酒店會議管理制度

酒店會議管理制度第一章總則

為確保酒店會議的有序進(jìn)行，提高會議效率，明確會議參與人員的責(zé)任與義務(wù)，特制定本會議管理制度。本制度適用于酒店內(nèi)部各類會議，包括但不限于管理層會議、部門例會、項(xiàng)目協(xié)調(diào)會等。

一、會議目的

1.傳達(dá)政策、指令，確保酒店各項(xiàng)工作順利進(jìn)行。

2.分析問題、討論方案，提高酒店管理水平。

3.交流經(jīng)驗(yàn)、分享信息，促進(jìn)部門間的溝通與合作。

二、會議原則

1.精簡高效：會議時間應(yīng)控制在合理范圍內(nèi)，確保議題充分討論，避免冗長無效。

2.明確主題：每次會議應(yīng)明確主題，確保議題集中，避免跑題。

3.討論充分：鼓勵與會人員積極發(fā)言，充分表達(dá)自己的觀點(diǎn)和意見。

4.決策民主：會議決策應(yīng)充分聽取各方面意見，確保決策的民主性和科學(xué)性。

三、會議分類

1.定期會議：按照規(guī)定周期召開的會議，如周例會、月度總結(jié)會等。

2.臨時會議：因特殊情況或緊急事務(wù)臨時召集的會議。

3.專題會議：針對特定主題或項(xiàng)目召開的會議。

四、與會人員

1.與會人員應(yīng)按時參加各類會議，因特殊情況不能參加的，需提前向會議召集人請假。

2.與會人員應(yīng)做好會前準(zhǔn)備，熟悉會議議題，確保會議效果。

3.與會人員應(yīng)遵守會議紀(jì)律，保持會場秩序，積極參與討論。

五、會議召集

1.定期會議由會議召集人負(fù)責(zé)召集，臨時會議和專題會議可根據(jù)需要由相關(guān)人員提議召集。

2.會議召集人應(yīng)提前通知與會人員會議時間、地點(diǎn)、議題等內(nèi)容，確保與會人員有充足的時間準(zhǔn)備。

六、會議記錄

1.會議應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)記錄，記錄內(nèi)容包括會議時間、地點(diǎn)、與會人員、議題、討論情況、決策結(jié)果等。

2.會議記錄應(yīng)真實(shí)、準(zhǔn)確、完整，并于會議結(jié)束后及時整理歸檔。

本制度自發(fā)布之日起實(shí)施，如有未盡事宜，可根據(jù)實(shí)際情況予以調(diào)整。酒店全體員工應(yīng)嚴(yán)格遵守本制度，共同維護(hù)酒店會議的秩序和效果。

第二章會議流程

為確保會議的順利進(jìn)行，提高會議效率，明確會議各環(huán)節(jié)的操作規(guī)范，特制定以下會議流程。

一、會前準(zhǔn)備

1.確定議題：會議召集人應(yīng)根據(jù)會議目的和實(shí)際情況，提前確定會議議題，并將議題及相關(guān)資料提前發(fā)送給與會人員，以便做好會前準(zhǔn)備。

2.安排議程：合理規(guī)劃會議議程，明確各議題討論時間，確保會議有序進(jìn)行。

3.通知與會人員：會議召集人應(yīng)在會議開始前至少1個工作日，通知與會人員會議時間、地點(diǎn)、議題等內(nèi)容。

4.場地與設(shè)備準(zhǔn)備：根據(jù)會議規(guī)模和需求，提前預(yù)訂會議室，檢查并確保會議所需設(shè)備（如投影儀、音響、白板等）正常運(yùn)行。

二、會議簽到

1.與會人員應(yīng)在會議開始前10分鐘到達(dá)會場，并在簽到表上簽字確認(rèn)。

2.會議召集人應(yīng)核對與會人員簽到情況，確保與會人員準(zhǔn)時參加。

三、會議開幕

1.會議召集人宣布會議開始，介紹與會人員，并對會議主題和預(yù)期目標(biāo)進(jìn)行簡要說明。

2.如有需要，可安排會議主持人主持會議，確保會議按照議程進(jìn)行。

四、議題討論

1.會議召集人按照議程逐項(xiàng)介紹議題，與會人員針對議題展開討論。

2.討論過程中，鼓勵與會人員積極發(fā)言，充分表達(dá)自己的觀點(diǎn)和意見。

3.會議主持人應(yīng)確保議題討論有序進(jìn)行，避免跑題，并對與會人員的發(fā)言進(jìn)行記錄。

五、決策與表決

1.討論結(jié)束后，會議主持人對議題進(jìn)行總結(jié)，提出決策建議。

2.與會人員對決策建議進(jìn)行表決，表決方式可以是口頭表決、舉手表決或投票表決。

3.表決結(jié)果應(yīng)記錄在會議紀(jì)要中，并由會議主持人宣布表決結(jié)果。

六、會議總結(jié)

1.會議主持人對本次會議的討論情況、決策結(jié)果進(jìn)行簡要總結(jié)。

2.會議召集人布置會后相關(guān)工作，明確責(zé)任人和完成時限。

七、會議閉幕

1.會議主持人宣布會議結(jié)束，感謝與會人員的積極參與。

2.與會人員整理個人物品，有序離開會場。

八、會議記錄與歸檔

1.會議結(jié)束后，會議記錄人應(yīng)及時整理會議紀(jì)要，包括會議時間、地點(diǎn)、與會人員、議題、討論情況、決策結(jié)果等。

2.會議紀(jì)要應(yīng)于會議結(jié)束后1個工作日內(nèi)發(fā)送給與會人員，并按照規(guī)定進(jìn)行歸檔。

本章所述會議流程適用于酒店各類會議，如有特殊需求，可根據(jù)實(shí)際情況進(jìn)行調(diào)整。全體與會人員應(yīng)嚴(yán)格遵守會議流程，共同維護(hù)會議的秩序和效果。

第三章會議紀(jì)要的跟蹤落實(shí)

為保障會議決策的有效執(zhí)行，確保各項(xiàng)工作落實(shí)到位，特制定會議紀(jì)要的跟蹤落實(shí)制度如下：

一、會議紀(jì)要的編制與發(fā)布

1.會議記錄人應(yīng)根據(jù)會議內(nèi)容，及時整理會議紀(jì)要，確保紀(jì)要內(nèi)容準(zhǔn)確、完整。

2.會議紀(jì)要應(yīng)包括以下要素：會議時間、地點(diǎn)、主持人、與會人員、討論議題、決策結(jié)果、責(zé)任人及完成時限等。

3.會議紀(jì)要經(jīng)會議主持人審核無誤后，于會議結(jié)束后1個工作日內(nèi)發(fā)送給與會人員，并根據(jù)需要抄送相關(guān)部門。

二、會議紀(jì)要的執(zhí)行與跟蹤

1.責(zé)任人應(yīng)根據(jù)會議紀(jì)要中的決策事項(xiàng)，制定具體實(shí)施方案，并按計劃推進(jìn)。

2.會議召集人應(yīng)定期對會議紀(jì)要的執(zhí)行情況進(jìn)行跟蹤，了解工作進(jìn)度，協(xié)調(diào)解決問題。

3.跟蹤方式可以包括現(xiàn)場查看、電話詢問、書面報告等，以確保各項(xiàng)工作按照會議紀(jì)要要求落實(shí)。

三、會議紀(jì)要的反饋與評估

1.責(zé)任人應(yīng)按完成時限向會議召集人匯報工作進(jìn)展和完成情況。

2.會議召集人應(yīng)對責(zé)任人的匯報進(jìn)行評估，對未按期完成的工作進(jìn)行分析，找出原因，并提出改進(jìn)措施。

3.對于重大決策事項(xiàng)，可設(shè)立專項(xiàng)評估小組，對執(zhí)行情況進(jìn)行全面評估。

四、會議紀(jì)要的持續(xù)改進(jìn)

1.根據(jù)會議紀(jì)要執(zhí)行情況，及時總結(jié)經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)，為今后類似會議提供借鑒。

2.針對存在的問題，修訂和完善相關(guān)制度，確保會議決策的執(zhí)行力度。

3.定期對會議紀(jì)要的執(zhí)行情況進(jìn)行匯總分析，為酒店管理工作提供數(shù)據(jù)支持。

五、會議紀(jì)要的歸檔與查閱

1.會議紀(jì)要整理歸檔后，應(yīng)存放于指定地點(diǎn)，便于查閱。

2.酒店員工可根據(jù)工作需要，申請查閱相關(guān)會議紀(jì)要，了解會議決策內(nèi)容。

3.會議紀(jì)要的歸檔和查閱應(yīng)嚴(yán)格遵守保密規(guī)定，確保信息安全。

本章所述會議紀(jì)要的跟蹤落實(shí)制度適用于酒店各類會議，全體員工應(yīng)認(rèn)真執(zhí)行，共同推動酒店管理工作的高效開展。如有特殊情況，可根據(jù)實(shí)際需求調(diào)整相關(guān)規(guī)定。

第四章會議室管理規(guī)定

為確保會議室資源得到合理使用，維護(hù)會議室設(shè)施設(shè)備，提高會議效率，特制定以下會議室管理規(guī)定：

一、會議室預(yù)訂

1.需使用會議室的部門或個人，應(yīng)提前向行政部門提交會議室預(yù)訂申請，明確會議時間、參會人數(shù)、所需設(shè)備等。

2.行政部門負(fù)責(zé)統(tǒng)籌安排會議室使用，確保會議需求得到滿足。

3.會議室預(yù)訂實(shí)行先申請、先安排的原則，特殊情況可根據(jù)實(shí)際需求調(diào)整。

二、會議室使用

1.會議室內(nèi)應(yīng)保持整潔，與會人員應(yīng)愛護(hù)會議室設(shè)施設(shè)備，不得隨意損壞。

2.會議期間，與會人員應(yīng)關(guān)閉手機(jī)或?qū)⑵湔{(diào)至靜音狀態(tài)，以免影響會議進(jìn)行。

3.嚴(yán)禁在會議室內(nèi)吸煙、進(jìn)食，遵守酒店的各項(xiàng)規(guī)章制度。

三、會議室設(shè)施設(shè)備管理

1.行政部門應(yīng)定期檢查會議室設(shè)施設(shè)備，確保設(shè)備正常運(yùn)行。

2.如發(fā)現(xiàn)會議室設(shè)施設(shè)備損壞，應(yīng)及時報修，行政部門負(fù)責(zé)跟進(jìn)維修進(jìn)度。

3.與會人員在使用會議室過程中，如需操作設(shè)施設(shè)備，應(yīng)遵循操作規(guī)程，不得擅自拆卸或更改設(shè)備設(shè)置。

四、會議室安全保障

1.會議室應(yīng)定期進(jìn)行安全檢查，排除安全隱患。

2.會議室內(nèi)應(yīng)配備必要的消防設(shè)施，并確保與會人員了解消防設(shè)施的使用方法。

3.會議期間，與會人員應(yīng)遵守安全規(guī)定，不得在會議室內(nèi)私拉亂接電源線，確保用電安全。

五、會議室清潔與維護(hù)

1.會議結(jié)束后，使用部門應(yīng)負(fù)責(zé)清理會議室，恢復(fù)原狀。

2.行政部門應(yīng)定期對會議室進(jìn)行深度清潔和保養(yǎng)，確保會議室環(huán)境整潔、設(shè)施設(shè)備完好。

本章所述會議室管理規(guī)定適用于酒店所有會議室，全體員工應(yīng)嚴(yán)格遵守。如有違反規(guī)定的行為，將按照酒店相關(guān)制度進(jìn)行處理。行政部門負(fù)責(zé)監(jiān)督會議室管理規(guī)定的執(zhí)行，并根據(jù)實(shí)際情況調(diào)整相關(guān)規(guī)定。共同維護(hù)會議室的良好環(huán)境，為酒店各項(xiàng)工作的順利開展提供保障。

第五章附則

為確保本會議管理制度的有效實(shí)施，特制定以下附則：

一、本制度的解釋權(quán)歸酒店管理層所有。

二、本制度自發(fā)布之日起實(shí)施，如有變更，酒店管理層將及時通知全體員工。

三、酒店各部門應(yīng)根據(jù)本制度制定實(shí)施細(xì)則