工程資料管理管理制度-1

工程資料管理管理制度工程資料管理管理制度11．總則1.1為確保工程檔案的齊全、完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)，確保檔案案卷合格率，使工程檔案管理順利達到《建設(shè)工程文件歸檔整理規(guī)范》的要求，特制定本制度。1.2基本建設(shè)工程檔案資料是指在整個建設(shè)項目,從醞釀、決策到建成投產(chǎn)的過程中形成的有歸檔保存價值的文件資料,包括項目的提出、調(diào)研、可行性研究、評估、勘測、設(shè)計、施工、調(diào)試、竣工等工作活動中形成的文字材料、圖紙、圖表和其它載體的材料。1.3基本建設(shè)工程檔案資料是國家、企業(yè)的寶貴財富，是勘測、設(shè)計、施工和管理人員的勞動結(jié)晶。依據(jù)《中華人民共和國檔案法》，各級人員做好文件材料的立卷歸檔工作是各自的義務(wù)和崗位職責(zé)，各級人員應(yīng)對自己負責(zé)的項目所形成的、具有保存價值的文件材料，認(rèn)真做好立卷歸檔工作，并確保檔案的完整性、準(zhǔn)確性。2工程檔案管理制度2.1檔案資料管理2.1.1工程檔案資料工作是工程建設(shè)過程的一部分，應(yīng)納入建設(shè)全過程管理并與工程建設(shè)同步。行政部集中統(tǒng)一管理本工程全過程的技術(shù)檔案資料，對工程文件材料的'形成、積累、收集、歸檔工作進行監(jiān)督、檢查，并負責(zé)工程技術(shù)檔案資料的接收和移交。2.1.2工程建設(shè)中，各種技術(shù)資料交由行政部統(tǒng)一管理發(fā)放，各有關(guān)部門和單位指定專人辦進領(lǐng)用手續(xù)。2.1.3設(shè)備到貨后，由技術(shù)部匯同有關(guān)部門開箱驗收后，設(shè)備資料（歸檔的發(fā)給施工單位的）統(tǒng)交行政部統(tǒng)一管理，造冊登記并建立收發(fā)明細帳。各單項工程總體驗收由技術(shù)部對其各種技術(shù)文件和竣工資料進行查驗，各項工程竣工決算的最后付款必須由技術(shù)部對竣工資料簽收合格后支付。2.1.4購置技術(shù)資料、圖書、標(biāo)準(zhǔn)由行政部門統(tǒng)一申請，經(jīng)批準(zhǔn)后按計劃辦理，或委托有關(guān)部門自行辦理。凡購置技術(shù)資料、圖書、標(biāo)準(zhǔn)的報銷憑證，一律由檔案室簽收后方可辦理報銷手續(xù)。2．2歸檔文件的質(zhì)量規(guī)定2.2.1凡合同、協(xié)議等文件材料均應(yīng)為正本（即必須有各方代表符合規(guī)定的親筆簽名，有單位蓋章欄目的還必須加蓋單位公章歸檔，簽字方不能用副本或復(fù)印件歸檔）。2.2.2施工技術(shù)記錄、工程簽證單、試運記錄、設(shè)計修改通知單（含工程聯(lián)系單）等表格和數(shù)據(jù)均應(yīng)用70g以上的白色書寫材料書寫并原件（如表式為復(fù)印件，數(shù)據(jù)雖用合格材料書寫也不能作為原件；驗收簽證單中的各方人員必須簽名齊全，不能以蓋章或打印件代替簽名）歸檔。2.2.3調(diào)試措施，方案和報告等均應(yīng)為油印件或激光打印機打印件，不能用復(fù)印件或普通色帶打印件，以保證字跡的耐久性。2.2.4主送和抄送本單位的文件材料均應(yīng)以紅頭文件（不能用復(fù)印件）歸檔。2.2.5書寫規(guī)定A）書寫字跡工整，圖樣清晰。B）書寫墨水應(yīng)為碳素墨水，嚴(yán)禁用圓珠筆或鉛筆書寫。C）文件書寫格式應(yīng)用橫行排列，文件段落，章節(jié)編排，按有關(guān)文件編寫要求；漢字簡化應(yīng)符合國家頒發(fā)的有關(guān)規(guī)定。3工程文件收發(fā)及管理規(guī)定為加強工程文件收發(fā)管理，理順傳遞關(guān)系，并按工程進度作好工程文件的提供利用，特制定本制度。3.1工程文件接收3.1.1各單位提供給技術(shù)部的工程文件（工程技術(shù)文件、圖紙資料）由行政部統(tǒng)一接收；上級黨政主管機關(guān)所發(fā)的行政及黨務(wù)方面的文件也由行政部統(tǒng)一接收。3.1.2技術(shù)部其它部門或個人從外單位帶回或通過其它途徑收到的工程文件，一律交行政部。3.1.3設(shè)備文件，技術(shù)部匯同有關(guān)部門對設(shè)備開箱驗收后，及時將設(shè)備資料立卷歸檔；設(shè)備文件資料由行政部統(tǒng)一歸口發(fā)放給有關(guān)單位。3.1.4技術(shù)部對接收的工程文件資料，必須進行數(shù)量和外觀質(zhì)量檢查，發(fā)現(xiàn)問題應(yīng)及時通知寄發(fā)單位補發(fā)。3.1.5登記完畢的工程文件，應(yīng)及時予以處理，在保證歸檔份數(shù)后，應(yīng)按技術(shù)部領(lǐng)導(dǎo)審定的工程文件及時分發(fā)給有關(guān)單位和部門。3.1.6對接收的密級文件資料，要嚴(yán)格按保密規(guī)定妥善收存，并認(rèn)真執(zhí)行密級文件資料的借閱規(guī)定。3.2工程文件資料發(fā)放3.2.1分發(fā)外單位和部門的工程文件資料由行政部統(tǒng)一辦理。3.2.2呈送上級單位的工程文件由技術(shù)部領(lǐng)導(dǎo)確定發(fā)放單位和數(shù)量。3.2.3為避免工程文件資料分發(fā)過程中可能出現(xiàn)的錯發(fā)現(xiàn)象，圖紙、資料領(lǐng)取單位應(yīng)指定領(lǐng)取人名單，并書面通知行政部；行政部按指定名單發(fā)放工程文件資料。4行政部門檔案管理職責(zé)參建單位（總承包、發(fā)包、建設(shè)、設(shè)計、施工、監(jiān)理、承辦單位）應(yīng)按各自的職責(zé)，將負責(zé)承建、承辦的項目文件材料進行收集、積累、整理，按照歸檔要求移交建設(shè)單位。項目實行總承包的，由總承包單位負責(zé)對其總包項目的文件從形成到編制的全過程進行監(jiān)督、檢查與指導(dǎo)。并負責(zé)組織、協(xié)調(diào)分包單位的歸檔工作。按規(guī)定向建設(shè)單位提交全套完整、準(zhǔn)確系統(tǒng)的符合檔案規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)的項目檔案。由建設(shè)單位分別向幾個單位發(fā)包的，由各承包單位負責(zé)收集、積累、整理其承包項目的全部文件。設(shè)計單位：負責(zé)對形成的基礎(chǔ)材料和項目設(shè)計等文件進行收集、積累、整理。監(jiān)理單位：負責(zé)對各參建單位在工程建設(shè)中文件的形成及竣工檔案的編制進行監(jiān)督與審核，特別是對竣工圖完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)進行監(jiān)督和審查。負責(zé)收集、積累、整理、歸檔項目監(jiān)理文件。建設(shè)單位委托監(jiān)理單位負責(zé)監(jiān)督、檢查項目文件的收集、積累和完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)情況，并審核、簽署。同時向建設(shè)單位提交有關(guān)專項報告。驗證材料及其他監(jiān)理文件。試運行單位：負責(zé)收集、積累、整理在生產(chǎn)技術(shù)準(zhǔn)備和試運行中形成的文件。5施工單位歸檔范圍負責(zé)提交施工，安裝全部技術(shù)記錄（含隱蔽工程的各種資料）。負責(zé)提交分部試運記錄及驗收簽證書。負責(zé)提交分部試運階段的方案、措施。負責(zé)提交全部機組建設(shè)期間的工程聯(lián)系單及總結(jié)。負責(zé)提交檔案歸檔的目錄清單(含電子版目錄)。調(diào)試單位歸檔范圍。負責(zé)提交所承擔(dān)的調(diào)試項目的調(diào)試方案、措施與調(diào)試報告等。負責(zé)提交調(diào)試過程中設(shè)備缺陷處理記錄。負責(zé)提交調(diào)試過程中變更設(shè)計資料及調(diào)試工作總結(jié)。負責(zé)提交檔案歸檔的目錄清單(含電子版目錄)。設(shè)計單位歸檔范圍負責(zé)提交項目（工程）各設(shè)計階段的設(shè)計文件。負責(zé)提交全部設(shè)計修改通知單。負責(zé)按時提交全套完整的竣工圖（一式八份）。并切實執(zhí)行竣工圖編制的有關(guān)規(guī)定。負責(zé)提交設(shè)計總結(jié)。負責(zé)提交檔案歸檔的目錄清單(含電子版目錄)質(zhì)量監(jiān)督部門（質(zhì)量監(jiān)督中心站與質(zhì)量監(jiān)督站）監(jiān)理部門歸檔范圍負責(zé)提交監(jiān)理過程中形成的有關(guān)工程質(zhì)量，工期、投資監(jiān)理等方面的全部文件材料。監(jiān)理各專業(yè)負責(zé)人對施工單位、調(diào)試單位、質(zhì)量監(jiān)督部門的歸檔案卷實施審查，對被監(jiān)理單位歸檔文件的完整性、準(zhǔn)確性、系統(tǒng)性負責(zé)，并在案卷內(nèi)備考表審核人欄簽署。負責(zé)提交設(shè)計、施工、安裝、調(diào)試等單位歸檔完整齊全的證明材料。對不符合歸檔要求檔案的處理：對各單位提供的不符合規(guī)定的案卷和案卷內(nèi)的文件，行政部有權(quán)退回立卷歸檔單位,立卷歸檔單位應(yīng)按檔案管理的有關(guān)規(guī)定進行整改,直至提交符合規(guī)定要求的案卷及案卷文件材料。本公司全部文書、技術(shù)檔案及資料均可借閱、利用。本著既能保守檔案機密，又能充分發(fā)揮檔案凡因工作需要借閱者，須辦理下列手續(xù)：6檔案、資料借閱制度5.1借閱檔案、資料一般只需由本人填寫借閱登記即可（注明：用途、領(lǐng)用時間、歸還時間）。歸還時管理人員要對其檢查之后方可歸檔。5.2借閱檔案、秘密技術(shù)檔案和資料，須填寫借閱單，經(jīng)部門經(jīng)理簽字同意即可。5.3絕密文書、技術(shù)檔案和資料一般不借出、不復(fù)制、不攝影，如確因工作需要，應(yīng)在借閱單上注明范圍、內(nèi)容、用途，先經(jīng)部門經(jīng)理同意，主管副總批準(zhǔn)、檔案人員只能按其范圍、要求、內(nèi)容提供利用。5.4外單位人員借閱檔案、資料者，憑單位介紹信，信上要注明查閱范圍、內(nèi)容、用途，屬機密、絕密檔案或資料，應(yīng)主管副總同意，總經(jīng)理批準(zhǔn)方能借閱。5.5借閱的檔案材料要妥善保存，不得損壞、勾劃、刪改、加注、拆頁等。借閱人必須妥善保管，防止丟失和泄密。未經(jīng)同意，不得復(fù)印、抄錄和轉(zhuǎn)借，不能見檔案內(nèi)容公開出去。如遇丟失，要及時寫出丟失報告，在沒有做出處理前停止借閱。5.6借閱時間在兩周以內(nèi)，如需繼續(xù)使用可辦續(xù)借手續(xù)。對特殊情況需較長時間利用的要經(jīng)主管副總批準(zhǔn)，但年末要將所借檔案交到檔案室進行清點、核對后重新借出。對長期借閱檔案不歸還，又不說明原因，不辦理續(xù)借手續(xù)的，行政人員要通知借閱部門負責(zé)人負責(zé)催還，否則對其整個部門暫停借閱。并嚴(yán)格按經(jīng)濟責(zé)任制考核辦法執(zhí)行。5.7凡借有檔案、資料者，在工作調(diào)動、單位撤銷、退職、退休、生病住院或借后暫不使用者，必須將檔案或資料退回行政部，否則不能辦理調(diào)離手續(xù)。同時行政部如因工作需要有權(quán)將檔案、資料調(diào)回行政部。工程資料管理管理制度2一、對文件的管理1、收到建設(shè)局等政府有關(guān)部門發(fā)放的文件后,工程部資料員做好《文件收文登記表》,如須發(fā)放到施工單位、監(jiān)理單位的,復(fù)印后及時發(fā)放并做好《文件發(fā)文記錄》。2、對發(fā)放到施工單位、監(jiān)理單位的通知等,須保留一份在工程部,做好《文件發(fā)文登記》、《文件存檔記錄》。3、對施工單位、監(jiān)理單位提交的文件、報告等,做好《文件收文登記》,如要回復(fù)的,經(jīng)辦人應(yīng)及時呈有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批閱處理回復(fù)。4、所有文件,須經(jīng)資料員同意后方可借出,并應(yīng)填寫《借閱登記》。二、對施工圖紙、設(shè)計變更通知的管理1、設(shè)計院發(fā)放到本公司工程部的施工圖紙、設(shè)計變更等要做好《圖紙(設(shè)計變更)收文登記表》。2、在收到設(shè)計院發(fā)放的圖紙(設(shè)計變更)后,應(yīng)及時把圖紙(設(shè)計變更)及時放發(fā)到施工單位(或監(jiān)理單位),并做好《圖紙(設(shè)計變更)發(fā)文登記表》,但須保留一份在工程部存檔。三、對合同等管理1、對于施工合同、監(jiān)理合同、施工許可證、規(guī)劃許可證、質(zhì)量報監(jiān)登記書、安全監(jiān)督登記書等,原件留在公司存檔,工程部保存一份復(fù)印件并注明原件的去處。2、如須借出施工合同、監(jiān)理合同、施工許可證、規(guī)劃許可證、質(zhì)量報監(jiān)登記書、安全監(jiān)督登記書等原件,須經(jīng)工程部經(jīng)理同意方可外借。四、施工技術(shù)資料的管理1、要求施工單位在每棟樓的基礎(chǔ)、主體、竣工驗收前把施工技術(shù)資料交工程部檢查驗收通過后方可提交縣監(jiān)督站申請驗收。2、對于圖紙會審、開工令,基槽、主體、竣工驗收的通知書、驗收報告,質(zhì)量保修書等需要我公司簽字、蓋章的,在領(lǐng)導(dǎo)簽字、蓋章后保留一份在工程部并進行歸檔。3、在竣工驗收后,督促施工單位提交兩套竣工資料,一套交當(dāng)?shù)亟ㄔO(shè)行政主管部門備案,一套留本公司工程部存檔。對于備案資料應(yīng)及時辦理,備案后把通過備案的《備案表》留一份工程部存檔。4、工程部定期(每月一次)對工程資料管理進行檢查發(fā)現(xiàn)問題及時督促施工、監(jiān)理單位進行整改,確保工程資料完整。五、對于施工過程中發(fā)生的工程質(zhì)量缺陷、問題、事故資料管理在施工過程中,若發(fā)生質(zhì)量缺陷、問題、事故,要求施工單位提交《質(zhì)量缺陷(問題、事故)處理方案》,處理方案經(jīng)工程部經(jīng)理同意后進行存檔。六、監(jiān)理單位提交的工程技術(shù)資料按現(xiàn)行國家文檔規(guī)范收集、整理、歸檔。七、對于工程簽證資料的管理簽證單主要按簽證規(guī)程操作,但要求做好《簽證單(簽證申請表)收發(fā)登記表》及《簽證單存檔記錄》。八、對工程部工程日記的管理工程部的每一位員工須把每天工地施工現(xiàn)場情況、遇到問題及解決方法記錄到工程日記上,每月5日前把上月的施工日記交予資料員提交工程部經(jīng)理審查并做好存檔。九、對書籍的管理1、對本公司工程部所購買的書籍,資料員須編號并做好《書籍目錄》。2、所有的書籍,須經(jīng)資料員同意后方可借出,并應(yīng)填寫《借閱登記》。借閱人須妥善保管所借書籍資料,如有遺失應(yīng)原價賠償。十、根據(jù)實際情況,對上述工程技術(shù)資料由資料員統(tǒng)一進行計算機信息管理,以便查閱。工程資料管理管理制度3一、工程項目資料分類:1、文字資料:(1)工程項目合同;(2)監(jiān)理工程師大綱、規(guī)劃、條例,監(jiān)理月報,指令,通知,函件;(3)承包商報告、函件;(4)業(yè)主指令、通知;(5)設(shè)計圖紙和設(shè)計文件;(6)會議紀(jì)要;(7)工程質(zhì)量事故核查處理報告;(8)施工組織設(shè)計;(9)施工進度計劃;(10)工程報表;(11)經(jīng)濟簽證;(12)現(xiàn)場技術(shù)核定單;(13)認(rèn)質(zhì)單;(14)認(rèn)價單;(15)工程款支付申請單;(16)工程竣工資料;(17)工程檢查驗收資料;(18)公司內(nèi)部文件資料;(19)各種電子文檔2、圖片圖象資料:工程項目照片、錄音帶、錄像帶;3、電腦部份:現(xiàn)場項目管理資料;二、工程項目資料的管理職責(zé):1、項目主管負責(zé)工程項目現(xiàn)場的資料管理;2、現(xiàn)場工程項目人員應(yīng)及時做好現(xiàn)場資料的收集、整理、歸檔,確保工程項目資料的完整、正確和安全;三、工程項目資料管理規(guī)定:1、工程現(xiàn)場每周必須進行工程項目資料整理歸檔工作;2、現(xiàn)場檔案資料管理員負責(zé)審查檔案資料,整理齊全后保存;3、借閱工程資料必須履行手續(xù),不得遺失,更換;4、工程項目資料必須建立資料臺帳、資料目錄。四、工程項目文件資料的簽收傳遞規(guī)定:1、設(shè)立文件簽收本,一切文件資料必須送達時要求簽收;2、設(shè)立文件發(fā)文本,一切文件資料必須發(fā)送時要求接收人簽收;3、公司內(nèi)部指令,通知、報告必須采取書面形式,均具實名;4、對監(jiān)理工程師、承包商所有文件資料必須采取書面形式,均具實名;5、所有對內(nèi)對外文件資料必須按職責(zé)規(guī)定權(quán)限審查簽發(fā)。6、工程項目竣工移交后,現(xiàn)場的文件資料按公司規(guī)定和要求進行交接。五、工程項目管理規(guī)定表格:管理通用表格附后,工程管理過程中必須采用相關(guān)表格。工程資料管理管理制度4一、工程項目資料分類:1、文字資料:(1)工程項目合同;(2)監(jiān)理工程師大綱、規(guī)劃、條例,監(jiān)理月報,指令,通知,函件;(3)總包單位報告、函件;(4)建設(shè)單位指令、通知;(5)設(shè)計圖紙和設(shè)計文件;(6)會議紀(jì)要;(7)工程質(zhì)量事故核查處理報告;(8)施工組織設(shè)計;(9)施工進度計劃;(10)工程報表;(11)經(jīng)濟簽證;(12)現(xiàn)場技術(shù)核定單;(13)現(xiàn)場材料價格回執(zhí)單;(14)工程款支付申請單;(15)工程竣工資料;(16)工程檢查驗收資料;(17)公司內(nèi)部文件資料;2、圖片圖象資料:工程項目照片;3、電腦部份:現(xiàn)場項目管理資料;二、工程項目資料的管理職責(zé):1、建設(shè)單位工程項目經(jīng)理負責(zé)現(xiàn)場的資料管理;2、現(xiàn)場工程管理人員應(yīng)及時做好現(xiàn)場資料的收集、整理、歸檔,確保工程項目資料的完整、正確和安全;三、工程項目資料管理規(guī)定:1、工程現(xiàn)場每周必須進行工程項目資料整理歸檔工作;2、現(xiàn)場檔案資料管理員負責(zé)審查檔案資料,整理齊全后保存;3、借閱工程資料必須履行手續(xù),不得遺失,更換;4、工程項目資料必須建立資料臺帳、資料目錄。四、工程項目文件資料的簽收傳遞規(guī)定:1、設(shè)立文件發(fā)文簽收登記本,一切文件資料發(fā)送、送達時必須要求簽收;2、公司內(nèi)部指令,通知、報告必須采取書面形式,均具實名;3、對監(jiān)理工程師、總包單位所有文件資料必須采取書面形式,均具實名;4、所有對內(nèi)對外文件資料必須按職責(zé)規(guī)定權(quán)限審查簽發(fā)。5、工程項目竣工移交后,現(xiàn)場的文件資料按公司規(guī)定和要求進行交接。工程資料管理管理制度5文件資料的歸檔應(yīng)做到分類保存、編目清晰、標(biāo)識明確、裝訂整齊。資料的填寫應(yīng)做到字跡工整、簽字齊全、規(guī)范,內(nèi)容正確。1、收發(fā)文件管理制度1)對外發(fā)文應(yīng)由部門負責(zé)人或項目負責(zé)人審批簽發(fā),做好收發(fā)文記錄,接收人簽字。2)文件包括公司外發(fā)文件、公司內(nèi)發(fā)或傳閱文件兩部分。3)外發(fā)文件的具體要求公司外發(fā)文件在發(fā)放記錄上注明原件存放處,辦公司室統(tǒng)一標(biāo)識發(fā)放文件編號。4)公司內(nèi)發(fā)或傳閱文件的具體要求(1)公司內(nèi)發(fā)或傳閱文件在收發(fā)、傳閱記錄上簽字,注明原件存放處。(2)建設(shè)單位、設(shè)計單位、監(jiān)理單位及其他外部單位對公司的發(fā)文,由辦公室統(tǒng)一接收,并及時上報公司經(jīng)理,由公司經(jīng)理簽署意見。(3)建設(shè)單位、設(shè)計單位、監(jiān)理單位及其他外部單位對項目部的發(fā)文,由項目部接收,由項目負責(zé)人簽署意見,項目負責(zé)人根據(jù)具體情況上報公司。(4)項目發(fā)放施工隊的文件規(guī)定:發(fā)放施工隊的文件、通知(不含技術(shù)交底),均在項目備案,同時由發(fā)放責(zé)任人保存原件和發(fā)放記錄。2、竣工資料1)項目經(jīng)理部按竣工驗收條件的規(guī)定,認(rèn)真整理工程竣工資料。2)竣工資料的內(nèi)容應(yīng)包括:工程技術(shù)檔案、工程質(zhì)量保證資料、工程檢驗評定資料、竣工圖,規(guī)定的其它應(yīng)交資料。3)竣工資料的整理應(yīng)符合下列要求:(1)工程技術(shù)檔案的整理應(yīng)始于工程開工,終于工程竣工,真實記錄施工全過程,可按形成規(guī)律收集,采用表格方式分類組卷。(2)工程質(zhì)量保證資料的整理應(yīng)按專業(yè)特點,根據(jù)工程的內(nèi)在要求,進行分類組卷(3)工程檢驗評定資料的整理應(yīng)按單位工程、分部工程、分項工程劃分順序,進行分類組卷。(4)竣工圖的整理應(yīng)區(qū)別情況按竣工驗收的要求組卷。4)交付竣工驗收的施工項目必須有與竣工資料目錄相符的分類組卷檔案。承包人向發(fā)包人移交由分包人提供的竣工資料時,檢查驗證手續(xù)必須完備。3、文件、資料保密規(guī)定1)公司全體員工要樹立愛護公司資料,保守公司秘密的觀念。2)未經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)同意,任何人不得私自拷備或復(fù)印資料,轉(zhuǎn)借他人使用酌情給予處罰。3)歸檔的公司文件未經(jīng)公司經(jīng)理同意不得外借;工程資料管理管理制度61、由項目部辦公室負責(zé)管理性文件的收發(fā)、傳閱、編制清單歸類保存。由項目技術(shù)負責(zé)人負責(zé)施工圖、技術(shù)核定單、變更通知單的收發(fā)，負責(zé)編制目錄，分發(fā)清單，所有施工圖的持有人應(yīng)對圖紙的修改，變更及時標(biāo)識。2、所有文件資料由文件批準(zhǔn)人決定發(fā)放范圍和份數(shù)，文件發(fā)放人應(yīng)填寫《文件和資料發(fā)放登記表》，按發(fā)放范圍和數(shù)量發(fā)放文件，并做好編號及登記。3、文件領(lǐng)用人在收到文件和資料時，應(yīng)在文件發(fā)放的表格上登記簽字。4、在發(fā)放過程中，文件使用部門應(yīng)及時撤出作廢/失效文件。5、當(dāng)文件使用人的文件破損嚴(yán)重，影響使用時，應(yīng)向文件發(fā)放部門辦理更換手續(xù)，交回破損文件，補發(fā)新文件、編號不變，文件發(fā)放部門應(yīng)將原破損文件收回處理。6、文件使用人文件丟失后，應(yīng)向文件發(fā)放部門辦理補領(lǐng)手續(xù)，在補領(lǐng)申請時必須作出書面說明，文件發(fā)放部門在補發(fā)文件時應(yīng)重新進行分發(fā)編號，并注明作廢。7、在用有效文件控制清單，項目部辦公室負責(zé)編制管理性《有效文件控制清單》，項目工程部負責(zé)編制技術(shù)性《有效文件控制清單》，以識別和管理在用有效文件及現(xiàn)行修訂狀態(tài)。8、文件和資料的更改a.當(dāng)文件和資料需要更改時，應(yīng)由文件更改人或更改部門填寫《文件和資料更改申請表》，說明更改的理由依據(jù)和更改內(nèi)容，如更改涉及其它部門時，應(yīng)重新會審。b.文件更改原則上應(yīng)由原審批人審批，當(dāng)原審批人不在或需指定其它人員審批時，則該人應(yīng)得到相應(yīng)的授權(quán)書和文件審批所需的有關(guān)背景資料。c.經(jīng)更改審批的文件，由審批人填寫《文件和資料更改通知單》，并發(fā)至有關(guān)部門。d.文件持有人根據(jù)《文件和資料更改通知單》的指令，直接在文件的相應(yīng)處進行更改，但應(yīng)確保內(nèi)容的正確、清晰，并將《文件更改通知單》附于文件后或收回原文件，并做好發(fā)放登記。e.文件更改后，文件更改部門應(yīng)將更改內(nèi)容審批件存檔備查。f.文件更改應(yīng)做好記錄和標(biāo)識。9、作廢的文件應(yīng)加蓋“作蓋”印章，已作廢、失效的文件應(yīng)在文件的使用場合中撤出。10、文件和資料的保管a.文件和資料持有人應(yīng)妥善保管好所用的文件資料，防止丟失、損壞，若損壞丟失應(yīng)向主管領(lǐng)導(dǎo)報告，批準(zhǔn)后按二.5和二.6辦理。b.文件資料的存檔按公司檔案管理辦法規(guī)定辦理。c.文件管理人在調(diào)離崗位或存檔時，必須移交全部文件，并作好文件移交記錄。11、文件和資料的使用控制a.文件和資料需要時，由需要人填寫《文件和資料復(fù)印審批表》，應(yīng)經(jīng)主管部門或部門負責(zé)人批準(zhǔn)，規(guī)定復(fù)印的份數(shù)、編號，發(fā)放應(yīng)做好記錄和登記。b.需要臨時借閱文件的人員應(yīng)填寫《文件和資料借閱申請單》，經(jīng)文件管理部門負責(zé)人批準(zhǔn)后方可借閱，借閱后必須及時歸還，文件一般情況下不外借，如確需外借，需經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。工程資料管理管理制度7第一節(jié)、技術(shù)往來文件的管理一般技術(shù)往來文件是指裝飾工程準(zhǔn)備階段和工程實施工程中,建設(shè)單位(業(yè)主)、施工單位(承包商)、設(shè)計單位和其他有關(guān)單位及人員針對某個特定工程的往來函件,包括各種指示、通知、報告、請示、申請、邀請等文件。一般技術(shù)往來文件是施工管理和施工索賠的原始依據(jù)之一,由專人統(tǒng)一分類編號后保存,以便于今后核查。1.技術(shù)往來文件的管理一般技術(shù)往來文件的種類很多,可按不同的分類方式設(shè)立管理系統(tǒng)。一般技術(shù)往來文件的分類及管理方法分類管理方法業(yè)主按日期保存來自業(yè)主的函件,以及致業(yè)主的函件副本裝飾工程施工單位按日期保存來自裝飾工程施工單位的函件以及致裝飾工程施工單位的函件副本設(shè)計單位按類保存,并按時間登記,作好分發(fā)記錄監(jiān)理單位按時間保存監(jiān)理單位和函件及致監(jiān)理單位的函件,報告,請示,申請等副本分包商分類,按時間登記保存供應(yīng)商分類,按時間登記保存其他包括專家顧問、外來檢查官員、參觀人士、工地服務(wù)機構(gòu)、新聞媒體的評論、觀感、報道及其他資料,按時間順序登記、排列2.裝飾工程公司在實施過程中應(yīng)提交的書面通知和文件一般技術(shù)往來文件的分類及管理方法分類管理方法業(yè)主按日期保存來自業(yè)主的函件,以及致業(yè)主的函件的副本裝飾工程施工單位按日期保存來自裝飾工種施工單位的函件以及致裝飾工程施工單位的函件副本設(shè)計單位按類保存,并按時間登記,作好分發(fā)記錄監(jiān)理單位按時間保存監(jiān)理單位和函件及致監(jiān)理單位的函件、報告、請示、申請等的副本分包商分類,按時間登記保存供應(yīng)商分類,按時間登記分類保存職員關(guān)于職員任命及其他職員時間的函件,應(yīng)分類保存,但應(yīng)同時按時間、筆畫或漢語拼音編制人員一覽表其他包括專家顧問、外來檢查官、參觀人士、工地服務(wù)機構(gòu)、新聞媒體等的評論、觀感、報導(dǎo)及其他資料,按時間順序登記、排列第二節(jié)、工地會議一.認(rèn)真參加業(yè)主及監(jiān)理工程師組織和主持的第一次工地會議及經(jīng)常性工地會議。了解會議主要內(nèi)容作好充分的準(zhǔn)備。第一次工地會議基本上是工程師和施工單位的第一次正式接觸,要確定許多影響以后工作的制度和原則,并且是決定工程何時或能否開工的關(guān)鍵環(huán)節(jié)。因此,第一次工地會議具有極其重要的作用必須認(rèn)真對待并作好會議記錄。(1).經(jīng)常工地會議1).經(jīng)常工地會議的目的a.討論施工的問題;b.就有關(guān)問題進行討論結(jié)果作出決定;c.記錄有關(guān)事宜。經(jīng)常工地會議是雙方互相通知重要情況的場所,也是定期檢查計劃與實行計劃情況偏差并著手糾正的良好機會,有助于避免誤會和分歧。2).會議主要內(nèi)容a.對上次會議記錄的確認(rèn);b.工程進展情況;c.對下一個報告期的進度預(yù)測;d.施工單位投入的人力情況;e.技術(shù)事宜;f.財務(wù)事宜;g.與其他施工單位、配套工程的協(xié)調(diào)問題;h.材料質(zhì)量、供應(yīng)及保管情況及施工現(xiàn)場的管理情況;i.對施工單位的通知和指令及對業(yè)主及監(jiān)理單的請示和要求;j.索賠。3).會議記錄經(jīng)常工地會議的記錄是正式記錄,其重性不僅在于指導(dǎo)和控制裝飾工程施工的管理,而且在發(fā)生爭議和索賠時會議記錄往往是主要判斷依據(jù)。因此會議記錄必須由甲、乙雙方都表示同意才有效。會議記錄必須忠于事實及公平,應(yīng)準(zhǔn)確記錄在會議中發(fā)表的全部內(nèi)容。會議記錄必須清楚列出:會議地點及時間、出席者姓名及他們所代表的單位、會議中發(fā)言者的姓名及所發(fā)表的內(nèi)容、決議事項、行動由何人執(zhí)行等內(nèi)容。經(jīng)常工地會議通常由總監(jiān)理工程師主持,裝飾工程施工單位負責(zé)記錄、整理,并在整理好的正式經(jīng)常工地會議文件上簽署完畢,然后交予總監(jiān)理工程師審閱,簽署認(rèn)可,最后分發(fā)各有關(guān)單位存檔。當(dāng)經(jīng)常工地會議記錄需進行修改,或出現(xiàn)某些爭議時,應(yīng)在下次工地會議上討論與澄清并取得共識。若要對會議的某個事項做進一步的解釋和說明時,應(yīng)采取書面的形式通知對方。二.在日常施工生產(chǎn)中,如落實工作安排,督促施工生產(chǎn),總結(jié)工作情況,幫助和教育后進,都需要通過會議的形式來解決。主要會議形式有:1.各工種和班組的班前會這一種制度性會議,在上班前15~30min,由工長主持,項目經(jīng)理和施工負責(zé)人應(yīng)有選擇地參加一些關(guān)鍵工種班組的班前會。一般要督促落實兩個問題:第一.總結(jié)前一天的工作。包括完成工作量、進度效率、施工質(zhì)量、勞動安全、用料及文明施工;第二.安排當(dāng)天的工。將當(dāng)天施工內(nèi)容、部位、數(shù)量、質(zhì)量、安全、文明施工、技術(shù)要點的重點、相關(guān)施工規(guī)范等注意事項落實到人。2.月、旬、周生產(chǎn)狀況總結(jié)會主要是總結(jié)一段時間內(nèi),全工地范圍在施工進度、安全、質(zhì)量、文明、效率、紀(jì)律等方面的情況,表揚先進,糾正錯誤行為。此類會議通常由項目副經(jīng)理主持。3.一般質(zhì)量安全事故調(diào)查和分析會4.優(yōu)劣時間現(xiàn)場會裝飾工程施工工藝較為繁雜,當(dāng)出現(xiàn)了先進施工工藝、優(yōu)質(zhì)產(chǎn)品、合理化建議時,應(yīng)及時組織有關(guān)施工班組學(xué)習(xí)和推廣。當(dāng)發(fā)生典型的違章和冒險作業(yè),以及野蠻施工時,無論是否已造成損失,均應(yīng)及時糾正并召開現(xiàn)場會,對違章班組或個人進行批