疫情會(huì)議管理制度

疫情會(huì)議管理制度第一章總則

為確保疫情期間公司會(huì)議的高效、有序進(jìn)行，保障參會(huì)人員的安全與健康，特制定以下疫情會(huì)議管理制度。

一、目的與原則

1.本制度旨在規(guī)范會(huì)議的組織、召開(kāi)及管理，確保會(huì)議質(zhì)量，提高決策效率，同時(shí)遵循疫情防控相關(guān)規(guī)定，降低疫情傳播風(fēng)險(xiǎn)。

2.會(huì)議應(yīng)遵循“必要性、簡(jiǎn)潔、高效”的原則，嚴(yán)格控制會(huì)議規(guī)模、時(shí)長(zhǎng)和頻次。

二、適用范圍

1.本制度適用于公司內(nèi)部各類會(huì)議，包括但不限于：董事會(huì)、管理層會(huì)議、部門(mén)例會(huì)、項(xiàng)目協(xié)調(diào)會(huì)等。

2.本制度涉及的所有人員，包括公司員工、外來(lái)參會(huì)人員等，均應(yīng)遵守本制度的相關(guān)規(guī)定。

三、會(huì)議類型

1.線上會(huì)議：疫情防控期間，優(yōu)先采用線上會(huì)議形式，減少人員聚集。

2.線下會(huì)議：如確需召開(kāi)線下會(huì)議，應(yīng)嚴(yán)格按照疫情防控要求進(jìn)行。

四、會(huì)議組織與管理

1.會(huì)議的組織者應(yīng)提前規(guī)劃會(huì)議主題、議程、參會(huì)人員、會(huì)議時(shí)間等，并通知參會(huì)人員。

2.會(huì)議組織者負(fù)責(zé)確保會(huì)議的順利進(jìn)行，維護(hù)會(huì)議秩序，并對(duì)會(huì)議結(jié)果進(jìn)行跟蹤落實(shí)。

五、疫情防控措施

1.參會(huì)人員應(yīng)自覺(jué)遵守疫情防控相關(guān)規(guī)定，佩戴口罩、保持社交距離等。

2.會(huì)議組織者負(fù)責(zé)對(duì)參會(huì)人員進(jìn)行健康篩查，對(duì)有發(fā)熱、咳嗽等癥狀的人員禁止參會(huì)。

3.會(huì)議場(chǎng)地應(yīng)定期進(jìn)行消毒，保持通風(fēng)。

4.會(huì)議期間，減少紙質(zhì)材料發(fā)放，鼓勵(lì)使用電子文件。

六、違反規(guī)定的處理

1.對(duì)違反本制度規(guī)定的個(gè)人或單位，將視情節(jié)輕重給予相應(yīng)的處罰。

2.對(duì)于因違反疫情防控規(guī)定導(dǎo)致疫情傳播的，將依法追究相關(guān)責(zé)任。

本制度的解釋權(quán)歸公司所有，自發(fā)布之日起實(shí)施。如有未盡事宜，公司可根據(jù)實(shí)際情況予以補(bǔ)充、修改。參會(huì)人員應(yīng)認(rèn)真學(xué)習(xí)、嚴(yán)格遵守本制度，共同維護(hù)會(huì)議秩序，提高會(huì)議效率。

第二章會(huì)議流程

一、會(huì)議籌備

1.確定會(huì)議主題：根據(jù)公司業(yè)務(wù)需求及疫情防控要求，明確會(huì)議主題，確保會(huì)議目標(biāo)清晰。

2.制定會(huì)議議程：列出會(huì)議討論的主要議題，明確每個(gè)議題的討論時(shí)間及責(zé)任人。

3.確定參會(huì)人員：根據(jù)會(huì)議主題和議程，邀請(qǐng)相關(guān)參會(huì)人員，嚴(yán)格控制會(huì)議規(guī)模，減少不必要人員參會(huì)。

4.會(huì)議通知：提前向參會(huì)人員發(fā)送會(huì)議通知，包括會(huì)議時(shí)間、地點(diǎn)、議程、疫情防控要求等。

二、會(huì)議召開(kāi)

1.會(huì)議簽到：參會(huì)人員需在規(guī)定時(shí)間內(nèi)完成簽到，會(huì)議組織者負(fù)責(zé)核實(shí)參會(huì)人員身份及健康狀況。

2.會(huì)議主持人：由主持人宣布會(huì)議開(kāi)始，介紹會(huì)議主題、議程及參會(huì)人員，明確會(huì)議紀(jì)律。

3.會(huì)議討論：按照議程逐項(xiàng)進(jìn)行討論，鼓勵(lì)參會(huì)人員積極發(fā)言，保持討論的針對(duì)性和高效性。

4.會(huì)議決策：針對(duì)討論議題，形成決策意見(jiàn)，明確責(zé)任人及完成時(shí)間。

三、會(huì)議記錄

1.會(huì)議紀(jì)要：指定專人負(fù)責(zé)記錄會(huì)議內(nèi)容，包括討論議題、參會(huì)人員發(fā)言、決策結(jié)果等。

2.會(huì)議紀(jì)要整理：會(huì)議結(jié)束后，及時(shí)整理會(huì)議紀(jì)要，確保內(nèi)容準(zhǔn)確、完整。

3.會(huì)議紀(jì)要審批：將會(huì)議紀(jì)要提交給主持人或相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批，確保紀(jì)要內(nèi)容的正確性。

四、會(huì)議結(jié)束

1.主持人總結(jié)：會(huì)議結(jié)束時(shí)，主持人對(duì)會(huì)議成果進(jìn)行簡(jiǎn)要總結(jié)，強(qiáng)調(diào)決策事項(xiàng)的執(zhí)行要求。

2.會(huì)議解散：宣布會(huì)議結(jié)束，提醒參會(huì)人員做好個(gè)人防護(hù)，有序離場(chǎng)。

五、會(huì)議后續(xù)工作

1.會(huì)議紀(jì)要分發(fā)：將審批通過(guò)的會(huì)議紀(jì)要分發(fā)給參會(huì)人員，確保相關(guān)人員了解會(huì)議內(nèi)容。

2.決策事項(xiàng)落實(shí)：會(huì)議組織者負(fù)責(zé)跟蹤會(huì)議決策事項(xiàng)的執(zhí)行情況，確保各項(xiàng)工作有序推進(jìn)。

3.反饋與改進(jìn)：收集參會(huì)人員對(duì)會(huì)議流程、組織等方面的意見(jiàn)和建議，不斷優(yōu)化會(huì)議管理流程。

本章內(nèi)容旨在規(guī)范會(huì)議召開(kāi)流程，提高會(huì)議效率，確保會(huì)議決策的有效實(shí)施。參會(huì)人員應(yīng)嚴(yán)格遵守會(huì)議流程，共同維護(hù)會(huì)議秩序。

第三章會(huì)議紀(jì)要的跟蹤落實(shí)

一、會(huì)議紀(jì)要的發(fā)布與通知

1.會(huì)議紀(jì)要經(jīng)審批通過(guò)后，應(yīng)在第一時(shí)間內(nèi)通過(guò)公司內(nèi)部通訊系統(tǒng)或郵件發(fā)送給所有參會(huì)人員及相關(guān)部門(mén)。

2.會(huì)議紀(jì)要發(fā)布時(shí)，應(yīng)明確指出紀(jì)要中的決策事項(xiàng)、行動(dòng)計(jì)劃及責(zé)任人，確保相關(guān)人員清晰了解各自職責(zé)。

二、責(zé)任人與執(zhí)行期限

1.會(huì)議紀(jì)要中應(yīng)明確每項(xiàng)決策的責(zé)任人，責(zé)任人需對(duì)決策的執(zhí)行負(fù)責(zé)。

2.對(duì)于每項(xiàng)行動(dòng)計(jì)劃，應(yīng)設(shè)定明確的完成期限，以便于跟蹤執(zhí)行進(jìn)度。

三、執(zhí)行進(jìn)度跟蹤

1.會(huì)議組織者或指定專人負(fù)責(zé)定期跟蹤會(huì)議紀(jì)要中的決策事項(xiàng)執(zhí)行情況。

2.跟蹤方式包括但不限于現(xiàn)場(chǎng)檢查、進(jìn)度報(bào)告、會(huì)議匯報(bào)等，確保決策事項(xiàng)得到有效執(zhí)行。

四、問(wèn)題反饋與協(xié)調(diào)

1.在執(zhí)行過(guò)程中，如遇到問(wèn)題或困難，責(zé)任人應(yīng)及時(shí)向上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)或會(huì)議組織者反饋，尋求解決方案。

2.會(huì)議組織者應(yīng)積極協(xié)調(diào)相關(guān)部門(mén)和人員，協(xié)助解決執(zhí)行過(guò)程中出現(xiàn)的問(wèn)題，確保會(huì)議決策順利實(shí)施。

五、結(jié)果評(píng)估與反饋

1.每項(xiàng)決策執(zhí)行完畢后，應(yīng)對(duì)執(zhí)行結(jié)果進(jìn)行評(píng)估，分析執(zhí)行過(guò)程中的優(yōu)點(diǎn)和不足。

2.將評(píng)估結(jié)果反饋給相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)和參會(huì)人員，為今后類似會(huì)議提供參考和改進(jìn)依據(jù)。

六、持續(xù)改進(jìn)

1.根據(jù)會(huì)議紀(jì)要執(zhí)行情況的評(píng)估結(jié)果，對(duì)會(huì)議管理流程進(jìn)行持續(xù)改進(jìn)，提高會(huì)議決策的執(zhí)行效率。

2.定期組織培訓(xùn)，提高會(huì)議組織者和責(zé)任人的業(yè)務(wù)能力，確保會(huì)議紀(jì)要的跟蹤落實(shí)工作更加高效。

本章強(qiáng)調(diào)會(huì)議紀(jì)要的跟蹤落實(shí)，旨在確保會(huì)議決策得到有效執(zhí)行，為公司業(yè)務(wù)的順利推進(jìn)提供有力支持。相關(guān)人員應(yīng)認(rèn)真履行職責(zé)，共同推動(dòng)會(huì)議決策的落地實(shí)施。

第四章會(huì)議室管理規(guī)定

一、會(huì)議室預(yù)訂

1.會(huì)議室預(yù)訂采用預(yù)約制度，由會(huì)議組織者提前向行政部門(mén)或指定人員提交會(huì)議室預(yù)訂申請(qǐng)。

2.預(yù)訂申請(qǐng)應(yīng)包括會(huì)議時(shí)間、會(huì)議主題、參會(huì)人數(shù)等信息，以便于行政部門(mén)合理分配會(huì)議室資源。

二、會(huì)議室配置

1.會(huì)議室應(yīng)配置必要設(shè)施，如會(huì)議桌椅、投影儀、白板、音響設(shè)備等，以滿足不同會(huì)議需求。

2.確保會(huì)議室內(nèi)的設(shè)施完好，定期檢查和維護(hù)，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)報(bào)修。

三、會(huì)議室衛(wèi)生與防疫

1.會(huì)議室應(yīng)保持干凈整潔，定期進(jìn)行消毒，尤其是在疫情期間。

2.會(huì)議室使用前后，應(yīng)開(kāi)窗通風(fēng)，確保室內(nèi)空氣質(zhì)量。

3.會(huì)議室內(nèi)應(yīng)配備充足的口罩、消毒液等防疫物資，參會(huì)人員需遵守疫情防控相關(guān)規(guī)定。

四、會(huì)議室使用規(guī)范

1.參會(huì)人員應(yīng)愛(ài)護(hù)會(huì)議室設(shè)施，遵守會(huì)議紀(jì)律，保持安靜，不隨意移動(dòng)設(shè)備。

2.會(huì)議期間，禁止在會(huì)議室吸煙、進(jìn)食，保持會(huì)議室環(huán)境整潔。

3.會(huì)議結(jié)束后，參會(huì)人員應(yīng)將個(gè)人物品帶走，不得遺留會(huì)議室。

五、會(huì)議室安全管理

1.會(huì)議室應(yīng)定期進(jìn)行安全隱患排查，確保消防設(shè)施、電氣設(shè)備等安全可靠。

2.會(huì)議期間，應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)會(huì)議室的安全管理，確保參會(huì)人員的人身安全。

3.如遇緊急情況，參會(huì)人員應(yīng)遵循應(yīng)急預(yù)案，迅速有序地撤離會(huì)議室。

本章對(duì)會(huì)議室管理規(guī)定進(jìn)行詳細(xì)闡述，旨在為會(huì)議的順利進(jìn)行提供良好的環(huán)境支持。相關(guān)人員應(yīng)嚴(yán)格遵守會(huì)議室管理規(guī)定，共同維護(hù)會(huì)議室的秩序和安全。

第五章附則

一、本制度的解釋權(quán)歸公司所有，公司可根據(jù)實(shí)際情況對(duì)制度進(jìn)行修訂和補(bǔ)充。

二、本制度自發(fā)布之日起實(shí)施，如有未盡事宜，公司可根據(jù)需要制定相關(guān)補(bǔ)充規(guī)定。

三、本制度適用于公司全體員工及外來(lái)參會(huì)人員，違反規(guī)定者將按照公司相關(guān)規(guī)定給予相應(yīng)處罰。

四、各部門(mén)應(yīng)認(rèn)真組織學(xué)習(xí)本制度，確保員工充