會議室借用管理制度

會議室借用管理制度第一章總則

會議室借用管理制度

一、目的

為確保公司內部會議的有序進行，合理利用會議室資源，提高會議效率，特制定本借用管理制度。

二、適用范圍

本制度適用于公司內部各部門、單位及子公司召開的各種形式的會議，包括但不限于：工作例會、項目討論會、培訓會、座談會等。

三、權責劃分

1.會議管理部門：負責會議室的統(tǒng)籌安排、借用審批、設施設備維護及日常管理。

2.會議申請部門：負責提前向會議管理部門提交會議室借用申請，確保會議的順利進行。

3.會議參與人員：應遵守會議管理制度，按時參加會議，愛護會議室設施設備，保持會議室衛(wèi)生。

四、基本原則

1.先申請、先審批、先使用。

2.合理安排，避免資源浪費。

3.會議室使用應遵循高效、節(jié)儉、環(huán)保的原則。

4.會議室借用遵循公開、公平、公正的原則。

五、借用流程

1.會議申請部門需提前向會議管理部門提交會議室借用申請，填寫《會議室借用申請表》。

2.會議管理部門在收到申請后，根據會議室使用情況，進行審批。

3.審批通過后，會議申請部門與會議管理部門簽訂《會議室借用協(xié)議》，明確雙方權利義務。

4.會議結束后，會議申請部門應將會議室恢復原狀，并提交會議紀要。

六、違規(guī)處理

1.未經審批，擅自使用會議室的，會議管理部門有權立即制止，并視情節(jié)輕重給予相應處罰。

2.使用會議室期間，違反會議管理制度，造成設施設備損壞或丟失的，應按公司相關規(guī)定予以賠償。

3.逾期未歸還會議室或未按要求恢復原狀的，會議管理部門有權追究相關責任。

4.其他違反本制度的行為，會議管理部門有權按照公司規(guī)定予以處理。

七、制度修訂

本制度由會議管理部門負責解釋和修訂。如有未盡事宜，可根據實際情況予以補充。修訂后的制度需報公司領導審批后予以公布。

八、實施時間

本制度自發(fā)布之日起實施。原有相關規(guī)定與本制度不符的，以本制度為準。

第二章會議流程

第二章會議流程

一、會議籌備

1.確定會議主題：明確會議目的、議題和預期成果。

2.確定參會人員：根據會議主題、議題，邀請相關部門和人員參加。

3.確定會議時間：選擇合適的日期和時間，避免與重要工作沖突。

4.確定會議地點：根據參會人數、會議類型和所需設施，選擇合適的會議室。

二、會議室預定

1.提交申請：會議申請部門需提前向會議管理部門提交《會議室借用申請表》，并提供會議相關信息。

2.審批流程：會議管理部門收到申請后，進行審批，并在規(guī)定時間內反饋審批結果。

3.簽訂協(xié)議：審批通過后，會議申請部門與會議管理部門簽訂《會議室借用協(xié)議》，明確雙方權利義務。

三、會議通知

1.發(fā)布會議通知：會議管理部門負責向參會人員發(fā)送會議通知，包括會議主題、時間、地點、議程等。

2.通知方式：可采用電子郵件、電話、短信等多種方式通知參會人員。

3.通知時間：會議通知應在會議召開前至少3個工作日發(fā)送，緊急會議除外。

四、會議召開

1.會前準備：會議申請部門負責檢查會議室設施設備，確保正常運行。

2.會議簽到：會議開始前，會議管理部門負責組織參會人員簽到，確保會議出席情況。

3.會議議程：主持人按照會議議程組織討論，確保會議內容全面、深入。

4.會議記錄：指定專人負責記錄會議紀要，包括會議議題、討論內容、結論等。

五、會議結束

1.總結發(fā)言：主持人對會議成果進行總結，明確下一步工作計劃。

2.會議紀要：會議結束后，會議記錄人應在規(guī)定時間內整理會議紀要，并發(fā)送給參會人員確認。

3.歸還會議室：會議申請部門應將會議室恢復原狀，關好門窗，確保設施設備完好。

六、會議后續(xù)工作

1.跟蹤落實：會議管理部門負責跟蹤會議紀要的執(zhí)行情況，確保會議成果得以落實。

2.反饋機制：建立會議反饋機制，收集參會人員對會議流程、議題等方面的意見和建議，持續(xù)優(yōu)化會議組織工作。

3.持續(xù)改進：根據會議反饋，會議管理部門不斷完善會議流程，提高會議效率。

第三章會議紀要的跟蹤落實

第三章會議紀要的跟蹤落實

一、會議紀要的整理與發(fā)布

1.會議紀要的整理：會議記錄人應在會議結束后24小時內完成會議紀要的整理，確保內容準確、完整。

2.會議紀要的審核：會議紀要需經主持人審核，確保紀要內容真實反映會議討論情況和決策結果。

3.發(fā)布會議紀要：審核通過的會議紀要應在48小時內通過公司內部通訊平臺發(fā)布，確保參會人員及時了解會議成果。

二、會議決策的執(zhí)行與跟蹤

1.任務分解：根據會議紀要，將決策事項分解為具體任務，明確責任人和完成時限。

2.跟蹤機制：建立會議決策跟蹤機制，定期檢查任務完成情況，確保決策落地。

3.進度報告：責任人需定期向會議管理部門匯報任務進度，及時解決執(zhí)行過程中遇到的問題。

三、會議成果的評估與反饋

1.評估標準：制定會議成果評估標準，對會議決策的執(zhí)行效果進行量化評價。

2.評估周期：每季度對會議成果進行一次全面評估，分析存在的問題，提出改進措施。

3.反饋渠道：建立多渠道反饋機制，收集參會人員對會議決策執(zhí)行情況的意見和建議。

四、改進措施的制定與實施

1.制定改進措施：根據會議成果評估結果，制定針對性的改進措施，優(yōu)化會議組織和管理流程。

2.推進實施：將改進措施納入日常工作，明確責任人和完成時限，確保改進措施得到有效實施。

3.持續(xù)優(yōu)化：通過不斷實踐和反饋，持續(xù)優(yōu)化會議紀要的跟蹤落實工作，提高會議決策執(zhí)行力。

五、責任追究與激勵機制

1.責任追究：對未按期完成會議決策任務的責任人進行提醒、督促，情節(jié)嚴重的，予以通報批評或處罰。

2.激勵機制：對會議決策執(zhí)行效果良好的部門和個人給予表彰和獎勵，激發(fā)工作積極性。

3.績效考核：將會議決策執(zhí)行情況納入部門績效考核，推動各部門認真落實會議成果。

第四章會議室管理規(guī)定

第四章會議室管理規(guī)定

一、會議室預訂與使用

1.預訂流程：各部門需提前向會議管理部門提交會議室借用申請，明確會議時間、參會人數、所需設施等。

2.使用規(guī)范：會議室使用應遵循先預訂、先使用原則，未經預訂不得擅自使用。

3.臨時調整：如遇特殊情況需調整會議室使用，應及時通知會議管理部門，以便做好協(xié)調安排。

二、會議室設施設備管理

1.設施檢查：會議申請部門在會議開始前應檢查設施設備是否完好，發(fā)現問題及時報修。

2.使用要求：參會人員應愛護會議室設施設備，遵循操作規(guī)程，不得擅自拆卸或改動。

3.維護保養(yǎng)：會議管理部門負責定期對會議室設施設備進行維護保養(yǎng)，確保正常運行。

三、會議室環(huán)境衛(wèi)生管理

1.清潔衛(wèi)生：會議申請部門在使用會議室前，應確保會議室清潔衛(wèi)生，必要時進行打掃。

2.嚴禁進食：除特殊情況外，會議室內嚴禁進食，保持環(huán)境衛(wèi)生。

3.垃圾處理：會議結束后，會議申請部門應負責清理垃圾，保持會議室整潔。

四、會議室安全管理

1.安全意識：參會人員應提高安全意識，遵守公司安全規(guī)定，不得在會議室進行危險行為。

2.疏散通道：確保會議室疏散通道暢通，遇緊急情況時，有序疏散參會人員。

3.防火安全：會議管理部門應定期檢查會議室的消防設施，確保正常使用。

五、會議室能耗管理

1.節(jié)能減排：會議室使用過程中，應注重節(jié)能減排，合理使用空調、照明等設備。

2.能耗統(tǒng)計：會議管理部門負責對會議室能耗進行統(tǒng)計，分析能耗情況，提出改進措施。

3.綠色環(huán)保：鼓勵采用環(huán)保材料、設備，提高會議室綠色環(huán)保水平。

六、會議室服務與支持

1.技術支持：會議管理部門為會議提供必要的技術支持，如投影、音響等設備調試。

2.會務服務：根據會議需求，提供會務服務人員，協(xié)助會議申請部門做好會務工作。

3.培訓與指導：會議管理部門定期開展會議室使用培訓，提高各部門會議室使用效率