公司采購、辦公用品管理制度

公司選購管理制度

文件編號：ZS-BGS-XZ-002

一、目的

為了提高公司選購效率、明確崗位職責(zé)、有效降低選購成本，

滿足公司對優(yōu)質(zhì)資源的需求，進一步規(guī)范物資選購流程，加強與各

部門間的協(xié)作，特制訂本制度。

二、選購管理對象

1.日常辦公常用物品，如電腦、打復(fù)印機、驗鈔機、打印紙、筆、

筆筒、訂書機、訂書針、文件夾、文件筐、卷紙、抽紙、印泥、起釘

器、削筆刀、剪刀等。員工休息用品、車載用品、保潔用品、植物及

其他辦公室日常消耗品。以上統(tǒng)稱為“辦公易耗品”，主要用于辦公

環(huán)境和工作運用。

2.銷售部的獎品、禮品、贈品等。

3.食堂選購和工程材料選購不在本制度規(guī)定的范圍。

三、選購原則

1.選購必需堅持“秉公辦事、維護公司利益”的原則，并綜合考

慮“質(zhì)量、價格”的競爭，擇優(yōu)選取。

2.選購是一項重要、肅穆的工作，各級管理人員和選購經(jīng)辦

人必需高度重視。

3.物品選購應(yīng)盡量接受月結(jié)方式為付款條件與供應(yīng)商洽談。

四、分工管理

1.辦公室文員

1.1文員須按月度建立庫存臺賬，定期核查所領(lǐng)物品登記表，做好

辦公易耗品、銷售獎品的入庫、發(fā)放和庫存管理工作。（附件《辦公

易耗品月度臺賬統(tǒng)計表》、《銷售獎品庫存統(tǒng)計表》）

1.2文員須每月底盤點，查對臺賬與實物，保證賬實相符。

1.3文員須防止辦公易耗品、銷售獎品受潮、蟲蛀、損壞或丟失，

保證其功用和性能。

1.4文員須依據(jù)辦公易耗品以及銷售獎品的領(lǐng)用狀況，確定和保持

合理的庫存種類和數(shù)量，以削減資金占用和保證正常運用。

2.選購專員

2.1負(fù)責(zé)辦公易耗品和銷售獎品的選購與驗收工作；

2.2負(fù)責(zé)供應(yīng)商的篩選工作；

3.辦公室負(fù)責(zé)人

3.1負(fù)責(zé)辦公易耗品和銷售獎品每月月底庫存的檢查工作；

3.2幫助文員做好辦公易耗品和銷售獎品日常管理工作；

3.3負(fù)責(zé)辦公易耗品和銷售獎品費用的管理工作。

五、辦公易耗品和銷售獎品的選購流程

銷售部獎品的選購與辦公易耗品的選購流程一樣，《購置支

配表》由銷售部負(fù)責(zé)編制。

（一）接收購置支配表

選購專員接收辦公室文員編制并完成審批的《購置支配表》，并

對購置內(nèi)容進行再確認(rèn)。包括須要選購的物品型號、顏色、規(guī)格，

甚至生產(chǎn)廠家都進行進一步確認(rèn)，以確保選購的物品是所需品。

（二）市場詢價、比價、議價

選購專員比照《購置支配表》上的物品到市場上至少選擇三家

以上進行詢價、比價，并對商家供應(yīng)的價格進行合理議價。

（三）填寫詢價記錄表

市場詢價結(jié)束后，選購專員對詢價結(jié)果進行記錄，填寫完《詢價

記錄表》后交公司領(lǐng)導(dǎo)定奪。

（四）選定供貨商

公司領(lǐng)導(dǎo)批閱完《詢價記錄表》后，對須要供應(yīng)樣品的選購進

行樣品檢查。進一步確認(rèn)后再確定供貨商家；對不須要供應(yīng)樣品的選

購，依據(jù)詢價記錄表，確定供貨商家。

（五）采買

1.定點采買

1.1確定供貨商家后，對量大、價高、供貨期長、運用壽命長或

需長期選購的物品可選擇簽訂供貨合同或選擇長期合作。

1.2選購員定點采買時，可依據(jù)《購置支配表》的內(nèi)容干脆下單。

定點單位沒有所需物品的按臨時選購進行。

2.臨時選購

確定供貨商家后，對量小、價低、供貨期短、運用壽命短或臨時

須要的物品干脆進行采買。

（六）送貨

送貨方式可選擇自提或商家送貨上門。

（七）驗收

采買結(jié)束后，選購專員對商家送貨的物品再進行一一確認(rèn)，

防止錯送、漏送，或以次充好等。

（八）費用結(jié)算

1.現(xiàn)款選購

1.1選購人員必需憑有總經(jīng)理簽字的借款單向財務(wù)部借款，

選購回來后，選購員粘貼好報銷票據(jù)（選購支配表、購貨發(fā)

票），由辦公室負(fù)責(zé)人、辦公室分管副總、財務(wù)部審核后，由總經(jīng)理

簽字，然后辦理報銷手續(xù)。

1.2財務(wù)借款按財務(wù)制度執(zhí)行。

2.后付款選購

2.1選購員粘貼好報銷票據(jù)（選購支配表、購貨發(fā)票），由辦

公室負(fù)責(zé)人、辦公室分管副總、財務(wù)部審核后，總經(jīng)理審批。到付款

時間時，財務(wù)部干脆匯款。

2.2貨物已到發(fā)票未到，驗收合格，辦公室文員登記入庫后，如

供貨方要求提前付款時、按正常財務(wù)手續(xù)辦理后支付不超過貨物總價

值80%的貨款，待發(fā)票到后再付清余款；發(fā)票已到貨物未到，不準(zhǔn)支

付購貨款。

2.3物品選購必需取得發(fā)票方可報銷，發(fā)票性質(zhì)（增值稅專用

發(fā)票或一般發(fā)票）按財務(wù)規(guī)定執(zhí)行。

六、定點商鋪管理

（一）定點供貨商選擇

選購專員到市場選定至少3家信譽、產(chǎn)品質(zhì)量以及送貨效率較

高的商鋪，進行報價對比后，選定價格較實惠的商鋪為定點供貨單位。

簽訂以結(jié)算方式為月結(jié)、為期一年的供貨合同。

（二）定點商鋪價格監(jiān)控

至少每半年一次，選購人員定期到市場進行比價，比價結(jié)束

填寫《詢價記錄表》，防止定點選購單位抬高價格。

七、辦公易耗品管理流程

（一）辦公易耗品申領(lǐng)與審核

1.各部門依據(jù)本部門辦公易耗品的運用狀況，每月25日前提報

下月辦公易耗品領(lǐng)用支配。

2.部門負(fù)責(zé)人和分管副總審批簽字后報辦公室。經(jīng)辦公室負(fù)責(zé)人

審核后交辦公室文員進行登記申領(lǐng)。（附件《部門辦公易耗品申領(lǐng)單》）

（二）核對庫存數(shù)

1.辦公室文員統(tǒng)計《部門辦公易耗品申領(lǐng)單》所需物品數(shù)目后，

與庫存數(shù)進行核對，原則上庫存數(shù)留存原數(shù)量的l/3o

2.若庫存足，文員干脆按本章第六小節(jié)中“辦公易耗品的發(fā)放及

領(lǐng)用”流程發(fā)放。

3.若申領(lǐng)后數(shù)量不足，申請購置后再發(fā)放。

（三）編制購置支配表

因庫存數(shù)量不足，文員編制《購置支配表》經(jīng)辦公室負(fù)責(zé)人、辦

公室分管副總、總經(jīng)理/董事長審批后，將購置支配表交選購專員

進行選購。（附件《購置支配表》）

（四）采購

1.選購專員依據(jù)審批后的《購置支配表》進行選購，并于接

到《購置支配表》的10個工作日內(nèi)（特殊時間要求除外）完成選購

O

2.優(yōu)先在定點供貨商處進行采買，依據(jù)合同規(guī)定的供貨價格選購

O

3.選購流程參照本制度第五節(jié)“辦公易耗品和銷售獎品的選購

流程”執(zhí)行。

（五）驗收、入庫登記

1.選購結(jié)束后，選購專員在《辦公易耗品購置支配表》填

寫實際選購價格，簽字后交行政專員，并附上送貨單/收據(jù)/發(fā)票。

2.辦公室文員依據(jù)選購專員交回的《購置支配表》一一核對

采買的物品種類、數(shù)量、質(zhì)量、價格單據(jù)等，核實完畢后進行物品登

記入庫，剛好更新辦公易耗品臺賬。（附《辦公易耗品登記臺賬》）

（六）發(fā)放及領(lǐng)用

1.新員工辦公易耗品的發(fā)放

新員工入職每人按標(biāo)準(zhǔn)配備電腦一臺、簽字筆一支、筆記本一本、

文件雙夾一個，不含廚師、幫廚、保潔。

2.部門辦公易耗品的發(fā)放

文員依據(jù)各部門提交的《部門辦公易耗品申領(lǐng)單》照實發(fā)放所列物

品，領(lǐng)取時須簽字確認(rèn)。

3.個人辦公易耗品的領(lǐng)用

各部門員工個人須要臨時支取時，在《部門辦公易耗品登記表》上

簽字。

4.銷售獎品的發(fā)放

銷售獎品發(fā)放必需嚴(yán)格遵循公司制定的銷售政策，客戶領(lǐng)取獎品

時必需由置業(yè)顧問陪伴，領(lǐng)取獎品時出具獎品領(lǐng)取單并在登記表上簽

字確認(rèn)?！朵N售獎品領(lǐng)取單》、《銷售部獎品領(lǐng)取登記表》

八、辦公消耗品的交接與收回

員工因離職或工作崗位變動等緣由需進行辦公易耗品及固定資

產(chǎn)的交接或收回時，應(yīng)嚴(yán)格遵守交接回收程序。

1.移交人需填寫《辦公易耗品交接單》，接收人在監(jiān)交人的監(jiān)督

下，細致點驗，遇有毀損的要求移交人書面標(biāo)明，對毀損視該物品價

值的大小狀況，另行處理。（附件《辦公易耗品交接單》）

2.辦公室文員需據(jù)清單核實后存檔備查。若移交人為辦公易耗品

管理員本人時，辦公室負(fù)責(zé)人需親自點驗，并且做好交接工作。

九、附件

表1《部門辦公易耗品申領(lǐng)單》

表2《詢價記錄表》

表3《購置支配表》

表4《銷售獎品領(lǐng)取單》

表5《銷售部獎品領(lǐng)取登記表》

表6《部門辦公易耗品領(lǐng)取登記表》

表7《辦公易耗品月度臺賬統(tǒng)計表》

表8《銷售部獎品庫存統(tǒng)計表》

表9《辦公易耗品交接單》

十一、本制度由下發(fā)之日起執(zhí)行。

辦公室

二。一六年i"一月H--日

部門辦公易耗品申領(lǐng)單

申請部門：年月日

編號名稱規(guī)格單位數(shù)量運用人備注

部門領(lǐng)導(dǎo)

分管副總簽字

簽字

辦公室負(fù)責(zé)人簽

辦公室分管副總簽字

字

部門物品領(lǐng)取人簽字

詢價記錄表

詢價人詢價日期

名稱負(fù)責(zé)人

報價單位信息

電話地址

付款

交貨時間稅票狀況

方式

原報

選購內(nèi)容型號/規(guī)格數(shù)量議價最終單價備注

價

選購人員建

部門領(lǐng)導(dǎo)看法

議

分管副總看法總經(jīng)理看法

購置支配表

日期：年月日

選購專員預(yù)料完成選購時間

預(yù)算實際

序號品名規(guī)格單位數(shù)量備注

額度金額

實際選購合計

預(yù)算額度合計元元

（選購結(jié)束后填寫）

辦公室負(fù)責(zé)人簽字辦公室分管副總簽字

總經(jīng)理簽字

驗收并登記入庫

選購專員簽字辦公室文員簽字

注：物品單價超過1000元的，需提前報價，待部門領(lǐng)導(dǎo)/分管副總確認(rèn)方可購買。

銷售獎品領(lǐng)取單

購房價格或□排號口定房

客戶姓名銷售期

定金金額□購房

付款方式口一次性口按揭（公貸、商貸）房號

獎品獎品□置業(yè)顧問代領(lǐng)

數(shù)量領(lǐng)取方式

金額名稱□客戶領(lǐng)取口其他

置業(yè)顧問

銷售經(jīng)理確認(rèn)

確認(rèn)

銷售獎品領(lǐng)取單

購房價格或□排號口定房

客戶姓名銷售期

定金金額□購房

付款方式口-?次性口按揭（公貸、商貸）房號

獎品獎品□置業(yè)顧問代領(lǐng)

數(shù)量領(lǐng)取方式

金額名稱□客戶領(lǐng)取口其他

置業(yè)顧問

銷售經(jīng)理確認(rèn)

確認(rèn)

銷售獎品領(lǐng)取單

購房價格或□排號口定房

客戶姓名銷售期

定金金額□購房

付款方式口一次性口按揭（公貸、商貸）房號

獎品獎品□置業(yè)顧問代領(lǐng)

數(shù)量領(lǐng)取方式

金額名稱□客戶領(lǐng)取口其他

置業(yè)顧問

銷售經(jīng)理確認(rèn)

確認(rèn)

銷售部獎品領(lǐng)取登記表

領(lǐng)取時間獎品名稱房號數(shù)量置業(yè)顧問領(lǐng)取人備注

備注：此表作為銷售部獎品領(lǐng)取的記錄憑證之一。

部門辦公易耗品領(lǐng)取登記表

所在部門部門負(fù)責(zé)人

單

領(lǐng)取時間物品名稱規(guī)格數(shù)量領(lǐng)取人備注

位

備注：此表作為各部門年度領(lǐng)用辦公消耗品的記錄憑證之一。

銷售部獎品庫存統(tǒng)計表（—月）

獎品名稱入庫時間新購數(shù)量現(xiàn)庫存上月領(lǐng)取總領(lǐng)取備注

辦公易耗品月度臺賬統(tǒng)計表（—月）

選購選購選購

序辦公用原基月度

型號單位單金儲務(wù)1金1章:司1辦公庫存數(shù)

號晶名稱數(shù)總數(shù)

數(shù)價額

1-----

2-----

3-----

4-----

5-----

6