公司外部文書管理制度

公司外部文書管理制度一、總則為規(guī)范公司對外文書的管理，提高文書處理效率，并保障文書的安全性和準確性，特訂立本《公司外部文書管理制度》（以下簡稱本制度）。二、適用范圍本制度適用于公司內(nèi)全部相關(guān)部門和員工，具體包含但不限于合同、協(xié)議、報告、函件、備忘錄等對外往來的各類文書。三、文書的起草與審批涉及對外往來的各類文書的起草由相關(guān)部門進行，起草人應(yīng)具備專業(yè)知識和較強的文書寫作本領(lǐng)。起草人應(yīng)依據(jù)公司的業(yè)務(wù)需求和合規(guī)要求，確保文書內(nèi)容準確、完整，并符合法律法規(guī)的規(guī)定。文書起草完成后，需經(jīng)起草人本人審核，確保文書的語言通暢、邏輯清楚、表達準確。審核后的文書需提交給上級主管審核，上級主管審查是否符合公司政策，并依據(jù)需要提出修改看法。經(jīng)上級主管審核通過后，文書需呈交給相關(guān)負責人進行最終的審批。四、文書的分類和編號公司對外文書應(yīng)依照文件種類和屬性進行分類，并建立相應(yīng)的編號制度。各類文書的分類和編號應(yīng)在公司內(nèi)部進行統(tǒng)一管理，確保文書的查找、歸檔和監(jiān)管的有效性和便捷性。文書的編號應(yīng)包含以下內(nèi)容：文件類型、編制部門、日期和次序號，示例如下：[文件類型]—[編制部門]—[日期]—[次序號]。各部門應(yīng)當建立文書檔案，將歸檔文書依照分類和編號進行整理和存放，并定期進行檔案歸檔工作。五、文書的保密和復(fù)制對于涉及公司商業(yè)秘密、客戶隱私或其他緊要信息的文書，涉密部分應(yīng)在文書上標注保密字樣，并妥當進行保管。文書的復(fù)制需遵守公司的復(fù)印和掃描政策，未經(jīng)授權(quán)，嚴禁私自復(fù)制、傳播或外泄公司文書。借閱、復(fù)印等操作需記錄借閱人、借閱日期和借閱目的，并嚴格掌控文書的借閱權(quán)限。六、文書的傳遞和溝通文書的傳遞和溝通應(yīng)選擇安全可靠的方式，確保文書的完整性和準確性。電子文檔的傳遞和共享應(yīng)使用公司統(tǒng)一的郵箱或網(wǎng)絡(luò)文檔系統(tǒng)，在發(fā)送前應(yīng)認真檢查文檔內(nèi)容和收件人信息，避開誤發(fā)或丟失?？陬^轉(zhuǎn)達文書內(nèi)容時，應(yīng)確保信息傳遞的準確性，并及時進行書面確認，避開信息失真或遺漏。七、文書的歸檔和保管文書歸檔應(yīng)依照公司的文件歸檔規(guī)定進行，確保文書的完整保管和易查找性。歸檔的文書應(yīng)注明歸檔日期、歸檔人員，并進行分類存放，便于查閱和管理。歸檔文書的保管環(huán)境應(yīng)滿足溫度、濕度和通風(fēng)要求，并定期進行檢查和整理，確保文書的安全性和防火防水措施的有效性。八、文書的存續(xù)和銷毀公司對外文書應(yīng)依據(jù)法律法規(guī)的規(guī)定和公司內(nèi)部的文件保存規(guī)定，設(shè)定文書存續(xù)期限。存續(xù)期限屆滿的文書應(yīng)依據(jù)公司的文件銷毀規(guī)定進行銷毀，確保文書的合規(guī)處理和信息安全。文書的銷毀應(yīng)由專人負責，并依照規(guī)定的程序進行，銷毀后需填寫銷毀記錄，并由相關(guān)部門進行監(jiān)督和檢查。九、違反本制度的處理對違反本制度的相關(guān)人員，公司將采取相應(yīng)的紀律處分措施，并保存追究相應(yīng)法律責任的權(quán)利。十、附則本制度的解釋權(quán)歸公司負責