行政管理-檔案管理制度

行政管理-檔案管理制度第一章總則為規(guī)范檔案管理工作，確保檔案的安全、完整和有效利用，依據《中華人民共和國檔案法》及相關法律法規(guī)，結合我單位的實際情況，特制定本制度。檔案管理制度旨在提高檔案管理的科學性和規(guī)范性，為單位提供準確的信息服務支持。第二章目標1.確保檔案安全：通過科學管理和技術手段，保障檔案的安全性，防止檔案的遺失或損壞。2.提高檔案利用率：通過優(yōu)化管理流程，提高檔案查閱和利用的效率，支持單位的決策和管理。3.促進信息化建設：逐步推進檔案管理的信息化，提升檔案管理的現代化水平。4.建立良好的檔案文化：增強全體員工對檔案管理重要性的認識，營造重視檔案管理的良好氛圍。第三章適用范圍本制度適用于我單位所有部門和員工的檔案管理工作，包括但不限于人事檔案、財務檔案、項目檔案及其他業(yè)務檔案的收集、整理、保管、查閱和銷毀等活動。第四章管理規(guī)范第1節(jié)檔案的收集和歸檔1.檔案收集：各部門應及時收集與本部門工作相關的檔案材料，包含但不限于：-員工登記表-個人簡歷-職業(yè)資格證書復印件-工作考核材料-獎懲記錄-各類審批文件2.檔案整理：檔案材料須按照規(guī)定的格式進行整理，確保字跡工整、內容完整。綜合服務部負責對不符合要求的檔案材料進行整改。3.檔案歸檔：每年定期對新收集的檔案進行整理歸檔，歸檔前需填寫《檔案歸檔清單》，確保檔案的完整性和準確性。第2節(jié)檔案的保管1.檔案保管責任：檔案的保管由綜合服務部專人負責，確保檔案存放環(huán)境符合安全和防護要求。2.存放要求：檔案應存放在專用檔案室內，采取防火、防潮、防盜等措施。檔案室的出入須有專人管理，無關人員不得隨意進入。3.檔案編號和登記：所有檔案應逐一編號登記，并建立檔案管理臺賬，確保檔案的可追溯性。4.檔案定期檢查：每年進行一次檔案的全面檢查，確保檔案的完整性和安全性。第3節(jié)檔案的查閱和借用1.查閱申請：員工或外單位人員需查閱檔案時，應填寫《檔案查閱申請表》，并經綜合服務部審核批準后方可查閱。2.借用規(guī)定：檔案原則上不外借，特殊情況需外借時，須經單位領導批準。借用檔案的人員需簽署《檔案借用協(xié)議》，確保檔案按時歸還。3.查閱注意：查閱檔案時應遵守保密制度，嚴禁對檔案進行涂改、拆換或損壞。如發(fā)現檔案損壞或丟失，需及時報告并處理。第4節(jié)檔案的轉遞1.轉遞申請：檔案轉遞工作由綜合服務部負責，所有檔案轉遞須填寫《檔案轉遞通知單》，并由雙方簽字確認。2.轉遞方式：檔案轉遞應通過機要途徑進行，禁止個人攜帶檔案外出。轉遞的檔案應密封，確保信息安全。3.轉遞登記：對轉進的檔案，應及時核對無誤，并在《檔案轉遞通知單》上簽字確認，確保檔案的完整性。第5節(jié)檔案的銷毀1.銷毀申請：對已達到保存期限的檔案，需填寫《檔案銷毀申請表》，經綜合服務部審核批準后方可銷毀。2.銷毀方式：檔案銷毀應采取安全的方式進行，確保銷毀后的檔案無法恢復。銷毀后需填寫《檔案銷毀證明》，并由參與銷毀的人員簽字確認。3.記錄保存：所有銷毀的檔案記錄應保存至少三年，以備查閱。第五章執(zhí)行流程1.責任分工：各部門應明確檔案管理責任人，確保檔案管理工作落實到位。2.操作流程：檔案的收集、整理、保管、查閱、借用和銷毀等操作流程應遵循本制度的規(guī)定，確保流程的規(guī)范性和一致性。3.培訓教育：定期對全體員工進行檔案管理培訓，提高員工對檔案管理的認知和技能。第六章監(jiān)督機制1.監(jiān)督檢查：綜合服務部應定期對檔案管理工作進行監(jiān)督檢查，發(fā)現問題及時整改。2.評估反饋：建立檔案管理工作評估機制，對檔案管理的質量和效率進行定期評估，并根據評估結果提出改進建議。3.責任追究：對因檔案管理不善導致檔案丟失、損壞的責任人，應依照單位相關規(guī)定進行處理。附則1.解釋權限：本制度由綜合服務部負責解釋。2.適用條件：本制度適用于我單位所有部門和全體員工。3.生效日期：本制度自發(fā)布之日起生效，原有檔案管理制度同時廢止。4.修訂流程：本制度如需修訂，