系統(tǒng)的日常業(yè)務(wù)處理1.采購(gòu)管理系統(tǒng)的輸入采購(gòu)管理系統(tǒng)的數(shù)據(jù)輸入可以分成三類：一類是初始設(shè)置數(shù)據(jù)的輸入，如：產(chǎn)品結(jié)構(gòu)、供應(yīng)商檔案、結(jié)算方式、付款條件等設(shè)置。一類是從其他子系統(tǒng)轉(zhuǎn)入的數(shù)據(jù)，如從庫(kù)存管理和存貨核算系統(tǒng)中調(diào)取存貨庫(kù)存量、成本等信息。還有一類是日常業(yè)務(wù)處理的原始數(shù)據(jù)。9/23/202472第7章會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)7.4.1采購(gòu)管理系統(tǒng)的日常業(yè)務(wù)處理

前兩類數(shù)據(jù)在系統(tǒng)中主要是為了形成數(shù)據(jù)辭典，以便方便的輸入采購(gòu)發(fā)票、采購(gòu)訂單等采購(gòu)業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)。第一類數(shù)據(jù)在初始設(shè)置中已做了詳細(xì)的說(shuō)明。第二類數(shù)據(jù)是在與庫(kù)存管理和存貨核算系統(tǒng)聯(lián)合運(yùn)行時(shí)由系統(tǒng)自動(dòng)調(diào)入。在這里僅對(duì)采購(gòu)業(yè)務(wù)處理的輸入進(jìn)行說(shuō)明。采購(gòu)管理系統(tǒng)的日常數(shù)據(jù)輸入主要是采購(gòu)請(qǐng)購(gòu)單、采購(gòu)訂單、到貨單、采購(gòu)入庫(kù)單、采購(gòu)發(fā)票和退貨單的輸入。（1）請(qǐng)購(gòu)單的輸入采購(gòu)請(qǐng)購(gòu)單的輸入是采購(gòu)業(yè)務(wù)處理的起點(diǎn)，用于描述和生成采購(gòu)的需求，如采購(gòu)什么貨物、采購(gòu)多少、何時(shí)使用、誰(shuí)用等內(nèi)容；同時(shí)，請(qǐng)購(gòu)單也可為采購(gòu)訂單提供建議內(nèi)容，如建議供應(yīng)商、建議訂貨日期等。用戶可以根據(jù)業(yè)務(wù)實(shí)際需要選則是否需要輸入采購(gòu)請(qǐng)購(gòu)單。采購(gòu)請(qǐng)購(gòu)單的輸入界面如圖7-4。9/23/202473第7章會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)7.4.1采購(gòu)管理系統(tǒng)的日常業(yè)務(wù)處理9/23/202474第7章會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)7.4.1采購(gòu)管理系統(tǒng)的日常業(yè)務(wù)處理（2）采購(gòu)訂單的輸入對(duì)于工業(yè)企業(yè)，采購(gòu)訂單是系統(tǒng)根據(jù)生產(chǎn)計(jì)劃和庫(kù)存余額而自動(dòng)生成的。而對(duì)于一般的商業(yè)企業(yè)，采購(gòu)業(yè)務(wù)是從采購(gòu)訂單開(kāi)始的。采購(gòu)訂單中需要輸入的基本數(shù)據(jù)有：供應(yīng)商代碼、采購(gòu)部門(mén)代碼、稅率、付款條件、存貨代碼、存貨數(shù)量、存貨單價(jià)、采購(gòu)人員等信息，如圖7-5。由于許多數(shù)據(jù)都是用代碼輸入，在記不清的情況下，可以利用系統(tǒng)的提示功能。通過(guò)采購(gòu)訂單的管理，可以幫助企業(yè)對(duì)采購(gòu)業(yè)務(wù)進(jìn)行事前預(yù)測(cè)、事中控制與監(jiān)督。采購(gòu)訂單審核后可用于參照生成采購(gòu)發(fā)票和采購(gòu)入庫(kù)單。9/23/202475第7章會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)7.4.1采購(gòu)管理系統(tǒng)的日常業(yè)務(wù)處理9/23/202476第7章會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)7.4.1采購(gòu)管理系統(tǒng)的日常業(yè)務(wù)處理（3）到貨單的輸入到貨單可以手工新增，也可以根據(jù)采購(gòu)訂單生成。到貨單的輸入不是必要的，用戶可以根據(jù)業(yè)務(wù)需要選擇是否輸入采購(gòu)到貨單。到貨單的輸入界面如圖7-6所示。9/23/202477第7章會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)7.4.1采購(gòu)管理系統(tǒng)的日常業(yè)務(wù)處理9/23/202478第7章會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)7.4.1采購(gòu)管理系統(tǒng)的日常業(yè)務(wù)處理（4）采購(gòu)入庫(kù)單的輸入采購(gòu)入庫(kù)單是根據(jù)采購(gòu)到貨簽收的實(shí)收數(shù)量填制的單據(jù)。它需要輸入的基本數(shù)據(jù)有：供應(yīng)商代碼、訂單號(hào)、倉(cāng)庫(kù)編碼、業(yè)務(wù)員代碼、存貨代碼、數(shù)量、單價(jià)等，如圖7-7。另外，采購(gòu)入庫(kù)單可根據(jù)采購(gòu)訂單產(chǎn)生，也可根據(jù)已先輸入計(jì)算機(jī)的采購(gòu)發(fā)票和以前相同的入庫(kù)單產(chǎn)生。此處輸入的單價(jià)只作為暫估價(jià)，存貨的最終價(jià)格由采購(gòu)發(fā)票決定。庫(kù)存管理系統(tǒng)未啟用前，可在采購(gòu)管理系統(tǒng)中錄入入庫(kù)單據(jù)；庫(kù)存管理系統(tǒng)啟用后，必須在庫(kù)存管理系統(tǒng)中錄入入庫(kù)單據(jù)，在采購(gòu)管理系統(tǒng)可查詢?nèi)霂?kù)單據(jù)并根據(jù)入庫(kù)單生成發(fā)票。9/23/202479第7章會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)7.4.1采購(gòu)管理系統(tǒng)的日常業(yè)務(wù)處理采購(gòu)入庫(kù)單按進(jìn)出倉(cāng)庫(kù)方向分為：藍(lán)字采購(gòu)入庫(kù)單、紅字采購(gòu)入庫(kù)單；按業(yè)務(wù)類型分為：普通采購(gòu)入庫(kù)單、受托代銷入庫(kù)單、代管采購(gòu)入庫(kù)單、固定資產(chǎn)采購(gòu)入庫(kù)單。藍(lán)字入庫(kù)單是采購(gòu)入庫(kù)單的正向單據(jù)。藍(lán)字入庫(kù)單中存貨的金額必須大于等于零。紅字入庫(kù)單是采購(gòu)入庫(kù)單的逆向單據(jù)。紅字入庫(kù)單中存貨的金額必須小于等于零。在采購(gòu)業(yè)務(wù)活動(dòng)中，如果發(fā)現(xiàn)已入庫(kù)的貨物因質(zhì)量等因素要求退貨，則對(duì)普通采購(gòu)業(yè)務(wù)進(jìn)行退貨單處理并填制紅色入庫(kù)單。如果發(fā)現(xiàn)已審核的入庫(kù)單數(shù)據(jù)有錯(cuò)誤（多填數(shù)量等），可以原數(shù)沖回，即將原錯(cuò)誤的入庫(kù)單，以相等的負(fù)數(shù)量填制紅字入庫(kù)單，沖抵原入庫(kù)單數(shù)據(jù)。采購(gòu)管理系統(tǒng)啟用時(shí)，用戶可以輸入期初紅字入庫(kù)單。9/23/202480第7章會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)7.4.1采購(gòu)管理系統(tǒng)的日常業(yè)務(wù)處理9/23/202481第7章會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)7.4.1采購(gòu)管理系統(tǒng)的日常業(yè)務(wù)處理（5）采購(gòu)發(fā)票的輸入采購(gòu)發(fā)票是以來(lái)自供應(yīng)商的原始發(fā)票為依據(jù)而輸入的。采購(gòu)發(fā)票需要輸入的基本數(shù)據(jù)有：原始發(fā)票號(hào)、供應(yīng)商代碼、稅率、采購(gòu)部門(mén)、付款條件、存貨代碼、數(shù)量、單價(jià)等，如圖7-8。采購(gòu)發(fā)票是會(huì)計(jì)核算的依據(jù)，采購(gòu)存貨的價(jià)格與金額由采購(gòu)發(fā)票決定，當(dāng)然，與供應(yīng)商結(jié)算的金額也由它來(lái)決定。采購(gòu)發(fā)票可由采購(gòu)訂單或采購(gòu)入庫(kù)單生成。9/23/202482第7章會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)7.4.1采購(gòu)管理系統(tǒng)的日常業(yè)務(wù)處理企業(yè)在收到供貨單位的發(fā)票后，如果沒(méi)有收到供貨單位的貨物，可以對(duì)發(fā)票壓?jiǎn)翁幚恚浳锏竭_(dá)后，再輸入系統(tǒng)做報(bào)賬結(jié)算處理；也可以先將發(fā)票輸入系統(tǒng)，以便實(shí)時(shí)統(tǒng)計(jì)在途貨物。采購(gòu)發(fā)票按業(yè)務(wù)性質(zhì)分為：藍(lán)字發(fā)票、紅字發(fā)票。采購(gòu)發(fā)票按發(fā)票類型分為：增值稅專用發(fā)票、普通發(fā)票和運(yùn)費(fèi)發(fā)票。9/23/202483第7章會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)7.4.1采購(gòu)管理系統(tǒng)的日常業(yè)務(wù)處理9/23/202484第7章會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)7.4.1采購(gòu)管理系統(tǒng)的日常業(yè)務(wù)處理（6）退貨單的輸入

采購(gòu)?fù)素泦斡脕?lái)退已入庫(kù)的存貨。退貨單需要輸入的數(shù)據(jù)和入庫(kù)單輸入的數(shù)據(jù)相同，在此不再贅述。退貨單的輸入界面如圖7-9。9/23/202485第7章會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)7.4.1采購(gòu)管理系統(tǒng)的日常業(yè)務(wù)處理9/23/202486第7章會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)7.4.1采購(gòu)管理系統(tǒng)的日常業(yè)務(wù)處理2.采購(gòu)管理系統(tǒng)的處理此處講述的采購(gòu)管理系統(tǒng)的數(shù)據(jù)處理，主要從用戶使用的角度考慮的，主要包括：業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)的輸入處理、采購(gòu)結(jié)算、采購(gòu)入庫(kù)處理、采購(gòu)?fù)素浱幚?、現(xiàn)付業(yè)務(wù)處理和常見(jiàn)采購(gòu)業(yè)務(wù)類型處理。（1）采購(gòu)業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)的輸入處理從日常業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)的輸入可以看出，采購(gòu)管理系統(tǒng)日常業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)輸入項(xiàng)目較多、輸入的的工作量較大，因此輸入出現(xiàn)錯(cuò)誤的可能性也大。為了保證數(shù)據(jù)輸入的正確和可靠，盡量減少輸入的工作量，在系統(tǒng)的輸入設(shè)計(jì)中采用了一些針對(duì)性措施。了解設(shè)計(jì)中的這些處理特點(diǎn)對(duì)于正確、靈活的使用采購(gòu)管理系統(tǒng)處理企業(yè)的采購(gòu)業(yè)務(wù)具有重要意義。9/23/202487第7章會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)7.4.1采購(gòu)管理系統(tǒng)的日常業(yè)務(wù)處理輸入單據(jù)的格式用戶可根據(jù)本身的需要自行設(shè)計(jì)，盡管手工與計(jì)算機(jī)輸入的數(shù)據(jù)項(xiàng)目是相同的，有些用戶希望單據(jù)輸入格式盡量與手工單據(jù)格式一致，減少因使用習(xí)慣差異帶來(lái)的錯(cuò)誤。但是需要注意的是，這種格式的一致是有限的，在格式一致的表象下用戶界面中還包含計(jì)算機(jī)重要的使用特點(diǎn)。這就是在單據(jù)輸入時(shí)為了避免誤操作，每張單據(jù)輸入完畢需要作存盤(pán)操作；輸入下一張單據(jù)前需要作增加操作；增加一條記錄需要作插入操作等。為了用戶使用方便，系統(tǒng)在多數(shù)用戶界面都提供增加、插入、刪除等常用操作的快捷鍵，熟悉這些快捷鍵的標(biāo)志和使用方法是熟練使用此系統(tǒng)的基礎(chǔ)。9/23/202488第7章會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)7.4.1采購(gòu)管理系統(tǒng)的日常業(yè)務(wù)處理相互關(guān)聯(lián)的單據(jù)可以由系統(tǒng)自動(dòng)互相生成。在采購(gòu)與應(yīng)付子系統(tǒng)中采購(gòu)訂單、采購(gòu)發(fā)票和采購(gòu)入庫(kù)單是相互聯(lián)系的。采購(gòu)入庫(kù)單可由采購(gòu)訂單和采購(gòu)發(fā)票生成，采購(gòu)發(fā)票也可由采購(gòu)入庫(kù)單生成。這種相互生成的目的，一是為了輸入的方便，提高輸入速度，二是在某些情況下，體現(xiàn)一種控制。如：只有通過(guò)訂貨這一環(huán)節(jié)，采購(gòu)才能完成，那樣的話，采購(gòu)入庫(kù)單只能由采購(gòu)訂單生成。凡是在初始設(shè)置中進(jìn)行過(guò)設(shè)置的項(xiàng)目，如：存貨代碼或名稱、供應(yīng)商代碼或名稱、付款條件、結(jié)算方式等項(xiàng)目，在輸入的用戶界面對(duì)應(yīng)項(xiàng)目中設(shè)置操作鍵，用以調(diào)出設(shè)置內(nèi)容供用戶選擇輸入。這種輸入方法對(duì)用戶有一個(gè)提示的作用，但當(dāng)選擇的項(xiàng)目太多時(shí)，反而會(huì)降低輸入的速度。9/23/202489第7章會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)7.4.1采購(gòu)管理系統(tǒng)的日常業(yè)務(wù)處理輸入單據(jù)的各個(gè)項(xiàng)目時(shí)，有些項(xiàng)目的數(shù)據(jù)必須輸入，而有些項(xiàng)目的數(shù)據(jù)是可以根據(jù)已輸入項(xiàng)目的數(shù)據(jù)生成的。如：在采購(gòu)發(fā)票的輸入中，輸入存貨的數(shù)量、單價(jià)，系統(tǒng)自動(dòng)計(jì)算金額；因?yàn)?，輸入的單價(jià)一般是含稅的，系統(tǒng)可根據(jù)稅率自動(dòng)算出存貨未含稅的金額。作為正式記錄存入系統(tǒng)的單據(jù)應(yīng)該經(jīng)過(guò)確認(rèn)。采購(gòu)數(shù)據(jù)直接與企業(yè)的錢(qián)和物有關(guān)，為了保證業(yè)務(wù)的真實(shí)和數(shù)據(jù)的正確，只有經(jīng)過(guò)確認(rèn)的單據(jù)才有效。所以，系統(tǒng)一般都設(shè)有一個(gè)單據(jù)審核的功能，對(duì)輸入的數(shù)據(jù)進(jìn)行確認(rèn)。9/23/202490第7章會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)7.4.1采購(gòu)管理系統(tǒng)的日常業(yè)務(wù)處理（2）采購(gòu)結(jié)算采購(gòu)結(jié)算也叫采購(gòu)報(bào)賬，在手工業(yè)務(wù)中，采購(gòu)業(yè)務(wù)員拿著經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)審批過(guò)的采購(gòu)發(fā)票和倉(cāng)庫(kù)確認(rèn)的入庫(kù)單到財(cái)務(wù)部門(mén)報(bào)賬，由財(cái)務(wù)人員確認(rèn)采購(gòu)成本并進(jìn)行相應(yīng)的賬務(wù)處理。采購(gòu)結(jié)算從操作處理上分為自動(dòng)結(jié)算、手工結(jié)算兩種方式。自動(dòng)結(jié)算是由計(jì)算機(jī)系統(tǒng)自動(dòng)將相同供貨單位的，存貨相同且數(shù)量相等采購(gòu)入庫(kù)單和采購(gòu)發(fā)票進(jìn)行結(jié)算。手工結(jié)算可以結(jié)算入庫(kù)單中部分貨物，未結(jié)算的貨物可以在今后取得發(fā)票后再結(jié)算；可以同時(shí)對(duì)多張入庫(kù)單和多張發(fā)票進(jìn)行報(bào)賬結(jié)算；手工結(jié)算支持到下級(jí)單位采購(gòu)，付款給其上級(jí)主管單位的結(jié)算，支持三角債結(jié)算，即支持甲單位的發(fā)票可以結(jié)算乙單位的貨物。9/23/202491第7章會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)7.4.1采購(gòu)管理系統(tǒng)的日常業(yè)務(wù)處理（3）采購(gòu)入庫(kù)處理按照貨物和發(fā)票到達(dá)的時(shí)間先后，可以將采購(gòu)入庫(kù)業(yè)務(wù)劃分為單貨同行、貨到票未到、票到貨未到3種類型，不同的業(yè)務(wù)類型相應(yīng)的處理方式有所差異。單貨同行單貨同行即發(fā)票隨貨物到達(dá)。當(dāng)貨物及其采購(gòu)發(fā)票同時(shí)到達(dá)企業(yè)時(shí)，首先檢驗(yàn)發(fā)票與貨物是否一致。如果單貨一致則填制采購(gòu)入庫(kù)單和采購(gòu)發(fā)票，及時(shí)進(jìn)行采購(gòu)結(jié)算。如果單貨不一致可以區(qū)分損耗原因，報(bào)有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后做有損耗的采購(gòu)結(jié)算。當(dāng)同時(shí)啟用采購(gòu)管理、庫(kù)存管理、存貨核算、應(yīng)付款管理、總賬系統(tǒng)時(shí)，單貨同行的采購(gòu)業(yè)務(wù)處理流程如圖7-10所示。9/23/202492圖7-10單貨同行業(yè)務(wù)處理流程圖7.4.1采購(gòu)管理系統(tǒng)的日常業(yè)務(wù)處理9/23/202493第7章會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)7.4.1采購(gòu)管理系統(tǒng)的日常業(yè)務(wù)處理貨到票未到當(dāng)貨物先到，而采購(gòu)發(fā)票未到達(dá)企業(yè)時(shí)，企業(yè)可根據(jù)實(shí)際入庫(kù)數(shù)量填制采購(gòu)入庫(kù)單，做暫估入庫(kù)；待取得發(fā)票后，再輸入發(fā)票進(jìn)行報(bào)賬結(jié)算。對(duì)于暫估業(yè)務(wù)，在月末暫估入庫(kù)單記賬前，要對(duì)所有的沒(méi)有結(jié)算的入庫(kù)單填入暫估單價(jià)，然后才能記賬。暫估入庫(kù)的后續(xù)業(yè)務(wù)處理可以分為單到回沖、月初回沖和單到補(bǔ)差3類。9/23/202494第7章會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)7.4.1采購(gòu)管理系統(tǒng)的日常業(yè)務(wù)處理單到回沖采取單到回沖方式在下月初不做處理，采購(gòu)發(fā)票收到后，在采購(gòu)管理系統(tǒng)中錄入采購(gòu)發(fā)票并進(jìn)行采購(gòu)結(jié)算（手工結(jié)算）；再到存貨核算中進(jìn)行“暫估處理”，存貨核算系統(tǒng)中生成紅字回沖單、藍(lán)字回沖單并據(jù)以登記存貨明細(xì)賬。紅字回沖單的入庫(kù)金額為上月暫估金額，藍(lán)字回沖單（報(bào)銷）的入庫(kù)金額為發(fā)票上的報(bào)銷金額。存貨核算系統(tǒng)中生成的憑證，傳遞到總賬。單到回沖主要業(yè)務(wù)處理流程如圖7-11所示。圖7-11損壞圖7-11暫估業(yè)務(wù)單到回沖處理流程圖9/23/202495第7章會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)7.4.1采購(gòu)管理系統(tǒng)的日常業(yè)務(wù)處理月初回沖月初回沖是在轉(zhuǎn)月月初，在存貨核算系統(tǒng)中生成與暫估入庫(kù)單完全相同的“紅字回沖單”并登錄相應(yīng)的存貨明細(xì)賬。收到采購(gòu)發(fā)票后，錄入采購(gòu)發(fā)票，對(duì)采購(gòu)入庫(kù)單和采購(gòu)發(fā)票作采購(gòu)結(jié)算；結(jié)算完畢后，進(jìn)入存貨核算系統(tǒng)，執(zhí)行“暫估處理”功能；進(jìn)行暫估處理后，系統(tǒng)根據(jù)發(fā)票自動(dòng)生成一張“藍(lán)字回沖單”，其上的金額為發(fā)票上的報(bào)銷金額；同時(shí)登記存貨明細(xì)賬，使庫(kù)存增加；對(duì)“藍(lán)字回沖單”制單，生成采購(gòu)入庫(kù)憑證。月初回沖主要業(yè)務(wù)處理流程如圖7-12所示。9/23/202496圖7-12暫估業(yè)務(wù)月初回沖處理流程圖7.4.1采購(gòu)管理系統(tǒng)的日常業(yè)務(wù)處理9/23/202497第7章會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)7.4.1采購(gòu)管理系統(tǒng)的日常業(yè)務(wù)處理單到補(bǔ)差采取單到補(bǔ)差方式則在下月初不做處理，采購(gòu)發(fā)票收到后，在采購(gòu)管理系統(tǒng)中錄入并進(jìn)行采購(gòu)結(jié)算，再到存貨核算中進(jìn)行“暫估處理”。如果報(bào)銷金額與暫估金額的差額不為零，則產(chǎn)生調(diào)整單，一張采購(gòu)入庫(kù)單生成一張調(diào)整單，用戶確認(rèn)后，自動(dòng)記入存貨明細(xì)賬；如果差額為零，則不生成調(diào)整單。最后對(duì)“調(diào)整單”制單，生成憑證，傳遞到總賬。單到補(bǔ)差主要業(yè)務(wù)處理流程如圖7-13所示。9/23/202498圖7-13暫估業(yè)務(wù)單到補(bǔ)差處理流程圖7.4.1采購(gòu)管理系統(tǒng)的日常業(yè)務(wù)處理9/23/202499第7章會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)7.4.1采購(gòu)管理系統(tǒng)的日常業(yè)務(wù)處理票到貨未到當(dāng)先收到了供貨單位的發(fā)票，而沒(méi)有收到供貨單位的貨物時(shí)（即出現(xiàn)在途存貨），可以對(duì)發(fā)票進(jìn)行壓?jiǎn)翁幚?，待貨物到達(dá)后，再一并輸入計(jì)算機(jī)做結(jié)算處理。但如果需要實(shí)時(shí)統(tǒng)計(jì)在途貨物的情況，就必須將發(fā)票輸入計(jì)算機(jī)，待貨物到達(dá)后，再填制入庫(kù)單并做采購(gòu)結(jié)算。9/23/2024100第7章會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)7.4.1采購(gòu)管理系統(tǒng)的日常業(yè)務(wù)處理（4）采購(gòu)?fù)素浱幚碓趯?shí)務(wù)中，由于材料質(zhì)量不合格、企業(yè)轉(zhuǎn)產(chǎn)等原因，企業(yè)可能發(fā)生退貨業(yè)務(wù)。當(dāng)企業(yè)尚未錄入采購(gòu)入庫(kù)單發(fā)生退貨時(shí)，只要把貨退還給供應(yīng)商即可，在采購(gòu)管理系統(tǒng)中不做任何處理。故而，我們僅介紹入庫(kù)后的退貨。采購(gòu)?fù)素浀慕Y(jié)算可以分為三種情況：結(jié)算前全額退貨、結(jié)算前部分退貨和結(jié)算后退貨。結(jié)算前全額退貨。對(duì)于已錄入采購(gòu)入庫(kù)單，但未進(jìn)行采購(gòu)結(jié)算，并且全額退貨的情況，需要填制一張全額數(shù)量的紅字采購(gòu)入庫(kù)單；把這張紅字采購(gòu)入庫(kù)單與原入庫(kù)單進(jìn)行結(jié)算，沖抵原入庫(kù)單數(shù)據(jù)。結(jié)算前全額退貨主要業(yè)務(wù)處理流程如圖7-14所示。9/23/2024101圖7-14結(jié)算前全額退貨業(yè)務(wù)處理流程圖7.4.1采購(gòu)管理系統(tǒng)的日常業(yè)務(wù)處理9/23/2024102第7章會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)7.4.1采購(gòu)管理系統(tǒng)的日常業(yè)務(wù)處理結(jié)算前部分退貨。對(duì)于已錄入采購(gòu)入庫(kù)單但未進(jìn)行采購(gòu)結(jié)算，并且部分退貨的情況，需要填制一張部分?jǐn)?shù)量的紅字采購(gòu)入庫(kù)單并填制一張相對(duì)應(yīng)的采購(gòu)發(fā)票，其中發(fā)票上的數(shù)量＝原入庫(kù)單數(shù)量－紅字入庫(kù)單數(shù)量。最后，把這張紅字入庫(kù)單與原入庫(kù)單、采購(gòu)發(fā)票進(jìn)行結(jié)算，沖抵原入庫(kù)單數(shù)據(jù)。結(jié)算前部分退貨主要業(yè)務(wù)處理流程如圖7-15所示。9/23/2024103圖7-15結(jié)算前部分退貨業(yè)務(wù)處理流程圖7.4.1采購(gòu)管理系統(tǒng)的日常業(yè)務(wù)處理9/23/2024104圖7-16結(jié)算后退貨業(yè)務(wù)處理流程圖7.4.1采購(gòu)管理系統(tǒng)的日常業(yè)務(wù)處理結(jié)算后退貨。對(duì)于已錄入采購(gòu)入庫(kù)單、采購(gòu)發(fā)票，并且已進(jìn)行了采購(gòu)結(jié)算的情況，需要填制一張紅字采購(gòu)入庫(kù)單，再填制一張紅字發(fā)票；最后，把這張紅字采購(gòu)入庫(kù)單與紅字發(fā)票進(jìn)行結(jié)算，沖抵原入庫(kù)單數(shù)據(jù)。結(jié)算后退貨主要業(yè)務(wù)處理流程如圖7-16所示。9/23/2024105圖7-17現(xiàn)付業(yè)務(wù)處理流程圖7.4.1采購(gòu)管理系統(tǒng)的日常業(yè)務(wù)處理（5）現(xiàn)付業(yè)務(wù)處理現(xiàn)付業(yè)務(wù)指在采購(gòu)業(yè)務(wù)發(fā)生時(shí)，立即付款開(kāi)發(fā)票；在實(shí)際業(yè)務(wù)中當(dāng)采購(gòu)人員在采購(gòu)取得貨物的同時(shí)將貨款先行墊付，這時(shí)需將款項(xiàng)直接支付給本單位的采購(gòu)人員。在采購(gòu)發(fā)票保存后就可以進(jìn)行現(xiàn)付款處理，已審核的發(fā)票不能再做現(xiàn)付處理?，F(xiàn)付業(yè)務(wù)處理流程如圖7-17所示。9/23/2024106第7章會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)7.4.1采購(gòu)管理系統(tǒng)的日常業(yè)務(wù)處理（6）常見(jiàn)采購(gòu)業(yè)務(wù)類型處理普通采購(gòu)業(yè)務(wù)普通采購(gòu)業(yè)務(wù)是指所有正常的采購(gòu)業(yè)務(wù)，適用于一般工商企業(yè)的采購(gòu)業(yè)務(wù)。普通采購(gòu)業(yè)務(wù)提供對(duì)采購(gòu)請(qǐng)購(gòu)、采購(gòu)訂貨、采購(gòu)入庫(kù)、采購(gòu)發(fā)票、采購(gòu)成本核算、采購(gòu)付款全過(guò)程的管理。普通采購(gòu)業(yè)務(wù)處理流程如圖7-18所示。（到貨單錄入環(huán)節(jié)可省略，以虛線表示。）9/23/2024107圖7-18普通采購(gòu)業(yè)務(wù)處理流程圖7.4.1采購(gòu)管理系統(tǒng)的日常業(yè)務(wù)處理9/23/2024108第7章會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)7.4.1采購(gòu)管理系統(tǒng)的日常業(yè)務(wù)處理受托代銷業(yè)務(wù)受托代銷是一種先銷售后結(jié)算的采購(gòu)模式，指其他企業(yè)委托本企業(yè)代銷其商品，代銷商品的所有權(quán)仍歸委托方；代銷商品銷售后，本企業(yè)與委托方進(jìn)行結(jié)算，開(kāi)具正式的銷售發(fā)票，商品所有權(quán)轉(zhuǎn)移。受托代銷的業(yè)務(wù)模式是與委托代銷相對(duì)應(yīng)的一種業(yè)務(wù)模式，可以節(jié)省商家的庫(kù)存資金，降低經(jīng)營(yíng)風(fēng)險(xiǎn)。9/23/2024109第7章會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)7.4.1采購(gòu)管理系統(tǒng)的日常業(yè)務(wù)處理該項(xiàng)業(yè)務(wù)的處理適用于有受托代銷業(yè)務(wù)的商業(yè)企業(yè)。因此，受托代銷業(yè)務(wù)的處理要求企業(yè)類型為“商業(yè)”；受托代銷商品，必須在存貨檔案選擇“是否受托代銷”功能并且把存貨屬性設(shè)置為“外購(gòu)”、“銷售”，采購(gòu)訂單中的采購(gòu)類型設(shè)置為“受托代銷”。對(duì)受托方而言，受托代銷業(yè)務(wù)有兩種常見(jiàn)核算方法：一種是收取手續(xù)費(fèi)方式；另一種是視同買(mǎi)斷方式。這里以收取手續(xù)費(fèi)方式為例進(jìn)行介紹，在這種方式下可以將受托代銷業(yè)務(wù)處理流程分為三個(gè)階段，包括：收到受托代銷商品、銷售