【淺談辦公信息化對現(xiàn)代企業(yè)發(fā)展的影響（論文）6500字】

淺談辦公信息化對現(xiàn)代企業(yè)發(fā)展的影響摘要疫情的出現(xiàn)，改變了傳統(tǒng)工作模式，線上辦公已經(jīng)成為了工作的一種常見狀態(tài)，企業(yè)的生產(chǎn)和運(yùn)營不再依附于空間集中辦公室。目前，網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展達(dá)到了相當(dāng)高的階段，所有的生命跨度都被促進(jìn)到高效率和高水平。公司可以顯著提高有效競爭力和生產(chǎn)。運(yùn)營效率的提高也非常有用。公司是市場經(jīng)濟(jì)的主體。如果你想成為一個競爭力的無敵的地方，你應(yīng)該找到一種加強(qiáng)你的力量的方法。信息化是對加強(qiáng)人力資源，優(yōu)化業(yè)務(wù)流程和加強(qiáng)行業(yè)交流的重大影響，是未來發(fā)展的第一個選擇。關(guān)鍵字：信息技術(shù)；辦公信息化；發(fā)展；現(xiàn)代企業(yè)目錄一、 引言 6二、對在線辦公的理解認(rèn)識 7(一)在線辦公的定義 71. 功能全面且實用 82. 信息可以高度共享 83. 個性化設(shè)置 84. 擴(kuò)展和易于維護(hù) 85. 充分利用互聯(lián)網(wǎng)信息資源 8（二）在線辦公的特征 81、網(wǎng)絡(luò)提供 82、時間管理 93、跨終端使用 94、協(xié)同方面 9（三）現(xiàn)代企業(yè)工作方式將逐漸走向多元化 9三、在線辦公的優(yōu)勢與現(xiàn)存問題 10四、針對上述問題提出的參考性解決方法 111、劃出一個單獨(dú)的空間專門用來辦公。 112、穿你上班穿的服裝。 123、選擇高效的時間段來工作。 124、角色管理能力 125、自我管理技能 12五、針對工作場所的更換行為建議 131、企業(yè)應(yīng)做好應(yīng)對挑戰(zhàn)和障礙的準(zhǔn)備 13六、結(jié)論 13參考文獻(xiàn) 15引言一場戰(zhàn)役在2020年的春節(jié)來臨之際，人類的家園保衛(wèi)戰(zhàn)悄然無聲地打響，冠狀病毒引起的肺炎疫情肆虐，攪亂了中國人原有的生活秩序。在這個人心惶惶的時期，伴隨著武漢宣布封城，馬路上不再有上下班高峰的車水馬龍。每天的疫情分析仿佛過山車似的忽上忽下，于是開始有不少的企業(yè)陸續(xù)都在鼓勵員工在家遠(yuǎn)程辦公，以攜手共度難關(guān)。對于當(dāng)代大部人來說，在家辦公是非常新奇的，比較興奮，甚至覺得沒有了通勤時間不會累，飯后可以有充分的休息時間，不用上下班打卡……想想似乎找不到一個不會讓工作效率不更高的原因……但，事實真是這樣的嗎？辦公用品的更換、辦公資料的缺失都是很大的問題。就比如我自己，剛開始時覺得我的鼠標(biāo)，鍵盤都不熟悉。最熟悉的計算機(jī)和鍵盤是辦公室里公司的電腦。這種對我來說是突然的變化，對我是有一定的影響。其次是對工作開展的影響。因為是各自家中的電腦，很多的資料也都不在手邊，很多工作展開都感到困難，好在不幸中的萬幸是很多人在經(jīng)過各方面的收集后，這些問題在基本上也得到了解決，可是時不時的仍有不方便的地方。最突出體現(xiàn)的一點就是在家中辦公和在工作崗位辦公，因為當(dāng)時疫情四處傳播的問題，各家的親人都必須待在家里，這就導(dǎo)致了對工作的影響因素的大大增加，尤其是家中的小孩喧鬧，這實在是讓許多人感到棘手和無奈。再后來疫情稍微好一些了，人們也都是帶著電腦隨時在線辦公。工作時間雖然相對在辦公室是自由，但卻必須時時刻刻在線，隨時響應(yīng)公司的號召，出門買菜也得隨時關(guān)注工作群的動態(tài)，原本只是8小時工作制的時間也瞬間毫無感覺……說到這里，我不禁想起了20年中旬在線上舉行的英諾創(chuàng)新者大會上，金沙江創(chuàng)投主管合伙人朱嘯虎說過疫情過后會有2-3成的人繼續(xù)選擇在家里辦公。（1）那么綜上所述，隨著疫情的持續(xù)存在，預(yù)示著會不斷推進(jìn)遠(yuǎn)程會議、遠(yuǎn)程辦公領(lǐng)域的發(fā)展，這是未來非常重要的趨勢，這種遠(yuǎn)程辦公模式趨勢對職場辦公的傳統(tǒng)需求產(chǎn)生了巨大的影響。然而，在線辦公這個當(dāng)下社會的必然又突發(fā)的產(chǎn)物，真的會代替?zhèn)鹘y(tǒng)職場辦公嗎？二、對在線辦公的理解認(rèn)識(一)在線辦公的定義在線辦公室是指個人和組織使用的辦公室應(yīng)用程序的兩個部分功能的計算和存儲。它不會被安裝在客戶端上的軟件提供，而是通過在網(wǎng)絡(luò)上應(yīng)用服務(wù)來提供。實現(xiàn)應(yīng)用程序之間的交互。功能全面且實用辦公自動化系統(tǒng)的設(shè)計使企業(yè)辦公室的各種功能，能夠幾乎包含在辦公室的各個部門中，這些功能是有機(jī)組合的。然而，就目前來說，網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)在功能上是不可能完全自成體系的，我們有必要進(jìn)行深刻的理解，并將其集成到自己的系統(tǒng)中以發(fā)揮最大的能力。信息可以高度共享解放了地點，不用在一個地方辦公，可以通過網(wǎng)絡(luò)和服務(wù)器，實現(xiàn)辦公連接，并提供決策。個性化設(shè)置，安裝服務(wù)器后，用戶可以自行設(shè)置公司的徽標(biāo)和機(jī)構(gòu)組織等，并且可以在人員注冊后設(shè)置密碼，權(quán)限和角色，以便它具有不同的企業(yè)功能。擴(kuò)展和易于維護(hù)辦公自動化系統(tǒng)已繼承其固有的簡單方便的可擴(kuò)展性能，這有利于未來的維護(hù)和擴(kuò)展。充分利用互聯(lián)網(wǎng)信息資源辦公自動化系統(tǒng)可以提供一個知識庫，自動收集了大量的互聯(lián)網(wǎng)網(wǎng)站上的信息，保存并發(fā)布他們在系統(tǒng)知識庫，以及與公司的信息可以是市場需求和市場的企業(yè)，這些資料中和企業(yè)有關(guān)的資料可以為企業(yè)對市場需求和市場競爭的了解和分析提供參考。（二）在線辦公的特征1、網(wǎng)絡(luò)提供在線辦公室強(qiáng)調(diào)的是網(wǎng)絡(luò)提供計算和存儲容量，它在終端上不是綁定，終端僅意味著與應(yīng)用程序交互的載體。軟件應(yīng)用程序的使用沒有差異，包括網(wǎng)絡(luò)和所有數(shù)據(jù)訪問，管理和共享。在在線辦公室中，組織成員和個人用戶可以完全實現(xiàn)基于瀏覽器進(jìn)行日常工作，用戶計算機(jī)不必安裝各種客戶端軟件，并且可以連續(xù)使用無需升級就能使用到最新的功能。由網(wǎng)絡(luò)提供辦公應(yīng)用的另外一個重要優(yōu)勢，就是可以在整個區(qū)域中傳送實時聯(lián)合工作，在任何地方連上網(wǎng)絡(luò)，面對著同樣的工作環(huán)境，將如同在同一間辦公室里一樣。2、時間管理全天候運(yùn)轉(zhuǎn)是互聯(lián)網(wǎng)的基礎(chǔ)特征，但云服務(wù)器提供的軟件應(yīng)用程序的基本實施方式還維持了來自各種站點的全天候的操作和訪問要求，以及我們可以響應(yīng)其在的各種終端，任何時間。由云計算方法實現(xiàn)的各種在線辦公系統(tǒng)安全組織可以根據(jù)不同的更改支持組織運(yùn)營和管理員的首先決策。3、跨終端使用在線辦公室實施新媒體網(wǎng)絡(luò)通信技術(shù)，計算與存儲軟件應(yīng)用程序共同完成網(wǎng)絡(luò)服務(wù)實現(xiàn)，實現(xiàn)了不同移動辦公終端的解放。用戶不必不斷提高終端設(shè)備的性能，以滿足各種強(qiáng)大功能的軟件應(yīng)用程序，無論是桌面、筆記本、手機(jī)、移動互聯(lián)網(wǎng)設(shè)備……都可以使用移動辦公應(yīng)用程序，不存在不同設(shè)備不兼容使用等情況。隨著移動互聯(lián)網(wǎng)的興起，在線辦公完全實現(xiàn)了移動辦公室所需的基本元素，即通過不同的終端設(shè)備，訪問相同的數(shù)據(jù)源且無差異地響應(yīng)計算能力需求。4、協(xié)同方面基于云端的服務(wù)器允許用戶變得無處不在，且不再限于終端設(shè)備、數(shù)據(jù)可多人同時訪問、控制相同的數(shù)據(jù)源，在線辦公與互聯(lián)網(wǎng)一樣，其卓越的生產(chǎn)創(chuàng)造力就具備共享與協(xié)同的特質(zhì)。（三）現(xiàn)代企業(yè)工作方式將逐漸走向多元化目前，疫情的出現(xiàn)已經(jīng)改變了公司的辦公方式，企業(yè)的生產(chǎn)和運(yùn)營不再依附于空間集中辦公室。例如，在控制技術(shù)中，在環(huán)境開發(fā)中，制造業(yè)正在走向綜合制造方向，一些生產(chǎn)部分已經(jīng)解放了人力資源。因此，許多工人在現(xiàn)場辦公室不采取行動，但信息工作，他們使用PC，在家庭或分散中連接網(wǎng)絡(luò)。通信技術(shù)和信息處理技術(shù)的不斷推進(jìn)，已經(jīng)允許原來的大型辦公室轉(zhuǎn)變?yōu)橐粋€小而分散的辦公室。例如，1995年，美國國內(nèi)工人在家里達(dá)到1200萬，其中一些人在家里達(dá)到5400萬。在信息化環(huán)境下工作，員工的創(chuàng)新和主動性會被調(diào)動起來，他們根據(jù)自己的生理，心理需求選擇適合自己的辦公時間，當(dāng)然這些需要通過完成的任務(wù)來決定。線上辦公可能會導(dǎo)致人們無法面對面溝通。但是，這種情況幾乎可以不用擔(dān)心，因為工作人員可以通過現(xiàn)代化聊天工具進(jìn)行通信并發(fā)送文件。還應(yīng)該注意到，信息化環(huán)境中的分散型以及家庭式辦公室也解決了一些公司的困難。例如，惠普公司受到辦公空間的限制，約有80,000名員工正在家里工作。三、在線辦公的優(yōu)勢與現(xiàn)存問題 線上辦公雖然地點、模式、甚至有些單位工作內(nèi)容突發(fā)變化，但是也有很多并沒有改變。第一，企業(yè)的價值觀沒有變；企業(yè)的價值觀一直都是公司的靈魂，這也是一家公司能否長期發(fā)展的必要條件。無論是在線辦公還是公司辦公，員工都必須遵循公司的文化。在純粹的線上辦公中，不返回實體公司，并不意味著可以違反公司的原則。因此，線上辦公不會改變企業(yè)價值觀和企業(yè)文化。第二，辦公追求的是工作效率；無論是線下還是線上辦公。我們需要遵循著對企業(yè)工作有幫助的，就保留。對企業(yè)沒有幫助的，就直接淘汰。第三，企業(yè)的工作流程成沒有變化；企業(yè)里做一件事，需要幾個部門合作。線上辦公不會改變原有的工作順序。第四，企業(yè)的決策順序沒有變化；公司里面誰來做決定，這個順序關(guān)系沒有變化。第五，企業(yè)里人和人之間的溝通能力需求沒有變化；無論是線上還是辦公，都需要各個團(tuán)隊合作，團(tuán)隊之間都需要進(jìn)行溝通，這個能力需求是沒有變化的。以上針對線上辦公說了五條沒變的，那么再來談?wù)勛兞说?。自從疫情在家辦公之后，在線辦公以及給自己安排工作，已是一種常見的狀態(tài)。在家辦公的效率，會比想象的要低得多：第一、人們是一種基于場景的物種，我們將根據(jù)現(xiàn)場的意識制作一些“合適”的行為。經(jīng)過一段時間后，這種行為會出現(xiàn)明顯的慣性，或者可以將它稱為習(xí)慣。比如有的朋友，他不能很專注的在一個很安靜的環(huán)境中閱讀，而在星巴克的狀態(tài)下，他可以專注閱讀。有時，這種效應(yīng)被稱為對場景的依賴性，從生物學(xué)的角度看，人通常會為了盡量不消耗腦力做出習(xí)慣性的動作，就像一個自動的開關(guān)，進(jìn)入到某個特定場景后，這個開關(guān)就會自主打開，我們就會做出相應(yīng)的行為。在線辦公室的工作可能會在家中或可以讓自己的舒適的地方。但是集體線下辦公室的優(yōu)勢是會形成團(tuán)隊氛圍，這種團(tuán)隊的氛圍彼此的表現(xiàn)會突出每個人的重點。線上辦公將在團(tuán)隊協(xié)助、團(tuán)隊氛圍中相對削弱。在線辦公不代表可以替代團(tuán)隊協(xié)助，有效的團(tuán)隊協(xié)作需要在共有的氛圍中進(jìn)行，因此在線辦公室的大問題是工作氛圍的弱化，或者可以稱為場景錨定效應(yīng)。第二、一個人在家的時候，放松的環(huán)境可能會讓人不自主的就向往某些娛樂活動，自律的人反而會先完成需要完成的工作。有一些因素自己可能無法控制，比如還沒有上學(xué)的孩子。特別遇到鬧騰的寶寶，你會感到疲憊。即使家里有其他人可以帶寶寶，你仍然會受到孩子的打擾，特別是你以前在家時間沒有這么長，但是最近卻長期在家，孩子可能會很興奮，想讓你陪他玩，這點就我想說的角色區(qū)分作用會更高。線下辦公的好處是可以更好區(qū)分個人和家庭，企業(yè)和社區(qū)的不同。由于線上辦公可以更自由地去分配自己的空間，所以員工需要在個人和家庭，企業(yè)和社區(qū)中找到平衡，去分配好他們。在不同場景下的角色轉(zhuǎn)換越高，心理能力要求會越高。第三、線上辦公在創(chuàng)新創(chuàng)造上面，增加了難度。目前在線辦公不足以在工作中呈現(xiàn)出所有人與人之間制作靈感細(xì)節(jié)。因此，當(dāng)需要執(zhí)行一些團(tuán)隊創(chuàng)意頭腦風(fēng)暴時，線上辦公會降低這個效率。因為團(tuán)隊在相同的空間中工作時，它會形成一個創(chuàng)造的磁場，更容易刺激靈感。在線辦公室將削弱這種磁場。所以在線辦公的時候集體創(chuàng)新是一個弱項。四、針對上述問題提出的參考性解決方法想要在家辦公的效率高效，你就需要創(chuàng)造一個“辦公環(huán)境”來，當(dāng)我們進(jìn)入這個“環(huán)境”時，大腦會給出你指令就是：工作時間到了！說得簡單點，就是你需要創(chuàng)造一個環(huán)境來“迷惑”你的大腦。具體怎么做呢？可以參考以下一些做法。1、劃出一個單獨(dú)的空間專門用來辦公。之前看到有人建議，在書房辦公可以達(dá)到提高在家辦公的工作效率。這個建議很棒，前提是你得有一間書房。那么，對于沒有這樣一個獨(dú)立空間的人來說，應(yīng)該怎么辦？其實很簡單，我們只需要在一個大空間內(nèi)再劃出一個小的空間用來辦公。臥室或者客廳，哪怕是陽臺的一角都可以，專門用來辦公。但是這個工作空間，要絕對禁止在床上。床，是用來休息的。這也是很多專家會為了提高你的睡眠質(zhì)量，建議你不要躺在床上閱讀和使用手機(jī)，因為大腦會混淆，搞不清，床這個空間到底是用來干嘛的。2、穿你上班穿的服裝。欺騙你的腦袋，做到這點，只要做到在家不穿睡衣，除非你在公司也是這樣。你平時穿什么衣服去上班，在家也要這樣。通過這種方式，可以更容易進(jìn)入工作狀態(tài)。3、選擇高效的時間段來工作。如果你早上精力充沛，工作效率很高的話，那么這段時間可以被設(shè)定為核心工作時間，處理困難或消耗腦力的事情。下午還可以在固定工作時間內(nèi)找到幾個小時?？臻g安排很好，時間是固定的，狀態(tài)調(diào)整，對于有孩子的家庭，這是最有效的工作效率。所以就引出來下面一個問題，就是角色的問題。4、角色管理能力將自己的時間進(jìn)行合理分配，并根據(jù)自己孩子的作息重新調(diào)整自己的工作時間。例如，孩子將在中午開始午休，通常睡覺約3小時，然后這三個小時可能是你的黃金三個小時。然后結(jié)合工作的時間進(jìn)行合理安排分配，關(guān)于這點需要和家人進(jìn)行溝通和商量，因為得到他們的支持和配合，才能把角色區(qū)分開來。面對環(huán)境的每個人都不一樣，基本原則是有其他成員（無論是一個家庭還是共享的合作伙伴），溝通和談判，獲得支持和幫助，如果是一個人在家工作，需要更多的自我管理，即第五點說：自我管理技能。5、自我管理技能這一點并不是對家里只有自己的朋友說。自我管理是對任何想要在家里有高效率辦公的人來說是不可或缺的必需技能。自我管理，首先需要了解自己的生活節(jié)奏，什么時間是最精力充沛的，按7Habits的第七個習(xí)慣，從身體、智力、心靈和情感四個維度進(jìn)行自我調(diào)整。在最精力充沛的時間內(nèi)去處理困難和比較重要的工作任務(wù)。項目管理，是一個非常有用的技能，就算你不是項目經(jīng)理，你也需要每天去使用大量的項目管理技能，只要在規(guī)定時間完成的任務(wù)都可以使用項目管理。也可以用這個手法來推進(jìn)。利用清單，將任務(wù)進(jìn)行分類分配是非常重要的，在家辦公干擾我們的因素較多，雖然做好了各種準(zhǔn)備，但還是可能會被一些意外因素打斷你的工作，這時候有一個分類就顯的很有必要。五、針對工作場所的更換行為建議當(dāng)然，員工適應(yīng)了在家辦公，公司也應(yīng)盡可能提升公司的能力。以下是解決工作場所變更的一些參考建議。1、企業(yè)應(yīng)做好應(yīng)對挑戰(zhàn)和障礙的準(zhǔn)備建立分散式團(tuán)隊會遇到一些困難。招聘需要用不同的方式進(jìn)行，需要保證人才庫不會太大，確保參與單位可以適應(yīng)線上辦公。然而越來越多的公司會培養(yǎng)員工學(xué)習(xí)工作所需的技能和自律能力，這需要很長時間去達(dá)到。如果線上辦公成為公司的一部分，那么公司還需要采取更多的措施來鼓勵遠(yuǎn)程辦公室。一些地理上比較分散的公司希望不同地區(qū)的員工能改善溝通能力，但是作為回報，公司需要指出員工在任何地方工作。線上遠(yuǎn)程辦公有助于員工看到福利并享受，公司和員工已經(jīng)開始看到線上辦公室的好處，變得適應(yīng)這種模式，加速轉(zhuǎn)向線上辦公的過程。雖然新冠病毒將來還是會影響工作模式，但線上辦公的真實價值在于向分散式團(tuán)隊制定長期發(fā)展，更多的創(chuàng)新公司已經(jīng)向展示了這種分散式的團(tuán)隊。2、企業(yè)應(yīng)配備好全面自動化管理軟件

企業(yè)在線遠(yuǎn)程辦公需要管理系統(tǒng)支持每個公司功能（如營銷、銷售、客戶服務(wù)、項目管理、采購、服務(wù)管理、外包管理、人力資本管理、管理會計、文件管理和OA等），所以企業(yè)必須采用全面自動化及一體化企業(yè)管理軟件，如8ManageFAS企業(yè)自動化管理系統(tǒng)。六、結(jié)論線上辦公要通過“工具”打破空間的限制，為企業(yè)團(tuán)隊創(chuàng)建一個完整的通信系統(tǒng)，在過去的一年，疫情期間