會(huì)議電話管理制度模板

會(huì)議電話管理制度模板第一章總則

第一條目的與依據(jù)

為加強(qiáng)會(huì)議管理，提高會(huì)議效率，確保會(huì)議決策的有效實(shí)施，根據(jù)公司相關(guān)管理制度，特制定本會(huì)議管理制度。

第二條適用范圍

本制度適用于公司內(nèi)部各類會(huì)議的管理，包括但不限于董事會(huì)、總經(jīng)理辦公會(huì)、部門例會(huì)、項(xiàng)目協(xié)調(diào)會(huì)等。

第三條會(huì)議分類

根據(jù)會(huì)議性質(zhì)和內(nèi)容，將會(huì)議分為以下幾類：

1.決策性會(huì)議：對(duì)公司重大事項(xiàng)進(jìn)行討論、決策的會(huì)議。

2.協(xié)調(diào)性會(huì)議：協(xié)調(diào)各部門、項(xiàng)目組之間的工作，解決問題的關(guān)鍵性會(huì)議。

3.交流性會(huì)議：分享經(jīng)驗(yàn)、交流心得、提高團(tuán)隊(duì)能力的會(huì)議。

4.例行性會(huì)議：定期召開，總結(jié)工作、布置任務(wù)、跟進(jìn)項(xiàng)目進(jìn)度的會(huì)議。

第四條會(huì)議原則

1.精簡(jiǎn)高效：嚴(yán)格控制會(huì)議時(shí)間，提高會(huì)議效率，減少無效會(huì)議。

2.準(zhǔn)備充分：會(huì)議召開前，相關(guān)人員應(yīng)做好充分準(zhǔn)備，確保會(huì)議內(nèi)容的針對(duì)性和實(shí)用性。

3.決策明確：會(huì)議決策應(yīng)明確、具體，便于執(zhí)行和落實(shí)。

4.記錄完整：會(huì)議紀(jì)要應(yīng)詳細(xì)記錄會(huì)議內(nèi)容、決策事項(xiàng)和責(zé)任分工。

第五條責(zé)任部門

公司行政管理部門為會(huì)議管理的責(zé)任部門，負(fù)責(zé)組織、協(xié)調(diào)、監(jiān)督會(huì)議的召開和實(shí)施。

第六條制度修訂

本制度根據(jù)公司發(fā)展需要和實(shí)際運(yùn)行情況適時(shí)修訂，由行政管理部門負(fù)責(zé)解釋和修訂。

第二章會(huì)議流程

1.會(huì)議申請(qǐng)與審批

2.會(huì)議通知與參會(huì)人員

3.會(huì)議議程與資料準(zhǔn)備

4.會(huì)議召開與主持

5.會(huì)議決策與記錄

第三章會(huì)議紀(jì)要的跟蹤落實(shí)

1.會(huì)議紀(jì)要的編寫與審批

2.決策事項(xiàng)的責(zé)任分解

3.跟進(jìn)與監(jiān)督

4.效果評(píng)估與反饋

第四章會(huì)議室管理規(guī)定

1.會(huì)議室預(yù)訂與使用

2.會(huì)議室設(shè)備與設(shè)施

3.會(huì)議室衛(wèi)生與安全

4.會(huì)議室費(fèi)用管理

第五章附則

1.制度生效與廢止

2.違規(guī)處理

3.保密與公開

4.其他相關(guān)規(guī)定

第二章會(huì)議流程

一、會(huì)議申請(qǐng)與審批

會(huì)議的召開需提前向行政管理部門提出申請(qǐng)，填寫《會(huì)議申請(qǐng)表》，明確會(huì)議主題、時(shí)間、地點(diǎn)、參會(huì)人員等信息。申請(qǐng)表需經(jīng)申請(qǐng)人所在部門負(fù)責(zé)人審批，并根據(jù)會(huì)議性質(zhì)，報(bào)公司相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批。

二、會(huì)議通知與參會(huì)人員

會(huì)議申請(qǐng)批準(zhǔn)后，行政管理部門負(fù)責(zé)發(fā)布會(huì)議通知，通知應(yīng)包括會(huì)議主題、時(shí)間、地點(diǎn)、參會(huì)人員、議程等內(nèi)容。參會(huì)人員應(yīng)按時(shí)參加，如有特殊情況不能參加，需提前向會(huì)議申請(qǐng)人或行政管理部門請(qǐng)假。

三、會(huì)議議程與資料準(zhǔn)備

會(huì)議申請(qǐng)人負(fù)責(zé)制定會(huì)議議程，明確會(huì)議討論主題和順序。會(huì)議資料應(yīng)包括但不限于：會(huì)議議程、相關(guān)報(bào)告、數(shù)據(jù)、圖表等。會(huì)議資料需在會(huì)議召開前至少一天發(fā)送給參會(huì)人員，以便提前閱讀和準(zhǔn)備。

四、會(huì)議召開與主持

會(huì)議應(yīng)由指定的主持人負(fù)責(zé)召開和主持。會(huì)議開始時(shí)，主持人應(yīng)介紹會(huì)議主題、議程和參會(huì)人員，確保會(huì)議有序進(jìn)行。會(huì)議期間，主持人應(yīng)引導(dǎo)討論，控制會(huì)議節(jié)奏，確保會(huì)議內(nèi)容緊扣主題。

五、會(huì)議決策與記錄

會(huì)議討論過程中，主持人應(yīng)對(duì)重要事項(xiàng)進(jìn)行總結(jié)，明確決策結(jié)果。會(huì)議記錄員應(yīng)詳細(xì)記錄會(huì)議內(nèi)容、決策事項(xiàng)、參會(huì)人員發(fā)言及責(zé)任分工。會(huì)議結(jié)束后，會(huì)議記錄需整理成會(huì)議紀(jì)要。

六、會(huì)議紀(jì)要的編寫與審批

會(huì)議紀(jì)要應(yīng)由會(huì)議記錄員在會(huì)議結(jié)束后及時(shí)編寫，內(nèi)容包括：會(huì)議主題、時(shí)間、地點(diǎn)、參會(huì)人員、討論事項(xiàng)、決策結(jié)果等。會(huì)議紀(jì)要需經(jīng)主持人審批，并在規(guī)定時(shí)間內(nèi)發(fā)送給參會(huì)人員。

七、跟進(jìn)與監(jiān)督

行政管理部門負(fù)責(zé)對(duì)會(huì)議紀(jì)要中的決策事項(xiàng)進(jìn)行跟進(jìn)和監(jiān)督，確保決策的有效實(shí)施。對(duì)于重大決策事項(xiàng)，應(yīng)設(shè)立專項(xiàng)小組負(fù)責(zé)推進(jìn)，并及時(shí)向公司領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)進(jìn)展情況。

八、效果評(píng)估與反饋

會(huì)議結(jié)束后，行政管理部門應(yīng)組織對(duì)會(huì)議效果進(jìn)行評(píng)估，收集參會(huì)人員的意見和建議，不斷優(yōu)化會(huì)議流程，提高會(huì)議質(zhì)量。對(duì)于會(huì)議決策的執(zhí)行情況，應(yīng)定期進(jìn)行反饋，確保決策落地。

第三章會(huì)議紀(jì)要的跟蹤落實(shí)

一、會(huì)議紀(jì)要的發(fā)布與傳閱

會(huì)議紀(jì)要經(jīng)主持人審批通過后，由行政管理部門負(fù)責(zé)發(fā)布。紀(jì)要應(yīng)通過公司內(nèi)部通訊系統(tǒng)、郵件或紙質(zhì)文件等形式，及時(shí)傳閱給所有參會(huì)人員及相關(guān)部門，確保相關(guān)人員了解會(huì)議決策內(nèi)容。

二、決策事項(xiàng)的責(zé)任分解

行政管理部門應(yīng)根據(jù)會(huì)議紀(jì)要中的決策內(nèi)容，對(duì)事項(xiàng)進(jìn)行分解，明確責(zé)任部門和個(gè)人。對(duì)于每項(xiàng)決策，應(yīng)指定具體的責(zé)任人，并設(shè)定完成時(shí)限和驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)。

三、執(zhí)行計(jì)劃的制定與實(shí)施

責(zé)任部門應(yīng)根據(jù)分解后的決策事項(xiàng)，制定詳細(xì)的執(zhí)行計(jì)劃，包括工作步驟、時(shí)間節(jié)點(diǎn)、所需資源和預(yù)期目標(biāo)。執(zhí)行計(jì)劃需報(bào)行政管理部門備案，并在指導(dǎo)下組織實(shí)施。

四、跟進(jìn)與監(jiān)督機(jī)制

行政管理部門應(yīng)建立跟進(jìn)與監(jiān)督機(jī)制，對(duì)會(huì)議決策的執(zhí)行過程進(jìn)行定期檢查。通過設(shè)立跟蹤表、定期匯報(bào)等形式，確保決策事項(xiàng)的進(jìn)展情況得到有效監(jiān)控。

五、問題反饋與協(xié)調(diào)解決

在決策執(zhí)行過程中，如遇到問題或困難，責(zé)任部門應(yīng)及時(shí)反饋給行政管理部門。行政管理部門負(fù)責(zé)協(xié)調(diào)相關(guān)部門，協(xié)助解決問題，確保決策事項(xiàng)的順利推進(jìn)。

六、進(jìn)度更新與信息共享

行政管理部門應(yīng)定期更新決策事項(xiàng)的執(zhí)行進(jìn)度，并通過適當(dāng)?shù)姆绞焦蚕斫o公司相關(guān)人員，保持信息的透明度和及時(shí)性。

七、效果評(píng)估與績(jī)效掛鉤

會(huì)議決策執(zhí)行結(jié)束后，行政管理部門應(yīng)組織效果評(píng)估，評(píng)估結(jié)果作為相關(guān)部門和人員績(jī)效考核的依據(jù)。對(duì)于執(zhí)行不力的情況，應(yīng)分析原因，采取改進(jìn)措施。

八、持續(xù)改進(jìn)與閉環(huán)管理

基于會(huì)議紀(jì)要執(zhí)行情況的反饋和評(píng)估，行政管理部門應(yīng)不斷優(yōu)化會(huì)議管理制度，完善決策執(zhí)行流程，實(shí)現(xiàn)閉環(huán)管理，提高公司決策執(zhí)行力。

第四章會(huì)議室管理規(guī)定

一、會(huì)議室預(yù)訂與使用

1.會(huì)議室預(yù)訂需提前向行政管理部門提交申請(qǐng)，明確會(huì)議時(shí)間、參會(huì)人數(shù)、所需設(shè)備等。

2.行政管理部門根據(jù)會(huì)議室使用情況，統(tǒng)籌安排并確認(rèn)預(yù)訂。

3.會(huì)議室使用應(yīng)嚴(yán)格按照預(yù)定時(shí)間進(jìn)行，如有特殊情況需提前或延后使用，需及時(shí)與行政管理部門溝通調(diào)整。

二、會(huì)議室設(shè)備與設(shè)施

1.行政管理部門負(fù)責(zé)會(huì)議室設(shè)備的日常維護(hù)和管理，確保設(shè)備正常運(yùn)行。

2.會(huì)議室應(yīng)配備必要的會(huì)議設(shè)施，如投影儀、白板、音響設(shè)備等。

3.使用會(huì)議室時(shí)，參會(huì)人員應(yīng)愛護(hù)設(shè)備設(shè)施，如有損壞，需按公司規(guī)定賠償。

三、會(huì)議室衛(wèi)生與安全

1.行政管理部門負(fù)責(zé)會(huì)議室的清潔衛(wèi)生工作，確保會(huì)議環(huán)境整潔。

2.會(huì)議室應(yīng)定期進(jìn)行安全檢查，排除安全隱患。

3.會(huì)議期間，參會(huì)人員應(yīng)遵守消防安全規(guī)定，不得在會(huì)議室吸煙或使用明火。

四、會(huì)議室費(fèi)用管理

1.行政管理部門對(duì)會(huì)議室的使用情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)，合理分?jǐn)倳?huì)議室使用成本。

2.會(huì)議室使用費(fèi)用應(yīng)根據(jù)實(shí)際使用情況，納入相關(guān)部門的預(yù)算管理。

3.特殊情況下，如需對(duì)外租賃會(huì)議室，相關(guān)費(fèi)用需按照公司財(cái)務(wù)規(guī)定進(jìn)行報(bào)銷審批。

五、會(huì)議室資源優(yōu)化

1.行政管理部門應(yīng)定期評(píng)估會(huì)議室使用情況，優(yōu)化資源配置，提高使用效率。

2.鼓勵(lì)采用視頻會(huì)議、電話會(huì)議等遠(yuǎn)程會(huì)議形式，減少對(duì)實(shí)體會(huì)議室的依賴。

3.通過合理規(guī)劃，實(shí)