程序文件-QHSE記錄管理標準

魄)［中電投江蘇新能源有限公司

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程序文件

JSXNY-QHSE-CX07(2014A/0)

QHSE記錄管理標準

2014-11-XX發(fā)布2014-11-XX實施

中電投江蘇新能源有限公司發(fā)布

JSXNY-QHSE-CX07(2014A/0)QHSE記錄管理標準

I錄

1目的.............................................................1

2范圍.............................................................1

3規(guī)范性引用/應(yīng)用文件..............................................1

4術(shù)語和定義.......................................................1

5職責(zé).............................................................1

6管理內(nèi)容和方法...................................................2

6.1QSHE記錄的范圍與形式.......................................2

6.2QSHE記錄的編碼.............................................2

6.3記錄格式的編制與審批........................................3

6.4QHSE記錄的填寫和修改.......................................4

6.5QHSE記錄格式收集與記錄歸檔................................4

6.6外來記錄的控制.............................................4

6.7QHSE記錄的保存期..........................................4

6.8QHSE記錄的銷毀.............................................4

7記錄.............................................................5

附表1JSXNY-JL-CX07-01QHSE記錄清單...............................6

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1目的

對與QHSE管埋體系有關(guān)的記錄進行控制，以確?？陀^、真實、準確地反映有關(guān)

活動和QHSE體系的有效運行，為產(chǎn)品和活動的可追溯性以及采取改進、糾正和預(yù)防

措施提供依據(jù)。

2范圍

本文標準規(guī)定了QHSE記錄的范圍、形式、編碼、編制審批、填寫修改、收集歸

檔、使用銷毀等過程的控制要求。

本標準適用于中電投江蘇新能源有限公司(以下簡稱“公司”)本部及所屬各單

位。

3規(guī)范性引用/應(yīng)用文件

3.1引用文件

《中華人民共和國突發(fā)事件應(yīng)對法》(主席令十屆第69號)

《企業(yè)安全生產(chǎn)標準化基本規(guī)范》(AQ/T9006-2010)

《企業(yè)標準體系要求》(GB/T15496-2003)

《標準化工作導(dǎo)則第1部分：標準的結(jié)構(gòu)和編寫》(GB/T1.1-2009)

《中國電力投資集團公司安全生產(chǎn)工作規(guī)定》(中電投規(guī)章2012年第15號)

《中國電力投資集團公司標準化管理辦法實施細則》(CPI200010100-2012)

《中國電力投資集團公司管理標準和工作標準編寫規(guī)定》(CPI200010200-2012)

《中國電力投資集團公司企業(yè)標準編號規(guī)則》

《中國電力投資集團公司企業(yè)標準制修訂及復(fù)審規(guī)定》

3.2應(yīng)用文件

《中電投江蘇新能源有限公司QHSE文件管理標準》(JSXNY-QHSE-CX06)

《中電投江蘇新能源有限公司檔案管理制度》()

4術(shù)語和定義

無

5職責(zé)

5.1公司本部

5.1.1綜合部是QHSE記錄的歸口管理部門。部門負責(zé)人對QHSE管理體系的記錄管理

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負責(zé)。

5.1.2各部門負責(zé)人對本部門QHSE記錄的管理工作負責(zé)，包括記錄的建立、填寫、

更新、收集、標識、保管、借閱及處置等工作。各部門設(shè)置專職或兼職文檔管理員，

負責(zé)本部門記錄管理工作。

5.1.3綜合部是公司的檔案主管部門。部門負責(zé)人對公司本部各種檔案記錄的存檔管

理工作負責(zé)；對所屬各單位存檔記錄管理工作的指導(dǎo)、監(jiān)督和協(xié)調(diào)工作負責(zé)。

5.2所屬單位

5.2.1制度建設(shè)管理部門是本單位QHSE記錄的歸口管理部門。部門負責(zé)人對本單位

貫徹執(zhí)行公司下達的QHSE記錄管理標準負責(zé)。

5.2.2各部門負責(zé)人對本部門QHSE記錄的管理負責(zé)，包括記錄的建立、填寫、更新、

收集、標識、保管、借閱及處置等；各部門設(shè)置專職或兼職文檔管理員，負責(zé)本部門

記錄管理工作。

5.2.3檔案歸口管理部門對本單位存檔的QHSE記錄管理工作負責(zé)。

6管理內(nèi)容和方法

6.1QSHE記錄的范圍與形式

6.1.1QSHE記錄是落實程序文件、作業(yè)文件要求的表單和記錄格式。凡QHSE體系運

行過程的證據(jù)等，均屬“記錄”的范圍。

6.1.2QSHE記錄的形式可以是表格、圖表、報告、磁帶、磁盤、照片等。

6.2QSHE記錄的編碼

6.2.1QSHE記錄編碼形式如下：

□□口口---□□□□-□□□□

第一組第二組第三組第四組

編碼方法可分為四組：

第一組：由公司本部或所屬各單位簡稱代碼表示。具體對應(yīng)關(guān)系見下表1。

表1公司本部或所屬各單位簡稱代碼表

序號單位簡稱代碼序號單位簡稱代碼

1公司本部JSXNY4

2濱海風(fēng)電場5

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第一.組：由兩位字母“JL”組成，即表示記錄文件。

第三組：若記錄表格對應(yīng)了程序文件或作業(yè)類文件，則由CX或ZY加數(shù)字組成。

若記錄表格未對應(yīng)程序文件或作業(yè)類文件，則以部門簡稱代號，以區(qū)分不同部門所形

成的記錄文件。公司本部部門笥稱代號見下表2：

表2公司本部部門簡稱代碼表

序號代碼部門名稱序號代碼部門名稱

1ZH綜合部6JK監(jiān)控部

2CW財務(wù)部7FD風(fēng)電部

3JH計劃發(fā)展部8GD光電部

4GC工程管理部9GH工會（委）辦公室

5AJH安鍵環(huán)管理辦公室10

第四組：由阿拉伯數(shù)字順序編號組成。如01、02、03……若記錄表格未對應(yīng)程

序文件或作業(yè)類文件，則為該記錄使用部門的原有編碼方式，在此不具體規(guī)定第三組

編碼的長度，視部門原有編碼情況而定。

6.2.2記錄編碼示例

6.2.2.1程序文件記錄JSXNY-JL-CX01-01,表示中電投江蘇新能源有限公司本部的

第一個程序文件對應(yīng)的第一個記錄表格。

6.2.2.2作業(yè)類文件記錄JSXNY-JL-ZYOl-Ol,表示中電投江蘇新能源有限公司本部

的第一個作業(yè)類文件對應(yīng)的第一個記錄表格。

6.2.2.3記錄JSXNY-JL-ZH-0001,表示中電投江蘇新能源有限公司綜合部未對應(yīng)程

序文件或作業(yè)類文件的第一個記錄。

6.3QHSE記錄格式的編制與審批

6.3.1各部門的記錄格式，由各部門組織編制，其中對應(yīng)程序文件或作業(yè)文件的記錄,

作為文件的組成部分與體系文件一并審批、發(fā)布，具體執(zhí)行公司《QHSE文件管理標

準》。未直接對應(yīng)程序文件或作業(yè)文件的記錄，由部門負責(zé)人審批后，在部門內(nèi)使用。

6.3.2對應(yīng)程序文件或作業(yè)文件的記錄，根據(jù)實際工作需要如需修改格式時，可由各

部門提出記錄格式修改的需求，并執(zhí)行公司《QHSE文件管理標準》有關(guān)修改換版的

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相關(guān)規(guī)定。

6.4QHSF記錄的填寫和修改

6.4.1相關(guān)管理標準應(yīng)明確記錄的填寫人、填寫時間，如需審核、批準的同時應(yīng)明確

審核、批準人及審核批準時間，

6.4.2記錄填寫具體要求：及時、真實、內(nèi)容完整、字跡清晰。各記錄欄目一般應(yīng)完

整填寫，如因某種原因不能填寫的項目，應(yīng)用劃去。記錄表格的簽名欄不允許

空白。

6.4.3記錄不應(yīng)隨意涂改。如有筆誤或計算錯誤要修改原數(shù)據(jù)，應(yīng)采用單杠（“一”）

劃去原數(shù)據(jù)，在其上方寫上更改后的數(shù)據(jù)，加蓋更改人的印章或簽上姓名及日期。

6.5QHSE記錄格式收集與記錄歸檔

6.5.1各部門文檔管理員應(yīng)及時收集本部門內(nèi)使用的與程序文件、作業(yè)文件對應(yīng)的各

類記錄格式，匯總編制本部門《QHSE記錄清單》（模板見附表1）,提交發(fā)布在本單位

QHSE管理信息系統(tǒng)中。匯總清單內(nèi)容包括名稱、編號、對應(yīng)程序文件名稱及編號、

保存期、使用部門/使用人等。當部門《QHSE記錄清單》內(nèi)容發(fā)生變化后，該部門文

檔管理員在一周內(nèi)將變化情況提交信息系統(tǒng)中。

6.5.2在QHSE管理信息系統(tǒng)未上線之前，各部門文檔管理員應(yīng)及時將《QHSE記錄清

單》交記錄歸口管理部門，由各單位記錄歸口管理部門用其它方式進行發(fā)布，以便內(nèi)、

外部評審時查閱。

6.5.3記錄表單的格式與記錄內(nèi)容由各使用部門各自保存。本部和所屬各單位各部門

相關(guān)管理人員定期收集本部門產(chǎn)生的記錄，并將記錄有序裝訂成冊后保存。

6.5.4各部門文檔管理員按照公司《檔案管理制度》有關(guān)規(guī)定，對需移交到檔案室管

理的記錄，進行移交。

6.6外來記錄的控制

外來記錄指非本部門或本單位產(chǎn)生的但與本部門有關(guān)聯(lián)的記錄。由收到該記錄的

部門將其納入本部門的記錄進行管理、保存。

6.7QHSE記錄的保存期

各部門在上報《QHSE記錄清單》時應(yīng)注明QHSE記錄保存期。記錄移交檔案室后

的保存期按照公司《檔案管理制度》執(zhí)行。

6.8QHSE記錄的銷毀

已超過保管期、無查考價值的QHSE記錄，可自行銷毀。歸檔的QHSE記錄銷毀按

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照公司《檔案管理制度》執(zhí)行，

7記錄

7.1JSXNY-JL-CX07-01QHSE記錄清單（參見附表1）

本標準公司綜合部提出并負責(zé)解釋，本標準自發(fā)布之日起正式實施。

起草：日期：

審核：日期：

審定：日期：

批