2024年公司物資采購管理制度模版（五篇）

第3頁共3頁2024年公司物資采購管理制度模版第一章總則第一條為規(guī)范公司物資采購流程，強化內(nèi)部控制，明確經(jīng)濟責任，確保持續(xù)穩(wěn)定的生產(chǎn)經(jīng)營，依據(jù)相關法律法規(guī)，特制定本規(guī)定。第二條公司日常生產(chǎn)所需的原料、主要材料、輔助材料、包裝物、低值易耗品等均受本制度約束。第三條零星物資的采購，若采取費用報銷或直接付款方式，不適用本制度。第四條固定資產(chǎn)的購置，遵循本制度執(zhí)行。第二章物資采購規(guī)定第五條物資采購實行分類管理。原糧采購由采購供應部負責，輔助材料、包裝物由倉儲部采購，修理用備件及后勤物資、辦公用品由后勤部負責。特殊情況經(jīng)董事長或總經(jīng)理批準，可指定專人進行專項采購。第六條所有采購人員需掌握市場動態(tài)，準確預測供應變化，確保采購物資質(zhì)量合格、價格合理、供貨及時。第七條實施合同管理，物資采購原則上需與供應商簽訂合同，明確供貨品種、規(guī)格、質(zhì)量、價格、交貨時間、付款方式、供貨方式及違約責任等。否則，由此造成的損失由采購人員承擔。第八條推行比價采購，確保采購物資價格低廉且質(zhì)量優(yōu)良。大宗物資采購建議采用招標投標方式。第九條實施采購質(zhì)量責任制。采購人員對采購物品質(zhì)量負全責。如因失職導致偽劣產(chǎn)品采購，采購人員需承擔經(jīng)濟責任。同時，禁止采購人員接受回扣。如有發(fā)現(xiàn)，除追回全部回扣款項外，將視情節(jié)嚴重程度進行嚴肅處理。第三章物資入賬及付款程序第十條采購物資到貨后，采購人員應嚴格按照規(guī)定辦理入庫手續(xù)，具體如下：1.原糧入庫，由磅房辦理，打印電子入庫單，信息錄入系統(tǒng)。2.輔助材料、包裝物由倉庫保管員辦理收庫，填寫三聯(lián)入庫單，一聯(lián)交供應商用于入賬。3.五金電器、修理用備件由五金庫保管員辦理入庫。4.采購人員需詳細填寫采購物資入賬單，注明物資名稱、數(shù)量、金額、供應商等信息。流程如下：經(jīng)辦人填寫入賬單→保管員確認收貨并簽字→部門經(jīng)理審核→會計審核入賬單合法性→總經(jīng)理批準入賬→財務掛賬，作為日后付款依據(jù)。第十一條通常采取先入賬后付款的制度，特殊情況需預付款的，須經(jīng)董事長或總經(jīng)理批準，辦理預付款手續(xù)。第十二條采購付款實行審批制度，采用入賬和簽批付款分離的管理方式，具體流程如下：1.所有采購需先完成入賬手續(xù)，方可申請付款審批，否則財務有權(quán)拒絕付款。2.申請付款，由經(jīng)辦人填寫轉(zhuǎn)賬匯款申請單，經(jīng)財務審核、總經(jīng)理批準后，由出納辦理匯款。3.需預付款的部門，直接填寫申請單，經(jīng)財務審核、董事長或總經(jīng)理批準后可先辦理匯款，財務部掛賬，待物資到貨后再由經(jīng)辦部門辦理入賬手續(xù)沖賬。第四章附則第十三條本制度自發(fā)布之日起生效，由財務部負責解釋。第十四條本制度自年月日起正式實施。2024年公司物資采購管理制度模版（二）最終決策3.7為確保物資采購工作的及時性與順暢性，凡涉及價格方案需由總經(jīng)理辦公會議定奪的，務必于一周內(nèi)給予明確回復；其余情況則需在三日內(nèi)作出回應。財務部門需與各采購部門緊密協(xié)作，以保障采購任務的及時完成。四、合同訂立與內(nèi)部審核流程4.1所有通過招標采購的物資均須簽訂正式合同；對于非招標采購、非定點采購及零星采購，若在同一供貨單位年內(nèi)采購總額達到____萬元及以上，亦應訂立合同。若事先難以確定是否需簽訂合同，應及時與財務部門溝通，并在事后補辦相關手續(xù)。4.2合同的對外簽訂由采購部門負責，但在正式簽訂前，必須遵循公司內(nèi)部既定的合同簽訂審批流程。即，由采購部門填寫內(nèi)部合同審批單，詳細列明供貨單位名稱、采購物資名稱、型號、規(guī)格、單價、總金額等信息，并按管理權(quán)限逐級送審、簽字，待審批通過后方可對外簽署合同。4.3合同正本中，應有一份由財務部門妥善保管。五、采購物資入庫與出庫管理規(guī)范5.1物資抵達后，必須由采購部門聯(lián)合相關使用部門共同進行驗收，確認合格后方可辦理入庫手續(xù)。5.2對于驗收不合格的物資，采購部門需立即與供貨商溝通，采取退貨、換貨或索賠等措施。5.3物資入庫前需進行核算與清點，并由倉庫管理員出具入庫單或收料單。入庫單或收料單一式三聯(lián)，分別由倉庫、采購人員或送貨人員、財務部門留存，作為登記、請款報銷及付款記賬的依據(jù)。5.4循環(huán)使用的物資入庫時填寫入庫單，消耗性物資則填寫收料單。5.5循環(huán)使用物資的出庫需填寫出庫單，而消耗性物資的出庫則填寫領料單。5.6所有物資的出庫均須憑出庫單或領料單進行，該單據(jù)由領用人填寫，并經(jīng)部門經(jīng)理復核、倉庫核量、財務審核及總經(jīng)理批準后生效。簽字齊全后，倉庫方可發(fā)貨。5.7出庫單或領料單一式三聯(lián)，領用部門留存一聯(lián)作為部門記錄，其余兩聯(lián)交倉庫處理，其中一聯(lián)用于倉庫出庫記賬，另一聯(lián)由倉庫轉(zhuǎn)交財務部門作為發(fā)貨憑證。5.8若領料人在物料出庫時發(fā)現(xiàn)問題但未當場處理，則該物料視為合格。5.9實行以舊換新的物資，必須交回舊物后方可領取新物。5.10倉庫需為各部門領用的工具、辦公用具、設備等建立臺賬，記錄使用情況，并每年年底進行盤點核對。5.11消耗性物資損失或循環(huán)使用物資報廢時，倉庫需填寫相應報告單，經(jīng)技術(shù)人員查驗簽字后入庫并記錄。報告單一式兩份，分別由倉庫和財務部門留存用于報損銷賬。5.12對于有消耗定額的消耗性物資，倉庫保管員應與相關部門協(xié)調(diào)控制發(fā)放量，物資管理部門（如財務部）應嚴格把關簽字流程。六、資金支付與報銷管理6.1鑒于采購資金使用的特殊性，采購部門可在既定資金使用計劃內(nèi)先行向財務部門申請用款。待物資報銷時再進行審核。6.2財務部門在報銷過程中需對原始單據(jù)進行嚴格審核，確認無誤后方可辦理報銷手續(xù)。審核內(nèi)容涵蓋但不限于單據(jù)的真實性、合法性及合規(guī)性。6.3對于不符合規(guī)定的付款申請，財務部門有權(quán)拒絕報銷。財務人員在報銷過程中發(fā)現(xiàn)問題的，應及時報告并協(xié)調(diào)處理以確保制度的嚴格執(zhí)行與責任的明確落實。6.4財務與物資采購部門應共同對報銷物資進行基礎數(shù)據(jù)管理將采購物資的型號規(guī)格、供應商、采購單價等信息錄入微機管理系統(tǒng)為比價采購提供數(shù)據(jù)支持。6.5審計部門負責對重要采購事項進行監(jiān)督審計并直接向董事長（總經(jīng)理）報告審計結(jié)果。七、責任追究7.1公司經(jīng)營者及高級管理人員應切實執(zhí)行本規(guī)定并支持采購部門及價格監(jiān)督部門履行職責。7.2公司各責任部門、責任人員及部門負責人需依據(jù)本制度要求結(jié)合公司實際情況不斷完善物資比價采購管理機制。7.3對于違反本制度規(guī)定損害公司利益造成資產(chǎn)流失的部門和個人將依法追究其相應責任。給公司造成直接經(jīng)濟損失的應依法賠償；對于弄虛作假、以權(quán)謀私、賬外收受回扣等違法違紀行為將根據(jù)情節(jié)輕重給予通報批評、記過、調(diào)離崗位、解聘、除名等處分；構(gòu)成犯罪的將依法追究刑事責任。八、附則8.1本制度適用于公司本部全資及控股公司可參照本制度制定適合本企業(yè)的管理規(guī)定并經(jīng)2024年公司物資采購管理制度模版（三）最終決策3.7為確保物資采購工作的時效性與正常運行，所有價格方案須遵循以下答復時間規(guī)定：凡需總經(jīng)理辦公會議確定的價格方案，須在一周內(nèi)給予明確回復；其余方案則應在三天內(nèi)完成答復。財務部門應緊密配合各采購部門，確保采購流程的順暢與高效。四、合同簽訂與內(nèi)部審核流程4.1招標采購的物資必須簽訂正式合同。對于非招標采購、非定點采購及零星采購的物資，若在同一供貨單位年內(nèi)采購總額達到____萬元及以上，同樣需簽訂合同。若事先無法確定是否達到簽約標準，應及時與財務部門溝通，并在事后補辦相關手續(xù)。4.2合同的對外簽訂工作由采購部門負責，但在簽訂前，必須嚴格遵守公司內(nèi)部的合同簽訂審批流程。采購部門需填制內(nèi)部合同審批單，詳細列明供貨單位信息、采購物資的具體名稱、型號、規(guī)格、單價、總金額等關鍵要素，并按管理權(quán)限逐級送審、簽字，待審批通過后方可正式對外簽訂合同。合同正本中，應確保財務部門保留一份作為存檔。五、采購物資入庫及出庫管理流程5.1物資到場后，必須由采購部門聯(lián)合相關使用部門進行聯(lián)合驗收，確認合格后方可辦理入庫手續(xù)。5.2針對不合格物資，采購部門需立即與供貨商溝通，采取退貨、換貨或索賠等相應措施。5.3入庫物資需經(jīng)過核算與清點，由倉庫管理員出具入庫單或收料單。該單據(jù)一式三聯(lián)，分別由倉庫、采購人員或送貨人員、財務部門留存，作為各自業(yè)務處理的憑證。5.4循環(huán)使用物資與消耗性使用物資的入庫與出庫單據(jù)類型需明確區(qū)分，確保管理規(guī)范。5.5物料出庫時，必須持有出庫單或領料單，且單據(jù)需經(jīng)領用人填寫、部門經(jīng)理復核、倉庫核量、財務審核及總經(jīng)理批準等完整流程后方可發(fā)貨。出庫單或領料單一式三聯(lián)，分別由領用部門、倉庫及財務部門留存。5.6領料人在物料出庫時如發(fā)現(xiàn)問題，應及時現(xiàn)場處理；否則，該物料將被視為合格。5.7以舊換新的物資必須遵循交舊領新的原則。5.8倉庫需對各部門領用的工具、辦公用具及設備進行臺賬管理，并定期盤點核對。5.9消耗性物資損失或循環(huán)使用物資報廢時，倉庫需填寫相應報告單并經(jīng)技術(shù)人員查驗簽字后方可處理，同時做好記錄與標識工作。報告單一式兩份，分別由倉庫與財務部門留存。5.10對于有消耗定額的消耗性物資，倉庫保管員應與相關部門協(xié)調(diào)控制發(fā)放量；物資管理部門（如財務部）應嚴格把關簽字環(huán)節(jié)。六、資金付款及報賬管理流程6.1鑒于采購資金使用的特殊性，采購部門可在既定資金使用計劃內(nèi)先行向財務部門申請用款；待物資報賬時再進行詳細審核。6.2財務部門在報賬過程中應對原始單據(jù)進行嚴格審核，確保無誤后方可進行賬務處理。審核內(nèi)容涵蓋多個方面以確保資金使用的合規(guī)性。6.3對于不符合規(guī)定的付款申請，財務部門有權(quán)拒絕報賬；同時發(fā)現(xiàn)問題的財務人員應及時報告或協(xié)調(diào)處理以維護制度嚴肅性并明確責任歸屬。6.4財務與物資采購部門應共同對報賬物資進行基礎數(shù)據(jù)管理并利用微機系統(tǒng)建立數(shù)據(jù)庫為比價采購提供有力支持。6.5審計部門負責對重要采購事項進行監(jiān)督審計并直接向董事長（總經(jīng)理）匯報審計結(jié)果以確保采購活動的透明度與公正性。七、責任追究機制公司經(jīng)營者及其高級管理人員應嚴格執(zhí)行本規(guī)定并支持采購部門及價格監(jiān)督部門依法履職。責任部門、責任人員及部門負責人需根據(jù)本制度要求結(jié)合公司實際情況不斷完善物資比價采購管理體系。對于違反制度規(guī)定損害公司利益造成資產(chǎn)流失的行為將依法依規(guī)追究相關責任；構(gòu)成犯罪的將移送司法機關處理以維護公司合法權(quán)益不受侵害。八、附則本制度適用于公司本部并作為全資及控股公司制定相關管理規(guī)定的參考依據(jù)。本制度的解釋權(quán)歸公司財務部門所有。2024年公司物資采購管理制度模版（四）第一章總則第一條為更好地規(guī)范公司物資采購流程，強化內(nèi)部控制，明確經(jīng)濟責任，以確保持續(xù)穩(wěn)定的生產(chǎn)經(jīng)營，特依據(jù)相關法律法規(guī)制定本規(guī)定。第二條本制度適用于公司日常生產(chǎn)所需的原料、主要材料、輔助材料、包裝物、低值易耗品等采購活動。第三條針對費用報銷及零星物資的直接付款采購，不適用本制度。第四條公司固定資產(chǎn)的購置遵循本制度的規(guī)范。第二章物資采購規(guī)定第一條物資采購采取歸口管理，輔助材料和包裝物由倉儲部負責，物資及辦公用品由人事行政部負責。如有特殊情況，經(jīng)總經(jīng)理批準，可指定專人進行專項采購。第二條所有采購人員需掌握市場動態(tài)，準確預測供應變化，確保采購物資質(zhì)量合格，價格合理，供貨及時。第三條實施合同管理，采購通常需與供應商簽訂合同，明確供貨品種、規(guī)格、質(zhì)量、價格、交貨時間、貨款支付方式、供貨方式及違約責任等。否則，由此造成的損失由采購人員承擔。第四條推行比價采購，確保采購物資價格低廉且質(zhì)量優(yōu)良。第五條采購人員對采購物品質(zhì)量負全責。如因失職導致偽劣產(chǎn)品采購，采購人員需承擔經(jīng)濟責任。同時，禁止采購人員接受回扣。若發(fā)現(xiàn)此類行為，除追繳回扣款項外，將視情節(jié)嚴重程度進行嚴肅處理。第三章物資入賬及付款程序第一條采購物資到貨后，采購人員應按規(guī)辦理入庫手續(xù)。第二條采購付款一般遵循先入賬后付款原則。特殊情況需預付的，須經(jīng)總經(jīng)理批準，可辦理預付款手續(xù)。第三條采購付款實行審批制度，采取入賬和簽批付款分離的管理方式，具體流程如下：1.采購人員需先完成入賬手續(xù)，方可申請付款審批，否則財務部門有權(quán)拒絕付款。2.付款申請需由經(jīng)辦人填寫轉(zhuǎn)賬匯款申請單，經(jīng)財務審核、總經(jīng)理批準后，方可辦理匯款。3.需預付款的部門，直接填寫申請單，經(jīng)財務審核、總經(jīng)理批準后可先辦理匯款，財務部掛賬，待物資到貨后再由經(jīng)辦部門完成入賬手續(xù)沖賬。第四章附則本制度自發(fā)布之日起生效，由人事行政部負責解釋。具體生效日期為年月日。2024年公司物資采購管理制度模版（五）機物料入庫及賬務管理一、機物料入庫流程1.采購的機物料到達倉庫后，業(yè)務員需立即通知倉庫進行接貨，并協(xié)同倉庫管理員及使用部門共同對貨物進行驗收。一旦發(fā)現(xiàn)任何問題，應立即處理。2.若采購物資在入庫前因質(zhì)量或規(guī)格型號不符需退貨，業(yè)務員需填寫《物資退貨通知單》，并經(jīng)分管副總簽批后，方可辦理退貨手續(xù)。3.驗收合格的機物料應及時辦理入庫手續(xù)。業(yè)務員需通過微機錄入《材料入庫單》，并打印一式三聯(lián)，經(jīng)倉庫管理員及使用部門驗收簽字確認。其中，若庫存計劃由倉庫管理員直接提報，則該《材料入庫單》需經(jīng)生產(chǎn)部主管簽字；若由分場（車間）提報，則需經(jīng)其部門主管簽字。4.《材料入庫單》的保存與流轉(zhuǎn)：白聯(lián)由倉庫留存，黃聯(lián)送交財務部審核，紅聯(lián)則由業(yè)務員附《入賬審批單》及購貨憑證，經(jīng)分管副總審核、總經(jīng)理簽批后，轉(zhuǎn)交財務部入賬。5.財務部對采購物資的入賬進行嚴格審核，確保入庫單與購貨憑證相符。如發(fā)現(xiàn)價格或費用存在問題，財務部將不予辦理入賬手續(xù)，并向總經(jīng)理報告處理。6.生產(chǎn)部門在領用機物料過程中，若發(fā)現(xiàn)質(zhì)量問題，應及時退庫并報告分管副總。采購部門將根據(jù)實際情況提出退貨、索賠或處罰等意見，并辦理相關退貨手續(xù)。7.對于因質(zhì)量問題或庫存調(diào)劑需退貨的采購入庫物資，業(yè)務員需錄入紅字《材料入庫單》，經(jīng)倉庫管理員核對簽字及分管副總簽批后，到財務部辦理沖賬和出門手續(xù)。二、外協(xié)新制品加工及維修管理1.外協(xié)新制品的加工需求由使用部門提報計劃，并附上維修單及相關技術(shù)要求（圖紙）。經(jīng)機物料倉庫簽字確認后，由生產(chǎn)部負責辦理。對于機配件的出廠維修，需在門衛(wèi)處做好進出廠登記。2.外協(xié)新制品及維修完成后，其入庫、出庫流程與機物料采購入庫、出庫程序相同。三、機物料出庫及庫存管理（一）機物料出庫管理1.機物料的出庫需由領料人填寫《領料單》一式兩聯(lián)，經(jīng)部門負責人簽批后到倉庫領料。倉庫管理員留存一聯(lián)作為發(fā)料依據(jù)，并復查銷卡、微機錄入出庫單。另一聯(lián)則由倉庫管理員填寫價格后返回分場進行內(nèi)部消耗核算。2.使用部門領用一般維修配件、生產(chǎn)用材料時，需經(jīng)分場（車間）主管或副職簽批；而整臺（套）器材、技術(shù)改造專件、容器等的領用，則需經(jīng)生產(chǎn)副總簽批。3.倉庫管理員需嚴格執(zhí)行以舊換新制