供電公司會議管理制度內(nèi)容

供電公司會議管理制度內(nèi)容第一章總則

一、目的

為確保公司會議的效率與效果，規(guī)范會議的組織與管理，提高決策的執(zhí)行力，制定本會議管理制度。

二、適用范圍

本制度適用于公司各級會議，包括但不限于董事會、總經(jīng)理辦公會、部門例會等。

三、會議原則

1.準(zhǔn)時開始：會議應(yīng)嚴(yán)格按照預(yù)定時間開始，參會人員應(yīng)提前5分鐘進(jìn)入會場。

2.高效簡潔：會議主持人應(yīng)確保會議內(nèi)容緊扣主題，言簡意賅，避免跑題和空談。

3.討論充分：鼓勵參會人員積極發(fā)言，充分表達(dá)自己的觀點(diǎn)和意見。

4.決策明確：會議形成的決策應(yīng)明確、具體，具有可操作性。

5.分工負(fù)責(zé)：會議決議的執(zhí)行應(yīng)明確責(zé)任人和完成時限。

6.結(jié)果反饋：會議結(jié)束后，相關(guān)部門應(yīng)及時反饋會議決議的執(zhí)行情況。

四、會議分類

1.定期會議：按照公司規(guī)定的時間、周期召開的會議，如周例會、月度總結(jié)會等。

2.臨時會議：根據(jù)工作需要，臨時組織召開的會議。

3.專題會議：針對特定主題或項(xiàng)目召開的會議。

五、會議組織與管理

1.會議的組織與管理由會議主持人負(fù)責(zé)。

2.會議主持人應(yīng)提前制定會議議程，并在會議開始前通知參會人員。

3.會議主持人應(yīng)確保會議按照預(yù)定議程進(jìn)行，并控制好會議時間。

4.會議記錄人應(yīng)認(rèn)真記錄會議內(nèi)容，特別是會議決議和待辦事項(xiàng)。

六、參會人員

1.參會人員應(yīng)按時參加公司各級會議，如有特殊情況不能參加，需提前向會議主持人請假。

2.參會人員應(yīng)遵守會議紀(jì)律，保持會場秩序，積極參與討論。

3.參會人員應(yīng)保守會議秘密，未經(jīng)許可，不得泄露會議內(nèi)容。

七、本制度的解釋權(quán)歸公司董事會所有，自發(fā)布之日起執(zhí)行。如有未盡事宜，公司可根據(jù)實(shí)際情況予以補(bǔ)充和修改。

第二章會議流程

一、會議籌備

1.確定會議主題：根據(jù)公司工作計(jì)劃和實(shí)際需要，明確會議主題和目標(biāo)。

2.制定會議議程：列出會議主要議題和討論重點(diǎn)，明確各議題的主持人。

3.確定參會人員：根據(jù)會議主題和議程，邀請相關(guān)部門和人員參加。

4.通知參會人員：提前將會議時間、地點(diǎn)、議程等信息通知參會人員。

5.準(zhǔn)備會議材料：收集與會議主題相關(guān)的資料，制作會議PPT、報告等。

二、會議召開

1.會議簽到：會議開始前，由會議組織者負(fù)責(zé)簽到，確保參會人員到齊。

2.會議主持人開場：介紹會議主題、議程和參會人員，強(qiáng)調(diào)會議紀(jì)律。

3.按議程進(jìn)行討論：會議主持人引導(dǎo)參會人員按照議程逐項(xiàng)討論，確保會議內(nèi)容覆蓋全面。

4.討論發(fā)言：鼓勵參會人員積極發(fā)言，充分表達(dá)自己的觀點(diǎn)和意見。

5.形成會議決議：針對討論議題，主持人組織參會人員進(jìn)行表決，形成會議決議。

三、會議記錄

1.記錄會議內(nèi)容：會議記錄人詳細(xì)記錄會議討論過程、參會人員的觀點(diǎn)和會議決議。

2.整理會議紀(jì)要：會議結(jié)束后，及時整理會議紀(jì)要，包括會議主題、議程、參會人員、討論內(nèi)容、決議等。

3.發(fā)送會議紀(jì)要：將整理好的會議紀(jì)要發(fā)送給參會人員，以便于大家了解會議內(nèi)容。

四、會議總結(jié)

1.評估會議效果：會議主持人對會議的召開效果進(jìn)行評估，總結(jié)經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)。

2.反饋會議決議執(zhí)行情況：相關(guān)部門在規(guī)定時間內(nèi)向會議主持人反饋會議決議的執(zhí)行情況。

3.不斷改進(jìn)會議流程：根據(jù)會議總結(jié)和反饋，對會議流程進(jìn)行優(yōu)化和改進(jìn)。

五、會議后續(xù)工作

1.跟蹤落實(shí)會議決議：會議主持人負(fù)責(zé)督促相關(guān)部門執(zhí)行會議決議，確保工作落實(shí)。

2.定期檢查會議決議執(zhí)行情況：會議主持人定期檢查會議決議的執(zhí)行進(jìn)度，協(xié)調(diào)解決問題。

3.形成閉環(huán)管理：會議決議的執(zhí)行情況納入公司考核體系，形成閉環(huán)管理。

第三章會議紀(jì)要的跟蹤落實(shí)

一、會議紀(jì)要的編制與發(fā)布

1.會議紀(jì)要應(yīng)詳細(xì)記錄會議的討論內(nèi)容、決策結(jié)果和待辦事項(xiàng)。

2.會議紀(jì)要由會議記錄人在會議結(jié)束后24小時內(nèi)完成初稿，并提交給會議主持人審核。

3.會議主持人應(yīng)在48小時內(nèi)完成對會議紀(jì)要的審核，確保紀(jì)要內(nèi)容的準(zhǔn)確性和完整性。

4.審核通過的會議紀(jì)要應(yīng)及時通過公司內(nèi)部通訊系統(tǒng)或郵件發(fā)送給所有參會人員及相關(guān)利益方。

二、會議紀(jì)要的閱讀確認(rèn)

1.接收到會議紀(jì)要的參會人員應(yīng)在24小時內(nèi)閱讀完畢，并對紀(jì)要內(nèi)容進(jìn)行確認(rèn)。

2.若參會人員對會議紀(jì)要內(nèi)容有異議，應(yīng)在48小時內(nèi)向會議主持人提出，并說明理由。

3.會議主持人應(yīng)在收到異議后48小時內(nèi)予以答復(fù)，必要時對會議紀(jì)要進(jìn)行修改并重新發(fā)布。

三、會議決議的執(zhí)行跟蹤

1.會議紀(jì)要中明確的待辦事項(xiàng)和責(zé)任分工，相關(guān)部門和責(zé)任人應(yīng)立即著手執(zhí)行。

2.會議主持人或指定專人負(fù)責(zé)定期跟蹤會議決議的執(zhí)行進(jìn)度，確保各項(xiàng)工作按時完成。

3.對于執(zhí)行過程中出現(xiàn)的問題和困難，責(zé)任人應(yīng)及時向會議主持人匯報，尋求支持和協(xié)調(diào)。

四、會議決議執(zhí)行情況的反饋

1.責(zé)任人應(yīng)在規(guī)定的時間內(nèi)向會議主持人提交會議決議執(zhí)行情況的書面報告。

2.會議主持人應(yīng)定期組織會議，對會議決議的執(zhí)行情況進(jìn)行回顧和評估。

3.對于執(zhí)行不力的部門和個人，應(yīng)視情況采取相應(yīng)的措施，如提醒、警告或納入績效考核。

五、會議紀(jì)要的歸檔與查閱

1.審核通過的會議紀(jì)要應(yīng)由行政部門進(jìn)行歸檔，確保資料的完整性和可追溯性。

2.公司員工可根據(jù)工作需要，向行政部門申請查閱會議紀(jì)要。

3.會議紀(jì)要的查閱應(yīng)遵循公司信息安全和保密規(guī)定，嚴(yán)禁未經(jīng)授權(quán)的復(fù)制和傳播。

第四章會議室管理規(guī)定

一、會議室預(yù)訂

1.會議室預(yù)訂采用預(yù)約制度，由會議組織者提前向行政部門申請。

2.預(yù)訂時應(yīng)提供會議時間、參會人數(shù)、會議主題等信息，以便行政部門合理安排會議室。

3.行政部門收到預(yù)訂申請后，應(yīng)及時回復(fù)確認(rèn)，并在會議前做好相關(guān)準(zhǔn)備工作。

二、會議室配置

1.會議室應(yīng)配置齊全的會議設(shè)施，如投影儀、音響設(shè)備、白板、會議桌椅等。

2.行政部門負(fù)責(zé)定期檢查會議室設(shè)施，確保設(shè)備正常運(yùn)行。

3.會議室布置應(yīng)簡潔、大方，符合公司形象。

三、會議室使用規(guī)范

1.會議期間，參會人員應(yīng)保持會議室整潔，禁止在室內(nèi)吸煙、進(jìn)食。

2.使用會議室時，應(yīng)愛護(hù)室內(nèi)設(shè)施，如遇設(shè)備故障，及時向行政部門報修。

3.會議結(jié)束后，會議組織者應(yīng)負(fù)責(zé)將會議室恢復(fù)原狀，關(guān)閉電源、水源，確保門窗關(guān)閉。

四、會議室安全管理

1.會議室使用期間，參會人員應(yīng)遵守公司安全規(guī)定，注意防火、防盜。

2.行政部門負(fù)責(zé)定期對會議室進(jìn)行安全檢查，排除安全隱患。

3.會議期間，如發(fā)生緊急情況，參會人員應(yīng)按照公司應(yīng)急預(yù)案進(jìn)行疏散。

五、會議室維護(hù)與保潔

1.行政部門應(yīng)定期對會議室進(jìn)行清潔和保養(yǎng)，確保會議室環(huán)境整潔。

2.對于會議室內(nèi)設(shè)施的維修和更換，行政部門應(yīng)及時跟進(jìn)，確保會議順利進(jìn)行。

3.會議組織者在使用會議室時，如發(fā)現(xiàn)設(shè)施損壞或其他問題，應(yīng)及時向行政部門反饋。

六、會議室資源優(yōu)化配置

1.行政部門應(yīng)根據(jù)公司會議需求，合理調(diào)配會議室資源，提高會議室利用率。

2.鼓勵采用視頻會議、電話會議等形式，減少對實(shí)體會議室的依賴，提高會議效率。

3.定期收集會議組織者和參會人員的反饋，優(yōu)化會議室