2024年會議室管理制度模版（七篇）

第2頁共2頁2024年會議室管理制度模版1、會議室的管理、使用登記、調(diào)度及設備維護等事務，均由總務處全權(quán)負責。未經(jīng)許可，任何個人或部門不得擅自使用會議室，亦不得擅自挪用會議室內(nèi)的多媒體設備、桌椅等物品。本管理辦法所涵蓋的會議室包括：1212波司登培訓教室（大會議室）、1221會議室、1312培訓教室、1321會議室、1319會議室、1406黨員活動室（四樓）及1408會議室。2、為確保會議室使用的有序性，實行提前預約制度。為避免會議時間沖突，相關(guān)部門需提前____天向總務處提交會議室使用申請，并填寫相應表格，以便總務處進行統(tǒng)一調(diào)度。對于臨時召開的緊急會議，需及時向總務處提出申請，并在會議結(jié)束后補辦相關(guān)登記手續(xù)。各部門在獲得會議室使用權(quán)后，需領(lǐng)取會議室鑰匙。3、各部門在申請使用會議室時，需明確使用時間、參會人數(shù)等信息。如需總務處協(xié)助辦理的事項，請?zhí)崆白⒚?，以便總務處做好相應的準備工作。若需使用會議室的設備，請?zhí)崆跋蚩倓仗幷f明，以便提前準備，確保會議順利進行。4、在會議室使用安排發(fā)生沖突時，應遵循局部服從整體的原則。學校會議具有優(yōu)先權(quán)，部門會議之間則需根據(jù)重要性和緊急性自行協(xié)商解決。5、使用會議室的部門應愛護會議室的設施，保持會議室清潔。會議結(jié)束后，應及時整理會場，檢查安全（電源），關(guān)閉窗戶、空調(diào)，鎖好門，并將鑰匙交還總務處。6、會議期間，請與會人員愛惜會議室的設備及物品，自覺保持衛(wèi)生，禁止吸煙，禁止亂扔紙屑，共同維護會議室的清潔環(huán)境。7、會議結(jié)束后，使用人應進行必要的檢查，關(guān)閉會議室內(nèi)各種電器設備的電源。特別注意投影儀的散熱問題，需等待指示燈變紅后方可切斷電源。同時，關(guān)好門窗，整理會議場地。如發(fā)現(xiàn)設備故障或損壞，請及時報至總務處進行維修，以確保其他會議的順利進行。安全責任由申請者所屬處室主任或系部主任承擔。8、與會人員應愛護會議室內(nèi)的公共設施，如有損壞需照價賠償。未經(jīng)總務處同意，任何部門和個人不得將會議室的各種設施帶出會議室或轉(zhuǎn)做他用。9、會議室的日常衛(wèi)生由學校衛(wèi)生員負責打掃。會議室活動結(jié)束后，由學校衛(wèi)生員進行清掃和整理工作，將移動的桌椅及時放回原位（必要時請相關(guān)部門協(xié)助）。10、在舉辦特定活動或培訓時，由活動的組織者臨時負責會議室的衛(wèi)生及設備安全工作。2024年會議室管理制度模版（二）一、目標本規(guī)定旨在加強會議室的管控，確保其合理使用，以及高效利用會議室資源，故特此制定。二、適用范圍本制度適用于位于老辦公樓二樓的會議室的管理和使用。三、職責劃分會議室的日常管理與監(jiān)督工作由公司環(huán)境安全管理部全權(quán)負責。四、會議室使用申請程序1、為避免會議時間沖突，各部門如需使用會議室，需提前向環(huán)境安全管理部報備，以便進行統(tǒng)一調(diào)度。2、申請時，需詳細登記使用時間、參會人員等信息，如有需要環(huán)境安全管理部協(xié)助的事項，需提前注明，以便環(huán)境安全管理部能提供相應的支持服務。3、如遇緊急情況需臨時使用會議室，需立即通知環(huán)境安全管理部并完成登記。五、會議室的調(diào)度1、會議室的分配遵循"先申請，先安排"的原則。如遇特別緊急或重要會議，申請人需通知環(huán)境安全管理部，如資源緊張，環(huán)境安全管理部應協(xié)調(diào)其他會議調(diào)整時間。2、已安排的會議應準時開始和結(jié)束，以避免影響后續(xù)會議的進行。3、若會議需要改期或取消，負責人應立即告知環(huán)境安全管理部。4、如需接待臨時訪客并使用會議室，需提前通知環(huán)境安全管理部進行安排。六、會議室的使用規(guī)定1、環(huán)境安全管理部應在會議開始前____分鐘開啟會議室。2、如需使用電腦、投影、音響等設備，由使用部門自行準備。3、公司級會議及重要賓客接待，由環(huán)境安全管理部提供茶水服務，其他會議請各部門自行準備。4、會議結(jié)束后，負責人應立即整理會場，關(guān)閉所有電器，并通知環(huán)境安全管理部。5、使用會議室的部門需保持室內(nèi)整潔，使用完畢后及時清理，將移動的桌椅歸回原位，以便其他部門使用。七、注意事項1、所有使用人員需愛護會議室內(nèi)的設備和物品，如有損壞需按價賠償。2、嚴禁在會議室進行娛樂活動，如打牌、嬉戲等。3、未經(jīng)環(huán)境安全管理部許可，不得擅自將會議室物品轉(zhuǎn)借他人或挪作他用。如需借用，需填寫借用登記表，并在使用后立即歸還。4、會議室內(nèi)報紙、雜志閱讀后請放回原處，如需借閱，需填寫借閱登記表，并確保及時歸還。2024年會議室管理制度模版（三）一、為優(yōu)化會議室管理，確保其規(guī)范且高效地使用，特此制訂以下會議室管理規(guī)定。二、會議室的管理工作由綜合管理辦公室全權(quán)負責，涵蓋鑰匙保管、使用調(diào)度、設施設備的保護以及衛(wèi)生清潔等方面。三、會議室主要服務于公司內(nèi)部的會議、培訓、招聘及外事接待等事務。未經(jīng)正式許可，不得擅自提供給外部單位或個人使用。如外部有需求，需事先向綜合管理辦公室提出申請。四、各部門如需使用會議室，需提前一天向綜合管理辦公室提出，填寫《會議室使用申請表》。綜合管理辦公室將依據(jù)任務的緊急程度進行合理調(diào)度，以便做好必要的會前準備。五、在使用過程中，未經(jīng)辦公室允許，不得隨意移動會議室的設備或家具，不得將室內(nèi)物品帶出，也不得擅自操作音響、功放、DVD、投影等設備。如有特殊需求，應在預約時一并提出，由辦公室指派專人進行操作和調(diào)試。六、內(nèi)部會議不提供茶葉、純凈水和紙杯。如承辦部門有相關(guān)需求，需在預約時提前告知。其他額外需求需自行準備。部門會議的會務服務工作請自行負責。在會議室進行懸掛、張貼活動時，需在綜管辦的監(jiān)督下進行，并在使用后立即恢復原狀，保持墻面整潔。七、會議期間，主辦部門需負責會議室的衛(wèi)生、照明、空調(diào)及設備的正常使用。請妥善使用各種設施，如有損壞，將按照公司規(guī)定進行賠償。八、各部門必須嚴格遵守預約的會議時間。如需調(diào)整，需事先征得綜合管理辦公室的同意。九、與會人員需尊重會議室的設施，保持室內(nèi)環(huán)境的清潔衛(wèi)生。十、會議結(jié)束后，負責會議的部門或車間人員應立即關(guān)閉會議室的門窗，確?？照{(diào)、音響等設備的電源關(guān)閉。如因疏忽導致?lián)p失，責任人需承擔相應責任。十一、本規(guī)定適用于東會議室(大)及小會議室，全天候開放。十二、本規(guī)定自公布之日起生效執(zhí)行。十三、本規(guī)定的解釋權(quán)歸行政部所有。2024年會議室管理制度模版（四）1、目標為確保公司總部會議室的使用和管理規(guī)范化、合理化，以提供優(yōu)質(zhì)的會議服務和良好的會議環(huán)境，預防設備損壞，體現(xiàn)公司的專業(yè)形象，特制定本規(guī)定。2、適用范圍本規(guī)定適用于公司總部的所有類型會議室。3、原則遵循統(tǒng)一管理、分工負責、有效控制、資源共享、快速處理和責任追究的原則。4、職責4.1公關(guān)傳播部的職責4.1.1公關(guān)傳播部負責制定和修訂《會議室管理操作規(guī)范》，并監(jiān)督制度的執(zhí)行，以確保其有效實施。4.1.2公關(guān)傳播部負責會議室的統(tǒng)一分配，根據(jù)會議性質(zhì)和重要性進行合理分配。4.1.3公關(guān)傳播部負責日常檢查會議室設施和流動用品的使用情況，每日進行點檢，并填寫《會議室點檢表》。4.2綜合管理部的職責4.2.1綜合管理部負責會議室管理系統(tǒng)的制作和維護，指定專人管理電子設備和設施。4.2.2綜合管理部負責根據(jù)公司需求規(guī)劃和采購會議室設備。4.3各部門的職責4.3.1各部門需按照預定流程申請會議室，不得擅自更改已申請的會議。4.3.2重要接待會議由公關(guān)傳播部安排，各部門日常會議需自行安排服務人員。4.3.3各部門使用會議室時，有責任維護用品和衛(wèi)生，使用后應及時歸還鑰匙。5、具體規(guī)定5.1會議室使用申請流程及規(guī)定5.1.1避免會議沖突，各部門需提前申請會議室并登記，遵循先到先用原則。5.1.2如有公司級領(lǐng)導臨時使用會議室，相關(guān)部門需配合調(diào)整。5.1.3臨時會議需及時向會議室負責人申請并登記。5.1.4如取消會議室，需提前半天通知管理員。5.1.5申請時需明確使用時間、參會人員等，如有需要其他部門協(xié)助，需提前聯(lián)系。5.2會議室使用及維護5.2.1使用人負責會議期間設備的完好，提醒參會人員愛護設備。5.2.2對造成設施人為損壞和資源浪費的行為，公關(guān)傳播部將進行賠償處罰，嚴重者按公司規(guī)定處理。5.2.3會議組織者需保持會議室衛(wèi)生，結(jié)束后負責清理廢棄物并恢復原狀，否則將受到通報批評。5.2.4會議結(jié)束后，組織者需通知管理員清點設備，確認無誤后方可離開。5.2.5如發(fā)現(xiàn)物品損壞或丟失，應及時報告公關(guān)傳播部，否則將承擔全部責任。5.2.6會議期間發(fā)生任何事故和意外，由使用部門負責。6、考核措施6.1不按規(guī)定私自使用會議室的部門，其負責人將受到罰款。6.2設備破損、物品擺放不整齊、垃圾未清理、鑰匙未及時歸還的，將對相關(guān)負責人進行罰款。6.3未經(jīng)允許擅自調(diào)整設備導致?lián)p壞的，將對負責人或部門進行罰款，并按原價1.5倍賠償。7、其他7.1本規(guī)定由公關(guān)傳播部負責解釋。7.2本規(guī)定自發(fā)布之日起生效。8、附件附件一：《會議使用登記表》。2024年會議室管理制度模版（五）一、為優(yōu)化會議室管理，確保其規(guī)范且高效地使用，特此制訂以下會議室管理規(guī)定。二、會議室的管理工作由綜合管理辦公室全權(quán)負責，涵蓋鑰匙保管、使用調(diào)度、設施設備的保護以及衛(wèi)生清潔等方面。三、會議室主要服務于公司內(nèi)部的會議、培訓、招聘及外事接待等事務。未經(jīng)正式許可，不得擅自提供給外部單位或個人使用。如外部有需求，需事先向綜合管理辦公室提出申請。四、各部門如需使用會議室，需提前一天向綜合管理辦公室提出，填寫《會議室使用申請表》。綜合管理辦公室將依據(jù)任務的緊急程度進行合理調(diào)度，以便做好必要的會前準備。五、在使用過程中，未經(jīng)辦公室允許，不得隨意移動會議室的設備或家具，不得將室內(nèi)物品帶出，也不得擅自操作音響、功放、DVD、投影等設備。如有特殊需求，應在預約時一并提出，由辦公室指派專人進行操作和調(diào)試。六、內(nèi)部會議不提供茶葉、純凈水和紙杯。如承辦部門有相關(guān)需求，需在預約時提前告知。其他額外需求需自行準備。部門會議的會務服務工作請自行負責。在會議室進行懸掛、張貼活動時，需在綜管辦的監(jiān)督下進行，并在使用后立即恢復原狀，保持墻面整潔。七、會議期間，主辦部門需負責會議室的衛(wèi)生、照明、空調(diào)及設備的正常使用。請妥善使用各種設施，如有損壞，將按照公司規(guī)定進行賠償。八、各部門必須嚴格遵守預約時間使用會議室。如需調(diào)整，需事先征得綜合管理辦公室的同意。九、與會人員需尊重會議室設施，保持室內(nèi)清潔。十、會議結(jié)束后，負責會議的部門或車間人員應立即關(guān)閉會議室門窗，確保空調(diào)、音響等設備電源關(guān)閉。如因疏忽導致?lián)p失，責任人需承擔相應責任。十一、本規(guī)定適用于東會議室(大)及小會議室，全天候開放。十二、本規(guī)定自公布之日起生效。十三、本制度的最終解釋權(quán)歸行政部所有。2024年會議室管理制度模版（六）面的《專題會議紀要》在經(jīng)會議主持人嚴格審核并簽發(fā)后，即開始執(zhí)行，并同步向上級組織進行備案處理。第七節(jié)部門日常管理例會第三十二條公司內(nèi)部所有車間及部門均須確保部門日常管理例會的有效召開，并致力于會議質(zhì)量達到公司既定的標準與目的。公司人力資源部將承擔對各車間、部門會議質(zhì)量、會議時長及會議成效的定期抽查或綜合評估職責。第三十三條部門日常管理例會應全面覆蓋以下核心議題：深入傳達并貫徹股份公司及公司級會議、文件精神及領(lǐng)導指示；詳盡了解并總結(jié)本部門及其下屬單位本期工作完成情況，識別存在的問題，并提出針對性的處理建議；精心規(guī)劃下期工作計劃，及時糾正不當?shù)墓ぷ鞣椒ㄅc行為；運用科學的分析方法（如PDCA循環(huán)法）深入剖析部門工作過程中的問題，明確改進措施，制定有效的預防策略；積極分析并討論員工提出的工作難題，探索并實施相應的解決方案與改進措施；以適宜的方式開展批評與自我批評，促進成員間的和諧關(guān)系，營造團結(jié)奮進的良好氛圍；合理安排專題培訓等。第三十四條部門日常管理例會原則上應堅持每周召開一次，由部門負責人擔任會議主持，必要時可邀請分管領(lǐng)導參與指導。第三十五條公司所有車間、部門必須妥善保存完整的部門日常管理例會原始簽到記錄及會議記錄，保存期限設定為____年。第八節(jié)對外接待會議第三十六條對外接待會議主要聚焦于政府機關(guān)及上級領(lǐng)導對公司進行的檢查、指導工作的匯報會議。第三十七條對外接待會議的接待規(guī)格及參與人員將依據(jù)來賓的級別與來訪目的確定，通常由公司總經(jīng)理或相關(guān)分管副總經(jīng)理（總助）負責接待，并邀請相關(guān)部門負責人參加；若涉及業(yè)務對接，則由公司分管副總經(jīng)理（總助）及指定人員負責接待。第三十八條公司層面的對外接待會議由公司辦公室負責整體的聯(lián)系與組織工作；而涉及業(yè)務對接及專題內(nèi)容的會議，則由公司對接部門負責具體聯(lián)系與組織，公司辦公室可協(xié)助進行會議室安排及接待等事務的協(xié)調(diào)。第九節(jié)其他會議第三十九條公司黨委會、黨員大會、職代會（工代會）、董事會、監(jiān)事會及團隊研討等其他會議，將依據(jù)實際情況或部門職責，由公司相關(guān)部門負責相應的組織工作。第三章會議的組織、管理和服務第一節(jié)會議的組織第四十條會議的批準1.臨時召開的公司級內(nèi)部小范圍會議需經(jīng)分管領(lǐng)導審批同意；而公司級大型會議則需獲得總經(jīng)理的批準。2.本制度已明確規(guī)定的會議，將按照既定程序進行審批。第四十一條涉及公司多部門共同參與且需公司領(lǐng)導出席的會議，應由會議主要牽頭部門與辦公室進行聯(lián)系，并完成會議情況的備案工作；若需辦公室進行協(xié)調(diào)安排的，將由辦公室統(tǒng)一進行調(diào)度。第四十二條會議組織工作包括但不限于會議通知的發(fā)布、會議時間地點的確定、會議主持人的選定、參會人員的邀請、會場布置與安排、會議設施的準備、會議材料的撰寫與分發(fā)、會議記錄的制作、會議錄音錄像攝影的安排、會議紀要的撰寫以及會場橫幅、會議宣傳等事項的落實。第四十三條會議通知1.會議通知應提前發(fā)出，一般會議應至少提前半個工作日通過電話或其他有效方式通知參會人員；大型會議則需至少提前____個工作日下發(fā)正式書面通知。2.會議通知內(nèi)容應詳盡，包括但不限于會議時間、地點、參會人員名單、會議主題及要求等。第四十四條會議的準備1.確保會議通知的及時性與準確性，以便應到人員能夠按時參會。2.精心落實并安排會場環(huán)境，包括會場布置、設施檢查及人員與服務用品的配備。3.做好參會人員的引導與組織工作，確保會議順利進行。4.對于重要接待會議，應制定詳盡的會議及接待方案，涵蓋接機接站、車輛調(diào)度、餐飲住宿、橫幅席卡、攝影攝像、公共活動等各項安排。第二節(jié)會議室的管理與服務第四十五條公司____號、____號會議室由公司辦公室統(tǒng)一負責管理；其他會議室則遵循“誰使用誰管理”的原則，由相關(guān)部門自行負責日常管理工作。第四十六條會議室的日常管理包括但不限于會議室的安排使用、環(huán)境保潔、設施維護、會議服務等方面的工作。第四十七條會議室應在會議召開前____分鐘完成所有準備工作；會議結(jié)束后____分鐘內(nèi)完成會場清潔工作；特殊情況下可根據(jù)實際情況進行靈活調(diào)整。第四十八條公司各部門若需借用其他部門管理的會議室，應由會議主辦單位提前____小時與會議室管理部門聯(lián)系并安排妥當；在使用過程中，務必保持環(huán)境整潔與設施安全。第四十九條____號、____號會議室的重要會議服務將由辦公室根據(jù)實際情況進行安排；其他日常2024年會議室管理制度模版（七）____集