大型會議組織流程標準

大型會議組織流程標準大型會議組織流程標準會議是一種重要的商務(wù)活動，作為重要的交流形式，會議能夠通過面對面交流、身體語言的溝通，使所有參會人員對交流的信息能夠做出更全面的理解，會議提供雙向的交流機會，可以提問、回答、討論等等，要開好會議，會議的組織、會議與活動的組織流程及實施是一個非常嚴謹?shù)墓ぷ?。第一章會前籌備會前籌備：是會議和活動舉辦前的準備工作，準備工作是會議成敗的關(guān)鍵因素，會前籌備包括：一、確定會議時間要考慮單位的生產(chǎn)任務(wù)周期，為使會議有充分的準備，一般至少給出2-8周的時間提前讓參與活動的人了解活動的安排。因此，會議時間的確定是一個非常重要的決策，要盡早進行。二、會議議程是會議要討論的項目列表，會議的目的就是在對這些項目進行溝通，因此議程是整個會議方案的靈魂，是會議是否能夠成功的關(guān)鍵，因此，議程是整個會議籌備前需要最早確定的事情之一。年會通常的內(nèi)容包括：；經(jīng)濟形勢、行業(yè)發(fā)展趨勢與工作計劃的討論；優(yōu)秀員工發(fā)獎；年終獎、紅包的發(fā)放或宣布；員工才藝表演、團隊競賽；抽獎；聚餐；戶外活動，包括打球、滑雪、旅游等各類項目。在制訂議程的時候，要根據(jù)工作需要、預(yù)算等因素來考慮選擇哪些項目是一定需要的，哪些項目是備選的，哪些項目是全體人員參與，哪些項目是部分人員參與。三、會議通常有三類相關(guān)人員：1、領(lǐng)導(dǎo)小組、2、籌備與接待人員3、參加人員。1、領(lǐng)導(dǎo)小組領(lǐng)導(dǎo)小組是所有重要事項的決策人，包括會議時間、議程、邀請人員、地點等等，為整個會議定下基調(diào)；2、籌備與接待籌備與接待人員的職責(zé)是：按照領(lǐng)導(dǎo)的安排，為領(lǐng)導(dǎo)小組提供會議籌備的具體細節(jié)，提供備選方案，供領(lǐng)導(dǎo)決策，在會議過程中進行接待，并處理突發(fā)事件，因而也是承擔(dān)會議成敗重要責(zé)任的人員，一個會議通常是千頭萬緒的，籌備與接待人員是否有好的方案，考慮是否周全，會很重要。①、精心策劃要做好每一項接待工作，首先必須進行方案的策劃與制定。只有精心策劃、充分準備，接待活動才有可能成為成功的公關(guān)活動。這就要求我們接待人員必須具備較高素質(zhì)，樹立強烈的責(zé)任意識，作為一項政治任務(wù)來完成；要樹立“每一個人都代表企業(yè)形象，每一個人的一言一行都是企業(yè)文化的折射”的思想意識，保證高質(zhì)量地完成每一次接待任務(wù)。有些客人可能一生只到我單位造訪一次，如果這一次的接待工作熱情周到、精心細膩，企業(yè)良好的精神風(fēng)貌、濃厚的文化氛圍和高水平的服務(wù)將會給客人留下終生的印象。我們平時要詳細了解當?shù)亓?xí)俗、名勝古跡、土特產(chǎn)、交通以及各類酒店設(shè)施，包括酒店位置、菜單（品）、餐飲、娛樂設(shè)施、安全保衛(wèi)及價格等，為領(lǐng)導(dǎo)提供分析資料及使用建議，供屆時領(lǐng)導(dǎo)選擇。在接到接待任務(wù)時，我們首先了解來賓的基本情況及要求，如：來賓人數(shù)、姓名、性別、職務(wù)、職稱、年齡、民族、宗教信仰、帶隊人、來訪目的、方式、來訪起訖日期、來訪路線、交通工具、生活習(xí)慣、飲食愛好、禁忌及其它要求等，這是我們做好接待工作的基礎(chǔ)。根據(jù)這些基本資料，提出接待規(guī)格和接待方式并制定接待方案，制訂出符合來賓身份的完善的接待工作方案和實施細則，詳細安排日程、接站、用車、就餐、住宿、會議（會見）、參觀等各項活動，充分考慮到各方面的細節(jié)，并體現(xiàn)一定的創(chuàng)意與創(chuàng)新，制作接待工作清單，對接待工作中的各要素進行全面清點，以確保工作進程的有序性、穩(wěn)定性和連續(xù)性。然后報請領(lǐng)導(dǎo)批準后實施。②、規(guī)范運作每個企業(yè)都有自己的企業(yè)文化，作為展示企業(yè)形象的“窗口”，工作同樣需要有自己的特色和風(fēng)格。因此，要通過公關(guān)接待活動的每一個環(huán)節(jié)著力體現(xiàn)企業(yè)的特色。不論是宏觀的整體方案的策劃還是微觀的接站牌的設(shè)計、匯報材料的寫作甚至接待車輛的停放、接待人員的著裝和精神面貌等等，都要努力凸顯企業(yè)與眾不同之處，讓來賓從接待工作的點點滴滴中感受到企業(yè)的個性，感受到企業(yè)文化的特色。在接待過程中，要嚴格按照方案進行程序化運作，使接待工作中的各個環(huán)節(jié)有序銜接、首尾相連。細節(jié)決定成敗，接待工作來不得半點馬虎，必須處處留心，周密考慮，謹慎行事。在重大的接待工作中，接待工作負責(zé)人在對全局進行總體把握的前提下要隨時根據(jù)接待工作的需要對接待方案予以調(diào)整；具體接待人員則要主動進行全程模擬思考，從準備會議室到用車，從參觀到進餐，對每一個細節(jié)都要細致地思索一遍，以便及時彌補可能存在的疏漏。接待工作人員要“眼觀六路、耳聽八方”，對來賓的一個眼神、一個動作、不經(jīng)意的一句話，都要留意和體會，以便及時采取應(yīng)變措施。這就要求接待人員加強靈活應(yīng)變能力、臨場發(fā)揮能力的訓(xùn)練，提高處理突發(fā)事件、意外情況能力的訓(xùn)練，提高處理突發(fā)事件、意外情況的水平，以便將各類有損作企業(yè)形象的問題解決在萌芽狀態(tài)，確保接待工作實現(xiàn)“零失誤”?；I備與接待人員要有明確的職責(zé)分工，（1）要設(shè)定一個負責(zé)人；（2）要有人專門負責(zé)日程安排及與各部門協(xié)調(diào)；（3）要有人專門負責(zé)聯(lián)系場地、布置會場；（4）有人專門負責(zé)餐飲及外地趕來參會人員的住宿、旅行安排；（5）要有人專門負責(zé)設(shè)計游戲與其他活動；(6)要有專人負責(zé)會議現(xiàn)場的接待事宜，等等。③、參加人員制定接待程序，落實各項細節(jié)：在確定了參加人員名單后，要明確參加人員中，誰坐主席臺；誰是會議的主持人；誰要在會議過程中發(fā)言或演講；誰是嘉賓；誰是參與討論的人；誰要表演、比賽，等等，要針對不同參會人員的需求，給予不同的事先準備和制定接待計劃。1、根據(jù)來賓的基本情況制定合理、舒適、安全的接待計劃，做到讓客人高興而來，滿意而歸。2、根據(jù)來賓級別確定接待規(guī)格和接待方式。3、詳細了解酒店及酒店設(shè)施，包括酒店位置、菜單、餐飲、娛樂設(shè)施、安全保衛(wèi)及價格等告知領(lǐng)導(dǎo)，提供分析及使用建議，以便領(lǐng)導(dǎo)選擇酒店。4、客人抵達前，必須在醒目處懸掛好歡迎詞。5、做好接待前的準備工作，根據(jù)來賓身份預(yù)定房間，會客室（會議室），確定接待人員，相關(guān)資料、接待車輛、水果、鮮花、煙酒、茶水、禮品等。6、提前召開有關(guān)部門協(xié)調(diào)會，明確任務(wù)分工，落實到人（會議記錄、照相、攝像）7、領(lǐng)導(dǎo)審批接待計劃，申請接待費用。四、安排食宿1、提前辦理好住房手續(xù)（房間號應(yīng)盡量避免帶4或其他不吉利的數(shù)字），將房卡拿到，以便使客人抵達賓館后，能快速領(lǐng)取鑰匙進入房間。2、熟知房間數(shù)量及類型（標準間、商務(wù)房、工作人員房間）?？腿擞梅浚焊鞣N類型房間數(shù)、及方向位置（分布的樓層房間號），工作人員用房數(shù)量及位置（后勤工作人員用房需要同客人在同一樓層，并盡可能靠近嘉賓的房間，以便為嘉賓提供快速、周到的服務(wù)）。3、房間布置：客人抵達前必須保證房間清潔衛(wèi)生，同時檢查房間內(nèi)設(shè)施是否能正常使用，按照要求為房間配水果(需每天更換)。4、根據(jù)來賓職務(wù)、性別、習(xí)慣、年齡安排房間。貴賓客人有專人引領(lǐng)至房間。安排房間的原則：根據(jù)不同層次安排不同規(guī)格的房間。5、根據(jù)來賓的生活習(xí)慣、飲食愛好、民族特點，結(jié)合本地飲食特色定餐。要求餐廳整潔、環(huán)境舒適、干凈衛(wèi)生、食品物美價廉。6、根據(jù)接待的不同檔次菜品、酒水可請客人點或預(yù)先點好。所用餐具必須要求做好消毒工作，并且堅決杜絕使用有裂紋的餐具。7、宴請時根據(jù)需要安排打印席卡。8、逐一落實各項細節(jié)。五、接待車輛1、接待用車：保證車輛必須是干凈、整潔。駕駛員必須有極強的責(zé)任心，駕駛經(jīng)驗豐富、服務(wù)態(tài)度好，有一定的接待經(jīng)驗和禮儀知識。2、用車接客時，應(yīng)主動打開（右側(cè)）車門，以手示意請客人上車（小車后排右側(cè)為主，后排左側(cè)為次，司機右側(cè)由隨從人員乘坐）下車時，接待人應(yīng)先下車由車后繞過為客人開門，有隨同人員時，由隨同人員開門并站在車門后側(cè)以手遮在車門上框處，提示客人勿碰撞。3、根據(jù)來賓和迎送人員的人數(shù)，以及行李數(shù)量安排車輛。乘車座位安排應(yīng)適當寬松，正常情況下，附加座一般不安排坐人。如果來賓行李數(shù)量較多，應(yīng)該安排專門的行李車。如果是車隊行進，出發(fā)前應(yīng)明確行車順序，并通知有關(guān)人員，事先講明路線與大致日程安排，注意集合時間及地點，以免行進中發(fā)生錯位。每臺車都將有明顯的標志—號碼；每臺車安排一名陪同人員，負責(zé)提醒客人保持乘坐同一輛車，并在每次上車前統(tǒng)計人數(shù)；4、現(xiàn)場實施過程中，嚴格按照事先制定的接待計劃，實施并執(zhí)行；如有任何特殊情況改變行程，應(yīng)及時通知相關(guān)人員和司機。5、根據(jù)來賓的其他需要安排相應(yīng)車輛進行服務(wù)。6、如果來賓人數(shù)較多，為了在接站時避免混亂，應(yīng)事先排定乘車號和住房號，并打印成表格。在來賓抵達時，將乘車表格發(fā)至每一位來賓手中，使之明確自己所乘的車號。同時，也便于接待人員清點每輛車上的人數(shù)。會議前期的籌備過程中要考慮的，如主席臺的座位安排與姓名牌如何擺放？主持人是否要準備串詞？發(fā)言的人是否要準備投影設(shè)備？嘉賓是否要有標志？表演的人是否需要道具與服裝，等等，都要在參會人員名單確定后，進行準備。六、會議日程，是會議開始前要發(fā)放的關(guān)于會議安排的重要文檔，讓所有參會人員了解會議的地址、詳細內(nèi)容及時間安排，因此，會議日程是非常關(guān)鍵的應(yīng)用文，在這里提供一個春節(jié)活動及公司年度會議所使用的日程模板供大家參考。會議日程與的主要區(qū)別是：是否有具體的時間安排。是在會議前期準備過程中，讓會議及活動的參加人員了解會議項目的文件，在會前發(fā)放，讓相關(guān)的參會人員進行相應(yīng)的準備。會議日程與議程的內(nèi)容相似，但有更加詳細的會議地址、會議內(nèi)容的具體時間安排。XX公司年會日程（范文）經(jīng)過一年的努力進取，公司取得了良好的業(yè)績，為總結(jié)工作，展望公司的發(fā)展前景、表彰優(yōu)秀，公司將舉行年度會議，會議日程如下：會議日期：XXXX年02月05日8：30-17：00會議地址：XX市XX大酒店大會議廳參會人員：公司總部全體員工、分公司經(jīng)理、各項目經(jīng)理、部門負責(zé)人8：30-12：00各部門、項目部匯報上一年度工作情況及下一步工作計劃12：00-13：30午餐，中餐廳及參會人員合影留念13：30-16：00各部門、項目部繼續(xù)匯報上一年度工作情況及下一步工作計劃16：00-16：30分公司經(jīng)理講話16：30-17：00表彰優(yōu)秀員工17：00會議結(jié)束七、會議預(yù)算是會議管理與策劃的重要內(nèi)容之一，會議籌備期間的各個環(huán)節(jié)都會影響會議經(jīng)費預(yù)算，因此，籌備時，會議預(yù)算要進行精心核算，籌備人員應(yīng)及時將會議預(yù)算范本或會議預(yù)算報告上報，并根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)的決策用好會議預(yù)算。會議預(yù)算包括以下6項內(nèi)容：1、交通費用交通費用可以細分為：①出發(fā)地至?xí)?wù)地的交通費用：包括航班、鐵路、公路、客輪，以及目的地車站、機場、碼頭至住宿地的交通；②會議期間交通費用：主要是會務(wù)地交通費用，包括住宿地至?xí)慕煌?、會所到餐飲地點的交通、會所到商務(wù)交際場地的交通、商務(wù)考察交通以及其他與會人員可能使用的預(yù)定交通；③歡送交通及返程交通：包括航班、鐵路、公路、客輪及住宿地至機場、車站、港口交通費用。2、場地費用具體可細分為：①租金：通常而言，場地的租賃已經(jīng)包含某些常用音像設(shè)施，譬如激光指示筆、音響系統(tǒng)、桌椅、主席臺、白板或者黑板、油性筆、粉筆等，但一些非常規(guī)設(shè)施并不涵蓋在內(nèi)——比如投影設(shè)備、臨時性的裝飾物、鮮花、水果、展架等，需要加裝非主席臺發(fā)言線路時也可能需要另外的預(yù)算。②會議設(shè)施租賃費用：此部分費用主要是租賃一些特殊設(shè)備，如投影儀、筆記本電腦、移動式同聲翻譯系統(tǒng)、會場展示系統(tǒng)、多媒體系統(tǒng)、攝錄設(shè)備等，租賃時通常需要支付一定的使用保證金，租賃費用中包括設(shè)備的技術(shù)支持與維護費用。值得注意的是，在租賃時應(yīng)對設(shè)備的各類功效參數(shù)作出具體要求，否則可能影響會議的進行。另外，這些會議設(shè)施由于品牌、產(chǎn)地及新舊不同，租賃的價格可能相差很大。③費用：如果不是特殊要求，通常而言此部分費用包含在會場租賃費用中。如果有特殊要求，可以與專業(yè)的會議服務(wù)商協(xié)商。④其他場地費用：這些費用通常包括：廣告及印刷、禮儀、秘書服務(wù)、運輸與倉儲、娛樂、保健、媒介服務(wù)等，可視會議需要進行采購。對于這些單項服務(wù)支持，籌辦者應(yīng)盡可能細化各項要求，并單獨簽訂服務(wù)協(xié)議。3、住宿費用正常的住宿費除與酒店星級標準、房型等因素有關(guān)外，還與客房內(nèi)開放的服務(wù)項目有關(guān)——譬如客房內(nèi)的長途通訊、洗換、迷你吧酒水、一次性換洗衣物、互聯(lián)網(wǎng)、客房水果、鮮花提供等服務(wù)是否開放有關(guān)。會議籌辦者應(yīng)明確酒店應(yīng)當關(guān)閉或者開放的服務(wù)項目及范圍。4、餐飲費用會議的餐飲費用可以很簡單，也可以很復(fù)雜，這取決于會議議程需要及會議目的在中，已有詳細介紹。茶點基本上是按人數(shù)預(yù)算的，預(yù)算時可提出不同時段茶歇的食物、飲料組合。正餐通常是自助餐，當然也可以采取圍桌式就餐，費用按人數(shù)計算即可（但考慮到會議就餐的特殊性及原材料的預(yù)備，所以預(yù)計就餐人數(shù)不得與實際就餐人數(shù)相差到15％，否則餐館有理由拒絕按實際就餐人數(shù)結(jié)算，而改為按預(yù)定人數(shù)收取費用）5、其他娛樂、演出、保健、旅游項目費用會議室、住宿費用中可能含一部分娛樂項目的費用，會議期間可以利用，但有些項目需要根據(jù)活動安排另行準備預(yù)算。6、雜費雜費是指會議與活動過程中，產(chǎn)生的一些臨時性費用，包括打印、臨時運輸及裝卸、紀念品、模特與禮儀服務(wù)、臨時道具、傳真及其他通訊、快遞服務(wù)、臨時保健、翻譯與向?qū)?、臨時商務(wù)用車、匯兌等等。雜費的預(yù)算很難計劃，通?？梢栽跁?wù)費用預(yù)算中增列不可預(yù)見費用作為機動處理。八、在中，會議籌備人員往往還要負責(zé)所有會議相關(guān)物品的采購、訂制與租賃，在采購前列一個采購清單，并安排好會議采購人員，會使采購進行得有條不紊，且不會產(chǎn)生遺漏。會議物品采購、訂制及租賃主要包含的11項內(nèi)容：1、會議場地租用，可參考：會議地點的選擇與會議議程、參會人員、預(yù)算密切相關(guān)。會議場所的費用，通常在整個預(yù)算中占比較大，同時，場地對參會人員的感受影響也較大，因此，對于籌辦人員來講，場地選擇是個重要的事情。如果公司內(nèi)部有合適的地點選擇，會議地點可以安排在公司內(nèi)部。由于減少了租用場地與設(shè)備，選擇內(nèi)部地點開會可以節(jié)省費用，適合于內(nèi)部會議與活動。由外部的服務(wù)商提供的會議場地，通常有三類地點：①賓館、酒店、②會議中心③飯店這幾類場所。①賓館、酒店許多賓館有專門接待商務(wù)會議的業(yè)務(wù)，由于賓館同時能夠提供住宿和餐飲，因此，對于有食宿需求的會議，是很合適的選擇。②會議中心會議中心屬于專業(yè)從事會議服務(wù)的場所，通常有適合各種規(guī)模的會議室；有專業(yè)的會議相關(guān)設(shè)施；精通會務(wù)服務(wù)的服務(wù)人員；大部分的會議中心也提供餐飲與住宿服務(wù)。③飯店飯店有適合大型活動的房間，同時也提供餐飲服務(wù)。會議場地如果由外部提供，會議籌備人員有可能對場地不是非常了解，有些會議場地甚至?xí)x在與公司不同城市、不同國家的地方，因此，事先踩點就很重要了，不然，等大隊人馬過去開會時，才發(fā)現(xiàn)地點與想象的不一樣就來不及了。如果由于各種原因無法親自去踩點，也就由熟悉會議需求的人，幫助觀察，或了解熟悉場地的其他用戶對場地的評價，了解場地的設(shè)施等級。1、住宿、娛樂、演員、旅行目的地預(yù)訂2、車輛使用及租賃安排3、票務(wù)預(yù)訂提供機構(gòu)選擇4、租賃5、會場布置所需物品訂制，如指示牌、會標、背景板、展架、易拉寶、鮮花、條幅等等。會場布置雖然是個細節(jié)，但卻是整個會議的一個面子問題，給參會者留下對會議的第一印象，是非常重要的。會場布置通常由會議場所提供方和會議籌備人員配合完成，在會場布置之前，通常會出個會場布置方案，甚至畫出會場布置的效果圖，報告給會議領(lǐng)導(dǎo)小組來審批。會場布置總體要求會場布置要與會議的內(nèi)容相匹配，根據(jù)會議內(nèi)容可把會場布置為：喜慶熱鬧的、動感活躍的、嚴謹商務(wù)的等等。會議場所的室外布置會議場所的室外及入口布置可根據(jù)需要選擇：1、主會標2、歡迎拱門、條幅3、彩球、鮮花、氦氣球4、地毯5、展架、易拉寶、廣告板6、引導(dǎo)牌7、燈箱8、簽到臺9、休息座椅等會議場所的室內(nèi)布置會議場所的室內(nèi)布置可根據(jù)需要選擇：1、會標、背景板2、主席臺、聽眾席、演講臺的布置，3、鮮花、彩球、彩帶等裝飾4、5、燈光、電源設(shè)備6、茶點，7、獎品、禮品、活動道具8、桌牌、名牌9、攝像設(shè)備，等7、禮品、獎品、紀念品、演出道具采購清單8、、水果、飲用瓶裝水等9、接待物品采購，包括：吊帶、胸牌、姓名卡、桌卡、簽到簿、簽到筆、指示牌、紙筆等辦公用品10、會議相關(guān)印刷品需要提前確實內(nèi)容，提供印刷服務(wù)供應(yīng)商，以確保在會議召開前印刷完成。會議相關(guān)的印刷品，包括：請柬、會議宣傳單、代表名錄、會議日程表、參會人員信息登記表、會議評估反饋表、住宿安排表、居住區(qū)域地圖、城市地圖、廣告材料，等11、與會議相關(guān)的其他物品各類物品的采購、訂制、租賃，都要選擇可靠的供應(yīng)商，以免出現(xiàn)產(chǎn)品質(zhì)量達不到要求、送貨不及時、售后服務(wù)跟不上等問題九、有些會議或活動需要邀請某些特定的人來參加，因此，要給他們發(fā)送請柬或邀請函，請柬與邀請函的內(nèi)容為被邀請者提供了會議的相關(guān)信息，為了讓被邀請者了解會議信息，請柬與邀請函的內(nèi)容應(yīng)體現(xiàn)7類信息，在此提供請柬與邀請函范文供參考。請柬與邀請函具備的7項信息：1、活動類型2、活動日期、時間與會期3、會議邀請者與被邀請者4、會議地點5、是否需要回復(fù)(會議回執(zhí))6、提供的餐飲7、其他信息，如著裝要求、地圖、旅行安排等邀請函范文XXX先生/女士：XX公司將于2月5日8：30-17：00，舉辦公司年會，特邀請合作伙伴派員參加。如下：……會議地點在XX國際會議中心中餐廳，會議提供午餐及茶點。請貴公司于2月2日前提供參會人員人數(shù)及名單。因有團隊活動，參會者請備休閑裝。會議中心地址：XX街XX號，公司接送車輛8：00，由火車站接參會者到會議中心。XX公司1月9日請柬與邀請函要提前發(fā)出，以便參考者提前安排時間；請柬與邀請函的樣式、紙張取決于會議與活動的類型，可以是卡片，也可以是信函的形式，越是重要的會議，請柬與邀請函的越高；對有回復(fù)要求的請柬與邀請函要做好跟蹤，對回復(fù)要及時登記，以便統(tǒng)計精確的人數(shù)，人數(shù)在預(yù)定、住宿等項時，非常重要，也與會議的密切相關(guān)。第二章會議地點的選擇是屬于會前籌備的一部分，但單獨作為一節(jié)來講，是因為會議地點選擇的非常重要，甚至是影響會議成敗的關(guān)鍵因素，參會人員對會議感受、會議預(yù)算都與會議地點的選擇關(guān)系密切。一、在后，要對會議場地進行評估，可參考如下16個項目：1、會議場地交通便利程度、是否能夠提供班車、班車是否免費2、停車場3、安全情況、保安服務(wù)質(zhì)量4、電信聯(lián)絡(luò)便利性5、裝修與外觀6、清潔程度7、大堂、衛(wèi)生間裝修、設(shè)施、清潔8、食品、茶點（可參考：）9、餐飲服務(wù)水平10、工作人員表現(xiàn)11、服務(wù)水平12、供暖、空調(diào)、照明設(shè)施13、住宿設(shè)施14、15、休閑設(shè)施16、其他設(shè)施與服務(wù)以上項目逐項按好、中、差打分。在會議籌備階段，先選擇2-3個備選地點，逐一列出其優(yōu)劣，提交會議的領(lǐng)導(dǎo)小組決定最終的會議地址，以將保障會議地點與會議要求相符合。會議座位安排，如何安排會議座位是會議籌備人員不能忽略的一個細節(jié)，會議室座位安排既要保證所有的參會人員能夠看到和聽到發(fā)言人的發(fā)言，還要考慮就座的禮儀，會議座位安排禮儀。二、會議座位安排，如何安排會議座位是會議籌備人員不能忽略的一個細節(jié)，會議室座位安排既要保證所有的參會人員能夠看到和聽到發(fā)言人的發(fā)言，還要考慮就座的禮儀，會議座位安排禮儀。會議室座位安排通常有五種方式：1、圓桌會議型所有人轉(zhuǎn)著桌子就座，方便所有人參與討論，通常用于小型會議及需要討論較多的會議。盡管圓桌會議型就座人員相對平等，但仍然需要注重就座的禮儀，可在座位上擺放姓名牌，用于提醒就座的次序。2、正式演講型正式演講時，要給演講者、發(fā)言人一張講臺或辦公桌，方便演講者站立或座著講話，同時，還要根據(jù)演講人的要求及演講需要，擺放相應(yīng)的音像輔助設(shè)備。聽眾在演講者對面，按排坐，面向演講者。這樣的布置有利于演講者與聽眾的溝通。這種座位排列方式，應(yīng)稍微多提供一些座位，因為在中間的座位有可能是空的，聽眾通常不會座得非常滿。3、小組討論型據(jù)會議的需要，把座位分成幾個圓桌型，在會議主要發(fā)言人發(fā)言結(jié)束后，參會人員將分成幾個小組進行討論，培訓(xùn)經(jīng)常采用這種形勢，方便對課題進行小規(guī)模的深入研討，保證更多的人對議題表達意見。4、就餐座位安排對于正式的晚餐或宴請，應(yīng)選擇這種方式安排座位，在餐桌上要擺放桌號提示牌，或提供座位用于表示就座的次序，可在參會人員的請柬上標明就餐的餐桌號。5、禮儀型有些非常正式的會議，對就座禮儀要求很高，例如有上級領(lǐng)導(dǎo)、重要嘉賓參加的會議，在主席臺上就座的人，如何安排座位一定要參照禮儀指導(dǎo)書，并事先征求會議領(lǐng)導(dǎo)小組、領(lǐng)導(dǎo)及嘉賓本人或秘書的意見。三、會議籌備過程中，一定要事先確定各類用餐的次數(shù)，把每次用餐都考慮周全，并確定所有用餐的時間、提供者、菜單與費用。安排食品飲料時，需要了解是否有特別飲食要求的參會人員，如素食或清真食品。會議的食品飲料有兩類：1、茶點茶點包括會中茶點、咖啡、茶，在會議期間提供。茶點的種類可分為西式與中式2種：西式基本上以咖啡、紅茶、西式點心、水果等為主，中式則以開水、綠茶或者花茶、果茶、水果、咖啡、水果及點心為主?？梢苑旁跁h室內(nèi)的桌上供參會人員享用，也可以放在會議室外部，由參會人員外出休息時享用，具體提供時間、種類、數(shù)量、服務(wù)要求，需事前則會議籌辦人員與會議場所提供商協(xié)商。2、正餐正餐分為午餐、晚餐、早餐。午餐因會議通常在上下午均有安排，因此有一定工作餐性質(zhì)，以安排自助餐為主；晚餐系主要用餐，通常是會議程序的一部分，擁有較正式的規(guī)格，期間可能會安排領(lǐng)導(dǎo)講話、用餐人員相互敬酒等環(huán)節(jié)；早餐除非是安排好的早餐會，通常是非正式的，僅為住宿人員提供，費用包含在住宿費用中，在預(yù)定住宿時，要與住宿提供者協(xié)商早餐的安排。食品飲料的提供者也就是食品的提供渠道，通常有：1、內(nèi)部食堂；2、外部餐飲提供商，包括小型餐飲公司、飯店；3、會議或住宿場所提供；4、自行采購，有些茶點、飲料可自行采購。四、安排任何會議與活動，都應(yīng)該事先確定是否需要在會議室使用音像輔助設(shè)備，由于音像輔助設(shè)備能夠表現(xiàn)事先準備的內(nèi)容，會議室設(shè)備是否準備妥當會影響會議的效果，所以，使用音像輔助設(shè)備有以下幾個優(yōu)點：①可事先準備圖片與圖表，便于觀眾理解演講的內(nèi)容；②運用音像輔助設(shè)備能夠顯示專業(yè)的演講與報告水平；③音像輔助設(shè)備可顯示現(xiàn)場書寫的內(nèi)容，方便與觀眾溝通；④幫助觀眾集中精力聽講與討論，而不需要做筆記。會議常用的音像輔助設(shè)備有以下7類：1、白板白板通常能在上面進行書寫的鐵制大塊白板，可反復(fù)擦除上面的筆跡，也可以用磁吸將紙張粘在上面展示內(nèi)容，因此，在準備白板的同時，要準備白板筆、板擦、磁吸（也叫磁釘、磁扣、磁粒、磁貼）、大張的白板紙、打印紙等。2、計算機有些演講人不方便攜帶筆記本電腦，可將其演講、展示的內(nèi)容事先拷貝