工程檔案管理程序10.16

工程檔案管理程序1.目的對項目資料和竣工檔案資料進(jìn)行有效的管理和利用，確保公司在任何場合使用的工程資料為現(xiàn)行有效版本。2.范圍適用于公司所有工程檔案資料的收集、歸檔、保管、借閱和銷毀。3.職責(zé)工程部的檔案管理員負(fù)責(zé)工程資料的收集、登記、借閱和保管；工程項目資料和竣工資料的收集歸檔；工程文件用?。ǖ怯?、蓋?。?；工程部經(jīng)理負(fù)責(zé)對過期資料的審查銷毀。4.內(nèi)容4.1. 項目資料的控制4.1.1收集、進(jìn)庫和保管4.1.1.1工程項目正在進(jìn)行時，各部門應(yīng)將本部門所涉及該項目的上級批示、政府批文、土地合同、報建資料、工程合同（包括設(shè)計合同、監(jiān)理合同、施工合同等）以及各類證書的原件/正本在產(chǎn)生的同時，及時送至工程部檔案管理員處保管。4.1.1.2工程項目在結(jié)束時，各項目應(yīng)將施工過程中的重要文件、數(shù)據(jù)以及具有參考價值的資料，歸納、整理、附上移交文件清單，交于工程部檔案管理員處。4.1.2歸檔工程項目正在進(jìn)行時，檔案管理員對所接收的項目資料，應(yīng)按項目和文件類別進(jìn)行分類、編號和標(biāo)識，并分別存放。4.1.2.1公司所開發(fā)的各項目均有單獨的項目代號或簡稱。4.1.2.2文件的歸檔分類:第一冊GF：公司管理規(guī)范GC-GF-GS-工程管理規(guī)范GC-GF-GC-工程類表單GC-GF-GC-001-工程部內(nèi)部管理規(guī)范GC-GF-GC-002-工程管理規(guī)范GC-GF-GC-003-工程部人員架構(gòu)及職責(zé)GC-GF-GC-004-第二冊ZD：工程指導(dǎo)書GC-ZD-第三冊ZL：政府文件GC-ZL-第四冊GL：公司來文：報公司各部門文件GC-GL-001-發(fā)設(shè)計管理部文GC-GL-002-發(fā)成本管理部文GC-GL-003-其他文件GC-GL-004-第五冊JY：會議紀(jì)要：公司每周/每月工程例會紀(jì)要GC-JY-LH-公司現(xiàn)場工作協(xié)調(diào)會紀(jì)要GC-JY-XC-專題會議紀(jì)要GC-JY-ZT-其他會議紀(jì)要GC-JY-QT-第六冊QQ：工程前期準(zhǔn)備：基地情況資料GC-QQ-JD-施工單位考察GC-QQ-SK-監(jiān)理公司考察GC-QQ-JK-用水、用電文件GC-QQ-技術(shù)資料GC-QQ-JS-其他文件GC-QQ-QT-第七冊KC：工程勘察往來文件：初勘資料GC-KC-CK-詳勘資料GC-KC-ZL-抽查紀(jì)錄GC-KC-CC-4.2.1工程竣工資料的范圍當(dāng)?shù)叵嚓P(guān)政府部門所要求的專項工程項目均應(yīng)做竣工資料。4.2.2工程竣工資料的驗收條件工程竣工檔案應(yīng)進(jìn)行專項驗收，驗收應(yīng)具備以下條件：4.2.2.1建設(shè)工程經(jīng)施工單位自行驗收及其它工程驗收進(jìn)行完畢；4.2.2.2全部工程檔案文件材料按有關(guān)規(guī)定已收集齊全、整理完畢。4.2.3工程竣工資料的驗收程序4.2.3.1工程竣工檔案專項驗收前，監(jiān)理單位、施工單位檔案管理人員應(yīng)對本單位形成的檔案按照有關(guān)規(guī)定進(jìn)行自檢，填報《工程竣工檔案情況申報表》，報送公司。4.2.3.2公司匯總各監(jiān)理、施工單位報送的工程竣工檔案材料和《工程竣工檔案情況申報表》后，由檔案管理人員對各單位報送的和本公司的甲方竣工資料按照有關(guān)規(guī)定進(jìn)行審核和自行驗收，向主管城建檔案部門填報《建設(shè)工程竣工檔案專項驗收申報表》。4.2.3.3驗收工作在建設(shè)工程現(xiàn)場進(jìn)行。由主管城建檔案管理部門驗收小組主持，公司組織設(shè)計部、工程管理部、以及設(shè)計單位、監(jiān)理單位、施工單位技術(shù)人員和檔案管理人員參加。4.2.3.4驗收工作進(jìn)行完畢，由驗收小組提出初步驗收意見，各單位應(yīng)根據(jù)正式的《建設(shè)工程竣工檔案專項驗收意見書》認(rèn)真進(jìn)行整改，并確保符合規(guī)定要求。4.2.3.5工程通過竣工驗收后，經(jīng)整改后的工程竣工檔案應(yīng)在規(guī)定時間內(nèi)送主管城建檔案管理部門復(fù)核審查。4.2.4 工程竣工檔案的移交4.2.4.1工程竣工驗收合格后，必須在規(guī)定時間內(nèi)向主管城建檔案管理部門移交一套完整的建設(shè)工程檔案。4.2.4.2公司在接收承建方的竣工檔案時，應(yīng)檢查所交資料是否符合規(guī)定要求、在確保與原件一致的前提下，向各單位出具《接收工程項目檔案（資料）登記單》。4.2.5 歸檔4.2.5.1檔案管理員對所接收的竣工資料，應(yīng)按項目進(jìn)行分類、編號和標(biāo)識。4.2.5.2不同項目的竣工檔案不得混放在一起。4.2.6借閱4.2.6.1公司各部門、各項目借閱竣工檔案，應(yīng)辦理借閱手續(xù)。4.2.6.2公司之外的單位借閱檔案，需工程部經(jīng)理的批準(zhǔn)。4.2.7銷毀對凡需銷毀的資料、圖紙，必須先進(jìn)行造冊列出清單，經(jīng)工程部經(jīng)理審查批準(zhǔn)后，方可銷毀，銷毀清單應(yīng)予以保存。4.3 檔案立卷的要求4.3.1文字資料立卷要求4.3.1.1檔案材料歸檔時，以A4（即210mmx297mm）規(guī)格為標(biāo)準(zhǔn)，不足A4規(guī)格的應(yīng)用A4白紙粘貼，過大的要折疊為A4規(guī)格。4.3.1.2檔案材料中的金屬物應(yīng)去掉，對因復(fù)寫而透底的材料，應(yīng)墊上白紙，以確保檔案材料的安全。4.3.1.3文字材料組卷時，厚度不得超過2cm，一卷內(nèi)有多種材料時，應(yīng)用彩色薄紙隔開。4.3.1.4裝訂時，用棉繩三孔一線方式裝訂成冊，入檔案盒。4.3.2圖紙的立卷要求紙質(zhì)竣工圖（或其他歸檔的紙質(zhì)圖），歸檔組卷時以手風(fēng)琴式折疊為4#圖幅，連同圖紙目錄，散裝入統(tǒng)一的卷盒。4.3