事業(yè)單位內部控制信息化轉型研究

摘要：行政事業(yè)單位在我國經(jīng)濟體系中的特殊地位決定了事業(yè)單位業(yè)務的重要性，所以行政事業(yè)單位的內部管理也應該特別被關注。內控制度既監(jiān)督了事業(yè)單位的內部管理過程的真實性與合理性，又通過監(jiān)督促進了事業(yè)單位業(yè)務的執(zhí)行效果和效率。由于大數(shù)據(jù)分析的普及，事業(yè)單位財務內部控制數(shù)字化的需求有所凸顯，但當前事業(yè)單位財務內部控制數(shù)字化發(fā)展面臨許多不足與困難，制約著事業(yè)單位財務的進一步開展。本文從事業(yè)單位內部控制信息化轉型建設的現(xiàn)存問題入手進行分析，并提出相關問題解決辦法，試為事業(yè)單位內控相關人員提供參考。關鍵詞：事業(yè)單位；內部控制；信息化轉型隨著社會信息化技術的日益發(fā)達，政府事業(yè)單位需要完善自身的管理來推動事業(yè)單位的規(guī)范擴張與良性管理，而事業(yè)單位的管理現(xiàn)代化變革也已勢在必行。內部控制是行政事業(yè)單位有效預防財政風險的重要手段，信息化時代大背景下，信息化在各領域都有極大的應用，行政事業(yè)單位更應該進行信息化轉型，提高管理及業(yè)務系統(tǒng)運行效率，更好地為人民服務，為社會基礎服務做好保障，做出應有的貢獻。一、行政單位內控信息化需求及目的（一）事業(yè)單位內控信息化轉型的必要性首先，事業(yè)單位的內控信息化轉型是大數(shù)據(jù)時代背景下的必然結果，財務內控的涉及面是很廣的，且財務工作在事業(yè)單位經(jīng)營與發(fā)展的各個領域都是互相融合的，因此加強財務內控信息化轉型建設對事業(yè)單位來說是至關重要的，規(guī)范化的財務內控工作水平才能有所提高，優(yōu)化和完善財務內控工作體系才能得以繼續(xù)延伸，在各個方面重視、參與和融入財務內控工作，比如通過加強和改進預算控制工作提高管理預算工作效率，不僅能夠落實到位預算管理工作的各項要求，還能防控預算的相關風險，以此來推動事業(yè)單位預算管理工作規(guī)范有序和富有成效的運行；事業(yè)單位對財務內控信息化進行合理轉型建立，方能融合財務風險管理、控制、預防等工作，進而縱深開展財務工作。其次，在企業(yè)內部管理信息化的影響下，政府事業(yè)單位也有助于企業(yè)提升綜合管理的效能，對工程項目招標、計劃管理、政府采購或施工建設管理等各環(huán)節(jié)，進行更高效的管理。此外，在企業(yè)實施內部管理的流程中，行政事業(yè)單位財務可以更好的整合企業(yè)與資本流轉有關的管理職能，同時針對各個部門職責的現(xiàn)實情況，通過相應的內部責任機制的貫徹，進一步完善行業(yè)審核過程，實現(xiàn)了財政核算與內部監(jiān)管制衡，以進一步提升了行政事業(yè)單位財務的綜合管理實力。再者，實施合理的內控對加強行政事業(yè)單位財務管理對資金的管理與監(jiān)督是有所助益的。通常來說，事業(yè)單位的財務重點任務是為經(jīng)濟社會提供良好的公共服務，即對資金、項目和用地等實施資源配置。在上述環(huán)節(jié)中，必須明確"三重一大"等問題的具體實施情況，切實防止違反有關法規(guī)的情況，以便增加資金的運用效果，減少風險出現(xiàn)的幾率，積極發(fā)揮內部管理降低資金耗費與損失的效果。最后，積極開展內部管理工作，能夠有效提升單位自己的經(jīng)濟社會水平。在加強公務工作中，行政部門機關事業(yè)單位財務管理必須在最大程度保障資產(chǎn)的安全性，并在內部管理系統(tǒng)中增設財政預算相應的支付業(yè)務，以保證各項財務管理環(huán)節(jié)有序進行，促進經(jīng)濟公共服務能力的發(fā)揮。（二）事業(yè)單位內控信息化轉型的目的1.為了有效降低業(yè)務流程風險在政府事業(yè)單位的管理操作中將單位經(jīng)營活動的內控制度過程與政策的合理的運用固化在了信息系統(tǒng)中，在管理制度體系化，管理制度流程化和業(yè)務流程信息化建設的這兩者基礎上，實現(xiàn)單位內控制度管理過程的"機控"化水平的提升，同時增強了信息系統(tǒng)的可追溯性，通過實施與非相容性職務的分離管理制度，在較大限度上減少了業(yè)務流程問題，確保單位在操作中完全貫徹并執(zhí)行內控制度，以形成長期有效的單位管理機制。2.可進一步加強業(yè)務執(zhí)行能力目前，部分行政事業(yè)單位財務的內控所實施手段是不夠的，最突出的原因是制度實施能力的問題。因為在高效的信息化技術手段和工具等方面還有所欠缺，內控工作的高效進行未能得以保障，事業(yè)單位財務對財政與業(yè)務信息流轉的全過程不能做到有效監(jiān)管，同時無法將內控制度落實到在經(jīng)營活動的各個環(huán)節(jié)中，內控制度的實施力度難以保障也難完成內控制度建設，所以全面落實內控制度和體系的注定成為幻影。信息化管理手段的合理運作是逐步增強行政事業(yè)單位的實施力度的基石，再加以信息系統(tǒng)中的內控制度的基礎流程和機制，在這種管理模式的強硬運行下，也能讓內控制度實施的可信度和剛性有所提高，由此也促進了管理水平的提升。3.可有效減少運行成本的投入合理的事業(yè)單位內控制度的建立，有效的創(chuàng)新了行政事業(yè)單位的財務收支、固定資產(chǎn)、投資計劃等生產(chǎn)經(jīng)營管理方面的要求，且革新了綜合監(jiān)督管理的諸多手段。如今的事業(yè)單位已然能夠利用內部信息技術系統(tǒng)的功能實現(xiàn)工作任務化，這對國家而言，許多政府事業(yè)單位的經(jīng)營業(yè)務要跨省或者跨境進行，就遠距離業(yè)務而言，建立內控網(wǎng)絡系統(tǒng)就能夠加強與單位內部的有效溝通，及時準確的共同解決問題，大大降低了消息流動的效率，同時大大提高了管理水平和效率，在降低成本和節(jié)約資源等方面都具有意義。二、行政事業(yè)單位的內控信息化轉型現(xiàn)狀（一）管理層對內控信息化的不夠重視在行政事業(yè)單位內控制度的持續(xù)發(fā)展和不斷優(yōu)化下，內控的建設也進入了新的時代，在新的信息化時代對行政事業(yè)單位財務內部控制系統(tǒng)的建設也寂靜引起了大眾的重視，相關單位也對內控管理進行了逐步的建立，且在業(yè)務管理中嚴格執(zhí)行了內控相關制度，同時內控水平有所提高。據(jù)事業(yè)單位內控制度的規(guī)定，對各單位不停歇的對內控信息化建立進行推進是有所必要的，但在對資金、人才和管理形式等因素的綜合考慮下，事業(yè)單位內控制度的發(fā)展得到了限制，內部控制系統(tǒng)不單單是內控業(yè)務流程、管理制度以及相關手冊的建設，在現(xiàn)實的內部控制管理工作中缺乏對內控信息化的建立的重視，注定了內部控制系統(tǒng)的建設效果將大打折扣。傳統(tǒng)的內部管理、財務管理理念的保留，內控系統(tǒng)的建立相對不完善，使得內控管理在發(fā)展中逐步開始流于形式，成為一種名副其實的"擺設"。另則，部分領導人受到傳統(tǒng)理念的影響，將財務風險僅定義為是內審人的職分，沒有實際看到內控對行政單位的發(fā)展產(chǎn)生的效益。因此，它對信息化內控管理體系的建立有很大的限制。（二）部門間存在信息孤島現(xiàn)行的事業(yè)單位的工作中，內控信息系統(tǒng)的覆蓋面的局限性是內控信息系統(tǒng)建設的一個重要阻礙。內部控制信息系統(tǒng)的職能開發(fā)是有限的，在事業(yè)單位的各項流程業(yè)務中，內部控制信息系統(tǒng)職能涉及到的業(yè)務流程和項目都，相對較小，且管理內容和業(yè)務流程范圍的涉及面也很難適應事業(yè)單位內控建設的需求。在事業(yè)單位的現(xiàn)代化管理工程中，應把信息溝通網(wǎng)絡合理構筑提上日程，從縱向和橫向二方面將這一工程加以展開，才能便于大型立體車庫信息溝通網(wǎng)絡的實現(xiàn)。就縱向數(shù)據(jù)服務而言是指完成事業(yè)單位和上下屬內部數(shù)據(jù)傳遞，而橫向服務則是完成各單位間信息的有效溝通和互動。但目前有些事業(yè)機關內控制度橫向和縱貫數(shù)據(jù)網(wǎng)絡建設并不合理，在內部監(jiān)控數(shù)據(jù)傳遞效率方面還存留著一定程度的問題，其中最為受限的是縱向傳遞渠道。就各個部門而言，對內部橫向數(shù)據(jù)共享溝通體系提供合理的架構也并非有效處理方式，這也使得在組織內部控制信息上有效的傳輸無法實現(xiàn)。分析目前的實踐狀況，事業(yè)單位的內控信息溝通制度的建立不完備，在一定程度上給內控管理工作實施增加了阻礙。試圖達到單位內部信息之間的高效傳遞的效果，對計算機技術的充分的運用就顯得至關重要。此外，建立專門的組織的缺失，意味著對相應權限的科學設置的缺乏，完備的內部控制溝通體系的建立沒能跟實際情況相結合，事業(yè)單位內控信息溝通體系自然也就缺乏相應的有效控制。（三）單位內部系統(tǒng)和內控系統(tǒng)的對立就目前而言事業(yè)單位內控制度已建立了基礎的內部管理自動化系統(tǒng)，但因我國事業(yè)單位起步稍遲的內部管理系統(tǒng)建設，而內控信息化轉型也是這幾年才被提倡，導致了僅部分單位在內控具體的管理方面建立和使用信息化管理系統(tǒng)，但同一事業(yè)單位的不同的部門又都按照自身部門的實際需要來對外開展信息化管理系統(tǒng)的使用。所謂要實現(xiàn)的內部系統(tǒng)的相互貫通，不但出現(xiàn)了單機操作，而且出現(xiàn)了大量信息系統(tǒng)之間不能實現(xiàn)有效管理銜接的現(xiàn)象，反而加大了地方政府事業(yè)單位財務內部控制系統(tǒng)的自動化管理的施工力度。（四）內控信息化專業(yè)人員缺乏當前在數(shù)量眾多的政府事業(yè)單位業(yè)務處理中，業(yè)務人員對內控信息化工作的認知與實際存在著差異，諸多業(yè)務人員以為信息化工作只是對計算機軟件的安裝、應用，但正是這些理解偏差，才更影響了財務內控計信息化工作的推展。把現(xiàn)代化的專業(yè)知識應用于財務管理質量內控中時，也就不僅僅是簡單的應用計算機軟件，同時還需要結合相應的財務管理質量內控知識，包括應用統(tǒng)計知識、企業(yè)管理學專業(yè)知識等，從而將各類知識進行了充分融合，以便將知識應用于財務管理的質量管控工程中。在當前的事業(yè)單位財務管理中，正面臨著這么一種情況，若把當前的財務管理人員向復合型人才培養(yǎng)目標方向發(fā)展，就困難度很大。但因為財務管理人員當前信息化專業(yè)知識素養(yǎng)欠缺，與應用軟件開發(fā)人員溝通交流困難加大，不利于財務管理內控信息化建立和開發(fā)。三、行政事業(yè)單位內控信息化轉型具體策略（一）提高領導層的認識信息化建設工程的最大推進動力是領導層的支持，這一推動力同時也是保障內部控制信息化成功有效實施的關鍵，只要是信息化的建設，須有專門的負責人推進、跟蹤、反饋才能進行的順利，負責人的首選就是領導者。如果領導層信息化意識充分且支持信息化，同時又對信息化系統(tǒng)的建設是積極響應的，那么就能讓信息化的從“頭”開始建設有所保障，事業(yè)單位的頭部力量要作為單位實施內控信息化項目的第一負責人，將信息化意識從上貫徹到下以確保信息化實施能夠順利而有序的進行。提高領導層信息化意識后順應而為的設立管理機構，將每一階段所需的實施內容和希冀達到的實施成果明細化，確保信息化系統(tǒng)的使用者能夠持續(xù)參與信息化系統(tǒng)的調研、設計和模擬以其實用性和實效性及可行性。（二）建立簡介有效的信息溝通系統(tǒng)內控工作要在信息化的全新背景下開展且實現(xiàn)其目標勢必要依賴對應的內控體系，尤其是要應對信息技術和互聯(lián)網(wǎng)的雙重特點，企業(yè)建立一個可操作且完善的內部控制規(guī)范體系是應當?shù)?，樹立企業(yè)內部對信息化內控管理的意識和相應的組織架構、權責機制、管理制度、業(yè)務流程的科學合理的建構都是內控規(guī)范體系的內容。在這一過程中要堅持持續(xù)重組信息化業(yè)務流程，還要求在信息化建設工作實施之前讓事業(yè)單位各組織專業(yè)人員、管理者和關鍵業(yè)務人員要梳理好各業(yè)務的流程，同時優(yōu)化更新部分復雜、不合理且工作效率低下的流程。要合理流程的每個環(huán)節(jié)的銜接來滿足信息化新的要求，更要特別關注業(yè)務周期延誤和決策滯后的情況。在業(yè)務流程重組工作的實施過程中要對單個業(yè)務流程進行合理化審查，還要完善流程實施整個過程中的總體制度的建立，這不但可以進一步縮小實際建設與目標之間的差異，同時還可以在執(zhí)行過程中提高公司的內部監(jiān)督管理水平，完善內部管理環(huán)境，為公司管理會計價值的體現(xiàn)創(chuàng)造良好的執(zhí)行環(huán)境，從而增強公司自身的管理實力。（三）建設各部門協(xié)調統(tǒng)一的信息化系統(tǒng)實施內控信息化管理必須以健全的內部管理體系為依據(jù)，首先，要結合企業(yè)實際情況形成健全的內控信息化管理體系的架構，同時對相關的內部管理體系加以細化。要把企業(yè)預決算控制、支出管理、項目采購、合同控制、項目管理等內控化相關體系，將分類分級審核權限、三大議事機制嵌入內控信息化體系中，并固化到整個業(yè)務流程中，做到將各類項目各階段的在線審核過程標準化、規(guī)范化、制度化、表單可視化。但一旦項目未按規(guī)定時間運行，內部信息系統(tǒng)就會提示，項目不能繼續(xù)運行。接下來，行政事業(yè)單位內控制度必須根據(jù)內控信息化設計做好風險辨識，這里最關鍵的工作便是研究流程中可能出現(xiàn)問題，針對可能會產(chǎn)生問題的環(huán)節(jié)應制定適當?shù)念A防制度。最后，有關部門針對行政事業(yè)單位內控制度的特點做好研究，并以此為依據(jù)形成健全的內控制度，推動內控信息化設計質量的顯著提高。（四）內控信息化系統(tǒng)人員培訓內部控制信息化的建設足夠的成本投入是必不可少的，對國家重要事業(yè)單位而言，在資金方面相對其他單位是有一定優(yōu)勢的，在合理的預算范圍內推進內控信息化建立，預期是能夠改善業(yè)務當前現(xiàn)狀和提高業(yè)務處理效率的，使經(jīng)濟收入有所增加。重點建設任務的資金投入能否確保，以及能否保持回報與投入對等的意識是第一位的。其次是人才的需求，培養(yǎng)合理的人才梯隊和信息化人才隊伍的引進，在單位內部建立