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文檔簡介
簽訂合同及對外函發(fā)文件應(yīng)注意事項(xiàng)簽訂合同及對外函發(fā)文件
應(yīng)注意事項(xiàng)
一、簽訂合同注意事項(xiàng)
1、合同主體
確定合同雙方主體:
A、我方:根據(jù)不同的業(yè)務(wù),應(yīng)選擇合適公司主體對外簽訂合同。
B、對方:應(yīng)根據(jù)對方主體屬性以及不同的業(yè)務(wù)性質(zhì)提供相應(yīng)的主體資格證明文件,具體如下:a、屬于自然人的,提供本人身份證復(fù)印件簽名確認(rèn);b、屬于法人組織的,提供公司營業(yè)執(zhí)照副本復(fù)印件蓋公章、法定代表人證明書及法定代表人身份證復(fù)印件蓋公章、以及相應(yīng)業(yè)務(wù)資質(zhì)證明
核對對方主體信息:通過登陸全國企業(yè)信用系統(tǒng)查詢對方主體資格的合法性及真實(shí)性,核對對方提供的相關(guān)信息。
備注:即使此前曾經(jīng)提供過主體資格資料,但均應(yīng)在每次簽訂合同時重新提供及核對信息。
2、合同內(nèi)容填寫
根據(jù)不同業(yè)務(wù),原則選擇使用公司固定標(biāo)準(zhǔn)格式文本,不得修改;如公司沒有固定標(biāo)準(zhǔn)文本合同而使用自擬或?qū)Ψ胶贤?,?/p>
對方提出合理修改建議的,應(yīng)逐級提請相應(yīng)主管副總審批。
核對合同中雙方主體名稱與證件文件名稱是否一致。
認(rèn)真準(zhǔn)確、完整填寫合同內(nèi)容。
A、公司固定標(biāo)準(zhǔn)格式文本合同的工程承包合同,應(yīng)準(zhǔn)確填寫工程承包范圍、計(jì)價方式、工程款支付方式、施工現(xiàn)場負(fù)責(zé)人、工期、質(zhì)保期限、合同簽訂時間;
B、公司其他固定標(biāo)準(zhǔn)格式文本合同,應(yīng)準(zhǔn)確填寫計(jì)價方式、具體支付時間、合同期限、合同簽訂時間等有空格或有選擇需要完善之內(nèi)容,無需填寫的空格應(yīng)用斜杠“/”劃除。
因填寫時筆誤或錯誤,需要更正的內(nèi)容,應(yīng)在更正后由對方在更正或修改的地方簽名或按捺指模確認(rèn)。
填寫合同建議使用電腦錄入打印的形式,如使用人工書寫的,筆跡應(yīng)工整、清晰。
3、合同的簽訂及蓋章
原則上要求對方先在合同中現(xiàn)場蓋章、簽名,確保蓋章及簽名真實(shí)性,再提請公司蓋章;對方為公司蓋章的,印章應(yīng)清晰,不得涂改或出現(xiàn)模糊的情形,并由公司法定代表人簽名;對方為個人簽名的,簽名應(yīng)清晰可辨,建議采用正楷字體,不得草書或其他無法辨別之字體。
通過完整的審批流程后,方可加蓋印章簽訂合同,準(zhǔn)確使用對應(yīng)主體合同印章,如為多頁合同,應(yīng)騎縫加蓋印章。如蓋錯主體印章,不得涂改更正后使用,應(yīng)重新要求對方簽署后,重新簽訂,錯
誤文本應(yīng)銷毀。
二、對外函發(fā)文件注意事項(xiàng)
1、確定函發(fā)基本內(nèi)容:
根據(jù)公司業(yè)務(wù)需要,如經(jīng)過各部門協(xié)調(diào)無法解決,要求他方或?qū)儆诤贤瑢Ψ截?zé)任處理的,應(yīng)先準(zhǔn)確確定及描述需要解決問題以及內(nèi)容。
2、確定函發(fā)對象:
如有簽訂合同的,應(yīng)準(zhǔn)確確定合同對方當(dāng)事人,為函發(fā)的對象;如無簽訂合同的,則以提供產(chǎn)品或服務(wù)的一方為函發(fā)的對象。
3、草擬函件,審批蓋章:
由業(yè)務(wù)部門草擬函件,按簽訂合同蓋章流程審批函件;通過審批后,正式蓋章函發(fā)。
4、發(fā)函方式
當(dāng)面或直接交給對方的,應(yīng)由對方在函件復(fù)印件上蓋章及簽名簽收。
郵寄函發(fā)的,采用郵局掛號信或中國郵政特快形式寄送:
A、應(yīng)在郵寄單據(jù)上填寫寄送函件名稱以及簡述內(nèi)容。
B、地址必須為合同約定地址,如無約定聯(lián)系地址的,則寄送住址:個人的為身份證上記載的地址,公司的則為營業(yè)執(zhí)照中的營業(yè)地址。
5、存檔
當(dāng)面或直接交給對方的,保存簽收函件。
郵寄函發(fā)的,保存函件復(fù)印件、郵寄單據(jù)原件、妥投證明文件。
三、收文注意事項(xiàng)
1、對方當(dāng)面提交文件
詢問了解情況后,根據(jù)文件內(nèi)容,通知相關(guān)業(yè)務(wù)部門主管處理;如不能確定主管業(yè)務(wù)部門的,應(yīng)告知對方可留下函件,待提交公司領(lǐng)導(dǎo)確定后,回復(fù)對方。若對方強(qiáng)烈要求簽收文件的,則簽收時在函件中注明:收到函件,無權(quán)確認(rèn)函件內(nèi)容。
業(yè)務(wù)主管收到函件后,根據(jù)實(shí)際情況,簽收函件;如無法確定責(zé)任方問題的,在簽收時應(yīng)注明:收到函件,待核實(shí)情況后函復(fù)。
2、對方郵寄送達(dá)公司的文件
注意查看收件人或收件單位以及寄件單位、文件名稱等,確定屬于公司或個人文件后,方可簽
溫馨提示
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