秘書管理與實(shí)務(wù)項(xiàng)目四

會(huì)后落實(shí)—善始亦善終目錄項(xiàng)目四學(xué)習(xí)任務(wù)一送別與會(huì)人員學(xué)習(xí)任務(wù)二落實(shí)會(huì)場(chǎng)善后工作學(xué)習(xí)任務(wù)三完成會(huì)議經(jīng)費(fèi)結(jié)算學(xué)習(xí)任務(wù)四整理會(huì)議文件資料學(xué)習(xí)任務(wù)五撰寫會(huì)議紀(jì)要學(xué)習(xí)任務(wù)六完成會(huì)議評(píng)估與總結(jié)學(xué)習(xí)任務(wù)一送別與會(huì)人員知識(shí)目標(biāo)◆熟悉送別與會(huì)人員的工作要點(diǎn)?！粽莆账蛣e與會(huì)人員的相關(guān)禮儀。能力目標(biāo)◆能夠妥善、有序地安排和組織與會(huì)人員離場(chǎng)?！裟軌蜃龊猛獾嘏c會(huì)人員送站工作。項(xiàng)目四學(xué)習(xí)任務(wù)一送別與會(huì)人員必備知識(shí)1引導(dǎo)與會(huì)人員離場(chǎng)2結(jié)清參會(huì)費(fèi)用3發(fā)放回程票項(xiàng)目四4安排車輛送站5安排人員送客6安頓暫留人員學(xué)習(xí)任務(wù)一送別與會(huì)人員知識(shí)拓展項(xiàng)目四送別客人禮儀在確定來(lái)賓離開(kāi)的時(shí)間后，如果來(lái)賓身份比較特殊，那么就應(yīng)該到來(lái)賓的駐地去話別。如果來(lái)賓離開(kāi)的時(shí)間是上午，那么在前一天下午或晚上，主人一方全體陪同人員要到客人下塌的賓館去話別，時(shí)間不要過(guò)長(zhǎng)，控制在半個(gè)小時(shí)之內(nèi)為好。有禮物要送的話，就在這時(shí)送給客人。如果第二天到了機(jī)場(chǎng)或車站再送，客人就只能把它提在手里了，很不方便。如果客人離開(kāi)的時(shí)間是在下午或晚上，也可以在當(dāng)天上午到賓館話別。此時(shí)應(yīng)該告訴客人送行的人員、車輛及時(shí)間方面的安排，讓客人心里有數(shù)。在目送來(lái)賓乘坐的交通工具啟動(dòng)后，送行人員才可離開(kāi)。學(xué)習(xí)任務(wù)一送別與會(huì)人員實(shí)訓(xùn)練習(xí)

做好外地與會(huì)人員送站工作1. 實(shí)訓(xùn)目標(biāo)。通過(guò)實(shí)訓(xùn)，要求學(xué)生掌握送站的相關(guān)禮儀，能收集外地與會(huì)人員離會(huì)的相關(guān)信息，設(shè)計(jì)和制定相關(guān)表格，并安排和組織好外地與會(huì)人員的送站工作。2. 實(shí)訓(xùn)背景。2011年10月22日，××職業(yè)學(xué)院在省人民大會(huì)堂舉行30周年慶典大會(huì)。除了校內(nèi)師生代表外，參加會(huì)議的代表還有政府領(lǐng)導(dǎo)（教育部、教育廳及其他部門想相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)）、兄弟院校的院長(zhǎng)或書記、行業(yè)企業(yè)代表、校企合作企業(yè)代表、校友代表、媒體記者等。由于此次慶典大會(huì)規(guī)模較大，參與人員較多，為了保證會(huì)議各項(xiàng)接待工作的順利進(jìn)行，學(xué)院辦公室主任楊霞作為此次會(huì)務(wù)工作的協(xié)調(diào)人，在會(huì)前詳細(xì)收集了與會(huì)人員的相關(guān)信息。根據(jù)與會(huì)代表的離會(huì)情況，楊霞制定了與會(huì)代表送站安排表，合理安排車輛和人員做好送站工作。根據(jù)與會(huì)代表的信息反饋，大家對(duì)××職業(yè)學(xué)院30周年慶典大會(huì)的各項(xiàng)接待工作非常滿意，尤其是工作人員和領(lǐng)導(dǎo)在送站時(shí)的熱情、細(xì)心給他們留下了深刻的印象。3. 實(shí)訓(xùn)內(nèi)容。假如你是××職業(yè)學(xué)院辦公室主任楊霞，①請(qǐng)你根據(jù)與會(huì)人員離會(huì)情況，設(shè)計(jì)并制作送站人員安排表；②請(qǐng)指出送站時(shí)應(yīng)注意的禮儀禮節(jié)。項(xiàng)目四學(xué)習(xí)任務(wù)二落實(shí)會(huì)場(chǎng)善后工作知識(shí)目標(biāo)◆掌握會(huì)場(chǎng)善后工作內(nèi)容及要點(diǎn)。能力目標(biāo)◆能夠妥善清理會(huì)場(chǎng)、歸還租借設(shè)備物品?！裟軌蚪Y(jié)清會(huì)議開(kāi)支費(fèi)用。項(xiàng)目四學(xué)習(xí)任務(wù)二落實(shí)會(huì)場(chǎng)善后工作項(xiàng)目四必備知識(shí)清理會(huì)場(chǎng)（1）清理會(huì)場(chǎng)宣傳物品（2）清理會(huì)場(chǎng)設(shè)備（3）清理會(huì)議資料（4）清理會(huì)議其他物品歸還租借物品會(huì)議結(jié)束后，要及時(shí)歸還向酒店方或其他服務(wù)商租借的相關(guān)設(shè)備或物品。歸還前一定要檢查物品是否完好。如果損壞要按約定予以賠償。不需賠償?shù)模瑲w還時(shí)要特別說(shuō)明或修好后再歸還。結(jié)算會(huì)議開(kāi)支費(fèi)用如果是向酒店或其他單位租用的會(huì)場(chǎng)，會(huì)議結(jié)束后，秘書人員應(yīng)及時(shí)與會(huì)場(chǎng)出租方結(jié)清會(huì)議的各項(xiàng)費(fèi)用，主要包括：會(huì)場(chǎng)租用費(fèi)、設(shè)備租用費(fèi)、開(kāi)會(huì)期間的其他相關(guān)服務(wù)費(fèi)用等，并及時(shí)與會(huì)場(chǎng)租借方進(jìn)行交接。學(xué)習(xí)任務(wù)二落實(shí)會(huì)場(chǎng)善后工作項(xiàng)目四知識(shí)拓展遺失的公文包為期兩天的會(huì)議終于結(jié)束，宏利公司的秘書劉琴總算可以松一口氣了，因?yàn)檫@是公司領(lǐng)導(dǎo)第一次讓她全面負(fù)責(zé)的一個(gè)會(huì)議，居然沒(méi)有什么差錯(cuò)，而且代表們都已離會(huì)，這怎么不令她暗地里高興呢。想想開(kāi)會(huì)前、會(huì)議中的種種事情，那根緊繃的弦也該放松了。現(xiàn)在坐在辦公桌前，準(zhǔn)備擬寫會(huì)議總結(jié)。這時(shí)，電話突然響了起來(lái)，劉琴迅速抓起話筒來(lái)接，電話是剛離會(huì)不久的一位代理商（會(huì)議代表）打來(lái)的，他在電話里焦急地詢問(wèn)，劉琴以及她的同事有沒(méi)有在會(huì)場(chǎng)拾到他的小公文包，因?yàn)闀?huì)議結(jié)束時(shí)，他有要事急于回家，于是急急忙忙提著會(huì)議紀(jì)念品離開(kāi)會(huì)場(chǎng)，而把公文包遺落在會(huì)場(chǎng)了。包里的兩千元錢倒是小事，問(wèn)題是里面有他的許多證件，還有一份商務(wù)資料。劉琴一聽(tīng)，懵了。公司里確實(shí)沒(méi)聽(tīng)誰(shuí)拾到公文包。她一邊控制住自己的緊張情緒安慰著他，一邊答應(yīng)代為查找。她放下電話，趕快向宏利公司租用會(huì)場(chǎng)的鴻天賓館打電話，詢問(wèn)公文包的下落。對(duì)方回答說(shuō)，賓館里沒(méi)人看到遺失的公文包，而且賓館里人來(lái)人往，來(lái)賓的貴重物品都是自己隨身保管的。劉琴不放心，親自去了一趟鴻天賓館，查找了會(huì)場(chǎng)，詢問(wèn)了需要工作人員，依然沒(méi)有下落。劉琴一下子茫然無(wú)助，回去該怎樣向失主回話，向上司交代呢？學(xué)習(xí)任務(wù)二落實(shí)會(huì)場(chǎng)善后工作項(xiàng)目四知識(shí)拓展

【案例分析】會(huì)議結(jié)束后，與會(huì)人員可以離開(kāi)會(huì)場(chǎng)了，但秘書人員的會(huì)務(wù)工作依然沒(méi)有結(jié)束，還有許多后續(xù)工作要做。遠(yuǎn)的來(lái)說(shuō)，有對(duì)會(huì)議精神貫徹落實(shí)的檢查督促工作，近的來(lái)說(shuō)，秘書人員應(yīng)送別與會(huì)者，并及時(shí)清理會(huì)場(chǎng)，清理工作就包括了檢查會(huì)場(chǎng)有無(wú)物品遺漏，攜帶進(jìn)會(huì)場(chǎng)的資料和會(huì)議用品一定要帶回等，至于撰寫會(huì)議紀(jì)要總結(jié)還在其后。案例中的劉秘書顯然是笑得太早了一點(diǎn)?？偨Y(jié)還沒(méi)動(dòng)筆，麻煩事就找上身了。對(duì)于代理商遺失的公文包，她是有一定責(zé)任的，因?yàn)槊貢鴷?huì)務(wù)工作中一項(xiàng)就包括秘書會(huì)后應(yīng)及時(shí)檢查會(huì)場(chǎng)和與會(huì)者的駐地，以免遺失文件，而劉秘書顯然對(duì)這項(xiàng)工作疏忽了。學(xué)習(xí)任務(wù)二落實(shí)會(huì)場(chǎng)善后工作項(xiàng)目四實(shí)訓(xùn)練習(xí)1. 實(shí)訓(xùn)目標(biāo)。

通過(guò)實(shí)訓(xùn)，要求學(xué)生能掌握會(huì)場(chǎng)善后工作要點(diǎn)，妥善做好會(huì)場(chǎng)清理工作。2. 實(shí)訓(xùn)背景。 2013年12月18日，浙江永明公司與香港時(shí)代公司在凱旋大酒店會(huì)議廳舉行合作簽約儀式。會(huì)議廳主席臺(tái)的背景墻上布置著“浙江永明公司與香港時(shí)代公司合作簽約儀式”的會(huì)標(biāo)。主席臺(tái)上有話筒、手提電腦、公司雙方領(lǐng)導(dǎo)層人員的名簽、鮮花、簽約合同、簽字筆、礦泉水等。臺(tái)下的會(huì)議桌上放著出席儀式的雙方公司職員代表的名簽。主席臺(tái)下會(huì)議桌的每個(gè)座位上均放有一份介紹雙方公司情況的資料。酒店大廳及過(guò)道里擺放著本次會(huì)議的通知牌及方向標(biāo)志。3. 實(shí)訓(xùn)內(nèi)容。

假如你是會(huì)務(wù)組工作人員，請(qǐng)你指出會(huì)議結(jié)束后應(yīng)如何做好會(huì)場(chǎng)清理工作。學(xué)習(xí)任務(wù)三完成會(huì)議經(jīng)費(fèi)結(jié)算項(xiàng)目四知識(shí)目標(biāo)◆熟悉會(huì)議經(jīng)費(fèi)結(jié)算方法?！粽莆諘?huì)議經(jīng)費(fèi)結(jié)算工作程序。能力目標(biāo)◆能夠妥善進(jìn)行會(huì)議經(jīng)費(fèi)結(jié)算。學(xué)習(xí)任務(wù)三完成會(huì)議經(jīng)費(fèi)結(jié)算項(xiàng)目四一、會(huì)議經(jīng)費(fèi)收支項(xiàng)目會(huì)議經(jīng)費(fèi)分為收入和支出兩個(gè)類別。會(huì)議的收入主要來(lái)源于上級(jí)撥款或向與會(huì)人員收取相關(guān)費(fèi)用。會(huì)議經(jīng)費(fèi)收支項(xiàng)目主要包括以下內(nèi)容：會(huì)場(chǎng)租用費(fèi)、會(huì)議設(shè)備租用費(fèi)、會(huì)場(chǎng)布置物品費(fèi)、郵電通訊費(fèi)、培訓(xùn)費(fèi)、交通參觀費(fèi)、住宿費(fèi)、餐飲費(fèi)、會(huì)議資料費(fèi)、紀(jì)念品購(gòu)置費(fèi)、會(huì)議宣傳交際費(fèi)、勞務(wù)費(fèi)以及其他費(fèi)用等。學(xué)習(xí)任務(wù)三完成會(huì)議經(jīng)費(fèi)結(jié)算項(xiàng)目四二、會(huì)議經(jīng)費(fèi)結(jié)算的方法會(huì)議的收費(fèi)與付費(fèi)方法(一)1收款的方法與時(shí)機(jī)2付款的方法和時(shí)間學(xué)習(xí)任務(wù)三完成會(huì)議經(jīng)費(fèi)結(jié)算項(xiàng)目四二、會(huì)議經(jīng)費(fèi)結(jié)算的方法會(huì)議付費(fèi)的要求(二)

1．會(huì)議各類支出經(jīng)費(fèi)的名稱要規(guī)范。

2．在付費(fèi)時(shí)，要遵守公司零用現(xiàn)金、消費(fèi)價(jià)格及用品報(bào)銷等各種相關(guān)財(cái)務(wù)制度和規(guī)定。學(xué)習(xí)任務(wù)三完成會(huì)議經(jīng)費(fèi)結(jié)算項(xiàng)目四三、會(huì)議經(jīng)費(fèi)結(jié)算的工作程序1．統(tǒng)計(jì)會(huì)議實(shí)際收支項(xiàng)目，對(duì)照經(jīng)費(fèi)預(yù)算進(jìn)行核點(diǎn)2．理清會(huì)議經(jīng)費(fèi)結(jié)算的方法和時(shí)間3．通知相關(guān)部門及人員結(jié)算時(shí)間和地點(diǎn)4．核實(shí)發(fā)票5．填寫報(bào)銷單6．清點(diǎn)費(fèi)用支出發(fā)票7．請(qǐng)領(lǐng)導(dǎo)簽字8．到財(cái)務(wù)部門報(bào)銷9．與相關(guān)部門及人員結(jié)清費(fèi)用學(xué)習(xí)任務(wù)二落實(shí)會(huì)場(chǎng)善后工作項(xiàng)目四知識(shí)拓展設(shè)施和服務(wù)付款的方法和時(shí)間發(fā)言者事先確定費(fèi)用活動(dòng)之后支付給發(fā)言者食品飲料事先商定費(fèi)用預(yù)訂時(shí)交定金，活動(dòng)后按實(shí)際花費(fèi)開(kāi)發(fā)票——支票結(jié)賬會(huì)議地點(diǎn)事先商定費(fèi)用預(yù)訂時(shí)交定金，活動(dòng)后按實(shí)際花費(fèi)開(kāi)發(fā)票——支票結(jié)賬其他費(fèi)用的償付事先確定費(fèi)用，活動(dòng)后開(kāi)具賬單收到賬單經(jīng)批準(zhǔn)后用支票付款文具盒打印活動(dòng)前申請(qǐng)和安排，活動(dòng)前可用零用現(xiàn)金購(gòu)買零用現(xiàn)金償付，文具訂購(gòu)事先開(kāi)發(fā)票和付款音像輔助設(shè)備活動(dòng)前確定租用費(fèi)用活動(dòng)后為租用費(fèi)用開(kāi)發(fā)票和結(jié)賬會(huì)議經(jīng)費(fèi)的付款方法與時(shí)間表學(xué)習(xí)任務(wù)三完成會(huì)議經(jīng)費(fèi)結(jié)算項(xiàng)目四實(shí)訓(xùn)練習(xí)1. 實(shí)訓(xùn)目標(biāo)。

通過(guò)實(shí)訓(xùn)，要求學(xué)生掌握會(huì)議經(jīng)費(fèi)決算的工作程序，能制定會(huì)議經(jīng)費(fèi)決算表，能妥善做好會(huì)議經(jīng)費(fèi)結(jié)算工作。2. 實(shí)訓(xùn)背景。 2013年底××公司召開(kāi)年度全國(guó)銷售商表彰大會(huì)，以表彰先進(jìn)、規(guī)劃2014年工作?？偨?jīng)理秘書楊××為此次大會(huì)制作了經(jīng)費(fèi)預(yù)算表，同時(shí)對(duì)經(jīng)費(fèi)使用過(guò)程中的具體情況進(jìn)行了記錄。具體如下：

會(huì)議名稱：2013年揚(yáng)名公司年度全國(guó)銷售商表彰大會(huì)

會(huì)議地點(diǎn)：杭州

會(huì)議時(shí)間：2013年12月23日

會(huì)議結(jié)束后，楊××將對(duì)此次會(huì)議的經(jīng)費(fèi)開(kāi)支進(jìn)行結(jié)算。3. 實(shí)訓(xùn)內(nèi)容。

如果你是總經(jīng)理秘書楊××，請(qǐng)根據(jù)背景材料：①模擬會(huì)議經(jīng)費(fèi)結(jié)算工作過(guò)程；②制定會(huì)議經(jīng)費(fèi)結(jié)算表。學(xué)習(xí)任務(wù)三完成會(huì)議經(jīng)費(fèi)結(jié)算項(xiàng)目四實(shí)訓(xùn)練習(xí)序號(hào)支出項(xiàng)目預(yù)算支出（萬(wàn)元）備注1會(huì)場(chǎng)、儀器租用費(fèi)0.52會(huì)議籌辦費(fèi)(宣傳、通訊、資料等)0.8實(shí)際費(fèi)用1萬(wàn)元3與會(huì)代表資料費(fèi)(資料、文具、紀(jì)念品等)150元/人

200人=3實(shí)際費(fèi)用2.6萬(wàn)元4會(huì)議交通費(fèi)1實(shí)際費(fèi)用0.9萬(wàn)元5會(huì)務(wù)用房費(fèi)300元/間．天

50間

天=1.56特邀代表住宿費(fèi)500元/間．天

5間

天=0.257特邀代表旅費(fèi)2000元/人

10人=2實(shí)際費(fèi)用1.5萬(wàn)元8會(huì)議用餐費(fèi)100元/人．天

150人

2天=49宴會(huì)費(fèi)(含酒水)100元/人

150人=210茶點(diǎn)費(fèi)20元/人．次

150人

2次=0.811參觀費(fèi)50元/人

150人=112其他費(fèi)用113會(huì)議支出17.85學(xué)習(xí)任務(wù)四整理會(huì)議文件資料項(xiàng)目四知識(shí)目標(biāo)◆掌握會(huì)議文件資料收集的范圍和會(huì)議文件歸檔的方法。能力目標(biāo)◆能夠認(rèn)真收集和整理會(huì)議文件資料，并妥善保管。學(xué)習(xí)任務(wù)四整理會(huì)議文件資料項(xiàng)目四一、了解會(huì)議的規(guī)模和類型收集、整理會(huì)議文件之前，首先要了解會(huì)議的規(guī)模和類型，是重要會(huì)議還是一般事務(wù)性會(huì)議，是大型會(huì)議還是小型會(huì)議等等。一般來(lái)說(shuō)，重要的、大型的會(huì)議除會(huì)議的主要文件必須收集完整外，與會(huì)議有關(guān)的文件、資料也應(yīng)盡可能收集齊全，如會(huì)議主要文件的歷次稿、會(huì)議期間的各種通知、會(huì)議各種證件以及會(huì)后的新聞稿等。其他會(huì)議，只要能確保會(huì)議的重要文件收集完整就可以了。學(xué)習(xí)任務(wù)四整理會(huì)議文件資料項(xiàng)目四二、會(huì)議文件資料收集的范圍會(huì)前準(zhǔn)備并分發(fā)的文件(一)會(huì)議期間使用或產(chǎn)生的文件(二)會(huì)后產(chǎn)生的文件(三)學(xué)習(xí)任務(wù)四整理會(huì)議文件資料項(xiàng)目四三、會(huì)議文件資料收集的渠道

會(huì)議文件資料收集主要包括以下渠道。1．

向全體與會(huì)人員收集文件。2．

向會(huì)議的領(lǐng)導(dǎo)人、召集人和發(fā)言人收集文件。3．

向會(huì)議的有關(guān)工作人員收集文件。如會(huì)議的記錄人員、文書起草人員等。學(xué)習(xí)任務(wù)四整理會(huì)議文件資料項(xiàng)目四四、收集、整理會(huì)議文件資料的要求

在收集和整理會(huì)議文件資料時(shí)，要注意如下要求。1．

確定會(huì)議文件資料的收集范圍。2．

收集會(huì)議文件資料要及時(shí)，確保文件資料在與會(huì)人員離會(huì)之前全部收集齊全。3．

選擇文件資料收集的渠道，運(yùn)用收集文件資料的不同方式方法。4．

收集會(huì)議文件要履行嚴(yán)格的登記手續(xù)。5．

收集整理過(guò)程中要注意保密。學(xué)習(xí)任務(wù)四整理會(huì)議文件資料項(xiàng)目四五、會(huì)議文件資料的歸檔會(huì)議結(jié)束后，我們需要將收集好的會(huì)議文件資料按照它們?cè)谛纬蛇^(guò)程中的聯(lián)系和一定的規(guī)律，加以系統(tǒng)整理，移交給相關(guān)部門妥善保管。這就是會(huì)議文件資料的歸檔。整理會(huì)議文件資料時(shí)，應(yīng)該將同一次會(huì)議形成的文件組織在一起，按照文件的內(nèi)在聯(lián)系進(jìn)行分類組合，并按照歸檔制度的要求，定期歸檔。會(huì)議歸檔文件的范圍應(yīng)當(dāng)包括該次會(huì)議前后形成的一切直接有關(guān)材料。會(huì)議歸檔文件資料的整理應(yīng)按照《歸檔文件整理規(guī)則》進(jìn)行。學(xué)習(xí)任務(wù)四整理會(huì)議文件資料項(xiàng)目四知識(shí)拓展：一、檔案的整理工作整理單位的確定(一)文件的修整(二)文件的裝訂(三)文件的分類(四)文件的排列(五)文件的編號(hào)(六)文件的編目(七)文件的裝盒(八)學(xué)習(xí)任務(wù)四整理會(huì)議文件資料項(xiàng)目四知識(shí)拓展：二、案例閱讀找不到的意向書某公司日常管理比較混亂，秘書沒(méi)有將公司會(huì)議記錄立卷歸檔，經(jīng)常發(fā)生找不到會(huì)議文件資料的事情。一次，公司與合作方經(jīng)過(guò)幾次協(xié)商，雙方簽署了一個(gè)項(xiàng)目的合作意向。不久，雙方約定再次商談并簽訂正式文本。然而，當(dāng)需要簽署意向書時(shí)，秘書在自己所保存的文件中無(wú)論如何也找不到了。當(dāng)合作方聽(tīng)說(shuō)此事后，中止了與該公司的合作。

【案例分析】秘書在收齊會(huì)議文件后，應(yīng)及時(shí)整理會(huì)議相關(guān)文件，加工、修改與會(huì)人員的討論稿，根據(jù)需要形成決議紀(jì)要或會(huì)議紀(jì)要。會(huì)議文件資料的立卷歸檔原則上是一會(huì)一卷，便于日后查找、利用。學(xué)習(xí)任務(wù)四整理會(huì)議文件資料項(xiàng)目四實(shí)訓(xùn)練習(xí)1. 實(shí)訓(xùn)目標(biāo)。

通過(guò)實(shí)訓(xùn)，要求學(xué)生掌握會(huì)議文件資料收集和整理方法，能將會(huì)議文件資料妥善歸檔保存。2. 實(shí)訓(xùn)背景。

神馬公司是一家中外合資企業(yè)，主要生產(chǎn)家電產(chǎn)品，公司資產(chǎn)雄厚，員工近2000人，著名科技人員和高層管理人員云集。公司在全國(guó)各大中城市設(shè)有眾多分公司和銷售代理商，最近幾年，公司推出了一系列新產(chǎn)品，占領(lǐng)了國(guó)內(nèi)10%以上的家電市場(chǎng)，在國(guó)外的影響也很大。2010年，公司加大管理和研發(fā)力度，在電腦、手機(jī)、電視等多個(gè)項(xiàng)目上研制生產(chǎn)出新型、新款產(chǎn)品，國(guó)內(nèi)市場(chǎng)份額達(dá)15%。2013年底公司召開(kāi)年度全國(guó)銷售商表彰大會(huì)，以表彰先進(jìn)、規(guī)劃2014年工作。參加表彰大會(huì)的有公司邀請(qǐng)的省市的有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)、同行業(yè)兄弟單位的代表、公司董事會(huì)成員、全國(guó)各分公司的領(lǐng)導(dǎo)、全國(guó)銷售代理商代表以及公司的高層管理人員和科技人員等。

會(huì)議由秘書趙××協(xié)助總經(jīng)理王××組織籌劃。會(huì)后，總經(jīng)理要求趙××認(rèn)真收集這次會(huì)議的全部資料并加以整理、歸納。3. 實(shí)訓(xùn)內(nèi)容。

假如你是秘書趙云，請(qǐng)對(duì)此次會(huì)議文件資料進(jìn)行收集和整理。學(xué)習(xí)任務(wù)五撰寫會(huì)議紀(jì)要項(xiàng)目四知識(shí)目標(biāo)◆掌握會(huì)議紀(jì)要的寫作格式、特點(diǎn)和寫作要求?！羰煜?huì)議紀(jì)要發(fā)文程序。能力目標(biāo)◆能夠根據(jù)會(huì)議紀(jì)要擬寫格式、要求和發(fā)文流程，制發(fā)會(huì)議紀(jì)要。學(xué)習(xí)任務(wù)五撰寫會(huì)議紀(jì)要項(xiàng)目四一、會(huì)議紀(jì)要的概念會(huì)議紀(jì)要適用于記載和傳達(dá)會(huì)議情況和議定事項(xiàng)。會(huì)議紀(jì)要是在會(huì)議記錄和其它會(huì)議材料基礎(chǔ)上加工整理出來(lái)的，反映會(huì)議基本情況、會(huì)議成果、會(huì)議議定事項(xiàng)，可以用于向上級(jí)機(jī)關(guān)匯報(bào)會(huì)議情況，向與會(huì)代表、有關(guān)單位和下屬機(jī)關(guān)分發(fā)，要求與會(huì)單位傳達(dá)、貫徹、遵守和執(zhí)行會(huì)議的精神。學(xué)習(xí)任務(wù)五撰寫會(huì)議紀(jì)要項(xiàng)目四二、會(huì)議紀(jì)要的格式標(biāo)題(一)1單行標(biāo)題2雙行標(biāo)題學(xué)習(xí)任務(wù)五撰寫會(huì)議紀(jì)要項(xiàng)目四二、會(huì)議紀(jì)要的格式正文(一)1開(kāi)頭2主體3結(jié)尾學(xué)習(xí)任務(wù)五撰寫會(huì)議紀(jì)要項(xiàng)目四三、會(huì)議紀(jì)要的特點(diǎn)1內(nèi)容的紀(jì)實(shí)性2表達(dá)的提要性3功能的指導(dǎo)性4稱謂的特殊性學(xué)習(xí)任務(wù)五撰寫會(huì)議紀(jì)要項(xiàng)目四四、會(huì)議紀(jì)要的發(fā)文流程會(huì)議紀(jì)要可以上報(bào)，也可以下發(fā)，但它的發(fā)放范圍比較窄，一般只發(fā)與會(huì)議紀(jì)要的內(nèi)容有關(guān)的單位。會(huì)議紀(jì)要的發(fā)文流程如下。起草、編寫會(huì)議紀(jì)要→確定印發(fā)范圍→接收者確認(rèn)→領(lǐng)導(dǎo)簽字→打印成文→印制、分發(fā)或歸檔保存。學(xué)習(xí)任務(wù)五撰寫會(huì)議紀(jì)要項(xiàng)目四知識(shí)拓展：一、會(huì)議紀(jì)要的種類會(huì)議紀(jì)要的分類主要有兩種分類方法。

1.從會(huì)議出席人員來(lái)劃分，有全體會(huì)議紀(jì)要、辦公會(huì)議紀(jì)要、例會(huì)會(huì)議紀(jì)要、工作會(huì)議紀(jì)要、聯(lián)席會(huì)議紀(jì)要、座談會(huì)會(huì)議紀(jì)要等。

2.從會(huì)議紀(jì)要的內(nèi)容上劃分，有決策型會(huì)議紀(jì)要、部署型會(huì)議紀(jì)要、務(wù)虛型會(huì)議紀(jì)要、研討型會(huì)議紀(jì)要、協(xié)調(diào)型會(huì)議紀(jì)要等。學(xué)習(xí)任務(wù)五撰寫會(huì)議紀(jì)要項(xiàng)目四知識(shí)拓展：二、會(huì)議紀(jì)要和會(huì)議記錄的區(qū)別1性質(zhì)不同2內(nèi)容要求不同3格式寫法不同4作用不同學(xué)習(xí)任務(wù)五撰寫會(huì)議紀(jì)要項(xiàng)目四知識(shí)拓展：三、會(huì)議紀(jì)要的寫作要求1吃透會(huì)議精神2突出會(huì)議的中心和重點(diǎn)3層次分明，條理清楚4使用固定的慣用詞語(yǔ)學(xué)習(xí)任務(wù)五撰寫會(huì)議紀(jì)要項(xiàng)目四知識(shí)拓展：四、案例閱讀為期兩周的職工代表大會(huì)結(jié)束后，秘書李沁馬上著手會(huì)議紀(jì)要的制發(fā)工作。第二天，李沁撰寫后會(huì)議紀(jì)要后，就直接將會(huì)議紀(jì)要打印后下發(fā)到了公司各部門，并要求各部門將會(huì)議精神傳達(dá)到每一位員工。沒(méi)幾天，公司上下議論紛紛，對(duì)其中涉及自身利益的條文感到非常不滿。意見(jiàn)很快反映到了領(lǐng)導(dǎo)那里，領(lǐng)導(dǎo)把李沁叫去問(wèn)情況，李秘書一臉無(wú)辜。

【案例分析】為完整、準(zhǔn)確傳達(dá)貫徹會(huì)議精神，使會(huì)議決定的事項(xiàng)得到認(rèn)真落實(shí)，會(huì)后一般都會(huì)制發(fā)會(huì)議紀(jì)要。秘書在撰寫會(huì)議紀(jì)要后，要交給相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審核以后，才能印發(fā)，務(wù)必使會(huì)議紀(jì)要如實(shí)客觀地反映會(huì)議的精神。會(huì)議的印發(fā)范圍應(yīng)根據(jù)會(huì)議性質(zhì)和紀(jì)要內(nèi)容確定。會(huì)議紀(jì)要按印發(fā)范圍和查看等級(jí)分發(fā)。上述案例中，李秘書顯然沒(méi)有嚴(yán)格執(zhí)行會(huì)議紀(jì)要印發(fā)流，即會(huì)議紀(jì)要沒(méi)有交領(lǐng)導(dǎo)審核，也沒(méi)有在確定印發(fā)范圍的基礎(chǔ)上，合理分發(fā)會(huì)議紀(jì)要，引起了不必要的矛盾。學(xué)習(xí)任務(wù)六完成會(huì)議評(píng)估與總結(jié)項(xiàng)目四知識(shí)目標(biāo)◆了解會(huì)議評(píng)估的意義?！羰煜?huì)議評(píng)估的方法和內(nèi)容。◆掌握會(huì)議工作總結(jié)的寫法。能力目標(biāo)◆能夠設(shè)計(jì)會(huì)議評(píng)估表、開(kāi)展會(huì)議效果評(píng)估、擬寫會(huì)議工作總結(jié)。學(xué)習(xí)任務(wù)六完成會(huì)議評(píng)估與總結(jié)項(xiàng)目四一、會(huì)議評(píng)估會(huì)議評(píng)估的意義(一)會(huì)議評(píng)估是一個(gè)收集有關(guān)會(huì)議目標(biāo)實(shí)現(xiàn)情況的信息的過(guò)程。通過(guò)評(píng)估，可以發(fā)現(xiàn)會(huì)議實(shí)施與策劃之間的關(guān)系，了解會(huì)議目標(biāo)是否實(shí)現(xiàn)；核算會(huì)議的成本與效益情況；看看與會(huì)者是否滿意以及明確會(huì)議的成功與不足之處等內(nèi)容，為以后提高會(huì)議效果找到相關(guān)依據(jù)。學(xué)習(xí)任務(wù)六完成會(huì)議評(píng)估與總結(jié)項(xiàng)目四一、會(huì)議評(píng)估會(huì)議評(píng)估的內(nèi)容(二)1會(huì)議主辦方2會(huì)議組織者3會(huì)議主題和議題4會(huì)議議程5會(huì)議地點(diǎn)6會(huì)議發(fā)言人7會(huì)議主持人8分組討論9會(huì)議宣傳活動(dòng)10會(huì)議公共關(guān)系11會(huì)議預(yù)算12參觀、訪問(wèn)、游覽活動(dòng)13會(huì)議場(chǎng)所指引標(biāo)志14會(huì)議住宿、餐飲15議報(bào)到或簽到工作會(huì)16會(huì)議材料17會(huì)議交通18總體學(xué)習(xí)任務(wù)六完成會(huì)議評(píng)估與總結(jié)項(xiàng)目四一、會(huì)議評(píng)估會(huì)議評(píng)估的方法(三)1問(wèn)卷2訪談3現(xiàn)場(chǎng)觀察4會(huì)議總結(jié)學(xué)習(xí)任務(wù)六完成會(huì)議評(píng)估與總結(jié)項(xiàng)目四二、會(huì)議工作總結(jié)會(huì)議工作總結(jié)的含義(一)會(huì)議工作總結(jié)屬于總結(jié)的一種，它是有關(guān)單位或部門在開(kāi)完一次會(huì)議之后，對(duì)會(huì)議召開(kāi)的情況的方方面面進(jìn)行回顧、分析和評(píng)價(jià)，歸納經(jīng)驗(yàn)，指出不足，為下次會(huì)議的舉辦提供借鑒。下面以總結(jié)寫法為例介紹會(huì)議總結(jié)的寫法。學(xué)習(xí)任務(wù)六完成會(huì)議評(píng)估與總結(jié)項(xiàng)目四二、會(huì)議工作總結(jié)