會(huì)議指導(dǎo)手冊(cè)

說(shuō)明為進(jìn)一步提高我校各單位辦會(huì)水平，根據(jù)工作需求和舉辦會(huì)議過(guò)程中遇到的常見問(wèn)題，我們對(duì)辦會(huì)所涉及的要求、流程、規(guī)范等相關(guān)內(nèi)容進(jìn)行了整理和編輯，形成了《會(huì)議指導(dǎo)手冊(cè)（2020版》，本冊(cè)共有5個(gè)部分，分別為會(huì)前準(zhǔn)備、會(huì)場(chǎng)服務(wù)、會(huì)議結(jié)束、會(huì)后整理與總結(jié)、附件，其中部分內(nèi)容適合大型會(huì)議活動(dòng)，供各單位在實(shí)際工作中參考使用。I第一章會(huì)前準(zhǔn)備 一、建立聯(lián)系 二、會(huì)議確認(rèn) 三、明確人員分工 四、做好會(huì)議預(yù)算 五、預(yù)定賓館 六、發(fā)布會(huì)議通知 七、匯總參會(huì)信息 2八、整理會(huì)議資料 2九、材料印刷 2十、車輛來(lái)訪預(yù)約 2十一、接待用餐 2十二、做好溫馨提示 3十三、會(huì)場(chǎng)布置 3十四、桌牌擺放 3十五、會(huì)議合影 5十六、車輛停放 5十七、會(huì)議記錄與新聞撰寫 5十八、紀(jì)念品贈(zèng)送 6十九、確認(rèn)檢查 6第二章會(huì)場(chǎng)服務(wù) 7一、提前確認(rèn)設(shè)備正常運(yùn)行 7二、迎接客人 7三、會(huì)議簽到 7四、網(wǎng)絡(luò)服務(wù) 7五、茶水服務(wù) 7六、其他服務(wù) 7第三章會(huì)議結(jié)束 9第四章會(huì)后整理與總結(jié) 一、會(huì)場(chǎng)整理 二、撰寫會(huì)議紀(jì)要 三、新聞宣傳報(bào)導(dǎo) 四、費(fèi)用報(bào)銷 五、復(fù)盤總結(jié) 六、資料整理與歸檔 附件1：會(huì)序模板 附件2：參會(huì)人員名單模板 附件3：會(huì)議日程表模板 附件4：XX工業(yè)大學(xué)會(huì)議費(fèi)預(yù)算審批表 附件5：會(huì)議通知模板 附件6：校外媒體邀請(qǐng)表格 附件7：會(huì)議手冊(cè)模板 附件8：桌牌打印模板 261第一章會(huì)前準(zhǔn)備一、建立聯(lián)系收到會(huì)議公函之后，第一時(shí)間與對(duì)方聯(lián)系人取得聯(lián)系，與對(duì)方交換手機(jī)號(hào)、郵件、傳真、微信等聯(lián)系方式。二、會(huì)議確認(rèn)與參會(huì)方聯(lián)系確認(rèn)會(huì)議內(nèi)容與會(huì)序（附件1）、參會(huì)人員（附件2）、參會(huì)要求及相關(guān)行程，根據(jù)信息制作日程表（附件3）。三、明確人員分工任務(wù)到個(gè)人，建立專項(xiàng)工作聯(lián)系群。四、做好會(huì)議預(yù)算確定會(huì)議經(jīng)費(fèi)來(lái)源并編報(bào)會(huì)議經(jīng)費(fèi)預(yù)算，若預(yù)算超過(guò)10萬(wàn)元，需填寫《XX工業(yè)大學(xué)會(huì)議費(fèi)預(yù)算審批表》（附件4），呈報(bào)會(huì)議經(jīng)費(fèi)來(lái)源的主管校領(lǐng)導(dǎo)審批。五、預(yù)定賓館六、發(fā)布會(huì)議通知撰寫并發(fā)布會(huì)議通知（附件5），需精確發(fā)送到每個(gè)參2會(huì)人員并確認(rèn)對(duì)方收到，通知中要注意提醒參會(huì)人員著裝要件6），并聯(lián)系黨委宣傳部審批，聯(lián)系電話：86413569。七、匯總參會(huì)信息將反饋的參會(huì)信息整理成參會(huì)通訊錄，確定與會(huì)人數(shù)、姓名、性別、職務(wù)、民族、聯(lián)系方式，按規(guī)則做好先后排序，制作會(huì)議座位圖與會(huì)議手冊(cè)（附件7）。八、整理會(huì)議資料1.紙質(zhì)資料：簽到表、主持稿、發(fā)言稿、會(huì)序、參會(huì)名單、筆、便箋紙、桌牌、會(huì)議手冊(cè)、代表證等，將文件整理裝袋，并核對(duì)資料是否完整；2.電子資料：歡迎頁(yè)P(yáng)PT、主講人PPT、會(huì)場(chǎng)音樂(lè)等，將電子資料提前拷貝至?xí)h電腦及備用電腦中。九、材料印刷若會(huì)議需要大量材料印刷，需將材料打包發(fā)送至印刷單位，確定價(jià)格、紙張樣式以及送貨時(shí)間。十、車輛來(lái)訪預(yù)約對(duì)自行來(lái)校參會(huì)的人員或單位，應(yīng)與對(duì)方確認(rèn)交通信息，提前一個(gè)工作日在保衛(wèi)處車輛管理系統(tǒng)平臺(tái)上進(jìn)行“車輛來(lái)訪預(yù)約申請(qǐng)”，聯(lián)系電話：86414090-1031、1041。十一、接待用餐辦會(huì)單位需嚴(yán)格按照學(xué)校會(huì)議管理相關(guān)辦法，提前與對(duì)3方確認(rèn)民族習(xí)慣等特殊飲食要求，根據(jù)參會(huì)人數(shù)合理制定用十二、做好溫馨提示提前查看天氣情況，并適時(shí)提醒參會(huì)人員；及時(shí)關(guān)注航班以及火車的運(yùn)行情況，如有延誤、晚點(diǎn)或取消等情況，提前告知相關(guān)接站人員。十三、會(huì)場(chǎng)布置至少在會(huì)議前一天做好會(huì)場(chǎng)布置工作：音響等會(huì)議設(shè)備，另準(zhǔn)備一臺(tái)備用電腦；2.按參會(huì)情況擺放好桌椅；3.擺放好相關(guān)紙質(zhì)材料與文具，建議會(huì)序、參會(huì)名單以及桌牌用粉色或紅色紙張打印（附件8），如有打印需求可聯(lián)系學(xué)校打字室，聯(lián)系電話：86413599；4.準(zhǔn)備衣架、雨傘架等；5.根據(jù)實(shí)際情況在會(huì)場(chǎng)樓宇內(nèi)外合適位置擺放歡迎牌、6.利用會(huì)場(chǎng)投影及樓宇的LED屏幕，提前準(zhǔn)備歡迎詞，可與對(duì)方聯(lián)系確認(rèn)歡迎詞，會(huì)場(chǎng)一般不懸掛歡迎條幅。十四、桌牌擺放桌牌的擺放遵循“左為上，右為下”的原則，當(dāng)領(lǐng)導(dǎo)同志為奇數(shù)時(shí)，主要領(lǐng)導(dǎo)居中，2號(hào)領(lǐng)導(dǎo)在1號(hào)領(lǐng)導(dǎo)左手位置，3號(hào)領(lǐng)導(dǎo)在1號(hào)領(lǐng)導(dǎo)右手位置，其他依次排列；當(dāng)領(lǐng)導(dǎo)同志為4偶數(shù)時(shí)，1、2號(hào)領(lǐng)導(dǎo)同時(shí)居中，2號(hào)領(lǐng)導(dǎo)在1號(hào)領(lǐng)導(dǎo)左手位置，3號(hào)領(lǐng)導(dǎo)在1號(hào)領(lǐng)導(dǎo)右手位置，其他依次排列。53141.如為單位內(nèi)部會(huì)議，在主席臺(tái)或會(huì)場(chǎng)第一排（或其他指定位置）擺放一排桌牌，原則同上；531422.如為接待型長(zhǎng)條桌會(huì)議，在會(huì)議桌兩側(cè)擺放會(huì)議雙方的領(lǐng)導(dǎo)桌牌，擺放原則同上，需視雙方級(jí)別情況確定主位與客5客3客4（客5客3客4客2主2主1主3主5主2主1主3主5主4門5高3高1高2（2）雙方級(jí)別不對(duì)等高3高1高2高4低4低2低3低4低2低3低1門3.若一方領(lǐng)導(dǎo)為奇數(shù)，另一方領(lǐng)導(dǎo)為偶數(shù)時(shí)，需將雙方1號(hào)領(lǐng)導(dǎo)桌牌相對(duì)，之后遵循以上原則擺放其他領(lǐng)導(dǎo)桌牌。4.若有簽字儀式環(huán)節(jié)，客方在主方的右手位置；簽字時(shí)原則上雙方主要領(lǐng)導(dǎo)在簽字臺(tái)后方見簽/助簽。十五、會(huì)議合影根據(jù)參會(huì)人數(shù)及會(huì)議類型提前確定合影形式，與攝影師確定費(fèi)用、到達(dá)時(shí)間以及搭建合影架的地點(diǎn)。十六、車輛停放聯(lián)系保衛(wèi)處協(xié)調(diào)車輛的進(jìn)出及停放，提前清理長(zhǎng)期占用會(huì)場(chǎng)附近停車位的車輛，聯(lián)系電話：86414890。十七、會(huì)議記錄與新聞撰寫安排專人做好會(huì)議記錄、錄音和會(huì)場(chǎng)的影像采集工作，要求圖像表情自然、像素清晰、可用性強(qiáng)；若為校級(jí)會(huì)議，可根據(jù)會(huì)議主題提前聯(lián)系學(xué)校宣傳部（聯(lián)系電話：86413569），告知會(huì)議時(shí)間地點(diǎn)并確認(rèn)跟會(huì)人員。6十八、紀(jì)念品贈(zèng)送若外事活動(dòng)有互贈(zèng)紀(jì)念品環(huán)節(jié)，需提前確定贈(zèng)送紀(jì)念品十九、確認(rèn)檢查一切準(zhǔn)備就緒后，可邀請(qǐng)主要領(lǐng)導(dǎo)對(duì)會(huì)場(chǎng)布置情況進(jìn)行檢查；在時(shí)間允許的情況下，可邀請(qǐng)客方一同檢查會(huì)議安排7第二章會(huì)場(chǎng)服務(wù)一、提前確認(rèn)設(shè)備正常運(yùn)行會(huì)議前至少提前2小時(shí)到達(dá)會(huì)場(chǎng)，檢查多媒體設(shè)備、無(wú)線網(wǎng)絡(luò)、話筒（無(wú)線話筒）、音頻線、視頻線、筆記本電腦連接情況等、完整播放會(huì)議使用的PPT、音頻及視頻。二、迎接客人視會(huì)議規(guī)模與具體情況，安排本單位領(lǐng)導(dǎo)迎候客人。三、會(huì)議簽到安排專人在會(huì)場(chǎng)入口處負(fù)責(zé)會(huì)議簽到，提前準(zhǔn)備好簽到表與簽字筆；若為參會(huì)人數(shù)較多，可選擇適當(dāng)間距設(shè)置多個(gè)簽到臺(tái)，由工作人員進(jìn)行引導(dǎo)，以免簽到時(shí)擁擠。簽到后同時(shí)發(fā)放會(huì)議材料。四、網(wǎng)絡(luò)服務(wù)安排專人或?qū)I(yè)技術(shù)人員負(fù)責(zé)現(xiàn)場(chǎng)網(wǎng)絡(luò)運(yùn)行維護(hù)，保障網(wǎng)絡(luò)暢通，可聯(lián)系學(xué)校網(wǎng)絡(luò)與信息中心，聯(lián)系電話：五、茶水服務(wù)安排專人關(guān)注會(huì)場(chǎng)嘉賓的飲水情況，及時(shí)補(bǔ)充，一般情況下，每20~30分鐘添加一次。六、其他服務(wù)1.可多準(zhǔn)備一臺(tái)照相機(jī)抓拍會(huì)場(chǎng)情況；82.若為大型會(huì)場(chǎng)，可安排專人傳遞無(wú)線話筒，方便臺(tái)下參會(huì)人員發(fā)言；3.若有合影環(huán)節(jié)，需有工作人員組織全體參會(huì)人員盡快到指定地點(diǎn)參加合影，確保沒(méi)有遺漏；4.若有匯報(bào)或演講環(huán)節(jié)，需安排專人負(fù)責(zé)PPT的播放工作，匯報(bào)或演講結(jié)束后迅速切換回會(huì)議歡迎頁(yè)面。9第三章會(huì)議結(jié)束安排專人對(duì)接參會(huì)人員的返程工作。一般情況下，太平國(guó)際機(jī)場(chǎng)、XX北站需提前2小時(shí)從學(xué)校出發(fā)；XX東站需提前1.5小時(shí)從學(xué)校出發(fā)；XX站、XX西站需提前1小時(shí)從學(xué)校出發(fā)。第四章會(huì)后整理與總結(jié)一、會(huì)場(chǎng)整理會(huì)后需回收整理并清空會(huì)場(chǎng)資料，如資料中有個(gè)人信息需集中銷毀。檢查會(huì)場(chǎng)是否有物品遺漏，并及時(shí)尋找失二、撰寫會(huì)議紀(jì)要會(huì)議結(jié)束后需及時(shí)撰寫會(huì)議紀(jì)要或決議，可安排專人三、新聞宣傳報(bào)導(dǎo)會(huì)議結(jié)束后需及時(shí)完成新聞稿件，必要時(shí)可提前形成新聞通稿。四、費(fèi)用報(bào)銷對(duì)會(huì)議期間發(fā)生的費(fèi)用在會(huì)議結(jié)束后及時(shí)結(jié)賬報(bào)銷。五、復(fù)盤總結(jié)如遇重要會(huì)議可在會(huì)后召開復(fù)盤工作會(huì)，對(duì)工作中出現(xiàn)的問(wèn)題進(jìn)行梳理總結(jié)。六、資料整理與歸檔將會(huì)議有關(guān)的所有紙質(zhì)版與電子版材料進(jìn)行整理存檔，紙質(zhì)版材料裝訂成冊(cè)。XX工業(yè)大學(xué)XXX會(huì)會(huì)序時(shí)間：2020年X月X日（星期X）9地點(diǎn)：行政樓XXX會(huì)議室主持人：XXXXX工業(yè)大學(xué)XXX參加人：校領(lǐng)導(dǎo)、黨委常委、校長(zhǎng)助理，院士，各機(jī)關(guān)部處、直屬單位正職領(lǐng)導(dǎo)，各學(xué)院領(lǐng)導(dǎo)班子成員，教師代表等會(huì)議議程：2.教師代表XXX發(fā)言；4.雙方領(lǐng)導(dǎo)講話；附件2：參會(huì)人員名單模板XX（單位）人員名單XXX黨委書記XXX校長(zhǎng)XXX副校長(zhǎng)XXX黨政辦公室主任XXXXXX處處長(zhǎng)XXXXXX學(xué)院院長(zhǎng)XX工業(yè)大學(xué)人員名單XXX黨委書記XXX校長(zhǎng)XXX常務(wù)副校長(zhǎng)XXX學(xué)校辦公室主任…附件3：會(huì)議日程表模板附件4：XX工業(yè)大學(xué)會(huì)議費(fèi)預(yù)算審批表XX工業(yè)大學(xué)會(huì)議費(fèi)預(yù)算審批表其他費(fèi)用（簽字）（簽字）（蓋章）（簽字）附件5：會(huì)議通知模板學(xué)校辦公室關(guān)于召開XXX會(huì)議的通知各院、部、處、直屬單位：下午X:00召開XXX會(huì)議，現(xiàn)就相關(guān)要求通知如下：一、請(qǐng)XXX單位準(zhǔn)備XXX材料。二、會(huì)議采用現(xiàn)場(chǎng)參會(huì)與視頻參會(huì)結(jié)合的方式，XXX單位主要負(fù)責(zé)同志參會(huì)。各單位可現(xiàn)場(chǎng)參會(huì)也可視頻參會(huì)，參會(huì)方式請(qǐng)于X月X日前短信反饋會(huì)務(wù)聯(lián)系人。三、現(xiàn)場(chǎng)會(huì)議地址：行政樓XXX會(huì)議室；視頻會(huì)議系統(tǒng)采用XXX平臺(tái)，會(huì)議號(hào)碼：XXXX，視頻參會(huì)人員請(qǐng)?zhí)崽卮送ㄖ?。附件：參?huì)名單XX工業(yè)大學(xué)學(xué)校辦公室2020年X月X日參會(huì)名單參會(huì)校領(lǐng)導(dǎo)XXX參會(huì)單位XXXXXX…附件6：校外媒體邀請(qǐng)表格（例）***國(guó)際會(huì)議左右）此次會(huì)議由***主辦，我校***承辦，將有本領(lǐng)