常見問題-資產或耗材采購或新增

1、中國科學院計算機網絡信息中心中科院成都生物研究所2019年7月新一代ARP（標準版）系統(tǒng)科研條件所級應用系統(tǒng)常見問題目錄DIRECTORY資產或耗材采購或新增01資產過程管理02資產臺賬管理03數(shù)據查詢及導出04常見問題-資產或耗材采購或新增在新系統(tǒng)中資產新增及報銷業(yè)務與2.4系統(tǒng)有何差別？新系統(tǒng)中如何進行資產新增及報銷業(yè)務的處理？答：與2.4系統(tǒng)中的差異：為了更清晰的對資產進行管理，新一代ARP將資產管理與報銷業(yè)務做了一定程度的分離，對原來資產信息與報銷單信息混雜在一起的情況做了優(yōu)化，將入庫單和報銷單進行了拆分。根據資產管理規(guī)定，實行先入庫后報銷的業(yè)務操作模式。且入庫單和報銷單在業(yè)務上有緊密

2、的關聯(lián)性，報銷時可選擇已審批通過的入庫單進行關聯(lián)，相關信息自動帶出。（根據各個所管理辦法的要求不同，采購申請金額和驗收入庫金額可能有不一樣的地方。根據我所管理辦法，由于新ARP單獨出來的科研條件模塊-采購申請-驗收入庫又需要和財務模塊里面報銷三個環(huán)節(jié)緊密關聯(lián)，所以每做一步資金會凍結，下一步資金自動解凍但是如果有老師做了申請卻忘記入庫或者報銷又或者重復申請資金是會一直凍結在哪兒的。我們有像A辦提出可不可以在一定時效內凍結資金，過了時效自動解除，現(xiàn)在好像還無法滿足這個條件）1采購申請2采購訂單3驗收入庫4報銷申請標準業(yè)務處理過程中，后一個環(huán)節(jié)需要關聯(lián)前一個環(huán)節(jié)的單據，以保證業(yè)務的連續(xù)性。前2個環(huán)節(jié)

3、，即采購申請、采購訂單在標準業(yè)務處理過程中設計了，但系統(tǒng)支持用戶根據本單位的實際情況選用或不使用。(我所是沒有啟動采購訂單）如果某業(yè)務提交了采購申請，且此筆業(yè)務需要借款，則必須提交采購訂單，以便在借款時關聯(lián)采購訂單，避免在借款時重復凍結預算。答：新系統(tǒng)中資產或耗材采購-入庫-報銷的標準業(yè)務處理過程常見問題-資產或耗材采購或新增為什么采購申請時無法選到核算賬號？答：用戶是否能夠使用核算賬號的預算，是由核算賬號預算使用人員控制的，需要需要科研處或財務處的老師進行授權。所以領域相關秘書在沒有授權的情況下是不能操作的。常見問題-資產或耗材采購或新增-采購隨項目帶走的采購怎么操作？答：一般隨項目帶走或代

4、購的資產，有2種處理方法：按照耗材處理，不入固定資產；使用固定資產功能，但只做到采購訂單環(huán)節(jié)，報銷時直接關聯(lián)采購訂單。不做驗收入庫的操作。常見問題-資產或耗材采購或新增-采購固定資產增值的，研究組在新系統(tǒng)里怎么填驗收入庫？答：如果從采購申請開始，在填寫采購申請的時候，添加資產那個頁面勾選“是否配件”，在驗收入庫的時候，關聯(lián)父資產即可。如果直接填寫驗收入庫，在驗收入庫添加資產的時候，勾選“是否配件”，然后關聯(lián)父資產即可。系統(tǒng)會自動將配件的價值增加到父資產中，用戶在月末賬務處理時，可通過父資產成本增加的方式進行入賬。（我暫時不建議大家這樣操作，因為后續(xù)成本增加時做資產報表時容易出現(xiàn)問題）所以一般入

5、庫的時候切記不要勾選“是否配件”，最好不要在父資產里面增加成本。暫時還是會有一些問題。）注：由于配件大部分都是采購的，因此根據需要決定配件是否走采購申請和采購訂單的階段。為了更好的對配件進行管理和記錄，一般通過以上方式添加配件，而不是通過資產變更直接變更資產金額。常見問題-資產或耗材采購或新增-入庫耗材采購申請單的申請金額大于實際金額的話，可以在驗收申請申請中修改金額嗎？還是要重新做采購申請和實際金額一致？答：如果采購申請單的金額大于實際的金額，可以在驗收入庫環(huán)節(jié)修改金額。（TIPS:核算賬號的金額也需要一并更改） 采購申請單是申請的三件固定資產，買回來發(fā)現(xiàn)一件金額達不到固定資產入成低值易耗品

6、。這個問題需要怎么解決才不會把耗材的部門預算凍結兩次，一次是在固定資產申請單，一次在耗材補錄？答：耗材驗收入庫是沒有問題補錄，現(xiàn)在就是把固定資產驗收關聯(lián)申請的單改下，驗收的資產清單列表中只保留“沙發(fā)”，“碎紙機”的刪除。 再到單據辦結菜單去，選擇對應入庫單做個保留操作。常見問題-資產或耗材采購或新增-入庫已審核通過的驗收入庫單，金額填錯了，如何修改？答：已經審批結束的驗收入庫單據已變?yōu)闅v史數(shù)據，不能修改。如果確實信息填寫錯誤，可以將這張入庫單通過單據辦結-作廢的功能進行作廢處理，然后重新新建一張入庫單。 在提交固定資產維修的單子的時候需要注意：如果你沒有填寫金額也可以提交但是這個單子是不能關聯(lián)

7、報銷的同時不可以辦結，所以只能重新填好金額再關聯(lián)報銷。常見問題-資產或耗材采購或新增-入庫固定資產入庫為什么有關聯(lián)借款單的情況呢？答：入庫時關聯(lián)借款單是由于用戶在系統(tǒng)中提交了該筆資產采購的借款，但未關聯(lián)采購訂單。驗收入庫時是為了使用借款單中的預算，不再額外凍結預算。劃重點！!常見問題-資產或耗材采購或新增-入庫驗收入庫關聯(lián)了借款單，提交時，提示“入庫金額與分攤金額不等”，該如何處理？答：需檢查是否符合如下條件：入庫單的分攤金額=驗收入庫總金額-借款單本次驗收金額。如果借款金額等于驗收入庫總金額，則入庫單的分攤金額為0。常見問題-資產或耗材采購或新增-入庫驗收入庫里驗收人員添加后，能否增加驗收人

8、審核確認？答：目前暫不支持。因為驗收人員就是一個記錄，沒有做線上審核，而且驗收人員可以添加外單位人員，沒有辦法做到流程中。 如果要做驗收審核的話，建議結合線下。(所以我們要求驗收人員在發(fā)票上簽字）常見問題-資產或耗材采購或新增-入庫驗收入庫，錄入配件時，無法選到父資產是什么原因？答：需要檢查入庫單的經辦人是否有查詢該父資產的權限。（必須是該資產的責任人才可以選到該資產。固定資產維修同理）常見問題-資產或耗材采購或新增-入庫資產領用人是不是就是資產責任人？答：是的。常見問題-資產或耗材采購或新增-入庫到貨驗收單打印出來后，為何有些項需要手工填寫？答：這個是針對需要紙質存檔開發(fā)，待勾選的部分是需要

9、資產管理員或驗收人員勾選的，因為系統(tǒng)并不知道資產實際入庫的數(shù)量、資料等信息是否合格或完整，這是對驗收入庫的一個補充。（針對各所管理辦法不同設計的）常見問題-資產或耗材采購或新增-入庫一個資產，線下已經報銷完成了，如何補錄入庫，且不凍結預算？答：在驗收入庫-補錄頁面，勾選“已報銷完成”即可。（這個也是我所操作時候遇到的并提出的這個問題，當時版本還不能滿足要求。其實大家就是要向A辦多提出問題才能更優(yōu)化系統(tǒng)。）劃重點！常見問題-資產或耗材采購或新增-入庫驗收入庫關聯(lián)采購訂單或采購訂單關聯(lián)采購申請時，前一個環(huán)節(jié)的預算信息沒有帶出來怎么辦？答：由于網絡不穩(wěn)定等因素，數(shù)據沒有加載完，導致預算信息偶爾不能正

10、常帶出，遇到此類情況，只需將關聯(lián)的單據再重新關聯(lián)一下即可。常見問題-資產或耗材采購或新增-入庫無償調撥的資產，因為在外單位已經使用幾年了，如果在系統(tǒng)中錄入新資產的話，報廢年限可以修改嗎？答：折舊年限是院里規(guī)定的，不能修改。無償調撥的資產，如有在調撥前已有部分折舊額，可在驗收入庫填寫資產信息時，將已有折舊額填在字段“已有累計折舊額”處即可。常見問題-資產或耗材采購或新增-入庫入庫單申請人與報銷人不同，導致報銷時無法選到該入庫單，如何處理？答：在菜單“科研條件-基礎業(yè)務配置-設置報銷人”下，查找該驗收入庫單，將實際報銷人設置為該入庫單的報銷人即可。（就是一種授權形式但是不太推崇這種方式 。最好是能

11、在前一步授權完成統(tǒng)一完成一系列工作）常見問題-資產或耗材采購或新增-報銷因為借款人和驗收入庫申請人不同導致無法報銷？答：在菜單“科研條件-基礎業(yè)務配置-設置報銷人”下，查找該驗收入庫單，將借款人設置為該入庫單的報銷人即可。借款人可以提交報銷單，關聯(lián)到該入庫單，并核銷借款。常見問題-資產或耗材采購或新增-報銷一個采購的資產，當時資產入賬的時候金額錯了，因為對賬的時候資產金額比財務總賬少了194.6，我做了一個資產變更調整，然后傳了一個資產調整的憑證到財務，現(xiàn)在財務說這個又導致了財務那條資產金額支出增加了。這種情況如何處理？答：采購類資產的憑證是在報銷的時候生成的。如果報銷時金額是正確的，只是資產

12、入庫金額不對，那應該只做資產金額變更，且這筆變更在財務審核時勾選不生成憑證。常見問題-資產或耗材采購或新增-報銷為什么提交入庫單后，報銷時無法選到入庫單（例如：某一驗收入庫單是由所資產管理員補錄的，但是報銷是由課題組的人去報銷）？答：驗收入庫申請人或該驗收入庫單關聯(lián)的采購申請、采購訂單的申請人，提報銷申請時，才能關聯(lián)到該入庫單。如果需要不是以上三類人員中的其他用戶報銷該入庫單，則可在“科研條件-基礎業(yè)務配置-設置報銷人”菜單下，找到該入庫單，設置實際報銷人。常見問題-資產或耗材采購或新增-報銷目錄DIRECTORY資產或耗材采購或新增01資產過程管理02資產臺賬管理03數(shù)據查詢及導出04請問資

13、產管理員如何批量轉移其他人的資產？答：首先需要在“數(shù)據權限維護”下為資產管理員配置相關部門的固定資產數(shù)據權限，然后使用固定資產的“移交”功能，每次移交可以添加多個資產，將多個資產移交至同一接收人名下。常見問題-資產過程管理一個研制項目，要整體入庫，需要處理掉以前的幾個小資產 ，做一個大資產入庫，這種情況如何處理？答：系統(tǒng)支持此類資產的入庫，新增資產在填寫入庫單時，資產取得方式選擇“研制轉入”，添加資產時在“已有累計折舊”字段填入已經折舊的金額。并對之前的小資產做資產處置操作。常見問題-資產過程管理課題組不是資產責任人的老師想要提資產維修申請，如何選到該資產？答：所資產管理員通過科研條件-基礎業(yè)

14、務配置-數(shù)據權限維護菜單，為課題組秘書配置本部門的相關數(shù)據權限。常見問題-資產過程管理 每次處置 需要點“批量標記上報”嗎？答：固定資產處置匯總，標記批量上報那兒增加個提示：超過800萬，需要上報到院等待批復后才能完成處置的資產，需要標記批量上報。常見問題-資產過程管理處置申報中的資產，還需要進行什么審批嗎？答：處置申報只是走審批手續(xù)，能否報廢。處置申報完之后，還需要處置匯總，處置匯總是真正的處置操作。常見問題-資產過程管理之前有些設備都辦理了處置申請，能撤回嗎？答：可以撤回，可使用菜單“處置申請撤銷” 撤銷已審批的處置申請，固定資產管理和無形資產管理下都有這個菜單。常見問題-資產過程管理目錄

15、DIRECTORY資產或耗材采購或新增01資產過程管理02資產臺賬管理03數(shù)據查詢及導出04目前我們所幾十條固定資產基本上都走完了驗收入庫。有三筆已經報銷，其中兩筆是1月份的我已入賬了，3月的我暫時不入賬，等二月關了會計期再入賬對嗎？答：您可以先做2月份的臺賬處理，具體操作方法可參考如下：入賬2月份要做賬的資產，每個月要入賬的資產，建議先入賬當期已報銷的（可參考報銷狀態(tài)和報銷時間字段），然后在資產財務對賬時與財務溝通和確認，如有修改，可直接在入賬頁面（待入賬、已入賬列表）修改即可。進行2月份的資產財務對賬，跟財務溝通，確認是這幾筆資產且對賬無誤；進行2月份的資產折舊計算、發(fā)憑證等處；全部完成2

16、月份的資產臺賬處理后，關閉2月份的資產期間。資產期間自動進入3月份。其他未入賬的資產，在下個期間入賬時，仍能選到并進行入賬。在入庫時候如果狀態(tài)選擇了“在安裝設備”就會出現(xiàn)該資產的單條憑證去財務那邊。因為根據會計制度改革憑證里面是不會顯示單條資產或者新增資產只顯示折舊金額。除非你的資產狀態(tài)勾選錯誤是“在安裝設備”（類似于研制轉入比較特殊的地方）現(xiàn)在應該已經優(yōu)化了刪除了該字段。常見問題-資產臺賬管理資產財務對賬報表在哪兒查看？答：科研條件-資產臺賬管理-資產賬簿管理菜單下。常見問題-資產臺賬管理我剛生成了3月的憑證，只看到了累計折舊、報廢的憑證，沒看到新增的憑證是我哪兒操作有問題嗎？答：直接采購新

17、增的不需要在咱們模塊生成，在報銷的時候 直接就記入新增了，其他新增的，例如研制轉入的 才在咱們這兒生成，傳給財務。常見問題-資產臺賬管理資產一月份財務手工做的賬，現(xiàn)在我這邊入賬的時候那條資產顯示未報銷，這樣可以入賬嗎？答：未報銷指的是在系統(tǒng)中找不到該業(yè)務關聯(lián)的報銷單，如果該業(yè)務無需報銷或已在線下完成報銷，也可以進行入賬操作，系統(tǒng)只是給出提示，但并不阻止對未報銷業(yè)務的入賬操作。常見問題-資產臺賬管理成本調整的業(yè)務要入賬嗎？昨天調整的一個資產的成本，調整的是2月的期間，現(xiàn)在2月的期間關了，怎么處理？答：成本調整要入賬，實際應該是哪個月發(fā)生的，就可以入到哪個月。入賬之后，資產財務對賬報表中會有體現(xiàn)。

18、如果2月份期間已經關了，可以入到3月份，那成本變更的折舊調整會從3月份開始調整。成本調整的記賬，也會記到3月份。常見問題-資產臺賬管理資產財務對賬報表存在財務會計和預算會計兩種，平時使用哪種？答：都可以，具體可與您單位財務處的老師溝通。常見問題-資產臺賬管理目錄DIRECTORY資產或耗材采購或新增01資產過程管理02資產臺賬管理03數(shù)據查詢及導出04報表導出的資產基本信息，是否包含配件？答：默認導出全部的資產信息，包含配件。如果不想看配件信息，可以篩選“是否配件”字段取值為否的資產。常見問題-數(shù)據查詢及導出固定資產從不同課題支出，能分行顯示特別好，但是在資產原值這能否分行（不同課題分別支出多

19、少）？答：因為一張入庫單可添加多個資產和多個課題及分攤信息，因此無法區(qū)分每個資產對應的每個課題及分攤金額。且新系統(tǒng)中資產是按照一個完整的資產來管理的，不會拆成小數(shù)的數(shù)據量，系統(tǒng)中保存的是資產和課題的關聯(lián)關系，但具體每個課題的分攤金額是保存在入庫單上的。后續(xù)可完善查詢報表，增加從入庫單的維度查詢關聯(lián)的課題及分攤金額。常見問題-數(shù)據查詢及導出資產管理員能查到領導審批完的資產處置申請嗎？答：在固定資產管理-綜合查詢中可以查到所有有權限查看的固定資產的業(yè)務單據，無形資產和耗材類似。常見問題-數(shù)據查詢及導出資產卡片在驗收入庫完后可以隨時打印嗎？答：可以。用戶可在資產管理菜單下，找到要打印的資產，點開詳情

20、頁面，左上角有打印資產卡片的按鈕。常見問題-數(shù)據查詢及導出如何撤銷單據？如果單據尚在審批流轉中，想要撤銷單據可通過如下方式：申請人可以在該業(yè)務對應菜單下的“審批中”頁簽下，找到該單據，進入詳情頁面，點擊詳情頁面左上角的“撤銷”按鈕，將單據撤回修改。審批人在審批時選擇“退回申請人”，提交后。申請人可在該業(yè)務對應菜單下的“暫存”頁簽下，找到該單據，重新編輯提交。如果單據已經完成審批，即單據狀態(tài)是“已審批”，且該單據尚未被其他單據關聯(lián)，如果用戶需要撤銷該單據，可通過如下方法：采購申請單據可通過對應業(yè)務下的菜單“采購申請撤銷”功能，撤銷該單據，并解凍相關預算。采購訂單、驗收入庫、資產維修申請單，可通過“科研條件-基礎業(yè)務配置-單據辦結”菜單，進行作廢（其中，資產處理結果字段選擇“作廢”），并解凍相關預算。其他單據：一旦完成審批，不允許撤銷。如果該單