協(xié)會會議管理制度范文

協(xié)會會議管理制度范文第一章總則

為確保協(xié)會內(nèi)部溝通順暢、決策高效，提高會議質(zhì)量，特制定本會議管理制度。本制度適用于協(xié)會召開的各類會議，包括但不限于會員大會、理事會、專題會議等。

一、會議宗旨

1.會議應堅持公開、公平、公正原則，充分發(fā)揮集體智慧，提高決策效率。

2.會議旨在促進協(xié)會內(nèi)部溝通，統(tǒng)一思想，明確目標，推動協(xié)會各項工作任務的落實。

二、會議類型

1.定期會議：根據(jù)協(xié)會工作計劃，定期召開的會議，如會員大會、理事會等。

2.臨時會議：針對突發(fā)事件或特定議題，臨時召集的會議。

三、參會人員

1.會議主持人：由協(xié)會領導或指定人員擔任，負責會議的組織、主持和總結。

2.與會人員：包括協(xié)會全體會員、理事會成員、特邀嘉賓等。

3.記錄人：由協(xié)會工作人員擔任，負責會議紀要的記錄和整理。

四、會議紀律

1.與會人員應按時參加各項會議，不得無故缺席、遲到或早退。

2.會議期間，與會人員應保持手機靜音或振動，不得隨意接打電話或走動。

3.會議內(nèi)容涉及敏感信息時，與會人員應遵守保密規(guī)定，不得泄露相關信息。

五、本管理制度自發(fā)布之日起實施，協(xié)會全體成員應嚴格遵守，共同維護會議秩序，確保會議高效、有序進行。

本章內(nèi)容僅為協(xié)會會議管理制度的一部分，后續(xù)章節(jié)將詳細闡述會議流程、會議紀要的跟蹤落實、會議室管理規(guī)定等內(nèi)容。協(xié)會可根據(jù)實際情況，對本制度進行修訂和完善，以適應不斷發(fā)展變化的需求。

第二章會議流程

為確保會議的順利進行，提高會議效率，明確會議各環(huán)節(jié)的操作規(guī)范，特制定以下會議流程。

一、會議籌備

1.確定議題：會議主持人應根據(jù)協(xié)會工作需要，提前確定會議主題和討論議題，并在會議通知中明確列出。

2.發(fā)送通知：會議主持人應在會議召開前至少3個工作日，向與會人員發(fā)送會議通知，包括會議時間、地點、議題等內(nèi)容。

3.準備資料：會議主持人應組織相關人員準備會議所需資料，并在會前至少1個工作日分發(fā)給與會人員，以便提前了解議題背景和相關信息。

4.會議室安排：協(xié)會工作人員應根據(jù)會議規(guī)模、形式和設備需求，提前預訂合適的會議室，并確保會議室設備設施正常運行。

二、會議召開

1.會議簽到：與會人員應在會議開始前15分鐘到達會場，進行簽到，會議記錄人負責統(tǒng)計參會人員。

2.會議主持人宣布會議開始，并介紹會議主題、議程和參會人員。

3.會議討論：會議主持人按照議程逐項引導與會人員進行討論，確保每個議題充分討論，形成共識。

4.暫停與休息：會議過程中，可根據(jù)實際情況安排短暫休息，以便與會人員整理思路，提高會議效率。

三、會議決策

1.表決：對于需要決策的議題，會議主持人應組織與會人員進行表決，確保決策過程公開、公正。

2.記錄表決結果：會議記錄人應詳細記錄表決結果，包括贊成、反對和棄權等情況。

3.形成決議：根據(jù)表決結果，會議主持人宣布形成決議，并對決議內(nèi)容進行簡要概括。

四、會議總結

1.會議主持人對本次會議的討論成果、決策結果進行總結，并對與會人員的意見和建議給予回應。

2.會議主持人布置會后工作任務，明確責任人和完成時限。

3.會議記錄人整理會議紀要，并于會議結束后1個工作日內(nèi)發(fā)送給與會人員。

本章詳細闡述了會議籌備、會議召開、會議決策和會議總結等環(huán)節(jié)的操作規(guī)范，旨在為協(xié)會會議的有序進行提供指導。后續(xù)章節(jié)將進一步介紹會議紀要的跟蹤落實、會議室管理規(guī)定等內(nèi)容。

第三章會議紀要的跟蹤落實

會議紀要是會議內(nèi)容的書面記錄，是會議決策和任務分配的重要依據(jù)。為確保會議成果的有效落實，特制定以下會議紀要跟蹤落實措施。

一、會議紀要的整理與發(fā)布

1.會議記錄人應在會議結束后24小時內(nèi)完成會議紀要的初稿，并將初稿發(fā)送給會議主持人進行審核。

2.會議主持人應在收到會議紀要初稿后的48小時內(nèi)完成審核，并提出修改意見。

3.會議記錄人根據(jù)會議主持人的意見進行修改，形成最終版會議紀要，并在會議結束后3個工作日內(nèi)發(fā)送給所有與會人員。

4.會議紀要應包括會議時間、地點、與會人員、討論議題、決策結果、任務分配等內(nèi)容。

二、會議任務的分配與執(zhí)行

1.會議紀要中明確分配的任務，應指定具體責任人，并明確任務完成的時間節(jié)點。

2.責任人應在接到任務后立即開始執(zhí)行，并定期向會議主持人或指定負責人匯報進展情況。

3.會議主持人或指定負責人應定期檢查任務執(zhí)行情況，對存在的問題及時協(xié)調(diào)解決。

三、會議決策的跟蹤與評估

1.協(xié)會應設立專門的跟蹤評估機制，對會議決策的執(zhí)行情況進行跟蹤監(jiān)督。

2.跟蹤評估應包括決策執(zhí)行進度、存在的問題和困難、改進措施等。

3.每次會議決策的跟蹤評估結果應在下一次會議中進行匯報，以便全體與會人員了解決策落實情況。

四、會議紀要的歸檔與查閱

1.會議紀要應按照協(xié)會檔案管理規(guī)定進行歸檔，確保資料的完整性和可追溯性。

2.協(xié)會成員如有需要查閱會議紀要，可向會議記錄人或指定負責人提出申請，經(jīng)批準后可查閱相關資料。

本章內(nèi)容主要圍繞會議紀要的整理、任務分配、決策跟蹤和紀要歸檔等方面展開，旨在確保會議成果的落實。后續(xù)章節(jié)將詳細介紹會議室管理規(guī)定等內(nèi)容，以進一步完善協(xié)會會議管理制度。

第四章會議室管理規(guī)定

為保障協(xié)會會議的順利進行，提高會議室使用效率，營造良好的會議環(huán)境，特制定以下會議室管理規(guī)定。

一、會議室預訂

1.會議室預訂采取預約制度，協(xié)會成員需提前向會議室管理人員提出預訂申請。

2.預訂會議室時，需提供會議時間、參會人數(shù)、會議主題等信息，以便管理人員安排合適的會議室。

3.會議室預訂應遵循“先申請、先安排”的原則，管理人員需公平、公正地處理預訂請求。

二、會議室布置與設備管理

1.會議室布置應根據(jù)會議類型和參會人數(shù)進行，確保座位安排合理、舒適。

2.會議室管理人員應定期檢查會議室設備，確保設備正常運行，包括音響、投影儀、白板等。

3.會議期間，與會人員應愛護會議室設備，如遇設備故障，應及時向管理人員報告，以便及時修復。

三、會議室使用規(guī)范

1.會議開始前15分鐘，與會人員應到達會議室，保持手機靜音或振動，遵守會議紀律。

2.會議期間，禁止在會議室吸煙、進食或亂丟垃圾，保持會議室整潔。

3.會議結束后，與會人員應將座椅歸位，關閉投影儀、音響等設備，并通知管理人員進行清理。

四、會議室安全與保密

1.會議室管理人員應定期進行安全檢查，確保消防設施正常，通道暢通。

2.會議期間，與會人員應遵守保密規(guī)定，不得泄露會議內(nèi)容和敏感信息。

3.對于涉及商業(yè)秘密或敏感議題的會議，會議室管理人員應采取措施，確保會議內(nèi)容不被外泄。

本章針對會議室預訂、布置與設備管理、使用規(guī)范及安全保密等方面制定管理規(guī)定，旨在為協(xié)會提供一個高效、安全、舒適的會議環(huán)境。后續(xù)章節(jié)將闡述附則等內(nèi)容，進一步完善協(xié)會會議管理制度。

第五章附則

為確保協(xié)會會議管理制度的實施效果，特制定以下附則：

一、本管理制度自發(fā)布之日起生效，協(xié)會全體成員應嚴格遵守。

二、協(xié)會可根據(jù)實際情況，對本管理制度進行修訂和完善，修訂后的管理制度應及時通知全體成員。

三、