QSMS手冊(cè)優(yōu)化培訓(xùn)指導(dǎo)常見問題與解答

1QSMS手冊(cè)優(yōu)化培訓(xùn)指導(dǎo)常見問題與解答(Q&A)QSMS手冊(cè)優(yōu)化培訓(xùn)指導(dǎo)常見問題與解答(Q&A)1關(guān)于組織機(jī)構(gòu)與職能與職責(zé)1.1組織機(jī)構(gòu)圖設(shè)置應(yīng)符合哪些要求？1)各單位(地區(qū)空管局及直屬運(yùn)行單位、分局站以及含科室的部門需要繪制行政組織機(jī)構(gòu)圖和崗位機(jī)構(gòu)圖，機(jī)構(gòu)圖從上至下繪制；下一業(yè)務(wù)單元行政機(jī)構(gòu)圖與上一單元行政機(jī)構(gòu)圖保持協(xié)調(diào)一致；2)組織機(jī)構(gòu)設(shè)置完整合理，排列與表述規(guī)范，建議用VISO繪制，用實(shí)方框體現(xiàn)；3)垂直實(shí)連接線表示指揮與報(bào)告關(guān)系，橫實(shí)連接線表示并列關(guān)系；組織架構(gòu)圖要清晰明了，布局合理美觀；4)可以直接看清組織架構(gòu)圖中的業(yè)務(wù)單元名稱(全稱)；5)體現(xiàn)業(yè)務(wù)單元領(lǐng)導(dǎo)分管的部門；6)相同職責(zé)權(quán)限的部門(科室、崗位)需要繪制在同一水平線上；7)如有特別說明的(如無法用圖體現(xiàn)領(lǐng)導(dǎo)分管部門)，需在左下角備注框內(nèi)備注。1.2崗位機(jī)構(gòu)圖應(yīng)符合哪些要求？1)在行政組織機(jī)構(gòu)圖基礎(chǔ)上用VISO繪制，并與其保持協(xié)調(diào)一致；2)崗位機(jī)構(gòu)圖的從上至下是垂直指揮線，體現(xiàn)上下級(jí)之間關(guān)系；崗位機(jī)構(gòu)圖從下至上是報(bào)告關(guān)系；該圖體現(xiàn)崗位間關(guān)聯(lián)關(guān)系-系統(tǒng)性，要協(xié)調(diào)一致，不能相互矛盾；3)體現(xiàn)相應(yīng)各崗位名稱(全稱)，且名稱與崗位說明書中崗位名稱保持一致；4)下一業(yè)務(wù)單元崗位機(jī)構(gòu)圖與上一單元崗位機(jī)構(gòu)圖保持協(xié)調(diào)一致；5)崗位機(jī)構(gòu)圖中沒有通過指揮線連接上下級(jí)，需要提供一份科室領(lǐng)導(dǎo)分工表，用文字補(bǔ)充說明領(lǐng)導(dǎo)分工；6)對(duì)兼職崗位(如部門秘書、預(yù)算管理員、固定資產(chǎn)管理員、合同管理員、部門考勤員、信息管理員、安全管理員、備件管理員等)，崗位機(jī)構(gòu)圖中不體現(xiàn)兼職崗位，但為了確保這些工作有連續(xù)性有穩(wěn)定的專人負(fù)責(zé)，兼職崗位的崗位職責(zé)應(yīng)當(dāng)分解到實(shí)際履職人員的崗位說明書里。1.3職能與職責(zé)是什么關(guān)系?它們有什么區(qū)別？1)寬與窄(大專業(yè)與小專業(yè)，大范圍與小范圍)。在最小單元活動(dòng)的基礎(chǔ)上，若以專業(yè)論，職能是基于過程對(duì)活動(dòng)進(jìn)行分解的，大專業(yè)，職責(zé)是小專業(yè)；若以范圍論，職能是大范圍，職責(zé)是小范圍；若以類論，職能是大類，職責(zé)是小類。?職能大項(xiàng)，職責(zé)小項(xiàng)，職責(zé)加起2QSMS手冊(cè)優(yōu)化培訓(xùn)指導(dǎo)常見問題與解答(Q&A)來=職能，職能至少分解為兩項(xiàng)或兩項(xiàng)以上職責(zé)，數(shù)量上不能相同。職能是所有活動(dòng)的濃縮，是組織中最大的活動(dòng)，其增值職能可構(gòu)成組織的核心流程。2)強(qiáng)與弱?；顒?dòng)對(duì)應(yīng)過程，職責(zé)對(duì)應(yīng)崗位，職能對(duì)應(yīng)部門；活動(dòng)強(qiáng)化會(huì)成為職責(zé)，職責(zé)強(qiáng)化會(huì)成為職能，職能強(qiáng)化會(huì)成為部門，部門強(qiáng)化會(huì)成為組織。反之亦然。3)外與內(nèi)。職能對(duì)外具有功能。職責(zé)對(duì)內(nèi)外都具有功能，但對(duì)外功能弱，當(dāng)職責(zé)歸類疊加后就必然增加對(duì)外的功能，成為職能，故當(dāng)職責(zé)增多時(shí)相應(yīng)的職能就會(huì)產(chǎn)生。4)高與低、上與下。各崗位的活動(dòng)存在共性且明顯時(shí)應(yīng)上升為職責(zé)，各部門的職責(zé)存在共性且明顯時(shí)應(yīng)上升為職能；反之，職責(zé)降為活動(dòng)，職能降為職責(zé)。5)相對(duì)唯一性。職能針對(duì)的是部門，而部門是唯一的，所以職能在組織范圍內(nèi)是唯一的；職責(zé)在部門范圍內(nèi)部是唯一的；活動(dòng)在崗位的范圍內(nèi)是唯一的。1.4職能與職責(zé)編制的依據(jù)有哪些？1)“三定”文件中規(guī)定的職責(zé)(通常是職能，三定職責(zé)80%以上可以考慮作為職能，這就是為什么先使用三定的原因，三定可以把大范圍(工作大的專業(yè)類別，也就是職能)確定下來)；2)相關(guān)規(guī)章標(biāo)準(zhǔn)對(duì)某項(xiàng)工作職責(zé)的規(guī)定；3)某項(xiàng)工作的總流程(依據(jù)對(duì)復(fù)雜工作的流程分解，先分解和描述流程，再確定對(duì)應(yīng)流程涉及的職責(zé)，職能職責(zé)體現(xiàn)主要流程活動(dòng)，流程活動(dòng)接口和展開職能職責(zé))；4)來自于實(shí)際或?qū)嵺`。1.5職能與職責(zé)通常應(yīng)包括哪幾部分內(nèi)容？1)職能與職責(zé)應(yīng)包括業(yè)務(wù)單元(如一個(gè)單位-氣象中心、管制中心等，部門與科室)所有工作，分為三個(gè)部分：專業(yè)/業(yè)務(wù)/質(zhì)量職能與職責(zé)、安全職責(zé)、行政綜合及通用職責(zé)，這3QSMS手冊(cè)優(yōu)化培訓(xùn)指導(dǎo)常見問題與解答(Q&A)三部分職能與職責(zé)盡量避免重要描述，相對(duì)獨(dú)立；2)“專業(yè)/業(yè)務(wù)/質(zhì)量職能與職責(zé)”一般視為最核心的部門，即“XX部門(科室)職能與職責(zé)”的第一部分，該部分內(nèi)容不包括安全職責(zé)、行政綜合及通用職責(zé)這兩部分內(nèi)容；3)體系過程不僅僅是核心運(yùn)行過程，還包括其他運(yùn)行過程、支持過程和管理過程，這樣系統(tǒng)而全面的部門職能職責(zé)就策劃出來了。1.6如何界定專業(yè)/業(yè)務(wù)/質(zhì)量職能與職責(zé)的范圍1)各部門(科室)的“三定”中的職責(zé)只描述“專業(yè)/業(yè)務(wù)”部分內(nèi)容,不會(huì)包括安全職責(zé)、行政綜合及通用職責(zé)；2)綜合規(guī)章(如通常只會(huì)描述到某個(gè)專業(yè)的“專業(yè)/業(yè)務(wù)”部分內(nèi)容。如《民用航空安全管理規(guī)定》、《民用航空空中交通管理運(yùn)行單位安全管理規(guī)則》只會(huì)描述安全管理部門“專業(yè)/業(yè)務(wù)”(安全管理)部分職責(zé)；《中國(guó)民用航空氣象工作規(guī)則》只會(huì)描述氣象部門“專業(yè)/業(yè)務(wù)”部分職責(zé)；3)專業(yè)/業(yè)務(wù)職能與職責(zé)是相對(duì)的，如對(duì)于辦公室而言，其行政綜合職能與職責(zé)是其“專業(yè)/業(yè)務(wù)”，對(duì)于其他部門來說，行政綜合則不是“專業(yè)/業(yè)務(wù)”內(nèi)容；對(duì)于安管部而言，安全管理職能與職責(zé)是“專業(yè)/業(yè)務(wù)”，對(duì)運(yùn)行部門則是屬于“安全職責(zé)”。；1.7部門與科室的職能與職責(zé)是什么關(guān)系？1)部門職能與職責(zé)是總，科室職能與職責(zé)是分，前者包含后者，兩者是從屬關(guān)系，彼此存在密切對(duì)應(yīng)關(guān)系；2)部門職能與職責(zé)需要分解到下屬所有科室，科室職能與職責(zé)在考慮適用性與相關(guān)性前提下，在部門職能與職責(zé)指導(dǎo)下，對(duì)應(yīng)進(jìn)行展開；3)先策劃和描述部門職能與職責(zé)，再展開描述科室職能與職責(zé)，科室職能與職責(zé)編寫時(shí)應(yīng)對(duì)應(yīng)和追溯至部門職能與職責(zé)。1.8職能與職責(zé)的策劃與描述有哪些核心要點(diǎn)？1)先描述職能，再展開為職責(zé)；2)同類職責(zé)或工作超過多項(xiàng)，可以匯總提煉上升到職能，這是職能從下至上的一個(gè)方法，如果很熟悉業(yè)務(wù)，也從上至下展開；3)每項(xiàng)職能職責(zé)歸類描述，先后順序排列合理；4)遵循“MECE”原則，各職能職責(zé)之間相對(duì)獨(dú)立，每項(xiàng)描述完整無缺漏，各項(xiàng)之間不存在重疊、交叉情況；4QSMS手冊(cè)優(yōu)化培訓(xùn)指導(dǎo)常見問題與解答(Q&A)5)職能職責(zé)強(qiáng)調(diào)歸類，兼顧流程。流程強(qiáng)調(diào)整體和邏輯順序，兼顧職責(zé)；6)每項(xiàng)職能與職責(zé)中盡量不過多描述參與、協(xié)助或配合職責(zé)，增加一項(xiàng)“其他工作”(配合與協(xié)作其他部門完成相關(guān)工作)。1.9對(duì)職能與職責(zé)排列先后順序有什么要求？1)先運(yùn)行或業(yè)務(wù)職能后支持過程：描述順序先核心、重要或關(guān)鍵業(yè)務(wù)，后日常運(yùn)行管理，然后專項(xiàng)運(yùn)行或服務(wù)提供，再應(yīng)急管理；最后是其他支持過程職責(zé)?！炯急：诵臉I(yè)務(wù)-設(shè)備使用、設(shè)備監(jiān)控與巡視、設(shè)備維護(hù)、設(shè)備維修】2)按PDCA邏輯安排職能職責(zé)順序。1.10部門(科室)職能與職責(zé)與每個(gè)文件中“5職責(zé)”章節(jié)這間是什么關(guān)系?3)少部分情況下，文件中“5職責(zé)”可以直接照搬部門(科室)職能與職責(zé)描述；4)大部分情況下，文件中“5職責(zé)”項(xiàng)目數(shù)量多于部門(科室)職能與職責(zé)描述，展開、具體化或更詳細(xì)，但范圍應(yīng)相同5)部門(科室)職能與職責(zé)的梳理與優(yōu)化一定要參考和利用之前完成編寫的中心的管理辦法，同時(shí)修訂完善中心管理辦法中“5職責(zé)”；6)在相應(yīng)部門與科室內(nèi)部文件編寫過程中，凡涉及到“職責(zé)”描述的，都應(yīng)與崗位職責(zé)保持相互對(duì)應(yīng)關(guān)系。1.11部門(科室)職能與職責(zé)與崗位說明書中的“職責(zé)”是什么關(guān)系?1)先確定部門(科室)職能與職責(zé)，再針對(duì)每項(xiàng)職責(zé)對(duì)應(yīng)分解到各相應(yīng)崗位；2)部門(科室)各項(xiàng)職能與職責(zé)均應(yīng)全部分解，分解到所有崗位，不能在崗位職責(zé)中找不到對(duì)應(yīng)的分解，不能在下屬崗位職責(zé)中沒有承接；3)崗位職責(zé)與任務(wù)肯定需要與部門(科室)職能與職責(zé)(專業(yè)、安全、行政及通用三個(gè)部分)形成對(duì)應(yīng)，但不是與所有某項(xiàng)具體職責(zé)完全一一對(duì)應(yīng)，需要考慮與崗位的相關(guān)性；4)某個(gè)具體崗位的職責(zé)與任務(wù)一定對(duì)部門(科室)職責(zé)進(jìn)行進(jìn)一步展開，部門(科室)一項(xiàng)職責(zé)可能展開為崗位的兩項(xiàng)或兩項(xiàng)以上的職責(zé)；5)各崗位職責(zé)均應(yīng)能追溯到部門(科室)某項(xiàng)職能與職責(zé)，不能無中生有；6)崗位職責(zé)應(yīng)更詳細(xì)和具體，不能完全照抄部門(科室)職能與職責(zé)；7)最好的辦法利用部門(科室)職能與職責(zé)與崗位說明書職責(zé)與任務(wù)對(duì)應(yīng)關(guān)系表來進(jìn)行對(duì)應(yīng)分解；部門(科室)職能與職責(zé)崗位說明書5QSMS手冊(cè)優(yōu)化培訓(xùn)指導(dǎo)常見問題與解答(Q&A)職能職責(zé)崗位職責(zé)崗位任務(wù)1.12對(duì)于職能與職責(zé)描述的詳細(xì)程度有什么要求？1)職能與職責(zé)的描述應(yīng)簡(jiǎn)練，每一項(xiàng)內(nèi)容盡量不要超過一行半字；2)只寫職責(zé)內(nèi)容(即做什么)，不寫履職流程或程序(即如何做)。1.13有關(guān)崗位說明書的問題1.13.1崗位說明書編寫應(yīng)符合哪些要求？1)根據(jù)崗位設(shè)置，針對(duì)每個(gè)崗位需要單獨(dú)編寫一份崗位說明書；2)崗位說明書中的職責(zé)范圍應(yīng)包括該崗位所從事所有工作事項(xiàng)(包括專業(yè)或業(yè)務(wù)工作、非專業(yè)或業(yè)務(wù)工作-行政工作、安全工作)；3)崗位說明書內(nèi)容或要素應(yīng)包括：崗位名稱、所屬部門/科室、崗位類別、崗位等級(jí)、直接上級(jí)、直接下屬、崗位設(shè)置目的(工作概述)、崗位主要職責(zé)與任務(wù)(活動(dòng))、崗位所涉及的相關(guān)方(內(nèi)外部工作網(wǎng)絡(luò)關(guān)系)、工作條件、任職資格要求等(使用本單位統(tǒng)一的崗位說明書表格模板格式編寫，確保描述要素標(biāo)準(zhǔn)、完整與規(guī)范)；4)對(duì)于不在機(jī)構(gòu)圖中體現(xiàn)的特定、臨時(shí)或兼職崗位不需要單獨(dú)編寫崗位說明書，該崗位職責(zé)在相應(yīng)文件中描述；5)“職責(zé)”與“任務(wù)(或活動(dòng)”為展開與支持關(guān)系，先描述“職責(zé)”再分解“任務(wù)(或活動(dòng)”(使用《部門(科室)職能職責(zé)與崗位職責(zé)與任務(wù)展開對(duì)照表》進(jìn)行策劃)；6)部門職能與職責(zé)分解部門正職、副職+助理；部門領(lǐng)導(dǎo)正職、副職+科室職能與職責(zé))；科室職能與職責(zé)分解到科室領(lǐng)導(dǎo)正職、副職+其他崗位職責(zé)；7)科室職能與職責(zé)通常比部門職能與職責(zé)內(nèi)容要詳細(xì)和具體；崗位說明書的職責(zé)比—科室職能與職責(zé)要詳細(xì)和具體。1.13.2一崗多人或一人多崗的崗位說明書怎么編寫？1)一崗多人，只編寫一份崗位說明書；一人多崗，針對(duì)每個(gè)崗位編寫崗位說明書；2)如果同崗位上每個(gè)人崗位職責(zé)基本相同，就寫一份崗位說明書，例如運(yùn)行科室的某些一線席位；如果同崗位但每個(gè)人崗位職責(zé)分工明確且相對(duì)穩(wěn)定，則可編寫多份崗位說明書，6QSMS手冊(cè)優(yōu)化培訓(xùn)指導(dǎo)常見問題與解答(Q&A)3)對(duì)于具體崗位，如助理，助理之間有明確分工，通常視為兩個(gè)崗位，用助理A、助理B，或XX助理表達(dá)，需要需要提供一份科室助理分工表，用文字補(bǔ)充說明助理分工。1.13.3對(duì)于兼職崗位的崗位說明書是否需要編寫，如不編寫，則怎樣處理？對(duì)于兼職崗位(即在崗位機(jī)構(gòu)圖中未體現(xiàn)的那些崗位)崗位職責(zé)通常在相應(yīng)管理文件中的“5職責(zé)”描述職責(zé)；一般不會(huì)增設(shè)兼職崗位崗位說明書；為了確保這些專項(xiàng)工作具有連續(xù)性、穩(wěn)定性，而且滿足上級(jí)對(duì)該工作管理要求。1.13.4崗位說明書職責(zé)與任務(wù)與文件對(duì)應(yīng)關(guān)系是怎樣的(崗位說明書中的“職責(zé)”與“任務(wù)”如何填寫)？1)來自部門(科室)職能與職責(zé)。先確定部門(科室)職能與職責(zé)，再針對(duì)每項(xiàng)職責(zé)對(duì)應(yīng)分解到各相應(yīng)崗位(先上后下，先總后分)；2)來自上位規(guī)章標(biāo)準(zhǔn)，示例1：《民航空管系統(tǒng)空中交通管制帶班主任管理規(guī)定》“第二章帶班主任的職責(zé)和權(quán)利第七條帶班主任應(yīng)當(dāng)具有下列職責(zé)”，帶班主任崗位說明書中的職責(zé)應(yīng)滿足該規(guī)定第七條所規(guī)定“5項(xiàng)”職責(zé)要求；示例2：《民航空管系統(tǒng)通信導(dǎo)航監(jiān)視設(shè)備值班管理規(guī)定》：“第三章設(shè)備運(yùn)行保障值班要求第十條設(shè)備運(yùn)行保障值班崗位主要工作職責(zé)和任務(wù)”，XX運(yùn)行崗位的崗位說明書應(yīng)滿足其中“8項(xiàng)”職責(zé)要求”；3)來自實(shí)際或工作流程：科室質(zhì)量管理體系過程(總表、總清單)、XX工作流程圖等；4)每一項(xiàng)職責(zé)與任務(wù)，都應(yīng)當(dāng)有相應(yīng)的文件來支持；5)每一項(xiàng)職責(zé)與任務(wù)至少有一個(gè)文件或某個(gè)文件中的章節(jié)(兩項(xiàng)工作任務(wù)，用一個(gè)文件來支持；一個(gè)工作任務(wù)對(duì)應(yīng)于一個(gè)文件；一個(gè)職責(zé)對(duì)應(yīng)于一個(gè)文件)；(來自每個(gè)文件的“5職責(zé)”)6)某個(gè)文件可以于職責(zé)，一項(xiàng)任務(wù)或多項(xiàng)任務(wù)；7)兩項(xiàng)工作任務(wù)對(duì)應(yīng)于一個(gè)管理文件或操作文件，這兩項(xiàng)任務(wù)應(yīng)具有相關(guān)性。1.13.5崗位說明書中“任職資格要求”欄目沒有填寫依據(jù)，是否可以不填？不可以不填，當(dāng)初選拔或任職文件中應(yīng)該有表述,這是滿足“7.2b基于適當(dāng)?shù)慕逃?、培?xùn)或經(jīng)驗(yàn)，確保這些人員是勝任的”體系要求)。1.1崗位說明書中“權(quán)限”如何填寫？1)并不要求所有崗位都填寫權(quán)限(職責(zé)=權(quán)限)，要求部分崗位填寫；2)“權(quán)限”針對(duì)某一類有特殊職責(zé)的崗位填寫，如領(lǐng)導(dǎo)或管理崗位才會(huì)考慮需要填寫“權(quán)7QSMS手冊(cè)優(yōu)化培訓(xùn)指導(dǎo)常見問題與解答(Q&A)3)“權(quán)限”通?？梢允牵喝耸聶?quán)，財(cái)權(quán)(獎(jiǎng)懲權(quán)、考核權(quán))【資源調(diào)動(dòng)】，權(quán)限由上級(jí)來寫，帶班主任由科室領(lǐng)導(dǎo)編寫；副主任“權(quán)限”由主任來寫(授權(quán)，上級(jí)授予下級(jí)一定權(quán)限)；主任不打算分權(quán)，分配工作不分配權(quán)力。職責(zé)在前，權(quán)限在后；4)當(dāng)職責(zé)=權(quán)限的時(shí)候不單獨(dú)編寫權(quán)限。1.13.6崗位說明書中的“崗位編號(hào)”如何填寫？崗位說明書編號(hào)規(guī)則類似于文件編寫，體現(xiàn)部門代號(hào)、崗位序列號(hào)，如果原來沒有此類編號(hào)，可以先暫時(shí)不編)。1.13.7崗位說明書中“相關(guān)方”關(guān)系如何理解與填寫(內(nèi)部與外部相關(guān)方中的“內(nèi)部與外部”如何區(qū)分)1)內(nèi)部與外部是相對(duì)的，例如A科室相關(guān)方，內(nèi)部是本科室，外部指本科室以外業(yè)務(wù)單元或崗位；某中心，本中心各部門與科室是內(nèi)部，本中心以外的其他單位；對(duì)華東局，各中心屬于內(nèi)部)。各單位需要自己進(jìn)行規(guī)定，如某分局規(guī)定科室的內(nèi)部范圍是部門，部門的內(nèi)部范圍是分局，如預(yù)報(bào)室的內(nèi)部是整個(gè)氣象臺(tái)范圍，氣象臺(tái)的內(nèi)部是分局范圍；2)如在編寫科室文件時(shí)，描述職責(zé)只描述科室領(lǐng)導(dǎo)、科室崗位職責(zé)，科室以外的均作為接口處理。2關(guān)于文件策劃方面的問題2.1領(lǐng)導(dǎo)對(duì)手冊(cè)優(yōu)化的參與【Q】手冊(cè)優(yōu)化，一是手冊(cè)的形式結(jié)構(gòu)按新要求規(guī)范重新梳理，書寫。二是手冊(cè)內(nèi)容要有實(shí)質(zhì)性的完整，規(guī)范及完善。我的問題是，現(xiàn)有的規(guī)章制度有些本身是存在不完善的，或受限于現(xiàn)有的內(nèi)控管理手段及條件，暫時(shí)無法達(dá)到完善要求，那么咱們是不是要先修訂制度并按程序?qū)徸h通過后，再優(yōu)化入手冊(cè)中？【A】1)手冊(cè)優(yōu)化最基本的首先要做到形式格式規(guī)范；最重要的結(jié)構(gòu)、流程與內(nèi)容等優(yōu)化，在編寫過程中(或編寫之間)相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)與人員應(yīng)以管理事項(xiàng)進(jìn)行討論確定新管理重點(diǎn)、有哪些需要改變或調(diào)整的地方，而不是先寫完后，領(lǐng)導(dǎo)再參與。先優(yōu)化流程、優(yōu)化工作、優(yōu)化管理，然后再把優(yōu)化的成果用文字表達(dá)出來，符合我們結(jié)構(gòu)化表達(dá)的要求。先理解業(yè)務(wù)再邏輯表達(dá)，先周密策劃再展開編寫，而不是相反。2)當(dāng)發(fā)現(xiàn)管理中問題時(shí)，管理者需要先進(jìn)行思考，考慮如何變更和優(yōu)化，初步確定后，寫入手冊(cè)，手續(xù)再對(duì)手冊(cè)文件按程序進(jìn)行正式審批，各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)參與手冊(cè)編寫不一定親自編寫8QSMS手冊(cè)優(yōu)化培訓(xùn)指導(dǎo)常見問題與解答(Q&A)每個(gè)文件，但對(duì)管理中的問題解決方案肯定由領(lǐng)導(dǎo)決策，然后根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)意見，文件編寫者寫入文件中；3)非重要事項(xiàng)，文件編寫者也可以站位領(lǐng)導(dǎo)角色，拿出方案，寫入文件，再征求領(lǐng)導(dǎo)意見。從上至下或從下至上，領(lǐng)導(dǎo)對(duì)于管理關(guān)鍵環(huán)節(jié)都應(yīng)參與其中；4)在不違反規(guī)章前提下，對(duì)于目前做不到的不要寫進(jìn)去，如需要偏離規(guī)章，則需要與領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行風(fēng)險(xiǎn)思維后決策確定，并有補(bǔ)充或替代措施，記錄偏離(讓步許可)的相關(guān)記錄。2.2調(diào)查策劃表為什么很重要，為什么必須先填寫調(diào)查策劃表?1)調(diào)查表的填寫是體系策劃與準(zhǔn)備的重要工具與方法，確保科學(xué)、規(guī)范、充分、準(zhǔn)確和高效地完成職能與職責(zé)策劃以及文件清單的策劃；2)先策劃后編寫，利用策劃指導(dǎo)編寫；邊編寫邊調(diào)整，通過文件編寫完善策劃，并作為手冊(cè)的一部分。2.3策劃文件清單/目錄策劃有哪些主要方法？1)利用職能職責(zé)策劃文件(每一項(xiàng)職能職責(zé)必有文件支持；有文件應(yīng)追溯至相應(yīng)文件或有文件必有職責(zé))；2)利用過程清單策劃文件；3)利用新舊文件策劃文件；4)利用規(guī)章策劃文件；5)利用上下級(jí)別(層級(jí))文件對(duì)比策劃文件；6)利用運(yùn)行崗位崗位說明書中的職責(zé)與任務(wù)策劃崗位操作類文件；7)利用設(shè)備信息策劃設(shè)備操作類文件；8)利用事件類別策劃應(yīng)急操作文件。9)利用風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)策劃管理與操作文件。2.4如何確定哪些文件需要編寫，哪些文件不需要編寫?1)凡是有職責(zé)(流程、工作事項(xiàng))，必須編寫文件；凡是沒有職責(zé)(流程、工作事項(xiàng))，與本單元無關(guān)，無須編寫文件；2)對(duì)于非固定、階段性文件(質(zhì)量計(jì)劃、專項(xiàng)工作方案、紅頭文件：通知)。非固定(例行)、階段性、突發(fā)性、臨時(shí)性、創(chuàng)新性，無法形成一份固化文件，可以通過質(zhì)量計(jì)劃、專項(xiàng)工作方案、工作通知等來代替固定性文件；3)對(duì)于已經(jīng)外包出去的工作，只編寫外包工作的管理類文件，對(duì)于外包事項(xiàng)具體操作可9QSMS手冊(cè)優(yōu)化培訓(xùn)指導(dǎo)常見問題與解答(Q&A)以不編寫文件(如設(shè)備是不屬于本單位，本科室只負(fù)責(zé)使用，維護(hù)、故障處理均由外部單位負(fù)責(zé)，只要編寫應(yīng)知應(yīng)會(huì)、設(shè)備使用操作規(guī)程就可以了)；4)示例：技保部某科室，維修的工作已經(jīng)全部外包了，還需要再寫故障處理規(guī)程嗎？：已外包的業(yè)務(wù)，外包范圍的工作需要寫管理文件，故障處理操作文件可以不寫，在策劃表中需要說明。2.5工作文件(管理規(guī)定、管理辦法、管理細(xì)則)目錄/清單策劃應(yīng)符合哪些準(zhǔn)則?1)利用調(diào)查策劃表，策劃各類文件；2)針對(duì)職能職責(zé)，對(duì)應(yīng)策劃相應(yīng)工作文件；3)針對(duì)上位規(guī)章標(biāo)準(zhǔn)化必對(duì)應(yīng)策劃相應(yīng)工作文件；4)對(duì)原有或舊文件重要考慮策劃新工作文件(新增、合并、分割、補(bǔ)充、修改等)；5)多個(gè)下級(jí)部門有同類工作的文件，上級(jí)部門考慮設(shè)定文件；6)對(duì)于重大風(fēng)險(xiǎn)考慮設(shè)定工作文件；7)對(duì)于多個(gè)部門的共性工作或同類管理工作合并策劃文件；8)對(duì)于不固定、不成熟、不重復(fù)出現(xiàn)或只在小范圍內(nèi)發(fā)生的管理事項(xiàng)，不設(shè)定單位層面的工作文件。2.6運(yùn)行部門手冊(cè)若分為“運(yùn)行手冊(cè)”和“綜合管理手冊(cè)”，怎樣設(shè)置各手冊(cè)的目錄？三個(gè)運(yùn)行部門的部門手冊(cè)內(nèi)容，需要寫行政、黨群、安全方面的內(nèi)容嗎？1)運(yùn)行部門總手冊(cè)應(yīng)包括運(yùn)行管理手冊(cè)和行政綜合管理手冊(cè)，其中行政綜合管理手冊(cè)可以單獨(dú)編寫，也可以合并至綜合辦公室工作手冊(cè)(含部門層面行政綜合管理類文件)中【大部分單位選擇此方案】；作為部門層面文件名稱叫管理辦法，如果只適用于綜合辦公室內(nèi)部使用，則叫管理細(xì)則(或工作流程表)。運(yùn)行管理手冊(cè)已有統(tǒng)一的手冊(cè)目錄，部門行政綜合管理手冊(cè)，可與綜合辦公室(綜合業(yè)務(wù)室)工作手冊(cè)合并編寫，屬于部門層面的非運(yùn)行類(運(yùn)行類全部寫入運(yùn)行管理手冊(cè))文件，為管理辦法或非獨(dú)立文件(工作流程表)，屬于科室內(nèi)部使用文件，叫管理細(xì)則或非獨(dú)立文件，手冊(cè)目錄結(jié)構(gòu)與職能部門和科室的內(nèi)部工作手冊(cè)相；2)根據(jù)有職責(zé)必須寫文件的原則，各部門包括專業(yè)、安全與行政，三個(gè)部分都需要編寫文件。安全內(nèi)容是很重要的一部分，需要包括原來sns所有內(nèi)容，根據(jù)分局安全管理類文件，展開編寫即可。行政管理類由各運(yùn)行部門綜合辦公室編寫，主要在手冊(cè)支持過程部分章節(jié)。黨群類可以由黨辦統(tǒng)一組織黨支部、團(tuán)支部以及工會(huì)小組等黨群分支機(jī)構(gòu)編寫相應(yīng)專項(xiàng)工作QSMS手冊(cè)優(yōu)化培訓(xùn)指導(dǎo)常見問題與解答(Q&A)手冊(cè)，如支部工作手冊(cè)、工會(huì)工作手冊(cè)等，由于這些黨群工作內(nèi)容通用性強(qiáng)，而且是垂直管理，可以統(tǒng)一組織編寫(原來空管系統(tǒng)也下發(fā)過這類手冊(cè)或匯編文件)，這樣可以減少各部門壓力。安管與行政類各部門根據(jù)職責(zé)，結(jié)合分局文件，展開編寫。黨群類如黨辦不愿意統(tǒng)一組織編寫(盡量不要這樣)，則各部門自行編寫。2.7對(duì)于同一項(xiàng)工作，寫成操作文件還是管理文件？1)管理類盡量不寫操作內(nèi)容；操作類盡量不寫管理內(nèi)容；2)綜合管理手冊(cè)只寫管理類文件，不寫操作類文件；崗位手冊(cè)、設(shè)備手冊(cè)與應(yīng)急手冊(cè)只寫操作文件，不寫管理文件；3)應(yīng)急工作包括應(yīng)急管理與應(yīng)急操作。如應(yīng)急演練管理屬于管理類(寫入綜合管理)，現(xiàn)場(chǎng)應(yīng)急處置程序?qū)儆诓僮黝?寫入應(yīng)急手冊(cè)之中)；4)培訓(xùn)類文件包括培訓(xùn)管理，也培訓(xùn)大綱;業(yè)務(wù)或崗位培訓(xùn)管理細(xì)則放到寫入綜合管理；某個(gè)具體崗位的培訓(xùn)大綱，寫入培訓(xùn)手冊(cè)的培訓(xùn)大項(xiàng)之中；5)只要有工作(職責(zé))，必須要寫文件，但文件策劃，可能有以下組合的選項(xiàng)：有些工作，只寫管理類，不寫操作類(如交接班管理)；有些工作，只寫操作類，不寫管理類(XX設(shè)備使用操作規(guī)程)；有些工作，先寫管理類，再寫操作類(如應(yīng)急保障管理。2.8在什么情況下，可以策劃和編寫非獨(dú)立文件?(策劃工作流程表的必要因素有哪些？)1)對(duì)于同一工作事項(xiàng)，本單位內(nèi)部上級(jí)部門已有一個(gè)相應(yīng)完整的獨(dú)立文件可以使用；而且上級(jí)文件(管理規(guī)定或辦法)寫得很完整、通用性強(qiáng)、流程清晰、指導(dǎo)性與操作性強(qiáng)，好用；本部門(科室)該項(xiàng)工作差異性不大、需要補(bǔ)充和細(xì)化內(nèi)容不多；2)運(yùn)行部門與運(yùn)行科室核心或關(guān)鍵業(yè)務(wù)盡量考慮編寫?yīng)毩⑽募?，?duì)于非核心或關(guān)鍵業(yè)務(wù)以及支持過程可考慮編寫非獨(dú)立文件；對(duì)于上層缺少管理文件、管理文件編寫不夠詳細(xì)或指導(dǎo)性不強(qiáng)、本部門與科室差異化管理事項(xiàng)較多等，也需要編寫?yīng)毩⑽募?)單位層面不允許編寫非獨(dú)立文件，操作類文件不允許編寫非獨(dú)立文件(只在策劃管理類工作文件時(shí)考慮策劃流程表)；4)為減少本級(jí)文件的重復(fù)描述，簡(jiǎn)化其內(nèi)容描述而設(shè)立非獨(dú)立文件，該文件與上級(jí)獨(dú)立文件配套使用；5)非獨(dú)立文件不要求文件章節(jié)構(gòu)成基本要素完整，基本只有正文內(nèi)容(通常以工作流程表的方式(流程性強(qiáng))、或其他段落或表格式章節(jié)描述(非流程性或信息類)；6)非獨(dú)立文件采用“工作流程表”的形式表現(xiàn)，對(duì)應(yīng)上級(jí)文件(管理規(guī)定或辦法)，我QSMS手冊(cè)優(yōu)化培訓(xùn)指導(dǎo)常見問題與解答(Q&A)們可能會(huì)策劃兩份或兩份以上的工作流程表)；7)工作流程表編寫困難基本都是兩個(gè)原因：(1)第一次編寫，還沒有完全理解，動(dòng)手親自做過一份，有一個(gè)適應(yīng)或習(xí)慣的過程；上位文件沒有理解；上位文件質(zhì)量不夠，沒有流程圖，會(huì)給工作流程表編寫極大的困難。2.9《適用的主要法律法規(guī)、規(guī)章標(biāo)準(zhǔn)文件清單》，是否是每一份文件中“規(guī)范性引用文件”的總和？雙向思維-從規(guī)章清單到規(guī)范性引用文件；從規(guī)范性引用文件到規(guī)范性引用文件，所有文件中的“3規(guī)范性引用文件”所引用或列舉規(guī)章標(biāo)準(zhǔn)，都應(yīng)在《適用的主要法律法規(guī)、規(guī)章標(biāo)準(zhǔn)文件清單》；《適用的主要法律法規(guī)、規(guī)章標(biāo)準(zhǔn)文件清單》則不一定在“規(guī)范性引用文件”提到。部門(科室)應(yīng)收集所有與本部門(科室)有關(guān)的規(guī)章標(biāo)準(zhǔn)，先引用內(nèi)部上級(jí)(層)的管理文件，只要上級(jí)(層)完全符合上位規(guī)章標(biāo)準(zhǔn)，只引用上級(jí)(層)件就可以了，可以不引用《適用的主要法律法規(guī)、規(guī)章標(biāo)準(zhǔn)文件清單》中所有文件。2.10《工作記錄清單》，其中的工作記錄是包括本科室制定的工作記錄，還是使用的工作記錄也要？如何確?！豆ぷ饔涗浨鍐巍诽顚懲暾?？1)在每個(gè)的“7相關(guān)記錄”或“6管理內(nèi)容與要求”提到了需要使用到某個(gè)記錄表格，均需要在《工作記錄清單》列出，包括本科室設(shè)計(jì)和管理的表單、其他單位科室設(shè)計(jì)管理本科室僅僅使用的表單。清單里應(yīng)當(dāng)明確體現(xiàn)哪些是自己科室負(fù)責(zé)管理修訂的表格，哪些僅是使用關(guān)系?？偳鍐我欢ㄒw現(xiàn)所有表單，但不必把中心層級(jí)的樣表匯編進(jìn)科室手冊(cè))2)關(guān)于工作記錄清單的處理方法總結(jié)如下：a)收集目前正在使用的所有表單,包括本單位(部門或科室)設(shè)計(jì)的表單以及其他單位(部門或科室)設(shè)計(jì)表單而本單位(部門或科室)需要使用的；b)表單對(duì)應(yīng)的文件清單(本科室的文件)，與“相關(guān)記錄”形成對(duì)應(yīng)關(guān)系；c)在每個(gè)文件編寫過程中，“相關(guān)記錄”章節(jié)列舉的證據(jù)性材料需要利用“工作記錄清單”，并相互進(jìn)行驗(yàn)證和修訂，確保協(xié)調(diào)一致。2.11運(yùn)行科室能否針對(duì)具體崗位策劃和編寫一份崗位操作文件(舉例說明)1)管制席工作程序，監(jiān)控席工作程序、軍方協(xié)調(diào)崗位工作程序，教員崗位工作程序；不能工作程序直接替換為操作規(guī)程，變?yōu)楣苤葡僮饕?guī)程、監(jiān)控席操作規(guī)程；2)所有崗位操作文件，禁止以崗位名稱作為前輟；QSMS手冊(cè)優(yōu)化培訓(xùn)指導(dǎo)常見問題與解答(Q&A)3)正確命名規(guī)則：崗位操作事項(xiàng)(操作活動(dòng)、操作任務(wù))，針對(duì)是具體操作事項(xiàng)而不是整個(gè)崗位；4)根據(jù)XX崗位的崗位說明書中的職責(zé)與任務(wù)來策劃崗位操作文件。管制席的操作規(guī)程應(yīng)至少有兩個(gè)或兩個(gè)以上的文件(因?yàn)橐粋€(gè)崗位不可能只有一項(xiàng)職責(zé))；5)示例：《管制指揮席崗位說明書》的第一項(xiàng)職責(zé)中的“向下一管制單位實(shí)施電子移交和脫波航空器；扇區(qū)開放與合并的相關(guān)工作”，對(duì)應(yīng)策劃的崗位操作文件可以是：《電子移交和航空器脫波操作規(guī)程》、《扇區(qū)開放與合并操作規(guī)程》；6)教員崗位工作程序》轉(zhuǎn)化為管理類文件，教員管理細(xì)則或教員管理工作流程表；7)不能編寫《帶班主任操作規(guī)程》，對(duì)于帶班主任管理細(xì)則；對(duì)于帶班主任的自身管理活動(dòng)(如崗前準(zhǔn)備、班后講評(píng)、現(xiàn)場(chǎng)運(yùn)行管理等)，轉(zhuǎn)化為相應(yīng)的科室管理文件，如崗前準(zhǔn)備與班后講評(píng)管理細(xì)則、現(xiàn)場(chǎng)運(yùn)行管理細(xì)則等。2.12三個(gè)運(yùn)行部門部門層面的應(yīng)急預(yù)案如何策劃，放在哪本手冊(cè)之中？1)分局(站)應(yīng)急預(yù)案分為綜合應(yīng)急預(yù)案(分局層面)、專項(xiàng)應(yīng)急預(yù)案(分局層面、部門層面)、現(xiàn)場(chǎng)應(yīng)急處置程序、崗位應(yīng)急處置卡；2)部門層面專項(xiàng)應(yīng)急預(yù)案不放在分局的應(yīng)急手冊(cè)(應(yīng)急預(yù)案匯編)，則XX部門專項(xiàng)應(yīng)急預(yù)案(匯編)(部門應(yīng)急手冊(cè))；現(xiàn)場(chǎng)應(yīng)急處置程序、崗位應(yīng)急處置卡屬于科室應(yīng)急手冊(cè)3)(分局級(jí)專項(xiàng)預(yù)案)基于大面積延誤專項(xiàng)應(yīng)急預(yù)案(航空類)(適用于所有部門，綜合業(yè)務(wù)部、三個(gè)運(yùn)行部門)；(部門級(jí)專項(xiàng)預(yù)案)基于大面積延誤專項(xiàng)應(yīng)急預(yù)案(航空類)-由管制運(yùn)行部(適用所有科室)；4)突發(fā)公共衛(wèi)生事件專項(xiàng)應(yīng)急預(yù)案(由分局辦公室統(tǒng)一編寫，適用于所有部門)網(wǎng)絡(luò)與信息安全應(yīng)急專項(xiàng)預(yù)案(非航空類)。2.13協(xié)議文件在文件策劃與編寫中如何處理？1)協(xié)議一是涉及合規(guī)；二是涉及到服務(wù)對(duì)象要求；2)服務(wù)協(xié)議清單作為正文附件或作為手冊(cè)附錄(協(xié)議文本可不放在手冊(cè)之中)，一份協(xié)議，三年期，協(xié)議文本另單獨(dú)保管(強(qiáng)制性)；3)協(xié)議的內(nèi)容每年基本相同，相對(duì)固化了協(xié)議要求，將協(xié)議有關(guān)內(nèi)容條融入手冊(cè)相應(yīng)文件；協(xié)議內(nèi)容每年都有較大變化，無法協(xié)議有關(guān)內(nèi)容條融入手冊(cè)相應(yīng)文件。4)協(xié)議要求必須進(jìn)行傳達(dá)、培訓(xùn)、掌握和理解，嚴(yán)格執(zhí)行協(xié)議要求。QSMS手冊(cè)優(yōu)化培訓(xùn)指導(dǎo)常見問題與解答(Q&A)2.14有關(guān)運(yùn)行部門對(duì)于“內(nèi)部審核”與“管理評(píng)審”等體系通用職能職責(zé)以及文件編寫如何處理？1)主管職能部門“內(nèi)部審核”與“管理評(píng)審”職能職責(zé)必寫；2)運(yùn)行部門如果本單位要求開展對(duì)各科室的內(nèi)部審核，本單位的內(nèi)審并不覆蓋所有科室，本單位采取抽查(部分科室)的方式，建議運(yùn)行部門需要開展內(nèi)審；分局的內(nèi)審覆蓋運(yùn)行部門所有科室，此時(shí)運(yùn)行部門可以不開展內(nèi)審(只接受審核，不開展審核，屬于參與、配合工作)，不要求編寫內(nèi)審職能職責(zé)；3)職能部門不要求開展部門內(nèi)部對(duì)崗位的內(nèi)部審核，不要求編寫內(nèi)審職能職責(zé)。4)管理評(píng)審不要求各部門編寫文件(不包括體系主管部門)，由體系主管部門負(fù)責(zé)，內(nèi)審與管理評(píng)審都是他們職能與職責(zé)。2.15設(shè)備類操作文件包括哪幾種，在策劃上有哪些要點(diǎn)？1)每一種(套)設(shè)備或系統(tǒng)都包括四類文件，應(yīng)知應(yīng)會(huì)、使用操作規(guī)程、維護(hù)操作規(guī)程、故障處理操作規(guī)程(應(yīng)用《主要空管設(shè)備及對(duì)應(yīng)設(shè)備操作或使用文件調(diào)查表》)；2)應(yīng)知應(yīng)會(huì)、使用操作規(guī)程、維護(hù)操作規(guī)程、故障處理操作規(guī)程是否都寫全，與每個(gè)科室設(shè)備操作職責(zé)分工有關(guān)；3)對(duì)于輔助設(shè)備(可以不按每一種輔助設(shè)備)可以集中編寫應(yīng)知應(yīng)會(huì)、使用操作規(guī)程、維護(hù)操作規(guī)程、故障處理操作規(guī)程4)對(duì)于故障處理與現(xiàn)場(chǎng)應(yīng)急處置程序都需要繪制流程圖，每類故障可以考慮單獨(dú)繪制流程圖，各類簡(jiǎn)單故障可以寫一份通用的故障流程圖。3關(guān)于管理類文件編寫方面的問題3.1文件編寫前的哪些準(zhǔn)備工作是必需要的?1)上位規(guī)章標(biāo)準(zhǔn)沒找到、找齊全；沒有閱讀、理解，不能寫文件；2)職能職責(zé)沒有完成編寫不能寫文件；3)沒有理解流程(流程表或流程圖)，不能寫文件；4)沒有策劃和準(zhǔn)備不能寫文件；5)先確定文件正文的章節(jié)結(jié)構(gòu)。3.2如何確定文件主題(標(biāo)題)？1)根據(jù)職能與職責(zé)文件，與之相稱；2)根據(jù)相關(guān)專業(yè)規(guī)章；QSMS手冊(cè)優(yōu)化培訓(xùn)指導(dǎo)常見問題與解答(Q&A)3)考慮主題事項(xiàng)工作與總工作流程的關(guān)系；4)考慮主題事項(xiàng)工作的獨(dú)立性與其他工作的相關(guān)性；5)考慮主題事項(xiàng)工作與體系要素的對(duì)應(yīng)關(guān)系，同一要素或直接關(guān)聯(lián)要素才可以組合在一份文件中；6)主題明確、簡(jiǎn)潔，體現(xiàn)專業(yè)與專一，盡量避免范圍寬泛，實(shí)現(xiàn)工作的專業(yè)化與專門化(單位總手冊(cè)與程序文件除外)；7)考慮文件的篇幅，不能過多也能過少(合理考慮文件必要合并與分拆)；8)使用文件統(tǒng)一的基本命名規(guī)則：【示例】程序文件用“控制程序或管理程序；分局(站)層面工作文件用“管理規(guī)定”；局直各單位層面(中心運(yùn)行管理手冊(cè))、運(yùn)行部門層面(部門運(yùn)行管理手冊(cè))以及各職能部門內(nèi)部文件(部門工作手冊(cè))用“管理辦法”；科室管理文件(綜合手冊(cè)或工作手冊(cè))用“管理細(xì)則”或“工作流程表”；各類崗位操作與設(shè)備操作文件使用“操作規(guī)程”。個(gè)別特殊文件另遵循貫例。3.3文件編寫前需要建立幾個(gè)文件夾3.4哪些是屬于重大缺陷的文件(不合格文件)？1)結(jié)構(gòu)不完整與邏輯不合理(結(jié)構(gòu)未優(yōu)化)；2)無規(guī)章引用、不符合規(guī)章；3)無職責(zé)描述、缺漏項(xiàng)多；4)無流程描述、流程不完整或缺失5)無證據(jù)性材料策劃與引用。3.5如何做到文件編寫符合上位規(guī)章標(biāo)準(zhǔn)要求？1)找到上位規(guī)章標(biāo)準(zhǔn)；2)建立數(shù)據(jù)庫(kù)(適用的主要法律法規(guī)、規(guī)章標(biāo)準(zhǔn)文件清單)；QSMS手冊(cè)優(yōu)化培訓(xùn)指導(dǎo)常見問題與解答(Q&A)3)與內(nèi)部文件或工作對(duì)照表(適用的主要法律法規(guī)、規(guī)章標(biāo)準(zhǔn)文件清單)；4)建立上位規(guī)章文件夾；5)非全文適用的(規(guī)章部分適用)，識(shí)別適用章節(jié)條款(摘錄)；6)整合至文件之中(融入、轉(zhuǎn)換、補(bǔ)充細(xì)化)(手冊(cè)文件合規(guī)幾個(gè)步驟)。3.6專業(yè)服務(wù)類控制程序由綜合業(yè)務(wù)部或運(yùn)行部門編寫，在編寫方法與風(fēng)格上有什么區(qū)別？(舉例說明)1)專業(yè)服務(wù)類控制程序由綜合業(yè)務(wù)部編寫或委托運(yùn)行部門編寫都可以；2)由分局綜合業(yè)務(wù)部來編寫，通常寫到部門，引用單位層面的工作文件；3)由運(yùn)行部門編寫，通過還要寫到科室，引用部門層面工作文件，如《通信導(dǎo)航監(jiān)視服務(wù)控制程序》由技術(shù)保障部編寫，通常要寫到科室=通信導(dǎo)航監(jiān)視服務(wù)管理辦法)；按此邏輯引用文件應(yīng)到部門的管理辦法；符合這兩條要求時(shí)，在部門工作手冊(cè)中，保留章節(jié)標(biāo)題，概述并引用程序文件。否則另單獨(dú)編寫《通信導(dǎo)航監(jiān)視服務(wù)管理辦法》。3.7文件編寫時(shí)，對(duì)于相關(guān)、相似的工作所需的文件是分開還是合并編寫？(舉例說明)a)上級(jí)規(guī)章對(duì)管理事項(xiàng)處理，作為一個(gè)還是兩個(gè)事項(xiàng)；(合并還是分開、文件的專業(yè)或?qū)Ｒ恍?；兩個(gè)管理對(duì)象相對(duì)獨(dú)立，可以分割或分開；編寫《防止疲勞管理辦法》、《防止錯(cuò)忘漏管理辦法》；b)ISO9001-2015“8.5.1g)采取措施防止人為錯(cuò)誤；”(防錯(cuò))；——ISO9001-2015“7.1.4過程運(yùn)行環(huán)境”：“人為因素：b)心理因素(如減壓、預(yù)防過度疲勞、穩(wěn)定情緒)”；這分別屬于體系的兩個(gè)不同的過程，不具備合并編寫的基礎(chǔ)；c)《防止疲勞管理辦法》、《防止錯(cuò)忘漏管理辦法》分別放在部門工作手冊(cè)兩個(gè)不同章節(jié)。2)設(shè)備管理辦法、設(shè)備維護(hù)管理辦法、設(shè)備維修管理辦法；不鼓勵(lì)合并在一起，如寫《設(shè)備維護(hù)與維護(hù)管理辦法》，設(shè)備維護(hù)與設(shè)備維修作為部門兩個(gè)職能處理。3.8運(yùn)行部門與運(yùn)行科室管理類文件對(duì)比策劃運(yùn)行部門運(yùn)行管理手冊(cè)(部門總冊(cè))——所有的管理辦法，形成XXX管理辦法文件總清單科室管理類文件——科室綜合手冊(cè)——(1)根據(jù)《運(yùn)行部門運(yùn)行管理手冊(cè)(部門總冊(cè))》；(2)根據(jù)科室職能與職責(zé)，對(duì)應(yīng)策劃的管理細(xì)則+非獨(dú)立文件(XX工作流程表)——策劃管理細(xì)則清單+工作流程表清。技保部部門管理文件XX科室管理文件(綜合手冊(cè))[管理細(xì)則+工作流程表]QSMS手冊(cè)優(yōu)化培訓(xùn)指導(dǎo)常見問題與解答(Q&A)設(shè)備操作使用管理辦法設(shè)備操作使用管理細(xì)則【設(shè)備操作使用管理工作流程表】中南電子值班系統(tǒng)使用管理辦法中南電子值班系統(tǒng)使用管理細(xì)則【中南電子值班系統(tǒng)管理使用工作流程表】運(yùn)維平臺(tái)維護(hù)使用管理辦法運(yùn)維平臺(tái)維護(hù)使用管理細(xì)則【運(yùn)維平臺(tái)維護(hù)使用管理工作流程表】備用/應(yīng)急設(shè)備測(cè)試使用管理辦法備用/應(yīng)急設(shè)備測(cè)試使用管理細(xì)則【備用/應(yīng)急設(shè)備測(cè)試使用管理工作流程表】通信導(dǎo)航監(jiān)視運(yùn)行安全操作與防護(hù)管理辦法通信導(dǎo)航監(jiān)視運(yùn)行安全操作與防護(hù)管理細(xì)則【信導(dǎo)航監(jiān)視運(yùn)行安全操作與防護(hù)管理工作流程表】注：科室根據(jù)自己的職能與職責(zé)，考慮適用性(如無該項(xiàng)工作，則不寫文件)，方案1：編寫管理細(xì)則；方案2：編寫工作流程表；方案3：一部分編寫管理細(xì)則，另一部分編寫工作流程表。QSMS手冊(cè)優(yōu)化培訓(xùn)指導(dǎo)常見問題與解答(Q&A)3.9三個(gè)運(yùn)行部門的部門手冊(cè)內(nèi)容，需要寫行政、黨群、安全方面的內(nèi)容嗎？1)根據(jù)有職責(zé)必須寫文件的原則，各部門包括專業(yè)、安全與行政，三個(gè)部分都需要編寫文件；2)安全內(nèi)容是很重要的一部分，需要包括原來SMS所有內(nèi)容，根據(jù)本單位安全管理類文件，展開編寫即可；行政管理類由各運(yùn)行部門綜合辦公室編寫，主要在手冊(cè)支持過程部分章節(jié)；黨群類可以由黨辦統(tǒng)一組織黨支部、團(tuán)支部以及工會(huì)小組等黨群分支機(jī)構(gòu)編寫相應(yīng)專項(xiàng)工作手冊(cè)，如支部工作手冊(cè)、工會(huì)工作手冊(cè)等，由于這些黨群工作內(nèi)容通用性強(qiáng)，而且是垂直管理，可以統(tǒng)一組織編寫(原來空管系統(tǒng)也下發(fā)過這類手冊(cè)或匯編文件)，這樣可以減少各部門壓力。安管與行政類各部門根據(jù)職責(zé)，結(jié)合分局文件，展開編寫。黨群類如黨辦不愿意統(tǒng)一組織編寫(盡量不要這樣)，則各部門自行編寫。3.10運(yùn)行管理手冊(cè)與部門工作手冊(cè)中“全面風(fēng)險(xiǎn)管理如何寫？可以不寫嗎？全面風(fēng)險(xiǎn)管理部分編寫有難度，在識(shí)別出部門管理過程和流程前，可以先保留標(biāo)題，暫時(shí)不編寫風(fēng)險(xiǎn)框架和清單內(nèi)容，但對(duì)于部分航空安全運(yùn)行風(fēng)險(xiǎn)，廉政風(fēng)險(xiǎn)，內(nèi)部財(cái)經(jīng)風(fēng)險(xiǎn)等已有管理要求的部門，應(yīng)當(dāng)將風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)、風(fēng)險(xiǎn)管控措施編入手冊(cè)中。3.11如何界定文件策劃為操作類還是管理類(比如氣象資料匯交管理、電子資料存儲(chǔ)調(diào)用管理等？1)單位層級(jí)、機(jī)關(guān)或職能部門、職能科室基本沒有操作類文件，都是管理類文件；操作類文件只能存在于運(yùn)行科室。運(yùn)行科室的工作手冊(cè)中綜合手冊(cè)是管理類文件，其他部分是操作類文件；2)只要你把文件決定放在綜合管理部分來編寫，就是管理類，操作類只可能屬于操作部分的章節(jié)。管理類、操作類同時(shí)編寫，管理類與操作類選擇其中一種來編寫；如氣象資料管理屬于運(yùn)行過程，是氣象資料室的運(yùn)行崗位最核心的工作任務(wù)之一，考慮以崗位操作類文件編寫更合適；如果是技術(shù)業(yè)務(wù)室某個(gè)崗位管氣象資料，則可以考慮編寫管理類文件；3.12《交接班操作規(guī)程》這是管理類還是操作類文件？值班、交接班、班組資源管理、運(yùn)行信息通報(bào)等屬于管理類文件，應(yīng)寫入綜合手冊(cè)之中。交接班操作規(guī)程【屬于操作類】→交接班管理細(xì)則(交接班管理工作流程表)【管理文件】。3.13如何處理部門文件與科室文件之間的關(guān)系(科室是否可以)【科室文件就會(huì)有和很多和部門重復(fù)的。由于是常用重要文件，科室不想寫流程表，否則每次還要去看部門的文件。】QSMS手冊(cè)優(yōu)化培訓(xùn)指導(dǎo)常見問題與解答(Q&A)1)如果部門編寫《交接班管理辦法》把空管系統(tǒng)相關(guān)交接班有關(guān)規(guī)章已全部符合，科室只要引用部門的管理辦法就可以，不需要再指向上位規(guī)章；如果部門文件寫得比較簡(jiǎn)單，沒有全部覆蓋上位規(guī)章要求，則科室繼續(xù)使用未用完部分規(guī)章內(nèi)容，則科室也還需要引用該規(guī)；2)這就是為什么我們要求部門文件從規(guī)章角度寫全寫細(xì)，部門文件確保全流程和符合規(guī)章，這樣科室就保持了規(guī)章使用的統(tǒng)一性，當(dāng)然差異性大的內(nèi)容，部門就可能無法將規(guī)章全部滿足了，只能通過科室繼續(xù)使用規(guī)章；3)一定要改變?cè)瓉硎褂梦募牧?xí)慣，做工作肯定要看部門文件與科室文件，部門文件已經(jīng)編寫完整詳細(xì)的，科室可以簡(jiǎn)化編寫；部門簡(jiǎn)單編寫的，科室需要詳細(xì)編寫，兩者相輔相成的。大家不想去看部門文件，文件寫給論哪個(gè)看呢?4)科室工作必須在部門的規(guī)范與指導(dǎo)下進(jìn)行，所以科室編寫文件，必須先看部門文件。原來大家的習(xí)慣不好，不愿意去先看上級(jí)文件，上級(jí)文件就是統(tǒng)一各科室，這樣各科室才能做到行動(dòng)一致。5)部門文件與科室文件不會(huì)有太多的重復(fù)，如果有，肯定沒有按照我們的要求去編寫文件，原來編制文件就是存在這樣的問題，科室照搬部門文件(這樣就可以不用去看部門文件了)，這樣導(dǎo)致了部門與科室文件大量重復(fù)，科室沒有自己的內(nèi)容，這樣的文件沒有什么意3.14對(duì)于監(jiān)督檢查、工作記錄管理等流程如何處理專項(xiàng)文件以及其他文件之間的關(guān)系？監(jiān)督檢查工作一般我們會(huì)通過一個(gè)大的文件(部門-質(zhì)量安全監(jiān)督檢查管理辦法、科室-質(zhì)量安全監(jiān)督檢查管理工作流程表)來完成對(duì)于監(jiān)督檢查類工作文件的編寫；2)其他文件(如崗位值班、交接班等)當(dāng)上位專業(yè)規(guī)章提到了檢查要求(如值班監(jiān)督檢查、交接班監(jiān)督檢查)，則在值班與交接班等文件中需要策劃并編寫監(jiān)督檢查的章節(jié)條款；如專業(yè)規(guī)章無此項(xiàng)要求，對(duì)于監(jiān)督檢查可以不編寫【類似的處理包括記錄管理】。3.15在體系文件編寫中如何應(yīng)用“金字塔結(jié)構(gòu)”？1)組織機(jī)構(gòu)設(shè)置；2)文件框架結(jié)構(gòu)設(shè)計(jì)；3)文件(管理類文件與操作性文件)章節(jié)結(jié)構(gòu)設(shè)計(jì)；4)應(yīng)急預(yù)案管理體系設(shè)計(jì)。3.16什么是MECE(歸類分組)原則，舉例說明其應(yīng)用QSMS手冊(cè)優(yōu)化培訓(xùn)指導(dǎo)常見問題與解答(Q&A)1)MECE指“相互獨(dú)立(無重疊，分清)完全窮盡(無遺漏，分盡)”。2)應(yīng)用典型示例：職能與職責(zé)描述以及文件(含體系文件與公文)管理、信息管理、檔案(行政檔案、人事檔案、會(huì)計(jì)檔案、基建檔案)管理、資料管理以及數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)管理文件在“靜態(tài)部分”對(duì)于分類描述的需要用到歸類分組。3.17如何策劃文件的章節(jié)邏輯順序？1)靜態(tài)與動(dòng)態(tài)順序：動(dòng)靜結(jié)構(gòu)(動(dòng)靜結(jié)合，動(dòng)靜關(guān)系安排合理)；-先靜后動(dòng)，靜中無動(dòng)；動(dòng)中有靜，以動(dòng)為主；2)按流程順序(工作發(fā)展順序)、時(shí)間順序、空間順序、邏輯順序等編排；3)按編排生命周期法(按管理對(duì)象的從產(chǎn)生到結(jié)束)編排；4)按事前、事中與事后三階段控制編排；5)按PDCA閉環(huán)管理順序編排；6)按先重點(diǎn)/關(guān)鍵、后次要/一般，先運(yùn)行/業(yè)務(wù),后支持/保障的順序編排。3.18如何準(zhǔn)確、規(guī)范和完整地描述文件“1目的”？文件“1目的”描述示例序號(hào)主題事項(xiàng)“目的”描述示例1印章管理確保印章安全、有效、合理和正確使用，杜絕違法行為，防范本單位運(yùn)營(yíng)風(fēng)險(xiǎn),維護(hù)單位合法權(quán)益。2應(yīng)急預(yù)案管理健全應(yīng)急預(yù)案體系，增加應(yīng)急預(yù)案的針對(duì)性、實(shí)用必一、可操作性和銜接性，確保迅速有效處置突發(fā)事件。4內(nèi)部審核評(píng)價(jià)本單位管理體系運(yùn)行是否符合策劃的安排、相關(guān)上位規(guī)章的要求、體系標(biāo)準(zhǔn)的要求以及體系文件的要求，是否得到有效地實(shí)施和保持，并識(shí)別體系持續(xù)改進(jìn)的機(jī)會(huì)。5質(zhì)量安全監(jiān)督檢查全面掌握空管安全管理和業(yè)務(wù)運(yùn)行過程的主要情況，發(fā)現(xiàn)存在的問題，提出改進(jìn)建議，確保空管運(yùn)行持續(xù)安全，不斷提高空管質(zhì)量安全管理水平。6議事規(guī)則維護(hù)決策民主性、保障決策科學(xué)性，規(guī)范決策行為、保證決策質(zhì)量與效率。0QSMS手冊(cè)優(yōu)化培訓(xùn)指導(dǎo)常見問題與解答(Q&A)3.19如何準(zhǔn)確、規(guī)范和完整地描述文件“2范圍”？文件“范圍”的描述示例序號(hào)文件名稱描述示例1電梯使用單位安全管理規(guī)范1)本規(guī)范規(guī)定了電梯使用單位安全管理的術(shù)語和定義、使用單位的界定、基本要求，以及安全使用管理等方面的要求；2)本規(guī)范適用于《特種設(shè)備目錄》中規(guī)定的曳引與強(qiáng)制驅(qū)動(dòng)電梯、液壓驅(qū)動(dòng)電梯、防爆電梯、消防員電梯、雜物電梯、自動(dòng)扶梯與自動(dòng)人行道的使用單位；3)本規(guī)范不適用于單個(gè)家庭或者個(gè)人自用電梯的使用單位。2物業(yè)服務(wù)通用規(guī)范1)本規(guī)范規(guī)定了物業(yè)服務(wù)企業(yè)提供綜合服務(wù)、建筑物共有部分維護(hù)、共用設(shè)施設(shè)備維護(hù)、公共保潔服務(wù)、園林綠化養(yǎng)護(hù)、公共秩序維護(hù)等的服務(wù)規(guī)范及要求；2)本規(guī)范適用于深圳市的住宅、商住樓、辦公樓、工業(yè)用房等物業(yè)服務(wù)活動(dòng)。3行政機(jī)關(guān)合同審查指南1)本指南規(guī)定了行政機(jī)關(guān)合同審查指南的術(shù)語和定義、審查機(jī)構(gòu)與方式、基本要求、審查要求、合同表述審查、審查意見和復(fù)審；2)本指南適用于本市各級(jí)政府、政府部門、政府派出機(jī)關(guān)和派出機(jī)構(gòu)及法律、法規(guī)、規(guī)章授權(quán)的組織為一方的合同審查，包括但不限于合同的合法性審查。其他企事業(yè)單位可參照?qǐng)?zhí)行。4崗位運(yùn)行值班管理辦法本辦法適用于技術(shù)保障部各科室安全生產(chǎn)一線運(yùn)行崗位的設(shè)備運(yùn)行值班管理，包括值班紀(jì)律、排班、交接、值班工作內(nèi)容與程序(含定期巡視、全面檢查、實(shí)時(shí)監(jiān)控和異常巡檢、協(xié)調(diào)聯(lián)動(dòng)、設(shè)備維護(hù)、故障處理、特殊時(shí)段保障、信息通報(bào)、現(xiàn)場(chǎng)應(yīng)急處置)、值班記錄和值班講評(píng)的管理。5應(yīng)急管理控制程序本程序適用于分局各部門對(duì)突發(fā)事件預(yù)防、監(jiān)測(cè)、預(yù)警和應(yīng)急準(zhǔn)備、應(yīng)急處置、善后處理等應(yīng)急工作的控制。6人員招聘管理規(guī)定本規(guī)定適用于分局人力資源部、招聘機(jī)構(gòu)及用人部門對(duì)應(yīng)屆高校畢業(yè)生招聘工作的管理，包括招聘工作者基本原則、機(jī)構(gòu)及人員組成、招聘人員條件以及招聘實(shí)施程序(含制定招聘計(jì)劃、發(fā)布招聘信息、簡(jiǎn)1QSMS手冊(cè)優(yōu)化培訓(xùn)指導(dǎo)常見問題與解答(Q&A)序號(hào)文件名稱描述示例歷收集及資格審核、考核、檢驗(yàn)、確定名單與公示、匯報(bào)及存檔以及紀(jì)律監(jiān)督等)。7通信導(dǎo)航監(jiān)視設(shè)備飛行校驗(yàn)管理規(guī)定1)本規(guī)定規(guī)范了飛行校驗(yàn)策劃、飛行校驗(yàn)申請(qǐng)/安排、飛行校驗(yàn)準(zhǔn)備、飛行校驗(yàn)實(shí)施、飛行校驗(yàn)結(jié)論管理、飛行校驗(yàn)結(jié)論評(píng)估和飛行校驗(yàn)費(fèi)用結(jié)算的管理要求；2)本規(guī)定適用于分局通信導(dǎo)航監(jiān)視設(shè)備的飛行校驗(yàn)及開放工作，包括投產(chǎn)飛行校驗(yàn)、特殊飛行校驗(yàn)、定期飛行校驗(yàn)、監(jiān)視性飛行校驗(yàn)和無線電監(jiān)測(cè)飛行校驗(yàn)，以及飛行校驗(yàn)后的設(shè)備開放工作。3.20如何在編寫文件“5職責(zé)”時(shí)，對(duì)崗位或業(yè)務(wù)單元應(yīng)描述到什么程度？1)對(duì)空管站文件(程序文件+管理規(guī)定)對(duì)于職責(zé)(“5職責(zé)”)只會(huì)寫站領(lǐng)導(dǎo)+職能部門+運(yùn)行部門(通常不會(huì)寫到部門領(lǐng)導(dǎo)、部門具體崗位)；2)部門文件對(duì)于職責(zé)(“5職責(zé)”)只會(huì)寫部門領(lǐng)導(dǎo)+職能科室+運(yùn)行科室(通常不會(huì)寫到科室具體崗位)；3)科室文件對(duì)于職責(zé)(“5職責(zé)”+“職責(zé)分配”)需要寫到科室領(lǐng)導(dǎo)+科室具體崗位。3.21涉及相關(guān)方接口關(guān)系處理的文件有哪些？絡(luò)”關(guān)系；4)每個(gè)文件的流程圖(體現(xiàn)內(nèi)外部業(yè)務(wù)單元，外部相關(guān)方的接口)、文件通訊錄】；5)非獨(dú)立文件(工作流程表)中“接口關(guān)系”。4關(guān)于過程方法(流程設(shè)計(jì)與優(yōu)化)應(yīng)用4.1如何處理上層總流程與下層子流程之間的關(guān)系？1)先確定管理體系過程清單(體系過程模式圖；2QSMS手冊(cè)優(yōu)化培訓(xùn)指導(dǎo)常見問題與解答(Q&A)2)先繪制上層次文件子流程，分確定分局(站)層面總流程，再展開編寫部門的子流程；總流程指導(dǎo)子流程策劃，子流程相加等到總流程；3)流程圖不像流程表，很難體現(xiàn)出三個(gè)級(jí)別的流程，它是二維的，把主要階段在垂直帶體現(xiàn)出來，所以有時(shí)需要把更具體的流程放到科室層面描述，這樣各層級(jí)流程圖才好描述。類似分局一項(xiàng)工作流程圖如果全部體現(xiàn)到科室，實(shí)質(zhì)上這樣的全流程圖畫不出來。經(jīng)常有人想把一個(gè)文件寫到底，結(jié)果全流程圖畫不出來，這時(shí)就會(huì)發(fā)現(xiàn)文件層級(jí)處理不當(dāng)，分局(站)寫分局(站)層面該寫的，部門寫科室層面，科室寫到剛到崗位層面，分層分級(jí)編寫文件，總流程圖才好畫，總流程是否容易繪制實(shí)際也是驗(yàn)證文件顆粒度與層級(jí)處理適當(dāng)?shù)囊粋€(gè)方法；4)所有工作活動(dòng)無法都在流程圖中都體現(xiàn)，一些更具體活動(dòng)(如三級(jí)流程)在文件中描述，在本級(jí)流程圖中出現(xiàn)，可以在科室流程表或圖中體現(xiàn)，這可能是你容易糾結(jié)的地方；5)對(duì)外介紹某項(xiàng)工作流程時(shí)，把部門層面主要工作階段以及展開的主要二級(jí)流程說清楚，部門文件不建議寫到崗位，否則流程圖描述就出現(xiàn)麻煩和糾結(jié)。4.2在流程圖繪制上，如何處理各層級(jí)流程圖的關(guān)系？1)第一級(jí)：空管站所有的管理文件(程序文件+管理規(guī)定，只有適合配流程圖)都應(yīng)配備附件：XX管理工作流程圖(空管站某項(xiàng)工作的總流程圖)2)第二級(jí)：各運(yùn)行部門文件(運(yùn)行管理手冊(cè)中的“管理辦法”，只有適合配流程圖)都應(yīng)配備附件：XX管理工作流程圖(展開部門層面某項(xiàng)工作的子流程圖)3)第三級(jí)：各科室文件(職能科室工作手冊(cè)+運(yùn)行部門綜合手冊(cè)中的“管理細(xì)則”，只有適合配流程圖)應(yīng)配備附件：XX管理工作流程圖(展開科室層面某項(xiàng)工作的子子流程圖)。4)第一級(jí)流程，包括所有第二級(jí)流程，第二級(jí)流程包括第三級(jí)流程。5)舉例：1.專業(yè)技術(shù)職務(wù)聘任管理工作流程圖(空管站總流程圖)→專業(yè)技術(shù)職務(wù)考核與推薦管理工作流程圖→專業(yè)技術(shù)職務(wù)考核與推薦管理工作流程表。4.3流程圖(工作流程圖與操作流程圖)如何表達(dá)？1)最好的方法就是根據(jù)流程寫文件，大大提高文件基礎(chǔ)質(zhì)量；2)不繪制流程先不要寫文件，充分利用流程圖編寫文件【文件或修訂文件前，先畫總流程，文件結(jié)構(gòu)在流程圖基礎(chǔ)上確定，需要標(biāo)題分級(jí)，再考慮提煉，確定分幾個(gè)級(jí)別標(biāo)題，這樣圖文肯定會(huì)有利機(jī)結(jié)合，做到無縫對(duì)接】；3)先繪制總(全)流程圖，(需要時(shí))再繪制子流程圖；先確定高階流程，再繪制低階流程(管理規(guī)定、管理辦法、管理細(xì)則，在正式文件中，不需要附流程表，需要附流程圖【先3QSMS手冊(cè)優(yōu)化培訓(xùn)指導(dǎo)常見問題與解答(Q&A)流程表-準(zhǔn)備工作，再寫流程圖】)；4)文圖一定要一致，先圖后文，用文驗(yàn)證圖；圖中的流程描述簡(jiǎn)潔(文中提煉標(biāo)題(約等于圖的框文字的提煉)，正文展開具體化，圖中做什么，文中如何做；不相互矛盾，協(xié)調(diào)一致；5)流程圖與文件結(jié)構(gòu)圖保持一致；6)流程中的業(yè)務(wù)單元涉及活動(dòng)一定要與職責(zé)保持對(duì)應(yīng)；7)流程活動(dòng)與證據(jù)性材料形成對(duì)應(yīng)關(guān)系。4.4應(yīng)用過程方法編制文件的幾個(gè)核心步驟？1)先用《流程分析表》梳理分析工作流程，建立流程清單；2)再用VISIO繪制工作流程圖(體現(xiàn)職能帶、流程帶，縱向與橫向流程結(jié)構(gòu))(作為“附件”)3)再轉(zhuǎn)換成文件章節(jié)結(jié)構(gòu)圖(8個(gè)章節(jié))；4)最后用“5W1H”填充各章節(jié)具體內(nèi)容(根據(jù)上位規(guī)章、原有或現(xiàn)有文件、工作實(shí)際與領(lǐng)導(dǎo)要求，必要時(shí)借鑒參考文件等)。4.5如何理解一個(gè)過程核心構(gòu)成要素(活動(dòng)、輸入、輸出)(以會(huì)議工作流程為例加以說明)一個(gè)單一過程構(gòu)成都會(huì)包括活動(dòng)、輸入、輸出，過程必備要素?；顒?dòng)(流程節(jié)點(diǎn))輸入輸出會(huì)議通知上級(jí)要求(通知)、本單位要求下發(fā)的會(huì)議通知會(huì)議簽到下發(fā)的會(huì)議通知、會(huì)議管理中對(duì)通知的要求會(huì)議簽到記錄4QSMS手冊(cè)優(yōu)化培訓(xùn)指導(dǎo)常見問題與解答(Q&A)考勤要求編發(fā)會(huì)議紀(jì)要會(huì)議表簽到、會(huì)議記錄(錄音錄像)正式下發(fā)的會(huì)議紀(jì)要會(huì)議決議跟蹤落實(shí)正式下發(fā)的會(huì)議紀(jì)要會(huì)議決議落實(shí)情況的反饋5關(guān)于操作文件編寫的問題5.1舉例說明操作文件編寫的邏輯推導(dǎo)思維崗位XX操作規(guī)程編寫前準(zhǔn)備與策劃邏輯圖崗位手冊(cè)目錄文件清單的策劃推導(dǎo)三步法1)第1步：崗位說明書(職責(zé)與任務(wù))；5QSMS手冊(cè)優(yōu)化培訓(xùn)指導(dǎo)常見問題與解答(Q&A)2)第2步：職責(zé)與任務(wù)與手冊(cè)文件對(duì)照清單；3)第3步：崗位手冊(cè)中文件清單。5.2當(dāng)兩個(gè)文件既可以寫成崗位操作文件，又可以寫成設(shè)備操作文件時(shí)，如何處理？1)兩個(gè)文件，設(shè)備(系統(tǒng))使用操作規(guī)程(針對(duì)設(shè)備)；XX操作活動(dòng)(任務(wù))的崗位操作規(guī)程(針對(duì)活動(dòng)、針對(duì)任務(wù))，兩個(gè)文件各有側(cè)重，可以相對(duì)獨(dú)立；兩個(gè)文件內(nèi)容基本相同，不可以分割)，合并寫成一份文件，電子進(jìn)程單使用操作規(guī)程。2)方案1：電子進(jìn)程單系統(tǒng)使用操作規(guī)程。電子進(jìn)程單使用操作規(guī)程；方案2：電子進(jìn)程單使用操作規(guī)程。5.3設(shè)備操作類文件策劃，對(duì)于不同運(yùn)行科室是否有區(qū)別對(duì)待？1)設(shè)備保障科室-設(shè)備手冊(cè)-包括設(shè)備應(yīng)知應(yīng)會(huì)+設(shè)備使用操作+設(shè)備維護(hù)操作+設(shè)備故障處理操作；2)非設(shè)備保障科室(如預(yù)報(bào)室、飛行服務(wù)報(bào)告室等)-設(shè)備使用操作手冊(cè)-設(shè)備使用操作【如果設(shè)備較多，則單獨(dú)將《設(shè)備使用操作手冊(cè)》成冊(cè)】，【如果設(shè)備較少，則可考慮合并至崗位手冊(cè)之中】；3)中南空管局管制運(yùn)行監(jiān)控管理系統(tǒng)使用操作編寫風(fēng)格有三種方案——方案1：中南空管局管制運(yùn)行監(jiān)控管理系統(tǒng)使用操作規(guī)程——方案2：中南空管局管制運(yùn)行監(jiān)控管理系統(tǒng)使用操作指引——方案3：中南空管局管制運(yùn)行監(jiān)控管理系統(tǒng)使用步驟與要求合并《航班統(tǒng)計(jì)操作規(guī)程》【以上對(duì)于設(shè)備使用操作文件與崗位操作文件的關(guān)系處理方式，同樣適用氣象臺(tái)預(yù)報(bào)室與觀測(cè)室。】5.4與“領(lǐng)班主任”有關(guān)文件的處理1)領(lǐng)班主任管理辦法(領(lǐng)班主任選聘、使用、培訓(xùn)與考核等)；2)領(lǐng)班主任如何發(fā)揮自己作用，需要現(xiàn)場(chǎng)管理工作，不編寫操作文件【排班工作、交接班監(jiān)督、班前班后講評(píng)、現(xiàn)場(chǎng)巡視監(jiān)督等，作為管理類文件，納入綜合手冊(cè)】；3)領(lǐng)班主任在崗位操作與應(yīng)急操作過程中發(fā)揮作用，領(lǐng)班主任在操作中所需的文件，寫入相應(yīng)崗位的操作規(guī)程之中?！静粏为?dú)編寫領(lǐng)班主任個(gè)人使用的任何崗位操作文件】。5.5崗位手冊(cè)策劃原則與準(zhǔn)則方法6QSMS手冊(cè)優(yōu)化培訓(xùn)指導(dǎo)常見問題與解答(Q&A)1)崗位手冊(cè)策劃原則：對(duì)于崗位操作規(guī)程，絕不可以寫成XX具體崗位操作規(guī)程，如：不允許寫成《塔臺(tái)管制席位管制員操作規(guī)程》、《流量管理席位管制員操作規(guī)程》；2)策劃方法與準(zhǔn)則，只能選擇其中一個(gè)——針對(duì)崗位類別策劃崗位手冊(cè)中的操作文件章節(jié)(推薦方法)；——針對(duì)操作事項(xiàng)、活動(dòng)、任務(wù)、場(chǎng)景或情景的類別來進(jìn)行策劃崗位手冊(cè)中的操作文件章節(jié)(允許使用)。3